DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

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1 INFORME N DFOE-EC-IF DE NOVIEMBRE, 2017 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NORMATIVOS, TÉCNICOS Y MECANISMOS DE CONTROL EN LAS ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTARIO QUE REALIZA LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA DE FONDOS DE INVERSIÓN DEL BANCO NACIONAL DE COSTA RICA 2017

2 CONTENIDO Página N. RESUMEN EJECUTIVO 1.INTRODUCCIÓN... 1 ORIGEN DE LA AUDITORÍA... 1 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA... 1 NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA... 2 ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA... 2 GENERALIDADES ACERCA DEL ESTUDIO... 2 METODOLOGÍA APLICADA... 2 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA RESULTADOS... 3 TEMA 1. CUMPLIMIENTO DE NORMATIVA APLICABLE AL PROCESO PRESUPUESTARIO... 3 HALLAZGO 1.1: DEBILIDADES EN LOS MECANISMOS DE CONTROL ESTABLECIDOS PARA ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA APLICABLE AL PROCEDIMIENTO PRESUPUESTARIO... 3 TEMA 2. MECANISMOS DE CONTROL DE LA INFORMACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTARIO... 5 HALLAZGO 2.1: PARTICIPACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO... 5 HALLAZGO 2.2: DEBILIDADES EN LA CONFORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES PRESUPUESTARIOS QUE CONTIENEN LOS PRODUCTOS PRESUPUESTARIOS... 6 TEMA 3. EVALUACIÓN GENERAL DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA... 7 HALLAZGO 3.1: LA GESTIÓN DE LA BN-SAFI EN CUANTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS NTPP ES RAZONABLE CONCLUSIONES DISPOSICIONES Y RECOMENDACIONES... 9 DISPOSICIONES RECOMENDACIÓN... 11

3 CUADROS CUADRO N 1 BN-SAFI: ÍNDICE DE CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA. AÑO ANEXO N 1..12

4 INFORME N DFOE-EC-IF Qué examinamos? RESUMEN EJECUTIVO La Auditoría de Carácter Especial realizada en la Sociedad Administradora de Fondos de Inversión del Banco Nacional de Costa Rica (BN-SAFI, tuvo como propósitoevaluar el cumplimiento normativo y técnico aplicable a las fases de formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación presupuestaria; así como la existencia y aplicación de los mecanismos de control efectivos para la ejecución de dichas fases. El período analizado fue el comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de Por qué es importante? El tema es de relevancia, ya que el presupuesto al ser la expresión financiera del plan, se convierte en una herramienta esencial para la toma de decisiones, ya que les permite a las entidades públicas asignar y priorizar los recursos con que se cuenta, es decir, establece el límite máximo de gasto para realizar las actividades requeridas para dar cumplimiento a sus fines de creación. BN-SAFI percibió en el año 2016, ingresos por aproximadamente ,0 millones (incluye el superávit acumulado por la suma de 5.737,9 millones), lo cual hace importante conocer el cumplimiento de los requisitos normativos, técnicos y mecanismos de control utilizados por dicha Sociedad en cada una de las etapas del proceso presupuestario. Qué encontramos? En la auditoría realizada se determinó, al aplicar la herramienta diseñada con el fin de evaluar el cumplimiento de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (NTPP), quebn SAFI obtuvo para el año 2016, un puntaje de 92,1, el cual es superior en 19,3 puntos al promedio de las sociedades administradoras de fondos de inversión para el mismo período (72,8 puntos), lo que según los criterios de riesgo establecidos significa que la gestión de BN-SAFI en esa materia es razonable. No obstante lo indicado, debe ponerse atención en aspectos tales como la implementación de controles que permitan identificar actividades asociadas al SIPP que deben ser oficializadas; así como tomar las medidas que correspondan para evitar que la Auditoría Interna asuma funciones que son competencia propia de la Administración Activa, relativas a la revisión de documentos presupuestarios previos a la presentación a la Junta Directiva; aspecto que contraviene la normativa vigente. Además, se determinaron debilidades en la conformación de expedientes presupuestarios, ya que las carpetas digitales contienen versiones de un mismo documento e integra varias fases del proceso, lo que incide en la claridad de la información y se aparta de la normativa que los regula. Qué sigue? Con el propósito de solventar las debilidades encontradas en el presente estudio, se giraron disposiciones al Gerente General de BN-SAFI, con el fin de que se proceda a elaborar e

