Christian Aid Introducción a la Rendición de Cuentas Capacitación de 1 o 2 días notas para facilitadores/as El Viaje de José

Transcripción

1 Christian Aid Introducción a la Rendición de Cuentas Capacitación de 1 o 2 días notas para facilitadores/as El Viaje de José 1

2 Bienvenidas/os! La información en esta guía te proveerá de todo lo que necesitas para facilitar una capacitación introductoria sobre la rendición de cuentas y el Estándar HAP de los Asociados para la Rendición de Cuenta Humanitaria (Humanitarian Accountability Partnership), sobre 1 o 2 días, para el personal de CA y /o sus contrapartes. La historia está basada en la figura de José, un Director de una ONG nacional. El es un personaje completamente ficticio, aunque la mayoría del personal de CA y sus contrapartes podrá identificarse con muchas de las situaciones en las que él se encuentra. Para poder facilitar la capacitación necesitarás: Las notas para facilitadores La presentación PowerPoint (puede ser que quieras adaptar las diapositivas según tu contexto) y el acceso a un proyector para PowerPoint Los materiales didácticos para la capacitación incluidos en los anexos a este documento Masking tape fuerte u otro material para pegar papeles a la pared Papel de colores, notitas amarillas (estilo post-it) papelógrafo u rotafolios, marcadores y tijeras Folletos sobre el Estándar HAP Copias de las Guías de CA sobre compartir información, sobre la participación y sobre el manejo de quejas. PARA QUÉ? El propósito de esta capacitación es introducir a las y los participantes el concepto de rendición de cuentas a las comunidades y la base del Estándar HAP de forma sencilla, práctica y divertida. QUIÉNES? Como recomendación, enfatizamos que funcionen mejor las capacitaciones cuando haya una mezcla de personal y contrapartes de CA. Se puede usar esta capacitación simplemente como una introducción al tema de rendición de cuentas por sí sola, o como el inicio de un proceso de autoevaluación o de contrapartes o de un programa de país de CA. Hay materiales o guías disponibles para las autoevaluaciones en el intranet o a través del contacto con nosotros para esto u otros tipos de apoyo. Nos gustaría subrayar que esta capacitación es apropiada para todas nuestras relaciones de contraparte de desarrollo, emergencias e incidencia política entonces favor no te dejes disuadir por la H en HAP! CÓMO? A través de esta guía hemos intentado ofrecer un rango de opciones de las cuales puedes seleccionar según el tiempo disponible en cada caso. Verás que las opciones son marcadas claramente para capacitaciones de un día o dos días. Favor siéntete libre para adaptar o cambiar cualquier elemento de esta capacitación en acorde con tu contexto particular (por ejemplo, podría ser que quieres cambiar el nombre de José!) Esta guía es genérica y tus participantes se identificarán más con ella si sienten familiaridad con el contexto y contenido. Saludos calurosos, Janaki Kuhanendran Juliet Parker Natalie Dale 2

3 Resumen de estructura y sugerencias de tiempo Sección Historia y actividades 1 día Historia y actividades 2 días Antecedentes 30 m 30 m Introducir participantes, logística, orden y limpieza, antecedentes amplios del desarrollo de HAP, y enfatizar que la ONG de José es ficticia Introduce participantes, logística, orden y limpieza, antecedentes amplios del desarrollo de HAP, y enfatizar que la ONG de José es ficticia Introducción Marcos para la rendición de cuentas Compartir información Participación 60 m Historia: introducir José y su ONG Juego de roles Arregle mi carro (Anexo 1) Preguntas para la discusión sobre Arregle mi carro Introducir HAP 30 m Historia: José reflexiona sobre la aclaración de compromisos Ejercicio para construir el marco para la rendición de cuentas de AID4U Introducir documentos clave (Anexo 3) 60 m Historia: José lleva su marco para la rendición de cuentas a la comunidad Ejercicio de estudio de casos para ver prácticas de compartir información (Anexo 4) Introducir documentos clave 60 m Historia: José conoce a Sr Comité Ejercicio para explorar las barreras a la participación para distintos grupos vulnerables Preguntas para la discusión Introducir documentos clave 60 m Historia: introducir José y su ONG Juego de roles Arregle mi carro (Anexo 1) Preguntas para la discusión sobre Arregle mi carro Ejercicio NNUU sobre los derechos del consumidor (Anexo 2) Introducir HAP 60 m Historia: José reflexiona sobre la aclaración de compromisos Ejercicio para construir el marco para la rendición de cuentas de AID4U Introducir documentos clave (Anexo 3) 90 m Historia: José lleva su marco para la rendición de cuentas a la comunidad (opcional Anexo 4) Ejercicio de estudio de casos para ver prácticas de compartir información (Anexo 5) Ejercicio para desarrollar una estrategia de información Introducir documentos clave 60 m Historia: José conoce a Sr Comité Ejercicio para explorar las barreras a la participación para distintos grupos vulnerables Preguntas para la discusión Introducir documentos clave 15 m Evaluación del día 1 30 m Revisión del día 1 Retroalimentacion 60 m 120 m 3

4 Competencia del Personal y niveles de compromiso Aprendizaje Revisión Conclusiones Historia: no funciona el internet de José Discusión sobre las barreras para la queja Historia: Sr Comité dice que no se quejan pero después oye a las mujeres en la fuente de agua Discusión: mecanismos para las quejas de la comunidad Introducir documentos clave 30 m Historia: José introduce la iniciativa sobre la rendición de cuentas al personal Discusión: cómo manejar los niveles de compromiso y cómo hacer que el personal interlocutor con la comunidad es aprovechado como recurso 30 m Historia: José piensa sobre su día, reflexiona sobre lo aprendido Discusión: la calidad de nuestros sistemas de M y E es suficiente? Ejercicio para la autoevaluación contra puntos de referencia (Anexo 7) 30 m Recapitulación del Viaje de José y sus aprendizajes clave Regresar a la diapositiva Al final de hoy Información opcional sobre el involucramiento de CA con HAP y nuestros planes para su desarrollo en el país Preguntas Historia: no funciona el internet de José Discusión sobre las barreras para la queja Historia: Sr Comité dice que no se quejan pero después oye a las mujeres en la fuente de agua Estudios de caso ( qué es una queja?) (30 m) Pasos para desarrollar un sistema de manejo de quejas (45 m) Discusión: mecanismos para las quejas de la comunidad (15 m) Introducir documentos clave 30 m Historia: José introduce la iniciativa sobre la rendición de cuentas al personal Discusión: cómo manejar los niveles de compromiso y cómo hacer que el personal interlocutor con la comunidad es aprovechado como recurso Ejercicio del Código de conducta (pendiente) 90 m Historia: José piensa sobre su día, reflexiona sobre lo aprendido Discusión: la calidad de nuestros sistemas de M y E es suficiente? Ejercicio para la autoevaluación contra puntos de referencia (Anexo 8) 75 m Ejercicio de revisión para ver lo que han aprendido las/los participantes y lo que todavía son desafíos 30 m Recapitulación del Viaje de José y sus aprendizajes claves Regresar a la diapositiva Al final de hoy Información opcional sobre el involucramiento de CA con HAP y nuestros planes para su desarrollo en el país Preguntas 4

5 10 m Evaluación 10 m Evaluación 5

6 Introducciones Introducirse y pedir a las/los participantes que se introduzcan Logística, orden y limpieza, reglas básicas (qué hacer y qué no hacer) durante el taller Teléfono celulares apagados Alguien necesitará irse del taller en algún momento? Cuál es la palabra más apropiada para describir a las personas que queremos apoyar? Beneficiario/as? Comunidades? Participantes? Asegurar que las personas se sientan cómodas. Christian Aid tiene el compromiso de rendir cuentas a todas sus contrapartes y grupos de interés. Como parte de esto, nos integramos como miembro certificado de HAP (Asociados para la Rendición de Cuentas Humanitarias) y nos comprometimos a llevar a cabo un plan de mejoras para fortalecer nuestra rendición de cuentas. Como parte de esto estamos realizando capacitaciones sobre la rendición de cuentas para incrementar el entendimiento de este tema entre el personal y nuestras contrapartes. Al final del día de hoy deberías Vamos a trabajar a través de una serie de ejercicios durante el día que te van a introducir al Estándar HAP y algunos de los debate clave sobre la rendición de cuentas. Donde esta capacitación forme parte de un proceso de desarrollo a nivel de país, se informa a las y los participantes que esta capacitación es el inicio de un proceso en que la oficina del país evaluará su rendición de cuentas frente a los grupos y personas clave con intereses en juego, además de identificar formas para mejorar y fortalecer sus prácticas. Vamos a revisar este proceso en más detalle al final de la capacitación cuando las cosas estén más claras 6

7 Introduciendo a José y su ONG Historia: Nuestro día hoy se basa en el viaje de José un hombre al cual muchos de ustedes habrán conocido antes. Déjenme presentar a José para que descubran un poco sobre él Se imprime la diapositiva arribe y se pega en la pared pegajosa. Se escriben estas palabras en tarjetas de colores y se usan para ilustrar la presentación de José (se usa un color distinto para cada grupo de palabras). DIRECTOR AGRICULTURA 3 DONANTES ONGI AID4U MEDIOS DE VIDA EL DINERO ESTÁ ESCASO NACIONAL VIH MEDIO GÉNERO BUEN TIPO! Antecedentes de José José es el Director de Assistance in Development for You - AID4U (Ayuda en el Desarrollo para Usted) una organización nacional conocida en el ambiente de las ONGs José trabajó para una ONG internacional después de salir de la universidad, pero se frustró con su enfoque un tamaño para todo y la distancia entre ellos y las comunidades, entonces decidió comenzar su propia ONG enraizada en el trabajo comunitario Antecedentes organizacionales Él ha estado dirigiéndolo durante 20 años AID4U es una ONG mediana con 4 gerentes, 25 personas del personal del proyecto, 30 voluntarios en el campo. Sus áreas clave a nivel programático son: medios de vida, agricultura, con un poco de VIH y género tirado en la mezcla Financiado por 3 donantes/ong Internacionales con las cuales tienen una buena relación Situación actual El dinero está escaso en este momento hay mucha competencia con otras ONGs y debido a la recesión global actual, todo el mundo tiene que cortar costos y los financiamientos se están poniendo más competitivos. La energía y la innovación parecen ser bajas en este momento desde hace bastante tiempo AID4U parece estar haciendo las mismas actividades con las mismas comunidades. El personal reconoce esto, pero no está tan seguro sobre qué es lo que deberían hacer frente a esto. José es básicamente un buen tipo que quiere hacer una diferencia en su comunidad. Sus reflexiones son honestas, aunque a veces un poco ingenuas. 7

