DIVISION DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

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1 DIVISION DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio Nº de julio, 2011 DCA-1907 Licenciado Luis Eduardo Peraza Murillo Director Nacional Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación (ICODER) Fax: Estimado señor: Asunto: Se autoriza la contratación directa de la empresa Agrícola Roca de Belén S.A. para que brinde los servicios de mantenimiento de la gramilla natural del Nuevo Estadio Nacional, por un monto máximo de $50.000,00 (cincuenta mil dólares exactos) y un plazo de doce meses. Se atiende su oficio DN del 28 de junio de 2011, recibido en este Despacho el 29 de junio siguiente, complementado a solicitud de esta División por medio del oficio DN del 11 de julio anterior, mediante los cuales solicita la autorización de esta Contraloría General para contratar directamente los servicios de mantenimiento de la gramilla natural del Nuevo Estadio Nacional con la empresa Agrícola Roca Belén S.A. por un monto de $50.000,00 (cincuenta mil dólares exactos) y un plazo de doce meses prorrogable por doce meses más. I. Antecedentes 1) Que mediante un donación de $ ,00 (ochenta y dos mil millones de dólares exactos) que el gobierno de China otorgó a nuestro país para la reconstrucción total del Nuevo Estadio Nacional, se contempló dotarla de una gramilla natural de primera calidad, bajo los mismo estándares que las mejores gramillas. 2) Que dentro del nuevo modelo del Estadio Nacional se busca sacarle el máximo provecho a las instalaciones, de tal suerte que debe existir una comunión entre los eventos deportivos (que son prioridad) y otras actividades masivas tales como jornadas de oración, conciertos, entre otros, por lo que antes y después de cada evento debe llevarse una labor de mantenimiento y tratamiento del césped que permita en el menor tiempo posible mantenerlo bajo las mejores condiciones orgánicas, técnicas y visuales, permitiendo estar lista para ser utilizada en cualquier actividad deportiva que se realice.

2 2 3) Que la gramilla del Nuevo Estadio Nacional fue instalada por la empresa Agrícola Roca Belén S.A. elegida luego de realizar varias investigaciones con proveedores de nuestro país, al ser ésta una empresa con amplia experiencia en el mantenimiento de gramillas naturales y campos de golf. 4) Que dentro del proceso técnico de gestación de la gramilla del Nuevo Estadio Nacional, en la última capa de arena se agregó en los 10cm superficiales una fibra sintética ( fiber solis ) cuya función es de refuerzo y amarre para la raíz del césped, que en el caso del Nuevo Estadio Nacional es la variedad conocida como Bermuda 419. Adicionan que el sistema de gramilla sobre arena y drenaje utilizado para la instalación de la gramilla natural en el estadio es ciento por ciento pionero en el país. 5) Que tanto el equipo de técnicos chino, jugadores y exjugadores de la Selección nacional, el director técnico de la selección nacional, el presidente de la AFA (Asociación de Fútbol Argentino) y el director técnico de dicha selección, coincidieron en que el trabajo fue excelente y que se trata de una gramilla de primera calidad y solo se compara con los mejores escenarios de este tipo a nivel mundial. 6) Que contar con una gramilla natural de primer nivel representa un reto, tomando en cuenta que la gramilla del Nuevo Estadio Nacional tiene características especiales en cuanto al sistema de drenaje y siembra del césped directamente sobre la arena, además de que actualmente para el caso de los campos de fútbol en el país se utilizan las gramillas sintéticas. 7) Que aun cuando actualmente se encuentra en una etapa avanzada el modelo de gestión del Nuevo Estadio Nacional mediante la figura de un fideicomiso, se le debe dar mantenimiento a la gramilla hasta el momento en el que empiece el funcionamiento del fideicomiso. Razón por la cual se pretende contratar el mantenimiento de la gramilla que no solo garantice al ICODER que el césped estará en todo momento en las mejores condiciones y que hasta contar con una seguridad en relación con la gestión de la nueva figura (fideicomiso) pueda la institución abandonar totalmente el contrato y trasladar la competencia al fideicomiso. Señalan que actualmente para el ICODER es materialmente imposible contar con la fecha exacta y definitiva en que se formalizará este proceso en su totalidad, pero en el ínterin es necesario darle el mantenimiento a la gramilla máxime considerando que se tiene programada una gran cantidad de eventos para el año Señalan que en el contrato a suscribirse con la empresa Agrícola Roca de Belén S.A. se incluirá una cláusula según la cual el contrato se pueda finiquitar al momento en que se cuente con la certeza que la nueva administración del estadio puede asumir totalmente el mantenimiento de la gramilla, previa verificación del cumplimiento de los aspectos estipulados en el fideicomiso. 