Procedimientos Tráfico.

Transcripción

1 Procedimientos Tráfico. Aclaraciones Ø Ø Ø Ø Ø Cargo en punto de venta mal emitido Boletos erróneamente emitidos Documentación Proceso de aclaración Consideraciones Procedimientos Reembolsos Ø Documentación Ø Estatus de boletos para reembolso Ø Autorizaciones especiales de Mco s Aclaraciones Débitos Ø Documentación Ø Recomendaciones para evitar Notas de Débito

2 Aclaraciones Una aclaración es el proceso que se realiza con alguna línea aérea por los siguientes conceptos: Cargo en punto de venta mal emitido Ø Error en la línea aérea: voucher emitido con diferente línea área a la del boleto. Ø Boleto cancelado y voucher emitido Ø Error en cantidades: el total del boleto no coincide con el total del voucher. Ø Error en la asignación de la IATA: voucher emitido con diferente IATA a la del boleto. Ø Error en la captura del boleto. Ø Error en el número de tarjeta. Ø Voucher no emitido y boleto no cancelado. Ø Cargos diferidos no aplicados: promoción no valida u omisión en la selección.(anexar formato).

3 El numero de la tarjeta del cliente completo Numero de agencia o IATA Número de boletos Especificar de qué banco BANCOMER Fecha de la vencimiento ago-18 Fecha de la venta 13-feb-13 Importe 5, Autorización Diferido Boletos erróneamente emitidos: Ø Tarifas mal cobradas; existe diferencia entre lo pagado por la agencia y el boleto emitido. Ø Rechazos bancarios. Ø Boletos convertidos a contado: Ø No. de tarjeta incorrecta. Documentación Cada aerolínea maneja sus propias políticas, pero en general los documentos que se requieren son: ü Correo mencionando de los boletos involucrados y clave de reserva del globalizador ü Copia del voucher firmado por el titular de la tarjeta. ü Copia legible del estado de cuenta de la(s) tarjeta(s) involucrada(s), de preferencia del banco. ü Carta compromiso de NO RECHAZO BANCARIO. ü Carta compromiso de aceptación de cargos que se generen por la aclaración.

4 Consideraciones Habrá que considerar las políticas de cada aerolínea con respecto a las diversas aclaraciones. En la mayoría de los casos existen cargos administrativos que no son reflejados en las devoluciones para no ver afectado el reembolso del pasajero, pero que son cobrados por un Memo de Débito el cual no es disputable Dichos cargos administrativos pueden variar desde un porcentaje determinado sobre el total de la transacción hasta una cantidad estipulada por la línea aérea. En el caso de AMERICAN AIRLINES, tienen la política de no reembolsar directamente a la tarjeta. Realizan un Memo de Crédito sin cobro adicional, por concepto de emisión de voucher con AA y boleto emitido con otra aerolínea.

5 PROCEDIMIENTOS REEMBOLSOS Para poder realizar cualquier trámite de reembolso deberán considerar los siguientes puntos: Solo se recibirán trámites de boletos emitidos con tarifas Reembolsables con o sin penalidad. El boleto deberá estar pagado en su Totalidad (Contado o Tarjeta de Crédito). La Agencia deberá verificar la reglamentación de la tarifa y el monto del cargo a descontar en caso de que aplique. La documentación que deben presentar es: 1. Carta membretada de la agencia solicitando el trámite de reembolso, en esta deberán indicar el número de boleto a tramitar, especificar si aplican cargos y qué cantidad corresponde a estos. 2. Boleto factura original del etkt (passenger itinerary receipt) printer del status del ticket electrónico que se obtiene en el sistema) 3. Relación de servicio 4. Copia del reporte de ventas de Consolid del periodo en el que se expidió el boleto. Para realizar su trámites sin excepción alguna debemos recibir la documentación completa, de lo contrario no se tramitaran En el caso de reembolsos parciales deben enviar el cálculo de tarifa e impuestos desglosados de cada uno así como su total este debe ser enviado por escrito En rutas internacionales es conveniente que el monto sea verificado con la Aerolínea ya que cualquier error en los montos pude ser causa de rechazo o en todo caso que que la Aerolínea determine únicamente reembolsar solo impuestos por lo que Consolid no se hará responsable. En el caso de que alguna Aerolínea otorgue alguna autorización especial deberán indicar en la carta quien autorizo y el número de autorización correspondiente.(waivers). Los trámites se deberán de enviar vía a reembolsos@consolid.com.mx, dirigido al Sr. Omar Escobar quien se encargara de validar si el trámite procede. Al recibir la documentación se les asignara un número de Folio, el cual será necesario para que puedan dar seguimiento a su trámite con el personal de reembolsos de Consolid, ya no es necesario enviar físicamente la documentación de boletos expedidos solo en el caso de Aeromexico o que la aerolínea involucrada así lo requiera.