8 Los conceptos de Rendición de Cuentas y de Calidad Aquí comienza la historia José ha estado con problemas con su carro recientemente. Hace un par de días oyó algunos ruidos extraños y notó que salía humo del tubo de escape, entonces lo llevó inmediatamente al único mecánico en la zona. José ha recibido un mensaje del mecánico pidiendo que vaya al taller, entonces pasa esta mañana en camino al trabajo Ejercicio: Reparar mi carro Objetivo: Introducir el concepto de la rendición de cuentas Materiales: Hojas para juegos de roles (Anexo 1) Persuadir a las/los voluntarias/os que sean lo más dramático/a y teatral posible! El juego de roles no tiene que hacerse con palabras exactas, entonces no hay necesidad de leer de la hoja. Puedes pedir que dos personas voluntarias se pongan frente al resto de participantes para actuar en el juego de roles. O puedes pedir a todas las personas participantes que hagan el juego de roles en pareja. Ambos métodos funcionan bien. Juego de roles - preguntas para la discusión: Facilitador/a: Se pide a las/los participantes que platiquen en pareja y después canalicen sus respuestas al grupo: 1. Cómo creen que se siente José en este momento? Por qué? - Engañado - Enojado (el mecánico tenía el poder) - Indefenso - Explotado - Desempoderado - Irritado - Mi culpa por la mala comunicación - Debería haber hecho un acuerdo antes - Abuso de confianza - No tiene como quejarse 2. Cómo creen que se siente el mecánico? - Satisfecho (con la calidad de su trabajo) - Apenado - Inculpable - Culpable Note: las personas participantes podrían tener desacuerdos sobre si el mecánico debería o no sentir culpas o no por sus acciones. Esto podría conllevar a una buena discusión sobre los compromisos y donde ubicar las responsabilidades. 8

9 3. Qué pensamos que significa la Rendición de Cuentas? Se pide al grupo hacer una lluvia de ideas rápida, gritando lo que significa Rendición de Cuentas. Se escriben las palabras generadas en un papelógrafo o rotafolio. Es probable que incluya palabras como: transparencia, responsabilidad, confianza, relaciones, poder. Una definición de Rendición de Cuentas (de HAP) es el uso responsable del poder. Esto significa: Tomar en cuenta las necesidades de beneficiarias/os meta cuando se toman las decisiones que les van a afectar Rendir cuentas a beneficiarias/os y otros, explicando las decisiones y las acciones Tener que responsabilizarse por.beneficiarias/os y otros proveyendo canales para que las quejas y preocupaciones (relacionadas a las decisiones y acciones tomadas) puedan ser oídas y las personas recibir respuestas. OPTATIVO: Proveer a las y los participantes de copias de la lista de las NNUU de los derechos del consumidor (Anexo 2). Cuáles son los derechos que crees con los que no han sido cumplidos? En la discusión, trazar paralelos entre la lista de los derechos y la definición de la rendición de cuentas) Ej.: el derecho a estar informado/a que te rindan cuentas... Estas preguntas son optativas, según el tiempo y el entusiasmo! 4. Cuál consideras es la relación entre calidad, rendición de cuentas y la responsabilidad? Las distintas personas tienen definiciones distintas de la calidad de servicios. Consideras que el costo afecta la sensación de calidad? Qué quiere decir calidad? La calidad puede definirse como apropiado para el/la usuario/a? La palabra importante aquí es la palabra usuaria/o y sus circunstancias, necesidades y limitantes (tiempo, dinero, energía) todos deben ser tomados en cuenta. Los estándares nos ayuda para hacer acuerdos sobre la calidad mínima que debería buscar lograr. Puedes tener una excelente calidad de servicio, pero que no sea necesariamente lo que la persona quiere o necesita. Por lo tanto no sería responsable ni sujeto a una rendición de cuentas; los tres elementos no son intercambiables. La rendición de cuentas es un proceso de doble vía involucra la responsabilidad desde todas las partes 5. Cualquiera de las partes esta vez podrían haber actuado de otra forma para evitar esta situación? Es probable que esta discusión se enfoque en la necesidad de compromisos/ expectativas y responsabilidades claras. José podría haber llamado al mecánico para averiguar cómo iba el proceso de reparación. José podría haber sido más claro en su deseo de ser consultado sobre las opciones de la reparación del carro antes que el mecánico actuara. El mecánico hubiera explicado claramente lo que iba a hacer y cuáles eran los costos. Así, José podría haber decidido sobre si quería contratar a ese mecánico y el servicio que podría esperar de él. El mecánico debería tener una forma de compensar a las personas clientes insatisfechos/as y hacerles conscientes de esto desde un inicio. 9

10 6. Cuáles eran las responsabilidades (los compromisos) del mecánico hacia sus clientes? Anoten estos en el papelógrafo o rotafolios. Las respuestas podrían incluir: Transparencia (en el proceso de decidir cómo reparar el carro, los costos involucrados etc.) Consulta (mecánico hubiera consultado a José antes de comprar repuestos) Calidad de trabajo completado, tiempo mínimo garantizado El derecho a preguntar y cuestionar el trabajo si está insatisfecho Estándares profesionales 7. Cuáles son las similitudes entre el trabajo del mecánico y nuestro trabajo? Tenemos un monopolio en la provisión de servicios en la zona? Consultamos con suficiente frecuencia a nuestros clientes? Compartimos suficiente información sobre lo que planeamos hacer? Les damos elecciones? Dejamos que ellos/as se quejen si no les gusta nuestro trabajo? Qué sucede si encontramos que alguien no esté contento/a con nuestro trabajo? Los/las clientes consiguen lo que realmente quieren y necesitan? Notas para la discusión: Se utiliza la conversación para construir la motivación de las personas frente a la importancia de rendir cuentas. Las ONGs han estado involucradas en esto durante mucho tiempo, pero todavía metemos la pata. Se inicia la discusión con un par de ejemplos de proyectos recientes de CA que salieron mal y después se pide a las/los participantes que comparten sus propias experiencias: Pueden darnos algunos ejemplos de la falta de rendición de cuentas que has visto? Aquí hay algunos ejemplos de Christian Aid. Ej. : CA trabajo sobre medios de vida en Bangladesh, 2007 Sin ninguna consulta con las personas receptoras, ni análisis de mercado o lazo con el PVCA más allá de expresar el empleo como necesidad, una organización contraparte entregó 30 máquinas de coser a una aldea con 81 familias. La contraparte tenía una idea que las fábricas de ropa en el distrito podrían contratar a la gente de la aldea para hacer la producción masiva pero no se había facilitado ningún lazo. Aún cuando existía una oportunidad de mercado, la aldea probablemente hubiera perdido frente a la competencia de talleres de costura de los hombres en la zona, con un mejor acceso a redes de comunicación y transporte. Las mujeres dijeron que hubieran preferido recibir cabros que máquinas de coser. Ej. : medios de vida de ONGs en Sri Lanka, 2005 Sri Lanka fue afectado por el Tsunami asiático en Diciembre del La parte oriental de la Isla sostuvo daños severos, especialmente en cuanto a los medios de vida. La pesca fue una forma popular de generar ingresos. Las ONGs sin consultar decidieron abastecer a las comunidades de barcos. No hubo o solo hubo poca consulta sobre esto. Los resultados fueron terribles. Los barcos fueron distribuidos a absolutamente todo el mundo, hasta a mujeres ancianas que nunca han salido a la laguna. El diseño de los barcos no era el acostumbrado de los pescadores locales, entonces tuvieron que modificarlo o simplemente no los usaron. El sobre-suministro conllevo a una sobrepesca de la laguna y varios barcos fueron vendidos de forma ilegal! Introduciendo al HAP Se usan estas notas informativas para introducir al HAP y nuestro involucramiento hasta ahora. 10

11 Qué y quiénes es el HAP? La organización internacional: Asociados para la Rendición de Cuentas Humanitarias (Humanitarian Accountability Partnership - HAP) se estableció en Su sede está en Ginebra, pero también tienen una representación regional y despliegues regulares al campo. Su propósito es promover la rendición de cuentas para las personas afectadas por las crisis humanitarias y reconocer aquellas organizaciones que cumplen con Principios para la Rendición de Cuentas del HAP. Es un ente regulatorio internacional voluntario. Por qué llegaron a existir? La rendición de cuentas, como hemos visto anteriormente, se trata del uso responsable del poder. En el trabajo del desarrollo, pero más todavía en el trabajo de emergencia, hay una distribución desigual de poder entre los/las que dan asistencia y los/las que lo reciben. Muchas veces las personas que viven en situaciones de pobreza y las afectadas por las crisis tiene elecciones limitadas, poco poder, un acceso mínimo a la toma de decisiones y pocas oportunidades de dar retroalimentación. Ya hemos visto con estos ejemplos arriba mencionados, que la compasión mal dirigida muchas veces hace más daño que bien. Desafortunadamente, aunque estuviéramos haciendo este trabajo durante décadas ahora, las evaluaciones de las acciones de ONGs (Tsunami, Rwanda) llaman la atención continuamente por las consecuencias dañinas o de despilfarro de las acciones sin consultar con las personas afectadas. La necesidad del estándar El alcance potencial de mal uso del poder como ONGs es excepcional. Normalmente hay muy pocos controles sobre el qué y el cómo se realizan los proyectos y programas. Tampoco hay un sistema regulatorio para monitorear y chequear la calidad de nuestro trabajo. En aras de proveer un enfoque objetivo, consistente u lógico para verificar que las organizaciones integrantes del HAP apliquen y cumplan con los Principios para la Rendición de Cuentas, el HAP desarrolló el Estándar para la Rendición de Cuenta Humanitaria y del Manejo de Calidad del 2007 Este fue el primer estándar internacional humanitario diseñado para evaluar, mejorar y reconocer la rendición de cuentas y la calidad de nuestros programa humanitarios. Hablando desde la práctica, si se puede demostrar el cumplimiento con los requerimientos del Estándar, entonces se ha asegurado la calidad del trabajo. Cómo fue desarrollado? Las Directrices ISO/IEC Parte 2, Reglas para la Estructura y Elaboración de Estándares Internacionales fueron la guía para el proceso de elaboración del Estándar HAP Fue desarrollado a través de una consulta amplia con distintos grupos y personas con intereses en juego incluyendo personas afectadas por las crisis, trabajadores del desarrollo y donantes. Más de 1,900 personas contribuyeron a la versión actualizada del Información sobre los principios y el Estándar El Estándar HAP describe cómo establecer un compromiso con rendición de cuentas y los procesos de entrega de programas de calidad para las personas que los experimentan a primera mano. Hay seis áreas del Estándar: Compartir información, la participación, el manejo de quejas, la definición y entrega de los compromisos, las competencias del personal y la mejora continúa. Se nota que ya estamos haciendo éstas cosas! El Estándar HAP puede aplicarse a todo tipo de organizaciones nacionales e internacionales que asisten a, o actúen por, las personas afectadas o vulnerables frente a los desastres, el 11

