RECONOCIMIENTOS Q PLATA Y Q ORO PREMIO VASCO A LA CALIDAD DE GESTIÓN

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1 RECONOCIMIENTOS Q PLATA Y Q ORO PREMIO VASCO A LA CALIDAD DE GESTIÓN BASES PARA LA SOLICITUD DEL SERVICIO DE EVALUACIÓN EXTERNA DURANTE EL AÑO 2006

2 1. EL MODELO DE EVALUACIÓN 2. PROPÓSITO DEL SERVICIO DE EVALUACIÓN EXTERNA 3. REQUISITOS PARA SOLICITAR EL SERVICIO 4. CALENDARIO DEL PREMIO VASCO A LA CALIDAD DE GESTIÓN 5. EVALUACIÓN CON MEMORIA DE 75 PÁGINAS 5.1. DOCUMENTACIÓN 5.2. PROCESO DE EVALUACION 5.3. INFORME DE EVALUACIÓN 5.4. RECONOCIMIENTOS 6. EVALUACIÓN CON MEMORIA REDUCIDA 7. FORMACIÓN DEL EQUIPO DE EVALUADORES 8. CONFIDENCIALIDAD ANEXO 1: MODELO EFQM DE EXCELENCIA (Versión 2003) El propósito de este documento es informar sobre las condiciones y el proceso a seguir por las organizaciones que deseen solicitar el servicio de Evaluación Externa de EUSKALIT. Las mejoras o cambios introducidos respecto al año anterior aparecen subrayadas para facilitar su identificación a aquellos que conociesen la versión anterior de este documento. 1.- EL MODELO DE EVALUACIÓN Se utilizará como modelo o referencial para la evaluación el Modelo de Excelencia de la European Foundation for Quality Management (EFQM) presentado en 2003 (cuyos criterios y subcriterios figuran en el ANEXO 1 de este documento) y se seguirán sus mismos sistemas de evaluación y puntuación. 2.- PROPOSITO DEL SERVICIO DE EVALUACION EXTERNA El propósito del Servicio de Evaluación Externa de EUSKALIT es apoyar a las organizaciones de la Comunidad Autónoma del País Vasco en su camino de mejora de la competitividad, siendo el principal valor que reciben el Informe de evaluación que realiza el equipo de evaluadores el cual les permite contrastar los puntos fuertes y las áreas de mejora de su gestión. 3.- REQUISITOS PARA SOLICITAR EL SERVICIO Es requisito indispensable que la organización cumpla los seis requisitos que se señalan a continuación: A. Pueden solicitar el servicio de Evaluación Externa todas las organizaciones públicas o privadas de la CAPV, así como las unidades de negocio de grandes organizaciones que dispongan de capacidad de gestión suficiente en todos los elementos del Modelo de Excelencia y que desarrollen más del 50% de su actividad en la CAPV. 1

3 B. Es necesario ser socio-colaborador de EUSKALIT y asumir el compromiso de mantenerse como socio-colaborador los dos años siguientes a la solicitud del servicio de evaluación. Ver en la web: las condiciones y cuotas establecidas. C. El equipo directivo de la organización solicitante debe haber recibido suficiente formación en el Modelo de Excelencia y en los sistemas de puntuación con que se realizan las evaluaciones, concretamente la matriz REDER. Igualmente, es necesario que al menos un miembro del equipo directivo de la organización participe en el Club de Evaluadores de EUSKALIT para que conozca de manera directa las características de este servicio y el proceso que se sigue. D. Haber completado, al menos en dos ocasiones, el ciclo de mejora de la gestión que se muestra a continuación. Al menos una de las autoevaluaciones ha tenido que ser realizada utilizando la matriz REDER de puntuaciones: E.- Haber realizado al menos dos ciclos de medición (mediante encuestas, entrevistas, grupos focales, etc.) y mejora (planes de mejora) en la satisfacción de los clientes y en la satisfacción de las personas que trabajan en la organización. NOTA: EL REQUISITO DE EUSKALIT ES UNA EXIGENCIA DE MÍNIMOS, Y LA RECOMENDACIÓN ES QUE SE DISPONGA DE UNA TRAYECTORIA MAS LARGA YA QUE LOS CAMBIOS EN LA MATRIZ REDER DE PUNTUACIONES DEL MODELO EFQM 2003 INCIDEN EN LA EVALUACION DE LAS TENDENCIAS AL PEDIR PARA VALORAR CON MAS DE 10 PUNTOS TENDENCIAS POSITIVAS Y/O RENDIMIENTO SATISFACTORIO EN APROXIMADAMENTE ¼ DE LOS RESULTADOS DURANTE AL MENOS 3 AÑOS. F.- En caso de que la organización interesada haya recibido un proceso de Evaluación Externa, realizado por EUSKALIT o por otra organización, deberán haber transcurrido un mínimo de 12 meses entre las fechas de presentación de las 2