8) Que resulta ventajoso que la misma empresa que instaló la gramilla y brindó el mantenimiento en los primeros meses, se encargue de continuar prestando los servicios de mantenimiento no solo por la seguridad que esto trae, sino porque además puede capacitar a los funcionarios del ICODER, para que al mediano plazo puedan tener un mejor criterio al momento de fiscalizar el contrato y explorar otros modelos de gestión para el mantenimiento de la gramilla a futuro. Además agregan que el único antecedente de una cancha con similares características en nuestro país es la que se encuentra situada en Piedades de Santa Ana que también fue construida por esta empresa. De esa forma, afirman que esta empresa conoce al detalle la conformación, construcción y características de cada una de las capas que la

3 3 componen y de los demás elementos propios de la gramilla y su mantenimiento, que requieren que sean transmitidos al personal del ICODER. 9) Que la capacitación ofrecida incluye tanto aspectos teóricos como prácticos, adiestrando al personal por medio de charlas y presentaciones, tanto en el aula como en el sitio, con el fin de ilustrar en qué consisten las labores de mantenimiento, abarcando temas como el riego, la fertilización, el corte periódico, corte ornamental, conformación y recuperación del terreno, deshierbe, aplicación de herbicidas, técnicas de oxigenación entre otras labores propias del buen mantenimiento preventivo y correctivo de la gramilla. Agregan que el costo en el costo del servicio de mantenimiento se incluye la labor de capacitación para lo cual adjuntan nota aclaratoria de la empresa Agrícola Roca de Belén S.A. 10) Que por las razones expuestas pretenden contratar directamente los servicios de mantenimiento de la gramilla natural del Nuevo Estadio Nacional con la empresa Agrícola Roca Belén S.A. por un monto de $50.000,00 (cincuenta mil dólares exactos) y un plazo de doce meses prorrogable por doce meses más. 11) Que adjuntan los siguientes documentos: a) Cotización presentada por la empresa Agrícola Roca de Belén S.A., b) Certificación de contenido presupuestario emitida por el Departamento de Finanzas y recursos presupuestarios, c) Certificación emitida por la Dirección de Gestión de Instalaciones en la que se indican que se tomarán las previsiones presupuestarias correspondientes para los años 2012 y ) Que a la empresa contratista se le requerirá la presentación de una garantía de cumplimiento por el 5% de su oferta. Y agregan que la fiscalización del objeto contractual estará a cargo de la Dirección de Gestión de Instalaciones quien cuenta con los recursos humanos y materiales para hacer frente a dicha labor. 13) Que solicitan que se exima de refrendo el contrato derivado de la autorización que se solicita. II. Criterio del Despacho En primer término, es menester señalar que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 182 de la Constitución Política, todas las contrataciones que se realicen con fondos públicos, indispensablemente deben observar el procedimiento ordinario de licitación que corresponda aplicar, de acuerdo al monto de la contratación. Sin detrimento de lo expuesto, el legislador atendiendo a la preponderancia del interés público sobre las formalidades que pretenden la consecución de éste, consideró conveniente desarrollar en los artículos 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y el 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la facultad de esta Contraloría General para autorizar de forma excepcional la contratación directa o el uso de procedimientos sustitutivos a los ordinarios, siempre que existan razones suficientes para determinar que es la mejor o la única forma de satisfacer el interés general o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos.

