Recomendaciones AECOC para la Logística RAL. Prevención de Pérdidas de Mercancía en el Transporte por Carretera

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1 Recomendaciones AECOC para la Logística RAL Prevención de Pérdidas de Mercancía en el Junio 2008

2 RAL Prevención de Pérdidas de Mercancía en el Índice Página 1 Introducción Objetivos Alcance de la recomendación Metodología seguida A quién va dirigida El impacto de las Pérdidas. Definiciones El cálculo de las Pérdidas La diferencia de inventario y su metodología de cálculo Consideraciones sobre la diferencia de inventario Errores y puntos de riesgo que deben tenerse en cuenta en el cálculo Mejores prácticas en el cálculo de la diferencia de inventario Mejores prácticas en la ponderación del peso de los tres factores causantes de pérdidas Conclusiones Las Pérdidas de Mercancía en el Componentes de las Pérdidas en el Transporte de Mercancías por Carretera Hurto / Robo interno en el Transporte de Mercancías por Carretera Causas / Puntos de riesgo Mejores prácticas en la prevención y control del Hurto / Robo Interno Hurto / Robo externo en el Transporte de Mercancías por Carretera Causas / Puntos de riesgo Mejores prácticas en la prevención y control del Hurto / Robo Externo Errores de gestión en el Transporte de Mercancías por Carretera Causas / Puntos de riesgo Mejores prácticas en la prevención y control de los errores de gestión Conclusiones...21 AECOC Junio 2008 Página 2

3 ANEXO I: Check - List de Seguridad para la Prevención de Pérdidas de Mercancía. ANEXO II: Plan de Prevención de Pérdidas de Mercancía: Procedimiento para el desarrollo de un Manual de Seguridad en el Transporte de Mercancías por Carretera. AECOC Junio 2008 Página 3

4 1. Introducción 1.1 Objetivos Esta recomendación de AECOC para la Prevención de las Pérdidas de mercancía en el tiene como principales objetivos: Sensibilizar de la gravedad de este problema al conjunto del sector, señalando que en el Transporte de Mercancías por Carretera se producen pérdidas. Ofrecer modelos operativos de buenas prácticas para minimizar el impacto de los tres factores causantes de pérdidas en el Transporte de Mercancías por Carretera (Hurto / Robo Externo, Hurto / Robo Interno y Errores de Gestión). 1.2 Alcance de la recomendación Esta recomendación forma parte de un conjunto de recomendaciones orientadas a la prevención de pérdidas de mercancía en la cadena de suministro. Estas recomendaciones se componen de: - RAL sobre Prevención de Pérdidas de Mercancías en Centros de Distribución y Almacenaje que incluye el Anexo I Plan de Prevención de pérdidas de mercancía: Procedimiento para el desarrollo de un Manual de Seguridad en Centros de Distribución y Almacenaje. - RAL sobre Prevención de Pérdidas de Mercancías en el que incluye el Anexo I Check List de Seguridad y el Anexo II Procedimiento para el desarrollo de un Manual de Seguridad en el. (Presente documento). El apartado 2 de las recomendaciones El cálculo de las pérdidas es común, siendo los demás apartados los específicos de cada parte. El alcance de la recomendación contempla las pérdidas durante el Transporte de Mercancías por Carretera. Así, a lo largo del documento se tratarán los puntos de riesgo, causas y mejores prácticas que pretenden dar solución a las pérdidas ocurridas en, o durante el transporte de mercancías por carretera. 1.3 Metodología seguida Esta recomendación se ha desarrollado con la colaboración y consenso de las empresas de Fabricantes, Distribuidores, Transportistas y Operadores Logísticos AECOC Junio 2008 Página 4

5 colaboradores de AECOC. Dichas empresas han colaborado ofreciendo sus experiencias y conocimientos, así como ofreciendo soluciones o mejores prácticas para el control, seguimiento, prevención y reducción de las Pérdidas en el Transporte de Mercancías por Carretera. 1.4 A quién va dirigida Esta RAL pretende ayudar a las empresas, fabricantes y distribuidores y transportistas y operadores logísticos, a reducir el impacto de las pérdidas señalando sus puntos de riesgo y sus causas a lo largo de las operaciones de transporte de mercancías por carretera, así como ofreciendo mejores prácticas y herramientas que minimicen su impacto. No obstante, en cualquier empresa, el primer paso para reducir la incidencia de las pérdidas es el de contar con el apoyo de la alta dirección y de los máximos responsables de la compañía, entendiendo que las pérdidas no tienen una única solución y que para prevenirlas y reducirlas debe contarse con la implicación de toda la organización. Especialmente, esta recomendación se dirige a todos aquellos responsables involucrados en el cálculo, prevención y control de las pérdidas en el Transporte de Mercancías por Carretera. De esta forma, las causas, mejores prácticas y herramientas que se proponen tienen incidencia en los siguientes departamentos: Auditoría. Control de gestión. Seguridad. Logística. Transporte / Tráfico. Comercial. Recursos humanos. 1.5 El impacto de las Pérdidas. Definiciones. El ámbito de la recomendación serán las Pérdidas, tanto conocidas como desconocidas; entendiendo la pérdida desconocida como una ineficiencia en los procedimientos o sistemas de una empresa, bien sea por no estar definidos, por no ser adecuados o porque no se apliquen. De acuerdo a este ámbito, se definirán las pérdidas como: Pérdida Desconocida: Diferencia entre los stocks teóricos y los stocks reales. Aquella pérdida no identificada, no registrada o no contabilizada correctamente. Pérdida Conocida: Cualquier pérdida detectada, registrada y contabilizada. AECOC Junio 2008 Página 5

6 Estas pérdidas tienen su origen en tres causas principales: Hurto/Robo Externo: Provocado por personas ajenas a la empresa. Hurto/Robo Interno: Producido por los empleados de la propia organización o personas relacionadas laboralmente con la empresa. Errores de Gestión: Derivados de fallos de gestión no intencionados. Por ejemplo, la no contabilización de mermas por roturas, etc. Donde Hurto y Robo tendrán las siguientes definiciones: Robo: Delito contra el patrimonio consistente en el apoderamiento de bienes ajenos, con intención de lucrarse, empleando para ello la fuerza, violencia o intimidación. Hurto: Delito contra el patrimonio consistente en el apoderamiento de bienes ajenos, con intención de lucrarse, sin el empleo para ello de la fuerza, violencia o intimidación. 2. El cálculo de las Pérdidas en la cadena de suministro En este apartado se analizará la manera en que las empresas pueden calcular el alcance e impacto de las pérdidas. Para ello se abordarán: La diferencia de inventario y su metodología de cálculo. Consideraciones sobre la diferencia de inventario. Errores y puntos de riesgo que deben de tenerse en cuenta en el cálculo de la diferencia de inventario. Mejores prácticas en: o El cálculo de la diferencia de inventario. o La determinación del peso de los tres factores causantes de pérdidas en la diferencia de inventario: hurto/robo externo, hurto/robo interno y errores. 2.1 La diferencia de inventario y su metodología de cálculo El primer paso para reducir y eliminar el impacto de las pérdidas en la empresa, es conocer y recopilar información acerca de este problema. Para hacerlo, un paso imprescindible es calcular la diferencia de inventario. La diferencia de inventario es igual al inventario teórico menos el inventario real o físico; es decir, lo que se debería tener de acuerdo con la actividad de la empresa, y lo que realmente se tiene: AECOC Junio 2008 Página 6

7 Inventario Teórico = Inventario Inicial Salidas de producto (Ventas, devoluciones a proveedores, mermas, roturas, taras) + Entradas de producto (Compras, devoluciones de clientes) Diferencia de Inventario = Inventario Teórico (Cantidad contable de que se dispone administrativamente) Inventario Real (Cantidad física de que se dispone). La valoración de las pérdidas en una empresa podrá variar según se trate de Fabricante / Proveedor, Operador Logístico / Transportista o Distribuidor. La valoración de las pérdidas se podrá efectuar según el precio de coste, el valor declarado de la mercancía, o el precio en detallista. También podrá calcularse en unidades o en valor económico. Se recomienda que para un correcto control y gestión de la información las empresas utilicen siempre la misma unidad de medida. 2.2 Consideraciones sobre la diferencia de inventario Como se ha indicado, la diferencia de inventario permitirá medir el alcance de las pérdidas. Esta medición no sólo se debe de utilizar para tener conocimiento del problema, sino que también debe ser la base de la toma de decisiones sobre la corrección del mismo. Así pues, las diferencias de inventario sirven para aplicar: La revisión o establecimiento de nuevos procedimientos internos (logística, seguridad, pedidos, etc.) La adopción de medidas de seguridad puntuales sobre determinados productos, zonas, medios, etc. Las acciones para ubicar el producto en lugares más seguros. Las medidas de corrección que se puedan tomar serán más eficientes cuanto mayor sea la calidad de la información. Esta calidad vendrá determinada por: El volumen de movimientos del área, diversidad de categorías y referencias, etc. La frecuencia del registro de la información. Además, el cálculo de la diferencia de inventario permite corregir las desviaciones que pueda haber en el inventario teórico respecto de la actividad real. Este hecho es de vital importancia ya que el inventario teórico es la base sobre la que se toman muchas decisiones que traspasan el ámbito de las pérdidas. Un inventario teórico deficiente puede derivar en: AECOC Junio 2008 Página 7

8 Roturas de inventario, por ejemplo, los sistemas de información reflejan que hay un producto en el almacén cuando en realidad no existe. Cadena de suministro ineficiente, por ejemplo, la gestión de suministro se establece a partir de los datos del inventario teórico. Datos erróneos de inventario conducen a un suministro ineficiente. 2.3 Errores y puntos de riesgo que deben tenerse en cuenta en el cálculo En el cálculo del inventario teórico suelen producirse errores tales como: Los producidos por movimientos de mercancías no registrados en el momento de la realización del inventario físico. Gestionar información errónea o incompleta. En este sentido son especialmente críticos los siguientes procedimientos y documentos: o Devoluciones de producto. o Recepciones y expediciones incorrectas. o Mercancía en Tránsito (p.e. entre almacenes de la misma compañía). 2.4 Mejores prácticas en el cálculo de la diferencia de inventario Ante todo se recomienda realizar inventarios físicos y teóricos y calcular la diferencia de inventario puesto que: Conocer el problema es el primer paso para solucionarlo. Con esta información se tomarán mejores acciones de prevención y control. Constituye una base para sensibilizar e implicar al personal de la empresa en la prevención de las pérdidas. Se recomienda calcular la diferencia de inventario con una frecuencia proporcional al riesgo que cada sección, categoría, producto, tenga a efectos de hurtos/robos y/o errores. Para establecer esta frecuencia se recomienda tener en consideración: El atractivo de los productos para los hurtadores. (ver apartado El Hurto/Robo Interno en el Transporte de Mercancías por Carretera). Las diferencias de inventario detectadas anteriormente. La consistencia de los datos anteriores. Con el objetivo de evitar errores, evitar altas tasas de incidencias que se producen en el flujo físico, se recomienda que en el conteo de los inventarios físicos participen, de forma directa o indirecta, responsables de los siguientes departamentos: Auditoría. Control de gestión. Logística / Operaciones. AECOC Junio 2008 Página 8

9 Transporte / Tráfico. Cada empresa, según sus procesos, deberá definir los integrantes de los equipos de conteo. En ningún caso participará el área de seguridad. Se recomienda realizar acciones de formación y seguimiento a las personas involucradas en el conteo del inventario físico. Se recomienda que en el caso de que se produzcan diferencias notables entre las últimas diferencias de inventarios calculadas, o bien la evolución de los datos no haya sido muy consistente: Verificar los puntos de conflicto. Revisar la metodología de cálculo. Aumentar la frecuencia de cálculo. Se recomienda, en el caso de no disponer de sistemas de información que lo permitan (programas informáticos, lectores, etc.), hacer el conteo del inventario físico cuando la empresa no tenga actividad en determinadas áreas (expediciones, recepción de mercancía, movimientos internos de mercancía, etc.) Se recomienda aumentar el nivel de precisión de los inventarios en aquellas categorías o productos con riesgos de pérdidas elevados. Para ello se deben: Verificar aquellos productos con diferencias de recuento. 2.5 Mejores prácticas en la ponderación del peso de los tres factores causantes de pérdida desconocida Consideraciones previas: El cálculo de la diferencia de inventario indica la cuantía de las pérdidas que ha sufrido la empresa, pero en ningún caso permite determinar qué parte de esa pérdida es debida al Hurto/Robo Externo, Hurto/Robo Interno y a los Errores de Gestión. La única forma de obtener de obtener una aproximación a este dato es recopilar información de los incidentes que se producen en la empresa, y a partir de aquí, extraer conclusiones que permitan ponderar el peso de las tres causas. La ponderación de la importancia de los tres factores ayuda a evaluar mejor la situación, además de resultar útil en el momento de asignar recursos. Se recomienda, para determinar el peso de los tres factores causantes de pérdidas, recopilar información y llevar un registro de aquellos hechos que son causa de pérdidas, o bien de las pruebas que demuestran que se ha producido uno de estos AECOC Junio 2008 Página 9

10 hechos. Así pues las informaciones más útiles para determinar el peso de las tres causas son: Los intentos de hurto/robo que han sido detectados (producto, ruta, servicio, etc.). Las pruebas que demuestran que se ha producido un hurto/robo: cajas abiertas, huecos en palets, precintos rotos, etc. Discrepancias detectadas en el momento de la entrega / recepción. Esta información ofrecerá una aproximación sobre el nivel de impacto que han producido los hechos relativos a hurto/robo externo, hurto/robo interno o bien errores, y en consecuencia, una aproximación al peso que ha tenido cada una de las tres causas en el conjunto de la cifra de pérdidas. La gestión de los registros de todos estos hechos que se producen en la empresa y su análisis puede conllevar la aplicación de grandes recursos que no estarían justificados. En estos casos, se recomienda realizar este seguimiento y posterior análisis durante un periodo de tiempo determinado y para una muestra representativa, extrapolando posteriormente las conclusiones obtenidas al conjunto de la empresa. 2.6 Conclusiones Como conclusión, las medidas necesarias para ayudar a la toma de decisiones a través del desarrollo y la identificación de buenas prácticas, consistirán en: El registro de datos por producto. Registro periódico y en cada almacén. Estos datos ayudarán a identificar dónde se producen las pérdidas y facilitarán la toma de decisiones sobre dónde aplicar las correcciones para controlarlas. 3. Las Pérdidas de mercancía en el Este apartado se estructura en tres bloques correspondientes a los tres factores causantes de Pérdidas: Hurto/Robo Interno, Hurto/Robo Externo y Errores de Gestión. Dentro de cada bloque se tratarán: Las causas / puntos de riesgo: Se pretende señalar puntos críticos, áreas de actuación... sobre los que centrar la atención, y posibles acciones de control y prevención. Las mejores prácticas y herramientas para la prevención y el control de las Pérdidas de mercancía en el. AECOC Junio 2008 Página 10

11 3.1 Componentes de las Pérdidas en el Transporte de Mercancías por Carretera Como anteriormente se ha indicado, los factores causantes de Pérdidas se agrupan en tres categorías: Hurto/Robo Externo, Hurto/Robo Interno y Errores de Gestión. Hurto/Robo Interno Aquellos casos en los que los propios empleados de la empresa o empleados ajenos pero relacionados comercialmente con la compañía se apropian sin autorización de bienes o dinero. Hurto/Robo Externo Aquellos casos en los que personas ajenas a la empresa o bandas organizadas se apropian sin autorización de bienes o dinero. Errores de Gestión en la cadena de suministro Pérdidas debidas a procedimientos dentro de la empresa en relación a productos mal identificados, productos que han sido dañados y no han sido registrados, errores de lectura en código de barras, errores en las entregas de mercancías (por ejemplo, falta de entregas debido a errores de picking y expediciones de centros de distribución), alineamiento de ficheros maestros, diferencias entre movimientos físicos y documentación, etc. 3.2 Hurto / Robo Interno en el Causas / Puntos de riesgo La gestión de los recursos humanos de la empresa: Los siguientes factores influyen en el comportamiento de los empleados y, por lo tanto, también pueden actuar como inhibidores / potenciadores de ciertos comportamientos deshonestos: Ambiente laboral: Nivel de implicación, motivación, etc. Política de recursos humanos y de contratación: Temporalidad de los contratos, rotación del personal, políticas de retribución, etc. Adecuación del número de personas a la carga de trabajo. El producto: El riesgo de que sea un producto hurtado/robado aumentará en función de su atractivo para el posible hurtador. Los parámetros que determinan este atractivo son: AECOC Junio 2008 Página 11

12 El valor. La novedad. La facilidad de venta. Facilidad de ser hurtado/robado (tamaño, etc.) Estacionamientos y paradas. Facilidad de consumo. Los procedimientos: La forma en que tengamos diseñados o se ejecuten los procedimientos será determinante para inhibir o facilitar los comportamientos deshonestos. La no existencia de procedimientos o el que no estén adaptados al tipo de mercancía y actividad de la empresa puede ser un punto crítico. En este sentido, algunos de los riesgos en la cadena de suministro son: Los pedidos en los que es imposible controlar el contenido en el momento de la entrega, la carga y la descarga. Las entregas en las que se desconoce su contenido exacto Mejores prácticas en la prevención y control del Hurto Interno Ante todo, se recomienda establecer: Normativas internas, tanto para el funcionamiento general de la empresa, como para aquellos procedimientos más críticos, además de hacer evaluaciones y seguimientos constantes de la aplicación de estas normativas. Las medidas de prevención y control de productos. Designar a los responsables encargados de aplicarlas. Se recomienda valorar y analizar, al nivel que sea necesario y posible (empresa, departamento, organización, empleado...), una serie de factores que actúan como potenciadores / inhibidores de comportamientos deshonestos. Los factores en concreto son: La percepción del empleado acerca de las posibles repercusiones que pueda tener un comportamiento deshonesto. Esta dependerá de: o El riesgo a ser descubierto. o La seguridad de ser sancionado. o El sentirse infractor. La tentación. Esta variará en función de: o La necesidad del empleado. o El deseo del empleado. AECOC Junio 2008 Página 12

13 Nivel de tolerancia del personal en relación a las acciones deshonestas contrarias a la empresa. La facilidad que tiene el personal de la empresa para cometer un hurto interno. Ésta variará en función de tres factores: o Acceso a la mercancía. o Tiempo disponible. o Posición jerárquica que ocupa en la empresa. La valoración de estos factores permitirá aplicar aquellas acciones de prevención y control más adecuadas para cada caso. En concreto se trata de: Evitar percepciones en el personal como: o La empresa ya gana suficiente dinero : En este caso existe un elevado nivel de tolerancia hacia las personas que cometen acciones deshonestas. o Aquí robar es muy fácil : Los empleados no tienen miedo a ser descubiertos y/o sancionados. Trabajar de manera eficiente el concepto de: o La empresa es mi casa : Factores como la cultura corporativa, la integración del empleado y la política de recursos humanos, actúan como inhibidores de los deseos de hurto que los empleados puedan tener. Se recomienda implementar soluciones como: Una formación adecuada a los transportistas en procedimientos, política de la empresa y buenas prácticas. Valorar el riesgo de pérdidas en los procedimientos e instalaciones. Inspeccionar productos de alto riesgo. Incrementar los medios de seguridad para productos de alto riesgo. Transportar los productos de alto riesgo de hurto / robo en un transporte adecuado y con las medidas de seguridad adecuadas (por ejemplo contenedores de almacenamiento, precintos, etc.) Las operaciones de transporte conllevan una serie de procedimientos de elevado riesgo (carga, descarga, entregas...). Además debe tenerse en cuenta que las acciones de hurto suelen cometerse con la complicidad de personas que tienen acceso a la mercancía, ya sean externas o internas a la empresa. Es por ello que se recomienda establecer un Método de cargas y descargas con los siguientes objetivos: Garantizar que la mercancía que se carga coincide con la documentación. AECOC Junio 2008 Página 13

14 Garantizar que la mercancía descargada corresponda a la cargada. Garantizar la carga de la mercancía en el camión en el mínimo tiempo. Garantizar el mantenimiento de la temperatura de los productos refrigerados y congelados. Garantizar la carga de la mercancía en el camión sin ninguna rotura. Garantizar la entrega de la mercancía en las mismas condiciones que se cargó. En este método hablamos en todo momento de las cargas y descargas que se realizan tanto en el Punto de Origen como en el Punto de destino. Carga de la mercancía Comprobar la documentación de la carga Preparar las condiciones de carga: - Antes de cargarlo, el camión estará limpio y en las condiciones higiénicas y de seguridad adecuadas para el tipo de producto que se va cargar y transportar. - Antes de cargar la mercancía refrigerada o congelada, el camión estará preenfriado para evitar posibles mermas. - El cargador dispondrá de los medios y áreas adecuados para realizar la carga. Identificar la zona de carga: - Antes de cargar, estacionar el camión en la zona definida por el cargador. - Las zonas de carga deberán estar señalizadas para facilitar el posicionamiento del camión. Comprobar la autorización de carga: - En los centros en que se inicia la carga, el responsable de expedición dará la autorización para poder realizar la carga. Siempre será necesaria la autorización de un responsable del centro para realizar la carga de un vehículo. Ubicar el camión: - Aproximar el camión al muelle donde se ha de cargar en la hora pactada. Esta hora puede variar en ± 15 minutos respecto a la hora pactada. - En caso posible, colocar la plataforma del muelle en el camión de forma correcta. Comprobar los medios: - Antes de iniciar la operación de carga verificar que los medios de carga y las áreas están en condiciones adecuadas. AECOC Junio 2008 Página 14

15 - Si los medios para realizar la carga no están en condiciones deberá entonces ponerse en conocimiento del responsable del centro. Carga del camión: - El transportista estará presente durante la operación de carga. - Durante el proceso de carga, el transportista comprobará que no haya deterioros externos en la mercancía. - El transportista comprobará que la cantidad de unidades de carga que deben cargarse coinciden con las previstas, de no ser así se comunicará al responsable del centro. - El transportista y el cargador comprobarán que la temperatura del producto que debe cargarse es la correcta. De no cumplirse con los criterios de temperatura establecidos (según el producto), no se cargará y se comunicará al responsable del centro. - El transportista comprobará que las unidades de carga que deben cargarse tienen la estabilidad necesaria para ser transportadas. No se cargarán las unidades de carga que no sean estables y así se comunicará dicha incidencia al responsable del centro. - La carga de las unidades de carga se realizará de forma que se mantenga la estabilidad y no se produzcan roturas. El transportista, en caso de que la carga la realice el distribuidor o proveedor, validará según su criterio la estabilidad de las unidades de carga, no autorizando la carga de ninguna unidad que no esté en condiciones de ser transportada. - Una vez finalizada la carga del camión, el transportista asegurará la estabilidad de las unidades de carga dentro del camión colocando barras de sujeción o cintas tensoras previstas a tal fin en el caso que fuese necesario. - En el albarán se reflejarán las unidades de carga cargadas. Al transportista se le entregarán copias diferentes del albarán con el objeto de que pueda quedarse con una. - Cualquier incidencia de la mercancía que haya detectado el transportista la reflejará en el albarán. Restablecer los medios: - Una vez terminada la carga, se dejarán los medios empleados en el lugar asignado. - Se dejará, en el caso de que la hubiera, la plataforma del muelle de forma correcta. - Se sacará el camión del muelle. - Se cerrarán las puertas del camión. - En caso de productos refrigerados y congelados, se conectará el equipo de frío a la temperatura necesaria, según el producto. - Si fuera necesario y siempre que sea posible, se precintará el camión en la zona de carga. AECOC Junio 2008 Página 15

