PROCEDIMIENTO OPERATIVO DE CALIDAD

Transcripción

1 REVISION 5 Pág. 1 de 6 INDICE 1. OBJETO. 2. ALCANCE. 3. REFERENCIAS. 4. RESPONSABILIDADES. 5. DESCRIPCION. 6. ARCHIVO DE DOCUMENTACION. Copia: CONTROLADA NO CONTROLADA Código de la Empresa Nº de Orden ASIGNADA A: 5 Apartado 3. Se elimina Mod. 15 (sólo referencia). 4 Apartado 5. 3 Referencias. 2 Encabezado. Se incluyen formatos. 1 Título, portada; sustitución de IT-02 por IT-01, se elimina el último punto del Aptdo. 3; se modifican los aptdos. 4, 5, y 5.3. REVISION MODIFICACIÓN 5 15/03/2005 REVISION FECHA ENTRADA EN VIGOR ELABORADO Y REVISADO POR SECRETARIO COMITE DE CALIDAD ISO 9000 APROBADO POR PRESIDENCIA

2 REVISION 5 Pág. 2 de 6 1. OBJETO. El presente procedimiento tiene por objeto definir el tratamiento a seguir en la carga y descarga de los productos, para asegurar que esta actividad se realiza en condiciones controladas. 2. ALCANCE. Este procedimiento es de aplicación a los Fueles, Lubricantes y productos afines. 3. REFERENCIAS. Se han tomado como referencia los siguientes documentos: Manual de Calidad, Capítulo 7. Norma UNE-EN ISO 9001:2000. Instrucción de Trabajo: Trasvase de Combustible. 4. RESPONSABILIDADES. Gerencia: Es responsable de aprobar las solicitudes de compra de Lubricantes realizados por el Jefe de Ventas o persona a quien designe, y de la forma de contratar a los transportistas. 5. DESCRIPCION Fuel Productos servidos por REPSOL. Este servicio se puede realizar de dos formas: Servicio directo al Cliente. Entrega en las instalaciones. a) Servicio directo al Cliente. Si se requiere que el producto sea servido directamente al Cliente, el Coordinador de Base facilitará a REPSOL los datos del Cliente (código de instalación, dirección, cantidad, etc ).

3 REVISION 5 Pág. 3 de 6 Una vez entregado el producto, REPSOL hace llegar a la Filial una confirmación de la entrega efectuada al cliente. En ese momento la Filial podrá realizar la facturación. b) Entrega en las instalaciones. Cuando se entregan los productos en las instalaciones, antes de su descarga, se realiza el pesaje del vehículo en la báscula y se emite el peso obtenido. Una vez descargado el vehículo se vuelve a pesar el vehículo y por diferencia de peso se obtiene la cantidad de producto recepcionado. El Coordinador de Base o el almacenero anotan en el albarán de entrega las incidencias que hubiere y firma la copia para el transportista. El almacenero refleja la cantidad servida en el formato Mod Productos recogidos por la empresa. Esta actividad se puede realizar con medios propios o subcontratados: a) Medios propios. Cuando es recogido por medios propios, Administración facilita al conductor el nº de orden para la carga del producto y el albarán de circulación, procediendo de dos formas distintas. Realizando el transporte directamente al Cliente, en cuyo caso se le facilitará también el albarán o albaranes de entrega realizando la descarga según se contempla en la Instrucción de Trabajo IT-02, Transvase de Fuel ; una vez realizado el servicio y firmado el albarán por el Cliente, que reflejará la cantidad servida, es entregado al Coordinador de Base par su facturación. Cuando el producto es recepcionado en las instalaciones, Administración igualmente le facilita el nº de orden para la recogida del producto y el albarán de circulación. Para la descarga del producto, el conductor avisará al almacenero, procediendo a pesar el camióncisterna lleno y descargado para determinar la cantidad de producto recepcionado y en las condiciones que se establece en la Instrucción de Trabajo IT-02, si hubiera cualquier incidencia en el producto (cantidad, anomalías) se reflejarán en el albarán, para su conocimiento por el Jefe de Administración o Gerencia. El almacenero llevará un control del stock de productos utilizando el Formato Mod. 30. La distribución de productos se realizará preparando el Coordinador de Base la ruta, emitiendo la documentación de circulación y los albaranes de entrega. El conductor reflejará en los albaranes de entrega y en el documento de circulación las cantidades servidas según se efectúa el servicio; el albarán de entrega una vez firmado por el cliente junto con el albarán de circulación serán depositados en la Base en el plazo no superior a 48 horas para su facturación. La descarga de los productos se realizará conforme esté establecido en la IT-02. El almacenero llevará un control de las entradas y salidas en el formato Mod. 30. b) Medios subcontratados.