5 implementar mecanismos de control para asegurar el cumplimiento de la normativa aplicable al procedimiento presupuestario, así como en la conformación de los respectivos expedientes. Asimismo, se disponeal Auditor Interno evitar la ejecución de labores que son competencia de la Administración Activa con el fin de no afectar la independencia funcional y de criterio de esa Unidad de Auditoría en la ejecución de estudios de fiscalización posterior. Finalmente, se recomienda, a la Gerencia General de BN-SAFI, un análisis y valoración de los resultados de los estimadores considerados en el indicador denominado índice de cumplimiento de las Normas técnicas sobre presupuesto público por parte de esa Sociedad,con la finalidad que se tomen como un insumo para el mejoramiento y perfeccionamiento de su gestión en lo que respecta al proceso presupuestario.

6 INFORME N DFOE-EC-IF DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NORMATIVOS, TÉCNICOS Y MECANISMOS DE CONTROL EN LAS ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTARIOQUE REALIZA LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA DE FONDOS DE INVERSIÓN DEL BANCO NACIONAL DE COSTA RICA 1. INTRODUCCIÓN ORIGEN DE LA AUDITORÍA 1.1. El presupuesto al ser la expresión financiera del plan, se convierte en una herramienta esencial para la toma de decisiones, ya que les permite a las entidades públicas asignar y priorizar los recursos con que se cuentan, es decir, establece el límite máximo de gasto para realizar las actividades requeridas para dar cumplimiento a sus fines de creación En razón de lo anterior, es relevante que las gestiones presupuestarias se apeguen a la normativa técnica y jurídica vigente, generando información confiable y congruente entre los distintos documentos de carácter presupuestario que se emiten, para favorecer la toma de decisiones. Lo anterior cobra mayor relevancia, al considerar que la Sociedad Administradora de Fondos de Inversión del Banco Nacional (BN-SAFI), percibió, en el año 2016, ingresos por aproximadamente ,0 millones (incluye el superávit acumulado por la suma de 5.737,9 millones) Elestudio se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a esta Contraloría General los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica N 7428, así comoen cumplimiento del Plan Anual Operativo 2017 de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) y corresponde a la cartera de proyectos del Área de Fiscalización de Servicios Económicos. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.4. El propósito de la auditoría fue evaluar el cumplimiento normativo y técnico aplicable a las fases de formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación presupuestaria; así como la existencia y aplicación de los mecanismos de control efectivos para la ejecución de dichas fases.

7 NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA El estudio contempló la evaluación del cumplimiento de los requisito establecidos en la normativa vigente para las diferentes fases del proceso presupuestario (formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación) así como en la definición de sus productos (modificaciones presupuestarias, informes de ejecución, informes semestrales de evaluación y liquidación presupuestaria) por parte de la BN-SAFI, durante el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 1.6. Como parte de los aspectos positivos que favorecieron la ejecución de la Auditoría, es importante mencionar la colaboración prestada por parte de la Administración de BN-SAFI, situación que coadyuvó con el cumplimiento de los objetivos de la misma. GENERALIDADES ACERCA DELESTUDIO 1.7. La Ley Reguladora del Mercado de Valores 1, N 7732 del 27 de enero de1998, en su artículo 55 autoriza a cada uno de los bancos públicos y al Instituto Nacional de Seguros (INS), la constitución SociedadesAdministradoras de Fondos de Inversión (SAFIS)cuya función, de acuerdo con lo establecido en el artículo 61 de la precitada ley, es la captación, mediante oferta pública, de fondos, bienes o derechos para ser administrados por cuenta de los inversionistas como un fondo común, en el cual los rendimientos de cada inversionista se fijarán en función de los rendimientos colectivos BN-SAFI fue constituida al amparo del Decreto DE-2703 Reglamento para la constitución de los Puestos de Bolsa, Sociedades Administradoras de Fondos y Operadoras de Pensiones Complementarias de los Bancos Públicos y del Instituto Nacional de Seguros publicado en la Gaceta N 245 del 17 de diciembre de En el año 2016, para cumplir con sus fines de creación la BN-SAFI, asignó recursos por un monto de 6.763,9millones, percibiéndoseingresos por una suma aproximada de ,0 millones.por su parte, el presupuesto de egresos obtuvouna ejecución del 76,0% ( 5.144,9 millones) Las actividades de cada una de las fases del proceso presupuestario, que incluye el registro en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP), se concentran en la Gerencia de Administración Financiera. METODOLOGÍA APLICADA La auditoría se realizó de conformidad con lo establecido en el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público y el Procedimiento de Auditoría emitidos por la Contraloría General de la República. 1 Publicada en La Gaceta N 18 de 27 de enero de 1998.

8 Asimismo, para el desarrollo del estudio se elaboró y aplicó una herramienta de auditoría, denominada Verificación Normas Técnicas sobre Presupuesto Público, que tiene como objetivo principal determinar el cumplimiento de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (NTPP), así como de otras fuentes de normativa, en las diferentes fases del proceso presupuestario y en lo que se refiere a los Productos Presupuestarios (modificaciones presupuestarias, informes de ejecución presupuestaria, liquidación presupuestaria e informes semestrales acumulativos), correspondientes al periodo De igual forma, se realizaron entrevistas, comprobaciones, inspecciones físicas, análisis documental, pruebas analíticas, validaciones de los resultados con la administración y la correspondiente comunicación de resultados. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y disposiciones, producto de la auditoría que alude el presente informe, se efectúo el pasado 10 de noviembre de 2017, en las instalaciones de la Contraloría General de la República. Se contó con la presencia de los siguientes funcionarios: Lic. Pablo Montes de Oca Carboni, Gerente General, Licda. Ana Cecilia Arias Fatjó, Gerente Administrativa, Licda. Lucía Hernández Agüero, Encargada de Presupuesto y Lic. Jorge Benavides Campos, Auditor Interno; actividad a la que se convocó mediante el oficio N (DFOE-EC-0717) de 3 de noviembre de En dicha reunión y en cumplimiento de la normativa vigente, por medio del oficio N (DFOE-EC-0737) de 10 de noviembre de 2017, se le entregó al Lic. Pablo Montes de Oca Carboni, copia digital del borrador del presente informe. Lo anterior, a efecto de obtener las observaciones y sustento documental que BN- SAFI tuviera al respecto Mediante los oficios GG y GG de 17 de noviembre de 2017, BN-SAFI remitió las observaciones sobre el contenido del borrador del informe. Lo resuelto sobre los planteamientos efectuados en dicho oficio se consideran en el Anexo N 1 de este documento. 2. RESULTADOS TEMA 1. CUMPLIMIENTO DE NORMATIVA APLICABLE AL PROCESO PRESUPUESTARIO HALLAZGO 1.1: DEBILIDADES EN LOS MECANISMOS DE CONTROL ESTABLECIDOS PARA ASEGURAR EL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA APLICABLE AL PROCEDIMIENTO PRESUPUESTARIO 2.1. Las Directrices Generales a los SujetosPasivos de la Contraloría General de la República para el adecuado registro y validación de información en el Sistema de

9 4 Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP) (D DC-DFOE) 2, señalan la responsabilidad del jerarca de establecer los procedimientos internos para el registro y validación de los datos del SIPP, donde se identifique las responsabilidades de las unidades y funcionarios que intervienen en el proceso Por su parte, el inciso a) de la norma de las NTPP, establece el deber del jerarca de confirmar la oficialidad de la información incorporada al SIPP. Para tal efecto en las Indicaciones para la remisión a la Contraloría General de la República de la información referente a la gestión física y financiera institucional, se señalaque las notas de remisión deben indicar que se incluyeron los ingresos y gastos, el Plan Anual Operativo (PAO), y la lista de anexos que se adjuntan al SIPP Por su parte, BN-SAFI emitióformalmente los documentos denominados Procedimiento para la realización de Modificaciones Internas al Presupuesto de BN Fondos y Confección de los Informes Presupuestarios, los cuales regulan a nivel interno las actividades propias del proceso presupuestario En el análisis realizado, se evidencióque ninguno de los documentos establece la figura de Validador del SIPP, en los términos que lo solicita lasdirectrices para el adecuado registro y validación de información en el SIPP También se determinó que,pese a que BN-SAFI realiza acciones que debe cumplir por norma, tales como incluir en el SIPP los ingresos y gastos, los datos del PAO y el listado de la información que se adjunta como anexo, dichas acciones no se señalan en las notas de remisión de los informes de ejecución y liquidación Las situaciones descritas obedecen a que la Administración estima que los aspectos regulados mediante la normativa interna aplicable, les permite dar cumplimiento a los lineamientos establecidos por este Órgano Contralor. No obstante, se considera relevante la descripción de las actividades que conforman cada una de las fases del proceso presupuestario, aspecto que no se cumple a cabalidad Al respecto, la ausencia de la figura de Validador del SIPP en el procedimiento de BN-SAFIy el no consignarse, en las notas de remisión de los informes de ejecución y de la liquidación, los datos relativos a la inclusión en el SIPP de los ingresos y gastos, del PAO y la información que se adjunta como anexo; inciden en la determinación de responsabilidades, por cuanto la información que se incorpora en dicho Sistema es de carácter público y disponible a la ciudadanía, de ahí la importancia de que los documentos emitidos por esa Sociedad incluyan al encargado de asegurar la calidad de los datos, que a su vez permiten promover los principios de transparencia y rendición de cuentas. 2 Resolución R-DC del Despacho Contralor de la, de las ocho horas del doce de marzo de dos mil diez.

10 5 TEMA 2. MECANISMOS DE CONTROL DE LA INFORMACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTARIO HALLAZGO 2.1: PARTICIPACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO 2.8. Losartículos 25 y 34 de la Ley General de Control Interno, N 8292 y el artículo 62 de la Ley Orgánica de la, N 7428, establecen la independencia funcional y de criterio de los funcionarios de la auditoría interna en relación con el jerarca y los demás órganos de la administración activa; así como la prohibición a los funcionarios de la auditoría interna de realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia Igualmente, las normas y de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, reiteran la independencia de criterio y el tipo de servicios que pueden prestar las unidades de auditoría interna En el estudio realizado, se evidenció que la Auditoría Interna de BN-SAFI realiza una revisión previa a los documentos presupuestarios que serán presentadosa la Junta Directiva, con el fin de asegurar la calidad de los mismos.la participación de dicha unidad de auditoría se justifica en la necesidad de identificar desviaciones importantes con respecto a los procedimientos establecidos para las fases del proceso presupuestario o con el contenido de la planificación y presupuesto institucional También, se determinó que la Auditoría Interna no limitó sus funciones en la emisión de observaciones de carácter posterior, tal y como lo define la normativa vigente, ni advirtió a la Gerencia General que lo requerido constituía labor propia de la administración y que por su rol debía abstenerse de realizar los análisis en los términos solicitados No obstante, lo cierto es que las labores que realiza la Auditoría Interna en el proceso presupuestario de BN-SAFI, corresponden a funciones que son de responsabilidad y competencia de la Administración Activa, como responsable del proceso presupuestario El que esa Auditoría Interna realice labores propias de la Administración Activa tales como, revisión previa de borradores de documentos que posteriormente serán elevados a conocimiento de la Junta Directiva, compromete su independencia de criterio, pues en caso de identificarse anomalías posteriores en los informes de ejecución presupuestaria, su juicio profesional y objetividad sepodrían ver afectados en el desarrollo posterior de sus otras competencias; sin que esto signifique que se menoscabe la prestación de los servicios preventivos.

11 6 HALLAZGO 2.2: DEBILIDADES EN LA CONFORMACIÓN DE LOS EXPEDIENTES PRESUPUESTARIOS QUE CONTIENEN LOS PRODUCTOS PRESUPUESTARIOS Los expedientes documentales representan un aspecto fundamental para las instituciones, ya que correctamente organizados, se constituyen en una herramienta que refleja el historial y el accionar de la institución en sus distintas facetas Un expediente correctamente estructurado, garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna, simplifica trámites, evita la acumulación o inclusión de información innecesaria, facilitando de esta forma el proceso de toma de decisiones de los jerarcas y la rendición de cuentas Los artículos 39 y 40 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, N 7202, establecen que los archivos de gestión son los archivos de las divisiones, departamentos y secciones de los diferentes entes encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad y que deba mantenerse técnicamente organizada; así como,que la documentación que se encuentre en gestión debe organizarse con los principios de procedencia y orden original En cuanto a la gestión y conservación de documentos electrónicos, el artículo 6 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, N 8454, señala que los documentos pueden conservarse en soporte electrónico, para lo cual se debe garantizar, medidas de seguridad, inalterabilidad, se posibilite su acceso y se preserve la información relativa a su origen Por su parte, el artículo 15, inciso b) de la Ley General de Control Interno N 8292, establece como deberes del jerarca y titulares subordinados, el diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y que éstos deben ser administrados apropiadamente; así como realizar conciliaciones para verificar su exactitud y realizar controles a sistemas de información computadorizados para el procesamiento de datos Asimismo, el artículo 16 de la citada Ley N 8292, establece como deberes del jerarca y de los titulares subordinados contar con sistemas de información que permitan tener una gestión documental institucional, que comprenda el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos propuestos También, la norma de las NTPP, señala como deber del jerarca institucional regular el manejo y custodia de los expedientes relacionados con modificaciones presupuestarias. Asimismo, el inciso m) de la norma de las NTPP, establece el principio de claridad que define que, sin omitir las reglas técnicas esenciales, el presupuesto debe ser comprensible para las diferentes personas que utilizan la información presupuestaria.

12 En el estudio realizado se evidenciaron una serie de debilidades en la conformación de expedientes, tales como: No hay una separación de los documentos, según la fase del proceso presupuestario de que se trate. Las carpetas contienen documentos duplicados. La carpeta de modificaciones no comprende documentos que evidencien acciones que son ejecutadas por los funcionarios de BN-SAFI; tales como la solicitud de modificación presupuestaria por parte de las dependencias; así como las verificaciones de que se encuentra al día con las cuotas obrero patronales (Caja Costarricense de Seguro Social) y consulta de contenido presupuestario para realizar los movimientos. No contienen tablas de contenido ni hipervínculos a los documentos incluidos en la carpeta Las debilidades comentadas se presentan debido a que BN-SAFI no ha implementado los mecanismos de control que aseguren la exactitud y completitud de los expedientes digitales de los diferentes documentos presupuestarios, de manera que respondan a una pieza documental, acorde con el bloque de legalidad vigente La ausencia de tales mecanismos y controles, no permite visualizar una trazabilidad entre las diferentes carpetas de los documentos digitales y se imposibilita contar con una pieza documental que asegure la inalterabilidad del expediente, ya que existe el riesgo que se incluyan documentos que no correspondan a determinada etapa del proceso presupuestario y ejercicio económico correspondiente. TEMA 3. EVALUACIÓN GENERAL DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA HALLAZGO 3.1: LA GESTIÓN DE LA BN-SAFI EN CUANTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS NTPP ES RAZONABLE La Ley General de Control Interno N 8292 en sus artículos 13, 14, 15, 16 y 17 y los Capítulos II, III, IV, V y VI de las Normas de Control Interno para el Sector Público, establecen las normas que deben atender los Jerarcas y los Titulares Subordinados, en procura del efectivo uso de los recursos públicos, el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y la eficacia y eficiencia de las operaciones En este tema se presenta el resultado obtenido de aplicar la herramienta diseñada para valorar el cumplimiento de la normativa aplicable en materia presupuestaria, la cual se compone de un indicador integradoque permiteestimar el grado de cumplimiento de las NTPP por parte de la BN-SAFI, en lo que respecta a la gestión de las diferentes fases del proceso presupuestario (formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación), así como el grado de aplicación de

