INFORME N DFOE-EC-IF de septiembre, 2018

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1 INFORME N DFOE-EC-IF de septiembre, 2018 INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NORMATIVOS, TÉCNICOS Y MECANISMOS DE CONTROL EN LAS ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTARIO QUE REALIZA BN CORREDORA DE SEGUROS S.A de Costa Rica División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Área de Fiscalización de Servicios Económicos P3-01-GE-01 V5

2 CONTENIDO Resumen Ejecutivo Introducción... 5 ORIGEN DE LA AUDITORÍA... 5 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA... 5 ALCANCE DE LA AUDITORÍA... 5 CRITERIOS DE AUDITORÍA... 6 METODOLOGÍA APLICADA... 6 ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA... 6 GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO... 6 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA... 7 SIGLAS Resultados... 8 TEMA 1: CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA APLICABLE AL PROCESO PRESUPUESTARIO... 8 HALLAZGO 1.1: DEBILIDADES EN LA NORMATIVA INTERNA QUE REGULA EL SUBSISTEMA DE PRESUPUESTO INSTITUCIONAL, EN LAS FASES DE FORMULACIÓN, APROBACIÓN, EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTARIO HALLAZGO 1.2: SITUACIONES QUE PODRÍAN AFECTAR LA INDEPENDENCIA FUNCIONAL Y DE CRITERIO DE LOS FUNCIONARIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA TEMA 2: MECANISMOS DE CONTROL DE LA INFORMACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTARIO HALLAZGO 2.1: DEBILIDADES EN EL REGISTRO DE DATOS E INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA ADJUNTA AL SIPP HALLAZGO 2.2: DEBILIDADES EN LA CONFORMACIÓN Y RESGUARDO DE LOS EXPEDIENTES QUE CONTIENEN LOS PRODUCTOS PRESUPUESTARIOS TEMA 3: VERIFICACIÓN GENERAL DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA HALLAZGO 3.1: LA GESTIÓN DE BN CORREDORA DE SEGUROS S.A. EN CUANTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS NTSPP ES RAZONABLE Conclusiones Disposiciones AL SEÑOR JOSÉ ALFREDO BARRANTES SOLANO, EN SU CALIDAD DE GERENTE GENERAL DE BN CORREDORA DE SEGUROS S.A., O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO A LA SEÑORA GABRIELA SÁNCHEZ QUIRÓS, EN SU CALIDAD DE AUDITORA INTERNA DE BN CORREDORA DE SEGUROS S.A., O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO Recomendación AL SEÑOR JOSÉ ALFREDO BARRANTES SOLANO, EN SU CALIDAD DE GERENTE GENERAL DE BN CORREDORA DE SEGUROS S.A., O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO CUADROS CUADRO N 1 BN CORREDORA: ÍNDICE DE CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA. AÑO

3 Resumen Ejecutivo QUÉ EXAMINAMOS? La Auditoría de Carácter Especial realizada en BN Corredora de Seguros S.A., tuvo como propósito verificar el cumplimiento normativo y técnico aplicable a las fases de formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación presupuestaria; así como la existencia y aplicación de los mecanismos de control efectivos para la ejecución de dichas fases. El periodo analizado fue el comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de POR QUÉ ES IMPORTANTE? El presupuesto como expresión financiera del plan institucional, se constituye en una herramienta esencial que les permite a las entidades públicas asignar y priorizar los recursos con que se cuenta y tomar decisiones que le permitan concretar los objetivos y metas trazados para un periodo económico; es decir, establece el límite máximo de gasto para realizar las actividades requeridas y dar cumplimiento a sus fines de creación. BN Corredora de Seguros S.A., percibió en el año 2017, ingresos por 5.357,0 millones, lo cual hace importante conocer el cumplimiento de los requisitos normativos, técnicos y mecanismos de control utilizados por la citada Sociedad en cada una de las etapas del proceso presupuestario. QUÉ ENCONTRAMOS? En la auditoría realizada se determinó al aplicar la herramienta diseñada con el fin de verificar el cumplimiento de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público (NTSPP), que BN Corredora de Seguros S.A., obtuvo para el año 2017 un puntaje de 85,1 el cual es superior en 4,9 puntos al promedio de las sociedades administradoras de seguros sujetas a estudio para el mismo periodo (80,2 puntos). El puntaje obtenido, según los criterios de riesgo establecidos, significa que la gestión de la Sociedad en esa materia es razonable. No obstante lo anterior, se determinó que BN Corredora de Seguros S.A., presenta oportunidades de mejora, pues carece de un manual de procedimientos donde se definan las unidades y funcionarios responsables de realizar las estimaciones de los ingresos y los mecanismos de control interno para garantizar la validez de dichas estimaciones. Además, no existen los mecanismos para que el jerarca o instancia interna designada, conozca, verifique y se pronuncie mediante acto razonado, sobre el cumplimiento del bloque de legalidad aplicable a las modificaciones presupuestarias. Por otra parte, se encontraron debilidades en los mecanismos de control, ya que se evidenciaron inconsistencias en la información adjunta al Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP); así como en la conformación de expedientes presupuestarios, ya que la Sociedad no cuenta con una guía interna para la verificación de los requisitos que deben cumplir los presupuestos iniciales y sus variaciones (presupuestos extraordinarios y modificaciones). Finalmente, se determinó que la Auditoría Interna realiza una revisión de los documentos presupuestarios, previo a ser conocidos por la Junta Directiva, tanto en forma como en contenido, situación que podrían eventualmente comprometer su independencia funcional y de criterio en el ejercicio de sus competencias posteriores; sin que eso signifique que se menoscabe la prestación de los servicios preventivos

