MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS EN EL SNS

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1 MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA ÁREA DE DOCENCIA E INVESTIGACIONES DIRECCIÓN DE CIENCIA Y TÉCNICA SISTEMA DE PROGRAMAS Y PROYECTOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS EN EL SNS Colectivo de Autores: Dr. Adolfo S. Álvarez Blanco Dra. Niviola Cabrera Cruz Dr. Amador García González Elías Dra. Amaylid Arteaga García Dra. Ana M. Toledo Fernández Ciudad de La Habana Julio de

2 ÍNDICE Página 1.0. Introducción Términos y definiciones Control de los procedimientos del Manual 7 Procedimiento 01: Estructura funcional para la ejecución de 8 los programas y proyectos 1.0. Propósito Responsabilidad y autoridad Descripción de actividades Estructura organizativa Aprobación de la entidad que gestiona un Programa o 8 un proyecto y designación del Equipo de Dirección del Programa y del Jefe de Proyecto en el Ministerio de Salud Pública 3.3. Estructura funcional Documentación útil para la ejecución del Procedimiento 16 Procedimiento 02: Diseño, aprobación, convocatoria y 17 conformación de la carpeta de proyectos de un programa 1.0. Propósito Responsabilidad y autoridad Descripción de actividades Definición, diseño y aprobación de un nuevo programa 18 o de un proyecto no asociado a programa 3.2. Convocatoria Conformación de la carpeta de proyectos del programa Documentación útil para la ejecución del Procedimiento 22 Anexo 1 Formato de Proyecto 24 Anexo 2 Indicaciones generales para la contratación de 30 proyectos Procedimiento 03: Planificación, asignación y control de los 33 recursos financieros para los programas y proyectos Propósito Responsabilidad y autoridad Descripción de actividades Planificación Asignación 36 1

3 3.3. Cobros y pagos de Servicios científico técnicos Controles del proceso Documentación útil para la ejecución del Procedimiento 38 Anexo 1 Modelo de Certificación trimestral de actividades 40 Anexo 2 Modelo de Informe Semestral del Proyecto 40 Procedimiento 04: Ejecución de programas y proyectos Propósito Responsabilidad y autoridad Certificación de actividades Ejecución del Proyecto Documentación del Programa y Proyecto Control del Programa y Proyecto Conclusión del Proyecto Cancelación del Proyecto Cierre del Proyecto Documentación útil para la ejecución del Procedimiento 46 Anexo 1 Formato de Informe Anual de Resultados del 47 Programa Anexo 2 Formato de Informe Final del Proyecto 48 Anexo 3 Formato del Modelo Dictamen Final del Grupo de 49 Expertos Anexo 4 Formato de Informe Final del Programa 50 2

4 1.0. INTRODUCCIÓN El presente Manual de Procedimientos es un material de consulta dirigido a a los profesionales que laborando en el Sistema Nacional de Salud (SNS) participan en el proceso de gestión de programas y proyectos. Se ha elaborado a partir de la experiencia adquirida con la implantación y perfeccionamiento del Sistema de Programas y Proyectos que se adoptó a partir de 1995 por el CITMA y adecuando, con la autorización de dicho Órgano Rector, el documento circulado por el mismo en abril de 2008 y que dice textualmente: Cada Órgano u Organismo de la Administración Central del Estado puede adaptar los procedimientos y modelos a las características particulares del sector. Recoge las sugerencias y recomendaciones efectuadas por organismos, territorios, entidades, la comunidad científica en general y las instituciones que conforman el Sistema Nacional de Ciencia e Innovación Tecnológica en Salud (SCeITS). Este Manual desde su formulación es de obligatorio cumplimiento para todas las categorías de programas. Está conformado por 4 documentos en formato de procedimiento que abarcan desde la estructura funcional del Sistema de Programas y Proyectos hasta el cierre de un programa. Incluye una propuesta de modelos que permiten evidenciar la ejecución de las actividades. El Manual será actualizado cada vez que las condiciones y regulaciones así lo requieran, y las experiencias que se deriven de su utilización lo demanden TÉRMINOS Y DEFINICIONES Para el propósito de este Manual se aplican los términos y definiciones de uso común en el lenguaje de la Ciencia, la Tecnología y la Innovación. Sin embargo, se utilizan de forma particular los términos que a continuación se relacionan por orden alfabético y que en otro contexto pueden tener diferente significado o alcance. Certificación de actividades: Comprobación del cumplimiento de las actividades del proyecto que efectúan el Consejo Científico y el Comité de Ética de la Investigación en Salud correspondientes y que aprueba el Director de la Entidad Ejecutora Principal. Constituye uno de los requisitos para aplicar lo establecido por el CITMA en los procesos de estimulación de pagos a jefes y participantes en los proyectos. Certificación de proyecto: Comprobación que realiza el Secretario de Programa, apoyado en el Grupo de Expertos del Programa sobre el cumplimiento de los resultados que alcanza el proyecto. Se realiza sobre la base de los compromisos establecidos en el contrato. 3