13 8 esas normas para la generación de los productos respectivos (modificaciones presupuestarias, informes de ejecución, informes semestrales y liquidación presupuestaria) En el siguiente cuadro se presentan los resultados de aplicar la herramienta diseñada. Al respecto, debe indicarse que dicha Sociedad obtuvo un puntaje de 92,1 3, lo que según los criterios de riesgo establecidos 4 significa que la gestión de BN-SAFI en esa materia tiene un cumplimiento razonable. Además, se determinó que dicha calificación es superior al promedio de las SAFIS (72,8) 5 en 19,3 puntos. Cuadro N 1 BN-SAFI: Índice de cumplimiento de la normativa presupuestaria. Año 2016 BN SAFI Puntaje Promedio SAFIS Índice de Cumplimiento 92,1 72,8 R Fases del Proceso Presupuestario y Generalidades 93,2 70,1 R Generalidades 100,0 79,0 R Formulación 90,4 84,4 R Aprobación 100,0 69,6 R Ejecución 100,0 75,8 R Control 83,3 48,8 OM Evaluación 85,4 63,0 R Productos 91,1 72,4 R Modificaciones 91,3 74,7 R Informes de Ejecución 79,4 64,4 OM Informes Semestrales 100,0 74,0 R Informes de Liquidación 93,8 76,6 R Índice de Gestión Institucional (IGI) 6 92,0 86,9 N.A. Cumplimiento Definiciones: R: Razonable, OM: Oportunidades de Mejora, AIM: Acciones Inmediatas de Mejora, NA: No Aplica. Fuente: CGR con información del resultado de la aplicación de la herramienta y del IGI Para obtener el índice de cumplimiento de cada sociedad, se asigna un porcentaje del 45% al cumplimiento de las "Fases y Generalidades", 45% al cumplimiento de los denominados "Productos" y el 10% restante corresponde a la clasificación obtenida por la entidad en el Índice de gestión institucional (IGI) para el año evaluado. Si el indicador es mayor o igual a 85 puntos, se considera que la gestión es razonable; si es menor a 85 pero mayor o igual que 70 puntos, la gestión presenta "Oportunidades de Mejora" y si es menor a los 70 puntos, la gestión requiere de "Acciones inmediatas de mejora". El cumplimiento de las NTPP por parte de las SAFIS de naturaleza pública se calcula promediando los índices de cumplimiento de cada una de dichas SAFI: Sociedad Administradora de Fondos de Inversión del Banco Nacional (BN SAFI), Sociedad Administradora de Fondos de Inversión del Banco de Costa Rica (BCR-SAFI); INS Sociedad Administradora de Fondos de Inversión (INS-Inversiones SAFI) y Popular Sociedad de Fondos de Inversión S.A. (Popular-SAFI). El IGI constituye un instrumento de autoevaluación y verificación posterior del cumplimiento de una serie de aspectos formales que debe cumplir una institución pública, de acuerdo con el marco normativo aplicable, cuyos resultados fueron validados en su momento por la Auditoría Interna institucional.

14 La calificación obtenida por BN-SAFI en cada uno de los aspectos analizados supera el promedio de las sociedades administradoras de fondos de inversión (SAFIS). En lo que respecta a las a las Fases y Generalidades, obtiene una calificación de 93,2; puntaje superior al promedio de las SAFIS en 23,1 puntos En cuanto a la fase de Control y el producto Informes de ejecución, el grado de cumplimiento es de 83,3 puntos y 79,4 puntos; respectivamente, y se encuentran dentro del rango de oportunidades de mejora, las cuales se desprenden en cada uno de los hallazgos de este informe Por otra parte, los Productos (las modificaciones presupuestarias, los informes de ejecución presupuestaria, la liquidación presupuestaria y los informes semestrales del periodo 2016), BN-SAFI obtuvo una calificación de 91,1 puntos, puntaje superior al promedio de las SAFIS (72,4) La calificación obtenida en el apartado de Productos por BN-SAFI, presenta oportunidades de mejora tal y como se mencionóen el Hallazgo 2.2 Debilidades en la conformación de expedientes presupuestarios. 3. CONCLUSIONES 3.1 El plan anual operativo y el presupuestoson herramientas fundamentales para que BN-SAFI formule, discuta, apruebe, ejecute, controle y evalúe los resultados obtenidos en cada periodo, así como asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en el uso de los recursos que dispone y propicie una mejora en la rendición de cuentas. 3.2 Los resultados de la aplicación de la herramienta diseñada con el fin de evaluar el cumplimiento de las NTPP por parte de BN-SAFI obtiene un puntaje de 92,1, el cual es superior al promedio de las SAFIS en 19,3 puntos lo que según los criterios de riesgo establecidos significa que la gestión de BN-SAFI en esa materia es razonable. 3.3 Finalmente, debe ponerse atención en aspectos tales como la implementación de controles que permitan identificar actividades asociadas al SIPP que deben ser oficializadas; así como tomar las medidas que correspondan para evitar que la Auditoría Interna asuma funciones que son competencia propia de la Administración Activa. 4. DISPOSICIONES Y RECOMENDACIONES 4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, N 8292, se emiten las siguientes disposiciones y recomendaciones, siendo las primeras de acatamiento obligatorio y deberán ser

