DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

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1 INFORME Nro. DFOE-EC-IF DE DICIEMBRE, 2016 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL REALIZADO EN LA OPERADORA DE PLANES DE PENSIONES COMPLEMENTARIAS DEL BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL, S.A., SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO 2016 FRANCISCO Firmado digitalmente JAVIER por FRANCISCO JAVIER HERNANDEZ HERNANDEZ HERRERA (FIRMA) HERRERA (FIRMA) Firmado digitalmente por ROSA MARIA SALAZAR GONZALEZ (FIRMA) Fecha: :41:45-06'00'

2 CONTENIDO Página Nro. RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN.. 1 ORIGEN DE LA AUDITORÍA... 1 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA... 1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA... 2 ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA... 2 GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA... 2 METODOLOGÍA APLICADA RESULTADOS... 4 TEMA 1: CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA VIGENTE APLICADA A LAS DIFERENTES FASES DEL PROCESO PRESUPUESTARIO... 4 HALLAZGO 1.1: DEBILIDADES EN LA FASE DE FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA 4 HALLAZGO 1.2: DEBILIDADES EN LA FASE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA.5 HALLAZGO 1.3: DEBILIDADES EN LA FASE DE CONTROL PRESUPUESTARIO...6 HALLAZGO 1.4: DEBILIDADES EN LA FASE DE EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA... 8 TEMA 2: CUMPLIMIENTO DEL BLOQUE DE LEGALIDAD EN PRODUCTOS DEL PROCESO PRESUPUESTARIO HALLAZGO 2.1: DEBILIDADES EN ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO PRESUPUESTARIO.9 TEMA 3: DESVIACIONES DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL Y EL PRESUPUESTO HALLAZGO 3.1: DEBILIDADES EN LOS MECANISMOS PARA LA VINCULACIÓN DE LA EJECUCIÓN FINANCIERA CON EL LOGRO DE OBJETIVOS Y METAS TEMA 4: EVALUACIÓN GENERAL DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA HALLAZGO 4.1:...LA GESTIÓN DE LA OPC-BPDC EN CUANTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS NTPP ES RAZONABLE CONCLUSIONES DISPOSICIONES DISPOSICIONES... 15

3 AL MASTER MARVIN RODRÍGUEZ CALDERÓN, GERENTE OPERADORA PENSIONES BPDC, O QUIEN OCUPE SU CARGO AL MASTER MARVIN RODRÍGUEZ CALDERÓN, GERENTE OPERADORA PENSIONES BPDC, O QUIEN OCUPE SU CARGO CUADROS CUADRO Nro. 1: OPERADORA DE PLANES DE PENSIONES COMPLEMENTARIAS DEL BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL, S.A. ÍNDICE DE CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA PARA EL AÑO

4 RESUMEN EJECUTIVO INFORME NRO. DFOE-EC-IF Qué examinamos? La Auditoría de Carácter Especial realizada en la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, S.A. (OPC-BPDC), tuvo como propósito verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa vigente para las diferentes fases del proceso presupuestario (formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación). El período analizado fue el comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de Por qué es importante? El tema es de relevancia, ya que el presupuesto al ser la expresión financiera del plan, se convierte en una herramienta esencial para la toma de decisiones, ya que les permite a las entidades públicas asignar y priorizar los recursos con que se cuenta, es decir, establece el límite máximo de gasto para realizar las actividades requeridas para dar cumplimiento a sus fines de creación. En el año 2015, en la OP-BPDC, se recaudaron ingresos por aproximadamente ,6 millones (se incluyen ,4 millones correspondiente al superávit acumulado), lo cual hace importante conocer el cumplimiento de los requisitos de control y de normativa sobre la información presupuestaria, por parte de esa operadora. Qué encontramos? En la auditoría realizada se determinó al aplicar la herramienta diseñada por esta Contraloría General, con el fin de evaluar el cumplimiento de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (NTPP), que la OPC-BPDC, obtuvo para el año 2015 un puntaje de 90,1, el cual es mayor al promedio de las operadoras para el mismo período que fue de 86,5. No obstante, dicho puntaje, debe señalarse que en esa Operadora existen oportunidades de mejora para dar cumplimiento a los procedimientos establecidos en la normativa interna que regula el proceso presupuestario y para mejorar el subproceso relativo a las modificaciones presupuestarias que se realizan para ajustar el presupuesto inicial durante la etapa de ejecución. Además, el estudio realizado sobre el cumplimiento de las NTPP aplicables a la fase de ejecución presupuestaria, evidenció que la Operadora de Pensiones no cuenta con un procedimiento formalmente establecido, documentado y aprobado que le permita conciliar la información de la contabilidad presupuestaria con la patrimonial, de forma tal que ambas fuentes guarden relación y congruencia, para un adecuado reflejo de la actividad financiera de la Operadora. Asimismo, se encontraron oportunidades de mejora en la normativa presupuestaria interna, en aspectos como la identificación y medición de las desviaciones en la ejecución del presupuesto institucional; el establecimiento de mecanismos de control que permitan la ejecución del presupuesto con apego al bloque de legalidad y de manera transparente, eficaz, eficiente, económica y de calidad. La identificación de desviaciones como las comentadas en los párrafos anteriores con respecto a los procedimientos establecidos para las diferentes fases del proceso presupuestario o con el contenido de la planificación y presupuesto institucional.