4 QUÉ SIGUE? Con el propósito de solventar las debilidades encontradas en el presente estudio, se giraron disposiciones al Gerente General de BN Corredora de Seguros S.A., con el fin de que ajuste, apruebe, divulgue e implemente procedimientos para las fases de formulación, ejecución y evaluación presupuestaria, que permitan considerar en la formulación de los presupuestos, la ejecución y evaluación física de periodos anteriores; regular los documentos de respaldo y registros de los diferentes movimientos de la ejecución presupuestaria; establecer la periodicidad para someter las modificaciones a la aprobación del jerarca de la institución; definir las unidades y funcionarios responsables de realizar las estimaciones de los ingresos y los mecanismos de control interno para garantizar la validez de dichas estimaciones; definir el mecanismo que le permita elaborar las propuestas de medidas correctivas y de acciones a seguir en procura de fortalecer el proceso de mejora continua de la gestión institucional. Además, se dispuso elaborar, oficializar, divulgar e implementar los mecanismos para el archivo de la documentación digitalizada del proceso presupuestario, con el fin de facilitar su disponibilidad, conservación, organización, accesibilidad y salvaguarda; así como su incorporación en el SIPP de conformidad con lo establecido en la normativa técnica vigente. Asimismo, se dispone a la Auditora Interna eliminar o ajustar aquellas actividades que actualmente realiza en relación con los documentos presupuestarios sometidos a conocimiento o aprobación de la Junta Directiva y que eventualmente podrían comprometer su independencia funcional y de criterio en la ejecución de estudios posteriores de auditoría. Finalmente, se emite una recomendación a la Gerencia General, con el objetivo de que se valoren los resultados de los estimadores considerados en el indicador denominado Índice de Cumplimiento de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público, con la finalidad de que puedan ser utilizados como un insumo para el mejoramiento y perfeccionamiento continuo de su gestión en lo que respecta al proceso presupuestario

5 INFORME N DFOE-EC-IF DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS INFORME DE AUDITORÍA DE CARÁCTER ESPECIAL SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS NORMATIVOS, TECNICOS Y MECANISMOS DE CONTROL EN LAS ETAPAS DEL PROCESO PRESUPUESTARIO QUE REALIZA BN CORREDORA DE SEGUROS S.A. 1. Introducción ORIGEN DE LA AUDITORÍA 1.1. El presupuesto como expresión financiera del plan institucional, se constituye en una herramienta esencial que les permite a las entidades públicas asignar y priorizar los recursos con que se cuenta y tomar decisiones que le permitan concretar los objetivos y metas trazados para un periodo económico; es decir, establece el límite máximo de gasto para realizar las actividades requeridas y dar cumplimiento a sus fines de creación En razón de lo anterior, es relevante que las gestiones presupuestarias se apeguen a la normativa técnica y jurídica vigente, generando información confiable y congruente entre los distintos documentos de carácter presupuestario que se emiten, para favorecer la toma de decisiones. Lo anterior cobra mayor relevancia, al considerar que BN Corredora de Seguros S.A., percibió en el año 2017, ingresos por 5.357,0 millones El estudio se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a la Contraloría General de la República los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica N 7428, así como en cumplimiento del Plan Anual Operativo 2018 de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa y la cartera de proyectos del Área de Fiscalización de Servicios Económicos. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.4. El propósito de la auditoría de carácter especial fue verificar el cumplimiento normativo y técnico aplicable a las fases de formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación presupuestaria; así como la existencia y aplicación de los mecanismos de control para la ejecución de dichas fases en BN Corredora de Seguros S.A. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 1.5. El estudio contempló la verificación del cumplimiento de los requisitos establecidos en la normativa vigente para las diferentes fases del proceso presupuestario (formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación), así como en la definición de sus productos (modificaciones presupuestarias, informes de ejecución, informes semestrales de evaluación y liquidación presupuestaria) por parte - 5 -

6 de BN Corredora de Seguros S.A., durante el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de CRITERIOS DE AUDITORÍA 1.6. La comunicación de criterios de auditoría fue realizada a esa Sociedad mediante oficio DFOE-EC del 24 de abril de 2018, dirigido al Lic. José Alfredo Barrientos Solano, Gerente General. METODOLOGÍA APLICADA 1.7. La auditoría se realizó de conformidad con las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral de la CGR y el Procedimiento de Auditoría vigente, establecido por la DFOE Para el desarrollo del estudio se elaboró y aplicó una herramienta de auditoría denominada Verificación Normas Técnicas sobre Presupuesto Público, que tiene como objetivo principal determinar el cumplimiento de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público, así como de otras fuentes normativas, en las diferentes fases del proceso presupuestario y en lo que se refiere a los Productos Presupuestarios (modificaciones presupuestarias 1, informes de ejecución presupuestaria, liquidación presupuestaria e informes semestrales acumulativos) correspondientes al periodo De igual forma, se realizaron entrevistas, sesiones de trabajo, comprobaciones, inspecciones físicas, análisis documental, pruebas analíticas, validaciones de los resultados con la administración y la correspondiente comunicación de resultados. ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA Como parte de los aspectos positivos que favorecieron la ejecución de la Auditoría, es importante mencionar la colaboración prestada por parte de la Administración de BN Corredora de Seguros S.A., situación que coadyuvó con el cumplimiento de los objetivos de la misma. GENERALIDADES ACERCA DEL OBJETO AUDITADO En el artículo 23 de la Ley Reguladora del Mercado de Seguros, N , se autoriza a los bancos públicos a participar en la actividad de seguros como intermediarios, mediante la constitución de una sociedad anónima dedicada exclusivamente a ese fin; sea, la promoción, oferta y, en general, los actos dirigidos a la celebración de un contrato de seguros, su renovación o modificación, la ejecución de los trámites de reclamos y el asesoramiento que se preste en relación con esas contrataciones BN Corredora de Seguros S.A., obtuvo la autorización administrativa de la Superintendencia General de Seguros para el inicio de operaciones, el 26 de octubre de 2009, con el número de licencia SC , Resolución SGS del 11 de mayo de La formulación del presupuesto inicial, así como la elaboración de las modificaciones, los presupuestos extraordinarios y el seguimiento a la ejecución, está a cargo de la Unidad Administrativa Financiera, con el apoyo del Departamento de Contabilidad y el Gerente General. Cabe indicar que BN Corredora de Seguros S.A. no cuenta con un área específica de presupuesto. 1 Para el año 2017, BN Corredora de Seguros S.A. realizó seis modificaciones presupuestarias. 2 Publicada en el Alcance N 30 de La Gaceta N 152 del 7 de agosto de