4 memorias antes de que EUSKALIT le pueda ofrecer su Servicio de Evaluación Externa. Estos 12 meses son el tiempo razonable para que la organización ponga en práctica su plan de mejora derivado de esa evaluación previa. 4.- CALENDARIO DEL PREMIO VASCO A LA CALIDAD DE GESTION FECHAS Hasta el 31 de Marzo de 2006 ACTIVIDAD Rellenar en la web de EUSKALIT el documento de Solicitud del Servicio de Evaluación Externa. Completar en: 15 Junio de 2006 Fecha final de presentación en EUSKALIT de la Memoria a evaluar Julio-Septiembre Evaluación de las memorias presentadas por parte del equipo de 2006 evaluador Octubre - Visita a la organización evaluada y entrevistas a equipo directivo y Noviembre miembros de la plantilla Diciembre de Gala de entrega de los reconocimientos Q Plata y Q Oro Premio 2006 Vasco a la Calidad de Gestión 5. EVALUACIÓN CON MEMORIA DE 75 PÁGINAS El máximo responsable de la Organización deberá cumplimentar el Formulario de SOLICITUD DEL SERVICIO DE EVALUACION EXTERNA. A la recepción de esta solicitud y una vez verificados los requisitos, EUSKALIT confirmará que se va a prestar el Servicio de Evaluación Externa DOCUMENTACIÓN La MEMORIA para la evaluación deberá ser comprensible para cualquier persona ajena al sector de actividad de la organización candidata por lo que se debe evitar la terminología específica del sector o explicarla debidamente. Esta memoria deberá respetar las siguientes características: PAGINAS FUENTE Y TAMAÑO LETRA DIN A 4 (210 x 297 mm) Times New Roman 10 pt (o equivalente) en todos los textos 9 pt en los gráficos y cuadros INTERLINEADO Normal MÁRGENES Márgenes mínimos de 1cm a izquierda y derecha y márgenes mínimos superior e inferior de 1,5cm IDIOMA Euskera o Castellano NUMERACIÓN Todas las páginas deben ir numeradas desde el 1 hasta un máximo de 75 páginas INTRODUCCIÓN: Presentación de la organización, incluyendo una breve reseña histórica de sus principales hitos en gestión, el organigrama (o estructura de la organización), número de personas en plantilla y una CONTENIDOS relación de los principales clientes, productos, servicios y proveedores. Debe indicarse quién tiene la propiedad de la organización, si ésta es pública o privada y la identidad de su máximo responsable. 3

