Auditoria IMPORTANCIA DE LAS DECLARACIONES DE LA ADMINISTRACION

Transcripción

1 IMPORTANCIA DE LAS DECLARACIONES DE LA ADMINISTRACION En los últimos años la profesión contable ha sufrido muchos cambios derivados del proyecto de convergencia entre las Normas de Auditoría Mexicanas y las Normas Internacionales de Auditoría, lo que trae consigo a que el Contador Público que actúa como auditor, deba estar informado de los cambios que implica la nueva normatividad. Una de las principales preocupaciones del auditor externo durante el proceso de una auditoría de estados financieros es la obtención de la carta de declaraciones de la Administración y sobre todo el efecto que dichas declaraciones o manifestaciones pudieran tener en la opinión del dictamen del auditor. El Boletín 3080 Declaraciones de la Administración de las Normas de Auditoría, establece que el auditor debe obtener evidencia comprobatoria suficiente y competente en el grado que requiera para suministrar una base objetiva para expresar su opinión. Durante el desarrollo de la auditoría la Administración de la entidad hace numerosas declaraciones ya sea en forma oral o por escrito al auditor que en ocasiones se incluyen en los estados financieros o en respuestas a preguntas específicas que plantea el auditor; todas estas declaraciones no son un sustituto para la aplicación de los procedimientos de auditoría que son necesarios para obtener una base razonable para sustentar una opinión referente a los estados financieros. La obtención de declaraciones por escrito constituye el reconocimiento por parte de la Administración de su responsabilidad en la preparación y aprobación de los estados financieros. La carta de declaraciones de la administración debe obtenerse por escrito y debe referirse a todos los estados financieros y periodos cubiertos por el dictamen del auditor. Los aspectos que se incluyen normalmente en la carta de declaraciones de la Administración son o deben ser significativos con relación a los estados financieros tomados en su conjunto.

2 Así mismo, las declaraciones pueden limitarse a asuntos que se consideren individual o colectivamente, significativos para los estados financieros, siempre y cuando tanto la Administración como el auditor hayan llegado a un acuerdo o entendimiento sobre la importancia relativa para este propósito. Hay casos en los que solicitan manifestaciones escritas, pero que; sin embargo, se hace difícil la comprobación de las mismas con la aplicación de procedimientos de auditoría, distintos a la simple indagación. Por ejemplo, cuando un cliente planea descontinuar una línea de negocio, el contador público (auditor) puede encontrarse imposibilitado de confirmar por medio de otros procedimientos esta intención o plan de la Administración; por lo tanto, deberá obtener una declaración escrita para documentar esa intención de la Gerencia. La carta de declaraciones de la Administración debe elaborarse específicamente para cada auditoría, de tal manera que incluya declaraciones relativas a asuntos específicos propios de la actividad de la entidad o de la industria en que ésta opera. La carta invariablemente debe ser dirigida al auditor. Esto porque es el mayor interesado en conocer los eventos que ocurren en el período que transcurre con posterioridad a los estados financieros auditados y hasta la fecha de su dictamen. La carta de declaraciones de la Administración no puede estar fechada antes de la fecha del dictamen del auditor y, por lo tanto, debe llevar como fecha aquélla en que el auditor concluye su trabajo, misma que debe coincidir con la del dictamen. La carta de declaraciones de la Administración debe estar por los funcionarios de la compañía y que son responsables de la información financiera, y en todos los casos debe firmarse, por lo menos por el funcionario de mayor jerarquía (Director General, Gerente General, Administrador Único, etc.) y por el funcionario responsable de la información financiera (Gerente Administrativo, Contador General, Contralor, etc.).