12 conflicto, la pobreza u otras crisis, incluyendo las organizaciones con multi-mandatos y las que trabajan con contrapartes. El involucramiento de CA con el HAP hasta la fecha. CA se hizo integrante del HAP en 2006 y fue certificado con el Estándar HAP del Demostramos a través de las auditorías de nuestra certificación que tenemos sistemas adecuados instalados y evidencias de buenas prácticas. HAP, sin embargo, entiende también que no todos los programas alcanzarán al Estándar todavía entonces requiere que entreguemos un plan de mejoras de tres años para mostrar como progresaremos hacia él. Esta capacitación es parte de nuestro plan de mejoras! Hay más detalles sobre esto al final de la capacitación 12

13 MARCOS PARA LA RENDICIÓN DE CUENTAS Historia: José reflexiona sobre la aclaración de los compromisos. Al recoger su carro y sentirse extremadamente enojado y frustrado con todo el suceso, José llega al trabajo muy infeliz. En el momento, José sintió la obligación de aceptar el trabajo y la factura del mecánico, pero ahora siente que hubiera dado voz a su punto de vista con más fuerza. Dina, una gerenta de proyecto, explica que cree que es importante que tome alguna acción. Ella pregunta con cuánta otra gente el mecánico habrá caído en este mismo error. Y cuántos podrían alcanzar a pagar semejante error? José siente con certeza que como un cliente hubiera estado en una posición más fuerte si hubiera sabido algo en primer lugar de los compromisos del mecánico con sus clientes. Discusión: Recapitulación sobre la sesión previa, enfocándose en los compromisos Se guía a las y los participantes para que vuelvan sobre la lista de compromisos que creían debe tomar en cuenta el mecánico. Construir consenso y el entendimiento de la necesidad de definir los compromisos y las expectativas: Tener claridad sobre los compromisos del mecánico, daría a sus clientes una buena idea del tipo de servicio que pueden esperar. La comunicación transparente de estos compromisos significa que ambas partes entendería el acuerdo en que están entrando. Las expectativas ayudarían a ambas partes a responsabilizarse y rendir cuentas mutuamente. Historia: La reflexión de José sobre los compromisos José no puede dejar de conectar su experiencia con el mecánico con las relaciones entre AID4U y las comunidades con las cuales trabaja. Se pregunta si las relaciones son similares, y hasta donde AID4U ha sido relevante y clara como ONG sobre los compromisos que están llevando a cabo, además hasta donde están reflejados en las realidades de su implementación de los proyectos. El decide tomar un enfoque más analítico. Ejercicio: construyendo el marco para la rendición de cuentas de AID4U Objetivo: Introducir el concepto y el propósito de un marco para la rendición de cuentas Materiales: Rotafolios / papelógrafo, papel y lápices, notas adhesivas pequeñas de colores, extracto del marco de CA para la rendición de cuentas (Anexo 3) Cubrimos los marcos para la rendición de cuentas en esta capacitación porque el término se usa con frecuencia en el Estándar HAP y si las contrapartes usen el Estándar como herramienta es importante que entiendan lo que son estos marcos y por qué podrían ser útiles. Tenemos dos versiones disponibles, según el tiempo que hay. 13

14 Versión rápida: Discusión de Plenaria (15 m) Paso 1: Se dice a todas las personas participantes que son empleados/as de AID4U entonces AID4U tendrá los mismo procedimientos y políticas que la propia organización. Se escribe AID4U en el centro de un rotafolios y se invita a las y los participantes a escribir los nombres de las personas y los grupos con intereses en juego con el trabajo de AID4U. Las respuestas podrían incluir: Comunidades, Organizaciones comunitarias, gobiernos locales, ONGs y contrapartes locales, gobierno nacional, donantes, personal, instituciones académicas Paso 2: A través de una votación a mano alzada, se pide a las y los participantes que prioricen a los 4 grupos más importantes o personas con intereses en juego. Paso 3: Se inicia con las comunidades (deberían ser uno de los grupos priorizados). Se escribe comunidades en el centro del papelógrafo o rotafolios. Paso 4: Se pide a las/los participantes que discutan en pareja la definición de los compromisos de AID4U a las comunidades (2-3 minutos). Se pide a las/los participantes que digan a voz alta algunos de los compromisos en que pensaron. Se anota cada compromiso usando una nota adhesiva para cada uno y se pegan alrededor del título comunidades. Comunidades: calidad, deber de diligencia, asistencia basada en necesidades, transparencia, esfera, consultas, el respeto, valor para el dinero, Código de Conducta de la Cruz Roja, información, participación. Paso 5: Ahora, tomando un compromiso a la vez, se pide a las y los participantes que griten adonde pueden encontrar detalles sobre cómo AID4U cumple con cada compromiso. Se escriben estos detalles de la evidencia en notas pequeñas adhesivas por aparte. Las respuestas Versión más larga: con trabajo en equipos pequeños (45 m) Paso 1: Se dice a todas las personas participantes que son empleados/as de AID4U entonces AID4U tendrá los mismo procedimientos y políticas que la propia organización. Se escribe AID4U en el centro de un rotafolios y se invita a las y los participantes a escribir los nombres de las personas y los grupos con intereses en juego con el trabajo de AID4U. Las respuestas podrían incluir: Comunidades, Organizaciones comunitarias, gobiernos locales, ONGs y contrapartes locales, gobierno nacional, donantes, personal, instituciones académicas Paso 2: A través de una votación a mano alzada, se pide a las y los participantes que prioricen a los 4 grupos más importantes o personas con intereses en juego. Paso 3: Se dividen las y los participantes en equipos y se les asigna a cada equipo uno de los grupos con intereses en juego priorizados. Si no hay muchas/os participantes puede ser que se les asignen 2 grupos priorizados. Cada equipo debe escribir el nombre de su grupo priorizado en medio del papelógrafo. Paso 4: Los equipos deben escribir lo que piensan sobre los compromisos de AID4U con el grupo priorizado asignado, usando una notita adhesiva nueva para cada compromiso, y se pegan alrededor del papel. Se permite minutos para esto y se asegura que las/los facilitadores/as se muevan alrededor de los grupos para asegurar que hayan entendido la tarea. Las respuestas posibles incluyen: Comunidades: calidad, deber de diligencia, asistencia basada en necesidades, transparencia, Esfera, consultas, el respeto, valor para el dinero, Código de Conducta de la Cruz Roja, información, participación. Personal: consulta, deber de diligencia, ausencias y permisos, ámbito laboral seguro, progresión en carreras, protección de acoso y violencia, capacitación, la no-discriminación Paso 5: En otro color de las notas adhesivas, se pide a las y los participantes escribir donde pueden encontrar detalles sobre cómo AID4U cumple con cada uno de los compromisos escritos. Se escriben estos detalles de la evidencia y se pone al lado del compromiso. 14

15 posibles podrían incluir: Declaración de la visión, Objetivo global, plan estratégico, manual del personal, políticas/procedimientos de RRHH. Las posibles respuestas pueden incluir: Declaración de la visión, Objetivo global, plan estratégico, manual del personal, políticas/procedimientos de RRHH. Paso 6: Se pide a cada equipo que hable sobre lo que respondieron. Preguntas de las/los Facilitadores a las/los participantes: Qué tan fácil fue el ejercicio? Algunos compromisos son más importantes que otros? Cuáles son los que no se están implementando? Son importantes? Quiénes creen que necesitan saber sobre estos compromisos? Notas para la discusión El ejercicio realizado es el inicio para elaborar un marco para la rendición de cuentas. Han identificado quiénes son sus grupos o personas con intereses en juego, cuáles compromisos tienen con ellos, y qué están haciendo ahora para hacer realidad de estos compromisos. El último paso es trabajar sobre lo que necesitamos hacer para mejorar la implementación de estos compromisos. No todos serán implementados 100% en cada proyecto que hacemos, entonces la idea es hacer un plan sobre cómo van a mejorar estos fundamentado en la línea de base que identificaron (el ahora de lo que están haciendo en este momento). Así como hemos visto con José y el mecánico, delinear los compromisos /responsabilidades/expectativas es importante para asegurar que otras personas sepan lo que pueden esperar de uno. La comunicación tiene una importancia enorme nuestro personal necesita saber lo que se espera de ellos (el personal del campo los implementa, el de gerencia los vigila) y las comunidades saben lo que se puede esperar de la ONG con la cual trabajan. Se pone la diapositiva Entonces? Se introduce el marco de rendición de cuentas de CA para que las y los participantes estén conscientes que CA pasó por un proceso similar y que haya documentado sus compromisos a sus contrapartes clave en este documento, lo que está disponible públicamente. Se distribuye el extracto del marco de rendición de cuentas de CA (Anexo 3) Compromiso de CA con las Contrapartes. Se pide a las contrapartes que lo vean. Es lo que esperaban? CA está cumpliendo con sus compromisos? Se introduce el punto de referencia 1 de HAP PREGUNTAS PARA CHEQUEAR LOS CONOCIMIENTOS Se hace las siguientes preguntas a las y los participantes: 1. Qué es un marco para la rendición de cuentas? Es un documento que establece los compromisos de la organización a sus contrapartes(o grupos con intereses en juego) 2. Por qué es importante tener un marco para la rendición de cuentas? Establece los compromisos de forma clara para que sepamos lo que esperamos de cada quien. 3. Qué contendría un marco para la rendición de cuentas? Se compone de 4 partes básicas: QUIÉN/ES? QUÉ? AHORA? MEJORAR 15

16 COMPARTIR INFORMACIÓN Historia: José lleva su marco para la rendición de cuentas a la comunidad José está realmente emocionado que ha ganado mucha claridad con el proceso de detallar en un marco los compromisos de su organización a las comunidades. Considera que su personal y las comunidades son las personas que necesitan estar conscientes de este marco, entonces va al sitio más cercano del trabajo de campo para compartir su nueva sabiduría! Se usa el juego de roles para compartir información (Anexo 4) O se usa el párrafo aquí abajo para resumir lo que haya sucedido: La gente de la comunidad se ve confundida mientras José se presenta a ellos; hasta ahora nunca lo han visto en la aldea, y nunca han oído de su ONG bueno, conocen a AID4U pero nunca han oído de Ayuda en el Desarrollo para Usted. Han recibido semillas y herramientas, pero en realidad quieren casas y pozos, y no entienden por qué AID4U no cumple con sus necesidades. No tenían idea que podrían dar sus opiniones. Historia: La reflexión de José sobre el proceso de compartir información Sintiéndose desilusionado, José se da cuenta que hay un problema bastante grande aquí. De repente le parece obvio que si no tiene la información básica sobre AID4U y el proyecto, no podrán cuestionar lo que hacen AID4U y su personal o involucrarse con ellos/as. Ejercicio: Acción para Compartir Información - Estudio de casos Objetivo: Entender lo apropiado de métodos para compartir la información Materiales: Papelógrafo/rotafolios, lápices, folletos de estudio de casos (Anexo 5) Instrucciones: Se divide la clase en grupos de trabajo. Se pide a las/los participantes que lean el estudio de casos y luego discutan con las siguientes preguntas guías. Se pide que escriban su retroalimentación en el papelógrafo. Se selecciona un grupo para retroalimentar sobre la buena práctica; luego se invita al resto del grupo para que complemente. Se hace lo mismo con los problemas. 16