5 ESTRUCTURA DE CRITERIOS Y SUBCRITERIOS del Modelo de Excelencia 2003 (ver ANEXO 1) con la descripción detallada de las prácticas de gestión de la organización, aportando las evidencias y los indicadores que sean necesarios INDICE Máximo 1 página adicional a las 75 GLOSARIO DE Máximo 1 página adicional a las 75 TERMINOS Se enviará a EUSKALIT UN ÚNICO ejemplar de la memoria en papel, encuadernado y a COLOR para la comprobación de la misma. COPIAS Si la documentación está completa y correcta, EUSKALIT lo comunicará a la organización y le solicitará el envío de 6 o 7 ejemplares encuadernados más, para los evaluadores y las personas de EUSKALIT que realicen tareas de coordinación, así como una copia electrónica de la memoria en un CD-ROM. Si la documentación no está correcta, EUSKALIT propondrá a la organización las modificaciones que deben ser realizadas para poderle prestar el servicio de forma adecuada y consensuarán la fecha en que será remitido el ejemplar de la memoria corregida PROCESO DE EVALUACION Constará de las siguientes fases: 1) Evaluación personal de la memoria por parte de cada miembro del Equipo Evaluador. 2) Reuniones de consenso del Equipo Evaluador en la que, además, se planificarán los aspectos a tratar durante la visita a la organización solicitante y se seleccionará a las personas a entrevistar. 3) Visita a la organización solicitante. Durará 2 días, durante los cuales los evaluadores contrastarán con el equipo directivo y otras personas de la organización aquellos aspectos que consideren oportunos, en entrevistas, visitas a las instalaciones, análisis de documentaciones, etc. 4) Reunión de consenso definitivo del Equipo de Evaluación y elaboración del Informe de Evaluación. 5) Envío por parte de EUSKALIT del Informe de Evaluación a la organización solicitante INFORME DE EVALUACIÓN Constará de los siguientes apartados: Un breve resumen de la situación global de la gestión de la organización bajo el prisma del Modelo de Excelencia. Descripción detallada de los puntos fuertes y las áreas de mejora identificadas por el Equipo de Evaluación en cada subcriterio del Modelo de Excelencia. El Informe de evaluación suele ser un documento con unos 100 puntos fuertes y 100 áreas de mejora que el equipo evaluador entiende reflejan la gestión de la organización evaluada conforme al Modelo de Excelencia. En ningún caso es un documento de recomendaciones o de consultoría sobre cómo debe gestionarse una organización. 4

6 Acta con las puntuaciones en cada uno de los 9 criterios del Modelo de Excelencia y la puntuación global semejante a la siguiente: EUSKALIT FUNDACION VASCA PARA LA CALIDAD KALITATERAKO EUSKAL IRASKUNDEA ACTA DEL EQUIPO EVALUADOR DE.. FECHA Miembros del Equipo de Evaluación: D. Dña. D. D. Dña. RESULTADOS DE LA EVALUACION CRITERIO 1. Liderazgo (10%) 2. Política y Estrategia (8%) 3. Personas (9%) 4. Alianzas y Recursos (9%) 5. Procesos (14%) 6. Resultados en los Clientes (20%) 7. Resultados en las Personas (9%) 8. Resultados en la Sociedad (6%) 9. Resultados Clave (15%) VALORACIÓN ASIGNADA AL CRITERIO FACTOR DE PONDERACION x 1,0 x 0,8 x 0,9 x 0,9 x 1,4 x 2,0 x 0,9 x 0,6 x 1,5 GLOBAL (100%)

7 El cálculo de las puntuaciones se realiza de la siguiente manera: 1. Criterios Agentes La valoración asignada a cada Criterio Agente es la media aritmética de los subcriterios correspondientes (p.ej.: un criterio con 4 subcriterios se dividirá entre 4, si es de 5, entre 5, etc.). CRITERIO 1 % 2 % 3 % 4 % 5 % Subcriterio 1 a 2 a 3 a 4 a 5 a Subcriterio 1 b 2 b 3 b 4 b 5 b Subcriterio 1 c 2 c 3 c 4 c 5 c Subcriterio 1 d 2 d 3 d 4 d 5 d Subcriterio 1 e 3 e 4 e 5 e Total Valoración asignada al criterio 2. Criterios Resultados En los Criterios 6, 7, 8 y 9, la puntuación de los subcriterios a y b tiene un peso diferente (0,25; 0,50; o 0,75 según el criterio y la importancia que le concede el modelo a los resultados directos o indirectos). CRITERIO 6 % 7 % 8 % 9 % Subcriterio 6 a x 0,75 = 7 a x 0,75 = 8 a x 0,25 = 9 a x 0,50 = Subcriterio 6 b x 0,25 = 7 b x 0,25 = 8 b x 0,75 = 9 b x 0,50 = Valoración asignada 3. Cálculo de la Puntuación Total La puntuación total es el resultado de la multiplicación de la valoración asignada a cada criterio ( ) por el factor de ponderación que tiene cada uno (x 1,0; x 0,8; x 0,9 ), que es reflejo de la importancia que tiene cada criterio dentro del Modelo de Excelencia. CRITERIO Valoración asignada Factor Puntos 1 Liderazgo x 1,0 2 Política y Estrategia x 0,8 3 Personas x 0,9 4 Alianzas y Recursos x 0,9 5 Procesos x 1,4 6 Resultados en los clientes x 2,0 7 Resultados en las personas x 0,9 8 Resultados en la sociedad x 0,6 9 Resultados clave x 1,5 Puntuación final 6