7 1.14. Asimismo, la jefatura de la Unidad Administrativa Financiera es la responsable de preparar la información de la ejecución presupuestaria, así como de incorporar en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos Públicos (SIPP), los datos financieros y la documentación relacionada con el presupuesto inicial, los presupuestos extraordinarios, las modificaciones, los informes trimestrales de ejecución presupuestaria, los informes de evaluación presupuestaria, la liquidación presupuestaria y los objetivos, metas y recursos del plan operativo institucional. El Director de Operaciones valida la información registrada en dicho sistema de información Es importante indicar, que para el año 2017, con el propósito de cumplir con sus fines de creación, BN Corredora de Seguros S.A., presupuestó ingresos y egresos por un monto de 5.770,9 millones y al cierre de ese, se tiene que percibieron 5.357,0 millones 3, y se ejecutaron el 81,2% de los recursos ( 4.688,2 millones) 4. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA La comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y disposiciones, producto de la auditoría que alude el presente informe, se efectuó el 29 de agosto de 2018, en las instalaciones de BN Corredora de Seguros S.A. Se contó con la presencia de los siguientes funcionarios: Lic. José Alfredo Barrientos Solano, Gerente General, Licda. Gabriela Sánchez Quirós, Auditora Interna, Licda. Geovanna Guerrero Godínez, Jefe Unidad Administrativa Financiera y Lic. Cesar Calderón Badilla, Contador, funcionarios de BN Corredora de Seguros S.A; actividad a la que se convocó mediante el oficio N (DFOE-EC-0581) de 20 de agosto de En dicha reunión y en cumplimiento de la normativa vigente, por medio del oficio N (DFOE- EC-0607) de 29 de agosto de 2018, se le entregó al Lic. José Alfredo Barrientos Solano, Gerente General, copia digital del borrador del presente informe. Lo anterior, a efecto de obtener las observaciones y sustento documental que BN Corredora de Seguros S.A. tuviera al respecto. SIGLAS Lista de siglas utilizadas en este informe: SIGLA CGR DFOE NTSPP SIPP Significado División de Fiscalización Operativa y Evaluativa Normas Técnicas sobre Presupuesto Público Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos 3 El 93,0% de ingresos se registran en la cuenta Servicios Financieros y de Seguros y se originan en comisiones cobradas por el servicio de intermediación de venta de seguros. 4 Los principales gastos ejecutados corresponden a las partidas de Dividendos e Impuestos sobre ingresos y utilidades, las cuales representan el 29,4% y el 20,4%, respectivamente

8 2. Resultados TEMA 1: CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA APLICABLE AL PROCESO PRESUPUESTARIO HALLAZGO 1.1: DEBILIDADES EN LA NORMATIVA INTERNA QUE REGULA EL SUBSISTEMA DE PRESUPUESTO INSTITUCIONAL, EN LAS FASES DE FORMULACIÓN, APROBACIÓN, EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTARIO Las NTSPP, integran el marco normativo que la CGR ha emitido para regular el funcionamiento del Subsistema de Presupuesto Público, el proceso presupuestario y sus fases, así como los requisitos e información a suministrar al Órgano Contralor Las citadas NTSPP establecen, entre otras regulaciones, las siguientes: El Subsistema de Presupuesto Institucional comprende los principios, las técnicas, los métodos y procedimientos empleados, así como los órganos participantes en el proceso presupuestario institucional y que uno de sus objetivos es que las instituciones logren que el proceso presupuestario, en cada una de sus fases, se cumpla en el tiempo y la forma requeridos. (Normas y inciso b). TEMA 1: CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA APLICABLE AL PROCESO PRESUPUESTARIO Debilidades en la normativa interna que regula el Subsistema de Presupuesto Institucional, en las fases de formulación, aprobación, ejecución y evaluación del proceso presupuestario. Situaciones que podrían afectar la independencia funcional y de criterio de los funcionarios de la Auditoría Interna. Es responsabilidad del jerarca garantizar la aplicación efectiva de la normativa técnica que rige en general el Subsistema de Presupuesto, así como emitir los lineamientos y las políticas que orienten el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, control, perfeccionamiento y la evaluación del Subsistema de Presupuesto. (Norma 2.1.3, apartado a), incisos i) y ii). Es responsabilidad del titular subordinado emitir, divulgar y poner a disposición para consulta y mantener actualizados los manuales de procedimientos de operación del Subsistema de Presupuesto, así como dar seguimiento y realizar evaluaciones periódicas sobre el funcionamiento del mismo para adoptar las acciones correctivas que procedan y brindar los informes que requiere el jerarca. (Norma 2.1.3, incisos iv) y viii). Los titulares subordinados y funcionarios de las entidades deben preparar, divulgar y propiciar el conocimiento de manuales que definan con claridad los procedimientos, la participación, las responsabilidades de los actores y las unidades que intervienen en el desarrollo coordinado e integrado del proceso presupuestario. (Norma 3.4) 2.3. En la auditoría realizada se evidenció, que si bien BN Corredora de Seguros S.A., cuenta con normativa interna para regular las fases del proceso presupuestario, entre las cuales se encuentran: Planificación Anual Operativa y presupuesto, Procedimiento sobre la ejecución presupuestaria y el seguimiento y liquidación del PAO, Ejecución control y evaluación presupuestaria, Reglamento para la aprobación de variaciones al presupuesto y Lineamientos para el cumplimiento de las fases del presupuesto, se determinó que éstas presentan las siguientes debilidades: - 8 -