5 2 También, se evidenció que la Operadora no dispone de procedimientos que permitan la evaluación del presupuesto. Qué sigue? Con el propósito de concretar las oportunidades de mejora determinadas, se giraron disposiciones al Gerente General de la Operadora, con el fin que se establezcan los procedimientos y mecanismos de control específicos para asegurarse que las fases de formulación, ejecución, control y evaluación del proceso presupuestario, cumplan con todas las regulaciones establecidas en las NTPP y se atiendan oportunamente las recomendaciones, disposiciones y observaciones que los distintos órganos de control y fiscalización emitan en relación con el Subsistema de presupuesto para la vinculación de la ejecución financiera con el logro de objetivos y metas previamente establecidas.

6 INFORME Nro. DFOE-EC-IF DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL REALIZADO EN LA OPERADORA DE PLANES DE PENSIONES COMPLEMENTARIAS DEL BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL, S.A., SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO. 1. INTRODUCCIÓN ORIGEN DE LA AUDITORÍA 1.1. El presupuesto al ser la expresión financiera del plan, se convierte en una herramienta esencial para la toma de decisiones, ya que les permite a las entidades públicas asignar y priorizar los recursos con que se cuentan, es decir, establece el límite máximo de gasto para realizar las actividades requeridas para dar cumplimiento a sus fines de creación En el año 2015, en la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, S.A. (OPC-BPDC), se recaudaron ingresos por aproximadamente 28, millones (se incluye el superávit acumulado por 13, millones), lo cual hace importante conocer el cumplimiento de los requisitos de control y de normativa sobre la información presupuestaria, por parte de esa operadora El estudio se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a la los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica N 7428, así como en cumplimiento del Plan Anual Operativo 2015 de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) y, corresponde a la cartera de proyectos del Área de Fiscalización de Servicios Económicos. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.4. El propósito de la auditoría fue verificar el cumplimiento por parte de la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, S.A, de los requisitos establecidos en la normativa vigente para las

7 2 diferentes fases del proceso presupuestario (formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación). ALCANCE DE LA AUDITORÍA 1.5. La auditoría de carácter especial realizada en la OPC-BPDC, abarcó, el análisis de las actividades y procesos establecidos por esa operadora, así como del cumplimiento del bloque de legalidad respectivo, en las diferentes fases del proceso presupuestario (formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación). El período analizado fue el comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 1.6. Como parte de los aspectos positivos que favorecieron la ejecución de la Auditoría, es importante mencionar la colaboración prestada por parte de la Administración de la OPC-BPDC y sus dependencias. GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA 1.7. En el año 2000 se promulgó la Ley de Protección al Trabajador N. 7983, en la que se crearon las operadoras de pensiones complementarias (OPC) según la figura de sociedades anónimas. Bajo ese contexto legal, se creó la OPC-BPDC La operación de las operadoras de pensiones complementarias es regulada por la Ley del Régimen Privado de Pensiones Complementarias y Reformas de la Ley Reguladora del Mercado de Valores y del Código de Comercio, la Ley de Protección al Trabajador N 7983 y por las normas y disposiciones de la Superintendencia de Pensiones (SUPEN), N La Operadora es una subsidiaria en propiedad en un 100% del Banco Popular y de Desarrollo Comunal que cuenta con su propia Junta Directiva y con cuatro Comités Normativos: Inversiones, Riesgos, Auditoría y de Cumplimiento Su organización interna está encabezada por una Gerencia General, y siete jefaturas correspondientes a las áreas de Inversiones, Promoción y Ventas, Retención y Servicio al Cliente, Operaciones, Administración, Recursos Humanos y Tecnologías de Información. Cuenta con su respectiva Auditoria Interna y Contraloría de Servicios Los productos que ofrece incluyen: Plan Obligatorio (ROP), Plan Voluntario, Plan Voluntario Colectivo, Fondo de Capitalización Laboral (FCL) y Planes de Beneficios Para cumplir con esos propósitos, dicha Operadora de Pensiones para el año 2015, presupuestó ingresos por un monto de ,0 millones de los cuales

8 3 percibió ,6 millones, siendo que el 47,92% provino de la cuenta denominada Administración de fondo de pensiones y capitalización, el 48,16% del Superávit acumulado y el 3,93% restante a Ingresos a la propiedad (3,68%) y Otros ingresos de capital (0,25%) Con respecto a la ejecución del presupuesto de egresos en el año 2015, de los ,0 millones programados para cumplir con los objetivos establecidos por Ley, solo se ejecutó el 67,4% ( 12, millones). La partida de Transferencias capital, fue la que contribuyó mayoritariamente a la subejecución del presupuesto (32,60%), debido a que no se ejecutó el contenido presupuestario asignado a dicha partida Es importante indicar que la formulación y vinculación del presupuesto inicial de la OPC-BPDC, así como la elaboración de las modificaciones, los presupuestos extraordinarios y el seguimiento a la ejecución financiera, lo realiza el Departamento de Administración y Finanzas, donde está ubicada el Área de Presupuesto. Las actividades relativas al Plan Operativo Institucional (POI) se efectúan en dicho Departamento En línea con lo anterior, el Área de Presupuesto es la responsable de registrar y validar la información de la ejecución presupuestaria, así como incorporar en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos Públicos (SIPP), los informes trimestrales de ejecución presupuestaria, modificaciones y presupuestos extraordinarios; así como lo relativo a los informes semestrales de evaluación y a la modificación de los planes operativos y la respectiva inclusión en el SIPP En concordancia con lo expuesto, es necesario señalar que la Administración de la Operadora de Pensiones, utiliza dos tipos de modificaciones presupuestarias, una aprobada por la Junta Directiva y las otras por la Gerencia General. Cabe señalar que en el año 2015 realizaron 10 modificaciones presupuestarias. METODOLOGÍA APLICADA La auditoría se realizó de conformidad con lo establecido en el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Procedimiento de Auditoría y las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (NTPP), emitidas por la, así como otras fuentes de normativa y prácticas generalmente aceptadas que resultan aplicables Asimismo, para el desarrollo del estudio se aplicaron dos cuestionarios, uno para determinar el cumplimiento de las NTPP en relación con el marco general del proceso presupuestario y el otro para medir el grado de cumplimiento de dichas normas en lo que respecta a los denominados productos, es decir a las

