Tutorial Cuenta de Gastos Mayo 2015

Transcripción

1 Tutorial Cuenta de Gastos Mayo 2015

2 Ingreso

3 Para ingresar a la herramienta se deben considerar los siguientes puntos Tener conexión a WI FI en cualquier dispositivo celular, tableta, PC / MAC / Android / Windows Ingresar al explorador ( preferente Google Chrome) Entrar a e ingresar al portal de acceso O al siguiente link Acceso al sistema con nombre de usuario y contraseña proporcionadas Para asistencia enviar correo electrónico a infomayoly@markimia.com

4 Nosotros ACCESO AL SISTEMA Para ingresar en el sistema deberá colocar su correo electrónico, y la contraseña que se le proporciono con anterioridad en caso de que no recuerde su contraseña usted podrá recuperarla dando clic OLVIDE MI CONTRASEÑA le solicitara su correo electrónico si es un correo valido le enviará su contraseña a su correo. Para asistencia enviar correo electrónico a infomayoly@markimia.com

5 Paso 1 Actualización Perfil

6 Nosotros Menú principal MI PERFIL En este apartado usted podrá completar su perfil y presentar la documentación necesaria que le solicite la empresa.

7 Paso 2 Descarga de facturas electrónicas

8 FACTURAS Para hacer uso del Sistema de Gastos de Mayoly, tendrá que descargar en su equipo las facturas con las que comprobara sus gastos. Recuerde que es necesario que descargue tanto el archivo PDF como el XML.

9 Paso 3 Carga de Gastos

10 Nosotros CUENTA DE GASTOS En este apartado usted podrá ingresar los gastos realizados, y solicitar su reembolso. Ingrese la fecha de la solicitud Si no es deducible de impuestos solo podrá ingresar una foto del recibo que le entregaron. Seleccione que tipo de Gasto va a ingresar. Los gastos vienen agrupados de acuerdo a conceptos aprobados.

11 Nosotros CUENTA DE GASTOS En este apartado usted podrá ingresar los gastos realizados.. Ingrese la fecha de la solicitud Si no es deducible de impuestos ( sin factura XML) solo podrá ingresar una foto del recibo que le entregaron. Una vez que se adjunten los archivos el sistema detectará automáticamente de donde procede la factura y el monto de la factura. Una vez adjuntados el XML y el PDF es importante guardar el gasto para que se registre en el sistema, si se tiene algún otro gasto se puede agregar en el botón de Más Gastos siguiendo el mismo procedimiento.

12 Paso 4 Estado de cuenta

13 Nosotros ESTADO DE CUENTA Aquí encontraremos los gastos que se han registrado, tanto los que ya se aprobaron como los que están pendientes por aprobar. En la carpeta podrán descargar los comprobantes del ciclo seleccionado así como la carátula del mes para envío a revisión a oficinas corporativas Para asistencia enviar correo electrónico a infomayoly@markimia.com

14 Tutorial para Gerentes

15 GERENTES ACCESO AL SISTEMA Para ingresar en el sistema deberá colocar su correo electrónico y su contraseña PERFIL GERENTES Los Gerentes podrán aprobar los gastos de los representantes desde la opción de Autorizar Gastos.

16 Autorización de Gastos

17 Nosotros AUTORIZAR GASTOS Seleccione a la persona que se le autorizaran los gastos, se pueden ordenar las columnas para poder localizar a las personas mas fácilmente. REGISTRO DE GASTOS Podrá ver los gastos que ha presentado el representante se marcaran en verde los que ya han sido autorizados, los grises son los que están pendientes por autorizar, en la parte inferior aparece el balance de los gastos pendientes por autorizar, los gastos autorizados, y los gastos que no fueron autorizados. Los conceptos de los gastos pueden ser modificados.

18 Tutorial Finanzas

19 FINANZAS ACCESO AL SISTEMA Para ingresar en el sistema deberá colocar su correo electrónico y su contraseña ADMINISTRADOR FINANZAS El administrador podrá registrar los depósitos del mes, sacar reportes y modificar ciertas configuraciones de la aplicación

20 Nosotros CONFIGURACIÓN En esta sección se podrá dar de alta o baja a los representantes, crear ciclos, revisar las cuentas de gastos, los tipos de gastos, se podrán editar y eliminar REPORTES En esta sección se podrá obtener reportes por representante, un reporte general, reporte por tipo de cuenta

21 Nosotros DEPÓSITOS En esta sección se podrán registrar los depósitos del ciclo para los usuarios que ya tienen sus gastos autorizados. Para facilitar este proceso se podrá subir un Excel con los datos requeridos para este proceso. IMPORTANTE Es importante que el Excel, con el que se van a registrar los depósitos, cumplan con ciertas características. Las columnas deben de mantener el orden correspondiente RUTA, NOMBRE, CICLOS, DESCRIPCIÓN, DEPOSITOS, COMENTARIOS

22 Nosotros DEPÓSITOS En esta sección deberá localizar el archivo necesario en su equipo, podrá decidir si actualizará los depósitos, o si los borrara y los cargara nuevamente. Una vez que los registros se han actualizado correctamente se mostraran en la pantalla y quedaran en espera de autorización

23 Tutorial Dirección General

24 DIRECTOR GENERAL ACCESO AL SISTEMA Para ingresar en el sistema deberá colocar su correo electrónico y su contraseña El Director General podrá ingresar sus gastos, autorizar y modificar gastos de los representantes, y autorizar depósitos.

25 Nosotros CONFIGURACIÓN En esta sección se aprobaran o rechazaran los depósitos, pueden ser todos o uno por uno, si es posible, deben colocar algún comentario al respecto Para asistencia enviar correo electrónico a infomayoly@markimia.com

26 Apoyo técnico Para asistencia técnica enviar correo electrónico a: