Procedimientos para Recepcion de Orden de Compra Departamentos Involucrados: Todos los Departamentos. a) Recepcion de Orden de Compra.

Transcripción

1 Procedimientos para Recepcion de Orden de Compra Departamentos Involucrados: Todos los Departamentos. I. Transacciones a) Recepcion de Orden de Compra b) Imprimir Contra-Recibo c) Imprimir solicitud de Pago a) Recepcion de Orden de Compra 1. Abrir la ventana de Transacciones Compras Entrada Trans. Recepciones 2. Deben asegurarse seleccionar envío/factura como el tipo de documento de la transacción. Página: 1 de 7

2 3. El número de recibo se genera automáticamente, no debe modificarse. 4. Anotar el numero recibo generado porque será utilizado posteriormente 5. En Num. doc. de prov. se anotará el tipo de comprobante y folio, de acuerdo a lo siguiente: a) FACTURA = F 1 ESPACIO SERIE FOLIO (si el comprobantes es CFDI y aparentemente no está foliado, anotar los últimos seis caracteres del UUID / FOLIO FISCAL SAT) b) RECIBO DE HONORARIOS O ARRENDAMIENTO = R 1 ESPACIO SERIE FOLIO (si el comprobantes es CFDI y aparentemente no está foliado, anotar los últimos seis caracteres del UUID / FOLIO FISCAL SAT) c) VALE DE TAXI = V 1 ESPACIO FOLIO d) VALE AZUL = V 1 ESPACIO AZUL e) PEDIDO = PED UN ESPACIO folio f) TICKETS = TIC UN ESPACIO folio 6. La fecha de recibo se genera automáticamente en el sistema, es la fecha del usuario. 7. El ID de lote se deja en blanco 8. Hacer clic en el botón de auto recibir Página: 2 de 7

3 9. Se abrirá la siguiente ventana donde debe teclear el numero de Orden de compra incluyendo los ceros a la izquierda ejemplo: Dar clic en el botón de recibir todo 11. Verificar que el subtotal, impuesto y total, sean iguales a los reflejados en el comprobante, de no ser así, recurrir a Calidad. Teclear en el campo Referencia (el cual se ubica en la parte inferior izquierda) el numero de documento de la factura utilizando el mismo formato del punto numero 5, con una breve descripcion de lo que corresponde la factura Página: 3 de 7

4 12. Dar clic en Contabilizar para terminar el proceso de la recepción, esta operación crea el pasivo de la cuenta por pagar 13. Por ultimo cerramos la ventana, esto abrirá de manera automatica la ventana de Destino de reporte, donde deberá seleccionar la opción. b) Imprimir Contra-Recibo 1. Hacer clic en el sección de accesos directos a la opción de Impresión de Documento de CxP 2. Aparecerá la siguiente ventana, donde debemos hacer clic en el cuadro de selección de Contra Recibo Página: 4 de 7

5 3. Capturar el numero de contrarecibo como se muestra en la ilustracion anterior o seleccionar el número de recibo que debemos imprimir, haciendo clic en el icono de búsqueda de recibo ventana donde debe seleccionar el recibo deseado., y aparecerá la siguiente 4. Dar clic en el botón de imprimir 5. La impresión de este reporte es opcional, pero tratándose de reembolsos de caja chica y compra de papelería, es necesario contar con el CONTRA RECIBO firmado por Contraloría, por lo que, en estos casos, se deberá anexar y depositar dicho documento junto con los mencionados en el inciso c) Imprimir solicitud de Pago. CONTRALORIA informará por correo para que recojan el CONTRA RECIBO FIRMADO, al día siguiente de la recepción. (NOTA: sugerimos no esperar hasta el 5to día hábil para dar recepción y depositar documentación referente a compra de papelería, ya que las facturas no surtidas se cancelan el 6to día hábil) c) Imprimir solicitud de Pago 1. Hacer clic en el sección de accesos directos a la opción de Impresión de Documento se CxP Página: 5 de 7

6 2. Aparecerá la siguiente ventana, donde debemos hacer clic en el cuadro de selección de Contra Recibo 3. Capturar el numero de contrarecibo como se muestra en la ilustracion anterior o seleccionar el número que debemos imprimir, haciendo clic en el icono de búsqueda de recibo, y aparecerá la siguiente ventana donde debe elegir el recibo deseado. 4. Dar clic en el botón de imprimir 5. Una vez concluido este proceso, deberán depositar en el buzón, la siguiente documentación engrapada, en original y copia, en el orden indicado: a) CONTRA RECIBO (opcional: reembolsos de caja chica o compra de papeleria) a) SOLICITUD DE PAGO (obligado) b) Orden de Compra (obligado) c) Comprobante (factura, recibo, vale de taxi, vale azul) Página: 6 de 7

7 d) Validación (obligado: cuando proceda) Módulo: Cuentas por Pagar NOTA: Es de suma importancia que anoten todos los datos requeridos en la libreta asignada para el control de documentación depositada. 6. Se reitera, según indica el procedimiento de tramite de pagos, las causas de anulación de SOLICITUDES DE PAGO, son: - Soporte NO depositado en el buzón el mismo día de la recepción en el sistema. - Factura NO validada. - Gasto mal catalogado en artículo o departamento. - Soporte incompleto. - Errores en datos en la recepción de la Orden de Compra - Comprobantes que no reúnan requisitos fiscales - Documentos no registrados en la libreta de control ubicada junto al buzón Página: 7 de 7