8 Aunque el equipo evaluador realiza todos los cálculos de la manera descrita, la información que se presenta en el acta es mostrada en rangos de 10 (p.ej.: 21-30, ) sobre un total de 100 para cada criterio. Y la puntuación final se le presenta en rangos de 50 puntos sobre un total de 1000 (p.ej.: ; ). El informe de evaluación y la puntuación asignada por el equipo de evaluación son definitivas, no estando sujetas a revisión posterior. EUSKALIT promoverá la posibilidad de que el equipo evaluador, la organización evaluada y EUSKALIT puedan reunirse una vez finalizada la evaluación para poder aportar algunos comentarios adicionales o clarificar alguna duda del Informe o del proceso de evaluación RECONOCIMIENTOS El Gobierno Vasco concede los reconocimientos Q-plata y Q-oro Premio Vasco a la Calidad de Gestión a las organizaciones que superan los 400 o los 500 puntos tras el proceso de Evaluación Externa que realiza EUSKALIT. EUSKALIT enviará a todas las organizaciones evaluadas un Certificado con el rango de puntuación obtenido. Todas las organizaciones que superen los 400 puntos podrán entrar a formar parte del Club 400 de EUSKALIT, foro de intercambio de experiencias y de aprendizaje compartido para las organizaciones de la CAPV más avanzadas en gestión. 6. EVALUACIÓN CON MEMORIA REDUCIDA EUSKALIT ha identificado estos últimos años la dificultad de algunas organizaciones para preparar el documento base de las evaluaciones externas, la memoria. Consideramos que el esfuerzo de realizar la memoria es de gran valor para la mejora de la gestión de las organizaciones y seguimos manteniéndolo como requisito para aquellas organizaciones que aspiran a obtener la Q Oro-Premio Vasco a la Calidad de Gestión. Sin embargo, con el objetivo de que la memoria no se convierta en un obstáculo insalvable para aquellos que se evalúan por primera vez, y alineados con la EFQM, que también ha comenzado a ofrecer esta posibilidad, en 2005 hemos realizado varias experiencias piloto de evaluación siguiendo este proceso con memoria reducida. Para poder solicitar este servicio de evaluación con memoria reducida es necesario haber realizado previamente un Contraste Externo. Ver información sobre el Contraste externo en: (Servicios/Contraste Externo) 7