16 Entrega de la documentación para iniciar la salida del vehículo. Dicha documentación será la legalmente necesaria, evitando el detalle innecesario que facilite la identificación de mercancía susceptible de ser hurtada / robada. Descarga de la mercancía Comprobar la documentación de la descarga. En caso de existir precinto, se comprobará que coincide con la documentación presentada. Identificar zona de descarga: - Antes de descargar, estacionar el camión en la zona definida por el receptor. - Las zonas de descarga deberán estar señalizadas para facilitar el posicionamiento del camión. Comprobar autorización de descarga: - Acudir a la oficina de recepción a la hora pactada con una tolerancia de ± 10 minutos, entregar albarán (las dos copias) quedando a la espera de asignación de muelle. - En caso de tener hora pactada, la asignación de muelle no deberá exceder ±10 minutos - En los centros en que se inicia la descarga, el responsable de recepción dará la autorización para poder realizar la descarga. Siempre será necesaria la autorización de un responsable del centro para realizar la descarga de un vehículo. Preparar condiciones de descarga: - El receptor dispondrá de los medios y áreas adecuados para realizar la descarga. Comprobar los medios: - Antes de iniciar la operación de descarga verificar que los medios y las áreas de descarga están en condiciones adecuadas. - Si los medios para realizar la descarga no están en condiciones deberá entonces ponerse en conocimiento del responsable del centro. Ubicar el camión: - El transportista estará presente siempre durante la operación de descarga sea por cuenta del proveedor, distribuidor u operador logístico. - En productos refrigerados o congelados, cuando el transportista ya tiene el muelle asignado, aproximará el camión dejándolo ± 3 metros separado del muelle. - Apagará el equipo de frío y abrirá las puertas del camión. AECOC Junio 2008 Página 16

17 - Aproximará el camión al muelle y colocará, en caso de disponerse, la plataforma del muelle en el camión de forma correcta. - De no ser refrigerado, aproximará el camión al muelle donde se ha de descargar y colocará, en caso de disponerse, la plataforma del muelle en el camión de forma correcta. Descarga del camión: - El transportista estará presente siempre durante la operación de descarga sea por cuenta del proveedor, distribuidor u operador logístico. - Durante el proceso de descarga, el transportista comprobará que no haya deterioros externos en la mercancía. - El receptor comprobará que las unidades de carga que deben descargarse tienen la estabilidad necesaria para ser manipuladas, almacenadas y transportadas. No se descargarán, en caso que esté así pactado entre proveedor y distribuidor, las unidades de carga que no sean estables. - La descarga de las unidades de carga se realizará de forma que se mantenga la estabilidad y no se produzcan roturas. El transportista, en el caso de que la carga la realice el distribuidor o proveedor, instruirá según su criterio la forma en que deben desestibarse las unidades de carga. - En la recepción de mercancías, tanto el transportista como el receptor de la mercancía, comprobarán que las unidades de carga descargadas coinciden con las indicadas en el albarán. De no ser así se avisará al responsable del centro. - En la recepción de mercancías, se comprobará que la temperatura del producto es la que debe tener. Si alguna unidad de carga no cumple con los criterios de temperatura, no se descargará y se avisará al responsable del centro. - El receptor dará conformidad a la recepción de mercancía en cuanto a la cantidad, la temperatura y condiciones de la misma mediante la aplicación de un sello con firma y fecha sobre el albarán en el cual se podrá hacer constar el texto "Conforme salvo examen de contenido" de acuerdo a la LOTT (Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres) o a acuerdos entre las partes si los hubiera. El receptor entregará al transportista el justificante de la descarga, junto a una copia del albarán conformado del proveedor. - Se recomienda hacer controles en la entrada de mercancía para verificar que llega en las condiciones y cantidad acordadas. En caso de no ser posible hacer estos controles en todas las recepciones, se recomienda hacer auditorías periódicas, muestreos aleatorios, acuerdos de calidad concertada entre proveedor y cliente, etc. - El transportista nunca debe perder de vista la mercancía en el momento de la descarga. En caso de que se aprecien deficiencias o posibles manipulaciones en el embalaje de la mercancía, se recomienda verificar la mercancía. Toda posible incidencia se reflejará por escrito en el albarán, que firmará el transportista y el responsable de la recepción de la carga. AECOC Junio 2008 Página 17

18 Restablecer los medios: - Una vez terminada la descarga, se dejarán los medios empleados en el lugar asignado. - Se dejará, en el caso de que la hubiera, la plataforma del muelle de forma correcta. - Se cerrará el muelle. - Se cerrarán las puertas del camión. - Entrega de la documentación para iniciar la marcha de salida. - Se sacará el camión del muelle. 3.3 Hurto Externo en el Causas / Puntos de riesgo Tal como se ha comentado en el apartado anterior, se incrementa el riesgo de hurto/robo cuanto más atractivo es el producto para el hurtador. Los parámetros que determinan este atractivo son: El valor. La novedad. La facilidad de venta en mercados paralelos. Facilidad de ser hurtado/robado (tamaño, etc.) Información acerca del transporte, rutas, paradas, etc Mejores prácticas en la prevención y control del Hurto Externo Se recomienda tomar medidas de control y prevención en los siguientes ámbitos: Se recomienda, sobre las funciones que el transportista debe desempeñar: Que esté presente durante la carga y la descarga. Que asuma la responsabilidad de que la mercancía que figura en el albarán es la que ha cargado, transportado y descargado en relación a las unidades de expedición. Contingencias. El cargador deberá definir las contingencias e incidencias posibles y los procedimientos de actuación. Estos procedimientos se comunicarán a los transportistas. En cuanto al transporte urbano de mercancías: Por las condiciones de inseguridad predominantes en las áreas urbanas y para prevenir el hurto / robo externo, se recomienda elaborar planes de ruta urbanos, los cuales deben ser conocidos y cumplidos por el transportista en el AECOC Junio 2008 Página 18