17 Identificar la buena práctica: La ONG usó muchos métodos distintos para divulgar información Ej. afiches, banners, tarjetas de distribución, visitas de casa etc. La información escrita tenía muchos detalles sobre los donantes, gestión de derechos, calendarización de fechas para distribuciones. Los/ las beneficiarios/as que recibieron bienes tuvieron un record por escrito de lo que esperaban y fueron informados sobre las distribuciones antes que sucediera. Las visitas de casa fueron una buena forma de alcanzar a las personas que no pudieron acceder a avisos escritos y anuncios que fueron hechos en lugares públicos. Se proveyó una forma para que la comunidad se comunicara con la ONG y diera retroalimentación cuando fuera necesario. Brechas potenciales y problemas: Mucha información está escrita y no será accesible a las y los beneficiarias/os que no pueden leer. Toda la información fue dirigida hacia beneficiarios/as seleccionados/as. Hay información que quisiera tener la comunidad anfitriona o personas no beneficiarias? Asuntos de género? Esta información es más accesible para los hombres que las mujeres? Se debe compartir la información financiera? Cuáles serían los pro y los contra de hacer esto? La información es demasiado o muy poca? Se consultó a la comunidad para ver la información que quería recibir? Qué otro tipo de información es importante compartir? Detalles para contactos? Información sobre cómo plantear una queja? Nota para la discusión: A pesar de que se ha cambiado mucho este estudio de caso, fue basado originalmente en la experiencia de una contraparte de CA en Asia. La contraparte intentaba activamente rendir cuentas usando una series de métodos para compartir información, pero no fue tan eficaz a como debería haber sido. Cuando se entrevistó a una muestra de integrantes de la comunidad, se encontró que las mujeres tenían mucho menos de esta información que los hombres. El analfabetismo de las mujeres fue una barrera severa, además de su falta de acceso a, e interacción con el personal de la ONG. Estas son dos limitantes que la ONG debería haber entendido, después de trabajar con esta comunidad durante bastante tiempo! Esto fue solo en 2008! EJERCICIO OPTATIVO: Desarrollando una estrategia de información Objetivo: Practicar como integrar acciones de compartir información como parte de un proyecto Materiales: Papelógrafo, lápices, Estándar HAP Paso 1: Se pide a las y los participantes formar grupos de 2 o 3 personas para hacer este ejercicio. Paso 2: En cada uno de las etapas del ciclo del proyecto (diseño, planificación, implementación, M&E), se pide a los grupos hacer una lluvia de ideas sobre: Qué información compartirían? Con quiénes? Cómo lo harían? Paso 3: Se pide a las/los participantes que retomen el Estándar HAP y que usen el requerimiento 3.2 para asegurar que hayan escrito de acuerdo con lo que quiere el HAP. 17

18 Facilitador/a: Cuáles elementos de información faltaron en los grupos? Algunos elementos de información debería ser compartidos continuamente durante todas las etapas de los ciclos de proyecto? Hay algún problema o desafío particular al compartir esta lista de información? Se pone la diapositiva Entonces Se introduce la política de información abierta de CA a las y los participantes La guía de CA para compartir información. Se repasa la guía, platicando con las y los participantes. Lo más importante es enfatizar que la acción de compartir información no es una actividad por sí sola. Todas/os interactuamos con nuestras contrapartes /comunidades de forma regular. Es necesario tomar en cuenta esto al implementar cualquier proyecto. Introducir el punto de referencia 3 de HAP y sus requerimientos Si se ha escogido no hacer el Ejercicio optativo sobre el desarrollo de una estrategia de información, se puede revisar esta diapositiva para introducir a las personas participantes las piezas claves de información que requiere HAP que conozcan todas las comunidades. Se refiere al requerimiento 3.2. Hay que asegurar enfatizar que esta información fue solicitada por las y los beneficiarios/as durante las consultas para desarrollar (2007) y revisar (2010) el Estándar HAP. PREGUNTAS PARA CHEQUEAR LOS CONOCIMIENTOS Se pregunta lo siguiente a las/los participantes: 1. Por qué es importante compartir información? Las personas necesitan contar con información sobre nosotros/as y nuestros proyectos y poder cuestionarnos! 2. Qué tipos de información deberíamos compartir? Se nombran cualquiera de estas: Antecedentes organizacionales, objetivos del proyecto, planes, resultados, roles y responsabilidades del personal, detalles de contacto, criterios de beneficiarias/os, la entrega de productos, cómo la participación informa a las decisiones. 3. Cuándo deberíamos compartirla? A través del ciclo del proyecto, la misma información puede seguir siendo compartida en las distintas etapas. 4. Cómo deberíamos compartirla? Usando medios que son accesibles a nuestros grupos meta. Ej.: afiches, idioma y lenguajes locales, de forma oral, a través de sociodramas etc. 18

19 PARTICIPACIÓN Historia: Ahora volvemos a José. Sigue caminando a través de la aldea, y ve a Sr. Comité (Sr. C), a quien reconoce bien como miembro activo de la comunidad. José pregunta al Sr. C cómo va el proyecto. Sr. C confirma que todo va muy bien, y que sabe con toda autoridad porque está en el comité de planificación y está muy involucrado en él. Sr. C explica que el proyecto va a ser un éxito rotundo y que su comunidad necesita mucha ayuda, especialmente en los medios de vida. Dice que está en los comités de consciencia de salud, el de educación, y el de deportes, y sabe con certeza que todas las actividades van muy bien! Veamos lo que pasa en la práctica: Historia: la reflexión de José sobre la participación José se siente un poco mejor al saber que el Sr. C parece estar bien informado del proyecto. Pero le parece que probablemente sabe tanto porque está en todos los distintos comités de la comunidad! Nunca se lo había puesto a pensar pero de repente se pregunta por qué siempre la misma gente esté en todos los comités comunitarios. Los representantes claramente están comprometidos/as al desarrollo de la comunidad, pero es suficiente? Ejercicio: Explorar cómo las diferencias entre grupos vulnerables afectan a la participación Objetivo: Explorar quién/es en las comunidades participan en los proyectos y tienen control sobre la toma de decisiones Materiales: Dibujos de las y los integrantes de la comunidad (papel y lápiz, masking tape) Paso 1: Se escoge un par de personajes de una típica comunidad y se dibujan en tarjetas. Se pone un símbolo para cada uno, ej.: cinta roja para HIV/AIDS, personitas de palo para las y los niños, un hombre con una boca grande y orejas pequeñas para un líder comunitario (que habla mucho, escucha poco). Hay que pensar como caricaturista! Se puede dibujar personas con discapacidades, ancianas/os, mujeres y hombres, gente joven, minorías étnicas y religiosas etc. (Se puede pedir también a la gente participante que haga una lluvia de ideas sobre los tipos de grupos especiales a los que apoyan a través de sus proyectos). Paso 2: Se pega el masking tape en el piso para marcar una línea. Se pide voluntarios/as o simplemente se escogen a cierta gente para retratar a los personajes y se ponen encima de la línea. Paso 3: Se les explica que se va a leer una declaración y que tendrán que tomar un paso adelante si están de acuerdo y pensar sí, o un paso para atrás si no están de acuerdo. Paso 4: Se construyen afirmaciones sobre la participación para animar una discusión se necesita unos 4 o 5. Quizás se pide a un oficial de programas cuáles son los asuntos relacionados a la participación con que luchan las contrapartes y usar esto como la base de las preguntas. 19

20 Cosas como: La ONG que trabaja en mi comunidad busca activamente mi opinión sobre lo que yo considero una prioridad Estoy involucrado en decidir sobre las actividades que implementamos en la comunidad Estoy involucrada en seleccionar quienes deben ser los beneficiarios/as (o quienes establecen los criterios para beneficiario/as) Me involucré con la implementación del proyecto La ONG me pide mi opinión sobre cómo va el proyecto Paso 5: Una vez que se haya leído una afirmación se pide que tomen un paso para adelante o atrás, dependiendo de su decisión. Paso 6: Ahora se observa dónde están parados y la distribución de sus posiciones. Quién está involucrado y quienes no? Algunas de las personas que han contestado que no, deberían estar involucradas en esa afirmación en particular? Qué es lo que obstaculiza su participación? Es la forma en que fue diseñada la actividad o es porque no hemos considerado importante su opinión? O quizás los y las beneficiarios simplemente no tienen tiempo? Se relaciona la discusión a los requerimientos 4.1 y 4.2 de HAP (en que se requiere que nuestros enfoques se escriban y se implementen respectivamente). Preguntas para la discusión sobre: 1. Cuáles son las diferencias entre la participación y la consulta? Con toda honestidad, y basado en las prácticas actuales, cuál es lo que hacemos en este momento? La consulta tiene que ver con nosotros, como agencias y proveedores de servicios, buscando los puntos de vista de las comunidades con las cuales trabajamos. La consulta tiene más que ver con conseguir los insumos de las personas sobre los asuntos que les afectan para mejorar la eficiencia y la transparencia y esto tiende a ser una conversación de una vía. La participación tiene que ver con que las comunidades con las cuales trabajamos tengan la oportunidad de promover sus puntos de vista a través de un mecanismo identificado que responderá a sus perspectivas. La participación permite a las comunidades ejercer influencia sobre la toma de decisiones; no sólo para proveer insumos para las decisiones que se toman, sino para tener el poder de darles forma. 2. Por qué es tan difícil lograr la participación de calidad? Muchas de nuestras contrapartes hacen uso de los comités comunitarios para ayudar en el diseño, la implementación y el monitoreo de nuestros proyectos. Se hace una lluvia de ideas sobre los distintos beneficios y desafíos de trabajar con los comités comunitarios. Posibles respuestas: No se puede consultar con todo el mundo en una comunidad No todas las personas que integran la comunidad tienen tiempo para participar en nuestros programas, entonces es una opción práctica trabajar con un comité que representa la comunidad Al trabajar con los grupos comunitarios que ya existen se empoderan las comunidades locales Siempre está la misma gente en los comités comunitarios Los comités en realidad no son representativos, sólo refuerzan a las elites y a los que tienen suficiente confianza para hablar a voz alta; puede ser que las voces de las personas más vulnerables y marginadas no sean bien representadas Suponemos un cierto novel de divulgación a goteo de la información que compartimos con la comunidad pero no averiguamos lo que sucede Más preguntas: Qué podemos hacer para asegurar que los comités realmente representan la comunidad? 20

