DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

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1 INFORME N DFOE-EC-IF de NOVIEMBRE, 2017 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NORMATIVOS, TECNICOS Y MECANISMOS DE CONTROL EN LAS ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTARIO QUE REALIZA POPULAR SOCIEDAD DE FONDOS DE INVERSIÓN, S.A. 2017

2 CONTENIDO RESUMEN EJECUTIVO Página N 1. INTRODUCCIÓN... 1 ORIGEN DE LA AUDITORÍA... 1 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA... 1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA... 2 ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA... 2 GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA... 2 METODOLOGÍA APLICADA... 3 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA RESULTADOS... 4 TEMA 1: CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA APLICABLE AL PROCESO PRESUPUESTARIO... 4 HALLAZGO 1.1: AUSENCIA DE NORMATIVA INTERNA QUE REGULE EL SUBSISTEMA DE PRESUPUESTO INSTITUCIONAL, EN LAS FASES DE FORMULACIÓN, APROBACIÓN, CONTROL Y EVALUACIÓN... 4 HALLAZGO 1.2: LA NORMATIVA INTERNA RELATIVA A LOS PROCESOS DE EJECUCIÓN Y LIQUIDACION PRESUPUESTARIA DEBE AJUSTARSE... 6 HALLAZGO 1.3: AUSENCIA DE VINCULACIÓN DE LA EJECUCIÓN FINANCIERA CON EL LOGRO DE OBJETIVOS Y METAS... 8 TEMA 2: MECANISMOS DE CONTROL DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTARIO... 9 HALLAZGO 2.1: LA INFORMACION QUE SE REFLEJA EN LOS DOCUMENTOS PRESUPUESTARIOS NO ES RAZONABLE... 9 HALLAZGO 2.2: DEBILIDADES EN LA CONFORMACIÓN Y RESGUARDO DE LOS EXPEDIENTES QUE CONTIENEN LOS PRODUCTOS PRESUPUESTARIOS TEMA 3: EVALUACIÓN GENERAL DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA HALLAZGO 3.1: LA GESTIÓN DE POPULAR-SAFI EN CUANTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS NTPP REQUIERE DE ACCIONES INMEDIATAS DE MEJORA CONCLUSIONES DISPOSICIONES Y RECOMENDACIONES CUADRO CUADRO N 1 POPULAR-SAFI: ÍNDICE DE CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA AÑO

3 RESUMEN EJECUTIVO INFORME N DFOE-EC-IF Qué examinamos? La Auditoría de Carácter Especial realizada en Popular Sociedad de Fondos de Inversión S.A (Popular-SAFI) tuvo como propósito evaluar el cumplimiento normativo y técnico aplicable a las fases de formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación presupuestaria; así como la existencia y aplicación de los mecanismos de control efectivos para la ejecución de dichas fases. El período analizado fue el comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de Por qué es importante? El tema es de relevancia, ya que el presupuesto al ser la expresión financiera del plan, se convierte en una herramienta esencial para la toma de decisiones, que les permite a las entidades públicas asignar y priorizar los recursos con que se cuenta, es decir, establece el límite máximo de gasto para realizar las actividades requeridas para dar cumplimiento a sus fines de creación. Popular SAFI, percibió en el año 2016, ingresos por aproximadamente 3.124,7 millones lo cual hace importante conocer el cumplimiento de los requisitos normativos, técnicos y mecanismos de control utilizados por dicha Sociedad en cada una de las etapas del proceso presupuestario. Qué encontramos? En la auditoría realizada se determinó al aplicar la herramienta diseñada con el fin de evaluar el cumplimiento de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (NTPP), que Popular SAFI, obtuvo para el año 2016 un puntaje de 59,9 el cual es inferior en 12,9 puntos al promedio de las sociedades administradoras de fondos de inversión para el mismo período (72,8 puntos). El puntaje obtenido, según los criterios de riesgo establecidos significa que la gestión de la operadora en esa materia requiere de acciones inmediatas de mejora para dar cumplimiento a los requisitos establecidos en las NTPP en las fases de aprobación, ejecución, control y evaluación presupuestaria, en las normas referentes a las responsabilidades del jerarca y titular subordinado, así como oportunidades de mejora en el subproceso relativo a la formulación presupuestaria. Consecuentemente dichas acciones deben aplicarse a los productos generados en las diferentes fases del subsistema presupuestario. Se determinó que Popular SAFI carece de políticas y lineamientos internos oficiales que orientan el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, control y evaluación del Subsistema de Presupuesto, así como de procedimientos formalmente establecidos, documentados y aprobados para las fases de formulación, aprobación, control y evaluación presupuestaria. Asimismo, el procedimiento definido para el subproceso de ejecución presupuestaria, presenta debilidades en lo referente a las actividades que comprende, al establecer labores a la Auditoría Interna cuya responsabilidad compete a la administración activa, así como la ausencia de procedimientos que regulen las modificaciones presupuestarias