15 10 cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad. 4.2 Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la en sus informes de auditoría, emitidos mediante resolución N R-DC , publicados en La Gaceta N 242 del 14 de diciembre de 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 4 de enero de Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones. DISPOSICIONES AL ING. PABLO MONTES DE OCA CARBONI, EN SU CALIDAD DE GERENTE GENERAL DE LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA DE FONDOS DE INVERSIÓN DEL BANCO NACIONAL, O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 4.4 Elaborar, oficializar, divulgar e implementar un procedimiento que incluya las funciones del encargado de validar la información del Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP) y obligue a incluir en las notas de remisión de los documentos presupuestarios a la Contraloría General, lo dispuesto en la norma de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público e Indicaciones para la remisión a la de la información referente a la gestión física y financiera institucional. Remitir a la Contraloría General, a más tardar el 31 de mayo de 2018, una certificación donde se indique se ha elaborado, oficializado y divulgado el referido procedimiento y otra certificación, a más tardar el 31 de agosto de 2018, en donde conste que se implementó(ver Hallazgo 1.1 párrafos 2.1 al 2.7). 4.5 Elaborar, oficializar, divulgar e implementar un procedimiento mediante el cual se archive de manera sistemática y ordenada la documentación digitalizada que se genere producto del proceso presupuestario, con el fin de asegurar la disponibilidad, conservación, organización, accesibilidad y salvaguarda de la información. Para el cumplimiento de esta disposición, remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 31 de mayo 2018, una certificación de que se elaboró el procedimiento y otra certificación a más tardar el 31de agosto de 2018, en donde conste que se puso en práctica el procedimiento solicitado (Ver Hallazgo 2.2 párrafos 2.14 al 2.23)

16 11 AL LIC. JORGE BENAVIDES CAMPOS, EN SU CALIDAD DE AUDITOR INTERNO DE LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA DE FONDOS DE INVERSIÓN DEL BANCO NACIONAL, O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 4.6 Suspender la práctica de revisar los documentos presupuestarios en forma previa a la presentación a la Junta Directiva, con el fin de no afectar la independencia funcional y de criterio de esa Unidad de Auditoría, durante la realización de eventuales estudios de fiscalización posterior. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 15 de diciembre de 2017, una certificación en que conste que se suspendió dicha práctica y que se eliminó de los planes de trabajo. Asimismo, se solicita remitir en esa fecha copia del oficio, lineamiento o comunicado en el cual se informe a los funcionarios de la auditoría y a la administración activa sobre la medida adoptada. (Ver Hallazgo 2.1 párrafos 2.8 al2.13). RECOMENDACIÓN AL ING. PABLO MONTES DE OCA CARBONI, EN SU CALIDAD DE GERENTE GENERAL DE LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA DE FONDOS DE INVERSIÓN DEL BANCO NACIONAL, O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 4.7 Se recomienda realizar un análisis y valoración de los resultados obtenidos de los estimadores considerados en el índice de cumplimiento de las Normas técnicas sobre presupuesto público por parte de BN-SAFI, con el fin de que se tome como insumo para el mejoramiento y perfeccionamiento de la gestión de esa Sociedad en lo que respecta al proceso presupuestario. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General a más tardar el 14 de diciembre de 2018, una certificación que acredite el análisis y valoración realizada. (Ver Hallazgo 3.1 párrafos 2.24 al 2.30).