3 En caso de que el dictamen presentado por el auditor contenga doble fecha (doble fechado) el auditor debe asegurarse de obtener las declaraciones de la Administración adicionales sobre el o los eventos subsecuentes que hayan originado que el auditor doble fechara el dictamen. Si posterior a la obtención de la carta de declaraciones de la Administración ocurre un evento subsecuente que deba ser incluida en la misma, será necesario que el auditor obtenga una carta adicional que cubra dicho hecho o transacción ocurrida con posterioridad a la fecha original de la carta o en su caso se puede utilizar es está nueva carta doble fecha, sustituyendo la carta original. Por otro lado dentro del Boletín 3080, nos menciona que en caso de que el dictamen del auditor no haya sido entregad al cliente dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que se concluyo el trabajo y aún y cuando no existan eventos subsecuentes es necesario que la Administración proporcione una carta adicional donde manifieste al auditor que no tiene conocimiento de hechos o circunstancias que puedan afectar significativamente los estados financieros de la entidad a la fecha y por los periodos cubiertos por el dictamen o que deban ser registrados o revelados. Cuando la auditoría se refiera a estados financieros consolidados es necesario obtener una carta de declaraciones de la Administración que haga referencia a los estados financieros consolidados. Cuando se trate de una auditoría de estados financieros de una subsidiaria y no sea el auditor de estados financieros de la compañía tenedora, deberá de obtenerse las declaraciones de la Administración por escrito de las operaciones con partes relacionadas o la intención de proporcionar a la subsidiaria un apoyo continuo por parte de la tenedora. Los objetivos más importantes de la obtención de la "Carta de declaraciones de la Administración" por parte del auditor de estados financieros, son: a) Proporcionar al auditor una medida adicional de la confianza que le merecen la Dirección de la Entidad y sus empleados. Dicha confianza es un factor importante del riesgo de auditoría,

4 constituido por la posibilidad inherente a la actividad de la entidad de que existan errores de importancia en el proceso contable del cual se obtienen las cifras anuales. b) Proporcionar al auditor documentación escrita respecto a ciertas explicaciones verbales de aspectos significativos relacionados en forma directa o indirecta con las cifras anuales. c) Proporcionar al auditor documentación escrita y explicaciones adicionales sobre el sistema de control interno, así como ciertos aspectos importantes que están relacionados directa o indirectamente con las cifras anuales. d) Proporcionar información al auditor que le permita confirmar que el alcance de su examen ha sido adecuado, de manera que cualquier declaración contradictoria con la evidencia obtenida en la ejecución de su trabajo requerirá la realización de investigaciones adicionales. Derivado de la importancia que actualmente tiene la cata de declaraciones de la Administración la ausencia de esta o la negativa de la gerencia de proporcionarla por escrito, constituye una limitación en el alcance de su revisión y debe hacer una salvedad en su dictamen o abstenerse de opinar, así mismo el auditor deberá evaluar los efectos de dicha negativa de la gerencia y sobre todo en otras manifestaciones realizadas por la Administración, por consiguiente deberá evaluar si las dichas declaraciones tienen validez. A continuación se presenta un modelo de esta salvedad: (Párrafo de alcance) Con excepción de lo que se menciona en el párrafo siguiente, mi examen fue realizado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas, las cuales.. (Párrafo intermedio) Las normas de auditoría generalmente aceptadas requieren que obtengamos de la gerencia una declaración escrita confirmándonos que los hechos y montos reflejados en los estados financieros auditados incluyen toda la información necesaria para la presentación razonable de la situación financiera, los resultados de operaciones y los flujos de efectivo están de acuerdo a las normas de información financiera en México. Dicha manifestación no nos ha sido entrega para el período que terminó el (fecha).

5 (Párrafo de opinión) En nuestra opinión excepto por el efecto, si lo hubiere, de cualquier ajuste o revelación que pudiera haber sido requerido si hubiéramos recibido la citada manifestación escrita, los estados financieros adjuntos presentan razonablemente la situación financiera de... Asuntos que deben incluirse en la carta de declaraciones y/o manifestaciones de la Administración El contenido de la carta de declaraciones de la Administración vendrá determinado por la naturaleza del trabajo a realizar y por las circunstancias concretas encontradas en el desarrollo del mismo. No obstante, resulta conveniente establecer el contenido que, con carácter general debe incluirse en ésta, aunque el auditor, en función del tipo de encargo y de las circunstancias particulares existentes en el desarrollo de cada trabajo, pueda decidir su adaptación, documentando en ese caso en los papeles de trabajo las razones de tal decisión. El contenido de la carta de declaraciones de la Administración en los trabajos referidos a auditoría de estados financieros, debe incluir los siguientes aspectos: a) Reconocimiento, por parte de la Dirección de la Entidad, de su responsabilidad sobre la formulación de los estados financieros de conformidad con las Normas de Información Financiera o en su caso, de conformidad con las bases especiales utilizadas en su preparación. b) Manifestación por la administración de que los estados financieros están presentados razonablemente, de conformidad con las Normas de Información Financiera en México, o en su caso, con las bases especiales utilizadas en su preparación. c) Disponibilidad de todos los registros contables y de la información relativa. d) Declaración de que se han conciliado los libros y registros contables y no existen: 1) Diferencias significativas ni cuentas que no hayan sido depuradas y que se requieran de ajustes o reclasificaciones a otras cuentas de balance, y