4 y mecanismos que permitan la vinculación entre la ejecución presupuestaria con los resultados alcanzados en el plan anual. Por su parte, en lo atinente al cumplimiento de las NTPP aplicables a los productos presupuestarios, se evidenció la necesidad de tomar acciones inmediatas, producto de debilidades en los mecanismos de control y la comprensión de la técnica presupuestaria, lo cual genera inconsistencias en la información producida en las diferentes etapas del ciclo presupuestario y en la determinación del superávit en la liquidación, así como en la confiabilidad de la misma para la toma de decisiones. Además, la revisión de los expedientes de los documentos presupuestarios, permitió determinar que su conformación no se ajusta a la normativa que los regula. Qué sigue? Con el propósito de solventar las debilidades encontradas en el presente estudio, se giraron disposiciones al Gerente General de Popular-SAFI, con el fin que se establezcan los lineamientos, procedimientos y mecanismos de control específicos para asegurarse que las diferentes fases del proceso presupuestario, cumplan con las regulaciones establecidas en las NTPP, incluyendo la vinculación de la ejecución financiera del presupuesto con los resultados alcanzados en el plan. Asimismo, establecer e implementar los mecanismos de control que garanticen la exactitud y confiabilidad de la información en los informes de ejecución y liquidación presupuestaria, así como la implementación de un procedimiento mediante el cual se archive de manera sistemática y ordenada la documentación digitalizada que se genere producto del proceso presupuestario. Asimismo, se dispone a la Auditora Interna evitar la ejecución de labores que son competencia de la Administración Activa con el fin de no afectar la independencia funcional y de criterio de esa Unidad de Auditoría en la ejecución de estudios de fiscalización posterior. Finalmente, se recomienda, a la Gerencia General de Popular-SAFI, un análisis y valoración de los resultados de los estimadores considerados en el indicador denominado Índice de cumplimiento de las Normas Técnicas sobre presupuesto público por parte de esa Sociedad, con la finalidad que se tomen como un insumo para el mejoramiento y perfeccionamiento de su gestión en lo que respecta al proceso presupuestario.

5 INFORME N DFOE-EC-IF DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NORMATIVOS, TECNICOS Y MECANISMOS DE CONTROL EN LAS ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTARIO QUE REALIZA POPULAR SOCIEDAD DE FONDOS DE INVERSIÓN S.A. 1. INTRODUCCIÓN ORIGEN DE LA AUDITORÍA 1.1. El presupuesto al ser la expresión financiera del plan, se convierte en una herramienta esencial para la toma de decisiones, ya que les permite a las entidades públicas asignar y priorizar los recursos con que se cuenta, es decir, establece el límite máximo de gasto para realizar las actividades requeridas y así dar cumplimiento a sus fines de creación En razón de lo anterior, es relevante que las gestiones presupuestarias se apeguen a la normativa técnica y jurídica vigente, generando información confiable y congruente entre los distintos documentos de carácter presupuestario que se emiten, para favorecer la toma de decisiones. Lo anterior cobra mayor relevancia, al considerar que Popular Sociedad de Fondos de Inversión, S.A (Popular SAFI), percibió en el año 2016, ingresos por 3.124,7 millones El estudio se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a la los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica N 7428, así como en cumplimiento del Plan Anual Operativo 2017 de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) y, corresponde a la cartera de proyectos del Área de Fiscalización de Servicios Económicos. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.4. El propósito de la auditoría fue evaluar el cumplimiento normativo y técnico aplicable a las fases de formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación presupuestaria; así como la existencia y aplicación de los mecanismos de control efectivos para la ejecución de dichas fases.

6 2 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 1.5. El estudio contempló la evaluación del cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa vigente para las diferentes fases del proceso presupuestario (formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación), así como en la definición de sus productos (modificaciones presupuestarias, informes de ejecución, informes semestrales de evaluación y liquidación presupuestaria) por parte de Popular-SAFI, durante el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 1.6. Como parte de los aspectos positivos que favorecieron la ejecución de la Auditoría, es importante mencionar la colaboración prestada por parte de la Administración de Popular-SAFI, situación que coadyuvó con el cumplimiento de los objetivos de la misma. GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA 1.7. La Ley Reguladora del Mercado de Valores N 7732 del 27 de enero de 1998, en su artículo 55 autoriza a cada uno de los bancos públicos y al Instituto Nacional de Seguros (INS), la constitución de Sociedades Administradoras de Fondos de Inversión (SAFIS) cuya función, de acuerdo con lo establecido en el artículo 61 de la precitada ley, es la captación, mediante oferta pública, de fondos, bienes o derechos para ser administrados por cuenta de los inversionistas como un fondo común, en el cual los rendimientos de cada inversionista se fijarán en función de los rendimientos colectivos Popular-SAFI fue constituida al amparo del decreto DE Reglamento para la constitución de los Puestos de Bolsa, Sociedades Administradoras de Fondos y Operadoras de Pensiones Complementarias de los Bancos Públicos y del Instituto Nacional de Seguros, publicado en la Gaceta N 245 del 17 de diciembre de En el año 2016, para cumplir con sus fines de creación Popular-SAFI presupuestó ingresos por un monto de 2.626,3 millones, no obstante, percibió 3.124,7 millones siendo que el 88,6% provino de la cuenta Servicios Financieros, como producto de las comisiones de administración generadas por cada uno de los fondos que administra Con respecto a la ejecución del presupuesto de egresos en el año 2016, de los 2.626,3 millones programados para cumplir con los objetivos establecidos, se ejecutó el 86,9% de los recursos ( 2.283,4 millones), siendo los principales gastos ejecutados los correspondientes a las partidas de Remuneraciones y de Servicios, las cuales representan el 67,1% y el 29,9%, respectivamente La formulación del presupuesto inicial, así como la elaboración de las modificaciones, los presupuestos extraordinarios y el seguimiento a la ejecución,

