Proceso de Gestión de Admisiones y Registro INSTRUCTIVO PARA LA GENERACIÓN DE LISTADO DE PRESELECCIONADOS

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1 Proceso de Gestión de Admisiones y Registro INSTRUCTIVO PARA LA GENERACIÓN DE LISTADO DE PRESELECCIONADOS Página 1 de 14 Código:AR-I-004 Versión: OBJETIVO Determinar los pasos necesarios para la selección de admitidos a los diferentes programas de pregrado presencial de la Universidad del Magdalena. 2. DESCRIPCIÓN El Sistema de Selección de Nuevos Estudiantes, es un sistema de información desarrollado con herramientas WEB, tales como JSP y AJAX que permiten al software tener una implementación WEB por medio de una arquitectura cliente servidor. Este instructivo proporciona información necesaria para que los usuarios del Sistema de Selección de Nuevos Estudiantes, logren conocer su funcionamiento y puedan obtener del mismo los resultados esperados. El instructivo presenta los pasos detallados con representaciones gráficas de lo que encontrará el usuario al acceder a las diferentes opciones del aplicativo. 2.1 Funcionalidades Registrar el listado de los Inscritos de un período académico. Registrar el listado de aspirantes que realizaron el Ciclo Nivelatorio. Registrar el listado de los inscritos que realizaron el Examen de Admisión proveniente de la institución encargada de la aplicación del examen de admisión. Habilitar / deshabilitar aspirantes. Configurar cohorte de cada programa en el período académico. Registrar el listado de los aspirantes que se inscribieron con Cupo Especial. Generar Listado de admitidos. Generar Listado de Credenciales de admitidos para publicar. Código: AR-I-004 Versión: 05 Página 1 de 14

2 2.2 Interfaces Ingreso al sistema Para ingresar al sistema se hace necesario ingresar el usuario y contraseña registrados en la página de inicio se muestra al acceder al sistema. Fig.1 Ingreso al sistema de selección de nuevos estudiantes Menú principal Una vez ingresado al sistema, encontramos el menú principal de la aplicación, el cual indica los pasos que se deben realizar para completar el proceso de selección de los nuevos estudiantes. El orden de procesamiento es el siguiente: Cargar de los listados de Inscritos, los aspirantes que hicieron el Ciclo Nivelatorio, los que realizaron el Examen de Admisión y los aspirantes que se inscribieron como Cupo Especial. Generar el listado general de preseleccionados. Configuración de la cohorte por cada programa. Configuración de los Cupos Especiales. Generar el listado de admitidos por programa. Generar el listado de credenciales de los admitidos. Código: AR-I-004 Versión: 05 Página 2 de 14

3 Fig.2 Menú principal Listados Obligatorios Está conformado por cuatro listados obligatorios que exige el sistema para realizar el procesamiento: Listado de Inscritos Fig.3 cargar listado A través de esta opción, podemos registrar en el sistema el listado de los aspirantes que desean ingresar al próximo período académico. Inicialmente sólo se cargan el listado de inscritos con su primera y segunda opción. Las modalidades de Ciclo Propedéutico, Transferencia y Acuerdo Superior 014 del 2013 no se deben cargar dado que estos no están dentro de los cupos ofertados por el consejo académico. Si el listado ya está cargado en el sistema, aparecerá una marca de color verde en el lado derecho, indicando que está listo, sino aparecerá entonces una de color rojo indicando que hace falta (ver fig. 4) Código: AR-I-004 Versión: 05 Página 3 de 14

4 Fig.4 Listados listo En caso de que haga falta, hacemos clic en el nombre del listado faltante, aparecerá una opción para localizar el listado en Excel y subirlo al sistema (ver fig. 5a, fig. 5b, fig. 5c) fig.5a Cargar listado Código: AR-I-004 Versión: 05 Página 4 de 14