19 momento de recibir la mercancía. La entrega de dichos planes en el momento de recibir la mercancía obedece al propósito de evitar las fugas de información. Cada ciudad tiene zonas o trayectos con alto riesgo de siniestralidad. Se recomienda disponer de un registro actualizado de esas zonas y trayectos e incluirlos en los planes de ruta. Se recomienda verificar la calidad del embalaje de las mercancías que se van a transportar. Se recomienda comprobar que el almacenamiento de la mercancía dentro del vehículo se realiza de forma segura contra movimientos bruscos y evitando que queden espacios que puedan facilitar el movimiento de la carga. Cualquier anomalía que se presente se informará al responsable definido por la empresa para recibir instrucciones. Se recomienda tener un control sobre el mantenimiento del vehículo para que esté siempre en buenas condiciones físicas, mecánicas y asépticas. El transporte debe ser el adecuado al tipo de mercancía, y debe ir dotado de los sistemas de seguridad que ésta requiera. Se recomienda un control sobre estacionamientos y paradas, así como de las zonas de difícil acceso en donde la zona de descarga está lejos del punto de recepción. Se recomienda la recogida de las incidencias ocurridas como fuente de información de posibles pérdidas. Se recomienda, en caso de ser necesario, dotar a los vehículos de medidas de seguridad adicionales (precintos, GPS, etc.) que se utilizarán durante los trayectos y paradas. Se recomienda reducir los cobros en metálico y, en caso de ser necesarios, dotar al transporte de las medidas de seguridad necesarias. En cuanto al transporte de mercancías por carretera: Se recomienda tener un plan de ruta que se entregará al conductor, quien deberá firmarlo. En el plan de ruta se especificarán tiempos de recorrido, sitios de descanso del conductor, etc. Se recomienda elaborar un plan para cada una de las rutas establecidas por la empresa y asignar a cada ruta un número de código. La idea es establecer un código para cada ruta y que éstas se actualicen constantemente de acuerdo a las condiciones de seguridad. Para las actualizaciones es importante la retroalimentación de información con autoridades, con otros vehículos de la empresa que estén transitando por la ruta, etc. Se recomienda verificar el embalaje de las mercancías que se van a transportar. Se recomienda comprobar que el almacenamiento de la mercancía dentro del vehículo se realiza de forma segura contra movimientos bruscos y evitando que queden espacios que puedan facilitar el movimiento de la carga. Cualquier anomalía que se presente se informará al responsable definido por la empresa para recibir instrucciones. AECOC Junio 2008 Página 19

20 Se recomienda tener un check-list para control del vehículo donde se recojan las condiciones mecánicas, asépticas y de seguridad del vehículo. Este documento ha de ser firmado por el conductor. Se recomienda, en caso de ser necesario, utilizar precintos que garanticen la seguridad de la carga, así como hacer fotografías en el momento de la carga y una vez colocado el precinto de seguridad. Se recomienda verificar la documentación en el momento de la recepción de mercancía. Los conductores deben conocer los protocolos a seguir en caso de incidentes o accidentes en carretera. Se recomienda seleccionar el vehículo y el conductor teniendo en cuenta las características de la mercancía a transportar. Deben evitarse: o Sobremanipulación que deteriore la carga. o Lonas en mal estado que permitan la filtración de polvo o agua. o Protuberancias o filos que puedan dañar la carga. o Carga compartida que no sea compatible. o Carga compartida que sea compatible pero sobrepase el valor de la póliza del seguro. o Se recomienda tener en cuenta el modelo del vehículo y su estado técnico y mecánico, sobre todo para mercancías delicadas. En los casos en los que sea necesario, y en base a las necesidades de la empresa, se recomienda aplicar tecnología de control y prevención en el transporte de mercancías por carretera, elementos de disuasión y gestión de información tales como: GPS, precintos, medidas de protección electrónica, EDI, etc. 3.4 Errores de Gestión en el Transporte de Mercancías por carretera Los errores de gestión en operaciones relacionadas con el transporte de mercancía por carretera suelen tener como consecuencia: La discrepancia entre los flujos físicos de mercancía y el flujo de información asociada, que deriva en diferencias de inventario en origen y/o destino por: o Cantidades de producto incorrectas. o Productos incorrectos (referencia, formato...). o Incidencias ocurridas en cargas y descargas. o No registrar el deterioro de los productos o mermas durante el transporte Causas / Puntos de riesgo Los procedimientos que suponen un mayor riesgo de discrepancia entre el flujo físico de mercancía y el flujo de información son: AECOC Junio 2008 Página 20

21 Los procesos de entrega y recepción de la mercancía. La gestión de las devoluciones. Las mermas y roturas de productos. El deterioro de los productos se debe a muchas causas, entre ellas cabe citar: No mantener una temperatura adecuada en el transporte que conserve los productos. No ejecutar una paletización correcta que evite desbordamientos de la mercancía. Una incorrecta manipulación. Una incorrecta conducción del vehículo. Un incorrecto embalaje del producto. Una incorrecta estiba de la mercancía Mejores prácticas en la prevención y control de los Errores de Gestión Se recomienda que la prevención y el control de los errores en el transporte de mercancías por carretera se base en: Una definición eficiente de los procedimientos más críticos. El control sobre la ejecución de los mismos. La gestión del flujo de la información adecuado. La aplicación eficiente de las herramientas adecuadas. Se recomienda realizar acciones formativas dirigidas a los transportistas sobre la aplicación de: Los procedimientos establecidos. La gestión y el manejo de las herramientas necesarias. Se recomienda el registro de: Las pérdidas de material. Las mermas o productos desechados como defectuosos fruto de la manipulación. Se recomiendan aplicar controles sobre: El peso y la calidad en la recepción de mercancía. 3.5 Conclusiones A continuación se recomiendan, en distintas fases de implantación, algunas acciones para la prevención de pérdidas: AECOC Junio 2008 Página 21