9 a) Fase de formulación: No se ha definido procedimentalmente, las unidades y funcionarios responsables de realizar las estimaciones de los ingresos y los mecanismos de control interno para garantizar la validez de dichas estimaciones. Se carece de procedimientos o lineamientos para considerar como insumos, en la formulación del presupuesto institucional, los resultados de la ejecución y evaluación física de la gestión de periodos anteriores. Si bien la Sociedad cuentan con escenarios presupuestarios en la fase de Formulación; no existen procedimientos internos para su elaboración, donde se determinen las metodologías y variables a considerar. No se evidenciaron mecanismos y parámetros donde se establezca la metodología para formular los indicadores de gestión y de resultados en función de los bienes y servicios que brinda la Sociedad y las metas establecidas. No se cuenta con procedimientos oficiales para determinar los requerimientos de bienes, servicios y otros gastos utilizados por los responsables de cada programa presupuestario, con el fin de cumplir con los objetivos del programa que tienen a cargo. b) Fase de aprobación: El Reglamento para la aprobación de variaciones al presupuesto no indica que cada documento presupuestario (presupuestos extraordinarios y modificaciones), previo a su aprobación por el órgano o funcionario competente, deba incorporar la guía de verificación de requisitos del bloque de legalidad firmada por el funcionario competente. c) Fase de ejecución: Los procedimientos internos relacionados con la gestión de ingresos y de los gastos presupuestarios no contemplan los diferentes movimientos de la ejecución presupuestaria. Además, no establecen los respaldos que deben acompañar el registro de esos movimientos. En la normativa que regula las modificaciones presupuestarias, no se establece la periodicidad para someterlas a la aprobación del jerarca de la institución. d) Fase de evaluación: No se dispone de los procedimientos relacionados con la elaboración de las propuestas de medidas correctivas y de acciones a seguir en procura de fortalecer el proceso de mejora continua de la gestión institucional Los aspectos comentados no se contemplan en los documentos formalizados por BN Corredora de Seguros S.A., ya que la Administración estima que los aspectos en ellos regulados les permite, en términos generales, el cumplimiento de los lineamientos establecidos por la CGR. No obstante, debe tenerse presente que el bloque de legalidad vigente aplicable al proceso presupuestario considera relevante la descripción de las actividades que conforman cada una de las fases del proceso presupuestario, aspecto que no se cumple actualmente a cabalidad La ausencia de manuales y procedimientos, formales y específicos en las fases de formulación, aprobación, ejecución y evaluación, puede generar debilidades en el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento y evaluación de las actividades propias del Subsistema de Presupuesto, así como en la generación de sus productos Asimismo, incide en la determinación de eventuales responsabilidades y toma de decisiones oportunas ante alertas que permitan identificar irregularidades o desviaciones importantes en el - 9 -