4 4 Ahora bien, de cara a resolver el caso bajo análisis, el ICODER plantea la necesidad de contratar directamente a la empresa Agrícola Roca de Belén S.A. para que continúe prestando los servicios de mantenimiento de la gramilla del Nuevo Estadio Nacional, hasta el momento en el que el fideicomiso que se tiene pensado implementar para la administración y gestión del estadio y que actualmente se encuentra en trámite de refrendo, pueda empezar a operar. En relación con la necesidad de utilizar un procedimiento de excepción, el ICODER argumenta entre otras cosas que actualmente la contratación sería una medida provisional tomando en cuenta que en el momento en que empiece a operar el fideicomiso, será mediante esa figura que se administrará todo lo relativo al Nuevo Estadio Nacional. Exponen que la empresa Agrícola Roca de Belén S.A. fue quien instaló la gramilla y venía prestando el servicio de mantenimiento como parte de la garantía del inmueble que cubre hasta finales del mes de julio. De manera tal que dentro del ínterin entre la finalización de la prestación de los servicios de mantenimiento por parte de dicha empresa y el inicio de las operaciones del fideicomiso, es claro que existe la necesidad de contratar una empresa que se encargue del servicio de mantenimiento para efectos de conservar en perfectas condiciones la gramilla para que pueda ser utilizada en las distintas actividades que se tienen programadas. Ahora bien, para esos efectos el ICODER solicita que se le autorice para contratar directamente a la empresa Agrícola Roca de Belén S.A., considerando las razones que se detallan a continuación: a) Es la empresa que cuenta con la mayor experiencia en el mercado y se ha encargado de la instalación de los dos únicos campos de fútbol que cuentan con gramilla de este tipo de tecnología. b) Se trata de la empresa que se encargó de la instalación de la gramilla, por lo que conoce a cabalidad el proceso técnico y de construcción realizado para su instalación. c) Agrícola Roca de Belén S.A. es la empresa que venía prestando el servicio de mantenimiento, de manera satisfactoria en los últimos meses, por lo que mediante su contratación el ICODER se estaría asegurando que la gramilla va a conservar las condiciones actuales y estará lista para hacer frente a las actividades que se encuentran programadas. d) La empresa se encargará de capacitar a los funcionarios del ICODER en los diferentes procesos y actividades que se requieren para el mantenimiento de la gramilla, aspecto dentro del cual cobra especial relevancia el hecho de que se trate de la empresa encargada de la instalación de ésta, por lo que cuenta con el conocimiento suficiente como para brindar la capacitación requerida para fiscalizar en este punto la ejecución del fideicomiso que se encuentra en trámite. e) Los precios cotizados por parte la empresa Agrícola Roca de Belén S.A., de acuerdo con la Administración se encuentran dentro de los rangos razonables si se comparan con los precios de mercado.

5 5 f) La necesidad de adoptar una solución al problema con la mayor prontitud posible considerando que la falta de los servicios de mantenimiento produciría inevitablemente el deterioro de la gramilla. g) Se mantendría un único responsable sobre la gramilla, siendo que se trata de la empresa que la instaló. h) La ausencia en el mercado nacional de empresas con la experiencia necesaria para atender gramillas de primer nivel con las características que ostenta la empresa que se pretende contratar, ya que ésta conoce con detalle la conformación, construcción y características de cada una de las capas que componen la gramilla y las demás actividades relacionadas con su mantenimiento. Por lo tanto, de conformidad con lo expuesto por parte de la Agrícola Roca de Belén S.A. aparece como la única empresa dentro del mercado nacional que se encuentra en capacidad de prestar los servicios requeridos. Aspecto que se puede corroborar, considerando que inclusive es la empresa que también se encargó de instalar la única gramilla existente en el país que cuenta con condiciones similares a las que presenta la gramilla del Nuevo Estadio Nacional, de acuerdo a lo que afirma el ICODER en su misiva. Lo anterior resulta importante, considerando que la empresa Agrícola Roca de Belén S.A. además de haber desarrollado las obras de conformación e instalación de la gramilla, cuenta con la experiencia de haber prestado