22 Etapas Largo Plazo Medio Plazo Corto Plazo Centros de Distribución y Almacenaje Transporte Producto Prevención de las Pérdidas: Diseño eficiente de los procesos. Colaboración con los distintos agentes de la Cadena. Prevención de las Pérdidas: Diseño eficiente de los procesos. Colaboración con los distintos agentes de la Cadena. Abrir áreas de colaboración entre los departamentos de seguridad y los de operaciones. Prevención de las pérdidas relacionadas con el diseño del producto, del envase y del embalaje, por ejemplo, sello de seguridad, que sea perceptible el embalaje. Diseñar e implementar procesos y prácticas para: Distinguir y gestionar Productos de Alto Riesgo Poner en funcionamiento: Auditorías, Fomentar la Responsabilidad, Formación. Diseñar e implementar procesos y prácticas para: Distinguir y gestionar Productos de Alto Riesgo Poner en funcionamiento: Auditorías, Fomentar la Responsabilidad, Formación. Compras: Alinear el suministro con la demanda para prevenir el exceso de existencias. Implantar procedimientos para la trazabilidad. Auditorías diarias y registro y control de la información y Normas de actuación. Gestión de incidencias Identificación de zonas de Productos de Alto Riesgo. Auditorías diarias y registro y control de la información y Normas de actuación. Gestión de incidencias Comprobar que el transporte se adecua a la mercancía a transportar. Dotar al transporte de medidas de seguridad adecuadas. Recogida de incidencias en el albarán como fuente de información de posibles pérdidas. Correcta definición de la unidad de carga consensuada por las partes. Muestreos aleatorios en la recepción de mercancías. Recuento regular para la detección de las pérdidas de producto en tiempo real. Precintos en el embalaje en caso de ser necesario. AECOC Junio 2008 Página 22

23 Personal Sistemas de Comunicación e Información Asegurar el compromiso del personal. Evitar las oportunidades de pérdida con medidas tales como: - Incentivos - Normas en la búsqueda de personal - Política antihurto Labores de sensibilización y firma de acuerdos con ETT s, Administraciones Públicas, etc. en relación a la problemática de pérdidas. Prevención de pérdidas diseñando procesos eficientes. Selección de personal, por ejemplo, solicitando referencias o estableciendo controles de comprobación de información curricular. Planificación de recursos humanos necesarios. Formación y sensibilización con la política de la empresa y los procedimientos Seguimiento del cumplimiento de las normas. Seguimiento del cumplimiento de las normas. Auditorías y registro y control de la información y Normas de actuación. Formación en cuestiones de seguridad y prevención de pérdidas. Gestión de incidencias. Alineamiento de Ficheros Maestros. Teniendo en cuenta las anteriores indicaciones se podría concluir que un procedimiento de prevención de Pérdidas está basado en: Cálculo de las pérdidas; permitiendo identificar las áreas de vulnerabilidad de las distintas rutas y servicios y así emplear estrategias de prevención correctas. Implantación de análisis y control de pérdidas por ruta, servicio, unidades de mantenimiento de stock (SKU) y región, con el soporte de nuevas herramientas de información sencillas. Gestión de reclamaciones. Automatización de procesos y agilización de los procedimientos de comprobación de mercancías para evitar errores, tanto de gestión como de procesos. Seguimiento detallado del movimiento exacto de un producto a lo largo de todo su recorrido para ver qué elementos han sido sustraídos y en qué lugar. Seguimiento del cálculo de pérdidas y de los métodos de prevención y control. En resumen, unas buenas prácticas en la prevención de Pérdidas en Transporte de mercancías por carretera deben basarse en: Soporte de la Dirección General y Financiera. El trabajo y compromiso de un equipo de trabajo multidisciplinar (seguridad, operaciones, tráfico, logística, auditoría). AECOC Junio 2008 Página 23

24 Utilización de técnicas de optimización de la Cadena de Suministro (pedidos, logística, rotación y caducidad, Alineamiento de Ficheros Maestros ). Control, mediante indicadores, de las principales rutas y referencias, asignando objetivos y responsabilidades. Identificación de los Productos de Alto Riesgo que permita definir medios de protección y el transporte adecuado. Aplicación de un programa de prevención de pérdidas facilitado por inversiones en seguridad. AECOC Junio 2008 Página 24

25 ANEXO I Check - List de Seguridad para la Prevención de Pérdidas de Mercancía en el Transporte por Carretera. AECOC Junio 2008 Página 25

26 CHECK LIST PARA DIRECTORES Y RESPONSABLES DE SEGURIDAD PARA LA PREVENCIÓN DE PÉRDIDAS DE MERCANCÍAS GENERAL 1. Conocer la política de seguridad de la empresa. 2. Desarrollar e implementar un Plan de Seguridad. 3. Asegurar que tanto empleados como personal subcontratado conocen el Plan de Seguridad. 4. Establecer vínculos con las fuerzas de seguridad del estado. 5. Asegurar o propiciar la seguridad de documentos y sistemas de información. 6. Mantener un registro exacto de las actividades relacionadas con la seguridad. 7. Tener acceso a los detalles de los vehículos, cargas y destinos disponibles. 8. Definir una política de confidencialidad de información. NUEVO PERSONAL 1. Acorde a la política de RRHH de la empresa se verificará la autenticidad de los documentos de acuerdo a la legislación vigente. FORMACIÓN 1. Llevar a cabo formaciones regulares en temas relacionados con seguridad y contingencias (comportamientos vehículos condiciones). 2. Realizar Manuales de Seguridad. 3. Realizar formularios para informar de incidentes. VEHÍCULOS 1. Instalar equipamientos adecuados de seguridad en los vehículos y comprobarlos periódicamente. 2. Utilizar precintos o cierres de seguridad para las cargas. 3. Valorar el riesgo de incluir rotulación externa del vehículo en remolques o cabinas que puedan dar información sobre el contenido de la carga. COMUNICACIÓN 1. Se recomienda valorar la implantación de sistemas de rastreo. 2. Establecer sistemas de comunicación con los conductores. 3. Ofrecer a los conductores toda la información relevante para poder comunicarse con clientes, autoridades, asociaciones de transporte, etc. 4. Hacer hincapié en la necesidad de mantenerse en contacto. AECOC Junio 2008 Página 26

27 EMPLAZAMIENTOS Y LUGARES 1. Definir las áreas seguras de la empresa en función de los sistemas de seguridad aplicados. 2. Definir una política de restricción de accesos por áreas y zonas. 3. Establecer controles de recepción y vigilancia para controlar los accesos. 4. Inspeccionar regularmente los distintos emplazamientos. 5. Mantener bajo seguridad todas las llaves. 6. Definir procedimientos para la utilización de llaves. OPERACIONES 1. Asegurarse de que los transportistas están totalmente informados y conozcan: - Las rutas y las áreas de estacionamiento. - El destino. - Los procedimientos de seguridad. - Los procedimientos de informe de incidentes. - Los protocolos de actuación. CONTACTOS: Fuerzas de Seguridad del Estado, Clientes, Asociaciones, Empleados, Embajadas, etc. ***** AECOC Junio 2008 Página 27