5 Entidad Ejecutora Principal del Proyecto: Es la entidad o institución que presenta el proyecto durante el proceso de convocatoria, firma el contrato y realiza las subcontrataciones con las demás instituciones participantes. Responde por la ejecución del proyecto. Es el principal custodio del expediente único de cada proyecto. Equipo de Dirección del Programa: Estructura encargada de coordinar y controlar la gestión y ejecución del Programa. Incluye, al menos, al Jefe, el Secretario y el Grupo de Expertos del programa. Grupo de Expertos del Programa: Órgano colectivo asesor que forma parte del Equipo de Dirección del Programa, designado por Resolución del nivel a que corresponda el programa. En el caso de los Proyectos Ramales del MINSAP, el Gruido de Expertos es aprobado por Indicación del Viceministro que atiende la Docencia y las Investigaciones a propuestas de la Dirección de Ciencia y Técnica. Se constituye con especialistas de alto nivel científico, funcionarios, tecnólogos, así como representantes del sector de la producción de bienes y servicios relacionados con los objetivos del Programa. Está integrado por tantos miembros como aconsejen los objetivos del Programa y la cantidad de proyectos que lo conformen. La participación de los miembros del Grupo de Expertos tiene carácter personal y es indelegable. Los expertos pueden ser sustituidos por incumplimiento en las tareas encomendadas. Jefe de Programa: Especialista de alto nivel científico y reconocida capacidad de dirección, designado por el Nivel al que pertenece el Programa, para conducir éste y garantizar el cumplimiento de los objetivos aprobados para ese Programa, en el periodo establecido. Jefe de Proyecto: Especialista de la Entidad Ejecutora Principal del proyecto responsabilizado con diseñar, planificar, organizar, coordinar y controlar la ejecución del mismo para lograr los objetivos y alcanzar los resultados previstos. Nivel de Dirección del Sistema: Parte de la estructura organizativa del Sistema de Programas y Proyectos responsabilizada con su dirección. Para el caso de los programas y proyectos nacionales es el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (CITMA), para los programas ramales son las estructuras que atienden la ciencia y la innovación en los Órganos y Organismos de la Administración Central del Estado (en nuestro caso el MINSAP), y para los programas territoriales son las delegaciones territoriales del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente. 4

6 Plan de Ciencia e Innovación Tecnológica: Resultado del proceso de definición de criterios y estimación de los recursos financieros que se requieren para la ejecución de las actividades de investigación científica, de desarrollo tecnológico, de innovación y de transferencia de tecnología científicas y tecnológicas expresadas entre otras, en programas y proyectos. Se elabora a partir de las indicaciones metodológicas que establecen los organismos rectores. Programas: Constituyen el conjunto integrado de actividades diversas de ciencia, tecnología e innovación, organizadas fundamentalmente en proyectos, con el objetivo de resolver los problemas identificados en las prioridades, y dirigidos a lograr resultados e impactos específicos en un periodo determinado. Estas prioridades pueden estar dadas por las determinadas en las Proyecciones de la Salud Pública Cubana hasta el 2015 o por las identificadas en el Análisis de Situación de Salud de un Área de Salud o territorio. Programas Nacionales de Ciencia e Innovación: Constituyen la prioridad estatal para el proceso de organización y ejecución de las actividades de ciencia e innovación, de acuerdo con su impacto en el desarrollo económico y social del país. Su nivel de dirección es el CITMA. Programas Ramales de Ciencia e Innovación: Constituyen la prioridad definida por la máxima dirección del Sector Salud y dan respuesta a necesidades de desarrollo y a su implementación en la práctica económica y social de la Rama, no incluidas en los Programas Nacionales de Ciencia e Innovación. Su nivel de dirección en Salud es el MINSAP. Programas Territoriales de Ciencia e Innovación: Constituyen la prioridad definida por el Consejo de la Administración Provincial y dan respuesta a necesidades de desarrollo y a su implementación en la práctica económica y social del territorio, no incluidas en los Programas Nacionales y Ramales de Ciencia e Innovación. Su nivel de dirección lo constituyen las delegaciones territoriales del CITMA. Proyecto: Constituyen la célula básica para la organización, ejecución, financiamiento y control de actividades vinculadas con la investigación científica, el desarrollo tecnológico, la innovación, la prestación de servicios científicos y tecnológicos de alto nivel de especialización, las producciones especializadas, la formación de recursos humanos, la dirección y otras, que materializan objetivos y resultados propios o de los programas en que están insertados. Proyecto a ciclo continuo: Proceso de continuidad que puede presentar un proyecto mediante el cual se parte de un proyecto de Investigación Desarrollo (I+D) y una vez concluido el mismo y obtenido un resultado novedoso se continúa a través de un proyecto de Innovación (I+D+I). 5

7 Proyecto cancelado: Proyecto que ha presentado incumplimientos del cronograma o problemas de recursos (materiales, humanos, financieros) u otros imposibles de resolver en un plazo inferior a 6 meses y/o que las condiciones existentes (necesidad, factibilidad, interés del cliente u otros) hacen recomendable no continuar su ejecución. Proyecto concluido: Proyecto que ha concluido su ejecución y cuyo informe final ha obtenido el dictamen aprobatorio del Grupo de Expertos. Este informe final debe ser enviado a la Dirección de Ciencia y Técnica para su inclusión como proyecto cerrado. Proyecto detenido: Proyecto que por presentar dificultades en alguno de los recursos (humanos, financieros, técnicos, materiales) se ha visto en la necesidad de detener su ejecución por un periodo no mayor de 6 meses. Transcurrido ese plazo, de no resolverse las dificultades, se cancela. Proyecto en ejecución normal: Proyecto que marcha según cronograma y ha obtenido los resultados previstos. Un proyecto que no cumpla estas condiciones será considerado como atrasado. Proyectos institucionales: Proyectos cuyos objetivos responden a la misión de la entidad o institución que los genera, pero que no están incluidos en algún programa nacional, ramal o territorial, y que no constituyen proyectos no asociados a programas. Si corresponden a unidades de subordinación nacional o a EnCITS de subordinación directa deben ser aprobados por la Dirección Nacional de Ciencia y Técnica del MINSAP a solicitud del Director de la unidad. Si corresponden a unidades de subordinación provincial o a EnCITS de subordinación directa al Centro de Educación Médica Superior (CEMS) deben ser aprobados por la Vicerrectoría o Vicedecanato de Investigaciones del CEMS oído el parecer del área correspondiente de la Dirección Provincial de Salud. Si corresponden a unidades de subordinación municipal deben ser aprobados por la Vicedirección de Docencia e Investigaciones de la Sede Universitaria Municipal oído el parecer del área correspondiente de la Dirección Municipal de Salud. Proyectos No Asociados a Programa: Proyectos cuyos objetivos no se corresponden con los objetivos de los programas aprobados, pero que responden en el caso de las prioridades ramales de la Salud a las establecidas por el MINSAP, o a las prioridades ramales que surgen en un momento dado. Son aprobados al nivel del sistema que corresponden, pero el CITMA debe ser informado de su inclusión y estado de ejecución. Secretario de Programa: Especialista de la entidad que gestiona el programa, con experiencia en algunas de las áreas que abarca el mismo, y con capacidad de 6