9 4 modificaciones presupuestarias 1, los informes de ejecución presupuestaria, la liquidación presupuestaria y los informes semestrales acumulativos del periodo De igual forma, se realizaron entrevistas, comprobaciones, inspecciones físicas, análisis documental, pruebas analíticas, validaciones de los resultados con la administración y la correspondiente comunicación de resultados. Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría El borrador del presente informe se remitió al Máster Marvin Rodríguez Calderón, Gerente General de la Operadora de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, S.A), mediante oficio DFOE-EC-0949 (16669), con el propósito que en un plazo de tres días hábiles formularan y remitieran a la Gerencia del, las observaciones que estimaran pertinentes sobre el contenido de dicho documento Mediante oficio N PEN del 19 de diciembre de 2016, el Gerente General de la Operadora de Pensiones remitió las observaciones sobre el contenido del borrador del informe. Lo resuelto sobre los planteamientos efectuados en dicho oficio se consideran en el Anexo de este documento. 2. RESULTADOS TEMA 1: CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA VIGENTE APLICADA A LAS DIFERENTES FASES DEL PROCESO PRESUPUESTARIO HALLAZGO 1.1: DEBILIDADES EN LA FASE DE FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA 2.1. La norma inciso i), de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (NTPP) indica que en la fase de formulación del presupuesto se deberá contar con al menos Las estimaciones de la situación financiera para el año de vigencia del presupuesto y cualquier otra información que se derive de las proyecciones que se puedan realizar con base en los registros contables patrimoniales de la institución. Con estas estimaciones se debe documentar una justificación general respecto a su congruencia con la información que se propone en el proyecto de presupuesto En concordancia con lo anterior, la norma de las citadas Normas Técnicas señala que se deberán establecer los procedimientos y mecanismos, 1 Se revisó la totalidad de las modificaciones presupuestarias efectuadas en el año 2015.

10 5 para que los responsables de cada programa elaboren e informen sobre la respectiva programación de la ejecución física y financiera Por otra parte, la norma de las NTPP, dispone que La persona responsable de cada programa presupuestario, con base en los lineamientos emitidos por la persona o unidad encargada de la coordinación general del proceso presupuestario, deberá establecer los mecanismos y procedimientos que permitan determinar los requerimientos de bienes, servicios y otros gastos para el cumplimiento de los objetivos y metas del programa Además, la norma de las NTPP, señala que Las instituciones, para formular los presupuestos, deben basarse en la programación macroeconómica que realiza el Poder Ejecutivo. De acuerdo con ella se elaborarán distintos escenarios presupuestarios con ajustes en la asignación o en el plan anual, de acuerdo con la disponibilidad de los recursos y previendo posibles decisiones que se adopten en la fase de aprobación. Con base en esos escenarios, se deberán valorar distintos cursos de acción en procura de elegir las alternativas que lleven a alcanzar los resultados esperados con la mayor eficacia, eficiencia, economía y calidad y que favorezcan la transparencia de la gestión En la revisión del cumplimiento de la normativa antes expuesta, se determinaron debilidades en la fase de Formulación del proceso presupuestario, en aspectos tales como, carencia de: Procedimientos que consideren las estimaciones de la situación financiera correspondientes al año de vigencia del presupuesto, así como información adicional relacionada con las proyecciones que se realicen con base en los registros contables patrimoniales de esa Operadora. (Norma inciso i). Procedimientos para que el encargado de la coordinación general del proceso presupuestario, establezca los mecanismos para que los responsables del programa presupuestario elaboren e informen sobre la respectiva programación de la ejecución física y financiera, así como para determinar los requerimientos de bienes, servicios y otros gastos para el cumplimiento de los objetivos y metas del programa. Además, para elaborar los distintos escenarios presupuestarios con ajustes en la asignación o en el plan anual, de acuerdo con la disponibilidad de los recursos y previendo posibles decisiones que se adopten en la fase de aprobación. (Normas a de las NTPP) Las situaciones descritas obedecen a la ausencia de mecanismos de formulación, control y seguimiento, que permitan realizar esas estimaciones que son esenciales para documentar la justificación general respecto a su congruencia con la información que se propone en el proyecto de presupuesto, traduciéndose en debilidades en el proceso de formulación presupuestaria y en riesgos que atentan contra la calidad de esas estimaciones.