10 proceso presupuestario y constituyen una limitación para que la Administración realice oportunamente los ajustes que se requieran en el plan y el presupuesto. HALLAZGO 1.2: SITUACIONES QUE PODRÍAN AFECTAR LA INDEPENDENCIA FUNCIONAL Y DE CRITERIO DE LOS FUNCIONARIOS DE LA AUDITORÍA INTERNA Los artículos 21 y 25 de la Ley General de Control Interno, N 8292 y en el artículo 62 de la Ley Orgánica de la, N 7428, se establece la independencia funcional y de criterio de los funcionarios de la auditoría interna en relación con el jerarca y los demás órganos de la administración activa, con el propósito de proporcionar la seguridad de sus operaciones Igualmente, las normas y de las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, reiteran la independencia de criterio y el tipo de servicios que pueden prestar las unidades de auditoría interna En la auditoría realizada se evidenció que la Auditoría Interna de BN Corredora de Seguros S.A., ejecuta revisiones a los documentos presupuestarios sometidos a la aprobación de la Junta Directiva. Dicha revisión comprende, según lo indicado por la Licda. Gabriela Sánchez Quirós, Auditora Interna de esa Sociedad, mediante oficio BNCS-AI del 21 de febrero de 2018, los siguientes aspectos: Verificación de cumplimiento del bloque de legalidad emitido por CGR (tanto las normas como los oficios que publican en el menú de trámites de la página Web). Validación de que las cifras consignadas provengan del sistema de contabilidad presupuestaria y que las cifras proyectadas correspondan a las aprobadas por la Junta Directiva. En el caso de los informes de evaluación y liquidación presupuestaria, también se solicita la evidencia que respalda el cumplimiento de las metas, y se revisa que se incluyeran todas las metas que integran la planificación institucional. Alineación con la planificación del Conglomerado Financiero. Evaluación de la razonabilidad de las proyecciones de ingresos y egresos, respecto a históricos y planes Agrega la Auditora Interna que dichas actividades las ejecuta como parte de la asesoría que le brindan a la Junta Directiva de la Sociedad, siempre que algún documento presupuestario se adjunta en el orden del día para aprobación o conocimiento del órgano de dirección y que los resultados obtenidos de esa revisión denominada como limitada, son informados vía correo electrónico al presidente de la Junta Directiva y posteriormente explicados en la sesión al resto de los directores y a la Administración Adicionalmente, se determinó que la Auditoría Interna en la revisión antes comentada, efectúa correcciones de forma y contenido, como por ejemplo los ajustes realizados en los informes semestrales y la liquidación presupuestaria del La situación anterior tiene como origen que la Auditoría Interna no limitó sus funciones respecto de su rol en la revisión previa a los documentos presupuestarios sometidos a aprobación de la Junta Directiva; si bien, tiene como parte de sus funciones la asesoría, esta debe desarrollarse con el propósito de proporcionar seguridad en las operaciones que realiza la administración activa; pero no en la ejecución de actividades que son responsabilidad y competencia exclusiva de dicha administración, como responsable del Subsistema de Presupuesto Institucional

11 2.13. Lo antes expuesto, podría comprometer la independencia funcional y de criterio de la Auditoría Interna en el ejercicio de sus competencias posteriores; sin que eso signifique que se menoscabe la prestación de los servicios preventivos. TEMA 2: MECANISMOS DE CONTROL DE LA INFORMACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTARIO HALLAZGO 2.1: DEBILIDADES EN EL REGISTRO DE DATOS E INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA ADJUNTA AL SIPP Las NTSPP establecen entre otras regulaciones, lo siguiente: a) El deber del jerarca de confirmar la oficialidad de la información incorporada al SIPP. Al respecto, el Órgano Contralor mediante las Indicaciones para remisión a la CGR de la información referente a la gestión física y financiera institucional, regula este aspecto y establece, entre otros temas, que las notas de remisión de los informes de ejecución TEMA 2: MECANISMOS DE CONTROL DE LA INFORMACIÓN DEL PROCESO PRESUPUESTARIO Debilidades en el registro de datos e información presupuestaria adjunta al SIPP. Debilidades en la conformación y resguardo de los expedientes que contienen los productos presupuestarios. presupuestaria, evaluación semestral y la liquidación presupuestaria, deben indicar que se incluyeron los ingresos, gastos y la información Plan Operativo Anual en el SIPP. (Inciso a) de la norma ). b) La información presupuestaria debe incluirse en el SIPP y los informes de ejecución presupuestaria deben contener los ingresos recibidos y los gastos ejecutados durante el trimestre. (Inciso b) de la norma ). c) Por principio de claridad el presupuesto debe ser comprensible para las diferentes personas que utilizan la información presupuestaria, sin omitir las reglas técnicas esenciales. (Norma 2.2.3) Las Directrices Generales a los Sujetos Pasivos de la para el adecuado registro y validación de información en el Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP) (D DC-DFOE), señala la responsabilidad del jerarca de velar porque la información incluida en el SIPP sea en todo momento exacta, confiable y oportuna En la auditoría realizada, se determinaron debilidades en el registro de datos e información presupuestaria adjunta al SIPP por parte de BN Corredora de Seguros S.A., según se detalla a continuación: a) Los informes de ejecución reflejan sobre-ejecuciones inexistentes. Esta situación es producto de que la Sociedad coteja la ejecución del presupuesto contra una programación trimestral y no con respecto al presupuesto definitivo (anual) a esa fecha. b) En el análisis del informe de evaluación del I semestre, específicamente en el apartado Comportamiento de la ejecución presupuestaria, la Sociedad establece un superávit presupuestario de 27,0 millones; cuando lo correcto es un déficit de 470,3 millones 5. c) Si bien la Sociedad realizó en el periodo 2017 el pago de Dividendos utilizando como fuente de financiamiento los recursos del Superávit libre del periodo 2016, no se registró en los informes de ejecución presupuestaria de ingresos 2017 digitados en el SIPP, la suma de 1.250,9 millones correspondiente a dicha fuente de financiamiento; a pesar de que fue incorporada a la corriente presupuestaria mediante el presupuesto inicial Esta situación puede generar 5 El déficit se origina al sustraer de los ingresos percibidos al 30 de junio de 2017 ( 2.367,3 millones), los egresos ejecutados a la misma fecha ( 2.837,6 millones)