8 dirección. Designado por la entidad que gestiona el programa para conducir éste junto con el Jefe de Programa, y garantizar la ejecución de los proyectos que cumplimentan los objetivos aprobados para el Programa. Sistema de programas y proyectos: Forma organizativa a través de la cual se integran actores y recursos para las investigaciones, los desarrollos tecnológicos e innovaciones, conforme a las prioridades establecidas y al cierre de ciclo necesario, para lograr el impacto esperado en el desarrollo sostenible de la Sociedad Cubana. El mismo permite la planificación, el financiamiento, la ejecución y el control de las prioridades, a través de los Programas Nacionales, Ramales y Territoriales de Ciencia e Innovación, así como de los Proyectos No Asociados a Programas, los Proyectos Institucionales e Internacionales CONTROL DE LOS PROCEDIMIENTOS DEL MANUAL El Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente y el MINSAP en sus correspondientes instancias, son responsables de controlar la implantación y el adecuado cumplimiento de los procedimientos contenidos en el presente Manual. 7

9 Procedimiento 01 ESTRUCTURA FUNCIONAL PARA LA EJECUCIÓN DE LOS PROGRAMAS Y PROYECTOS 1.0. Propósito Definir la responsabilidad, autoridad y funciones de las diferentes unidades estructurales del Sistema de Programas y Proyectos 2.0. Responsabilidad y autoridad La responsabilidad y autoridad de las diferentes unidades estructurales que participan en la organización, diseño, planificación, financiamiento, ejecución y control de los programas y proyectos se enuncian en el punto 3.0 del presente procedimiento. En los procedimientos restantes se detallan estas responsabilidades de acuerdo con el proceso específico de que se trate Descripción de actividades 3.1. Estructura organizativa: El Sistema de Programas y Proyectos de Ciencia e Innovación se estructura con los factores siguientes: a) El Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente como organismo rector de toda la actividad de Ciencia e Innovación. b) Los niveles de dirección del Sistema. c) Las entidades que gestionan programas y proyectos. d) Las entidades que financian programas y proyectos. e) Los equipos de dirección de los programas. f) Las entidades ejecutoras de los proyectos. g) Los jefes de proyecto. h) Los clientes, usuarios y beneficiarios Aprobación de la entidad que gestiona un Programa o un proyecto y designación del Equipo de Dirección del Programa y del Jefe de Proyecto en el Ministerio de Salud Pública: La entidad que gestiona el Programa, o el Proyecto No Asociado a Programa, se designa por Resolución del Ministro de Salud Pública a propuestas de la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP, una vez acreditada su capacidad para garantizar el adecuado funcionamiento del programa o el proyecto que gestionará. 8

10 El Jefe de Programa, el Secretario y el Grupo de Expertos del Programa se designan por Resolución del Ministro de Salud Pública a propuestas de la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP antes de la Convocatoria Inicial a la presentación de proyectos, previa consulta con las instituciones en las que laboran los designados, las cuales deben garantizar la participación de éstos en las actividades El Jefe de Proyecto se designa por Resolución del Director de la Entidad Ejecutora Principal una vez que sea aprobado el mismo. Si por fuerza mayor es necesario cambiar al Jefe de Proyecto, se hará una nueva Resolución y se enviará copia de la misma a la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP Las autoridades que designan a los Jefes de Programas, Secretarios, Grupos de Expertos y Jefes de Proyecto son las facultadas para su revocación en el ejercicio de tales funciones, cuando se estime procedente. La nueva designación deberá ser informada a quienes corresponda Estructura funcional: El Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, como rector de la actividad de Ciencia e Innovación Tecnológica, tiene las siguientes responsabilidades: a) Identifica y propone las prioridades nacionales para la Ciencia y la Innovación y aprueba las prioridades de los Órganos y Organismos de la Administración Central del Estado y de los territorios. b) Aprueba los Programas Nacionales, Ramales y Territoriales y los Proyectos No Asociados a Programas. c) Revisa y aprueba el Plan de Ciencia e Innovación Tecnológica de los Órganos y Organismos de la Administración Central del Estado y de los territorios. d) Consolida el Plan de Ciencia e Innovación Tecnológica del país y propone a la Asamblea Nacional del Poder Popular, en colaboración con el Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) y el Ministerio de Economía y Planificación (MEP), el presupuesto para la ejecución de los programas y proyectos que forman parte del Plan Nacional de Ciencia e Innovación. e) Garantiza y controla que se asignen los recursos financieros necesarios para la implementación de los programas y proyectos a partir del presupuesto aprobado para la Ciencia y la Innovación. De ser necesario, solicita al MFP y al MEP la ampliación del presupuesto para nuevas e imprescindibles demandas de investigación e innovación no previstas en el plan. f) Controla el funcionamiento de todo el Sistema de Programas y Proyectos. 9

