INFORME N DFOE-EC-IF de septiembre, 2018

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1 INFORME N DFOE-EC-IF de septiembre, 2018 INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NORMATIVOS, TÉCNICOS Y MECANISMOS DE CONTROL EN LAS ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTARIO QUE REALIZA BANCRÉDITO SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS S.A de Costa Rica División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización de Servicios Económicos P3-01-GE-01 V5

2 CONTENIDO RESUMEN EJECUTIVO INTRODUCCIÓN... 5 ORIGEN DE LA AUDITORÍA...5 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA...5 ALCANCE DE LA AUDITORÍA...6 CRITERIOS DE AUDITORÍA...6 METODOLOGÍA APLICADA...6 ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA...6 GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO...6 SIGLAS RESULTADOS... 9 TEMA 1: CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA APLICABLE AL PROCESO PRESUPUESTARIO...9 HALLAZGO 1.1 AUSENCIA DE NORMATIVA INTERNA ESPECÍFICA PARA REGULAR EL SUBSISTEMA DE PRESUPUESTO INSTITUCIONAL, EN LAS FASES DE FORMULACIÓN, APROBACIÓN, EJECUCIÓN, CONTROL Y EVALUACIÓN...9 HALLAZGO 1.2 AUSENCIA DE HERRAMIENTAS Y MECANISMOS DE CONTROL PREVISTOS EN LAS NTSPP TEMA 2: MECANISMOS DE CONTROL DE LA INFORMACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTARIO.. 12 HALLAZGO 2.1 DEBILIDADES EN LA CONFORMACIÓN Y RESGUARDO DE LOS EXPEDIENTES QUE CONTIENEN LOS PRODUCTOS PRESUPUESTARIOS TEMA 3: VERIFICACIÓN GENERAL DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA.. 14 HALLAZGO 3.1 LA GESTIÓN DE BANCRÉDITO SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS S.A., EN CUANTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS NTSPP TIENE OPORTUNIDADES DE MEJORA CONCLUSIONES DISPOSICIONES AL MASTER ARNOLDO TREJOS DOBLES EN SU CALIDAD DE GERENTE GENERAL DE BANCRÉDITO SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS S.A., O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO RECOMENDACIÓN AL MASTER ARNOLDO TREJOS DOBLES EN SU CALIDAD DE GERENTE GENERAL DE BANCRÉDITO SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS S.A., O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO CUADROS CUADRO N 1 BANCRÉDITO SEGUROS: ÍNDICE DE CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA. AÑO

3 Resumen Ejecutivo QUÉ EXAMINAMOS? La Auditoría de Carácter Especial realizada en Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., tuvo como propósito verificar el cumplimiento normativo y técnico aplicable a las fases de formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación presupuestaria; así como la existencia y aplicación de los mecanismos de control efectivos para la ejecución de dichas fases. El periodo analizado fue el comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de POR QUÉ ES IMPORTANTE? El presupuesto como expresión financiera del plan institucional, se constituye en una herramienta esencial que le permite a las entidades públicas asignar y priorizar los recursos con que se cuenta y tomar decisiones que le permitan concretar los objetivos y metas trazados para un periodo económico; es decir, establece el límite máximo de gasto para realizar las actividades requeridas y dar cumplimiento a sus fines de creación. Bancrédito Seguros, percibió en el año 2017, ingresos por 684,1 millones, lo cual hace importante conocer el cumplimiento de los requisitos normativos, técnicos y mecanismos de control utilizados por la citada Sociedad en cada una de las etapas del proceso presupuestario. QUÉ ENCONTRAMOS? En la auditoría realizada se determinó al aplicar la herramienta diseñada con el fin de verificar el cumplimiento de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (NTSPP), que Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., obtuvo para el año 2017 un puntaje de 79,5 el cual es inferior en 0,7 puntos al promedio de las sociedades administradoras de seguros sujetas a estudio para el mismo periodo (80,2 puntos). El puntaje obtenido, según los criterios de riesgo establecidos, significa que la gestión de la Sociedad en esa materia tiene oportunidades de mejora. En línea con lo anterior, se determinó que si bien Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., cuenta con normativa interna relacionada con el Subsistema de Presupuesto Institucional, carece de normativa específica formalmente establecida, documentada y aprobada para regular todas las fases del proceso presupuestario en aspectos tales como políticas y lineamientos internos para la presupuestación de ingresos y gastos, regular la cantidad de modificaciones, garantizar razonablemente la confiabilidad, pertinencia, relevancia y oportunidad de la información contenida en la liquidación presupuestaria y procedimientos para elaborar los presupuestos iniciales, extraordinarios e informes de evaluación semestral; lo anterior, con el propósito de orientar el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, control, perfeccionamiento y la evaluación del citado Subsistema. Asimismo, Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., carece de algunas herramientas y mecanismos de control previstos en las NTSPP con el propósito de que la información relacionada con el presupuesto sea completa y responda a estándares razonables de calidad en términos de confiabilidad, oportunidad, utilidad, congruencia y exactitud. Al respecto, se evidenció, entre otros aspectos, la ausencia de guías internas para verificar que cada documento presupuestario, previo a su aprobación, cumple con el bloque de legalidad correspondiente, pues las utilizadas son las emitidas por la Contraloría General; la falta de - 3 -