21 Qué cosas te gustaría hacer para motivar una mayor participación, aunque honestamente no tienes suficiente tiempo para hacerlas? Se pone la diapositiva de Entonces Se introduce la guía de participación de CA al grupo. Puntos de referencia 4 de HAP. La participación no es algo nuevo. Está en el Estándar para que se reconozca la importancia de la participación para la calidad de los programas. A pesar de que la mayoría de nosotros/as sabemos la importancia de esto, a menudo es el aspecto de la programación que dejamos fuera cuando hay emergencias porque pensamos que no tenemos tiempo para hacerlo. La participación es fluida. Podemos hacer uso de distintos niveles de participación según el contexto y la situación. Tristemente, sin una participación apropiada podemos terminar enfrentando consecuencias extremadamente derrochadoras. PREGUNTAS PARA CHEQUEAR LOS CONOCIMIENTOS Se pregunta lo siguiente a las y los participantes: 1. Cómo afecta a la participación en un proyecto la diversidad de las comunidades? Los distintos grupos vulnerables en una comunidad (ancianas/os, mujeres, hombres, niñas/os, personas que conviven con el VIH etc.) enfrentarán distintos desafíos y barreras a la participación en nuestros proyectos. Para asegurar que todos los grupos relevantes tengan la oportunidad de incidir en el proyecto, necesitamos planificar nuestros programas de tal forma que se superen estas barreras. 2. Cuándo debe involucrarse las comunidades en el proyecto? No necesitamos su involucramiento pleno en todo el ciclo del proyecto, pero necesitamos haber planificado cómo y cuándo los distintos grupos vulnerables van a querer participar. 21

22 QUEJAS Historia: Inspirado por las discusiones y reflexiones de su visita de campo, José regresa a la oficina, para googlear más información en el internet sobre los que hacen otras agencias para mejorar su rendición de cuentas. Pero su internet no está funcionando... De nuevo! Es la cuarta vez esta semana que se ha caído el servicio de internet. Ejercicio: Barreras personales Objetivo: Sensibilizar el grupo sobre sus propias experiencias con tener y/o poner quejas Materiales: Pared pegajosa, tarjetas de colores, papelógrafo y marcadores Paso 1: Se pide a cada persona que piense de una situación en la vida cotidiana en que iban a poner una queja pero no lo hicieron. (La situación puede relacionarse con regresar alguna compra a una tienda, una comida en un restaurante...). Se pide a las y los participantes que relaten el evento a una pareja (la persona al lado) y después discutir lo que les detuvo en poner la queja. Se permite 5 minutos para la discusión en pareja. Paso 2: Se pide a las personas participantes lo que les detuvo. Se escriben las respuestas en un papelógrafo. Si algunas personas sienten incomodidad con la idea de relatar su historia a voz alta, otra opción podría ser pedir que escriban la razón en una tarjeta de color. Se recolectan las tarjetas y se pegan en la pared pegajosa. Mientras el/la facilitador/a las leen a voz alta se invita a las/los participantes que narren su historia si quisieran. Se motiva la discusión sobre por qué existen estas barreras. Es importante identificar los siguientes temas bajo discusión: Es sorprendente en retrospectiva que no se quejaron Algo particular de la situación afectó su capacidad o voluntad de poner la queja Temor de represalias, o de perder un trabajo Las emociones fuera de la situación hicieron que no tenían la energía ni la voluntad de quejarse La queja fue demasiado trivial No sabían como otras personas iban a percibirlo ( quién/es?) No sintieron que tenían el derecho de quejarse Temor que no se les iba a creer No sabían a quien dirigirse para poner la queja Presión de tiempo u otros asuntos más urgentes en ese momento Consideraciones y normas culturales Letargo en todo caso no iba a hacer ninguna diferencia 22

23 Historia: José reflexiona que el manejo de quejas es muy importante para que un negocio pueda ofrecer un servicio que tenga éxito. José se acerca al Sr. C con la idea de escuchar a las quejas de la gente para explicar que esto sería la mejor forma de actuar frente a los desafíos y para lograr mayor éxito y eficacia en los proyectos! Sr. C está completamente en contra de la idea, siente que simplemente no es necesario y que sería un desperdicio del tiempo. Dice todo está bien aquí, realmente apreciamos a la presencia y apoyo de AID4U. Además realmente no tenemos una cultura de quejas. José se siente desilusionado con la falta de entusiasmo del Sr. C sobre su idea. Camina hacia la oficina de campo y mientras avanza, llega al punto de abastecimiento de agua donde un grupo de mujeres está recolectando agua. Las oye quejarse sobre la calidad del agua del pozo; sobre el tiempo que requiere llenar los cubos; sobre el precio del arroz en la tienda local, sobre lo gordo que se está poniendo el Sr. C (!) etc. La reflexión de José sobre las quejas Al oír hablar a las mujeres, José se da cuenta que las personas de la comunidad de hecho se quejaban pero, por alguna razón, no se quejaban con su personal! Preguntas para la discusión: 1. Cuáles barreras consideras existen para las contrapartes y comunidades? Se pide a las personas participantes que sugieran posibles barreras al resto del grupo. Se relacionan las respuestas a la lista de razones en el papelógrafo (las razones por las cuáles ellas/os mismas/os no se quejaron). Llama la atención al hecho de que las comunidades y contrapartes enfrentan las mismas barreras en quejarse a las ONGs que las que tenemos todos/as en la vida cotidiana! Se discute sobre cómo las barreras que inhiben a las quejas existen en todos los niveles del proceso: desde la revelación, intervención, investigación y acción sobre la mala conducta personal. 2. Cuál es la diferencia entre la retroalimentación y una queja? La retroalimentación puede tener características positivas o negativas. Las quejas son retroalimentaciones negativas donde hay un deber de responder. Esencialmente una queja puede ponerse frente a cualquier compromiso en el marco de rendición de cuentas de cualquier organización. 3. Consideras importante tener un mecanismo de quejas? Por qué? Lluvia de ideas con participantes (o en plenario o en grupos pequeños) sobre las ventajas y desventajas de poder quejarse. Las posibles respuestas podrían incluir: 23

24 Ventajas Alerta una organización a un problema Refuerza el derecho de ser oído Asegura que un proveedor de servicios cumpla con las necesidades de sus clientes Construye un sentido de apropiación Es un medio para asegurar la rendición de cuentas de una organización Desventajas Consume tiempo Requiere recursos adicionales Requiere habilidades especiales para manejar investigaciones sobre quejas Se recibirían demasiadas quejas Algunos miembros no amistosos podrían usar un sistema de quejas para divulgar rumores falsos Se concluye que: Hay muchas buenas razones por qué deberíamos poder quejarnos. Muchas de las desventajas tienen que ver con cómo manejamos las quejas como organización, más que los efectos negativos que puedan tener las quejas sobre la calidad de nuestros programas. 24

25 EJERCICIO OPTATIVO 1 Objetivo: Temas y dilemas asociados con la identificación de quejas relevantes Materiales: Folleto Qué es una queja? (Anexo 6) Paso 1: Se dividen las y los participantes en grupos de 3 o 4. Se distribuyen las instrucciones para los estudios de caso y ejercicios ( Esto es una queja?). Paso 2: Se permiten 30 minutos a los grupos para discutir las preguntas. Cada grupo debería comenzar con un estudio de casos diferente para asegurar que se cubran todos los casos. Se enfatiza que no hay respuestas incorrectas ; es simplemente un foro para la discusión. Se discute cada estudio de casos según lo siguiente: Esto es una queja? Deberíamos investigarlo o debería ser referido? Se inicia como grupo la decisión de cómo priorizar estas quejas. Esta sesión también debe resaltar el hecho de que todo el mundo tiene ideas distintas sobre lo que constituye una queja relevante, entonces provoca la discusión sobre la priorización. Paso 3: En plenario se pide a cada grupo comunicar sus prioridades. Los resultados serán variados y las/los participantes podrían esta sorprendidas/os por la forma en que los otros grupos han priorizado los casos. Se pide a las/los participantes priorizar los estudios de casos para que cada grupo evalúe las prioridades según varios factores implicaciones negativas para CA o para el/las beneficiario/as, número de personas afectadas etc. Por qué cada grupo ordenó los casos de la forma en que lo hicieron? Hubo un factor en algún caso que, si fuera distinto, hubiera cambiado el orden de prioridades? Se asegura que se discuten los valores y las barreras personales. Se termina el ejercicio con énfasis en que las diferencias indican que es necesario establecer guías y procedimientos para manejar quejas. Se vincula a la importancia de establecer un propósito y parámetros. EJERCICIO OPTATIVO 2 Objetivo: Se describen los pasos y procesos clave, y las actividades implícitos en el establecimiento y operatividad de una MRQ (Mecanismo de Recepción de Quejas, CRM en inglés) Materiales: Tarjetas de declaración, ( Statement cards), piezas de evidencia (evidence pieces), hojas de respuestas (answer sheet handouts), sobres (2 por equipo) Los folletos para este ejercicio no están adjuntos a este documento, simplemente porque hay demasiados. Favor seguir los enlaces arriba, o ponerse en contacto con cualquier colega de HD para el envío de los adjuntos si tienen problemas de conexión con el intranet! Paso 1: Se dividen las personas participantes en pequeños equipos de 3-4 personas. Se da a cada equipo un sobre que contiene las tarjetas de declaración y se pide a los grupos poner las tarjetas en orden según lo que consideran son los pasos y procesos clave implícitos en el establecimiento, implementación y evaluación de un MRQ. Cada declaración tiene asignado un número o una letra aleatoria - se debe consultar con el/la facilitador/a para chequear los resultados. Paso 2: El primer equipo que saque el orden correcto presenta su razonamiento al grupo grande. Paso 3: Se da un segundo sobre que contiene las tarjetas de verificación a cada grupo. Estas tarjetas dan pedazos de información que proveen evidencia sobre la implementación eficaz de 25