11 6 HALLAZGO 1.2: DEBILIDADES EN LA FASE DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA 2.7. La Norma Técnica sobre Presupuesto Público establece que La información que se origina de las transacciones financieras que realiza la institución, debe afectar oportunamente los registros contables del presupuesto y de la contabilidad patrimonial, en lo que corresponda a cada uno de ellos, de tal forma que dichos registros y los informes o estados que se emitan de ambas fuentes, guarden la debida relación y congruencia, como reflejo fiel de la actividad financiera institucional El estudio realizado sobre el cumplimiento de las NTPP aplicables a la fase de ejecución presupuestaria, evidenció que la Operadora de Pensiones no cuenta con un procedimiento formalmente establecido, documentado y aprobado que le permita conciliar la información de la contabilidad presupuestaria con la patrimonial, de forma tal que ambas fuentes guarden relación y congruencia, para un adecuado reflejo de la actividad financiera de la Operadora Esta situación es producto de la ausencia de herramientas que reflejen simultáneamente el control del ejercicio y la ejecución de los presupuestos y sus efectos en la contabilidad Lo antes expuesto debilita el proceso de ejecución presupuestaria, así como el de identificar los registros derivados de esa ejecución y del ejercicio del presupuesto, lo cual se transforma en riesgos que atentan contra la calidad de la información financiera que contiene la liquidación presupuestaria para la toma de decisiones, de esta Sociedad Anónima. HALLAZGO 1.3: DEBILIDADES EN LA FASE DE CONTROL PRESUPUESTARIO La norma de las citadas NTPP, señala que El control identifica y mide las desviaciones en la ejecución del presupuesto institucional para que se realicen oportunamente las correcciones que correspondan, a fin de lograr concordancia entre esa ejecución y los límites previstos -financieros y físicos- definidos en el presupuesto aprobado y el plan anual de la institución. Él es responsabilidad de los jerarcas, titulares subordinados y demás funcionarios de la institución Asimismo, la norma b) dispone que se deben establecer los controles que permitan la ejecución del presupuesto con apego estricto al bloque de legalidad y de manera transparente, eficaz, eficiente, económica y de calidad, considerando para ello el valor agregado del control a la gestión institucional y que el beneficio de su aplicación supere su costo.

12 Por su parte, la norma señala que Los jerarcas y titulares subordinados, según corresponda, deberán designar los funcionarios responsables de velar por el cumplimiento de los mecanismos de control establecidos y la normativa emitida por las instancias internas y externas competentes en materia de control presupuestario. Dichos funcionarios deberán realizar las gestiones ante las instancias que procedan en los casos que los mecanismos de control alerten o identifiquen irregularidades o desviaciones importantes con respecto a los procedimientos establecidos para las fases del proceso presupuestario o con el contenido de la planificación y el presupuesto institucional Además, la norma de las NTPP, establece que los controles presupuestarios establecidos deberán evaluarse periódicamente y ajustarse en lo que corresponda en procura que sean efectivos y ayuden a mejorar el presupuesto como instrumento de gestión Aunado a lo anterior, la norma de las NTP, dispone que De esta fase se obtendrán como productos: la identificación de desviaciones de lo ejecutado con respecto a lo aprobado, la identificación de deficiencias en la gestión del subsistema de presupuesto y del proceso presupuestario, así como su posible desvinculación con lo planificado En la revisión del cumplimiento de la normativa antes expuesta, se determinaron debilidades en la fase de Control del proceso presupuestario, en aspectos tales como, carencia de: Normativa que se requiere para identificar y medir las desviaciones en la ejecución del presupuesto institucional. (Norma NTPP). Procedimientos para determinar los controles que permitan la ejecución del presupuesto con apego estricto al bloque de legalidad y de manera transparente, eficaz, eficiente, económica y de calidad, considerando para ello el valor agregado del control a la gestión institucional y que el beneficio de su aplicación supere su costo. (Norma b) mencionada). Mecanismos de alerta que identifican irregularidades o desviaciones importantes con respecto a los procedimientos establecidos para las fases del proceso presupuestario o con el contenido de la planificación y presupuesto institucional. (Norma de las NTPP). Regulación para evaluar periódicamente los controles presupuestarios y ajustarlos cuando corresponda en procura que sean efectivos y ayuden a mejorar el presupuesto como instrumento de gestión. (Norma citada). Procedimientos que contemplen lo relacionado con la elaboración de los productos finales de la fase de control. (Norma de las NTPP) Lo antes descrito obedece principalmente a la ausencia de mecanismos de control y seguimiento, que permitan identificar y medir las desviaciones en la