28 CHECK LIST DE SEGURIDAD PARA EL CARGADOR DE LA MERCANCÍA PARA LA PREVENCIÓN DE PÉRDIDAS DE MERCANCÍAS GESTIÓN DE PERSONAL Y EMPLAZAMIENTOS 1. Seleccionar y controlar al personal responsable de las expediciones. 2. Establecer un sistema de seguridad para expediciones. 3. Limitar el acceso a las plataformas de carga. 4. Introducir auditorías internas de seguridad de forma regular. FORMACIÓN 1. Formar a todo el personal en los procedimientos de seguridad. PREVENCIÓN DE ROBOS 1. Proteger toda la información referente a los envíos, definiendo una política de confidencialidad adecuada. TRANSPORTE 1. Coordinarse con el suministrador del transporte respecto a: - Vehículos apropiados. - Horas de carga y lugares. - Información necesaria sobre la ruta y destino. PROCEDIMIENTOS 1. Coordinarse con el receptor de la mercancía. 2. Identificación de vehículos y conductores. 3. Controlar completamente las operaciones relacionadas con el transporte. 4. Asegurarse de recibir el informe de entrega. 5. Asegurarse de que el personal cumple con las especificaciones de seguridad requeridas. SEGURIDAD DE LA CARGA 1. Estar presente o supervisar la carga. 2. Utilizar los envases, embalajes y etiquetados apropiados. 3. Asegurarse de que el procedimiento de precintado se ha llevado a cabo correctamente. 4. Cambiar periódicamente los códigos de la carga, los colores y los precintos. 5. Definir procedimientos específicos para cargas de elevado valor. AECOC Junio 2008 Página 28

29 ENTREGAS 1. Dirección precisa incluyendo el número de teléfono. 2. Documentación de la carga que se precise. 3. Coordinarse con el destinatario e informar al operador de transporte de la hora de entrega acordada. DOCUMENTACIÓN 1. Asegurarse de que la información y los seguros están en orden. CONTINGENCIAS 1. Disponer de un protocolo de actuación para las posibles contingencias que puedan ocurrir. TELÉFONOS DE CONTACTO: Origen y destino de la mercancía, Fuerzas de Seguridad del Estado, Clientes, Asociaciones, Empleados, Embajadas, etc. ***** AECOC Junio 2008 Página 29

30 CHECKLIST DE SEGURIDAD PARA CONDUCTORES PARA LA PREVENCIÓN DE PÉRDIDAS DE MERCANCÍAS PLANIFICACIÓN DE RUTAS Verificado y confirmado (con un ) Destino Ruta Paradas para repostar Paradas para dormir En rutas programadas. No será alterada sin permiso previo. CARGAS Documentación Todo correcto Nº del precinto Destinatario de la mercancía Nombre y teléfono de la persona de contacto Seguridad de la carga Seguridad del container Dispositivos de seguridad Seguir un mantenimiento AECOC Junio 2008 Página 30

31 PARADAS VEHÍCULO No dejar las llaves dentro del vehículo Vehículo cerrado totalmente y con alarma Cerrados los compartimentos de la carga Revisión visual del vehículo Cuando se sale del vehículo Cuando no esté ocupado En todo momento Al inicio y al final de la parada. ZONA DE PARADA Área de Seguridad SI NO PARADAS OBLIGATORIAS Informar a la central y dejar constancia de la parada INTRUSIÓN EN LA CABINA O CARGA Informar al responsable de la empresa Informar a las Fuerzas de Seguridad del Estado AECOC Junio 2008 Página 31

32 ENTREGA En el destino fijado A la hora de entrega acordada Firma en el Albarán de entrega Temperatura de entrega acordada En mercancías de temperatura controlada. NÚMEROS DE TELÉFONOS DE EMERGENCIA: Origen y destino de la mercancía, Fuerzas de Seguridad del Estado, Clientes, Asociaciones, Empleados, Embajadas, etc. ***** AECOC Junio 2008 Página 32

33 ANEXO II Plan de Prevención de Pérdidas de Mercancía: Procedimiento para el desarrollo de un Manual de Seguridad en el Transporte de Mercancías por Carretera. AECOC Junio 2008 Página 33

34 Borrador 1. Introducción La seguridad es un factor fundamental en las empresas. Debe adaptarse a las necesidades y situaciones propias de cada empresa para cumplir un buen servicio, detectando amenazas y el nivel de riesgo a fin de minimizar las pérdidas causadas por el hurto y robo de mercancías. 1.1 Objetivos Este procedimiento pretende orientar a distribuidores, proveedores, operadores logísticos y transportistas en la creación de un manual de seguridad para la aplicación de las normas y procedimientos establecidos que permitan reducir el índice de pérdidas en el Transporte de Mercancías por Carretera. 1.2 A quién va dirigida Especialmente, esta recomendación se dirige a todos aquellos responsables involucrados en la prevención y control de las pérdidas en el Transporte de Mercancías por Carretera. 2. Marco Legal Previo a la elaboración de un Manual de Seguridad se debe definir el marco legal, decretos, resoluciones, normativas y leyes que puedan afectar en el entorno del Transporte de Mercancías por Carretera. El marco legal para el transportista y generador de la carga queda contemplado en la Ley 16/1987 de 30 de julio, de Ordenación de los Transportes Terrestres (texto actualizado en noviembre 2006). Asimismo, es preciso comprender, que no solamente se aplican las normas dirigidas a la actividad como tal, sino que involucra todas las ramas del derecho, así: Derecho Penal: Cuando con ocasión o causa del ejercicio de la actividad de transporte, se constituya un delito de conformidad con lo establecido en el código penal. Como ejemplo más común de aplicación de este derecho se tiene el hurto / robo de las mercancías que se están transportando. AECOC Junio 2008 Página 34