11 La Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública como nivel de dirección principal del Sistema de Salud, además de lo establecido en los puntos 3.2.1, y 3.2.4, tiene las siguientes responsabilidades: a) Orienta y evalúa el diseño de los programas y lo presenta al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente para su aprobación. b) Consolida y elabora el Plan Nacional de Ciencia e Innovación, a partir de los programas y proyectos que gestionan y la información que tributan las entidades que se les subordinan. c) Controla la ejecución del Plan aprobado de Ciencia e Innovación a su nivel y el de las instituciones que se le subordinan. De ser necesario, solicita al CITMA la ampliación del presupuesto para nuevas e imprescindibles demandas no previstas en el plan. d) Firman los contratos con las Entidades Ejecutoras Principales de los proyectos. e) Facilita, de ser necesario, la tramitación de recursos financieros en moneda libremente convertible otorgados por entidades u organismos interesados en la ejecución de proyectos específicos. f) Controla la ejecución de los programas y los proyectos que gestiona. g) Efectúa la compatibilización con los intereses de la Defensa de los Programas y de los Proyectos Ramales de las entidades que se le subordinan que así se requieran. h) Evalúa el Informe anual de resultados de los Programas y Proyectos Ramales e informa al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente. i) Promueve que se ejecuten las acciones necesarias para la protección legal de los resultados en las diferentes modalidades de la propiedad intelectual y de conformidad con las legislaciones vigentes en Cuba y en el extranjero. j) Ejecuta acciones para la introducción, extensión y generalización de los resultados de los programas y proyectos que dirige. k) Evalúa el impacto de los programas luego de introducidos sus resultados Las Vicerrectorías y Vicedecanatos de Investigaciones de los CEMS y las Subdirecciones de Docencia e Investigación de las Sedes Universitarias Municipales (SUM) como niveles de dirección del sistema en Salud, tienen las siguientes responsabilidades: a) Consolidan y elaboran el Plan de Ciencia e Innovación Tecnológica a su nivel, a partir de los programas y proyectos que gestionan y la información que tributan las entidades que se les subordinan. b) Controlan la ejecución del Plan aprobado de Ciencia e Innovación a su nivel y el de las instituciones que se le subordinan. De ser necesario, solicitan al CITMA, por las vías establecidas, la ampliación del presupuesto para nuevas e imprescindibles demandas no previstas en el plan. c) Solicitan, de ser necesario, la tramitación de recursos financieros en moneda libremente convertible otorgados por entidades u organismos interesados en la ejecución de proyectos específicos. 10

12 d) Controlan la ejecución de los proyectos que gestionan. e) Efectúan la compatibilización con los intereses de la Defensa de los Proyectos Institucionales de las entidades que se le subordinan que así se requieran. f) Evalúan el Informe anual de los resultados de los proyectos e informan a la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública. g) Promueven que se ejecuten las acciones necesarias para la protección legal de los resultados en las diferentes modalidades de la propiedad intelectual y de conformidad con las legislaciones vigentes en Cuba y en el extranjero. h) Ejecutan acciones para la introducción, extensión y generalización de los resultados de los proyectos que dirigen. i) Evalúan el impacto de los proyectos luego de introducidos sus resultados Las entidades que gestionan los programas tienen las siguientes responsabilidades: a) Dirigen y orientan los procesos de convocatoria, evaluación, selección y conciliación de los proyectos a incorporar a los programas, de conjunto con el equipo de dirección de los Programas. b) Organizan y tramitan, a través de la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública, la compatibilización de los programas con los intereses de la defensa. c) Proponen a la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública los Grupos de Expertos de los Programas que gestionan. d) Proponen a la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública, la carpeta anual de proyectos a integrar los programas y los proyectos no asociados a programa. e) Elaboran los presupuestos de los programas y supervisan su ejecución. f) Controlan el cumplimiento de las obligaciones que asumen las entidades ejecutoras de los proyectos y los clientes. g) Custodian el Expediente de Programa. h) Informan periódicamente a la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública acerca del estado de ejecución de los programas y proyectos que gestionan y sus resultados. i) Certifican los resultados y proyectos. j) Notifican a las entidades que financian y a las entidades ejecutoras, cuando existan irregularidades que conlleven a la suspensión del financiamiento de los proyectos Las entidades que gestionan los proyectos tienen las siguientes responsabilidades: a) Participan de los procesos de convocatoria y conciliación de los Proyectos Ramales, de conjunto con sus Consejos Científicos, Comités de Ética de la Investigación en Salud y el equipo de dirección de los Programas. 11

13 b) Controlan la existencia de un 2º Jefe en cada Proyecto para garantizar la continuidad al mismo ante la ausencia del autor principal y así evitar su cancelación. c) Organizan y tramitan la compatibilización de sus proyectos con los intereses de la defensa. d) Proponen a la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública su carpeta anual de proyectos ramales e institucionales y los proyectos no asociados a programas ramales. e) Firman los contratos de los proyectos ramales y proyectos no asociados a programas ramales con la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública. f) Elaboran los presupuestos de sus proyectos y supervisan su ejecución. g) Controlan el cumplimiento de las obligaciones contraídas como Entidades Ejecutoras Principales de los Proyectos y los clientes. h) Informan semestralmente a la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública acerca del estado de ejecución de los proyectos que gestionan y sus resultados. i) Certifican los resultados y proyectos. j) Notifican a las entidades que financian y a las entidades ejecutoras, cuando existan irregularidades que conlleven a la suspensión del financiamiento de los proyectos Las entidades que financian programas y proyectos (Oficinas Municipales de Administración Tributaria, Direcciones que atienden la Ciencia y la Innovación en los Órganos y Organismos de la Administración Central del Estado, Delegaciones Territoriales del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, y otras) tienen las siguientes responsabilidades: a) Garantizar el financiamiento a los programas y proyectos una vez aprobado el presupuesto. b) Suspender el financiamiento a los proyectos, cuando reciban la solicitud por parte de las entidades que gestionan programas y proyectos El Equipo de Dirección del Programa en el Ministerio de Salud Pública tiene las responsabilidades siguientes: a) Participa en la convocatoria del programa. b) Selecciona los proyectos a integrar la carpeta del programa, a partir de la evaluación realizada por expertos. c) Controla y evalúa la ejecución de los proyectos, en particular la calidad, novedad y pertinencia de los resultados y la utilización del financiamiento otorgado a los proyectos, tanto en moneda libremente convertible como en moneda nacional, designando equipos de inspectores que visitan las entidades ejecutoras principales bajo la dirección de la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública. 12

