Pas a pas per a gestors de l e-notum (notificacions electròniques)

Transcripción

1 Pas a pas per a gestors de l e-notum (notificacions electròniques) 1. Com crear una notificació electrònica... pàg Com consultar una notificació creada... pàg Cercar resultats... pàg Enllaços d interès... pàg. 11 Cal que, prèviament, els responsables de la tramitació hagin demanat l alta com a usuaris del servei d e-notum, mitjançant l emplenament d una sol licitud adreçada a la Direcció de Serveis a l adreça de correu eadministracio.ensenyament@gencat.cat D:\Users\ T\AppData\Local\Microsoft\Windows\Temporary Internet Files\Content.Outlook\SBA7DDUG\e_notum_pas_a_pas_gestors.docx

2 1. Com crear una notificació electrònica Pas 1 Accediu a la Plataforma d Integració i Col laboració Administrativa (PICA) i seleccioneu Mòduls comuns> Notificacions del menú superior. Espai on apareixeran, si s escau, els avisos sobre problemes de funcionament de l e-notum. Espai on apareixeran, si s escau, les noves funcionalitats de l e-notum. 17/04/2018 2/12

3 Pas 2 Seleccioneu Crear notificació, en el menú de l esquerra, i cliqueu al damunt de Formulari. Pas 3 Empleneu l apartat Dades de notificació. Recordeu que tots els camps marcats amb un asterisc (*) són obligatoris. Camp Referència* Títol* Text* Resolució* Definició Codi de la notificació Identificació de la notificació Contingut de l ofici de la notificació. Sempre cal adjuntar com a mínim un document annex signat electrònicament. Observacions Es recomana incloure el número d expedient. Si el ciutadà ha fet una petició d informació relacionada amb la Llei de transparència, és aconsellable identificar la notificació amb el número de referència d expedient que ja porti assignada la petició per part d un altre servei. Exemple: Homologació títol XXX No cal que estrictament sigui una Resolució, però sí que és requisit imprescindible que estigui signat electrònicament. 17/04/2018 3/12

4 Exemple: Pas 4 No empleneu els quatre camps que apareixen a continuació. Accessible sense certificat digital: casella seleccionada per defecte. La notificació podrà ser visualitzada i practicada pel(s) destinatari(s) de la mateixa sense necessitat de disposar de certificat digital, mitjançant el mecanisme de paraula de pas. Portal d accés a la notificació: Per defecte és el portal Tràmits (gencat.cat) Dies d expiració: Per defecte són 10 dies. Idioma: Per defecte és el català. Pas 5 No cal que empleneu els blocs Dades de registre i Dades de comunicació, perquè el Servei d Organització ha creat una plantilla genèrica per a totes les notificacions, de manera que els camps s omplen automàticament (encara que no es poden visualitzar). 17/04/2018 4/12

5 Pas 6 Empleneu l apartat Destinataris. Heu de triar en el desplegable si el destinatari és una persona física o una persona jurídica i emplenar els camps que apareixen segons l opció seleccionada. Pas 7 Cliqueu primer al botó Incloure Destinatari (1). Apareixerà llavors un espai per incloure el destinatari (o destinataris) de la notificació. Per afegir-los, cliqueu seguidament al botó Nou Grup Destinataris (2). 17/04/2018 5/12

6 Aquesta funcionalitat permet enviar la mateixa notificació a diverses persones alhora. 1 2 Nota: Quan es crea el Nou Grup Destinataris i quan s afegeixen els destinataris, el programa s actualitza i porta a l inici del formulari. Cal desplaçar-se fins a la part inferior de la pàgina per continuar el procés de notificació. Pas 8 Empleneu l apartat Document resolució i si escau l apartat Documents adjunts. Cal que navegueu per seleccionar el document en qüestió, seleccioneu en el desplegable quin tipus de document és (resolució o annex) i finalment premeu el botó Incloure document per afegir-lo. Nota: Necessàriament s hi ha d adjuntar un document etiquetat com a resolució (encara que no ho sigui, però haurà d estar signat digitalment) i, si escau, el nombre d annexos que calgui. S ha tipificat d aquesta manera, perquè la resolució és el document habitual en les notificacions. 17/04/2018 6/12

7 Pas 9 Premeu el botó Enviar per trametre la notificació electrònica. Si l operació s ha realitzat amb èxit, apareixerà un missatge que ho indica. Us recomanem que consulteu que efectivament la notificació ha quedat en estat dipositada. Per fer-ho aneu a Com consultar una notificació creada. 17/04/2018 7/12

8 Resolució d incidències Si no apareix el missatge de procés finalitzat amb èxit o es produeix qualsevol error en l enviament, premeu Contacte al menú superior de la pantalla, on trobareu la informació per tramitar la incidència. novaincidencia.otpica.ctti@gencat.cat 17/04/2018 8/12

9 2. Com consultar una notificació creada Els usuaris donats d alta a l enotum podran consultar únicament les notificacions creades per ells mateixos, així com les que hagin creat la resta d usuaris del seu grup Pas 1 Accediu a la Plataforma d Integració i Col laboració Administrativa (PICA) i seleccioneu Mòduls comuns> Notificacions> Consultar notificació. Pas 2 Cliqueu al damunt de Formulari. 17/04/2018 9/12

10 Pas 3 Empleneu com a mínim un dels camps per cercar la notificació. Es pot cercar per dades del sol licitant (NIF o CIF/VAT per a empreses, cognoms, telèfon mòbil...) o per estat de la notificació. També podeu cercar entre unes dates determinades (de publicació, registre i/o expiració). Dades personals estat Nota: L estat inicial d una notificació que ha estat enviada pel gestor és el de dipositada. Depenent de l activitat de la persona destinatària aquest estat inicial evoluciona als altres estats. Tingueu en compte que les notificacions estan classificades segons el darrer estat en què es troben. Per exemple, si una notificació ha estat rebutjada, no la trobareu com a acceptada o qualsevol dels altres estats previs; només la trobareu en l estat rebutjada. 17/04/ /12

11 Pas 4 Cliqueu al botó Detall per accedir a tota la informació de la notificació. Núm. Registre: 9004/349/ = codi oficina per a notificacions electròniques 349= número registre 2015= any Una notificació enviada queda inicialment en estat dipositada, a l abast de la persona destinatària. En el Detall de la notificació hi ha tota la informació de l enviament, els documents adjunts i el justificant electrònic de validesa. 17/04/ /12

12 Pas 5 Cal que el gestor anomeni i desi el justificant electrònic de validesa de cada notificació, que és el document on consten les evidències del procés, un cop hagi expirat el termini (per defecte, 10 dies des que la notificació es posa a disposició del ciutadà, segons el procediment administratiu). Recordeu que cal desar els documents electrònics tal com es fa amb els documents en paper. Per a més informació, consulteu l apartat de Gestió de la documentació electrònica de la Intranet del Departament. 3. Cercar resultats Dins de les operacions relacionades amb la notificació electrònica, trobem l opció Cercar resultats, un cercador que permet obtenir les notificacions segons la data d alta, l estat de la sol licitud o l òrgan requeridor, entre d altres opcions. És un cercador pensat per a administradors o gestors de grups. 4. Enllaços d interès e-notum. Intranet del Departament d Ensenyament. Gestió de la documentació electrònica. Intranet del Departament d Ensenyament. Documentació funcional sobre notificacions electròniques. Intranet del Departament de Governació i Relacions Institucionals. 17/04/ /12