4 mecanismos para asegurar la atención oportuna de recomendaciones, disposiciones y observaciones emitidas por los distintos órganos de fiscalización y control; la definición oficial de la base de registro presupuestario y el momento de realizar los registros de las transacciones de ingresos y gastos; herramientas para evaluar periódicamente la normativa a efecto de ordenar oportunamente las correcciones que procedan; y para asegurar el cumplimiento normativo y técnico relacionado con los clasificadores presupuestarios, la estructura programática y los principios presupuestarios. Finalmente, se determinaron debilidades en la conformación de los expedientes que contienen los productos presupuestarios, tales como la inclusión de documentos de carácter preliminar (borradores), ausencia de tablas de contenido, foliatura e hipervínculos y la integración en un solo expediente, de productos distintos, como los informes de evaluación semestral y la liquidación presupuestaria QUÉ SIGUE? Con el propósito de solventar las debilidades encontradas en el presente estudio, se giraron disposiciones al Gerente General de Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., con el fin de que ajuste, apruebe, divulgue e implemente la normativa interna de carácter procedimental que aseguren el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, control, perfeccionamiento y la evaluación del Subsistema de Presupuesto Institucional; lo anterior, con el propósito de subsanar las debilidades encontradas en las fases de formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación. Asimismo, se le dispone elaborar, aprobar, divulgar e implementar, los lineamientos y mecanismos de control, para asegurar que la documentación digitalizada producto del proceso presupuestario, se archive de manera sistemática y ordenada, a fin de facilitar su disponibilidad, conservación, organización, accesibilidad y salvaguarda; y para evaluar periódicamente la normativa, asegurar la atención oportuna de las recomendaciones, disposiciones y observaciones emitidas por los distintos órganos de control y fiscalización, definir la base de registro y el momento de registro de las transacciones presupuestarias, verificar el cumplimiento del marco técnico relacionado con clasificadores y principios presupuestarios, garantizar la participación de todos los funcionarios en el proceso de evaluación, divulgar a los ciudadanos la información obtenida de la evaluación física realizada e incluirla en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos. Finalmente, se le recomienda que valore los resultados de los estimadores considerados en el indicador denominado Índice de Cumplimiento de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público, con la finalidad de que puedan ser utilizados como un insumo para el mejoramiento y perfeccionamiento continuo de su gestión en lo que respecta al proceso presupuestario

5 INFORME N DFOE-EC-IF DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NORMATIVOS, TECNICOS Y MECANISMOS DE CONTROL EN LAS ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTARIO QUE REALIZA BANCRÉDITO SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS S.A. 1. Introducción ORIGEN DE LA AUDITORÍA 1.1. El presupuesto como expresión financiera del plan institucional, se constituye en una herramienta esencial que le permite a las entidades públicas asignar y priorizar los recursos con que se cuenta y tomar decisiones que le permitan concretar los objetivos y metas trazados para un periodo económico; es decir, establece el límite máximo de gasto para realizar las actividades requeridas y dar cumplimiento a sus fines de creación En razón de lo anterior, es relevante que las gestiones presupuestarias se apeguen a la normativa técnica y jurídica vigente, generando información confiable y congruente entre los distintos documentos de carácter presupuestario que se emiten, para favorecer la toma de decisiones. Lo anterior cobra mayor relevancia, al considerar que Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., percibió en el año 2017, ingresos por 684,1 millones El estudio se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a la Contraloría General de la República los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica N 7428, así como en cumplimiento del Plan Anual Operativo 2018 de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa y la cartera de proyectos del Área de Fiscalización de Servicios Económicos. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.4. El propósito de la auditoría de carácter especial fue verificar el cumplimiento normativo y técnico aplicable a las fases de formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación presupuestaria; así como la existencia y aplicación de los mecanismos de control para la ejecución de dichas fases

6 ALCANCE DE LA AUDITORÍA 1.5. El estudio contempló la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa vigente para las diferentes fases del proceso presupuestario (formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación), así como en la definición de sus productos (modificaciones presupuestarias, informes de ejecución, informes semestrales de evaluación y liquidación presupuestaria) por parte de Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., durante el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de CRITERIOS DE AUDITORÍA 1.6. La comunicación de criterios de auditoría fue realizada a esa Sociedad mediante oficio DFOE-EC (5648) del 24 de abril de 2018, dirigido al Máster Arnoldo Trejos Dobles, Gerente General. METODOLOGÍA APLICADA 1.7. La auditoría se realizó de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, con el Manual General de Fiscalización Integral de la CGR y el Procedimiento de Auditoría vigente, establecido por la DFOE Para el desarrollo del estudio se elaboró y aplicó una herramienta de auditoría denominada Verificación Normas Técnicas sobre Presupuesto Público, que tiene como objetivo principal determinar el cumplimiento de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público, así como de otras fuentes normativas, en las diferentes fases del proceso presupuestario y en lo que se refiere a los Productos Presupuestarios (modificaciones presupuestarias 1, informes de ejecución presupuestaria, liquidación presupuestaria e informes semestrales acumulativos) correspondientes al periodo De igual forma, se realizaron entrevistas, sesiones de trabajo, comprobaciones, inspecciones físicas, análisis documental, pruebas analíticas, validaciones de los resultados con la administración y la correspondiente comunicación de resultados. ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA Como parte de los aspectos positivos que favorecieron la ejecución de la Auditoría, es importante mencionar la colaboración prestada por parte de la Administración de Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., situación que coadyuvó con el cumplimiento de los objetivos de la misma. GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO En el artículo 23 de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros, N , se autoriza a los bancos públicos a participar en la actividad de seguros como intermediarios, mediante la constitución de una sociedad anónima dedicada exclusivamente a ese fin; sea, la promoción, oferta y, en general, los actos dirigidos a la celebración de un contrato de seguros, su renovación o modificación, la ejecución de los trámites de reclamos y el asesoramiento que se preste en relación con esas contrataciones. 1 2 Para el año 2017, Bancrédito Seguros S.A., realizó 3 modificaciones presupuestarias. Publicada en el Alcance N 30 a La Gaceta N 152 del 7 de agosto de