5 Fig.5b Cargar listado Fig.5c Cargar listado Una vez cargado el listado, el sistema mostrará los primeros 200 registros, y espera confirmación para ser guardado (ver fig. 6). Nota: si la marca del lado derecho del enlace de cargar listado indica que el listado ha sido cargado, las figuras 5a, 5b y 5c no se mostrarán, solo se muestra el listado de los inscritos que YA ESTAN GUARDADOS, igual que en la figura 6 pero con la opción de aceptar. Código: AR-I-004 Versión: 05 Página 5 de 14

6 Fig.6 Listado de inscritos Para los listados del Ciclo Nivelatorio se deben ingresar al sistema sólo los aspirantes que en el curso de Nivelatorio hayan obtenido un puntaje igual o mayor a 350 puntos y que su puntaje en el examen de admisión sea superior al promedio de los aspirantes que escogieron en su primera opción la carrera seleccionada por el aspirante del Ciclo Nivelatorio. Para el Examen de Admisión y Cupos Especiales, el sistema realiza el mismo procedimiento descrito para el listado de Inscritos Seleccionar y ordenar listas de preseleccionados Una vez estén cargados en el sistema los listados descritos en las opciones 1, 2, 3 y 4 del menú principal, se procede a generar los listados de preseleccionados Generar listados de preseleccionados Consiste en realizar un listado único con la información contenida en los listados de Inscritos, examen de admisión y cupos especiales (ver fig. 7 y 8) Ordenar listado por Método RASH Permite ordenar desde el mayor hasta el menor puntaje obtenido durante el examen de admisión, el listado generado anteriormente (Ver fig. 9 y 10). Código: AR-I-004 Versión: 05 Página 6 de 14

7 Fig.7 Generar listado de preseleccionados Fig.8 Listado de preseleccionados Fig.9 Ordenar listado general por el método RASH Código: AR-I-004 Versión: 05 Página 7 de 14

8 Fig.10 Listado general ordenado descendentemente por el método RASH Seleccionar y ordenar listas de preseleccionados Generado y ordenado el listado de preseleccionados, se procede a configurar la cohorte por cada programa para el período académico y se verifican los cupos especiales Configurar cohorte Permite configurar el número de cupos que se admitirán en un programa. Fig.10 Configurar cohorte de cada programa Una vez listado los programas que se ofertan, da clic en la opción editar y se configura el número de cupos por cada programa (ver fig. 11). Código: AR-I-004 Versión: 05 Página 8 de 14

9 Fig.11 Listado de programas ofertados en el período académico Cupos Especiales Permite configurar los cupos especiales de los aspirantes que se inscribieron por cada programa. Fig.12 Configurar cupos especiales Una vez entrado a la opción de cupos especiales (ver fig. 13a), aparece un listado con los ganadores de cada cupo especial por cada programa; si se le da clic en el lado derecho aparece la opción para ver los aspirantes que se inscribieron en ese cupo especial y se puede habilitar o deshabilitar para que participe por cupo especial (ver fig. 13b). Fig.13a Listado de aspirantes ganadores cupo especial Código: AR-I-004 Versión: 05 Página 9 de 14

10 Fig.13b Edición de aspirantes cupo especial por programa Listado seleccionados final Permite generar el listado final de seleccionados por cada programa y a la vez, generar el listado de credenciales que será publicado en los diferentes medios de comunicación que establezca la dependencia Generar listados por programa Esta opción (ver fig.14), permite al usuario interactuar con el sistema para que genere el listado de los admitidos a los diferentes programas ofertados en el período académico establecido. Fig.14 Opción para generar listado de seleccionados final por programa La interfaz a la cual nos lleva este enlace es un resumen de los datos procesados hasta el momento (ver fig. 15). En la primera línea nos indica el número total de inscritos en el período académico, la segunda el número total de aspirantes que cumplieron con todo los requisitos y además realizaron el examen de admisión y la tercera línea el número de aspirantes que están inhabilitados para participar en el proceso de selección, porque no cumplen con todos los requisitos. Presenta también un resumen del número de datos procesados y el número que hacen falta para generar los listados por cada programa. Nota: esta interfaz aparecerá las veces que sea necesario hasta que el numero de datos faltantes sea igual a cero (0) (ver fig. 15). Código: AR-I-004 Versión: 05 Página 10 de 14