14 d) Controla la existencia de un 2º Jefe en cada Proyecto para garantizar la continuidad al mismo ante la ausencia del autor principal y así evitar su cancelación. e) Determina la detención, cancelación o modificación de los proyectos. f) Propone vías y métodos para la introducción, extensión y generalización de los resultados y las soluciones alcanzadas. g) Vela porque la información inherente a resultados con posible valor comercial sea tratada con la precaución y la protección que exige la legislación vigente. h) Elabora los informes sobre la ejecución del programa El Jefe de Programa en el Ministerio de Salud Pública, además de sus responsabilidades como integrante del Equipo de Dirección del Programa, tiene las siguientes: a) Garantiza la coherencia de los proyectos que conforman el programa, así como la estrategia a seguir para el cumplimiento de sus objetivos y su correspondencia con las prioridades identificadas en las Proyecciones de la Salud Pública Cubana hasta el b) Evalúa la calidad y completamiento del Expediente Único de Programa. c) Garantiza el ejercicio del libre debate, cuidando el rigor científico, en todas las actividades que realiza el Equipo de Dirección del Programa. d) Garantiza, apoyado por el Grupo de Expertos, propuestas de proyectos de innovación o acciones de generalización, que contribuyan a la introducción exitosa de los resultados del Programa que dirige. e) Recomienda las prioridades para la formación de los recursos humanos, las nuevas investigaciones y la colaboración internacional, así como las acciones necesarias para su materialización El Secretario de Programa en el Ministerio de Salud Pública, además de sus responsabilidades como integrante del Equipo de Dirección del Programa, tiene las siguientes: a) Organiza las reuniones del Equipo de Dirección del Programa. b) Garantiza el cumplimiento de las disposiciones establecidas para la selección, ejecución y control de los programas y proyectos. c) Garantiza la integración de los resultados, apoyado por el Grupo de Expertos. d) Mantiene actualizado el Sistema de Información establecido para los Programas. e) Informa oficialmente a los centros de los dictámenes de aprobación de los proyectos y convoca a la conciliación de los mismos. f) Orienta la elaboración del contrato del proyecto y lo revisa de conjunto con el especialista económico y el asesor jurídico. g) Informa por escrito a los ejecutores la opinión del Grupo de Expertos sobre los resultados y el informe final del proyecto. 13

15 h) Informa oficialmente a los centros el estado de ejecución de los proyectos y de las irregularidades que conlleven a la suspensión parcial o total del financiamiento. i) Vela por la gestión de los Jefes de Proyectos. j) Organiza, revisa y controla la documentación e información del Programa. Custodia el Expediente Único de Programa. k) Propone al Financista la suspensión de los pagos previstos, cuando las entidades ejecutoras no cumplan con las obligaciones contraídas para la ejecución de los proyectos. l) Identifica y promueve las acciones de coordinación que requieran la ejecución de los programas y da solución a las dificultades que se presenten. m) Selecciona, en coordinación con el Jefe de Programa, los evaluadores de los resultados y del informe final de los proyectos, así como de los resultados obtenidos por los equipos de inspectores del Programa que visitan las entidades ejecutoras principales bajo la dirección de la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública La Entidad Ejecutora Principal de un Proyecto en el Ministerio de Salud Pública tiene las siguientes responsabilidades: a) Elabora y presenta, una vez aprobado por su Consejo Científico y por su Comité de Ética de la Investigación en Salud, la propuesta de Proyecto en los plazos establecidos en las convocatorias de los programas. b) Controla la existencia de un 2º Jefe en cada Proyecto para garantizar la continuidad al mismo ante la ausencia del autor principal y así evitar su cancelación. c) Concilia el proyecto aprobado y elabora, presenta y firma el contrato. d) Cumple lo establecido para la compatibilización con la Defensa. e) Incluye en el Plan Anual de Ciencia e Innovación el financiamiento para la ejecución de todo tipo de proyecto aprobado, incluido los institucionales, tanto en moneda nacional como en moneda libremente convertible. f) Informa a las entidades participantes en los proyectos el financiamiento que les corresponde, para que éstas lo incluyan en su Presupuesto y en el Plan Anual de Ciencia e Innovación. g) Eleva y concilia el Plan con la Dirección de Ciencia y Técnica del Ministerio de Salud Pública. Reajusta el plan al presupuesto aprobado para el año en curso. h) Abre un centro de costo para cada proyecto aprobado y registra en el mismo los gastos asociados con su ejecución, controlando la utilización del financiamiento otorgado, tanto en moneda libremente convertible como en moneda nacional. En el caso de las Unidades Municipales de Salud, las Sedes Universitarias Municipales asumirán esta función. 14

