FINALIDAD DE LAS DECLARACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN EN LA AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS

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1 FINALIDAD DE LAS DECLARACIONES DE LA ADMINISTRACIÓN EN LA AUDITORÍA DE ESTADOS FINANCIEROS

2 N O R M A T I V I D A D C.P.C. Jaime De la Brena Arenas Socio del Despacho Gómez Espiñeira, S.C. C o n t a d u r í a P ú b l i c a 10 A g o s t o Finalidad de las declaraciones de la en la auditoría de estados financieros I. Introducción Hay que recordar que durante el trabajo de auditoría de estados financieros, se aplican diversas técnicas que se encuentran estipuladas en las Normas y procedimientos de auditoría y en las Normas para atestiguar en México, emitidas por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., las cuales son elegidas bajo el criterio prudencial y profesional del Contador Público, con el fin de obtener la evidencia suficiente y competente para poder sustentar su opinión, y esas técnicas de auditoría no pueden ser seleccionadas en forma fija y estricta como ingredientes de una receta de cocina. Las técnicas y procedimientos de auditoría fluyen flexiblemente durante la ejecución de ésta, en función de los controles y sistemas utilizados en una entidad, de la contabilidad misma, de la naturaleza de las operaciones llevadas a cabo, así como del tamaño y tipo de la organización. Entre todas estas técnicas, se encuentra la declaración, que consiste en obtener una manifestación por escrito, debidamente firmada por los funcionarios responsables y que pertenecen a la empresa auditada, de los resultados producto de las investigaciones realizadas directamente con los funcionarios y empleados de dicha empresa. Los estados financieros de cualquier entidad incluyen como parte integrante

3 de los mismos, una serie de aseveraciones que representan declaraciones hechas por la, y gran parte del trabajo del auditor, se dirige a obtener y evaluar la evidencia correspondiente a dichas declaraciones. A diferencia de una evidencia legal la cual se sustenta y se circunscribe en una serie de reglas rígidas la validez de la evidencia en auditoría se apoya básicamente en el juicio del auditor; y esto queda completamente formalizado por medio de las Normas de auditoría generalmente aceptadas. Con base en dichas normas, el énfasis de la auditoría; es decir, el alcance, la naturaleza y la oportunidad de los procedimientos de auditoría, se da atendiendo a la importancia relativa de los diversos conceptos de los estados financieros, así como al riesgo probable de que los mismos tengan errores. II. Confiabilidad de la evidencia comprobatoria La evidencia obtenida por el Contador Público queda documentada en los papeles de trabajo, los cuales, son de su propiedad y aunque quedan bajo su custodia, sabemos que son sujetos de estar, temporalmente, a disposición de terceros, a petición expresa de los mismos, con el objeto de satisfacer requerimientos de tipo legal o profesional. La confiabilidad en la veracidad de la evidencia que sustenta la opinión del auditor, se da por la forma en que la misma se obtuvo, por su naturaleza y atendiendo a las circunstancias; es decir, si la misma proviene de fuentes internas o externas, o si es visual, oral o documental. Mediante el Boletín 3060, Evidencia comprobatoria, de la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría, se proporcionan ciertas generalizaciones que facilitan la evaluación de la evidencia, las cuales se transcriben a continuación: a) La evidencia comprobatoria obtenida de fuentes independientes fuera de la entidad, proporciona mayor seguridad que aquélla obtenida dentro de la misma entidad para propósitos de una auditoría independiente. b) La contabilidad y los estados financieros elaborados bajo condiciones satisfactorias de control interno, generalmente son más confiables que cuando han sido elaborados bajo condiciones poco satisfactorias. c) El conocimiento directo del auditor obtenido a través de exámenes físicos, observación, cálculos e inspección, es más conveniente que la información obtenida indirectamente. d) La evidencia en forma de documentos y confirmaciones escritas es más confiable que las confirmaciones verbales. III. Objetivos de las declaraciones de la Existen circunstancias en las cuales el Contador Público encuentra que al aplicar diversos procedimientos de auditoría, obtiene evidencia un tanto limitada y es necesario obtener declaraciones por escrito, como procedimiento adicional. Ejemplo de ello, es cuando la de la empresa tiene planes de una reestructuración corporativa o de obtener financiamientos adicionales; o bien, de dar de baja determinada producción hechos que ameritan ser revelados en los estados financieros auditados en estos casos, la interrogante sería: de qué manera puede el auditor tener conocimiento de ello? Es en estas circunstancias, cabe destacar la importancia de obtener declaraciones por escrito, ya sea para que refuercen la evidencia de haber investigado estos hechos con los funcionarios de la empresa; o bien, para que dirijan al auditor a la obtención del conocimiento de los mismos. En resumen, considero conveniente reiterar que durante el transcurso de la auditoría, la de la compañía realiza numerosas declaraciones al auditor, tanto en forma oral como por escrita; y esto lo hace por medio de las aseveraciones que se incluyen en los estados financieros o en respuesta a preguntas específicas que él plantea. De conformidad con el Boletín 3080, Declaraciones de la, emitido por la Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría, estas declaraciones tienen una serie de finalidades que, a continuación se sintetizan: En primer término, las declaraciones de la son parte integrante de la evidencia compro-