7 1.12. En el inciso i) del artículo 22 de la citada ley, se establece que las sociedades agencias de seguros son personas jurídicas inscritas en el Registro Mercantil como sociedades anónimas, cuyo objeto social exclusivo será la intermediación de seguros bajo la figura de agencia de seguros y operan en las mismas condiciones indicadas para los agentes Se define como agente de seguros, a aquella persona física que realiza intermediación de seguros y se encuentra acreditada por una o varias entidades aseguradoras y vinculada a ellas por medio de un contrato que le permite actuar por su nombre y cuenta, o solo por su cuenta. En el primer supuesto, el tercero que contrata por medio del agente adquiere derechos y contrae obligaciones con la entidad aseguradora. En el segundo supuesto, las actuaciones del agente de seguros deben ser validadas por la entidad aseguradora, para que obliguen contractualmente a esta última En el proceso de intermediación, son obligaciones de los agentes de seguros y las sociedades agencias de seguros; entre otras, representar únicamente a una aseguradora en relación con la intermediación de líneas de seguros que compitan entre sí; y, abstenerse de promover el cambio de entidad aseguradora de la cartera de los contratos de seguros celebrados con su intermediación y actos de disposición sobre su posición intermediadora en la cartera, pues ésta es propiedad de la aseguradora Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., obtuvo la autorización administrativa de la Superintendencia General de Seguros para el inicio de operaciones, el 20 de abril de 2009, con el número de licencia SA , Resolución SGS-R del 9 de marzo de Resulta relevante indicar que Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A. es una subsidiaria del Banco Crédito Agrícola de Cartago (BCAC), entidad bancaria que fue intervenida según acuerdo tomado por CONASIFF el 22 de diciembre de 2017 en la sesión , hasta por un plazo de seis meses. El 22 de marzo de 2018, la Superintendencia General de Entidades Financieras, mediante oficio SGF , dirigido a la Presidencia de la Asamblea Legislativa 4 dictamina la inviabilidad financiera del BCAC y aporta una propuesta mejorada del anteproyecto de ley para fusionar dicha entidad con un banco comercial estatal El pasado 19 de agosto de 2018, ingresó al orden del día en el Plenario de la Asamblea Legislativa, el texto sustitutivo del Expediente N denominado Fusión por absorción del Banco Crédito Agrícola de Cartago y el Banco de Costa Rica, el cual tiene como objetivo fusionar ambas entidades bancarias, siendo ésta última la que absorberá la primera y continuará su existencia jurídica como entidad prevaleciente. En el artículo 1 del referido proyecto de ley, se propone entre otras cosas, que Las acciones de las empresas subsidiarias del banco absorbido, se entenderán traspasadas de pleno al Banco de Costa Rica, el cual valorará mantener su operación o bien, su venta o liquidación, todo dentro del plazo máximo e improrrogable de dieciocho meses calendario posteriores a la entrada en vigencia de esta ley, plazo dentro del cual estará autorizado para fungir como único accionista de tales empresas No obstante el panorama anterior, para el año 2017, con el propósito de cumplir con sus fines de creación, Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., presupuestó ingresos y egresos por un 3 4 Publicado el 11 de enero de 2018 en el Alcance N 3 del Diario Oficial La Gaceta. En atención a lo dispuesto en el artículo 161 de la Ley Orgánica del Banco Central de Costa Rica, N

8 monto de 718,4 millones, y al cierre de ese año, se tiene que percibieron 684,1 millones 5, y se ejecutó el 74,4% de los recursos ( 534,3 millones) La formulación del presupuesto inicial, así como la elaboración de las modificaciones, los presupuestos extraordinarios y el seguimiento a la ejecución, está a cargo del Área Financiero Administrativo, con el apoyo del Gerente General. Cabe indicar que Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., no cuenta con un área específica de presupuesto Por su parte, el Área Financiero - Administrativo es la responsable de preparar la información de la ejecución presupuestaria, así como de incorporar en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos Públicos (SIPP), los datos financieros y la documentación relacionada con el presupuesto inicial, los presupuestos extraordinarios, las modificaciones, los informes trimestrales de ejecución presupuestaria, los informes de evaluación presupuestaria, la liquidación presupuestaria y los objetivos, metas y recursos del plan operativo institucional. La Gerencia General valida la información registrada en dicho sistema de información. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA La comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y disposiciones, producto de la auditoría que alude el presente informe, se efectuó el 30 de agosto de 2018, en las instalaciones de Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros, S.A. Se contó con la presencia de los siguientes funcionarios: Lic. Arnoldo Trejos Dobles, Gerente General, Sra. Cindy Ramírez Coto, Encargada del Área Financiero - Administrativa y Lic. Eduardo Monge Sanabria, Auditor Interno; actividad a la que se convocó mediante el oficio N (DFOE-EC-0602) del 27 de agosto de En dicha reunión y en cumplimiento de la normativa vigente, por medio del oficio N (DFOE-EC-0610) de 30 de agosto de 2018, se le entregó al Lic. Arnoldo Trejos Dobles, copia digital del borrador del presente informe. Lo anterior, a efecto de obtener las observaciones y sustento documental que Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A. tuviera al respecto. SIGLAS Lista de siglas utilizadas en este informe: SIGLA CGR DFOE NTSPP SIPP Significado División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Normas Técnicas sobre Presupuesto Público Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos 5 6 El 93,6% de los ingresos se registran en la cuenta Servicios Financieros y de Seguros y se originan en comisiones cobradas por el servicio de intermediación de venta de seguros. Los principales gastos ejecutados corresponden a las partidas de Remuneraciones y Servicios, las cuales representan el 44% y el 45%, respectivamente