7 3 está a cargo de la Gerencia Financiera Administrativa, con el apoyo del Departamento de Contabilidad y el Gerente General. Cabe indicar que Popular SAFI no cuenta con un área específica de presupuesto Por su parte, la jefatura del Departamento de Contabilidad es la responsable de preparar la información de la ejecución presupuestaria, así como incorporar en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos Públicos (SIPP), los datos financieros del presupuesto inicial, los informes trimestrales de ejecución presupuestaria, las modificaciones y los presupuestos extraordinarios. La Gerencia Financiera valida la información registrada en dicho sistema de información. METODOLOGÍA APLICADA La auditoría se realizó de conformidad con lo establecido en el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público y el Procedimiento de Auditoría, emitidos por la Contraloría General de la República Asimismo, para el desarrollo del estudio se elaboró y aplicó una herramienta de auditoría denominada Verificación Normas Técnicas sobre Presupuesto Público, que tiene como objetivo principal determinar el cumplimiento de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (NTPP), así como de otras fuentes de normativa, en las diferentes fases del proceso presupuestario y en lo que se refiere a los Productos Presupuestarios (modificaciones presupuestarias 1, informes de ejecución presupuestaria, liquidación presupuestaria e informes semestrales acumulativos) correspondientes al periodo De igual forma, se realizaron entrevistas, comprobaciones, inspecciones físicas, análisis documental, pruebas analíticas, validaciones de los resultados con la administración y la correspondiente comunicación de resultados. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA La comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y disposiciones, producto de la auditoría que alude el presente informe, se efectuó el 8 de noviembre de 2017, en las instalaciones de la. Se contó con la presencia de los siguientes funcionarios: MBA. Luis Diego Jara Hernández, Gerente General a.i., Lic. Alonso Chavarría Richmond, Gerente Financiero Administrativo y Licda. Celina Víquez González, Auditora Interna; actividad a la que se convocó mediante el oficio N (DFOE-EC-718) de 3 de noviembre de En dicha reunión y en cumplimiento de la normativa vigente, por medio del oficio N (DFOE-EC-0733) de 7 de noviembre de 2017, se le entregó al MBA Luis Diego Jara Hernández, copia digital del borrador del presente informe. Lo anterior, 1 Para el año 2016, Popular SAFI sólo realizó una modificación presupuestaria.

8 4 a efecto de obtener las observaciones y sustento documental que Popular-SAFI tuviera al respecto Sobre el particular, el órgano contralor recibió el oficio N SAFI-GG de 15 de noviembre de 2017, suscrito por el Lic. Alonso Chavarría Richmond, Gerente Financiero Administrativo de Popular -SAFI, en el cual se indica que no se incluye comentarios al informe. 2. RESULTADOS TEMA 1: CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA APLICABLE AL PROCESO PRESUPUESTARIO HALLAZGO 1.1: AUSENCIA DE NORMATIVA INTERNA QUE REGULE EL SUBSISTEMA DE PRESUPUESTO INSTITUCIONAL, EN LAS FASES DE FORMULACIÓN, APROBACIÓN, CONTROL Y EVALUACIÓN 2.1. Las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (NTPP), integran el marco normativo que la ha emitido para regular el funcionamiento del Subsistema de Presupuesto Público, el proceso presupuestario y sus fases, así como los requisitos e información a suministrar al Órgano Contralor Las NTPP establecen, entre otras regulaciones, las siguientes: La norma apartado a) incisos i) y ii), indican que es responsabilidad del jerarca garantizar la aplicación efectiva de la normativa técnica que rige en general el Subsistema de Presupuesto, así como emitir los lineamientos y las políticas que orienten el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, control, perfeccionamiento y la evaluación del Subsistema de Presupuesto. Adicionalmente los incisos iv), viii) e ix) de la precitada norma, indican la responsabilidad de titular subordinado; de emitir, divulgar, poner a disposición para consulta y mantener actualizados, los manuales de procedimientos de operación del Subsistema de Presupuesto; dar seguimiento y realizar evaluaciones periódicas sobre el funcionamiento del mismo, para adoptar las acciones correctivas que procedan y brindar los informes y reportes que requiera el jerarca, así como atender oportunamente las recomendaciones, disposiciones y observaciones que los distintos órganos de control y fiscalización emiten en relación con el Subsistema. También, la norma 3.4 establece que los titulares subordinados y funcionarios de las entidades deben preparar, divulgar y propiciar el conocimiento de manuales que definan con claridad los procedimientos, la participación, las responsabilidades de los actores y las unidades que intervienen en el desarrollo coordinado e integrado del proceso presupuestario.

9 En la auditoría realizada se determinó, respecto del proceso presupuestario que se aplica en Popular-SAFI, entre otros asuntos, los siguientes: Ausencia de lineamientos y políticas internas oficiales que orienten el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, control y evaluación de todo el Subsistema de Presupuesto. Carencia de manuales de procedimientos formalmente establecidos, documentados y aprobados para las fases de formulación, aprobación, control y evaluación presupuestaria, que contemplen los procesos de cumplimiento del bloque de legalidad, responsabilidades, mecanismos de coordinación, flujos de información y conformación de productos, que coadyuven al funcionamiento eficaz y eficiente del Subsistema de Presupuesto. Tampoco se cuenta con un manual de procedimientos específico para la atención de las recomendaciones, disposiciones u observaciones emitidas por los distintos órganos de control y fiscalización en relación con el Subsistema de Presupuesto Sobre el particular, Popular SAFI indicó que en materia de presupuesto, se basa en las NTPP y en la normativa a nivel de Conglomerado del Banco Popular y Desarrollo Comunal (BPDC), por lo que a la fecha no han considerado necesario emitir sus propias políticas, lineamientos y procedimientos que regulen internamente el Subsistema de Presupuesto Si bien en el nivel de Conglomerado de las subsidiarias del BPDC cuentan con políticas de Administración de Recurso Humano y la Metodología para el Macroproceso de formulación, actualización, evaluación y seguimiento de la planificación del Conglomerado Financiero, dichos documentos son lineamientos generales de acción que no comprenden en su totalidad los requerimientos solicitados en las NTPP La ausencia de manuales y procedimientos, formales y específicos como los señalados, genera debilidades en el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento y evaluación las actividades propias de ese Subsistema, lo que se traduce en incumplimientos del bloque de legalidad que debe acatarse en cada una de las fases del proceso presupuestario, así como deficiencias en la generación de sus productos. Ejemplo de esas deficiencias son, entre otras: El incumplimiento de los requisitos de información a suministrar al Órgano Contralor en los productos presupuestarios tales como, el detalle de dietas, incentivos salariales y transferencias en los informes de ejecución presupuestaria. Inexistencia del acuerdo de aprobación del jerarca o en su defecto del titular subordinado de la modificación presupuestaria, lo cual impide validar el registro de la información en el SIPP en el periodo establecido en las NTPP.