4 REVISION 5 Pág. 4 de Medios. Cuando la actividad de carga y descarga es subcontratada a transportistas previamente aprobados, se procede como se detalla a continuación: El Coordinador de Base facilitará vía fax al transportista el nº de orden de carga y las cantidades que ha de servir a los clientes dentro de las 48 horas siguientes. El conductor, una vez realizado el servicio, entregará la documentación al Coordinador de Base en un plazo no superior a las 72 horas. Una vez los documentos en su poder, el Coordinador de Base procederá a la facturación del producto y comunicará al Jefe de Ventas o a Gerencia cualquier incidencia transmitida en la documentación. En caso de que el transportista realice la entrega en las instalaciones de la empresa, el proceso a seguir es el definido en el punto a) de este procedimiento. Los conductores son responsables de que el camión-cisterna, cuando realice una ruta lleve toda la documentación en regla y que el camión esté equipado con las placas identificativas de mercancía peligrosa y los demás medios puestos a su alcance. El Jefe de Administración o el Coordinador de Base emitirán un listado, formato Mod. 15, con los documentos y medios que debe llevar el transportista. Para la realización de esta actividad el conductor tendrá que tener su documentación en regla, incluyendo el permiso para transporte de mercancías peligrosas y haber sido formado y adiestrado en esta actividad, dicha formación será impartida por el Coordinador de Base o el Jefe de Administración o Calidad Lubricantes y productos afines. a) Recepción de Lubricantes y productos afines. El almacenero comprueba el pedido con el albarán del transportista, punteando las cantidades y referencias recepcionadas, reflejando en la copia del transportista y en la propia cualquier incidencia surgida y comunicando telefónicamente a REPSOL (Expediciones) cualquier anomalía que hubiere. Administración realiza un chequeo de los albaranes dando entrada informáticamente a los productos; en caso de anomalías debidas al transporte, Administración contactará con la agencia de transporte a fin de solucionar la incidencia y procederá a reflejar dicha incidencia en el Informe de No Conformidad. Mensualmente, el almacenero realizará un recuento físico, anotando en el listado de stock facilitado por Administración las cantidades reales. El Jefe de Administración es el Responsable de resolver dicha anomalía y si procede emitirá un informe de No Conformidad. Anualmente se realizará una auditoría externa a fin de comprobar el stock contable y movimiento de los Lubricantes.

5 REVISION 5 Pág. 5 de 6 b) Envío de Pedidos de Lubricantes y productos afines. Administración envía diariamente al almacén los pedidos de los clientes, el almacén prepara los pedidos dependiendo de la agencia de transporte. Administración hace entrega al transportista de los albaranes; existen dos tipos de albaranes: los de clientes propios y los de REPSOL. El transportista firma la recepción de los albaranes y el informe de carga preparado por el almacenero. Administración comprobará antes de emitir el albarán, que los pedidos pueden ser servidos y éstos no se encuentran bloqueados, en dicho caso el Jefe de Administración realizará las gestiones oportunas antes de servir el producto. Una vez realizado el servicio la agencia de transporte hará llegar a la Filial, en el plazo máximo de 3 días, los albaranes firmados por el cliente, a fin de proceder a su facturación. Semanalmente, Administración comprobará informáticamente que se ha producido el abono correspondiente. Las incidencias del servicio, transmitidas por los clientes telefónicamente o reflejándolas en el albarán, serán tratadas tal y como se define en el Capítulo 8 del presente Manual Formatos. Los formatos referenciados en este procedimiento son: Formato Mod. 15: Listado de Documentos y medios del conductor. Formato Mod. 30: Movimientos de Fuel. 6. ARCHIVO DE DOCUMENTACION. Nombre del Documento Tipo de Documento Codificado Responsable Custodia Lugar de Archivo Tiempo de Archivo Albarán Registro Fecha Jefe Administración / Coordinador Base Dpto. Administración 3 AÑOS Movimiento y control de productos Registro Fecha Jefe Administración / Coordinador Base Dpto. Administración 3 AÑOS

6 REVISION 5 Pág. 6 de 6 MOVIMIENTO DE FUEL Empresa: Base: Año: Mes: DEPOSITO Nº DEPOSITO Nº Fecha Entrada Salida Destino/Vehículo Fecha Entrada Salida Destino/Vehículo Mod. 30