9 2. Resultados TEMA 1: CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA APLICABLE AL PROCESO PRESUPUESTARIO HALLAZGO 1.1 AUSENCIA DE NORMATIVA INTERNA ESPECÍFICA PARA REGULAR EL SUBSISTEMA DE PRESUPUESTO INSTITUCIONAL, EN LAS FASES DE FORMULACIÓN, APROBACIÓN, EJECUCIÓN, CONTROL Y EVALUACIÓN 2.1. Las NTSPP establecen, entre otras regulaciones, las siguientes: El Subsistema de Presupuesto Institucional comprende los principios, las técnicas, los métodos y procedimientos empleados, así como los órganos participantes en el proceso presupuestario institucional y que uno de sus objetivos es que las instituciones logren que el proceso presupuestario, en cada una de sus fases, se cumpla en el tiempo y la forma requeridos. (Normas y inciso b). TEMA 1 CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA APLICABLE AL PROCESO PRESUPUESTARIO: Ausencia de normativa interna específica para regular el Subsistema de Presupuesto Institucional, en las fases de Formulación, Aprobación, Ejecución, Control y Evaluación. Ausencia de herramientas y mecanismos de control previstos en las NTSPP. Es responsabilidad del jerarca garantizar la aplicación efectiva de la normativa técnica que rige en general el Subsistema de Presupuesto, así como emitir los lineamientos y las políticas que orienten el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, control, perfeccionamiento y la evaluación del Subsistema de Presupuesto. (Norma 2.1.3, apartado a), incisos i) y ii). Es responsabilidad del titular subordinado emitir, divulgar y poner a disposición para consulta y mantener actualizados los manuales de procedimientos de operación del Subsistema de Presupuesto, así como dar seguimiento y realizar evaluaciones periódicas sobre el funcionamiento del mismo para adoptar las acciones correctivas que procedan y brindar los informes que requiere el jerarca. (Norma 2.1.3, incisos iv) y viii). Los titulares subordinados y funcionarios de las entidades deben preparar, divulgar y propiciar el conocimiento de manuales que definan con claridad los procedimientos, la participación, las responsabilidades de los actores y las unidades que intervienen en el desarrollo coordinado e integrado del proceso presupuestario. (Norma 3.4) 2.2. En la auditoría realizada, se evidenció que si bien Bancrédito Seguros, S.A., cuenta con cuatro manuales de procedimientos, en materia de presupuesto a saber: Ingreso de Información Presupuestaria al SIPP, Informe de Ejecución Presupuestaria, Modificación del Presupuesto, Definición y Medición de Indicadores, se carece de normativa interna específica para regular las fases del proceso presupuestario, según se detalla a continuación a) Fase de Formulación: Procedimientos para la formulación de los productos denominados presupuesto inicial y presupuestos extraordinarios. Procedimientos para considerar en el proceso de formulación los resultados de la ejecución y la evaluación física y financiera de la gestión de periodos anteriores. Políticas y lineamientos internos para la presupuestación de los ingresos y egresos y los supuestos utilizados para las estimaciones, técnicamente fundamentados y documentados. Procedimientos para que los responsables de cada programa elaboren e informen al coordinador general del proceso presupuestario, la respectiva programación de la - 9 -

10 ejecución física y financiera, así como para determinar los requerimientos de bienes, servicios y otros gastos. Procedimientos para la elaboración de los distintos escenarios presupuestarios que permitan valorar cursos de acción en procura de elegir las alternativas que lleven a alcanzar los resultados esperados con la mayor eficacia, eficiencia, economía y calidad y que favorezcan la transparencia de la gestión. b) Fase de aprobación: Se carece de procedimientos para que los documentos presupuestarios que se sometan a la aprobación de la CGR cumplan con la estructura y los requisitos establecidos para cada documento en particular. c) Fase de ejecución: El procedimiento de modificaciones vigente no regula la cantidad de modificaciones al presupuesto que esa Sociedad puede formular anualmente, según lo indicado en la norma inciso a). Procedimientos para la gestión de los ingresos y de los gastos presupuestarios, que contemplen los diferentes movimientos de la ejecución y el establecimiento de los respaldos de cada registro, de manera transparente y acorde con criterios de legalidad, economía, eficiencia, eficacia y calidad. Procedimientos para revisar si las variaciones al presupuesto las justificaron, especificando en caso de proceder, los cambios o ajustes que requiere el plan anual. Procedimientos para garantizar razonablemente la confiabilidad, pertinencia, relevancia y oportunidad de la información contenida en la liquidación presupuestaria. Establecer procedimientos para la congruencia de la información de la contabilidad presupuestaria con la patrimonial. d) Fase de control: Se carece de procedimientos que permitan determinar el valor agregado del control a la gestión institucional y que el beneficio de su aplicación no supere su costo. e) Fase de evaluación: Si bien la Sociedad elabora propuestas de medidas correctivas y de acciones a seguir en procura de fortalecer el proceso de mejora continua de la gestión se carece de normativa procedimental. Procedimientos que garanticen que en la evaluación del presupuesto se considere la suficiencia y calidad de la información interna y externa y la demanda y satisfacción de los bienes y servicios. Procedimientos para la elaboración de los productos denominados informes de evaluación semestral Adicionalmente, se determinó que Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., no ha emitido de manera integral, normativa como políticas y lineamientos, para orientar el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, control, perfeccionamiento y evaluación del Subsistema de presupuesto Institucional, las responsabilidades específicas, así como las eventuales sanciones por incumplimientos y las unidades y funcionarios responsables de elaborar las estimaciones del presupuesto Los aspectos comentados anteriormente, no se contemplan en los documentos formalizados por Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., ya que la Administración considera que en los procedimientos emitidos por ellos se hace referencia en el apartado de Políticas y/o normas que se deben atender las NTSPP. No obstante, debe tenerse presente que el bloque de legalidad vigente aplicable al proceso presupuestario, considera relevante la descripción de las actividades