los servicios de mantenimiento en los últimos meses, aspecto fundamental considerando la gran cantidad de eventos que se encuentran programados en los próximos meses. Adicionalmente, al contratar a la misma empresa, en este caso se mantendría el responsable de la instalación de la gramilla prestando el servicio de mantenimiento, que ha desarrollado cierta experiencia útil en el objeto contractual bajo análisis y la Administración tiene la certeza de que la empresa cumple técnicamente los requisitos necesarios para prestar este tipo de servicios. Consecuentemente, dentro del escenario planteado resulta aplicable lo dispuesto en el artículo 2 bis de la Ley de Contratación Administrativa y 138 del Reglamento a esa Ley, dentro de una coyuntura según la cual, se tiene la necesidad de contratar una empresa que preste los servicios de mantenimiento de la gramilla del estadio nacional durante el tiempo en el que tarde en iniciar sus funciones el fideicomiso que se encuentra sometido a refrendo, para lo cual se requiere la contratación de una empresa especializada, con suficiente experiencia en este tipo de objetos, razón por la cual la empresa Agrícola Roca de Belén S.A. se presenta como la mejor opción para atender la necesidad con la celeridad que amerita, con el fin de conservar el estado actual de la gramilla. Así las cosas, de conformidad con el análisis expuesto, este órgano contralor considera que el cuadro fáctico del caso bajo estudio, se enmarca dentro de las situaciones excepcionales que ameritan autorizar un procedimiento de contratación directa. Por consiguiente, considerando las justificaciones enunciadas, al configurarse los elementos necesarios, en aras de proteger el interés público, este órgano de control y fiscalización superior, estima procedente otorgar al ICODER la autorización para contratar en forma directa a la empresa empresa Agrícola Roca de Belén S.A. para que brinde los servicios de

6 6 mantenimiento de la gramilla natural del Nuevo Estadio Nacional, por un monto máximo de $50.000,00 (cincuenta mil dólares exactos) y un plazo de doce meses. Finalmente, en cuanto a la dispensa del referendo solicitada, este Despacho comprende los argumentos esbozados por parte del ICODER en cuanto la necesidad de poner en ejecución el contrato con la mayor celeridad posible, tomando en consideración que el mantenimiento actual de la gramilla que presta dicha empresa forma parte de la garantía del estadio y culmina a finales del mes de julio, por lo que se exime de refrendo contralor el presente procedimiento administrativo de contratación. Sin embargo, el contrato derivado de la presente autorización sí debe contar con la aprobación interna por parte de la asesoría jurídica de dicha entidad. III. Condicionamientos a la presente autorización En cuanto a la autorización concedida, se procede a efectuar los siguientes condicionamientos a los que queda sujeta la autorización otorgada por este Despacho, cuya verificación será responsabilidad exclusiva del Licenciado Luis Eduardo Peraza Murillo en su condición de Directora Nacional del ICODER, o en su defecto de quien ejerza este cargo. En caso que el funcionario mencionado no resulte competente para verificarlas, será su responsabilidad instruir o comunicar a la dependencia que corresponda para ejercer el control sobre los condicionamientos señalados a continuación: 1. Con fundamento en lo dispuesto en el artículo 2 bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa y el artículo 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, se concede la autorización para contratar en forma directa a la empresa Agrícola Roca de Belén S.A. para que brinde los servicios de mantenimiento de la gramilla natural del Nuevo Estadio Nacional, por un monto máximo de $50.000,00 (cincuenta mil dólares exactos) y un plazo de doce meses, prorrogable por doce meses más. 2. La Administración deberá confeccionar un expediente donde conste todas las actuaciones realizada con motivo de la contratación autorizada por este medio. Los documentos deberán ingresarse en el expediente en orden cronológico y foliarse de manera consecutiva. 