6 2) Cuentas o saldos fuera del balance general que sea necesario registrar en el estado de resultados y/o viceversa. e) Se ha facilitado al auditor el acceso a toda la documentación y los registros contables de la Sociedad, a todos los contratos y acuerdos, incluyendo las actas de Asamblea de Accionistas, Consejo de Administración, de la Junta General u otros Comités, así como a cuanta información hubiera sido solicitada por el auditor para realizar su trabajo, explicitando, además, la naturaleza de las limitaciones al alcance que se hayan puesto de manifiesto durante su realización. f) Que no existen incumplimientos o posibles incumplimientos de la normativa aplicable, (sectorial, mercantil, tributaria, etc.), cuyos efectos deban ser considerados en los estados financieros o puedan servir de base para contabilizar pérdidas o estimar contingencias. g) Indicación de que no conocen la existencia de errores e irregularidades importantes en los que hubiera estado implicado algún miembro de la entidad, incluyendo denuncias o sospechas de fraude. h) Declaración de que la Administración conoce las diferencias no registradas determinadas tanto por la entidad como por el auditor y de que éstas no tienen un impacto significativo sobre los estados financieros. i) La Administración es responsable de asegurar razonablemente que no existan deficiencias importantes o debilidades materiales en el diseño y/o en la operación del control interno que impida que se preparen y emitan informes financieros confiables y que aseguren su capacidad para registrar, procesar y resumir los datos que integran la información financiera. j) Reconocimiento por la Administración de su responsabilidad para el diseño e implantación de programas y controles para prevenir y detectar fraudes.

7 k) Que no existe proyecto alguno que pudiera alterar significativamente el valor contabilizado de los elementos de activo y pasivo (por ejemplo, abandono de una unidad de producción o de una actividad de la empresa). l) Información concerniente a transacciones con partes relacionadas y saldos por cobrar y por pagar a ellas. m) Que no existen incumplimientos contractuales con terceros de los que puedan derivarse responsabilidades y contingencias que afecten de manera significativa a los estados financieros. n) Garantías otorgadas, por escrito u oralmente, bajo las cuales la entidad esta contingentemente obligada. o) Que la entidad está en posesión de los títulos de propiedad adecuados de todos los bienes activos contabilizados, los cuales están libres de gravámenes e hipotecas. p) Restricciones sobre la disponibilidad de activos y utilidades. q) Los activos fijos han sido correctamente valuados y se ha considerado adecuadamente su deterioro. r) Las cuentas por cobrar representan reclamos válidos en contra de los deudores que en ellas se consignan y no incluyen importes por mercancías. s) Manifestación de que los inventarios, incluyendo las mercancías defectuosas, de lento movimiento, obsoletas o no utilizables, están valuados en importes que no exceden a su valor neto de realización estimado.

8 t) Que los únicos compromisos, contingencias y responsabilidades a la fecha de cierre son los reflejados en los estados financieros, habiendo informado al auditor de todos ellos, así como de la identidad de todos sus asesores legales. u) Información relativa a hechos posteriores, o a que no ha ocurrido ningún hecho posterior ni se ha descubierto ninguna información que pudiera afectar significativamente a las cuentas anuales auditadas y que no estén reflejadas en aquellas, desde la fecha de cierre y hasta la fecha de la carta de las declaraciones de la Administración. Confirmación de Actas por el Secretario del Consejo de Administración Dentro de las declaraciones de la Administración encontramos la confirmación de las Actas por el Secretario del Consejo de Administración, ésta deberá cubrir los periodos a que se refieren los estados financieros mencionados en el dictamen del auditor y el periodo transcurrido hasta la fecha del dictamen. Esta confirmación deberá incluir una relación de todas las actas de Asambleas de Accionistas, juntas del Consejo de Administración y, en su caso, de otros comités semejantes que el auditor considere importantes, celebradas durante el periodo, e indicar si éstas han sido fielmente asentadas en los registros correspondientes.