DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WEB PARA EL SISTEMA DE VIGILANCIA Y GESTIÓN DE PRODUCTOS SANITARIOS EN UN HOSPITAL DE TERCER NIVEL

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1 DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN DE UNA HERRAMIENTA WEB PARA EL SISTEMA DE VIGILANCIA Y GESTIÓN DE PRODUCTOS SANITARIOS EN UN HOSPITAL DE TERCER NIVEL del Otero Sanz L 1, Sosa Hernández FE 2, Ojeda Cruz A 3 1 Servicio de Medicina Preventiva. Complejo Hospitalario Insular-Materno Infantil 2 Servicio de informática. Complejo Hospitalario Insular-Materno Infantil 3 Servicio de Electromedicina. Complejo Hospitalario Insular-Materno Infantil Los autores declaran que no existen conflictos de intereses.

2 Introducción Producto Sanitario Cualquier instrumento, dispositivo, equipo, programa informático, material u otro artículo, utilizado solo o en combinación, destinado para ser utilizado en seres humanos, con fines de: diagnóstico, prevención, control, tratamiento o alivio de una enfermedad, deficiencia, regulación de la concepción, etc investigación, sustitución o modificación de la anatomía o de un proceso fisiológico. y que no ejerza la acción principal que se desee obtener en el interior o en la superficie del cuerpo humano por medios farmacológicos, inmunológicos ni metabólicos, pero a cuya función puedan contribuir tales medios.

3 Introducción Sistema de Vigilancia y Gestión de Productos Sanitarios (VPS) Sistema para la notificación, registro y evaluación de los incidentes adversos ocurridos con productos sanitarios, la adopción de las medidas oportunas y la transmisión de estas medidas a los agentes interesados.

4 Introducción Sistema de Vigilancia y Gestión de Productos Sanitarios (VPS) Sistema para la notificación, registro y evaluación de los incidentes adversos ocurridos con productos sanitarios, la adopción de las medidas oportunas y la transmisión de estas medidas a los agentes interesados. Existe regulación normativa sobre productos sanitarios en España. Transponen las correspondientes directivas comunitarias. Están dictadas en desarrollo de 2 leyes españolas (Ley 14/1986, General de Sanidad; Ley 29/2006, de garantías y uso racional de los medicamentos y los productos sanitarios). Real Decreto 1616/2009, de 26 de octubre, por el que se regulan los productos sanitarios implantables activos. Real Decreto 1591/2009, de 16 de octubre, por el que se regulan los productos sanitarios Real Decreto 1662/2000, de 29 de septiembre, sobre productos sanitarios para diagnóstico «in vitro»

5 Introducción Sistema de Vigilancia y Gestión de Productos Sanitarios (VPS) Objetivo de un sistema de VPS: mejorar la protección de la salud y seguridad del paciente. evitar la repetición de incidentes adversos. adopción de las medidas correctivas apropiadas.

6 Introducción Antecedentes sistema de vigilancia, notificación, registro y gestión de eventos adversos Creados en el ámbito no sanitario para: Agrupar datos referentes a incidentes o accidentes Establecer un perfil de los problemas más frecuentes en la organización Generar una fuente de aprendizaje de los errores. Sectores: aviación, transporte ferroviario, tecnología nuclear, industria petroquímica y siderurgia.

7 Introducción Antecedentes sistema de vigilancia, notificación, registro y gestión de eventos adversos En el sector sanitario no existe una tradición de estos sistemas estructurados. Complementan los datos de sistemas de información obligatorios. Están centrados en episodios que producen mortalidad prevenible o lesiones graves. Existen distintos tipos de sistemas, con diferentes características de formato, tipo de notificación, persona que notifica, de registro y tratamiento de datos y de difusión de resultados. Principalmente están relacionados con la notificación de errores de medicación, vigilancia epidemiológica o la seguridad alimentaria.

8 Introducción Actividad sanitaria en centros hospitalarios Es compleja Hay incidencias con productos sanitarios, errores, anomalías o sucesos no habituales que requieren de soluciones Tienen gran repercusión en los sistemas de vigilancia. El retraso en su gestión es un riesgo potencial para la seguridad del paciente.

9 Introducción Actividad sanitaria en centros hospitalarios Necesario disponer de un buen sistema de notificación y comunicación entre los responsables y agentes implicados. Que permita mejorar y controlar la trazabilidad de cualquier incidencia notificada.

10 Introducción Actividad sanitaria en centros hospitalarios Necesario disponer de un buen sistema de notificación y comunicación entre los responsables y agentes implicados. Que permita mejorar y controlar la trazabilidad de cualquier incidencia notificada. Los sistemas de notificación y de VPS constituyen una estrategia clave para: Para aprender de los errores y evitar su recurrencia. Para asegurar y mejorar la seguridad de los pacientes. Reducir los costes vinculados a las potenciales complicaciones que pudiera generar.

11 Objetivo Describir el proceso de desarrollo de una aplicación web para la gestión del sistema de VPS (CIAPPS).

12 Método Las herramientas tecnológjcas utilizadas para el desarrollo de la aplicación web CIAPPS-: php lenguaje de programación. MySql para almacenar la base de datos. grocerycrud y framework codeignitier para la integración web de php. ireport para la disponibilidad de informes y consultas a través de la aplicación. Integración con el Directorio Activo del CHUIMI para la autenticación de los usuarios para el acceso a la aplicación. Se categorizaron los usuarios en dos roles: user y admin.

13 PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN Y DESARROLLO SISTEMA VPS Medicina Preventiva designado como responsable del sistema VPS. Circuito funcional de comunicación y notificación de alertas de productos sanitarios.