16 i) Establece los mecanismos de control para el cumplimiento de los compromisos establecidos entre las instituciones participantes en el proyecto y realiza las subcontrataciones necesarias. j) Efectúa el pago por participación en proyectos en los casos en los que la Ley lo establece. k) Certifica las actividades de los proyectos y envía a las entidades que gestionan programas, y a quien se subordinan, los informes establecidos. l) Evalúa y certifica por medio de su Consejo Científico la calidad de las salidas y resultados de los proyectos. m) Custodia el Expediente Único de Proyecto. n) Evalúa la gestión del Jefe del Proyecto y del equipo que lo conforma. o) Analiza y define la estrategia de protección legal de los resultados que puedan tener valor comercial. Establece, en los casos en que proceda, Acuerdos de Confidencialidad sobre las informaciones, datos y conocimientos que sean importantes con todas las instancias que puedan tener acceso a estas informaciones. p) Propone acciones para la introducción, extensión y generalización de los resultados, según estudios de factibilidad técnico económica realizados El Jefe de Proyecto en el Ministerio de Salud Pública tiene las responsabilidades siguientes: a) Garantiza el cumplimiento de los objetivos del proyecto. b) Prevé la existencia de un 2º Jefe en su Proyecto para garantizar la continuidad al mismo ante su ausencia prolongada y así evitar su cancelación. c) Coordina el trabajo de los participantes en el proyecto y controla el cumplimiento de las etapas. d) Garantiza la máxima calidad científico-técnica y rigor de los resultados del proyecto y propone el grado de protección legal que éstos requieren. e) Presenta los resultados, los informes de etapa e informe final del proyecto en el Órgano Científico de la Entidad Ejecutora Principal, Comité de Ética de la Investigación y en el Grupo de Expertos. f) Responde por la elaboración de los informes de etapa y del informe final del proyecto. g) Brinda las informaciones establecidas en el cronograma de ejecución del proyecto o cuantas otras le sean requeridas por las autoridades facultadas para ello. h) Elabora, ajusta y controla la utilización de los recursos asignados tanto en moneda libremente convertible como en moneda nacional, de conjunto con el área económica de la Entidad Ejecutora Principal del Proyecto. i) Conforma y mantiene actualizado el Expediente Único del Proyecto El cliente de los proyectos está obligado a cumplir los compromisos contractuales que adquiere con la firma del contrato. 15

17 4.0. Documentación útil para la ejecución del procedimiento a) Ley Nº 41 de la Salud Pública de 13 de julio de 1983 de la Asamblea Nacional del Poder Popular. b) Reglamento de la Ley de la Salud Pública del Consejo de Ministros, c) Decreto Ley Nº 190 de 28 de enero de 1999 del Consejo de Estado sobre La Seguridad Biológica. d) Instrucción VADI Nº 4/2000 del MINSAP: Establece las normas éticas establecidas para las investigaciones básicas, clínicas y sociales en el SNS. e) Resolución Nº 110/2004 del MINSAP: Establece nuevas disposiciones con la finalidad de controlar la actividad de investigación científica, así como la innovación y los servicios científico-técnicos de alto valor agregado que se practiquen en el Sistema Nacional de Salud. f) Resolución Nº 132/2004 del MINSAP: Establece la necesidad de adoptar medidas dirigidas a controlar el movimiento transfronterizo de las muestras de material biológico. g) Resolución Conjunta CITMA-MINSAP/2002: Establece disposiciones especiales que regulan los proyectos de investigación relacionados con el genoma humano y con el movimiento transfronterizo de muestras de material biológico. h) Resolución Nº 219/2007 del MINSAP: Establece las normas éticas para la protección de la información genética de ciudadanos cubanos que participan en investigaciones. i) Indicaciones VADI Nº 40/2004 del MINSAP: Establece que toda investigación o estudio relacionados tanto con el tema Genética Médica como todas las investigaciones o estudios en cualquier temática a desarrollarse con población infantil o adolescentes matriculados en instituciones del MINED deberán ser presentadas en forma de proyecto científico-técnico; y la aprobación inicial de los Proyectos de Genética Médica por el Centro Provincial de Genética Médica. j) Indicaciones VADI Nº 30/2007 del MINSAP: Establece la Reunión de la Comisión Nacional de Jefes de Programas Ramales Científico Técnicos del MINSAP. k) Indicaciones VADI Nº 31/2007 del MINSAP: Establece la Reunión de la Comisión Nacional para Proyectos de Investigación con Colaboración Internacional relacionados con la Genética Médica y el Movimiento Transfronterizo de Muestras de Material Biológico del Ministerio de Salud Pública. l) Indicaciones VADI Nº 77/2007 del MINSAP: Establece la actualización llevada a cabo en los Programas Ramales Científico Técnicos de la Salud y tras su ajuste a las nuevas Proyecciones de la Salud Pública Cubana hasta el 2015 designar sus respectivos Centros Rectores, Jefes, Secretarios y Expertos. 16

18 Procedimiento 02 DISEÑO, APROBACIÓN, CONVOCATORIA Y CONFORMACIÓN DE LA CARPETA DE PROYECTOS DE UN PROGRAMA 1.0. Propósito Garantizar una eficiente definición, diseño, aprobación y convocatoria de un programa así como la selección y contratación de los proyectos que lo conforman Responsabilidad y autoridad 2.1. Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite , inciso b) Dirección de Ciencia y Técnica en el Ministerio de Salud Pública: Es el Nivel de Dirección Principal del Sistema y, como tal, responsable máximo del proceso en el SNS. Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite , incisos a), b) y g) Vicerrectorados y Vicedecanatos de Investigaciones de los CEMS y Subdirecciones de Docencia e Investigación de las Sedes Universitarias Municipales (SUM): Constituyen también Niveles de Dirección del Sistema y, como tales, responsables máximos del proceso en los niveles provincial y municipal del SNS. Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite , incisos a) y e) Entidad que gestiona el programa: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite , incisos a), b), c), d) y g) Entidad que gestiona el proyecto: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite , incisos a), b), c) y d) Equipo de Dirección del Programa: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite , incisos a), b) y d). 17