13 8 ejecución del presupuesto institucional, para que los encargados de la Unidades administrativas y demás instancias responsables, cumplan con los requerimientos vigentes, aun cuando la Operadora cuenta con procedimientos a nivel general Lo anterior, limita que se realicen oportunamente las correcciones que se requieren para asegurar razonablemente la ejecución física y financiera, el control y el seguimiento del presupuesto institucional, con el fin de lograr concordancia entre el presupuesto aprobado y el plan anual de la Operadora. HALLAZGO 1.4: DEBILIDADES EN LA FASE DE EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA La norma de las NTPP, establece que: La evaluación, como parte de la rendición de cuentas, valora cuantitativa y cualitativamente el cumplimiento de los objetivos, metas y los resultados alcanzados en el ejercicio presupuestario -tanto a nivel institucional como programático- en relación con los esperados y para los cuales se aprobó el presupuesto Asimismo, en la norma de las NTPP, se establece que el desarrollo adecuado de la evaluación presupuestaria es responsabilidad del jerarca, titulares subordinados y demás funcionarios de la institución, según el ámbito de su competencia y conforme con lo dispuesto en el marco normativo vigente De igual forma, la norma dispone que para evaluar el presupuesto institucional, la Administración deberá considerar al menos la calidad y suficiencia de la información interna o externa que se utilizará en la evaluación presupuestaria; la demanda y satisfacción de los bienes y servicios dirigidos a los usuarios; el comportamiento de los indicadores contenidos en la planificación institucional según el presupuesto aprobado y el aporte de este a lo proyectado para el periodo de tres años; las desviaciones financieras de mayor relevancia detectadas con respecto al presupuesto institucional aprobado y la incidencia en la ejecución física contenida en la planificación anual y la información que muestran los estados financieros, afectada por la ejecución del presupuesto Al revisar el cumplimiento de la normativa señalada, se determinaron debilidades en la fase de la Evaluación del proceso presupuestario, concerniente a la no existencia de regulaciones referentes a que: No se dispone de procedimientos que permitan la evaluación, como parte de la rendición de cuentas de conformidad con lo señalado en la norma de las NTPP. No se cuenta con procedimientos para garantizar que en la evaluación del presupuesto se consideren al menos: i) la suficiencia y calidad de la información interna y externa, ii) la demanda y satisfacción de los bienes y servicios, iii) el

14 9 comportamiento de los indicadores contenidos en la planificación institucional, iv) las desviaciones financieras de mayor relevancia, v) la información de los estados financieros, y vi) los requerimientos de información de las instancias competentes (rectoría, reguladoras y de control), según lo dispone la norma de las NTPP Transparencia de los resultados de la gestión presupuestaria institucional Lo señalado en el punto anterior, se debe principalmente a que la OPC-BPDC carece de mecanismos de control que permitan evaluar el proceso presupuestario, tal y como lo exigen la normativa aplicable Producto del incumplimiento de la normativa señalada, se dificulta medir el grado de eficiencia en el cumplimiento de las metas presupuestarias y se constituye una limitación para que la Administración realice oportunamente los ajustes que se requieran en el plan y el presupuesto. De igual forma, se limita la posibilidad de explicar las desviaciones presentadas en el comportamiento de la ejecución de ingresos y egresos comparándolas con la estimación de recursos financieros y la previsión de gastos contemplados en el Presupuesto Institucional y determinar las causas que las originaron y por ende formular medidas correctivas. TEMA 2: CUMPLIMIENTO DEL BLOQUE DE LEGALIDAD EN PRODUCTOS DEL PROCESO PRESUPUESTARIO. HALLAZGO 2.1: DEBILIDADES EN ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO PRESUPUESTARIO La norma de las NTPP dispone que el jerarca, los titulares subordinados y demás funcionarios institucionales serán responsables del Subsistema de Presupuesto, además de cumplir con el bloque de legalidad atinente a su respectivo puesto Por su parte la norma establece que Los jerarcas deberán girar las instrucciones para que se desarrollen las herramientas necesarias que les posibilite confirmar que el documento presupuestario sometido a su aprobación cumple con el bloque de legalidad que le es aplicable, así como de las políticas y lineamientos por emitidos por esa instancia. Para el desarrollo de estas herramientas, podrán tomarse como referencia las herramientas que elabore y publique la en su página electrónica Asimismo, en la norma c-ii) de dichas Normas Técnicas, se establece que se debe adjuntar a los documentos presupuestarios, entre otros, las certificaciones sobre el cumplimiento de los requisitos del bloque de legalidad

15 10 aplicables al presupuesto inicial y sus variaciones, así como al plan anual en los términos y condiciones que establezca el Órgano Contralor Por otro lado, la norma señala que El Subsistema de Presupuesto debe sustentarse en la planificación institucional para que responda adecuadamente al cumplimiento de sus objetivos y contribuya a la gestión de la institución de frente a las demandas sociales en su campo de acción Al revisar el cumplimiento de las NTPP, se determinaron debilidades en aspectos Generales enfocados al proceso presupuestario, en lo relativo a la no existencia de regulaciones, a saber: La Operadora si bien cuenta políticas, lineamientos e instructivos relacionados con el Subsistema de Presupuesto Institucional, éstos no contemplan las herramientas para atender lo señalado por los diferentes entes de control y fiscalización. No se dispone de un procedimiento claro y conciso donde se indique que todo documento presupuestario debe contar con una certificación sobre la verificación del bloque de legalidad; además, sobre que los demás aspectos no incluidos dentro del análisis de aprobación presupuestaria, debe verificarse la legalidad de los mismos. No se cuenta con procedimientos que permitan que dicho Subsistema brinde los insumos necesarios para retroalimentar la planificación institucional Las debilidades encontradas obedecen a la carencia de mecanismos de control y seguimiento, para que los encargados de la Unidades Ejecutoras y demás instancias responsables, cumplan con los requerimientos señalados Dichas debilidades impiden que se garantice la aplicación efectiva de la normativa técnica que rige en general el Subsistema de Presupuesto y en forma específica a cada una de las fases del proceso presupuestario en todos los niveles institucionales, afectando la toma de decisiones. Además, se limita el seguimiento y control que debe ejercer la Administración sobre el cumplimiento de las disposiciones legales y técnicas que rigen la materia presupuestaria y la gestión de la Operadora.