4 N O R M A T I V I D A D C o n t a d u r í a P ú b l i c a 12 A g o s t o batoria que obtiene el auditor. Estas declaraciones se consiguen por escrito para complementar otros procedimientos. Cabe destacar que las declaraciones de la no constituyen un sustituto para la aplicación de los procedimientos de auditoría. En muchos casos, el auditor aplica procedimientos de auditoría específicamente diseñados para obtener evidencia respecto a asuntos que también son materia de las declaraciones escritas. Al aplicar el procedimiento para obtener por escrito ciertas declaraciones de la, se reduce la posibilidad de apreciaciones o entendimientos erróneos concernientes a diversos asuntos, que bien pudieron ser declarados previamente en forma verbal, o conocidos de manera directa por el auditor mediante otros procedimientos. Las declaraciones hechas por escrito al auditor, confirman aseveraciones que anticipadamente se le proporcionaron en forma explícita o implícita, dependiendo de su naturaleza, y que pueden clasificarse como se muestra en seguida: Existencia u ocurrencia Integridad Derechos y obligaciones Valuación Presentación y revelación Los activos y pasivos de la entidad existen a una fecha específica, y las transacciones registradas han ocurrido durante un cierto periodo. Todas las transacciones y saldos que deben presentarse en los estados financieros, han sido debidamente incluidos. Los activos representan derechos para la compañía, y los pasivos las obligaciones de la misma. Los conceptos de activo, pasivo, capital, ingresos y gastos, han sido incluidos en los estados financieros, debidamente cuantificados. Los renglones particulares de los estados financieros están adecuadamente clasificados, descritos y revelados en ellos. Las declaraciones por escrito más comunes en una auditoría de estados financieros son: - La carta de declaraciones de la. - La confirmación de actas del secretario del Consejo de Administración. IV. Consideraciones en la carta de declaraciones de la También, cabe destacar que el mencionado Boletín 3080, Declaraciones de la, establece una serie de aspectos normativos que el auditor debe tomar en cuenta al emplear este procedimiento. Dicha normatividad se resume a de la siguiente manera: La carta debe referirse a los periodos que se cubren en el dictamen. De tal modo, que si el dictamen se refiere a estados financieros comparativos, la carta de declaraciones de la que se obtenga al final de la auditoría, corresponderá a ambos ejercicios dictaminados. Cuando existe contradicción entre una cierta declaración hecha por la y otras evidencias, el auditor investigará las circunstancias y considerará, con base en su juicio, si la confianza que ha depositado en esa declaración y en otras más, referentes a diversos aspectos de los estados financieros, es apropiada y se justifica. Es recomendable que las declaraciones de la asentadas en la carta se limiten a asuntos que sean significativos para los estados financieros. La carta de declaraciones, se elaborará específicamente para cada auditoría y se dirigirá al auditor con aquella fecha en que él, concluye su trabajo, misma que debe coincidir con la del dictamen. En caso de que se haya utilizado doble fecha en el dictamen, el auditor obtendrá declaraciones adicionales sobre los eventos subsecuentes que originaron esta situación. En estos casos, se elabora una actualización de la carta de declaraciones original, en la cual se hace referencia a esta última, manifestando si es necesario o no, modificar las declaraciones en ella contenidas; y en seguida, se detallan aquellas declaraciones adicionales relativas a los hechos posteriores. Si se trata de un grupo de empresas, se obtendrán las declaraciones de la de la empresa tenedora, con respecto a asuntos que puedan afectar a la subsidiaria, cuando el auditor realiza una auditoría a los estados financieros de la subsidiaria. El Boletín 3080, declaraciones de la, establece una serie de aspectos normativos que el auditor debe tomar en cuenta al emplear este procedimiento La negativa de la o del consejo a ratificar por escrito las declaraciones, constituye una limitación al alcance o, en casos extremos, una abstención de opinión; asimismo, en determinadas circunstancias puede implicar la suspensión del trabajo de auditoría. V. Ejemplos de asuntos a incluirse en la carta de declaraciones de la Como en todo trabajo que involucra la auditoría, los aspectos a considerarse en la carta de declaraciones de la, están en función de las circunstancias particulares de cada entidad y de su importancia relativa. Sin embargo, a continuación se destacan los asuntos más comunes a incluirse en la carta, considerando que se trata de una auditoría de estados financie-