26 cada una de las declaraciones. Se pide a los grupos relacionar las piezas de evidencia con las tarjetas de declaraciones. Favor usar la pregunta aquí abajo para generar una discusión sobre de que existe un mecanismo (si no has hecho el Ejercicio Optativo 2 arriba) o usarlo para recapitular el ejercicio. 4. Qué cosas necesitarían tener establecidas para tener un buen mecanismo de quejas? Se pide a las personas participantes que sigan los componentes que podría tener un mecanismo de quejas. Se concluye que un mecanismo para responder a quejas no sería únicamente en función de la forma de poner la queja, sino también la forma de procesarlo durante todo su ciclo de vida. Esto cubrirá: Cómo una organización solicita e incrementa el acceso a su mecanismo para las y los integrantes de la comunidad; Cómo procesa la queja a nivel interno; Cómo mantener informada sobre el proceso a la persona que puso la queja; Cómo se da una respuesta a la persona que pone la queja; Cómo la organización monitorea y da seguimiento al manejo de quejas y mejora sus formas de trabajar a través de los aprendizajes de las quejas recibidas. Es importante llamar la atención a las similitudes con el ejercicio para compartir información una organización necesita comunicar información sobre el mecanismo de quejas y diseñar el mecanismo de tal forma para que sea accesible a sus usuarios, abordando cualquier barrera que tenga la comunidad para poner quejas. Se requerirá algún nivel de consulta. PREGUNTAS PARA CHEQUEAR LOS CONOCIMIENTOS Se pregunta lo siguiente a las y los participantes: Se pone la diapositiva Entonces : Se introduce la política y procedimiento de CA para quejas en sus programas internacionales. Las contrapartes probablemente no habrán visto antes esta política formal. Es nueva, y estamos usando el proceso de desarrollo para introducir y adaptar la política para que sea adecuada para el contexto de cada país. La Guía de CA para el manejo de quejas. Punto de referencia 5 de HAP. 1. Qué es una queja? Es una retroalimentación negativa que requiere el deber de responder. 2. Por qué es importante el manejo de quejas? Re-equilibra el balance de poder entre nosotros/as y las comunidades, dándoles un medio de retroalimentación que nos va a ayudar a mejorar nuestro trabajo y aprender de nuestros errores. 3. Qué cosas habría que considerar para establecer un mecanismo de quejas? Que sea accesible, seguro y que las personas tengan asegurada una respuesta. 26

27 COMPETENCIA DEL PERSONAL Historia: José camina hacia una reunión del personal en la oficina de campo. Habla con el personal de campo sobre sus reflexiones sobre los compromisos para la rendición de cuentas, cómo compartir información, la participación y la necesidad de manejar quejas. El personal se siente un poco abrumado y algunas personas se preocupan sobre la idea de tener que hacer otra cosa encima de lo que ya tienen! Primero género, después VIH/SIDA, RRD y ECP y ahora la rendición de cuentas. El personal cuestiona cuánto tiempo va a ser un concepto de moda, y afirman que de hecho ya están haciendo mucho de esto, simplemente puede ser que no sea muy formal ni bien articulado. José está de acuerdo y explica que, a pesar de que sea cierto, se necesita ser más consistente entre todos, él incluido, a través de todos los programas. Preguntas para la discusión sobre: 1. Si hacemos compromisos sobre la rendición de cuentas, quién/es son las personas responsables por el seguimiento? En cada nivel del organigrama, nuestro personal tiene una responsabilidad para asegurar que las organizaciones rindan cuentas a sus beneficiarias/os. Las y los gerentes tienen la responsabilidad general para asegurar que se cumplan con los compromisos. Tienen un rol en compartir información y dar orientaciones, capacitación y apoyo al personal que implementa. También tienen un rol en reportar sobre estos compromisos, entonces necesitan solicitar información de campo para poder asegurar que se están llevando a cabo buenas prácticas. El personal tiene la responsabilidad de implementar los distintos aspectos de la rendición de cuentas: la función de actuar directamente para compartir la información, asegurar la participación y manejar las quejas. Tendrán que reportar esta información a la gerencia. 2. Cómo sabrá el personal lo que se requiere de ellos/as y cómo tendrán los recursos para poder entregar estos compromisos? Las responsabilidades deberían ser comunicadas claramente a través de capacitaciones y talleres. Cómo afecta el conocimiento y el entendimiento el cambio del personal? Las inducciones y las descripciones de cargos debería describir las responsabilidades por la rendición de cuentas. El código de conducta del personal es un documento importante para establecer las expectativas sobre el comportamiento del personal Todas las organizaciones tienen uno? Qué importancia tiene? Las o los gerentes necesitan garantizar que los compromisos están siendo cumplidos y no suponer que simplemente suceda. De esta forma se pueden identificar y resolver asuntos relacionados con la falta de entendimiento o implementación. Cómo se revisa el desempeño del personal? Qué cosas son examinadas? A través de esta discusión, pueden haber surgido las palabras clave (escritas en negrillo aquí arriba) las que forman algunos de los requerimientos para el Punto de referencia 2 de HAP lo que está dedicado a las competencias del personal. Se recorre la lista de requerimientos para el punto de referencia 2 (se explican por sí solos) y se los vincula a la discusión que acaban de tener. La mayoría de las organizaciones contrapartes tendrán establecidas muchas de estas cosas, hasta cierto punto. 27

28 Se pone la diapositiva Entonces : HAP Punto de referencia 2 Este punto de referencia se dedica a las competencias del personal asegurando que el personal tenga los conocimientos, habilidades, comportamientos y actitudes necesarios para cumplir con los compromisos de la organización en la rendición de cuentas. Esta sección del Estándar reconoce el hecho que nuestras organizaciones sólo son buenas en la medida que nuestro personal también es bueno. Introducir a las y los participantes los documentos de CA que guían el desempeño del personal PREGUNTAS PARA CHEQUEAR LOS CONOCIMIENTOS Se pregunta lo siguiente a las/los participantes: 1. Quién o quiénes serían las personas responsables para la rendición de cuentas en nuestras organizaciones? Todo/as pero la gerencia superior debería asegurar su operatividad. 2. Cómo podemos asegurar que el personal sepa lo se requiere de ellos/as? Debemos informar a la persona y revisar la implementación de estos compromisos. 3. Qué cosas clave necesitamos tener establecidas?: Marco para la rendición de cuentas Descripciones de trabajo Código de conducta Acuerdos y evaluaciones de desempeño Oportunidades de capacitación para llenar vacíos en habilidades y conocimientos Nota: Ejercicio que pronto llegará!!! No hemos completado todavía el diseño de un ejercicio para ilustrar la importancia de este punto de referencia. 28

29 LA MEJORA CONTINUA Historia: José reflexiona sobre este día tan lleno de sucesos, y está bastante asombrado por todo lo que ha aprendido sobre los marcos para la rendición de cuentas, cómo compartir información y manejar quejas etc. Cómo podemos asegurar que José en realidad haga algo con sus aprendizajes y no simplemente se despierte mañana y siga haciendo lo mismo de siempre?! Preguntas para la discusión: 1. Cómo podemos asegurar que captamos, compartimos y damos seguimiento a los aprendizajes? Tenemos establecidos los sistema de M&E? La mayoría de las organizaciones sí los tendrán Funcionan en la práctica? Cuál es la experiencia con relación a la acción tomada sobre las recomendaciones de los ejercicios de M&E? Sucede? O es un ejercicio de cortar y pegar nada más? Quiénes son las personas que necesitan saber sobre los resultados de acciones de M&E? Cómo se les informa? Quién maneja estos aprendizajes y asegura que damos seguimiento? Ejercicio: Evaluando la rendición de cuentas de su organización Objetivo: Desarrollar un foto instantánea del estado de rendición de cuentas de una organización y mapear sus prácticas actuales Versión rápida Cuando usarla: Si en el grupo hay una o dos personas de cada organización contraparte. Materiales: Cuestionarios para repartir (Anexo 7) Paso 1: Se distribuyen los cuestionarios a las/los participantes. Se pide que lo rellenen (5-10 m.) y que sean lo más honesto posible. No vamos a recogerlos como examen ni para dar notas! Paso 2: Se repasan algunas de las preguntas y se invita a las/los participantes a compartir cómo se evaluaron. Discutir: Por qué se evaluaron de esta forma? Qué evidencia tienen como soporte a su evaluación? Por qué varía dentro del grupo o entre colegas de la misma organización? Por qué algunos miembros de personal contestaron No sé? ( Es algo de lo que debería saber todo el personal?). Versión más larga Cuando usarla: Si estás facilitando una capacitación para una de las organizaciones contrapartes o donde hay suficientes representantes de una organización contraparte para formar grupos de 3-4 personas. Materiales: Tiras de las tarjetas de declaraciones, papelógrafo y marcadores, pega (Anexo 8) Paso 1: Se divide el personal en dos grupos de 4 más o menos. Se puede agrupar a las/los participantes según su organización. Si se está haciendo esto con una contraparte, se puede dividir en grupos de gerentes, personal programático, personal de apoyo, voluntario/as. Esto va a ser interesante para el análisis Paso 2: Se imprime Anexo 6 (uno para cada grupo) y se corta cada declaración en una tira. Se da un papelógrafo a cada grupo y se pide que dividan el papel en 4 columnas tituladas De acuerdo, Acuerdo parcial, Desacuerdo No sé. Paso 3: Se distribuyen las declaraciones en paquetes (Un punto de referencia a la vez. 29

30 Favor notar que no hay marcos de rendición de cuentas para explorar las declaraciones, ya que suponemos que muchas organizaciones no habrán establecido estos todavía). Se pide a los grupos discutir la declaración y llegar a un acuerdo sobre la columna donde hay que ubicarla. Se pide a los grupos pegar la declaración debajo de esta columna acordada. Paso 4: Después de cada paquete, se revisan algunas de las preguntas y se invita a los/las participantes a compartir como se evaluaron. Discutir: Por qué se evaluaron de esta forma? Qué evidencia tienen para apoyar a su evaluación? Por qué hay una variación entre los grupos o entre colegas de la misma organización? Por qué algunos miembros del personal contestaron No sé ( Se trata de algo que todo el personal debería saber?). Facilitador/a: El punto de este ejercicio es iniciar una evaluación de nuestras prácticas de rendición de cuentas que se puede usar como punto de partida para ver lo que necesitamos explorar más y mejorar (Vincular este punto a punto de referencia 6). La parte desafiante de M&E parece ser establecer acciones oportunas para abordar las brechas y recomendaciones, y de forma en que trae cambios de largo plazo a la forma en que el personal implementa su trabajo y las comunidades experimentan nuestros programas. Se pone la diapositiva Entonces : Se introduce el punto de referencia 6 de HAP a las y los participantes El PdeR 6 se dedica a nuestros sistemas de aprendizaje, los que permiten que aprendamos de nuestros errores y replicar los éxitos en nuestro trabajo actual y futuro. Se enfoca en revisar si tenemos sistemas efectivos de monitoreo que aseguran un proceso regular de evaluación del trabajo de la organización, su impacto y eficacia. Se necesitan aquí: PREGUNTAS PARA CHEQUEAR LOS CONOCIMIENTOS 30