16 11 TEMA 3: DESVIACIONES DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL Y EL PRESUPUESTO 2015 HALLAZGO 3.1: DEBILIDADES EN LOS MECANISMOS PARA LA VINCULACIÓN DE LA EJECUCIÓN FINANCIERA CON EL LOGRO DE OBJETIVOS Y METAS La norma establece que El Subsistema de Presupuesto debe sustentarse en la planificación institucional para que responda adecuadamente al cumplimiento de sus objetivos y contribuya a la gestión de la institución de frente a las demandas sociales en su campo de acción No obstante lo establecido en la referida norma, la OPC-BPDC carece de mecanismos que le permitan una vinculación de la ejecución financiera con el logro de objetivos y metas previamente establecidos Asimismo, se determinó que la información sobre el cumplimiento de metas no es sometida a un proceso de revisión y de control de calidad, de previo a su discusión y autorización posterior por parte de la Gerencia, lo cual resulta importante, porque con esa información se confeccionan varios informes dirigidos a la Dirección de Gestión del Banco Popular; a la Junta Directiva y a la Contraloría General de la República Como causa fundamental de lo comentado está el que no se han establecido mecanismos para tal efecto, ni se ha ajustado la normativa interna, de forma tal que se permita una vinculación entre la ejecución presupuestaria con los resultados alcanzados del plan, en cumplimiento de las NTPP Al no existir la referida vinculación se dificultan el proceso de evaluación y rendición de cuentas. TEMA 4: EVALUACIÓN GENERAL DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA HALLAZGO 4.1: LA GESTIÓN DE LA OPC-BPDC EN CUANTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS NTPP ES RAZONABLE La Ley General de Control Interno N 8292 en sus artículos 13, 14, 15, 16 y 17 y los Capítulos II, III, IV, V y VI de las NTPP, establecen las normas que deben atender los Jerarcas y los Titulares Subordinados, en procura del efectivo uso de

17 12 los recursos públicos, el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y la eficacia y eficiencia de las operaciones En el presente tema se muestra el resultado obtenido de aplicar un indicador integrado para estimar el grado de cumplimiento de las NTPP por parte de la OPC-BPDC, en lo que respecta a la gestión de las diferentes fases del proceso presupuestario (formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación), así como el grado de aplicación de esas normas para la generación de productos presupuestarios (modificaciones presupuestarias, informes de ejecución, informes semestrales y liquidaciones presupuestarias) En el siguiente cuadro se presentan los resultados de aplicar la herramienta diseñada para valorar el cumplimiento de la normativa aplicable en materia presupuestaria por parte de la OPC-BPDC. Al respecto, debe indicarse que obtuvo un puntaje de 90,1 2 puntos, lo que, según los criterios de riesgo establecidos 3 significa que la gestión de la operadora en esa materia es razonable. Además, se determinó que dicha calificación es mayor al Promedio de las Operadoras (86,5) 4, en 3,6 puntos. Cuadro N 1 OPC-BPDC: Índice de cumplimiento de la normativa presupuestaria para el año 2015 OPC-BPDC Puntaje Promedio Operadoras Cumplimiento Índice de Cumplimiento Razonable Fases del Proceso Presupuestario y Generalidades Oportunidades de Mejora Para obtener el índice de cumplimiento se asigna un porcentaje del 40% al cumplimiento de las Fases y Generalidades, 40% al cumplimiento de los denominado Productos, y el 20% restante corresponde a la calificación obtenida por la Operadora en el Índice de gestión institucional (IGI) para el Si el indicador es mayor o igual a 85 puntos, se considera que la gestión es razonable; si es menor a 85 pero mayor o igual que 70 puntos la gestión presenta Oportunidades de Mejora y si es menor a los 70 puntos la gestión requiere de Acciones Inmediatas de Mejora. El Promedio de las Operadoras se calcula sumando los índices de cumplimiento de cada una de las operadoras de pensiones públicas estudiadas (a saber son: Operadora de Pensiones Complementarias de la CCSS (OPCC CCSS), BCR Pensiones Operadora de Planes de Pensiones Complementarias S.A., BN-Vital Operadora de Planes de Pensiones Complementarias S.A. y la Operadora de Planes de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, S.A.) y se divide entre 4. Con dicho resultado se determina el grado de cumplimiento de las NTPP por parte de esas Operadoras.

18 13 Generalidades Razonable Formulación Oportunidades de Mejora Aprobación Razonable Ejecución Razonable Control Acciones Inmediatas de Mejora Evaluación Acciones Inmediatas de Mejora Productos Razonable Modificaciones Razonable Informes Ejecución Razonable Informes Semestrales Razonable Liquidación Razonable Índice de Gestión Institucional (IGI) Razonable Fuente: CGR con información del resultado de la aplicación de la herramienta y del IGI En línea con lo anterior, se observa la calificación que obtiene la OPC-BPDC en cada uno de los aspectos analizados, donde supera al Promedio de las Operadoras estimado, en lo que respecta a las Generalidades, a las fases de Aprobación y Ejecución, mientras que las fase de Formulación y Evaluación la calificación es inferior y en la fase de Control iguala al índice de la industria. Específicamente, en lo que se refiere al cumplimiento de las NTPP en lo que respecta a las Fases y Generalidades, obtiene una calificación de 81,4 puntos, superior al Promedio de las Operadoras (77,6 puntos) Dentro de los rubros evaluados en lo que corresponde a las Fases del Proceso Presupuestario y Generalidades, se tiene que la fase de Formulación obtuvo una calificación de 81,8 puntos, mientras que el índice de la industria es de 83,0 puntos. Las oportunidades de mejora en esta fase se debe a que, tal y como se comentó en el hallazgo 1.1, no dispone de procedimientos que consideren las estimaciones de la situación financiera correspondientes al año de vigencia del presupuesto, así como de información adicional relacionada con las proyecciones que se realicen con base en los registros contables patrimoniales de esa Sociedad Anónima, entre otras Con respecto a la fase de Control, el grado de cumplimiento de las NTPP es de 63,6 puntos. En ese sentido, como se comentó en el hallazgo 1.3, la OPC-BPDC carece de la normativa que se requiere para identificar y medir las desviaciones en la ejecución del presupuesto institucional, así como para establecer los controles que permitan la ejecución del presupuesto con apego estricto al bloque de legalidad, entre otros Ahora bien, la OPC-BPDC, en lo que respecta a las actividades que se realizan en la fase de Ejecución obtuvo 61,5 puntos de calificación por el cumplimiento de