11 que conforman cada una de las fases del proceso presupuestario, aspecto que no se cumple actualmente a cabalidad La ausencia de manuales y procedimientos, formales y específicos en las fases de formulación, aprobación, control y evaluación, puede generar debilidades en el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento y evaluación de las actividades propias del Subsistema de Presupuesto, así como en la generación de sus productos Asimismo, incide en la determinación de eventuales responsabilidades y sanciones por incumplimientos, así como en la toma de decisiones oportunas ante alertas que permitan identificar irregularidades o desviaciones importantes en el proceso presupuestario y constituyen una limitación para que la Administración realice oportunamente los ajustes que se requieran en el plan y el presupuesto. HALLAZGO 1.2 AUSENCIA DE HERRAMIENTAS Y MECANISMOS DE CONTROL PREVISTOS EN LAS NTSPP 2.7. Las NTSPP regulan los elementos básicos del Subsistema de Presupuesto Institucional y del proceso presupuestario de las instituciones; en consecuencia, se constituye en un marco de referencia de carácter general, a partir del cual los sujetos bajo su ámbito de aplicación emiten indicaciones, instrumentos y guías dirigidas a facilitar su aplicación Las citadas NTSPP entre otros aspectos, señalan lo siguiente: El deber de los jerarcas de girar instrucciones para el desarrollo de las herramientas necesarias para confirmar que los documentos presupuestarios sometidos a su aprobación cumplen con el bloque de legalidad que le es aplicable, así como con las políticas y lineamientos emitidos por esa instancia. (Norma 4.2.4) La responsabilidad de definir los mecanismos y procedimientos necesarios para que la información relacionada con el presupuesto sea completa y responda a estándares razonables de calidad en términos de confiabilidad, oportunidad, utilidad, congruencia y exactitud. (Norma 5.1) La obligación de establecer y utilizar una base uniforme para el registro y la contabilización de todos los ingresos y los gastos, de tal forma que permita la acumulación y el manejo consistente de la información presupuestaria en la toma de decisiones. (Norma 2.2.4) Indicar, como parte de la información sobre la liquidación presupuestaria que debe suministrarse a la CGR, el resultado de las realizaciones de los objetivos y metas previamente establecidos para cada uno de los programas e incluirla en el SIPP. (Normas , apartado b) inciso v) y 4.5.5) 2.9. En la auditoría realizada se determinó que Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., carece de herramientas y mecanismos de control previstos en las NTSPP con el propósito de: a) Evaluar periódicamente la normativa a efecto de ordenar oportunamente las correcciones que procedan. (Norma a) v) b) Asegurar la atención oportuna de recomendaciones, disposiciones y observaciones emitidas por los distintos órganos de control y fiscalización; y que el Subsistema de Presupuesto Institucional se sustenta en la planificación institucional y brinda insumos para la retroalimentación de los planes de la Sociedad. (Normas a) vii) y 2.1.4). c) Definir oficialmente la base de registro presupuestario que utiliza la Sociedad y el momento de realizar los registros de las transacciones presupuestarias de ingresos y egresos, de tal forma que permita la acumulación y el manejo consistente y uniforme de la información presupuestaria. (Norma )

12 d) Asegurar el cumplimiento del marco normativo y técnico relacionado con: clasificadores presupuestarios, estructura programática y principios presupuestarios. (Norma j) e) Verificar por medio de guías propias, que cada documento presupuestario (presupuesto inicial, o extraordinario y modificaciones) previo a su aprobación por la Junta Directiva, cumple con la verificación de requisitos del bloque de legalidad aplicable 7. (Norma 4.2.4) f) Contar con un sistema de contabilidad presupuestaria integrado con la contabilidad patrimonial; lo anterior por cuanto los registros presupuestarios los realiza la Sociedad en hojas de Excel. (Norma ) g) Garantizar la participación de todos los funcionarios en el proceso de evaluación; así como para divulgar oportunamente a los ciudadanos la información obtenida de la evaluación física realizada. (Norma a) y b) Adicionalmente se determinó que Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., en el Informe de Liquidación presupuestaria 2017 incluyó la información de la evaluación presupuestaria sobre los resultados del Plan Básico; sin embargo, no se digitó en el SIPP, el estado o avance de cumplimiento de cada una de las metas relativas a la evaluación física (resultados); así como los datos del gasto asociado a su cumplimiento Las omisiones antes mencionadas, responden a la falta de correspondencia entre los manuales internos y mecanismos de control de la Sociedad y la normativa aplicable, específicamente las NTSPP Este tipo de desajuste, produce inconsistencias en cuanto a los parámetros y líneas de actuación que deben seguir los funcionarios a cargo de las distintas fases del proceso y en consecuencia, un mayor margen de error en la gestión presupuestaria institucional Un ejemplo de lo antes indicado es la ausencia de herramientas o guías que permitan la verificación de requisitos del bloque de legalidad que abarque las políticas y lineamientos internos, ya que se limita el cumplimiento y seguimiento que debe ejercer la administración sobre el marco normativo y técnico que rige la materia presupuestaria. Asimismo, la omisión del registro en el SIPP de información sobre la evaluación del plan institucional y su vinculación el presupuesto ejecutado, es contraria a lo pretendido por los principios de transparencia y rendición de cuentas. TEMA 2: MECANISMOS DE CONTROL DE LA INFORMACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTARIO HALLAZGO 2.1 DEBILIDADES EN LA CONFORMACIÓN Y RESGUARDO DE LOS EXPEDIENTES QUE CONTIENEN LOS PRODUCTOS PRESUPUESTARIOS Los expedientes documentales representan un aspecto fundamental para las instituciones, ya que correctamente organizados, constituyen una herramienta que refleja el historial y el accionar de la institución en sus distintas facetas. Un expediente correctamente estructurado, garantiza el flujo y TEMA 2: MECANISMOS DE CONTROL DE LA INFORMACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTARIO. Debilidades en la conformación y resguardo de los expedientes que contienen los productos presupuestarios. disposición de la información en forma ágil y oportuna, simplifica trámites, evita la acumulación o inclusión de información innecesaria, facilitando de esta forma el proceso de toma de decisiones de los jerarcas y la rendición de cuentas. 7 Se determinó para el periodo estudiado, que Bancrédito Agencia de Seguros S.A., utilizó para la aprobación interna del presupuesto inicial, los presupuestos extraordinarios y las modificaciones presupuestarias, las guías de verificación de los entes y órganos sujetos a la aprobación presupuestaria de la CGR, las cuales pueden tomarse como referencia para la construcción de las herramientas internas; sin embargo no las sustituye