10 6 La ausencia en los informes de evaluación semestral remitidos a la Contraloría General, del avance y cumplimiento de los indicadores constituidos en términos de eficiencia, eficacia, economía y calidad en el uso de los recursos, la demanda y satisfacción de los bienes y servicios, las desviaciones financieras de mayor relevancia, y las medidas correctivas y de acciones a seguir en procura de fortalecer el proceso de mejora continua de la gestión institucional Así las cosas, la ausencia de procedimientos y normativa interna oficializada, puede provocar errores en las decisiones tomadas por los jerarcas, debido a que se requiere conocer y comprender el conjunto normativo que rige al proceso presupuestario en particular y al Subsistema de Presupuesto, con el fin de obedecer los principios y directrices definidas. HALLAZGO 1.2: LA NORMATIVA INTERNA RELATIVA A LOS PROCESOS DE EJECUCIÓN Y LIQUIDACION PRESUPUESTARIA DEBE AJUSTARSE 2.8. La norma de la fase de ejecución presupuestaria, indica que los presupuestos extraordinarios y las modificaciones deberán ser formulados, aprobados, ejecutados, controlados y evaluados, con estricto apego al bloque de legalidad y con la normativa técnica establecida en las NTPP En línea con lo anterior, la norma establece el deber del jerarca institucional de regular aspectos específicos de las modificaciones presupuestarias, indicados en los incisos del a) al i) de dicha norma, tales como la cantidad anual de modificaciones a realizar, el procedimiento a seguir para efectuar la aprobación interna, los mecanismos que aseguren que las modificaciones se ajustan a las regulaciones establecidas en las NTPP y al resto del bloque de legalidad aplicable, entre otros La norma de las NTPP establece que una vez realizada la liquidación presupuestaria, deberá ser sometida a una revisión por parte de personal independiente al que ejecutó las funciones de registro respectivo, el cual debe contar con la competencia y experiencia necesarias para confirmar la calidad de la información contenida en ella, verificando no sólo la razonabilidad de los resultados obtenidos, sino también la aplicación de las políticas y metodologías diseñadas de conformidad con la normativa técnica y jurídica relacionada El procedimiento aprobado por la Gerencia General de Popular-SAFI denominado Ejecución y liquidación presupuestaria (Código PRO ), define los pasos para el registro de gastos contra lo presupuestado en los informes de ejecución Por otra parte, los artículos 25 y 34 de la Ley General de Control Interno, N 8292 y el artículo 62 de la Ley Orgánica de la, N 7428, establecen la independencia funcional y de criterio de los funcionarios de la auditoría interna en relación con el jerarca y los demás órganos de la administración activa; así como la prohibición a los funcionarios de la auditoría

11 7 interna de realizar funciones y actuaciones de administración activa, salvo las necesarias para cumplir su competencia Igualmente, las normas y de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, reiteran la independencia de criterio y el tipo de servicios que pueden prestar las unidades de auditoría interna Los incisos j) y k) del artículo 28 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoria Interna de Popular Sociedad de Fondos de Inversión 2, establece como una función de la Auditoria Interna Revisar en forma posterior las operaciones contables, financieras y administrativas, los registros, los informes y los estados financieros cuando lo considere pertinente, de acuerdo con su plan de auditoría. / k) Efectuar la evaluación posterior de la ejecución y liquidación presupuestaria de Popular S.F.I En la auditoría realizada se determinó que: El procedimiento aprobado denominado Ejecución y liquidación presupuestaria, no contiene la regulación necesaria donde se establezca el cumplimiento de los aspectos específicos indicados en las normas y de las NTPP, tales como el proceso a seguir en la aprobación interna de las modificaciones presupuestarias, la cantidad anual de modificaciones a realizar, los mecanismos que aseguren que las modificaciones se ajustan a las regulaciones establecidas en las NTPP y al resto del bloque de legalidad aplicable, entre otros. La Auditoría Interna de Popular SAFI revisó los borradores de los informes de ejecución presupuestaria trimestrales de los años 2015, 2016 y primer y segundo trimestre de 2017, previo a la remisión de los mismos a la Junta Directiva y a la, lo cual se constituye en una labor que corresponde a la Administración Activa directamente y es contraria a lo establecido en el Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoria Interna Las situaciones anteriores obedecen a que el referido procedimiento denominado Ejecución y liquidación presupuestaria, solo regula lo relacionado con el registro de gastos contra lo presupuestado en los informes de ejecución, sin considerar los demás aspectos a regular en la fase de ejecución y liquidación presupuestaria Además, el anterior procedimiento asigna como función de la Auditoría Interna, la revisión de borradores de los informes de ejecución con el objeto de que solicite en caso necesario la aplicación de modificaciones previas al envío de la información definitiva a la Junta Directiva y a la Contraloría General En vista de lo indicado, se determinó que la Auditoría Interna no limitó sus funciones en la emisión de observaciones de carácter posterior, tal y como lo define el artículo 28 del Reglamento de Organización y funcionamiento de la 2 Publicado en el Diario Oficial La Gaceta Nº 151 del 8 de agosto de 2013.