3. Es responsabilidad de la Administración la determinación de la razonabilidad del precio ofrecido por el contratista. En relación con este tema, conviene citar lo expuesto por este órgano, en el oficio (DJ-2866) del 16 de julio del 2010, en el que se indicó lo siguiente: ( ) la autorización otorgada por la Contraloría General, no releva a la Administración de su responsabilidad por todos los aspectos relacionados con las contrataciones, entre los que se pueden destacar: la verificación de la razonabilidad del precio, la comprobación del cumplimiento de los perfiles técnicos de parte de las empresas contratistas, la vigencia de la garantía de cumplimiento en plazo y monto de conformidad con los términos pactados, la ausencia de conflicto de intereses o prohibiciones, por mencionar algunas ( ). Igualmente, en ese mismo sentido, en el oficio (DJ-1903) del 04 de noviembre del 2009, este Despacho, refiriéndose a las autorizaciones para contratar directamente dispuso que: ( ) Desde luego, la venia del órgano contralor no exime a la Administración, de la responsabilidad de verificar los presupuestos que justifican en su criterio la aplicación de un procedimiento de excepción, como podría

7 7 ser por ejemplo el cumplimiento de los aspectos técnicos, la vigencia de la garantía de cumplimiento cuando proceda, la razonabilidad de los montos a contratar, etc. Como puede verse, corresponde a la Administración licitante la verificación de los supuestos que justifican la solicitud, tanto en relación con las razones de interés público que justifican el procedimiento de excepción; como a los aspectos complementarios de la eventual autorización como son las circunstancias que requieren una forma de selección específica, por ejemplo la contratación de una única o varias empresas, la realización de un concurso limitado de oferentes; también la aplicación de un régimen recursivo limitado o distinto al ordinario que correspondería por el monto autorizado. ( ). 4. Resulta ser de exclusiva responsabilidad de la Administración, la verificación efectiva de la existencia de contenido presupuestario suficiente, disponible y reservado para hacer frente a la totalidad de las erogaciones derivadas del contrato surgido a raíz de la presente autorización y a lo largo de la vigencia de éste. De igual forma queda bajo su responsabilidad, la procedencia de la partida presupuestaria respectiva. 5. Corresponde a la Administración verificar que se cumpla el régimen de prohibiciones por parte del contratista, y que éste cumpla a cabalidad con las obligaciones que le correspondan con la seguridad social. Además deberá señalar en el expediente, que la empresa contratista no se encuentra inhabilitada para contratar con la Administración. 6. Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, normas a las que ha de acudir la Administración para ampliar el presente contrato. 7. Queda bajo exclusiva responsabilidad de la Administración, la idoneidad del contratista, aspecto que deberá quedar acreditado en el expediente que se confeccione a esos efectos por parte de la Administración. 8. Asimismo, queda bajo exclusiva responsabilidad de la Administración la conveniencia de contratar con la empresa Agrícola Roca de Belén S.A., desde el punto de vista técnico y con respecto a las razones por las que justifican su contratación. 9. Dentro del contrato originado a partir de la presente autorización se deberá consignar una cláusula según la cual en el momento en el que el Fideicomiso de Administración y Gestión del Estadio Nacional ICODER - BNCR se encuentre en capacidad de asumir la administración del inmueble, la presente autorización y el contrato derivado de ésta quedarán sin efecto. 10. Con respecto a la capacitación que brindará la empresa Agrícola Roca de Belén S.A. siendo que éste rubro no se muestra dentro del desglose del precio ofertado, antes del inicio de la ejecución del contrato, el contratista deberá aportar el desglose del precio que incluya el costo de la inducción y capacitación que ofrece, tomando en consideración que de acuerdo a su manifestación se incluye dentro del precio ofertado.

8 8 11. Se exime de refrendo contralor el presente procedimiento administrativo de contratación, en razón de la ligereza con que se requieren prestar los servicios de mantenimiento de la gramilla natural del estadio antes de que se produzca su deterioro sea mayor y se comprometa el fin público perseguido por ese instituto. Sin embargo, sí deberá contar con la aprobación interna por parte de la asesoría jurídica de dicha entidad. Atentamente, Lic. Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado Lic. Alfredo Aguilar Arguedas Fiscalizador AAA/chc Ni: 11049, Ci: Archivo central G: