Código Revisión Fecha Página P-RP Enero/16/17 1 de 5. Registro de Revisiones

Transcripción

1 P-RP Enero/16/ Revisiones Número Razón y Contenido l Cambio Aprobado por: Fecha Revisión Revisión 11 Cambio Presinte Lic. Horacio Ortíz Renán 16/01/17 Elaborado por: Lic. Erik Alejandro Cancino Torres Aprobado por: Lic. Horacio Ortíz Renán Puesto: Puesto: Jefe Difusión Presinte l Por Judicial Tamaulipas F-PCD01-01

2 P-RP Enero/16/ OBJETIVO Control y administración un sistema difusión documentos oficiales emitidos por las diferentes áreas l Supremo Tribunal Justicia l Estado Tamaulipas, mediante un espacio físico formalmente constituido para dicho fin. 2.0 ALCANCE Des cuando las áreas generan la información que requieran que el publique, hasta que ésta es publicada en el medio establecido para tal efecto. 3.0 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS 3.1 Comunicador Formal: Tablero cerrado, cuya información está controlada por el responsable este procedimiento. 3.2 Oficio: Documento formal comunicación escrita que sirve para dar a conocer disposiciones, carácter oficial que afectan a un área en particular o a toda la plantilla laboral. 3.3 Circular: Documento que tiene como cometido comunicar implementaciones o notificaciones interés general como aquellas relacionadas con las prestaciones los servidores públicos, modificación días asueto, etc. 3.4 Avisos: Documento menor formalidad en su estructura y formato que informa algo manera urgente. 3.5 Otros: Documentos oficiales que sean presentados en cualquier otro formato emitido por las diferentes áreas. 3.6 Formato Solicitud Publicación en el Comunicador Formal: Formato por medio l cual se realiza una solicitud formal publicación información en el Comunicado Formal. 3.7 Comunicador Formal: Espacio físico ntro l Periódico Mural l Supremo Tribunal Justicia, signado para las publicaciones l presente procedimiento. 4.0 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD, RECURSOS Y AMBIENTE DE TRABAJO. 4.1 Responsabilidad y Autoridad Presinte, Magistrados, Jueces, Directores Área, Jefes Departamento, Jefes Unidad y Coordinadores Área Tendrá autoridad para tendrá autoridad para solicitar la publicación información. Será el responsable : Llenar los Formatos F-PRP Las más que la autoridad superior signe ntro l ámbito competencia Titular l Tendrá autoridad para cidir qué información pue o no ser publicada. Sera responsable : Controlar la información a publicarse. Las más que la autoridad superior signe ntro l ámbito competencia.

3 P-RP Enero/16/ Auxiliar administrativo. No tiene autoridas. Sera responsable : Recibir los oficios con las solicitus publicación información Colocar en el Comunicador Formal la información a publicar Retirar la información caduca Las más que la autoridad superior signe ntro l ámbito competencia. 4.2 RECURSOS Humanos Presinte, Magistrados, Jueces, Directores Área, Jefes Departamento, Jefes Unidad, Coordinadores Área, Jefe l, Auxiliar administrativo Materiales Computadora, Software, equipo oficina, material papelería, Comunicador Formal, teléfono, Internet, intranet y el sistema eqdz Pro. 4.3 AMBIENTE DE TRABAJO Condiciones generales la Oficina 5.0 DESARROLLO 5.1 Solicitud Publicación Los solicitantes que necesiten publicar información respecto a sus áreas, berán enviar el Formato Solicitud Publicación en el Comunicador Formal F-PRP02-05, un día hábil antes la fecha en que se ba publicar, se requerirán dos tantos l mismo, anexando el documento a publicar. 5.2 Recepción Solicitud El Auxiliar Administrativo Difusión recibirá la solicitud publicación, la registrará en el formato Control F-PRP02-01 e informará al Jefe l. 5.3 Análisis y revisión información recibida El Jefe l analizará y revisará que la información que se está solicitando publicar tenga carácter oficial y sea emitida por una instancia autorizada. 5.4 Publicación El solicitante dará constancia que la información ha sido publicada ntro l término 24 horas establecidas siguientes a la entrega la solicitud, firmando conformidad el Formato Control F-PRP02-01.

4 P-RP Enero/16/ Retiro A efecto retirar la información que haya cumplido con su periodo vigencia, se revisará diariamente el Control F-PRP02-01 al finalizar el día laboral y cuando así proceda, se retirará la información que así lo requiera, con la intención que las publicaciones no se exhiban más l tiempo necesario. 5.6 Formato Publicación El responsable las áreas que soliciten la publicación un oficio, circular o aviso berá basarse en el Formato Publicación F-PRP Publicación Eficacia. A efecto dar a conocer la eficacia l Sistema Gestión Calidad, en términos tiempos iguales se difundirá el grado cumplimiento todos y cada uno los indicadores procesos, para lo cual se utilizaran los medios vio colocados en los edificios l Por Judicial en los cuales se visualizara a manera graficas las mencionadas mediciones. 6 MONITOREO, MEDICION, ANALISIS Y REFERENCIAS. 6.1 Monitoreo. El Jefe l realizará el control la información expuesta en el Comunicador Formal, por medio l Control F-PRP02-01, que le permitirá verificar las vigencias la publicación y retiro la información. 6.2 Medición. En base al formato Control a Publicar F-PRP02-01, diariamente se terminará forma estadística el tiempo respuesta a las solicitus publicación s que se recibe hasta que se pública. De manera trimestral se publicara en la Gaceta Judicial (Publicación Institucional Divulgación Judicial l Por Judicial), los avances logrados en el Sistema Ge3stion Calidad, stacando resultados concretos a través acciones implementadas en el Por Judicial l Estado. 6.3 Análisis. El análisis se hará tomando en cuenta los conceptos incluidos en la siguiente tabla y según lo scrito en el procedimiento Análisis Datos (P-MC-01). Fuente Control Concepto Se medirá el tiempo respuesta las solicitus publicación. Método Análisis Grafica barras Frecuencia diaria Técnica Estadística Aplicable Grafica Tenncia. Responsable Aplicación Jefe l Departamento F-PRP02-01 Medir el tiempo respuesta en las necesidas publicación información.

5 P-RP Enero/16/ Referencias Elaboración y Control Documentos (P-CD-01) Análisis Datos (P-MC-01) Norma Iso Anexos. N/A 8.0 s. Código Tipo Descripción Responsable elaboración Responsable resguardo Lugar retención Tiempo retención F-PRP02-01 F-PRP02-05 Control Formato Solicitud Publicación en el Comunicador Formal Jefe l Jefe l Jefe l Departamento Jefe l Departamento F-PRP02-06 Formato Publicación Jefe l Jefe l Departamento