6 El tramite se realizara a través del BSP LINK, y si así lo requieren se les enviaran una copia vía , para que ustedes tengan un comprobante de la fecha de inicio del trámite y en conjunto con su número de folio puedan pedir informes sobre el proceso Es importante dar aviso en caso de que la forma de pago sea con tarjeta y esta fue cancelada informar de inicio para realizar la gestión ante la aerolínea. Los tramites a través de BSP LINK aparecen autorizados entre 5 a 6 periodos posteriores a la fecha del trámite (este proceso lo realiza la Aerolínea). Consolid no puede acelerar de ninguna forma el trámite; Una vez autorizado indicaran en que periodo del BSP quedara reflejado. Los reembolsos se realizan conforme a forma de pago (No tarjetas de débito esto queda a responsabilidad de la Agencia desde el momento de la gestión). En caso de pagos en efectivo una vez que la línea aérea informe que ya fue autorizado hasta ese momento el departamento administrativo solicitara la Nota de Crédito quedando aplicado al reporte de ventas correspondiente en este podrán encontrar descontado automáticamente la comisión que en su momento Consolid pago por la venta de dicho boleto. Los reembolsos con forma de pago de tarjeta se reflejaran directamente en el estado de cuenta del pasajero, recibiendo la notificación del reembolso, se les indicara por escrito la comisión correspondiente los cuales en su momento fueron pagados por Consolid a su Agencia, la cual deberán descontar en el periodo que se les indique. El seguimiento de los reembolsos se realizara vía a la dirección reembolsos@consolid.com.mx Tel y 2542 a quien le deberán proporcionar el número de folio otorgado a su trámite para que les pueda brindar la información del mismo. Para el caso de boletos próximos a vencer, es de suma importancia solicitar el reembolso por lo mendo 4 semanas antes de la fecha de expiración del mismo de lo contrario quedara a consideración de la Aerolínea sin ningún compromiso. Los trámites de reembolso solo se recibirán de lunes a viernes de 09:00 a 13:00hrs. Favor de apegarse a estos horarios ya que de no ser así no se podrá dar respuesta mismo día.

7 STATUS DE BOLETOS PARA REEMBOLSO (ELECTRONICOS) De acuerdo a la revisión de procedimientos se ha detectado que se están solicitando reembolsos de boletos electrónicos que en algunos de los casos no proceden, ya que se ha utilizado alguna porción ó la tarifa no permite el reembolso, por lo que se les pide revisen por el globalizador cual es el status del boleto, ahí podrá detectar que segmentos fueron utilizados, es muy importante que confirmen en la reglamentación de la tarifa si es ó no reembolsable, el procedimiento para verificar el status del boleto electrónico es: 1. Desplegar la reservación: *LNPQUC«1.1DAVILA/PATRICIAMRS 2.3GARCIARCE/PATRICIAMSJR/JOSEMANUELMR/VIVIANACHD 1 AA1713M 17DEC 7 DFWGDL HK HRS /DCAA*LNPQUC /E 2 ARNK 3 OTH AA 30SEP S GK1 MEX/SEGMENTO DE PROTECCION TKT/TIME LIMIT 1.T-03NOV-01Z7*APW 2. Ingresar record. *T para *T TKT/TIME LIMIT 1.T-03NOV-01Z7*APW 2.TE MX 3.TE MX 4.TE MX 5.TE MX desplegar listado de boletos electrónicos del DAVIL/P 01Z7*APW 1123/03NOV*I GARCI/P 01Z7*APW 1123/03NOV*I GARCI/J 01Z7*APW 1123/03NOV*I GARCI/V 01Z7*APW 1123/03NOV*I 3. Ingresar la entrada WETR* (Numero de renglón del boleto a verificar). Desplegara toda la información del boleto en donde en STATUS encontrara OPEN(boleto sin utilizar) o USED (boleto utilizado). WETR*2«ELECTRONIC TICKET RECORD INV: CUST:CYG800 PNR:LNPQUC TKT: ISSUED:03NOV06 PCC:01Z7 IATA: NAME:DAVILA/PATRICIAMRS NAME REF:AGE-C DE VJS GUADALAJARA FOP: CASH CPN A/L FLT CLS DATE BRDOFF TIME ST F/B STATUS 1 AA 1713 M 17DEC DFWGDL 1020 OK MNRO OPEN RFC AAI GA9 NONREF/CHG FEE APPLIES/ NO VALUE AFTER FLT TIME FARE USD TAX UK TAX US TAX 26.91AY TAX 48.43XF