13 2.15. Los artículos 39 y 40 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, N 7202, establecen que los archivos de gestión son los archivos de las divisiones, departamentos y secciones de los diferentes entes encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad y que deba mantenerse técnicamente organizada; así como, que la documentación que se encuentre en gestión debe organizarse con los principios de procedencia y orden original En cuanto a la gestión y conservación de documentos electrónicos, el artículo 6 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, N 8454, señala que los documentos pueden conservarse en soporte electrónico, para lo cual se debe garantizar, medidas de seguridad, inalterabilidad, se posibilite su acceso y se preserve la información relativa a su origen Asimismo, en el artículo 16 de la Ley General de Control Interno N 8292, se establece como deberes del jerarca y de los titulares subordinados contar con sistemas de información que permitan tener una gestión documental institucional, que comprenda el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío de los objetivos propuestos Además, en la norma de las NTSPP, se dispone como deber del jerarca institucional regular el manejo y custodia de los expedientes relacionados con modificaciones presupuestarias En la auditoría realizada se evidenció que Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., presenta debilidades en la conformación de los expedientes de los diferentes productos presupuestarios, según se detalla a continuación: a) La información se organiza en carpetas que no responden necesariamente a las características que debe contener un expediente presupuestario, pues carecen de tablas de contenido e hipervínculos a los documentos incluidos en la carpeta respectiva. b) En las citadas carpetas se almacenan archivos que son de carácter preliminar como borradores de oficios, acuerdos de Junta Directiva (Word), junto con los documentos oficiales (PDF), los cuales se encuentran debidamente aprobados y firmados, por lo que más bien responden a carpetas de trabajo en lugar de expedientes presupuestarios. c) Los documentos carecen de foliatura. d) El expediente de la Modificación presupuestaria N 1, no incluye el oficio de presentación aprobado en formato (PDF), solamente se encuentra el borrador en formato Word Adicionalmente, se determinó que la Sociedad no conformó expedientes separados para los productos presupuestarios denominados Informes de evaluación semestral ; sino que los incorporó a las carpetas correspondientes al informe de ejecución presupuestaria del II trimestre y al Informe de la liquidación presupuestaria del año Las debilidades comentadas se presentaron debido a que Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., no ha definido e implementado los mecanismos de control que permitan visualizar una trazabilidad o seguimiento entre las diferentes carpetas y documentos digitales que conforman los expedientes y garanticen su seguridad, exactitud y completitud, de manera que respondan a una pieza documental, acorde con el bloque de legalidad vigente La situación antes expuesta, genera incertidumbre sobre la completitud del expediente, la exactitud de la información que lo conforma, así como su disponibilidad para todos los efectos, incluso en sedes judiciales, aunado al riesgo de extravío de documentos

14 TEMA 3: VERIFICACIÓN GENERAL DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA HALLAZGO 3.1 LA GESTIÓN DE BANCRÉDITO SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS S.A., EN CUANTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS NTSPP TIENE OPORTUNIDADES DE MEJORA La Administración activa, como componente orgánico del sistema de control interno, tiene entre otras, la responsabilidad de diseñar y ejecutar acciones que le permitan cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico, según se establece en los artículos 8 y 9 de la Ley General de Control Interno, N En ese mismo cuerpo normativo, en el Capítulo III, Sección I, se establecen los deberes del Jerarca y los titulares subordinados, entre ellos, velar por el adecuado desarrollo de la actividad del ente y tomar de inmediato medidas correctivas ante cualquier evidencia de desviación o irregularidad. TEMA 3: VERIFICACIÓN GENERAL DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA Las NTSPP tienen como parte de sus propósitos, brindar mayor seguridad jurídica en el manejo del presupuesto público, favoreciendo su consolidación como herramienta esencial de gestión y constituyen el marco de referencia de carácter general para que los sujetos pasivos y la Contraloría General emitan indicaciones, instrumentos y guías dirigidas a facilitar su aplicación; todo lo anterior, en procura del efectivo uso de los recursos públicos, el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y la eficacia y eficiencia de las operaciones En este apartado se presenta el resultado obtenido de aplicar la herramienta diseñada para valorar el cumplimiento de la normativa aplicable en materia presupuestaria, la cual se compone de un indicador integrado que permite estimar el grado de cumplimiento de las NTSPP por parte de Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., en lo que respecta a la gestión de las diferentes fases del proceso presupuestario (formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación), así como el grado de aplicación de esas normas para la generación de los productos respectivos (modificaciones presupuestarias, informes de ejecución, informes semestrales y liquidación presupuestaria) En el siguiente cuadro se presentan los resultados obtenidos de aplicar la herramienta diseñada. Al respecto, debe indicarse que dicha Sociedad obtuvo un puntaje de 79,58 puntos, lo que, según los criterios de riesgo establecidos9 significa que la gestión de Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A. en esa materia, tiene Oportunidades de Mejora. Además, se determinó que dicha calificación es menor al promedio de las Sociedades (80,2)10, en 0,7 puntos. La gestión de Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., en cuanto al cumplimiento de las NTSPP tiene oportunidades de mejora Para obtener el índice de cumplimiento de cada sociedad, se asigna un porcentaje del 45% al cumplimiento de las "Fases y Generalidades", 45% al cumplimiento de los denominados "Productos" y el 10% restante corresponde a la clasificación obtenida por la institución en el Índice de gestión institucional (IGI) para el año evaluado. Si el indicador es mayor o igual a 85 puntos, se considera que la gestión es Razonable (R); si es menor a 85 pero mayor o igual que 70 puntos, la gestión presenta "Oportunidades de Mejora" (OM) y si es menor a los 70 puntos, la gestión requiere de "Acciones inmediatas de mejora" (AIM). El promedio de las sociedades de seguros de naturaleza pública se calcula sumando los índices de cumplimiento de cada una de las entidades estudiadas, a saber: BN Corredora de Seguros, S.A.; BCR Corredora de Seguros, S.A.; Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros, S.A. y Popular Sociedad Agencia de Seguros, S.A. y se divide entre 4. Si bien existen algunas diferencias en cuanto al tipo de intermediación de seguros que realizan las sociedades Corredoras y las Aseguradoras, se integra el