12 interpretaciones erróneas por parte de los usuarios de la información; como por ejemplo, asumir que la ejecución del gasto superó los recursos recaudados y aprobados, cuando en realidad esa situación no se presentó. d) En el informe de evaluación del I semestre 2017, se revela la utilización de 500,0 millones de ingresos provenientes de Recursos de vigencias anteriores (Superávit libre 2016), con el fin de pagar Dividendos 6 ; no obstante, dicha suma no se reflejó en los informes de ejecución presupuestaria digitados en el SIPP como un ingreso percibido, según lo señalado con anterioridad Las inconsistencias antes expuestas en relación con los datos incluidos en el SIPP obedecen a debilidades en los mecanismos de control al confeccionar el documento presupuestario e incluirlo en el sistema. Además, se evidencian debilidades en la aplicación de la técnica presupuestaria al no registrar ingresos percibidos y utilizados en el periodo Lo anterior, incide en la calidad, razonabilidad y confiabilidad de la información de carácter público incluida en el SIPP, que tiene como principal objetivo promover los principios de transparencia y rendición de cuentas. Asimismo, puede afectar la toma de decisiones por parte de la Administración Activa, los órganos de control y demás usuarios de la información presupuestaria. HALLAZGO 2.2: DEBILIDADES EN LA CONFORMACIÓN Y RESGUARDO DE LOS EXPEDIENTES QUE CONTIENEN LOS PRODUCTOS PRESUPUESTARIOS Los expedientes documentales representan un aspecto fundamental para las instituciones, ya que correctamente organizados, constituyen una herramienta que refleja el historial y el accionar de la institución en sus distintas facetas. Un expediente correctamente estructurado, garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna, simplifica trámites, evita la acumulación o inclusión de información innecesaria, facilitando de esta forma el proceso de toma de decisiones de los jerarcas y la rendición de cuentas Los artículos 39 y 40 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, N 7202, establecen que los archivos de gestión son los archivos de las divisiones, departamentos y secciones de los diferentes entes encargados de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación producida por su unidad y que deba mantenerse técnicamente organizada; así como, que la documentación que se encuentre en gestión debe organizarse con los principios de procedencia y orden original En cuanto a la gestión y conservación de documentos electrónicos, el artículo 6 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, N 8454, señala que los documentos pueden conservarse en soporte electrónico, para lo cual se debe garantizar, medidas de seguridad, inalterabilidad, se posibilite su acceso y se preserve la información relativa a su origen Asimismo, en el artículo 16 de la Ley General de Control Interno N 8292, se establece como deberes del jerarca y de los titulares subordinados contar con sistemas de información que permitan tener una gestión documental institucional, que comprenda el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío de los objetivos propuestos Además, en la norma de las NTSPP, se dispone como deber del jerarca institucional regular el manejo y custodia de los expedientes relacionados con modificaciones presupuestarias En la auditoría realizada se determinó que la totalidad de los expedientes de los documentos presupuestarios de BN Corredora de Seguros S.A., se encuentran en formato digital y son 6 Erogación realizada en el II trimestre de

13 resguardados en el servidor de la base de datos institucional; sin embargo, se evidenció que esos expedientes no incorporan la siguiente información: a) La guía de verificación de requisitos establecida en el bloque de legalidad, en las cuales se concluya si el documento (presupuesto inicial y sus variaciones) cumplió con la normativa técnica y legal, así como con las políticas y lineamientos emitidos por esa Sociedad. b) Las tablas de contenido o hipervínculos a los documentos incluidos en las diferentes carpetas de los productos presupuestarios. c) La indicación de que se incluyó la información que se solicita sobre el Plan anual Operativo en el SIPP, para los informes de evaluación semestrales y la liquidación presupuestaria. d) Las listas o reportes de requerimientos de contenido presupuestario presentados por los diferentes niveles de la organización. e) Los escenarios propuestos para la formulación del presupuesto Las debilidades comentadas se presentaron debido a que BN Corredora de Seguros S.A., no ha definido e implementado los mecanismos de control que garanticen la seguridad, exactitud y completitud de los expedientes digitales de los diferentes documentos presupuestarios, de manera que respondan a una pieza documental, acorde con el bloque de legalidad vigente La situación antes expuesta, genera incertidumbre sobre la completitud del expediente, la exactitud de la información que lo conforma, así como su disponibilidad para todos los efectos, incluso en sedes judiciales. TEMA 3: VERIFICACIÓN GENERAL DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA HALLAZGO 3.1: LA GESTIÓN DE BN CORREDORA DE SEGUROS S.A. EN CUANTO AL CUMPLIMIENTO DE LAS NTSPP ES RAZONABLE La Administración activa, como componente orgánico del sistema de control interno, tiene entre otras, la responsabilidad de diseñar y ejecutar acciones que le permitan cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico, según se establece en los artículos 8 y 9 de la Ley General de Control Interno, N En ese mismo cuerpo normativo, en el Capítulo III, Sección I, se establecen los deberes del Jerarca y los titulares subordinados, entre ellos, velar por el TEMA 3: VERIFICACIÓN GENERAL DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA La gestión de BN Corredora de Seguros S.A. en cuanto al cumplimiento de las NTSPP es razonable. adecuado desarrollo de la actividad del ente y tomar de inmediato medidas correctivas ante cualquier evidencia de desviación o irregularidad Las NTSPP tienen como parte de sus propósitos, brindar mayor seguridad jurídica en el manejo del presupuesto público, favoreciendo su consolidación como herramienta esencial de gestión y constituyen el marco de referencia de carácter general para que los sujetos pasivos y la CGR emitan indicaciones, instrumentos y guías dirigidas a facilitar su aplicación; todo lo anterior, en procura del efectivo uso de los recursos públicos, el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales y la eficacia y eficiencia de las operaciones En este tema se presenta el resultado obtenido de aplicar la herramienta diseñada para valorar el cumplimiento de la normativa aplicable en materia presupuestaria, la cual se compone de un indicador que permite estimar el grado de cumplimiento de las NTSPP por parte de BN Corredora de Seguros S.A, en lo que respecta a la gestión de las diferentes fases del proceso presupuestario (formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación), así como el grado de cumplimiento de