17 12 ANEXO N 1 VALORACIÓN DE OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NORMATIVOS, TÉCNICOS Y MECANISMOS DE CONTROL EN LAS ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTARIO QUE REALIZA LA SOCIEDAD ADMINISTRADORA DE FONDOS DE INVERSIÓN DEL BANCO NACIONAL DE COSTA RICA N Párrafo Disposición 4.4 Observaciones BN-SAFI solicita extensión del plazo de cumplimiento considerando la fase de implementación Administración de los procedimientos en los respectivos Informes Presupuestarios del Las fechas propuestas son las siguientes: Para la Certificación donde se indique se ha elaborado, oficializado y divulgado el referido procedimiento, se propone ampliar el plazo del 15 de marzo 2018, al 31 de mayo de Para la Certificación donde conste que se implementó el procedimiento, se proponeampliar el plazo del 29 de junio de 2018 al 31 de agosto de Se acoge? Sí X No Parcial Argumentos CGR Se aceptan los argumentos de la Administración y se procede ajustar la disposición modificando los plazos. N Párrafo Disposición 4.5 Observaciones BN-SAFI solicita extensión del plazo de cumplimiento considerando la fase de implementación Administración de los procedimientos en los respectivos Informes Presupuestarios del Las fechas propuestas son las siguientes: Para la Certificación que se elaboró el procedimiento, se solicitaampliar el plazo del 15 de marzo 2018, al 31 de mayo de Para la Certificación donde conste que se puso en práctica el procedimiento, se solicitaampliar el plazo del 29 de junio de 2018 al 31 de agosto de Se acoge? Sí X No Parcial Argumentos CGR Se aceptan los argumentos de la Administración y se procede ajustar la disposición modificando los plazos. N Párrafo Disposición 4.6 Observaciones El Auditor Interno indica que acata la disposición y procederá en forma inmediata a suspender Administración la revisión de los documentos presupuestarios previo a su presentación a la Junta Directiva. De igual forma, indica que la revisión integral de razonabilidad y del proceso presupuestario se encuentra en el Plan Anual de Auditoría Interna. Además, menciona el inciso d), artículo 22 de La Ley General de Control Interno, N 8292 y la norma de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría en el Sector Público; ambas relacionadas sobre la competencia de asesoría por parte de la Auditoría. En este sentido, también define el servicio de advertencia. Concluye que en la actualidad se promueven mejores prácticas de auditoría, con enfoque preventivo y agrega que no se considera un incumplimiento del bloque de legalidad vigente y los conceptos de Independencia funcional y de criterio. Se acoge? Sí No X Parcial Argumentos CGR En relación con los argumentos aportados por la Auditoría Interna de BN-SAFI, es importante destacar que los actores y responsabilidades en el Subsistema de Presupuesto se detallan en las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (NTPP). Al respecto, la norma establece que al aprobarse internamente el presupuesto institucional se ejercen las potestades de decisión en cuanto a la asignación de los recursos públicos de la institución, según las

18 N Párrafo Disposición 4.6 orientaciones, los objetivos y las metas establecidos en la planificación institucional aprobada, la visión plurianual de la gestión y la disponibilidad de los recursos financieros que se estiman. 13 En razón de lo anterior, dicha decisión deberá enmarcarse dentro del bloque de legalidad aplicable, aspecto que regula la norma de las NTPP, que señala que los jerarcas deberán girar las instrucciones para que se desarrollen las herramientas necesarias que les posibilite confirmar que el documento presupuestario sometido a su aprobación cumple con el bloque de legalidad, así como las políticas y lineamientos emitidos. De igual forma, el artículo 2 de Ley General de Control Interno, N 8292 (LGCI) define la Administración activa desde el punto de vista funcional: a) Administración activa: desde el punto de vista funcional, es la función decisoria, ejecutiva, resolutoria, directiva u operativa de la Administración. Desde el punto de vista orgánico es el conjunto de órganos y entes de la función administrativa, que deciden y ejecutan; incluyen al jerarca, como última instancia. Por otra parte, el artículo 21 de la LGCIdefine a la auditoría interna desde el punto de vista funcional en los siguientes términos: La auditoría interna es la actividad independiente, objetiva y asesora, que proporciona seguridad al ente u órgano, puesto que se crea para validar y mejorar sus operaciones. Contribuye a que se alcancen los objetivos institucionales, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para evaluar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección en las entidades y los órganos sujetos a esta Ley. Dentro de una organización, la auditoría interna proporciona a la ciudadanía una garantía razonable de que la actuación del jerarca y la del resto, de la administración se ejecuta conforme al marco legal y técnico y a las prácticas sanas. También, el artículo 34 de la LGCI señala que El auditor interno, el sub-auditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, tendrán las siguientes prohibiciones: a) Realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia En razón de lo expuesto, es criterio reiterado del Órgano Contralor que la citada normativa busca garantizar la objetividad e independencia de la Auditoría Interna consagradas en la misma ley, ya que por su naturaleza no debe realizar funciones del proceso administrativo ni de competencia de los órganos sujetos a su fiscalización, porque su responsabilidad básica se circunscribe a comprobar e informar regularmente el cumplimiento, la validez y la suficiencia del sistema de control interno de la organización; lo contrario convertiría esa actividad en juez y parte de ese proceso administrativo, comprometiendo su imparcialidad y objetividad. Lo anterior, sin perjuicio de su labor asesora y de advertencia en asuntos puntuales y propios de su competencia. Por tanto, se mantiene lo indicado por la CGR en dicha disposición sobre los aspectos solicitados, en los plazos y términos establecidos originalmente.