12 8 Auditoría Interna de Popular Sociedad de Fondos de Inversión S.A. y no advirtió a la Gerencia General que lo requerido constituía labor propia de la administración y que por su rol debía abstenerse de realizar los análisis en los términos solicitados Asimismo, es importante señalar, que no debe interpretarse que lo estipulado en la norma , respecto a que la liquidación presupuestaria debe ser sometida a una revisión por parte de personal independiente al que ejecutó las funciones de registro, corresponda a una labor que debe realizar la Auditoría Interna del Popular-SAFI, por cuanto es una responsabilidad que compete a la Administración Activa La ausencia de regulaciones y mecanismos de control para el proceso de modificaciones presupuestarias, limita el cumplimiento y seguimiento que debe ejercer la Administración sobre la normativa técnica que rige la materia presupuestaria en este tema. Además, al no contar con un acto de aprobación razonado, el jerarca podría desconocer los movimientos realizados en los egresos, lo que dificulta contar con la información oportuna para el seguimiento de la gestión institucional y la asignación eficiente y eficaz de los recursos de acuerdo con las necesidades para el cumplimiento de los objetivos y metas del periodo El que se establezca normativamente como obligación de la Auditoría Interna la revisión de los borradores de las ejecuciones presupuestarias de previo a ser sometidas a conocimiento de la Junta Directiva, compromete su independencia de criterio, pues en caso de identificarse anomalías en revisiones posteriores, su juicio profesional y objetividad eventualmente se podrían ver afectados en el desarrollo posterior de sus otras competencias; sin que esto signifique que se menoscabe la prestación de los servicios preventivos. HALLAZGO 1.3: AUSENCIA DE VINCULACIÓN DE LA EJECUCIÓN FINANCIERA CON EL LOGRO DE OBJETIVOS Y METAS La norma de las NTPP establece que el Subsistema de Presupuesto debe sustentarse en la planificación institucional para que responda adecuadamente al cumplimiento de sus objetivos y contribuya a la gestión de la institución de frente a las demandas sociales en su campo de acción La norma apartado b) inciso i), indica que dentro de los resultados de la ejecución presupuestaria que debe suministrarse al Órgano Contralor con corte al 30 de junio y al 31 de diciembre -adjunta a la información de la ejecución de segundo y cuarto trimestre- corresponderá informar sobre el avance en el cumplimiento de los objetivos y metas en función de los indicadores establecidos y con señalamiento de los principales gastos asociados al cumplimiento de las metas El estudio realizado en Popular-SAFI, permitió determinar que esa Sociedad, no posee mecanismos ni normativa interna que definan un proceso formal, estructurado y continúo, que permita la vinculación de los recursos ejecutados con

13 9 los resultados alcanzados en lo objetivos, metas e indicadores establecidos en el periodo, en cumplimiento de las NTPP Tal situación se evidenció del análisis que hace esta Contraloría General de la información remitida en los informes del II y IV trimestre del año 2016, donde no se puede determinar cómo la ejecución de los ingresos y gastos se vincula al cumplimiento de la programación física del periodo Además, no se incluyó en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP) en la sección respectiva, el avance en el cumplimiento de los objetivos y metas, en función de los indicadores establecidos y vinculados con los principales gastos asociados Lo anterior se debe a que Popular-SAFI realiza el proceso de planificación bajo la Metodología del Macro-proceso del Conglomerado Financiero denominado Formulación, actualización, evaluación y seguimiento de la planificación en el Conglomerado Banco Popular y de Desarrollo Comunal, el cual está enfocado a la definición y seguimiento del Plan Estratégico Institucional, sin considerar la definición y el seguimiento del Plan Anual Operativo, por lo que dicha normativa no abarca el cumplimiento de los requisitos solicitados en las NTPP La no vinculación entre ejecución del presupuesto con el cumplimiento del plan anual, constituyen una limitación para que la Administración realice oportunamente los ajustes que se requieran en el plan y el presupuesto. Asimismo, ocasiona barreras para la rendición de cuentas de forma veraz y oportuna, para interpretar y evaluar el comportamiento de la gestión y sustentar la toma de decisiones. TEMA 2: MECANISMOS DE CONTROL DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTARIO HALLAZGO 2.1: LA INFORMACION QUE SE REFLEJA EN LOS DOCUMENTOS PRESUPUESTARIOS NO ES RAZONABLE La norma de las NTPP, indica que la Administración debe establecer los mecanismos y procedimientos necesarios para garantizar razonablemente la confiabilidad, pertinencia, relevancia y oportunidad de la información contenida en la liquidación presupuestaria, para que sirva de apoyo en la toma de decisiones y en la rendición de cuentas La norma b) inciso i), establece que el resultado de la liquidación presupuestaria debe reflejar la totalidad de los ingresos recibidos y el total de gastos ejecutados en el periodo, con el fin de obtener el resultado financiero de la ejecución del presupuesto institucional -superávit o déficit-. 3 El Informe de Avance del Plan Estratégico que la entidad remite en forma trimestral al Conglomerado Financiero del BPDC, se enfoca a la exposición de resultados de cumplimiento de las metas definidas, sin realizar la vinculación con el presupuesto asignado y ejecutado para alcanzarlas.