14 esas normas para la generación de los productos respectivos (modificaciones presupuestarias, informes de ejecución, informes de evaluación y liquidación presupuestaria) En el siguiente cuadro se muestran los resultados de aplicar la herramienta diseñada. Al respeto, debe indicarse que dicha Sociedad obtuvo un puntaje de 85,1 7, lo que según los criterios de riesgo establecidos 8 significa que la gestión del puesto de bolsa en esa materia tiene un cumplimiento razonable. Además, se determinó que la calificación de BN Corredora de Seguros S.A. es superior al promedio de las entidades sujetas a estudio (80,2) 9, en 4,9 puntos. CUADRO N 1 BN CORREDORA DE SEGUROS S.A.: ÍNDICE DE CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA PRESUPUESTARIA. AÑO 2017 Detalle BN Corredora Promedio Cumplimiento Índice de Cumplimiento 85,1 80,2 R Fases del Proceso Presupuestario y Generalidades 87,2 74,0 R Generalidades 79,7 74,2 OM Formulación 82,6 83,0 OM Aprobación 88,1 61,9 R Ejecución 90,2 79,9 R Control 88,9 78,8 R Evaluación 93,8 66,2 R Productos 91,6 86,7 R Modificaciones 83,0 84,2 OM Informes de Ejecución 91,2 84,2 R Informes Semestrales 92,3 87,0 R Informes de Liquidación 100,0 91,4 R Índice de Gestión Institucional (IGI) 10 45,8 78,4 N.A. Definiciones: R: Razonable, OM: Oportunidades de Mejora, AIM: Acciones Inmediatas de Mejora, NA: No Aplica. Fuente: CGR con información del resultado de la aplicación de la herramienta y del IGI En línea con lo anterior, se observa que la calificación obtenida por BN Corredora de Seguros S.A., en cada uno de los aspectos analizados supera el promedio de las sociedades sujetas a evaluación; exceptuando las actividades de la Fase de Formulación y el producto de modificaciones 7 Para obtener el índice de cumplimiento de cada sociedad, se asigna un porcentaje del 45% al cumplimiento de las "Fases y Generalidades", 45% al cumplimiento de los denominados "Productos" y el 10% restante corresponde a la clasificación obtenida por la institución en el Índice de gestión institucional (IGI) para el año evaluado. 8 Si el indicador es mayor o igual a 85 puntos, se considera que la gestión es Razonable (R); si es menor a 85 pero mayor o igual que 70 puntos, la gestión presenta "Oportunidades de Mejora" (OM) y si es menor a los 70 puntos, la gestión requiere de "Acciones inmediatas de mejora" (AIM). 9 El promedio de las sociedades de seguros de naturaleza pública se calcula sumando los índices de cumplimiento de cada una de las entidades estudiadas, a saber: BN Corredora de Seguros, S.A.; BCR Corredora de Seguros, S.A.; Bancrédito Sociedad Agencia de Seguros, S.A. y Popular Sociedad Agencia de Seguros, S.A. y se divide entre 4. Si bien existen algunas diferencias en cuanto al tipo de intermediación de seguros que realizan las sociedades Corredoras y las Aseguradoras, se integra el resultado del Índice con el propósito de determinar el grado de cumplimiento promedio de las NTSPP que le son aplicables a esas instituciones 10 El IGI constituye un instrumento de autoevaluación y verificación posterior del cumplimiento de una serie de aspectos formales que debe cumplir una institución pública, de acuerdo con el marco normativo aplicable, cuyos resultados fueron validados en su momento por la Auditoría Interna institucional

15 presupuestarias, donde las calificaciones obtenidas son inferiores al promedio en 0,4 y 1,2 puntos, respectivamente En lo que respecta a las Fases del proceso presupuestario y Generalidades, obtiene una calificación de 87,2; puntaje superior al promedio de las entidades en estudio en 13,2 puntos Con respecto a los aspectos de Generalidades, el grado de cumplimiento de las NTSPP es de 79,7; por lo que existen oportunidades de mejora debido a la ausencia de manual de procedimientos donde se definan las unidades y funcionarios responsables de realizar las estimaciones de los ingresos y los mecanismos de control interno para garantizar la validez de dichas estimaciones. Además, no se cuenta con un documento que contenga los resultados de las evaluaciones realizadas a la normativa institucional que regula el Subsistema de Presupuesto La fase de Formulación muestra una calificación de 82,6, debido a que en el procedimiento de formulación presupuestaria no se consideran los resultados de la ejecución y evaluación física de la gestión de periodos anteriores. Asimismo, se carece de los procedimientos internos para elaborar los distintos escenarios, donde se determinen las metodologías y variables consideradas Por otra parte, los productos derivados del proceso presupuestario (modificaciones presupuestarias, los informes de ejecución, la liquidación presupuestaria y los informes semestrales del periodo 2017) muestran una calificación de 91,6, cifra superior al promedio de las entidades en estudio (86,7); no obstante, se presentan oportunidades de mejora, según se detalló en el hallazgo 2.2 de este informe En cuanto a los productos del proceso presupuestario, se tiene que los resultados son razonables; con excepción del producto denominado Modificaciones presupuestarias el cual registra oportunidades de mejora al obtener una calificación de 83 puntos, por debajo del promedio de las sociedades sujetas a estudio. Lo anterior, en vista de que no se incorpora la incidencia de este tipo de documentos, en el cumplimiento de los objetivos y metas del plan; así como la ausencia de mecanismos para que el jerarca o instancia interna designada, conozca, verifique y se pronuncie mediante acto razonado, sobre el cumplimiento del bloque de legalidad aplicable. 3. Conclusiones 3.1. El plan anual operativo y el presupuesto institucional son herramientas fundamentales para que BN Corredora de Seguros S.A., formule, discuta, apruebe, ejecute, controle y evalúe los resultados obtenidos en cada periodo, así como asegurar el cumplimiento de la normativa vigente en el uso de los recursos que dispone y propicie una mejora en la rendición de cuentas Los resultados de la aplicación de la herramienta diseñada con el fin de evaluar el cumplimiento de las NTSPP por parte de BN Corredora de Seguros S.A. obtiene un puntaje de 85,1 puntos, el cual es inferior al promedio de las sociedades corredoras y aseguradoras (80,2 puntos), en 4,9 puntos; lo que según los criterios de riesgo establecidos, significa que la gestión de la Sociedad en esa materia es razonable Así las cosas, se requiere que esa Sociedad defina, oficialice e implemente normativa interna que regule el establecimiento, mantenimiento, funcionamiento, control, perfeccionamiento y la evaluación del Subsistema de Presupuesto, para que se cumpla con el bloque de legalidad que incluye los requerimientos técnicos y legales, especialmente lo dispuesto en las NTSPP