5 ros preparados de acuerdo con las Normas de Información Financiera (NIF): a) Asuntos relativos a los estados financieros. Reconocimiento de la de su responsabilidad sobre los estados financieros, y de su preparación razonable de conformidad con las normas de información financiera. b) Asuntos relativos a la integridad de la información. Disponibilidad de todos los registros contables e información relativa. Ausencia de errores u omisiones en los estados financieros y desconocimiento de irregularidades o fraudes que involucren a la o a empleados de la empresa, incluyendo denuncias o sospechas de fraude. Disponibilidad de actas de asamblea de accionistas, juntas del consejo y comités de dirección. c) Asuntos relativos al reconocimiento, cuantificación y revelación. Conocimiento de diferencias no registradas, y de que éstas no tienen un impacto significativo sobre los estados financieros. Planes o propósitos que puedan afectar el valor registrado o la clasificación de activos o pasivos. Información concerniente a transacciones con partes relacionadas. Violaciones o posibles violaciones a leyes o reglamentos. Pérdidas originadas por compromisos de compra o venta. Revelación apropiada de restricciones sobre la disponibilidad de activos y utilidades. Autenticidad de las cuentas por cobrar. Inexistencia de inventarios sobrevaluados. Posibles incumplimientos con contratos que afecten los estados financieros. Inexistencia de litigios o reclamaciones no reportados por los abogados, y que ellos consideran que puedan afectar significativamente o resultar en un fallo negativo para la empresa. Información relativa a eventos subsecuentes y contingencias, así como de entidades no consolidadas. VI. Consideraciones para la confirmación de actas por el secretario del consejo de Es importante mencionar que, además de la carta de declaraciones, el auditor obtendrá esta confirmación, la cual deberá cubrir los periodos correspondientes a los estados financieros dictaminados hasta la fecha del dictamen, e incluirá los siguientes aspectos: El secretario del consejo declara que ha mostrado al auditor actas de accionistas, juntas del consejo de y de otros comités aplicables, indicando si han sido fielmente asentadas en los libros respectivos. La confirmación del secretario del consejo incluirá una relación detallada de todas las asambleas y juntas celebradas durante el periodo correspondiente a los estados financieros dictaminados. VII. Conclusión Las declaraciones por escrito de la ratifican lo que en principio pretende presentar la información financiera proporcionada al Contador Público, para que él, emita su opinión sobre la misma. La obtención de la carta de declaraciones debidamente firmada, define y delimita, claramente, la responsabilidad que tiene la de una entidad sobre los estados financieros dictaminados, al mostrar transparencia, buena voluntad y disponibilidad; y en ningún momento, provocar que el Contador Público evada la responsabilidad de emitir su opinión sobre esos estados financieros. En ocasiones (equivocadamente) ha sido mal apreciada y entendida por quienes sin respeto alguno a nuestra profesión, la han nombrado la carta de Poncio Pilatos. La selección de los asuntos a tratar en la carta de declaraciones de la, debe ser en función de las circunstancias que circunscriben cada caso en específico y del juicio profesional del Contador Público; juicio que se deriva de su integridad, la cual involucra su responsabilidad, honestidad y características personales, que lo distinguen como un profesional de alta calidad, lo que siempre constituirá el aspecto más importante de quien se desenvuelve en el ejercicio independiente de la profesión.