19 2.7. Jefe de Programa: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite , incisos a), b), c), d) y e) Secretario de Programa: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite , incisos a), b), e) y j) Entidad ejecutora de proyectos: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite , incisos a), b). d) y m) Jefe de Proyecto: Cumple para el propósito de este procedimiento lo establecido en el procedimiento 01, acápite , incisos a), b) e i) Descripción de actividades 3.1. Definición, diseño y aprobación de un nuevo programa o de un proyecto no asociado a programa: La definición y diseño de un programa es responsabilidad del máximo nivel del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente para los programas nacionales, de las direcciones que responden por la ciencia y la innovación en los Órganos y Organismos de la Administración Central del Estado para los programas ramales y de las delegaciones territoriales del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente para los programas territoriales, acorde a las prioridades definidas y aprobadas para la ciencia y la innovación en cada nivel En el diseño de los programas participan investigadores, profesores, expertos, consejos técnicos asesores, entidades de la producción, funcionarios, autoridades del sector, posibles clientes, usuarios y beneficiarios de los resultados, polos científicos, entre otros Para el diseño de los programas se emplea la Ficha de Programa, la cual contiene, al menos, los elementos siguientes: a) Denominación: Nombre del programa, en forma breve y precisa. b) Fundamentación: Problemas principales que originan la propuesta del programa. c) Objetivo general: Objetivo estratégico al cual contribuye el programa de manera significativa luego de concluidas sus acciones y aplicados sus resultados, considerado de forma concreta, mediante la cuantificación estimada del cambio que se espera producir en el ámbito científico, económico, político, social, tecnológico, ambiental u otro que se considere. d) Objetivo Específico: Meta a alcanzar que contribuya a la solución integral de los problemas planteados. 18

20 e) Principales resultados: Identificación clara de los principales resultados a obtener. Grado de novedad que se espera de estos. f) Potencial humano y de infraestructura: Caracterización y cuantificación estimada de los recursos humanos y de las entidades que se requieren para la ejecución del programa. g) Presupuesto aproximado: Estimado global de gastos, en moneda nacional y en divisas. (Nota: En caso de programas complejos, cuyo presupuesto global sea complicado estimar, debe reflejarse la cifra aproximada del presupuesto para el primer año de ejecución). h) Propuesta del Jefe, 2º Jefe y Secretario del programa i) Propuesta de la entidad que gestionará el programa j) Plazo de ejecución k) Proyectos: Tipos de proyectos que se prevé ejecutar en el programa (Básicos, desarrollo tecnológico, innovación, capacitación y extensión, y de servicios científicos o técnicos). l) Otros: Información sobre aspectos específicos del programa que se considere procedente dar a conocer Las propuestas de nuevos programas se presentan al Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, luego de compatibilizadas con los intereses de la Defensa. Esta propuesta se hace por el primer nivel de dirección del Organismo de la Administración Central del Estado Los Proyectos No Asociados a Programa se definen y encargan directamente a las entidades ejecutoras por quien es designado de gestionar esta prioridad, al nivel nacional, ramal o territorial Convocatoria: Se realiza una vez aprobado el Programa y designado el Equipo de Dirección Según la categoría del programa, en la Convocatoria participan las direcciones del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente que correspondan, direcciones que responden por la Ciencia y la Innovación en los Órganos y Organismos de la Administración Central del Estado, delegaciones territoriales del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente, el Consejo Superior de Ciencias Sociales, Consejos Provinciales de Ciencias Sociales, Consejos Técnicos Asesores, el Equipo de Dirección del Programa que se convoca, entidades de ciencia e innovación tecnológica, centros de educación superior y entidades del sector productivo y de servicio, con capacidad para dar solución a los problemas y demandas planteados. 19

21 La convocatoria del Programa se efectúa en el primer trimestre del año anterior al inicio de la ejecución de los proyectos. Una vez iniciado el programa se realizan tantas convocatorias y encargos de proyectos como se considere, hasta satisfacer los objetivos del programa. Estas nuevas convocatorias se efectúan habitualmente en el mes de enero, pero en el Ministerio de Salud Pública pueden convocarse en el mes de noviembre anterior y cerrarse en febrero. En el MINSAP, los proyectos ramales presentados por encargo, aprobados y debidamente compatibilizados con los intereses de la Defensa, se presentan en cualquier momento del año La convocatoria da a conocer la Ficha de Programa, requisitos, plazos, cronograma, lugar y la documentación requerida para la presentación de las propuestas de proyecto Conformación de la carpeta de proyectos del programa: Presentación de proyectos Las entidades con capacidad para ejecutar actividades de investigación científica y desarrollo tecnológico, interfase, servicios científico-técnicos y actividades de innovación están en la obligación de responder a la convocatoria de los programas, así como a los encargos de proyectos que les sean encomendados por las entidades que gestionan programas y proyectos Los proyectos internacionales, aprobados por la instancia correspondiente y debidamente compatibilizados con los intereses de la Defensa, se presentan a la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP en cualquier momento del año para su inclusión en el Sistema de Programas y Proyectos. En tales casos, el Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente (a instancias del MINSAP para los proyectos ramales y de la delegación provincial del CITMA para los territoriales) solicita al Ministerio de Finanzas y Precios los fondos financieros para dichos proyectos, siempre que estos no hayan sido incorporados previamente al Plan de Ciencia e Innovación Tecnológica. Todo proyecto internacional debe estar respaldado por un Proyecto Territorial, Ramal o Nacional del Sistema de Programas y Proyectos La presentación de los proyectos se realiza según el Formato de Proyecto (Anexo 1) Se entregan 3 ejemplares en copia dura y un ejemplar en versión electrónica, bien identificado su título electrónico en el disquete o CD El presupuesto global del proyecto, que forma parte del Formato de Proyecto, se elabora por el Jefe de Proyecto de conjunto con el área económica de la Entidad Ejecutora Principal. 20