16 4. Disposiciones 4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la, N 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, N 8292, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo o en el término conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la CGR en sus informes de auditoría, emitidos mediante resolución N R-DC , publicados en La Gaceta N 242 del 14 de diciembre de 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 4 de enero de Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones. AL SEÑOR JOSÉ ALFREDO BARRANTES SOLANO, EN SU CALIDAD DE GERENTE GENERAL DE BN CORREDORA DE SEGUROS S.A., O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 4.4. Ajustar, aprobar, divulgar e implementar los procedimientos que regulan las fases de formulación, aprobación, ejecución y evaluación presupuestaria, con el propósito de que se incorpore la regulación de los aspectos emitidos en esa normativa interna, según lo señalado en el hallazgo 1.1. Remitir a la Contraloría General, a más tardar el 28 de febrero de 2019, una certificación donde se indique se ha ajustado, aprobado y divulgado los referidos procedimientos y otra certificación, a más tardar el 30 de mayo de 2019, en donde conste que se implementaron los procedimientos solicitados en esta disposición en los productos presupuestarios emitidos de enero a mayo 2019 (Presupuestos extraordinarios y modificaciones presupuestaria si las hubiere-, liquidación presupuestaria 2018 e informe de ejecución presupuestaria del I trimestre de 2019). (Ver Hallazgo 1.1, párrafos 2.1 al 2.6) Elaborar, oficializar, divulgar e implementar los mecanismos de control que la administración estime más conveniente para el archivo de la documentación digitalizada del proceso presupuestario, con el fin de facilitar la disponibilidad, conservación, organización, accesibilidad, salvaguarda de la información y su incorporación en el SIPP, de conformidad con lo establecido en la normativa técnica vigente, considerando para ello las observaciones señaladas en los hallazgos 2.1. y 2.2. Remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 28 de febrero de 2019, una certificación donde se indique que se elaboró, oficializó y divulgó los referidos mecanismos y otra certificación, a más tardar el 30 de mayo de 2019, en donde conste que se implementaron los mecanismos de control solicitados en esta disposición en los productos presupuestarios emitidos de enero a mayo 2019 (Presupuestos extraordinarios y modificaciones presupuestaria si las hubiere-, liquidación presupuestaria 2018 e informe de ejecución presupuestaria del I trimestre de 2019). (Ver Hallazgo 2.1, párrafos 2.14 al 2.18 y Hallazgo 2.2, párrafo 2.19 al 2.26)

17 A LA SEÑORA GABRIELA SÁNCHEZ QUIRÓS, EN SU CALIDAD DE AUDITORA INTERNA DE BN CORREDORA DE SEGUROS S.A., O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 4.6. Eliminar o ajustar las actividades que realiza actualmente la auditoría interna en relación con la revisión de los documentos presupuestarios previo a la aprobación o conocimiento de la Junta Directiva, según corresponda, con el fin de evitar situaciones que podrían afectar su independencia funcional y de criterio en la ejecución de estudios posteriores de auditoría, considerando para ello el uso de los servicios que puede ofrecer esa unidad en apego al ordenamiento jurídico vigente. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General, a más tardar el 28 de febrero de 2019, una certificación que acredite la eliminación o ajuste de las actividades indicadas de acuerdo con lo requerido. (Ver Hallazgo 1.2, párrafos del 2.7 al 2.13). 5. Recomendación AL SEÑOR JOSÉ ALFREDO BARRANTES SOLANO, EN SU CALIDAD DE GERENTE GENERAL DE BN CORREDORA DE SEGUROS S.A., O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 5.1. Se recomienda valorar los resultados obtenidos de los estimadores considerados en el Índice de Cumplimiento de las Normas Técnicas sobre Presupuesto Público, con el fin de que se tome como insumo para el mejoramiento y perfeccionamiento continuo de la gestión de BN Corredora de Seguros S.A., en lo que respecta al proceso presupuestario. Sobre el particular, se le solicita remitir a esta Contraloría General a más tardar el 14 de diciembre de 2018, una certificación que acredite los resultados de la valoración realizada. (Ver Hallazgo 3.1, párrafos 2.27 al 2.36) Gerente de Área Asistente Técnica Fiscalizador - Coordinador