FECHA DE LA REUNION: 06 de octubre de 2016

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1 Página 1 de 5 FECHA DE LA REUNION: 06 de octubre de 2016 HORA: 09:15 am OBJETO. Audiencia aclaratoria Consultoría de Plan de Comunicaciones, proyecto "Ampliación de la planta potabilizadora el bosque y abastecimiento de los barrios de la zona sur occidental de Cartagena de indias" LUGAR DE LA REUNION: Sala de capacitaciones Gerencia Técnica Sede Planta de Tratamiento El Bosque. ASISTENTES NOMBRE Y APELLIDO: Oscar Fernandez Federico Ochoa Pedro Rodríguez Manuel Cabrales José Atencia Dayanis Sánchez Puerta José Cabrales Alvaro Medrano José María Pérez Javier López Jorge Mario Romero EN REPRESENTACION: Alpha Group FX Marketing SAS Ingenio y Publicidad 4to Pixel Atencia Comunicaciones Dpto. Gestión Social ACUACAR Gerencia Proyectos y Obras ACUACAR Gerencia Proyectos y Obras ACUACAR Gerencia Proyectos y Obras ACUACAR Gerencia Proyectos y Obras ACUACAR Departamento de Comunicaciones DURACION: 1 hora y 30 minutos ELABORADA POR: Dayanis Sánchez Puerta TEMARIO:

2 Página 2 de 5 1. Presentación aspectos generales proyecto Ampliación de Planta Potabilizadora El Bosque y Extensión de redes en el Barrio Villa Hermosa. 2. Aclaración de dudas y sugerencias referentes a Términos de Referencia de la Consultoría. DESARROLLO Se dio inicio a la reunión con la intervención del Subgerente de Contratación de proyectos José Cabrales, quien hizo una presentación general del contexto en que se llevará a cabo la consultoría objeto de la reunión: Así, se explicó algunos aspectos generales del Proyecto Ampliación de la planta potabilizadora el bosque y abastecimiento de los barrios de la zona sur occidental de Cartagena de indias y se explicó las fuentes de financiación y los beneficios del proyecto en mención. También se explica la importancia de la presente consultoría para visibilizar el impacto social de la obra en la población beneficiaria. Inmediatamente después, se procede a escuchar y aclarar dudas e inquietudes por parte de los consultores con relación a los Términos de Referencia del Plan de Comunicaciones: Teniendo en cuenta que el diseño de la campaña debe hacerse en conjunto con la comunidad, cómo se hace para entregar los diseños con la propuesta, si en los TDR se pide que se desarrolle un taller participativo con la comunidad que genere los insumos para el diseño de las piezas publicitarias? Con la propuesta debe presentarse solo la metodología, plan de trabajo y presupuesto. La firma seleccionada para desarrollar dicho Plan, hará los diseños de las piezas publicitarias una vez sea contratado y a partir de los requerimientos y metodología propuesta. Los contenidos ambientales que se colocarán en las cartillas, serán propuestos en su totalidad por la firma seleccionada o serán suministrados por ACUACAR?

3 Página 3 de 5 ACUACAR dará unas indicaciones generales sobre el tipo de información que se requiere en las cartillas, sin embargo, los contenidos deben ser diseñados exclusivamente para el proyecto. No pueden copiarse contenidos de documentos ambientales existentes de otras cartillas o proyectos. De acuerdo con el cronograma, El taller participativo y la entrega del diseño de la campaña deben llevarse a cabo en el primer mes? Efectivamente, al finalizar el primer mes del contrato deben estar listos los diseños de la campaña. El contenido del taller participativo debe ser propuesto por la entidad consultora? Si, corresponde a los consultores disponer la metodología y estrategias que se utilizarán para el desarrollo del taller. En el Ítem 13, pág. 22 se menciona que el primer pago se hará contra entrega del primer informe. Si se generan correcciones o sugerencias a los diseños de la campaña y esto atrasa la entrega del mismo, No podría pasarse la factura? Lo ideal es que semana a semana haya una retroalimentación con el supervisor del contrato y el departamento de Gestión Social de nuestra empresa para retroalimentar el proceso de diseño de la campaña para evitar retrasos en la obtención del VoBo del informe y así poder gestionar rápidamente la primera cuenta de cobro. Con relación a la experiencia que deben cumplir las firmas, se solicita que sea válida la experiencia de un socio de una firma aspirante, aunque no haga parte del equipo de trabajo que esta firma postulará. Esta petición debe ser hecha formalmente, mediante correo electrónico, para que la empresa analice su viabilidad. Solo se llevarán a cabo dos actividades de corte social, Taller participativo y concurso?

