CAPTURA DE INFORMACIÓN.

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Margarita Ponce Coronel
hace 6 años
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1 PROTOCOLO: CAPTURA DE INFORMACIÓN.

2 1. PROPOSITO. Describir las normas para el proceso de captura de Información en el Sistema de Información en Asistencia Social en sus correspondientes módulos para generar información de calidad derivada de los servicios que prestan las áreas que componen el Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Aguascalientes. 2. ALCANCE Aplica a todas las áreas del Sistema para el Desarrollo Integral de la Familia del Estado de Aguascalientes, en específico aquellas que debido a la naturaleza del programa operan y conformar un padrón de beneficiarios. 3. NORMAS GENERALES. El Presente protocolo es un instrumento para reglamentar y asegurar la calidad de la información; representa una herramienta de ayuda que no se contrapone a las actividades del capturista de información. Es de observancia general, ya que la estandarización de criterios es básica para la calidad de información y eliminar errores de captura. Es obligatorio la captura de información del beneficiario en los diferentes módulos SIAS, en caso de no existir sistema específico para ello se usará el módulo de Padrones e Informes en su apartado anexos. La responsabilidad por el cumplimiento del procedimiento recae sobre cada de uno de los jefes de programa o persona designada para este fin, que utilicen o manipulen información en SIAS, de acuerdo a las claves asignadas para usar el sistema. 4. DEFINICIONES. Área DIF. - Cualquier Departamento o Unidad que conforma el Sistema para DIF. Capturista. - Persona DIF que realiza la captura de los beneficiarios en Sistema SIAS. Error de Captura. - Acción que no sigue lo correcto al momento de capturar en los diferentes sistemas y que merma la calidad de la información. Filtro.- Lugar o persona que tiene el primer contacto con el solicitante Padrón de Beneficiarios. Registro administrativo acerca de los usuarios DIF, en la que se especifican algunos datos de los mismo como: edad, sexo, domicilio, entre otros. Solicitante. - Persona que se acerca a solicitar apoyos o servicios por parte del Sistema DIF Estatal, independientemente si se le otorga o no. Usuario DIF. - Toda persona beneficiada en el año corriente por las distinta áreas DIF.

3 6. LINEAMIENTOS DE OPERACIÓN. 1. Es una obligación de cada área DIF reportar sus beneficiarios en los sistemas que componen SIAS en los tres primeros días hábiles siguientes al mes que informa. En el caso de módulo de Padrones permanentemente está abierto para captura de información y no permite ingresar con fechas anteriores. 2. En caso de tener algún contratiempo con la captura deberán acercarse al Departamento de Planeación y Proyectos y/o la Unidad de Informática para convenir la captura de información de cada uno de los módulos SIAS. 3. Es responsabilidad del capturista mantener, en la medida de lo posible, actualizada la información del beneficiario. 4. Cada beneficiario de primera vez en el año se capturará en informes como beneficiario del programa Ejemplo, juan acude a DIF y fue beneficiario de consulta médica en el mes de enero; se contabiliza como beneficiario de atención medica en el mes de enero, se capturará en padrones (trabajo social, servicios médicos etc.) y en el módulo informes; pero qué pasa si acude en el mes de septiembre a recibir taller de orientación prematrimonial? Se capturará como beneficiario en padrones y en del programa de orientación prematrimonial. Cómo se conocerá cuantos beneficiarios reales tuvo DIF en un ciclo? Al contabilizar y eliminar duplicados de los padrones, a ellos se les conoce como Usuario DIF Entonces deberían coincidir los beneficiarios del programa con el total de usuarios DIF?, ya que un beneficiario puede ser favorecido por más de un programa, por lo tanto, aparecería como beneficiario en más de un programa DIF, pero se contabiliza como un usuario con varios servicios. 5. Beneficiario del programa se contabiliza por año de enero a diciembre, cada enero se comenzará a contar como nuevo beneficiario, esto por cuestión de cifras de empadronados y contabilidad. 6. Para determinar el número de beneficiarios éste se contabilizará a partir de la fecha del otorgamiento del apoyo o servicio, de lo contrario seguirá considerándose en proceso. 7. El desagregado de información extraordinaria a lo requerido en el Programa de Asistencia Social, deberá ser anexada en hoja Excel por mes correspondiente con acumulado anual (debe corresponder a las cifras de informes). Ejemplo. En el PAS, Asistencia Jurídica de primera vez se contabiliza 100 atenciones y en anexo desagregar, causalidad como: a) Divorcio

4 - Administrativo - Necesario - Separación por más de dos años - Etc. b) Rectificación de acta c) Pérdida de patria potestad d) Intestado 8. A la par de la integración del PAS, se deberá trabajar con la información de los anexos referidos en el punto Los catálogos que se utilizan en los Módulos, están estandarizados y no deben cambiarse sin la autorización previa del Jefe del Departamento de Planeación y Proyectos

5 DIAGRAMA DE FLUJO. Beneficiario Capturista Jefe o encargado de subprograma Departamento de Planeación y Proyectos 11 Inicio Acude a solicitar apoyos o servicios asistenciales 33 es competencia del área dif? Si 44 Procede a buscar expediente SIAS 14 2 Conjunta información del subprograma en el mes 18 Procesa información con fines estadísticos 22 Solicita ficha en recepción para Trabajo Social. 55 Existe expediente? 15 Captura los beneficiarios del programa en el sistema informes 66 Crea expediente 16 (Padrón de Bneficiarios) 77 Pregunta al solicitante información general 1 Sí Confirma la información básica del beneficiario 88 Captura la información cualitativa y cuantitativa 17 Guarda la información cualitativa y cuantitativa 11 Continua con el proceso de acuerdo al subprograma 10 Captura la solicitud 99 Existe alguna obsevación? Si 12 Beneficiario del programa? Sí 13 Realiza reporte de beneficiarios del programa 2 1

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