15 CUADRO N 1 BANCRÉDITO SEGUROS: ÍNDICE DE CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA. AÑO 2017 Detalle Bancrédito Seguros Promedio Cumplimiento Índice de Cumplimiento 79,5 80,2 OM Fases del Proceso Presupuestario y Generalidades 66,0 74,0 AIM Generalidades 56,4 74,2 AIM Formulación 75,7 83,0 OM Aprobación 35,7 61,9 AIM Ejecución 72,1 79,9 OM Control 83,3 78,8 OM Evaluación 72,9 66,2 OM Productos 90,5 86,7 R Modificaciones 86,9 84,2 R Informes de Ejecución 85,3 84,2 R Informes Semestrales 96,2 87,0 R Informes de Liquidación 93,8 91,4 R Índice de Gestión Institucional (IGI) 11 90,8 78,4 N.A. Definiciones: R: Razonable, OM: Oportunidades de Mejora, AIM: Acciones Inmediatas de Mejora, NA: No Aplica. Fuente: CGR con información del resultado de la aplicación de la herramienta y del IGI En línea con lo anterior, se observa que la calificación promedio que obtiene la Sociedad en las fases del proceso presupuestario y generalidades (66 puntos), está por debajo del promedio estimado de las Sociedades (74 puntos); mientras, en las fases de control y evaluación, se encuentra levemente por encima del promedio. Situación diferente, en los productos presupuestarios, que la calificación está por encima del promedio estimado de las Sociedades, con 3,8 puntos En lo correspondiente al tema de Generalidades, Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., obtiene una calificación de 56,4 puntos en comparación con la industria con un promedio de 74,2 puntos. En virtud de lo anterior, se requieren acciones inmediatas de mejora por cuanto la Sociedad no cuenta con políticas, lineamientos, manuales de procedimientos para las fases de formulación, aprobación, control y evaluación, y debilidades en el manual de procedimiento de ejecución presupuestaria, tal como se estableció en los hallazgos 1.1 y Con respecto a la fase de Formulación, el grado de cumplimiento de las NTSPP es de 75,7, mientras que el promedio de las sociedades fue de 83 puntos, lo que implica que se identifican Oportunidades de Mejora, debido principalmente a que no tienen procedimientos para la elaboración de los presupuestos iniciales y extraordinarios, así como para las actividades a realizar en esta fase, según lo indicado en el Hallazgo La fase de Aprobación registra la calificación más baja con 35,7 puntos, mientras que el promedio de las sociedades sujetas a revisión fue de 61,9 puntos, por lo que se requiere la necesidad de implantar acciones inmediatas de mejora en esta fase, principalmente porque la Sociedad no ha desarrollado las herramientas o guías propias para la verificación del bloque de legalidad aplicable de cada documento presupuestario; además, carece de procedimientos para que los documentos presupuestarios que se someten a la aprobación de la CGR cumplan con la estructura y los 11 resultado del Índice con el propósito de determinar el grado de cumplimiento promedio de las NTSPP que le son aplicables a esas instituciones. El IGI constituye un instrumento de autoevaluación y verificación posterior del cumplimiento de una serie de aspectos formales que debe cumplir una institución pública, de acuerdo con el marco normativo aplicable, cuyos resultados fueron validados en su momento por la Auditoría Interna institucional

16 requisitos establecidos para cada documento en particular, así como de herramientas que aseguren el cumplimiento del marco normativo y técnico relacionado con: clasificadores presupuestarios, estructura programática y principios presupuestarios. Ver hallazgos 1.1 y En lo que respecta a la fase de Ejecución, Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., obtuvo una calificación de 72,1 puntos, 7,8 puntos por debajo del promedio (79,9), lo que implica la existencia de oportunidades de mejora, básicamente por cuanto según lo señalado en los hallazgos 1.1 y 1.2, la Sociedad, entre otros aspectos, no cuenta con procedimientos para la elaboración de la liquidación presupuestaria, el manual de modificaciones requiere la incorporación de procedimientos específicos y el establecimiento documental de la base de registro y el momento de registro de las transacciones presupuestarias En la fase de Control, Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros, S.A., obtuvo una calificación de 83,3 puntos, lo que la ubica por encima del promedio obtenido por las sociedades sujetas a estudio (78,8). No obstante lo anterior, existen oportunidades de mejora, básicamente porque se carece de procedimientos que permitan determinar el valor agregado del control a la gestión institucional En la fase de Evaluación, la Sociedad, obtuvo una calificación de 72,9 puntos, 6,7 puntos más que el promedio de las Sociedades (66,2), lo que indica que requiere de Oportunidades de Mejora. Lo anterior, se justifica en lo indicado en los hallazgos 1.1 y 1.2 sobre la ausencia de procedimientos que regulen la evaluación presupuestaria en los aspectos mínimos establecidos en las NTSPP, tales como: la suficiencia y calidad de la información interna y externa, la demanda y satisfacción de los bienes y servicios y la elaboración de propuestas de medidas correctivas y de acciones a seguir en procura de fortalecer el proceso de mejora continua de la gestión institucional De conformidad con los denominados Productos (las modificaciones presupuestarias, los informes de ejecución presupuestaria, la liquidación presupuestaria y los informes semestrales acumulativos del periodo 2017), Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., obtiene una calificación de 90,5 puntos, superior al promedio de las sociedades (86,7) en 3,8 puntos, dando como resultado un cumplimiento razonable Los Informes de Ejecución Presupuestaria y los Informes de Evaluación Semestral se ubican con un resultado Razonable al obtenerse un total de 85,3 y 96,2 puntos respectivamente. En ambos casos, la calificación se encuentra por encima del promedio de la industria. Dentro de las razones, por las cuáles la Sociedad obtuvo el puntaje anterior, se encuentra la omisión de registro en el SIPP de información sobre el Plan Básico y la no inclusión en las notas de remisión de los informes a la CGR, de la lista de información que se adjunta en forma de anexos al SIPP Los resultados en relación con el Informe de Liquidación Presupuestaria, revelan un cumplimiento razonable, con un total de 93,8 puntos superior al promedio (91,4) y básicamente responde a la omisión del detalle de la clasificación económica de los gastos ejecutados A nivel general, la calificación obtenida por la Sociedad se debe a que la normativa interna con la que contó la Sociedad durante el periodo 2017, no se ajustaba de manera satisfactoria a los lineamientos establecidos en las NTSPP