31 Revisión Ejercicio: Revisar el entendimiento Objetivo: Reconocer lo que han aprendido los y las participantes, y retomar áreas para aclarar. Materiales: Papelógrafo y marcadores. Paso 1: Se dividen las y los participantes en 6 grupos, y se designa un punto de referencia a cada grupo. Paso 2: Se proveen 2 papelógrafos a cada grupo. Paso 3: Se pide a los grupos escribir en una de las hojas de papel cualquier cosa que recuerdan sobre ese punto de referencia en particular y sus requerimientos. En la otra hoja, pueden escribir sus opiniones sobre el punto de referencia y sus requerimientos: - las partes que les gustan - las partes que no les gustan - lo que les parece un desafío para la implementación - lo que realmente no entienden todavía Se pide a cada grupo usar 10 minutos (5 minutos en la primera tarea y 5 m para la segunda). Paso 4: Después de 10 minutos, se pide a una persona integrante del grupo que quede atrás, y el resto del grupo se rota a un nuevo grupo con otro punto de referencia. Cada grupo ahora tendrá un miembro original y algunos miembros nuevos. Se pide a un miembro original hacer una recapitulación sobre la discusión del grupo previo y después gastar el tiempo para agregar cualquier cosa que el grupo considera que hace falta. Se dejan 10 minutos para más discusión. Paso 5: Se repite el ejercicio hasta que todo el mundo haya rotado por todos los puntos de referencia. Mientras se mueven entre la cuarta y la sexta rotación, probablemente no se necesitarían 10 minutos cada vez, ya que se habrá acumulado bastante información y preguntas con los grupos previos. Paso 6: Se pide una persona voluntaria para devolver/compartir cada punto de referencia. Es bueno usar este tiempo para asegurar que se identifiquen los requerimientos clave de los puntos de referencia y que se discutan los desafíos y preguntas que hayan todavía. Este ejercicio sacará los que las personas participantes hayan sentido fácil o difícil. También informará al equipo de país dónde habría que asegurar apoyo adicional y donde los materiales de capacitación necesitan revisión para mejorar el aprendizaje. 31

32 Conclusión Cierre: Hemos revisado y aprendido cosas sobre: La necesidad de una mejor rendición de cuenta en el sector humanitario y hasta sectores más amplios del desarrollo. El detalle del Estándar y lo que significa en la práctica. Las áreas cubiertas son realmente una forma de trabajar más que una cosa que hacer y necesita ser como se llevan a cabo todos los proyectos; el tipo de proyecto no hace la diferencia. Un buen proceso debería resultar en un resultado de calidad! No funciona necesariamente al revés! Puntos de referencia operativos: BCH 3, 4, 5. Para poder ser responsables en la rendición de cuentas con relación a nuestros compromisos, nuestras contrapartes y los grupos con intereses en juego en nuestros proyectos y programas necesitan poder: - acceder a información sobre nosotros/as si van a tener expectativas claras sobre lo que estamos tratando de hacer y cómo planeamos hacerlo. - tener la opción de participar en los procesos de toma de decisiones que les afectarán, para poder apropiarse y empoderarse en las acciones que serán implementadas posteriormente. - entregar retroalimentación incluyendo quejas sobre nuestro trabajo, ya que es esencial para las comunidades tener un medio para abordar esto con nosotros/as a través de un mecanismo seguro y accesible. Puntos de referencia organizacionales: BCH 1, 2, 6. Para poder hacer lo arriba mencionado necesitamos tener: - Un entendimiento organizacional de los compromisos que hacemos con la rendición de cuentas. - Un personal con las habilidades necesarias y un entendimiento de nuestros valores y compromisos organizacionales establecidos. Esto es vital para que funcionen los procesos arriba mencionados. - Monitoreo, evaluación y retroalimentación sobre los aprendizajes que surgen de nuestro trabajo para los planes futuros y la implementación de estos principios. Esto es clave para mantener un trabajo relevante, eficaz y de la mayor calidad posible. Se regresa a la diapositiva Ahora sabes Revisitar los objetivos del taller (y las expectativas de las personas participantes) para asegurar que se hayan cubierto. Familiarizarse con los debates y desafíos clave sobre la rendición de cuentas para ONGs Conocer los puntos de referencia de HAP Tomar conciencia de los diferentes documentos y herramientas de CA sobre la rendición de cuentas No se requiere más acciones de las contrapartes en este momento únicamente se quiere estimular el interés. Si hay interés en conocer más: Saber adónde buscar apoyo (presentarse) Un poco de discusión sobre lo que podrían hacer después cómo llevar adelante este tema 32

33 Posibles cosas para el futuro: - autoevaluaciones - capacitación para procesos de quejas - pilotaje de las guías de CA - construirlo dentro de una propuesta o proyecto grande - construirlo como parte de una rutina de monitoreo 33

34 Detalles para compartir ( si se siente que las/los participantes todavía pueden asimilar más información!): Certificación CA HAP Las razones por las cuales CA decidió por la certificación (proveer el reconocimiento de la calidad de nuestro trabajo; contribuir a movernos hacía un profesionalismo y una rendición de cuentas incrementada a través del sector; desafiarnos en hacer mejoras palpables en nuestra rendición de cuentas a nivel de trabajo de campo). Nuestro proceso de certificación tomó lugar entre Junio y Septiembre del 2009 para todo nuestro trabajo. Se llevaron a cabo 4 auditorías. Los auditores entrevistaron el personal, las contrapartes y las comunidades en Londres, Irlanda, Burkina Faso y la India sobre nuestro trabajo en el desarrollo, las emergencias y la incidencia. En esta etapa los auditores de HAP no esperaba que todo el mundo en CA tuviera familiaridad con el Estándar HAP o que cumpliera con todos los requerimientos del Estándar sin excepción. Para lograr la certificación, se esperaba que demostráramos tener establecidos sistemas clave, políticas y procedimientos para implementar el Estándar y un plan para mostrar cómo vamos a desarrollarlo a través de nuestro trabajo en el futuro. Los hallazgos de la auditoría de CA: consciencia de parte del personal y las contrapartes de la necesidad de incrementar los compromisos para la rendición de cuentas junto con el entendimiento de cómo ésta se relaciona a nuestros roles; definir metas y objetivos para la calidad y asegurar que sean medibles. Abordamos las áreas menores de no cumplimento (brechas) que se identificaron durante las auditorías de certificación y proveímos evidencias de nuestras acciones correctivas en una auditoría intermedia facilitada por HAP en Londres y Tajikistan durante el mes de Junio del De nuevo, ahora tenemos que trabajar para corregir las brechas que se encontraron en esta última auditoría, para poder pasar a la siguiente auditoría en Diciembre del El proceso es continuo!!! Los planes de desarrollo de CA para el HAP En los lugares donde esta capacitación forme parte de un proceso de desarrollo de HAP a nivel del país, puede ser útil entregar a las/los participantes algunos antecedentes amplios de lo que esto implica. CA decidió desarrollar el Estándar HAP, introduciéndolo a su personal y sus contrapartes, como programa del país, porque como hemos discutido, todo el mundo tiene la responsabilidad de asegurar nuestra rendición de cuentas. En , iniciamos el proceso descrito en la diapositiva en 6 países (2 en AME, 2 en África y 2 en ALC). Se lleva a las/los participantes por la diapositiva, explicando lo involucrado en cada etapa. En , hemos expandido este esfuerzo a 12 países. Hemos aprendido y reflexionado sobre la experiencia haciendo esto, en los 6 países pilotos y hemos adaptado los materiales de capacitación, las herramientas y nuestro enfoque de acuerdo con esto. Siempre estamos dispuestas a aprender y probar cosas nuevas. Nada está escrita en piedra, entonces siéntanse libres para compartir sus sugerencias y preocupaciones. El Estándar HAP es un medio para conseguir un fin. Sólo lo usamos para mejorar la calidad de nuestro trabajo. No queremos que esto sea un ejercicio para marcar cajas, por lo tanto su involucramiento es vital para entender si es realmente útil para CA! 34

35 ANEXO 1 Ejercicio: Juego de roles A reparar mi carro Objetivo: Introducir los conceptos de rendición de cuentas y calidad Historia: José había tenido problemas recientemente con su carro. Hace un par de días, notó unos ruidos extraños y salió un humo distinto del tubo de escape cuando lo manejaba camino a casa después del trabajo. Entonces lo llevó directamente al mecánico local; sólo hay un mecánico en la zona. José recibió luego, un mensaje en que el mecánico pedía que llegara al taller, por lo que pasa por allí esta mañana, hoy camino al trabajo Se necesitan 2 voluntarios/as para este juego de roles. Voluntarios/as: Escogen los roles del mecánico y de José y se actúa el juego de roles. Favor ser lo más creativo y dramático que se puede! José: Hola Mo, cómo le va? Fue algo sencillo como te decía, como cambiar la banda del ventilador? Mecánico: Me alegra que hayas regresado. Ya lo reparé! Vas a estar tan contento con lo que he hecho. Está casi como nuevo! he cambiado la banda, pero después vi otras cositas que había que componer el radiador tenía una gran fuga, entonces lo remplacé, cambié el embrague y los frenos y luego, el tubo de escape que estaba cayendo! Iba a pintarlo pero pensé que era mejor preguntarte sobre el color... Se maneja ahora como un sueño! José: Qué? Mo, te pedí que llamaras para dejarme saber el trabajo que necesitaba antes de avanzar! Pensé que era algo sencillo. Se siente mejor, pero te pedí que me llamaras cuando tenías ya el diagnóstico. No pagué mucho por el carro, y si iba a ser demasiado pensaba deshacerme de él! Cuánto vale el trabajo que has hecho? Mecánico: Aquí tengo la factura. Cerca de 800! José: Qué? No puedo con eso. Solo pagué 1000 por el carro para comenzar!!! No te pedí que hicieras todo eso. Mecánico: Bueno, podría quitarle todo lo nuevo y poner las cosas viejas, pero aún así tengo que cobrarte mi trabajo! El tiempo es dinero! Sería 50%! 35