4 Página 4 de 5 El consultor seleccionado para esta consultoría, será responsable de las dos actividades sociales mencionadas, sin embargo, participará en el cubrimiento de otras actividades sociales que se realicen durante el proyecto, con tomas para el video y fotografías. Teniendo en cuenta que la tela de Dacron ya poco se usa para la elaboración de cruzacalles, se sugiere si es posible cotizar para utilizar el material Banner que tiene mayor durabilidad. Se acepta la sugerencia. Algunos de los puntos establecidos en los productos requeridos están muy abiertos para la interpretación de las firmas convocadas, y esto puede generar desequilibrios en el presupuesto, en aspectos como el precio de los refrigerios y la cantidad de hojas de la cartilla. Lo que puede generar la pérdida de la consultoría. En esta medida se sugiere que no se deje abierto el valor de los refrigerios y la cantidad de hojas de la cartilla, sino que se establezca un costo mínimo y una cantidad mínima de hojas para todas las propuestas. Es válida, esta petición, por lo que se tendrá en cuenta esta solicitud y se dará una respuesta por escrito. El costo de la publicación de los boletines y avisos de prensa deben ser asumidos por el consultor seleccionado o ACUACAR tiene convenio con algún medio en el que se incluirá este costo? El medio en que se publicará el aviso de prensa influye en el costo del mismo. Es importante que se defina entonces. Cuál sería el medio ya que esto influye en el presupuesto. Las publicaciones de los boletines de prensa no tienen costo y los avisos de prensa deben ser asumidos por el consultor seleccionado. La gestión para publicación de estos productos será gestionada por la firma seleccionada con el apoyo de la Empresa. Con relación al medio en el que se publicará el aviso de prensa debe ser un diario de fácil acceso para la comunidad como se establece en los TDR, más no puede establecerse en estos términos, cuál sería el medio que deben utilizar.

5 Página 5 de 5 Con relación al producto valla, quién gestionará los permisos para su instalación en la comunidad y quien define el sitio en que se instalará la misma? Aguas de Cartagena gestionará los respectivos permisos. El sitio de instalación debe ser gestionado por la firma seleccionada con el apoyo y acompañamiento de la empresa. Se solicita aclarar las medidas del display, ya que la medida establecida en los TDR es mayor a la que se usa habitualmente para este tipo de productos. Se concede razón a la observación realizada, por lo que se revisarán las medidas y de ser necesario se realizará una adenda a los TDR. Este contrato estará exento de IVA? Si está exento de IVA, tal como se indica en los TDR. Con relación a la forma de calificación de las propuestas, se propone cambiar la fórmula establecida para evaluarlas, y utilizar una fórmula de evaluación en el que se escoja la media geométrica, para evitar que los aspirantes bajen demasiado los precios. De acuerdo con el tipo de contratación establecido para este tipo de consultoría, no es posible hacer cambios al criterio de calificación de la propuesta según el costo de la misma. El perfil profesional estipulado para el cargo de asesor ambiental corresponde a la carrera de gestión ambiental que viene implementándose hace muy poco tiempo en la ciudad. Por esta razón se sugiere que se incluyan otras carreras para este cargo que también tengan un perfil ambiental, como es el caso de la ingeniería ambiental.

6 Página 6 de 5 Se estudiará esta posibilidad y se dará respuesta por escrito a todos los consultores. Se sugiere aclarar, si la experiencia acreditada del personal debe ser a partir de la fecha de graduación. Las experiencias presentadas deben ser a partir de la fecha de graduación de su carrera. Las 30 actividades relacionadas con perifoneo deben hacerse en carro o puede contratarse una sola persona que haga esta actividad con megáfono. Las actividades de perifoneo no requieren mayor logística, pues solo se requiere un pregonero que lleve a cabo la actividad de perifoneo. En caso total que dos firmas queden con la misma puntuación en el primer lugar, cuál sería el criterio de desempate. De acuerdo a lo estipulado en los Términos de Referencia, se escogerá a la firma que acredite mayor experiencia. Se recomienda que incluyan todas las experiencias que tienen como empresa y/o brochure de la organización. Teniendo en cuenta que los requerimientos para llevar a cabo el concurso son para 150 personas, Por qué se pide que la amplificación tenga capacidad para 250 personas? Se hace esta solicitud, para no tener inconvenientes o deficiencias con el sonido durante el desarrollo de la actividad. Cuántas copias deben presentarse de la propuesta? Debe presentarse un original y una copia, en un mismo sobre sellado.

7 Página 7 de 5 Una vez se exponen las dudas, inquietudes y sugerencias, los representantes de ACUACAR, resaltan que la firma seleccionada siempre contará con el apoyo de personal del área de Gestión social de la Empresa, para contactar a los líderes, convocar a la comunidad y seleccionar los espacios en que se llevarán a cabo las actividades descritas en los TDR. Así mismo, debe tener un contacto permanente con el jefe de Comunicaciones, quien realizará la labor de supervisor del contrato. Todos los cambios que se establezcan con relación a los productos establecidos en la consultoría, generarán una adenda a los Términos de Referencia. Finaliza la reunión 10:30 A.M.

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