14 Por su parte, la norma 2.2.3, define el principio de claridad, el cual consiste en que el presupuesto debe ser comprensible para las diferentes personas que utilizan la información presupuestaria, sin omitir las reglas técnicas esenciales Asimismo, la directriz 10 de las Directrices Generales a los Sujetos Pasivos de la para el adecuado registro y validación de información en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP), señala la responsabilidad del jerarca de cada Administración, de velar porque la información incluida en el SIPP sea en todo momento exacta, confiable y oportuna y para ello deberá establecer los procedimientos internos para el registro y la validación de los datos requeridos por el Sistema En la auditoría realizada, se evidenciaron una serie de diferencias en los siguientes documentos presupuestarios y sus registros en el SIPP, para el año 2016: Los ingresos ejecutados incluidos en el Tercer Informe de Ejecución Trimestral 2016 por 4.857,1 millones, no concuerdan con los datos reflejados en el documento adjunto del Informe de Ejecución Presupuestaria remitido para dicho periodo, donde se reveló un total de 821,6 millones por el mismo concepto. Lo anterior se debe a que en el SIPP se incorporó dentro de los ingresos ejecutados, el superávit acumulado reportado en el Informe de Liquidación Presupuestaria del año El error anterior generó que se reportara un total de 7.160,2 millones como la totalidad de ingresos ejecutados y digitados en el SIPP correspondientes a las ejecuciones trimestrales del año 2016, monto distinto al mostrado en el Informe de Liquidación Presupuestaria 2016, donde la Sociedad indicó un total de 3.124,7 millones de ingresos recaudados. Por otra parte, en el Informe de Liquidación Presupuestaria 2016, se reportó un déficit del periodo de 155,4 millones, el cual en realidad corresponde a un superávit del periodo de 841,3 millones 5. Lo anterior debido a que Popular-SAFI aplicó para determinar el resultado de la Liquidación Presupuestaria un cálculo erróneo que no se ajusta a la técnica presupuestaria Dichas inconsistencias, tanto en el Informe de ejecución como en el resultado de la liquidación presupuestaria del periodo en estudio, demuestran ausencia de controles que permitan verificar la razonabilidad y confiabilidad de los registros en el sistema de información, así como en la aplicación de la técnica presupuestaria, generando entonces confusión en los datos, pérdida de confiabilidad y exactitud 4 5 Según Informe de Liquidación Presupuestaria 2014 adjunto al SIPP. La norma 1.1 de las NTPP sobre Definiciones básicas, establece que el superávit es el resultado del exceso de ingresos ejecutados sobre los gastos ejecutados al final de un ejercicio presupuestario. Así las cosas, el resultado de 841,3 millones, se obtiene a partir de la diferencia entre el total de ingresos percibidos ( 3.124,7 millones) y el total de gastos ejecutados ( 2.283,4 millones).

15 11 de las cifras, así como debilidades en el proceso de rendición de cuentas, aspectos que inciden en la veracidad y la oportuna retroalimentación a las diferentes etapas del ciclo presupuestario, lo cual además puede afectar la toma de decisiones por parte de la Administración Activa, los órganos de control y demás usuarios de la información presupuestaria. HALLAZGO 2.2: DEBILIDADES EN LA CONFORMACIÓN Y RESGUARDO DE LOS EXPEDIENTES QUE CONTIENEN LOS PRODUCTOS PRESUPUESTARIOS Los expedientes documentales representan un aspecto fundamental para las instituciones, ya que correctamente organizados, se constituyen en una herramienta que refleja el historial y el accionar de la institución en sus distintas facetas Un expediente correctamente estructurado, garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna, simplifica trámites, evita la acumulación o inclusión de información innecesaria, facilitando de esta forma el proceso de toma de decisiones de los jerarcas y la rendición de cuentas Los artículos 39 y 40 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, N 7202, establecen que los archivos de gestión son los archivos de las divisiones, departamentos y secciones de los diferentes entes encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad y que deba mantenerse técnicamente organizada; así como, que la documentación que se encuentre en gestión debe organizarse con los principios de procedencia y orden original En cuanto a la gestión y conservación de documentos electrónicos, el artículo 6 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, N 8454, señala que los documentos pueden conservarse en soporte electrónico, para lo cual se debe garantizar, medidas de seguridad, inalterabilidad, se posibilite su acceso y se preserve la información relativa a su origen Por su parte, el artículo 15, inciso b) de la Ley General de Control Interno, N 8292, establece como deberes del jerarca y titulares subordinados, el diseño y uso de documentos y registros que coadyuven en la anotación adecuada de las transacciones y que éstos deben ser administrados apropiadamente; así como realizar conciliaciones para verificar su exactitud y realizar controles a sistemas de información computadorizados para el procesamiento de datos Asimismo, el artículo 16 de la citada Ley N 8292, establece como deberes del jerarca y de los titulares subordinados contar con sistemas de información que permitan tener una gestión documental institucional, que comprenda el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la