8 TOTAL MXN EQUIV FARE PD MXN DFW AA GDL Q MNRO NUC272.00END ROE1.00 SD/10.764MXN XT26.91AY48.43XFDFW4.5 1U Es importante que realicen este procedimiento ya que al término de algunas semanas la línea aérea lo devolverá porque no procede. Derivado a lo anterior, a partir de ahora el área de reembolsos no aceptara ningún trámite de reembolso si no viene adjunta la impresión del status del ticket electrónico. AUTORIZACIONES ESPECIALES DE MCO S ó VOUCHER TRANPORTATION Todo trámite de reembolso quedara sujeto a previa autorización, por lo que deberán considerar: Solo se pueden recibir trámites con Aeromar. En todos los casos quedara sujeto a la autorización de la aerolínea de acuerdo a los parámetros que ellos estipulen. Todo tramite tendrán cargo que pueden ser de 50.00Usd a Usd más impuestos dependiendo de la Aerolínea. Las aerolíneas solo reembolsaran a través de MCO S o VOUCHER. A nombre de Empresa o pasajero. Se deberá anexar a todos los trámites una carta membretada de la empresa que está solicitando el reembolso la cual deberá ir dirigida a la Línea Aérea, por ningún motivo aceptaran carta de Agencias de Viajes. Si es un boleto pagado con tarjeta de crédito el reembolso se tiene que tramitar dos meses después de la fecha de expedición del boleto ya que la línea aérea así lo requiere. La duración del trámite de ser autorizado tardara de 10 a 12 semanas a partir de la fecha de recepción. Concluido el tiempo del trámite y recibiendo el documento por parte de la Aerolínea se les entregara para su futura aplicación o entrega a su cliente siguiendo los siguientes parámetros: Cualquier MCO recibido por parte de la aerolínea por concepto de reembolso de boletos con tarifas NO-REEMBOLSABLES a favor de su agencia, será entregado únicamente a las personas que ustedes asignen para recibirlo. Por lo que les será notificados vía correo electrónico que tenemos un MCO a su favor y esperaremos sus instrucciones para entregarlo a la persona que ustedes nos indiquen en el mismo correo, la cual deberá firmar un acuse de recibido. En el caso de la agencias del interior de la republica se les notificará igualmente vía correo electrónico y esperaremos sus instrucciones para saber si desean que se los mandemos por mensajería junto con sus relaciones de servicio o que queden en

9 nuestro resguardo para revisarlos en el momento en que nos indiquen.

10 ACLARACIONES DEBITOS Para poder realizar aclaraciones por emisión de débitos se debe enviar la siguiente documentación de acuerdo a la razón de emisión; CONTRA CARGO O DESCONOCIMIENTO DEL T.H -Carta membretada (breve explicación) -Copia de Voucher (firmado por el cliente legible) -Estado de cuenta y/o preestado de cuenta donde fue cargado el boleto a la fecha que envía su aclaración (completos) de lo contrario no es aceptado por parte de la aerolínea. DEBITO POR NO SHOW -Carta membretada breve explicación -Printer del record (en caso de haber sido cancelada la reserva) o de lo contrario estos conceptos son No disputables. DEBITO POR TUA NO COBRADO -Carta membretada breve explicación -Copia del pasaporte donde compruebe que es diplomático, considerando únicamente Embajadas establecidas en México según convenio con la Secretaria de Relaciones Exteriores. DEBITOS POR REVISADOS MAL APLICADOS (diferencia en tarifa, impuestos no cobrados). -Carta membretada breve explicación -Copia de los boletos involucrados -Desglose de ambos boletos (columpio). TARIFAS MAL APLICADAS (Descuento por ser INF, CHD ó SCD) -Carta membretada breve explicación -Comprobante dependiendo sea el caso. Toda aclaración favor de enviarla a debitos@consolid.com.mx. Dirigida a la srita. Eva Mata González, solicitar número de folio con el que se le dará seguimiento. RECOMENDACIONES PARA EVITAR EMISIÓN DE DEBITOS Cuando soliciten expedir MPD-V, por concepto de cargos x cambio favor de confirmar su elaboración y solicitar comprobante para evitar futuros débitos.

11 Evitar reservas con nombres ficticios ó de lo contrario cancelar ya que son no disputables. Antes de expedir cualquier boleto que sea interlineal confirmar directamente con la aerolínea si esta permite utilizar su placa no teniendo ningún segmento de lo contrario debitaran a tarifa Y y son no disputables. El área de débitos enviara aviso a la agencia en caso de determinar que el debito procede mencionando el monto y factura que se realizo, anexando el debito emitido por la aerolínea en caso de que se cumplan 5 días hábiles y no se tenga ninguna disputa por parte de la agencia se cerrara el caso y ya no se podrá realizar ningún tipo de aclaración. Considerar que los boletos en revisados en caso del globalizador SABRE solo respalda aquellas emisiones en las que se utilice el formato de AUTOMATE EXCHANGE.