19 14 las NTPP, debido a que, tal y como se comentó en el hallazgo 1.4, la Operadora de Pensiones no dispone de procedimientos que permitan la evaluación, como parte de la rendición de cuentas, entre otros temas En relación con los denominados Productos (las modificaciones presupuestarias, los informes de ejecución presupuestaria, la liquidación presupuestaria y los informes semestrales acumulativos del periodo 2015), la OPC-BPDC obtiene una calificación de 99 puntos, superior al Promedio de las Operadoras (94,8 puntos) en 4,2 puntos La calificación obtenida por la Operadora, se debe a que, tal y como se desarrolló ampliamente en este informe, las NTPP relacionadas no se aplican en todos sus extremos. 3. CONCLUSIONES 3.1. El plan anual operativo y el presupuesto son herramientas fundamentales para que la OPC-BPDC, formule, discuta, apruebe, ejecute, controle y evalúe los resultados obtenidos durante el periodo, así como asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en el uso de los recursos que dispone y propicie una mejora en la rendición de cuentas Conforme los resultados de la aplicación de la herramienta diseñada con el fin de evaluar el cumplimiento de las NTPP, la OPC-BPDC obtiene un puntaje de 90,1 puntos, el cual es superior al Promedio de las Operadoras (86,5 puntos), en 3,6 puntos lo que según los criterios de riesgo establecidos significa que la gestión de la operadora en esa materia es razonable Así las cosas, se requiere que esa Operadora actualice y amplíe los procedimientos relacionados con las fases del proceso presupuestario, para que se cumpla con el bloque de legalidad que incluye los requerimientos técnicos y legales que establece, especialmente las Normas Técnicas sobre Presupuestos Públicos, con la finalidad de cumplir con los principios de transparencia y rendición de cuentas. 4. DISPOSICIONES 4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, N 8292, se emiten las siguientes disposiciones y recomendación, siendo las primeras de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo o en el término conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

20 Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la en sus informes de auditoría, emitidos mediante resolución N R-DC , publicados en La Gaceta N 242 del 14 de diciembre de 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 4 de enero de Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones. DISPOSICIONES AL MASTER MARVIN RODRÍGUEZ CALDERÓN, GERENTE OPERADORA PENSIONES BPDC, O QUIEN OCUPE SU CARGO 4.4. Elaborar e implementar mecanismos de control para subsanar las debilidades encontradas en las distintas fases del proceso presupuestario (formulación, ejecución, control y evaluación) comentadas en este informe, para que se cumpla con los requerimientos establecidos en las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 31 de marzo de 2017, una certificación en que conste que se han elaborado los referidos mecanismos y otra certificación, a más tardar el 28 de abril de 2017, en donde conste que se han implementado los mecanismos indicados. (Ver Hallazgos 1.1, 1.2, 1.3 y 1.4, Párrafos 2.1 al 2.6, 2.7 al 2.10, 2.11 al 2.18, y 2.19 a 2.24) Definir e implementar mecanismos de control para que la Operadora contemple como parte de sus lineamientos presupuestarios aquellos aspectos que le permitan dar cumplimiento a las NTPP relacionadas con los aspectos Generales establecidos en dichas normas, de forma tal que, entre otros asuntos, se cumpla con la elaboración de la certificación del bloque de legalidad de forma previa a la aprobación del Jerarca y que el Subsistema de Presupuesto brinde los insumos necesarios para retroalimentar la planificación institucional. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 28 de febrero de 2017, una certificación en que conste que se ha elaborado los referidos procedimientos y otra certificación a más tardar el 31 de marzo de 2017, en donde conste que se ha puesto en ejecución los procedimientos indicados. (Ver Hallazgo 2.1, Párrafos 2.25 al 2.31) Definir e implementar procedimientos de control para lograr la vinculación de la ejecución financiera del presupuesto con los resultados alcanzados en el plan, para la adecuada toma de decisiones. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 28 de febrero de 2017, una certificación en que conste que se han elaborado los referidos procedimientos de control y otra certificación, a más tardar el 31

21 16 de marzo de 2017, en donde conste que se han implementado dichos procedimientos. (Ver Hallazgo 3.1, Párrafos 2.32 al 2.36). RECOMENDACIÓN AL MASTER MARVIN RODRÍGUEZ CALDERÓN, GERENTE OPERADORA PENSIONES BPDC, O QUIEN OCUPE SU CARGO 4.7. Valorar los resultados relacionados con el índice de cumplimiento de las Normas técnicas sobre presupuesto público por parte de la OPC-BPDC, en lo que respecta al proceso presupuestario, con la finalidad que se tomen como un insumo para el mejoramiento y perfeccionamiento de esas acciones y que se informe sobre los resultados de la valoración efectuada, y las acciones tomadas al respecto. Sobre el particular, se le solicita informar a esta Contraloría General, a más tardar el 29 de abril de 2017, sobre la valoración realizada y las acciones tomadas al respecto. (Ver Hallazgo 4.1, párrafos 2.37 al 2.45).