16 12 organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos propuestos También, la norma de las NTPP, señala como deber del jerarca institucional regular el manejo y custodia de los expedientes relacionados con modificaciones presupuestarias. Asimismo, el inciso m) de la norma define el principio de claridad, el cual, sin omitir las reglas técnicas esenciales, el presupuesto debe ser comprensible para las diferentes personas que utilizan la información presupuestaria La auditoría realizada permitió determinar que en el periodo 2016, no se conformaron expedientes para los informes de evaluación semestral, modificación presupuestaria, ni para el presupuesto extraordinario y por ende no se observaron los requisitos documentales que deben contener dichos expedientes Con respecto a los demás productos presupuestarios, Popular-SAFI cuenta con una serie de carpetas, que no responden necesariamente a las características que debe contener un expediente presupuestario, ya que presentan una serie de deficiencias, tales como: Dentro de la carpeta denominada Presupuesto 2016, la cual corresponde al presupuesto inicial de ese año, se encuentra un correo electrónico en cual se adjuntan algunos documentos correspondientes a un Presupuesto Extraordinario del año Además, se determinó la ausencia del Acuerdo de Junta Directiva donde se aprobó el presupuesto inicial y la certificación de que la entidad se encuentra al día con las cuotas obrero patronales (Caja Costarricense de Seguro Social). Las guías internas de verificación correspondientes a requisitos del bloque de legalidad y los que deben cumplirse en los planes, incorporadas en la carpeta de Presupuesto 2016, corresponden a archivos vacíos, los cuales no fueron completados ni firmados por la instancia competente. En la carpeta del Informe de Ejecución presupuestaria del Cuarto Trimestre del año 2016, se observó un documento en borrador correspondiente a una modificación presupuestaria En la carpeta de Liquidación Presupuestaria, se determinó la ausencia del acuerdo de Junta Directiva donde se aprobó dicho documento y la evidencia de la revisión por parte del personal independiente al que ejecutó las funciones de registro respectivo, requisitos solicitados en las NTPP números apartado a) ii) y respectivamente. Las carpetas incorporan archivos duplicados haciendo referencia a borradores en formato Word, los cuales se encuentran también en formato PDF, por lo que los expedientes contienen información considerada como preliminar. Ningún expediente cuenta con un índice o tabla de contenidos.

17 En el nivel general, se determinó que los expedientes son carpetas compartidas, mismas con acceso para los funcionarios del Departamento de Contabilidad y de la Gerencia Financiera Administrativa, los cuales se localizan en las estaciones de trabajo y servidores de la Sociedad. No existen mecanismos que permitan visualizar una trazabilidad entre las diferentes carpetas y documentos digitales; y ante la ausencia de tablas de contenido e hipervínculos se imposibilita contar con una pieza documental que garantice la inalterabilidad del expediente, ya que existe el riesgo que se incluyan documentos que no correspondan a una determinada etapa del proceso presupuestario y ejercicio económico correspondiente Al respecto, la Sociedad no ha implementado los mecanismos y controles que garanticen la seguridad, exactitud y completitud de los expedientes digitales de los diferentes documentos presupuestarios, de manera que respondan a una sola pieza documental, acorde con el bloque de legalidad vigente La situación antes expuesta, produce inseguridad sobre la completitud del expediente, la exactitud de la información que lo conforma, así como su disponibilidad para todos los efectos, incluso en sedes judiciales, aunado al riesgo de extravío de documentos. TEMA 3: EVALUACIÓN GENERAL DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA HALLAZGO 3.1: LA GESTIÓN DE POPULAR-SAFI EN CUANTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS NTPP REQUIERE DE ACCIONES INMEDIATAS DE MEJORA La Ley General de Control Interno, N 8292 en sus artículos 13, 14, 15, 16 y 17 y los Capítulos II, III, IV, V y VI de las NTPP, establecen las normas que deben atender los Jerarcas y los Titulares Subordinados, en procura del efectivo uso de los recursos públicos, el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y la eficacia y eficiencia de las operaciones En este tema se presenta el resultado obtenido de aplicar la herramienta diseñada para valorar el cumplimiento de la normativa aplicable en materia presupuestaria, la cual se compone de un indicador integrado que permite estimar el grado de cumplimiento de las NTPP por parte de Popular-SAFI, en lo que respecta a la gestión de las diferentes fases del proceso presupuestario (formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación), así como el grado de aplicación de esas normas para la generación de los productos respectivos (modificaciones presupuestarias, informes de ejecución, informes semestrales y liquidación presupuestaria) En el siguiente cuadro se presentan los resultados de aplicar la herramienta diseñada. Al respecto, debe indicarse que dicha Sociedad obtuvo un puntaje de

18 14 59,9 6 puntos, lo que, según los criterios de riesgo establecidos 7 significa que la gestión de Popular-SAFI en esa materia, necesita Acciones inmediatas de mejora. Además, se determinó que dicha calificación es menor al Promedio de las Sociedades (72,8) 8, en 12,9 puntos. Cuadro N 1 Popular-SAFI: Índice de cumplimiento de la normativa presupuestaria. Año 2016 Popular-SAFI Puntaje Promedio SAFIS Índice de Cumplimiento 59,9 72,8 AIM Fases del Proceso Presupuestario y Generalidades 47,1 70,1 AIM Generalidades 46,1 79,0 AIM Formulación 78,4 84,4 OM Aprobación 21,4 69,6 AIM Ejecución 57,6 75,8 AIM Control 33,3 48,8 AIM Evaluación 45,8 63,0 AIM Productos 66,8 72,4 AIM Modificaciones 60,9 74,7 AIM Informes de Ejecución 58,8 64,4 AIM Informes Semestrales 69,2 74,0 AIM Informes de Liquidación 78,1 76,6 OM Índice de Gestión Institucional (IGI) 9 86,1 86,9 N.A. Cumplimiento Definiciones: R: Razonable, OM: Oportunidades de Mejora, AIM: Acciones Inmediatas de Mejora, NA: No Aplica. Fuente: CGR con información del resultado de la aplicación de la herramienta y del IGI En línea con lo anterior, se observa que la calificación que obtiene la Sociedad en cada uno de los aspectos analizados, está por debajo al promedio de las Para obtener el índice de cumplimiento se asigna un porcentaje del 45% al cumplimiento de las Fases y Generalidades, 45% al cumplimiento de los denominados Productos y el 10% restante corresponde a la calificación obtenida por la entidad en el Índice de Gestión Institucional (IGI) para el año evaluado. Si el indicador es mayor o igual a 85 puntos, se considera que la gestión es Razonable; si es menor a 85 pero mayor o igual que 70 puntos la gestión presenta Oportunidades de Mejora y si es menor a los 70 puntos la gestión requiere de Acciones Inmediatas de Mejora. El cumplimiento de las NTPP por parte de las SAFIS de naturaleza pública se calcula promediando los índices de cumplimiento de cada una de dichas SAFI: Sociedad Administradora de Fondos de Inversión del Banco Nacional (BN SAFI), Sociedad Administradora de Fondos de Inversión del Banco de Costa Rica (BCR-SAFI); INS Sociedad Administradora de Fondos de Inversión (INS-Inversiones SAFI) y Popular Sociedad de Fondos de Inversión S.A. (Popular-SAFI). El IGI constituye un instrumento de autoevaluación y verificación posterior del cumplimiento de una serie de aspectos formales que debe cumplir una institución pública, de acuerdo con el marco normativo aplicable, cuyos resultados fueron validados en su momento por la Auditoría Interna institucional.