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16 Medicina Preventiva designado como responsable del sistema VPS. Circuito funcional de comunicación y notificación de alertas de productos sanitarios. Basado en un sistema de información tradicional de almacenamiento documental: discos duros departamentales. registros en archivos (doc y pdf) documentación en formato papel e impreso. Dificultad de gestión adecuada de alertas (duplicidades, retrasos innecesarios en la comunicación de las alertas y/o notas de seguridad, pérdida de archivos). No seguimiento sistemático de todas las alertas.

17 2015 Propuesta de proyecto piloto para la mejora del procedimiento de difusión y gestión de alertas y notas informativas mediante el uso de un sistema de información computarizado y vía web CIAPPS Servicio de Informática del CHUIMI diseña y desarrolla la herramienta para plataforma WEB. Reuniones multidisciplinares y participativas de trabajo y coordinación con los perfiles profesionales implicados en el sistema VPS y con el equipo directivo.

18 2016 Pilotaje e implementación de CIAPPS. Modificación del circuito funcional de comunicación previo que continúa utilizándose y en activo. Se asegura una mayor eficacia en la trazabilidad y gestión del sistema VPS.

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20 CARACTERÍSTICAS CIAPPS Aplicación informática desarrollada para plataforma WEB. Dispone de varias opciones o módulos de gestión: Alertas de Electromedicina. Alertas de Suministros. Tipo de Alertas. Proveedores. Fabricantes. Consultas. Existen 4 estados en la alerta para manejar CIAPPS y modificar la situación de gestión y seguimiento de las alertas (abierta, comunicada, finalizada, cerrada).

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24 CARACTERÍSTICAS CIAPPS Resultados

25 CARACTERÍSTICAS CIAPPS Resultados

26 CARACTERÍSTICAS CIAPPS Módulo de Consultas proporciona varios tipos de informes en pdf alertas abiertas alertas completadas sin cerrar alertas cerradas

27 CARACTERÍSTICAS CIAPPS Resultados

28 CARACTERÍSTICAS CIAPPS Resultados

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30 CARACTERÍSTICAS CIAPPS Posibilidad de acceso: Desde la aplicación en cualquier momento. Son enviados por al responsable de la VPS, de forma automática y semanal. Permite el análisis estadístico, monitorización de datos y revisión de las alertas notificadas y cerradas.

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32 CARACTERÍSTICAS CIAPPS Creación e implementación de una sección específica en la Intranet del CHUIMI Facilitar la trasmisión de la información actualizada a todos los servicios y profesionales del CHUIMI en cualquier momento. Gestión por parte del responsable de VPS. Varios apartados: Documentos de interés para los profesionales Otra información: circulares/notas de AMEPS Noticias de VPS desarrollado específicamente para este proyecto para la publicación de los informes (ABIERTAS y CERRADAS de ELM y SUM). Los informes se visualizan en el navegador web y se pueden abrir, imprimir, guardar y enviar por correo.

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35 CARACTERÍSTICAS CIAPPS Apartado de FAQ - Preguntas Frecuentes y Apartado consultas Habilitación en CIAPPS para gestionar las posibles dudas

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38 CARACTERÍSTICAS CIAPPS Elaboración de un procedimiento ISO (ISO9001:2015) y toda documentación requerida. Integración de esta herramienta web para el sistema VPS en el sistema de gestión de la calidad ya existente en Medicina Preventiva desde 2009.

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40 FORTALEZAS/MEJORAS Sistema novedoso, útil, ágil y eficiente. Accesible en tiempo real para el registro de todos los incidentes. Acceso rápido y dinámico a la información de las alertas o notas de seguridad introducidas y gestionadas. Mejora en la gestión de las alertas y evaluación de sus implicaciones en la vigilancia. Evita la duplicación de alertas. Resumen de la información para los servicios afectados.

41 FORTALEZAS/MEJORAS Aplicación multi-usuario posibilidad de trabajo simultáneo a varios usuarios a la vez y en ubicaciones virtuales distintas. Integrada con Directorio Activo gestión de identidades para el acceso a la aplicación. No requiere de instalación previa en los puestos de trabajo acceso vía intranet en plataforma Web. Posibilidad de descarga de datos a ficheros xls. explotación de datos y análisis de la información. Posibilidad de descarga de informes en pdf. publicación en la Intranet del CHUIMI. Posibilidad de acceso y consulta desde el domicilio (vía VPN a la Intranet).

42 Conclusiones Esta herramienta reúne las características necesarias y mínimas para garantizar la adecuada gestión y seguimiento de las alertas de productos sanitarios en el CHUIMI. Se ha mejorado la calidad en la gestión y seguimiento de las alertas entre los servicios implicados (facilidad, eficiencia, agilidad y rapidez de respuesta). Puede ser fácilmente aplicable y extensible a otras organizaciones en el sector salud. Se asegura la seguridad del paciente y el cumplimento de la ley vigente. Nueva modificación de la aplicación en desarrollo para mejorar la transmisión y comunicación (feeback) con los servicios afectados.

43 Conclusiones GRACIAS POR SU ATENCIÓN

44 Introducción Ámbito CHUIMI 3 hospitales (24,7% población canaria) Cobertura sanitaria zona sur de Gran Canaria y población de referencia de Fuerteventura. CHUIMI 2015 desarrollo y pilotaje 2016 implantación Servicio de Informática. Aplicación web para facilitar la gestión de alertas y notas de seguridad para: Medicina Preventiva (SMP) Electromedicina (ELM) Suministros (SUM)