22 17 ANEXO OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME DE LA AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DE CONTROL Y DE NORMATIVA SOBRE LA INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA EN LAS OPERADORAS DE PENSIONES DE CARÁCTER PÚBLICO OPERADORA DE PLANES DE PENSIONES COMPLEMENTARIAS DEL BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL, S.A. N. Párrafo 4.4 a 4.7 Observaciones En el oficio PEN del 19 de diciembre de 2016, el Gerente General de la Administración Operadora, indica un detalle de las acciones que realizará esa Operadora de Pensiones para dar cumplimiento a las disposiciones emitidas, producto de los hallazgos señalados en los párrafos 1.1 a 1.4, 2.1, 3.1 y 4.1 Se acoge? Sí No x Parcial Argumentos CGR Como bien lo señala el Gerente General, las observaciones presentadas corresponden, más a una descripción de las futuras acciones que realizará la Operadora de Pensiones para corregir las debilidades señaladas en esos hallazgos, que a observaciones propiamente del contenido del informe, por lo que esta Contraloría General entiende que esa Administración está conforme con los resultados comunicados. N. Párrafo Observaciones Administración La numeración de los párrafos en cada uno de los hallazgos no coinciden con los que se indican en las disposiciones. Se acoge? Sí x No Parcial Argumentos CGR Se ajustó la numeración de los párrafos que se consignan en cada una de las disposiciones. N. Párrafo Disposiciones 4.4 a 4.6 y la Recomendación 4.7 Observaciones Se solicita la ampliación del plazo señalada en las disposiciones 4.4 a 4.6 y en la Administración recomendación 4.7. Se acoge? Sí x No Parcial Argumentos CGR De acuerdo con la información suministrada se acepta la ampliación de los plazos solicitada en el oficio PEN citado, por lo tanto, las disposiciones se modifican de la forma siguiente: DISPOSICIONES AL MASTER MARVIN RODRÍGUEZ CALDERÓN, GERENTE OPERADORA PENSIONES BPDC, O QUIEN OCUPE SU CARGO

23 Elaborar e implementar mecanismos de control para subsanar las debilidades encontradas en las distintas fases del proceso presupuestario (formulación, ejecución, control y evaluación) comentadas en este informe, para que se cumpla con los requerimientos establecidos en las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 31 de marzo de 2017, una certificación en que conste que se han elaborado los referidos mecanismos y otra certificación, a más tardar el 28 de abril de 2017, en donde conste que se han implementado los mecanismos indicados. (Ver Hallazgos 1.1, 1.2, 1.3 y 1.4, Párrafos 2.1 al 2.6, 2.7 al 2.10, 2.11 al 2.18, y 2.19 a 2.24) Definir e implementar mecanismos de control para que la Operadora contemple como parte de sus lineamientos presupuestarios aquellos aspectos que le permitan dar cumplimiento a las NTPP relacionadas con los aspectos Generales establecidos en dichas normas, de forma tal que, entre otros asuntos, se cumpla con la elaboración de la certificación del bloque de legalidad de forma previa a la aprobación del Jerarca y que el Subsistema de Presupuesto brinde los insumos necesarios para retroalimentar la planificación institucional. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 28 de febrero de 2017, una certificación en que conste que se ha elaborado los referidos procedimientos y otra certificación a más tardar el 31 de marzo de 2017, en donde conste que se ha puesto en ejecución los procedimientos indicados. (Ver Hallazgo 2.1, Párrafos 2.25 al 2.31) Definir e implementar procedimientos de control para lograr la vinculación de la ejecución financiera del presupuesto con los resultados alcanzados en el plan, para la adecuada toma de decisiones. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 28 de febrero de 2017, una certificación en que conste que se han elaborado los referidos procedimientos de control y otra certificación, a más tardar el 31 de marzo de 2017, en donde conste que se han implementado dichos procedimientos. (Ver Hallazgo 3.1, Párrafos 2.32 al 2.36). RECOMENDACIÓN AL MASTER MARVIN RODRÍGUEZ CALDERÓN, GERENTE OPERADORA PENSIONES BPDC, O QUIEN OCUPE SU CARGO 4.7. Valorar los resultados relacionados con el índice de cumplimiento de las Normas técnicas sobre presupuesto público por parte de la OPC-BPDC, en lo que respecta al proceso presupuestario, con la finalidad que se tomen como un insumo para el mejoramiento y perfeccionamiento de esas acciones y que se informe sobre los resultados de la valoración efectuada, y las acciones tomadas al respecto. Sobre el particular, se le solicita informar a esta Contraloría General, a más tardar el 29 de abril de 2017, sobre la valoración realizada y las acciones tomadas al respecto. (Ver Hallazgo 4.1, párrafos 2.37 al 2.45).