17 3. Conclusiones 3.1. El plan anual operativo y el presupuesto institucional son herramientas fundamentales para que Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., formule, discuta, apruebe, ejecute, controle y evalúe los resultados obtenidos en cada periodo, así como asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en el uso de los recursos que dispone y propicie una mejora en la rendición de cuentas Los resultados de la aplicación de la herramienta diseñada con el fin de evaluar el cumplimiento de las NTSPP por parte de Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A. obtiene un puntaje de 79,5 puntos, el cual es inferior al promedio de las sociedades de aseguradoras de seguros en 0,7 puntos; lo que según los criterios de riesgo establecidos, significa que la gestión de la Sociedad en esa materia tiene oportunidades de mejora Así las cosas, se solicita que esa Sociedad defina, oficialice e implemente normativa interna que regule el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, control, perfeccionamiento y la evaluación del Subsistema de Presupuesto, para que se cumpla con el bloque de legalidad que incluye los requerimientos técnicos y legales, especialmente lo dispuesto en las NTSPP. 4. Disposiciones 4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la, N 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, N 8292, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo o en el término conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la CGR en sus informes de auditoría, emitidos mediante resolución N R-DC , publicados en La Gaceta N 242 del 14 de diciembre de 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 4 de enero de Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones. AL MASTER ARNOLDO TREJOS DOBLES EN SU CALIDAD DE GERENTE GENERAL DE BANCRÉDITO SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS S.A., O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 4.4. Ajustar, aprobar, divulgar e implementar la normativa interna de carácter procedimental que regule las fases de formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación; específicamente en los aspectos comentados en el hallazgo 1.1 puntos 2.2 y 2.3, y se cumpla con los requerimientos establecidos en las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 31 de enero de 2019, una certificación en que

18 conste que se ha ajustado, aprobado y divulgado la normativa interna de carácter procedimental correspondiente y otra certificación, a más tardar el 30 de abril de 2019, en donde conste que se ha implementado en los productos presupuestarios emitidos de enero a abril 2019 (Presupuestos extraordinarios y modificaciones presupuestarias si los hubiese-, liquidación presupuestaria 2018 e informe de ejecución presupuestaria del I trimestre 2019). (Ver Hallazgo 1.1 párrafos 2.1 al 2.6) Elaborar, aprobar, divulgar e implementar los lineamientos y mecanismos de control que la administración estime más convenientes para evaluar periódicamente la normativa, asegurar la atención oportuna de las recomendaciones, disposiciones y observaciones emitidas por los distintos órganos de control y fiscalización, definir la base de registro y el momento de registro de las transacciones presupuestarias, verificar el cumplimiento del marco técnico relacionado con clasificadores y principios presupuestarios, garantizar la participación de todos los funcionarios en el proceso de evaluación, divulgar a los ciudadanos la información obtenida de la evaluación física realizada e incluirla en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos. Para el cumplimiento de esta disposición, se le solicita remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 31 de enero de 2019, una certificación en que conste que se han elaborado, aprobado, y divulgado los lineamientos y mecanismos de control y otra certificación, a más tardar el 30 de abril de 2019, en donde conste que se han implementado. (SIPP). Ver Hallazgo 1.2 párrafos 2.7 al 2.13) 4.6. Elaborar, aprobar, divulgar e implementar los lineamientos y mecanismos de control que la administración estime más convenientes para que la documentación digitalizada producto del proceso presupuestario, se archive de manera sistemática y ordenada, a fin de facilitar la disponibilidad, conservación, organización, accesibilidad y salvaguarda de la información, según lo indicado en el hallazgo 2.1, puntos 2.19 y 2.20 de este informe. Para el cumplimiento de esta disposición, remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 21 de enero de 2019, una certificación en donde conste que se elaboraron, aprobaron y divulgaron los lineamientos y mecanismos de control y otra certificación a más tardar el 30 de abril de 2019, en donde conste que se implementaron los lineamientos y mecanismo de control en los productos presupuestarios emitidos de enero a abril 2019 (Presupuestos extraordinarios y modificaciones presupuestarias si los hubiese-, liquidación presupuestaria 2018 e informe de ejecución presupuestaria del I trimestre 2019). (Ver Hallazgo 2.1 párrafos 2.14 al 2.22). 5. Recomendación AL MASTER ARNOLDO TREJOS DOBLES EN SU CALIDAD DE GERENTE GENERAL DE BANCRÉDITO SOCIEDAD AGENCIA DE SEGUROS S.A., O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 5.1 Se recomienda valorar los resultados obtenidos de los estimadores considerados en el Índice de Cumplimiento de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público por parte de Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros S.A., con el fin de que se tome como insumo para el mejoramiento y perfeccionamiento de la gestión de esa Sociedad en lo que respecta al proceso presupuestario

19 Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General a más tardar el 25 de enero de 2019, una certificación que acredite los resultados de la valoración realizada. (Ver Hallazgo 3.1 párrafos 2.23 al 2.37). FLOR DE MARIA ALFARO GOMEZ (FIRMA) Asistente Técnica ROBERTO ARMANDO JAIKEL SABORIO (FIRMA) Gerente de Área IFC/ncs - 19