11 Una vez el proceso ha concluido se debe verificar si los seleccionados corresponden a los cupos ofertados en cada cohorte, si no se han completado todos los cupos, se debe cargar el listado de inscritos incluyendo las terceras opciones e ingresar a la base de datos del sistema y registrar los aspirantes que no fueron seleccionados como no procesados. Una vez realizado este proceso se debe iniciar nuevamente desde el paso 9 Generar Listados por Programa. El paso siguiente a esta interfaz es un listado resumen por cada programa, donde aparece el número de inscritos, puntaje máximo obtenido, cupos ofertados para el período académico, número de cupos entregados, número de cupos entregados a aspirantes provenientes del Ciclo Nivelatorio, número de cupos entregados como cupo especial además de las opciones para editar la cohorte nuevamente, ver el listado de los seleccionados y guardar el listado generado en un archivo Excel (ver fig. 16). Fig.15 Interacción con el usuario indicando cuantos aspirantes han sido procesados Al dar clic en el primer icono de los tres que se encuentran en el lado derecho, podemos volver a editar las opciones de programa. Fig.16 Edición de opciones de programa Código: AR-I-004 Versión: 05 Página 11 de 14

12 La segunda opción, permite ver el listado de los admitidos al programa, además en la parte superior de la vista que genera, podemos guardar el listado generado como archivo Excel. Fig.17 Listado de admitidos por programa La tercera opción, permite guardar rápidamente el listado de admitidos por programa. Fig.18 Guardar rápidamente listado de seleccionados Para descargar un listado en un libro de Excel de todos los aspirantes seleccionados por programa y en hojas diferentes llamar la página saveasevp.jsp incluida en la aplicación Generar credenciales por programa Esta opción le permite al usuario generar el listado final de todas las credenciales de los admitidos en cada programa. Fig.19 Generar credenciales por programa Código: AR-I-004 Versión: 05 Página 12 de 14

13 Esta opción nos lleva a una interfaz donde aparece un pequeño resumen por programa del número de admitidos, el número de cupos entregados a los aspirantes provenientes del Ciclo Nivelatorio y los de cupos especiales (ver fig. 20a). De igual forma, en la parte superior de está interfaz, existe una opción que permite guardar el listado de las credenciales de los admitidos generados (ver fig. 20b). Fig.20a Resumen de generación de listado de credenciales Fig.20b Guardar listado de credenciales de admitidos Código: AR-I-004 Versión: 05 Página 13 de 14

14 3. REGISTRO DE MODIFICACIONES Versión Fecha Ítem modificado Descripción 01 11/03/2009 Píe de pagina Se modificaron los Responsables en la construcción del documento. Pie de pagina Se actualizó el responsable de la elaboración del documento Se eliminó la Universidad nacional y se precisó 02 20/08/2009 que el Examen de Admisión proviene de una 2.1 Funcionalidades institución encargada de la aplicación del examen de admisión /10/ Funcionalidades Se mejoró la redacción de las funcionalidades en la descripción del documento /10/ Listados Obligatorios En este ítem se incluyó la condición de ingreso por acuerdo superior 014 de Elaboró Revisó Aprobó Edwin Gutiérrez Boto Responsable del Proceso Gestión Admisiones y Registro 14/07/2014 Eira Rosario Madera Reyes Asesora de Calidad Grupo de Gestión de la Calidad 21/07/2017 Pedro Eslava Eljaiek Vicerrector Académico Universidad del Magdalena 30/07/2014 Código: AR-I-004 Versión: 05 Página 14 de 14