19 15 Sociedades estimado, con excepción del Informe de Liquidación Presupuestaria con 78,1 puntos, el cual supera al promedio de las SAFIS (76,6) en 1,5 puntos Con respecto a las Fases del Proceso Presupuestario y Generalidades, se tiene que Popular-SAFI obtuvo una calificación de 47,1 puntos, mientras que el promedio de las Sociedades es de 70,1 puntos. La calificación obtenida genera Oportunidades de Mejora en la fase de Formulación y Acciones Inmediatas de Mejora en las demás fases del ciclo presupuestario, así como en el apartado de Generalidades En ese sentido, como se comentó en el hallazgo 1.1, Popular-SAFI carece de políticas y lineamientos internos que orientan el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, control y evaluación del Subsistema de Presupuesto, así como de procedimientos oficializados para las fases de Formulación, Aprobación, Control y Evaluación presupuestaria La fase de Aprobación, es la que presenta el menor puntaje, con un cumplimiento de la normativa presupuestaria de 21,4 puntos, en comparación al promedio de las SAFIS de 69,6 puntos. El puntaje inferior de Popular-SAFI se debe a que, tal y como se comentó en el hallazgo 1.2, la entidad no cuenta con normativa oficial, donde se identifique el procedimiento a seguir en la aprobación interna de las modificaciones presupuestarias, ni mecanismos para que el jerarca o instancia interna designada, se pronuncie mediante acto razonado, sobre el cumplimiento del bloque de legalidad aplicable a las modificaciones presupuestarias En relación con los denominados Productos (las modificaciones presupuestarias, los informes de ejecución presupuestaria, la liquidación presupuestaria y los informes semestrales acumulativos del periodo 2016), Popular-SAFI obtiene una calificación de 66,8 puntos, suma inferior al promedio de las Sociedades (72,4 puntos) en 5,6 puntos, lo que genera como resultado la aplicación de Acciones Inmediatas de Mejora en las Modificaciones Presupuestarias, Informes Semestrales e Informes de Ejecución Presupuestaria El puntaje obtenido por la Sociedad en los productos, se debe a que, tal y como se mencionó anteriormente, la entidad carece de procedimientos que regulen las fases del ciclo presupuestario, lo que en su defecto, genera deficiencias en el cumplimiento de la normativa aplicada a los productos, situación que se comentó en el hallazgo 1.3 sobre la vinculación de la ejecución presupuestaria con el cumplimiento de la programación física, en el hallazgo 2.1 sobre las diferencias en los informes de ejecución y liquidación presupuestaria, así como en el hallazgo 2.2 sobre las deficiencias en el resguardo y conformación de expedientes de los productos presupuestarios En el nivel general la calificación obtenida por la Sociedad, se debe a que, tal y como se desarrolló ampliamente en este informe, las NTPP relacionadas no se aplican en todos sus extremos.

20 16 3. CONCLUSIONES 3.1. El plan anual y el presupuesto son herramientas fundamentales para que Popular- SAFI, formule, discuta, apruebe, ejecute, controle y evalúe los resultados obtenidos en cada periodo, así como asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en el uso de los recursos que dispone y propicie una mejora en la rendición de cuentas Los resultados de la aplicación de la herramienta diseñada con el fin de evaluar el cumplimiento de las NTPP por parte de Popular-SAFI obtiene un puntaje de 59,9 puntos, el cual es inferior al promedio de las SAFIS (72,8 puntos), en 12,9 puntos; lo que según los criterios de riesgo establecidos significa que la gestión de la Sociedad en esa materia requiere de Acciones Inmediatas de Mejora Así las cosas, se requiere que esa Sociedad defina, oficialice e implemente normativa interna que regule el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, control, perfeccionamiento y la evaluación del Subsistema de Presupuesto, para que se cumpla con el bloque de legalidad que incluye los requerimientos técnicos y legales que establece, especialmente las Normas Técnicas sobre Presupuestos Públicos. 4. DISPOSICIONES Y RECOMENDACIONES 4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, N 8292, se emiten las siguientes disposiciones y recomendaciones, siendo las primeras de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo (o en el término) conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la en sus informes de auditoría, emitidos mediante resolución N R-DC , publicados en La Gaceta N 242 del 14 de diciembre de 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 4 de enero de Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.