9 7.- FORMACIÓN DEL EQUIPO DE EVALUADORES Para realizar la evaluación, EUSKALIT cuenta con el Club de Evaluadores, grupo constituido por profesionales, gerentes y directivos de diversos sectores de actividad con sólida formación en el Modelo de Excelencia, que colaboran con EUSKALIT de forma desinteresada en la prestación de este servicio. EUSKALIT seleccionará de entre los miembros de su Club de Evaluadores a las personas que considere adecuadas para evaluar la organización solicitante, la cual dará su conformidad a los evaluadores propuestos. La organización podrá pedir el cambio de alguno de los evaluadores si existiese alguna incompatibilidad manifiesta (competencia directa, parentesco, etc.) que pudiese condicionar el trabajo de evaluación. Esta incompatibilidad deberá ser verificada por EUSKALIT. No se podrá realizar una recusación a un colectivo completo, por ejemplo: consultores, evaluadores procedentes de centros públicos, privados o de determinado sector, etc. EUSKALIT intentará que en todas las evaluaciones participen al menos dos evaluadores con conocimiento del sector de actividad de la organización evaluada. Una vez aceptada la propuesta, se creará el equipo de evaluación que constará, al menos, de cuatro personas, una de las cuales actuará como portavoz del equipo. Una persona de la plantilla de EUSKALIT realizará las labores de coordinación entre el equipo evaluador y la organización solicitante del servicio y hará de garante de que el Servicio de Evaluación Externa se desarrolla conforme al proceso establecido por EUSKALIT. 8.- CONFIDENCIALIDAD El nombre de las organizaciones solicitantes y el Informe de la Evaluación Externa será tratado por EUSKALIT de manera confidencial. Esa información únicamente estará disponible para aquellos evaluadores directamente implicados en la evaluación o aquellos empleados de EUSKALIT participantes en las labores de coordinación o administrativas. EUSKALIT requerirá que los evaluadores que participen en las evaluaciones firmen un documento de acuerdo de confidencialidad por el que no harán públicas las informaciones a las que se haya accedido durante el proceso de evaluación. EUSKALIT tomará todas las acciones razonables para que se mantenga dicha confidencialidad y tomará las medidas oportunas si entiende que se ha producido una pérdida de la misma. En cualquier caso, EUSKALIT no puede asumir la responsabilidad de cualquier perjuicio que pueda ocasionarle a la organización solicitante la ruptura de este compromiso de confidencialidad por parte de los evaluadores. ANEXO 1. CRITERIO 1 LIDERAZGO 1a Los líderes desarrollan la misión, visión, valores y principios éticos y actúan como modelo de referencia dentro de una cultura de Excelencia. 1b Los líderes se implican personalmente para garantizar el desarrollo, implantación y mejora continua del sistema de gestión de la organización. 1c Los líderes interactúan con clientes, partners y representantes de la sociedad. 1d Los líderes refuerzan una cultura de Excelencia entre las personas de la organización. 1e Los líderes definen e impulsan el cambio en la organización (nuevo subcriterio). 8

10 CRITERIO 2 POLITICA Y ESTRATEGIA 2a La política y estrategia se basa en las necesidades y expectativas actuales y futuras de los grupos de interés. 2b La poítica y estrategia se basa en la información de los indicadores de rendimiento,la investigación, el aprendizaje y las actividades externas. 2c La política y estrategia se desarrolla, revisa y actualiza. 2d La política y estrategia se comunica y despliega mediante un esquema de procesos clave. CRITERIO 3 PERSONAS 3a Planificación, gestión y mejora de los recursos humanos. 3b Identificación, desarrollo y mantenimiento del conocimiento y la capacidad de las personas de la organización. 3c Implicación y asunción de responsabilidades por parte de las personas de la organización. 3d Existencia de un diálogo entre las personas y la organización. 3e Recompensa, reconocimiento y atención a las personas de la organización. CRITERIO 4 ALIANZAS Y RECURSOS 4a Gestión de las alianzas externas. 4b Gestión de los recursos económicos y financieros. 4c Gestión de los edificios, equipos y materiales. 4d Gestión de la tecnología. 4e Gestión de la información y del conocimiento. CRITERIO 5 PROCESOS 5a Diseño y gestión sistemática de los procesos. 5b Introducción de las mejoras necesarias en los procesos mediante la innovación, a fin de satisfacer plenamente a clientes y otros grupos de interés, generando cada vez mayor valor. 5c Diseño y desarrollo de los productos y servicios basándose en las necesidades y expectativas de los clientes. 5d Producción, distribución y servicio de atención, de los productos y servicios. 5e Gestión y mejora de las relaciones con los clientes. CRITERIO 6 RESULTADOS EN LOS CLIENTES 6a Medidas de percepción. 6b Indicadores de rendimiento. CRITERIO 7 RESULTADOS EN LAS PERSONAS 7a Medidas de percepción. 7b Indicadores de rendimiento. CRITERIO 8 RESULTADOS EN LA SOCIEDAD 8a Medidas de percepción. 8b Indicadores de rendimiento. CRITERIO 9 RESULTADOS CLAVE 9a Resultados Clave del Rendimiento de la Organización. 9b Indicadores Clave del Rendimiento de la Organización. 9