22 Evaluación, compatibilización, conciliación y aprobación de proyectos ramales y de otras instancias: Las entidades que gestionan programas y proyectos ramales son las máximas responsables de este proceso, según lo establecido en este procedimiento acápites 2.4. y 2.5. En la evaluación y compatibilización de los proyectos ramales participan la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP, el Equipo de Dirección del Programa, la Dirección de Relaciones Internacionales para el caso de los proyectos internacionales, el Centro de Inspección y Control Ambiental, el MINFAR y la Defensa Civil Evaluados y compatibilizados los proyectos ramales, la entidad que gestiona el programa y la entidad ejecutora principal llevan a cabo la conciliación. Se concilian los proyectos nuevos que han sido evaluados y compatibilizados satisfactoriamente con los intereses de la Defensa, así como los proyectos de continuidad, para ajustar sus planes de ejecución. El proceso de conciliación de todos los proyectos culmina en el mes de mayo. En el proceso de conciliación participan la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP, la entidad que gestiona el programa y las entidades que ejecutan los proyectos (área científica, área económica y Jefe de Proyecto) La aprobación de los proyectos ramales se efectúa, mediante dictamen, por la entidad que gestiona el programa con fecha tope del mes de junio. Su objetivo fundamental es definir los proyectos que deben ser incluidos en el Plan de Ciencia e Innovación Tecnológica Los procesos descritos en los tres incisos del acápite deben ser cumplidos en el caso de los proyectos territoriales e institucionales adecuando las instancias e instituciones participantes a las propias del territorio Contratación de proyectos ramales y de otras instancias: La contratación de nuevos proyectos ramales comienza una vez aprobados éstos por las instancias correspondientes y de haberse incluido en el Plan de Ciencia e Innovación Tecnológica (Ver procedimiento 03), lo cual debe concluir en el mes de diciembre del año anterior al inicio de la ejecución del proyecto. El contrato se concerta entre el ejecutor principal, la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP y los clientes de los proyectos, y además entre el ejecutor principal y las otras entidades participantes en el proyecto Los asesores jurídicos de las entidades son los encargados de elaborar el contrato, garantizando que responda a los requerimientos del proyecto. De igual manera deben controlar periódicamente su cumplimiento. 21

23 El contrato contiene las cláusulas obligatorias siguientes: a) Identificación de las partes b) Objeto del contrato c) Obligaciones de las partes d) Condiciones generales e) Firma del contrato El proyecto aprobado y el dictamen que refrenda su aprobación se anexan al contrato La contratación debe realizarse teniendo en cuenta las indicaciones generales para la elaboración de contratos. (Anexo 2) El cumplimiento de los contratos es objeto de control por los niveles de dirección del Sistema de Programas y Proyectos y por las entidades que gestionan programas y proyectos Los procesos descritos en los seis incisos del acápite deben ser cumplidos en el caso de los proyectos territoriales e institucionales adecuando las instancias e instituciones participantes a las propias del territorio Conformación y actualización de la carpeta de programa: Una vez aprobado el presupuesto para la ciencia y la innovación por parte de la Asamblea Nacional del Poder Popular, la máxima dirección del Ministerio de Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente informa a sus delegaciones territoriales, a la Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP y a las entidades que gestionan programas, el presupuesto para cada programa aprobado para el año en curso. Esta información se lleva a cabo a partir del 10 de enero Una vez informado el presupuesto aprobado, las entidades que gestionan programas y proyectos (Dirección de Ciencia y Técnica del MINSAP, Vicerrectorados y Vicedecanatos de Investigaciones de los CEMS y Subdirecciones de Docencia e Investigación de las Sedes Universitarias Municipales) deben modificar, si fuera necesario, el Plan antes del 15 de febrero, efectuando los debidos ajustes presupuestarios a los proyectos y a los contratos, conformándose así la carpeta actualizada del programa y avisando de estas modificaciones a los Jefes de Programas Ramales Documentación útil para la ejecución del procedimiento a) Decreto Ley Nº 262/1999 Reglamento para la compatibilización del desarrollo económico social del país con los intereses de la Defensa de fecha 14 de mayo de

24 b) Los documentos sobre las prioridades de la investigación científica y el desarrollo tecnológico para el trienio. c) Las bases de datos del Sistema de Programas y Proyectos. d) Resolución conjunta CITMA- Ministerio de Finanzas y Precios Nº 1/1996: Pone en vigor las normas para el financiamiento del Sistema de Ciencia e Innovación Tecnológica. e) Resolución Nº 4/1998 de la Agencia de Ciencia y Tecnología del CITMA: Reglamenta la firma de los contratos de los Programas Nacionales Científico Técnicos y de los Proyectos no Asociables a programas, de prioridad nacional. f) Resolución conjunta Nº 1/2005 del Ministerio de Economía y Planificación y el Ministerio de Finanzas y Precios. g) Resolución Nº 2253/2005 del Ministerio de Economía y Planificación Indicaciones para la contratación económica h) Resolución Nº 91/2006 del Ministerio de Finanzas y Precios. i) Resolución Nº 297/2003 del Ministerio de Finanzas y Precios: Establece las Definiciones del Control Interno, el contenido de sus Componentes y sus Normas. j) Resolución Nº 54/1997 del Ministerio de Finanzas y Precios: Dispone que los centros que realicen actividades de Investigación-Desarrollo e Innovación Tecnológica utilicen un coeficiente de gastos indirectos, a fin de considerar aquellos gastos indirectos en que incurre el centro, en la formación de los precios y tarifas propios de la actividad científico-técnica y como tal formará parte de las actas de precios que se confeccionen. k) Norma Complementaria Nº 27 del Sistema Presupuestario del Decreto Ley Nº 192 de la Administración Financiera del Estado, del Ministerio de Finanzas y Precios, que pone en vigor los clasificadores por objetos de gastos y por grupos presupuestarios del Presupuesto del Estado y los Sectores y Ramas de la Ciencia, Tecnología y Medio Ambiente. l) Resolución Nº 265/1996 del Ministerio de Economía y Planificación: Establece con carácter provisional, la Proforma de Contrato Multilateral de Investigación-Desarrollo e Innovación Tecnológica. 23