36 ANEXO 2 Los derechos de las/los consumidores NNUU 1) El derecho a las necesidades básicas Tener acceso a los bienes y servicios básicos, una alimentación adecuada, ropa, vivienda, salud, educación y saneamiento; 2) El derecho a la seguridad A protegerse contra los productos, procesos de producción y servicios que podrían amenazar la salud o la vida; 3) El derecho a ser informada/o Recibir toda la información necesaria para hacer una elección informada, protegerse contra la publicidad o etiquetación engañosa o deshonesta; 4) El derecho a elegir Poder seleccionar de un rango de productos y servicios, ofrecidos en un precio competitivo con una garantía de calidad satisfactoria; 5) El derecho a ser oído Tener representados los intereses del/a consumidor/a en la construcción y ejecución de políticas gubernamentales, y en el desarrollo de productos y servicios; 6) El derecho a la resolución del reclamo Recibir una resolución a sus reclamos justos, incluyendo la compensación por la mala representación, productos o servicios de mala calidad; 7) El derecho a la educación sobre consumo A adquirir conocimientos y habilidades para hacer elecciones informadas con confianza sobre los bienes y servicios, estando consientes de los derechos básicos y responsabilidades de las/los consumidores y cómo actuar para que se pongan en práctica; 8) El derecho a un ambiente saludable - El derecho a un ambiente físico que mejorará la calidad de la vida. Incluye la protección contra peligros ambientales sobre los cuales la persona individual no tiene control. Reconoce la necesidad de proteger y mejorar el medio ambiente para las generaciones actuales y futuras. 36

37 ANEXO 3: Extracto del Marco para la Rendición de Cuentas de Christian Aid Compromiso A qué está comprometido CA? Mecanismos para la implementación (Enero 10) Nuestras contrapartes Participación Christian Aid consultará con las contrapartes en una etapa temprana en procesos de toma de decisiones clave incluyendo la planificación estratégica y la evaluación de programas de 5 años. CA compartirá la política resultante con la contraparte e invitará y responderá a sus comentarios. Transparencia y Christian Aid proveerá a sus contrapartes compartir informaciones suficientes para que ellas Información puedan entender el objetivo, logros y desafíos de Christian Aid y cómo involucrarse con la organización. Quejas Al solicitarlo, pondremos a la disposición información sobre: Nuestra organización, su visión/misión Gobernanza y gerencia Políticas organizacionales Estrategias y planes Finanzas y desempeño Retroalimentación/mecanismo de quejas Nos comprometemos a asegurar que nuestra política pública/posición de incidencia y campaña son investigadas rigurosamente y bien fundadas en las experiencias de contrapartes y beneficiarias/os Christian Aid está comprometido a apoyar a las contrapartes en plantear quejas cuando hay un problema con nuestro trabajo o un proyecto que financiamos, y a garantizar que se resuelva. Acuerdos contrapartes, IOM Política de Información Abierta Métodos de Investigación para Políticas e Incidencia claramente definidos Política de respuesta a quejas y Procedimiento para los programas internacionales de Christian Aid Metas/ indicadores para mejoras Actividades planificadas Apropiación Calendari o de Actividade s CA el personal (ID) internacional y las contrapartes activamente involucrados en desarrollar los planes y programas por país acordados mutuamente. CA el personal (ID) internacional entiende y tiene la capacidad de implementar la Política de Información Abierta de CA El personal entiende y da seguimiento a políticas/incidencia/ campañas y la comunicación pública Todo el personal internacional (ID) y las contrapartes de CA han mejorado su consciencia sobre las quejas y los sistemas de respuesta e implementan sus versiones contextualizadas. Se realizan reuniones regulares de contrapartes a nivel de países Acuerdos contrapartes revisados periódicamente. Política de información contextualizada y planes de implementación establecidos en el desarrollo de Fase 1 de HAP en los países Política de Información Abierta evaluada anualmente por el Grupo de Rendición de Cuentas de la Corporación. Métodos de Investigación periódicamente revisados, actualizados y divulgados al personal relevante. Política y procedimiento para las quejas y sus respuestas, por parte de los programas internacionales de Christian Aid contextualizados e implementados en Fase 1 HAP en los países donde se desenvuelve. Política y procedimiento para las quejas y sus respuestas, revisados anualmente por el grupo para la Rendición de Cuentas y le Desempeño Se entregan informes cada seis meses a SMT sobre las quejas recibidas y manejadas. Gerentes por país y personal programático. Supervisión de ID SMT con el Grupo AfP Oficial de información de la Corporación con supervisión de AfP Jefe de Incidencia e Influencia Supervisión de ID SMT con el Grupos AfP ID SMT Director Internacional Continuo Continuo Abr. 11 Abr. 11 Periódico Abr. 11 Abr. 11 Continuo 37

38 ANEXO 4 Ejercicio: Información básica, juego de roles Historia: José completa su marco para la rendición de cuentas y está muy emocionado, siente que ha ganado mucha claridad del ejercicio de detallar los compromisos de su organización con las comunidades. Decide compartir el marco con un pequeño grupo de integrantes de la comunidad, ya que cree que es muy importante que estén conscientes de esto. Inicia la reunión con una pequeña introducción de sí mismo y de la organización Se necesitará por lo menos 4 voluntarios/as para este juego de roles. Voluntarios/as: Para elegir el rol José o uno de las 3 personas integrantes de la comunidad y actuar en el juego de roles. Favor sean lo más creativos y dramáticos que quieran! La escena necesita demostrar que la comunidad ni siquiera tiene la información básica sobre AID4U. El tema clave para resaltar es la confusión! José: Gracias a todo el mundo por estar de acuerdo con esta reunión tan contra reloj. Siento que lo que voy a hablar con ustedes es muy importante para ambas partes. Mi nombre es José y soy el Director de ASISTENCIA EN DESARROLLO PARA UD. Integrante de la comunidad 1: Lo siento, cómo fue eso? Nunca había oído de esa organización. José: ASISTENCIA EN DESARROLLO PARA UD. es el nombre completo de AID4U. Hemos estado trabajando en su aldea por más de seis meses ahora con el proyecto de medios de vida seguros. Integrante de la comunidad 2: Ah sí, lo siento, no sabía que eso era el nombre completo. Yo conozco a AID4U. Entonces, sólo trabajan con los medios de vida no pueden hacer viviendo o cavar pozos para nosotros? Eso es lo que necesitamos de verdad. José: Claro, por supuesto podríamos considerar ese tipo de actividades. Medios de vida para nosotros significa Integrante de la comunidad 3: Pero, usted dice que han estado trabajando en ese proyecto seis meses? Yo sólo les he visto entregando semillas y herramientas, y eso fue en algún momento del año pasado. José: Hemos estado haciendo varias cosas aquí se acuerdan de la reunión grande de la comunidad que hicimos al inicio del proyecto? Hicimos un montón de dinámicas y ejercicios para identificar las necesidades de la aldea, se acuerdan? Integrante de la comunidad 1: Yo sí recuerdo pero sólo porque el arroz que sirvieron no estaba suficientemente cocido. No sabía que estaba contribuyendo a la planificación del este proyecto. José: Sí todo lo que hablamos en ese momento nos ayudó a planear este proyecto. Las semillas y las herramientas solo son una parte de nuestro programa para ayudarnos a todos en enfrentar los cambios de largo plazo del medio ambiente que hemos estado viendo recientemente las semillas fueron de distintas variedades para que puedan crecer con menos agua y sobrevivir las sequías que hemos visto. No creen que sea buena idea? Integrante de la comunidad 2: Supongo. José: Pero si no les gustaba lo que hacíamos por qué no nos hablaron? Integrante de la comunidad 3: Porque no estábamos seguro/as de lo que intentaban hacer, ni sabíamos con quién hablar, o, para serte franco/a, si realmente les interesaban nuestras opiniones. 38

39 ANEXO 5 La Acción de Compartir la Información La parte sur del país tiene graves problemas de inseguridad alimentaria. La producción de comidas básicas ha estado baja durante varios años. Los efectos de largo plazo de la sequía han persistido y la inseguridad alimentaria en la zona ha conllevado a una malnutrición. La incidencia incrementada de robos es consecuencia también de esto, ya que la gente busca otras formas de conseguir dinero y comida. AID4U ha estado implementando proyectos para mejorar los medios de vida en esta zona durante años, pero sólo comenzó su trabajo en la aldea Madanga hace 6 meses después de que uno de los líderes ancianos de la comunidad solicitó el apoyo. La estrategia del proyecto busca incrementar la seguridad alimentaria de ciertos hogares vulnerables, en particular hogares con mujeres como jefas de familia, a través de la producción agrícola. El proyecto es de 3 años. En el primer año, se proveen semillas, fertilizante y herramientas a través de una serie de distribuciones a campesinas/os clave en la zona. Se hizo un análisis de mercado al inicio del proyecto para apoyar a estas personas en la comercialización de sus productos a nivel local. En el segundo año, estas/os agricultores usarán sus ganancias del primer año para comprar más insumos para sus tierras. En el tercer año el plan es que las y los campesinos tengan negocios auto sostenibles. Al inicio del proyecto se establecieron puntos de distribución para manejar los insumos inmediatos de las y los beneficiarias/os. AID4U divulgó la información sobre esto a través de: afiches, banners, tarjetas de distribución, murales; voluntarias/os y el personal; integrantes de la comunidad (docentes y líderes religiosos); y haciendo anuncios con megáfonos en los puntos de distribución. Los materiales escritos dieron información que incluía el nombre de AID4U, sus donantes, los rubros y cantidades a distribuir, además del lugar y fecha de la distribución. El afiche incluía también el nombre de la persona contacto y su teléfono. Las visitas de casa de parte del personal de AID4U también proveyeron un medio para comunicarse con las y los beneficiarias/os. Los banners de información (A) Estos se pusieron en el punto de distribución. El mensaje más importante (en el centro de los banners) se relacionaba al donante. Los detalles sobre los rubros de donación que las y los beneficiarias/os iban a recibir estaban en escritura más pequeña en la parte de abajo. Megáfonos (B) El megáfono fue utilizado por el líder de la aldea para compartir la fecha de la siguiente distribución, y para decir a la gente que se mantuviera en fila. Afiches (C) Se pusieron los afiches en el área donde las personas recolectaban su paquete de distribución, además de esta puestos en un árbol en el punto de distribución. El afiche tenía la siguiente información escrita: los nombres del líder del grupo, secretario(a), responsable de bodega, distribuidores y guardias. Al final abajo es la fecha de la siguiente distribución. Tarjeta de distribución (D) Se dieron estas tarjetas a todas las personas a beneficiarse antes de la fecha de distribución. La tarjeta decía claramente en inglés los rubros que iban a recibir, en cuál de las tres distribuciones planeadas, las fechas de las distribuciones y el nombre de AID4U y sus donantes. Preguntas 1. Puedes identificar la buena práctica para compartir información? 2. Cuáles son los problemas que se podrían enfrentar al usar estos métodos? Cómo se podría superar? 39