ACTA DE ACLARACIONES No. 1. PROCESO SDP No ESTUDIO NACIONAL DE CONSUMO DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS 2013.

Transcripción

1 ACTA DE ACLARACIONES No. 1 PROCESO SDP No ESTUDIO NACIONAL DE CONSUMO DE SUSTANCIAS PSICOACTIVAS A continuación se transcriben las observaciones y respuestas a las solicitudes de aclaración efectuadas por escrito por posibles participantes del proceso más arriba indicado. Pregunta No. 1. En cuánto la experiencia de la Firma un contrato puede servir para más de una categoría o son excluyentes? Respuesta: Si un (1) contrato cumple con más de una de las condiciones del cuadro de requisitos mínimos, efectivamente se puede presentar en más de una categoría. No son excluyentes. No obstante se aclara que los proyectos que se presenten para certificar experiencia adicional a la mínima requerida deben ser diferentes a los de la experiencia mínima. Pregunta No. 2. Se indica que hay que aplicar la encuesta para personas entre los 12 y 14 años, y que debe guardarse confidencialidad, este rango de edad debe manejarse con consentimiento de los padres por normatividad? o cuál es el manejo? Respuesta: Está establecido que el encuestador informe al encuestado los objetivos del estudio, las instituciones responsables, la utilidad de la información, así como el compromiso de confidencialidad y anonimato, informando la posibilidad de rechazar la participación en la encuesta. Dentro del protocolo de encuesta, se pedirá al encuestado que conteste si está de acuerdo con participar y se indicará marcando un SÍ o un NO, delante del encuestado. El texto indicará claramente que los objetivos fueron explicados y la respuesta afirmativa o negativa del encuestado. De otra parte, en el estudio anterior realizado en 2008 y en encuestas iguales a esta realizadas periódicamente en países de la región, NO se toma firma del consentimiento informado. Este es un tema que se está revisando actualmente por parte de las entidades coordinadoras del estudio y del cual se está pidiendo concepto a un Comité de Ética. Pregunta No. 3. Muy amablemente solicitamos ampliar el perfil académico del director al área de ingeniería? Respuesta: Ver Adenda No. 1. Pregunta No. 4. Si el profesional en el caso del director tiene un pregrado en ingeniería y un MBA en administración cumple con el perfil académico de administración? Respuesta: Sí es aceptable. Ver Adenda No. 1. Pregunta No. 5. El numeral 11. Experiencia Mínima requerida de la de la firma, establece lo siguiente ( ) Estudios de cobertura nacional con muestras aleatorias de hogares y más de encuestas aplicadas en entrevistas cara-a-cara con contratos por valor superior a COL$ millones cada uno, en salud u otras áreas sociales.( ) 1

2 De acuerdo a lo anterior nos permitimos solicitar sean aceptados contratos con ejecución en lo departamental y municipal en áreas rurales y urbanas, lo anterior con el fin de permitir que empresas con alta experiencia en recolección de datos y aplicación de encuestas cara-a-cara puedan participar en el proceso de la referencia. Respuesta: Se aceptan Estudios de cobertura Nacional aquellos que incluyan al menos 5 departamentos del país, en el mismo estudio. Pregunta No. 6. Los términos plantean que la encuesta se hace usando formularios de papel. Se puede plantear el uso de dispositivos móviles? Respuesta: No se admitirá el uso de dispositivos móviles. Pregunta No. 7. Se suministrará el formulario de la encuesta como insumo para la presentación de la propuesta? Respuesta: Se suministrará el formulario utilizado en Ver adjunto formato PDF. El instrumento definitivo se entregará al oferente adjudicado. Pregunta No. 8. Los productos 2 y 3 al parecer están trocados solicitamos aclarar. En qué momento se presenta el informe de la prueba piloto? Respuesta: Se ratifica lo expresado para el producto 2 y 3 en cuanto a fecha de entrega a las ocho semanas de iniciado el contrato. Se aclara que el producto 3 debe contener además el informe de aplicación de la prueba piloto. Dado que los subproductos mencionados en el producto 3 se derivan de la prueba piloto, se fijó el plazo de ocho semanas para la entrega formal de todo lo mencionado. Pregunta No. 9. Para el Director de Campo solicitamos ampliar el perfil para incluir ingeniería en general ya que es más importante que su formación profesional es la experiencia con que cuenta la persona. Respuesta: Ver Adenda No. 1 Pregunta No. 10. Solicitar la lista de accionistas va en contra vía con el espíritu de las Sociedades Anónimas como es el caso de XXX, favor revisar este requerimiento. Respuesta: Por normas y procedimientos de PNUD, este documento es de presentación obligatoria a nivel mundial. Pregunta No. 11. Aclarar el valor ($200 Millones) de los contratos solicitados como experiencia mínima requerida de la firma, Respuesta: contratos por valor superior a COL$ millones cada uno 2

3 Evaluación de la Propuesta Técnica Formulario 1 Experiencia adicional de la firma Cinco (5) puntos por cada contrato adicional al mínimo solicitado en Estudios de cobertura nacional con muestras aleatorias de hogares y más de encuestas aplicadas en entrevistas cara-a-cara con contratos por valor superior a COL$ millones cada uno, en salud u otras áreas sociales. Puntuación máxima 20 Pregunta No. 12. Los informes financieros auditados solicitados deben ser del 2011 o del 2012? Respuesta: Deben ser del año Ver Adenda No. 1 Pregunta No. 13. La cartografía será suministrada por UNODC o debe ser adquirida por la empresa ganadora? Respuesta: La cartografía será suministrada por UNODC al oferente adjudicado en medio magnético. Pregunta No. 14. Se contempla la aplicación de encuestas en zona rural? Respuesta: No, solamente en cabeceras municipales. Pregunta No. 15. Es posible disminuir el valor de los contratos solicitados como experiencia mínima? Respuesta: Por la importancia del proceso no es viable su solicitud. Pregunta No. 16. Cuál es la cantidad real de encuestas para aplicar? Respuesta: Ver Sección 3: Términos de Referencia Objetivos específicos. Se espera Aplicar los cuestionarios en 3,900 segmentos urbanos de 126 municipios. Se estima que se tendrán que visitar alrededor de hogares, con una tasa de respuesta superior al 80%. En cada hogar se deberá entrevistar una persona entre 12 y 64 años seleccionada aleatoriamente. Pregunta No. 17. Por medio del presente solicitamos de manera comedida sea aclarado exactamente como se establece Copia certificada de los Documentos de presentación obligatoria para establecer la calificación de los proponentes indicados en el numeral C Esto se puede establecer a través de copias previamente certificadas por notario público o basta con la certificación del Representante Legal de la Firma dando fe del contenido y veracidad de los documentos allí presentados. Respuesta: Es suficiente con la firma del representante legal de la entidad o entidades en el caso de Joint Venture, consorcios o asociaciones. Pregunta No. 18. En el numeral 19 se establece lo concerniente a Joint Venture, consorcios o asociaciones, y se señala en el numeral ii) que: ii) si se le adjudica el contrato, el contrato podrá celebrarse por y entre el PNUD y la entidad líder designada, quien actuará en nombre y representación de todas las entidades asociadas que componen la Joint Venture. 3

4 De acuerdo con lo anterior, se solicite se aclare si es posible la presentación de la oferta en la modalidad de Unión Temporal, y en este caso se solicite se aclare, si quien firmará el contrato en caso de resultar adjudicataria la Unión Temporal, será el representante legal designado por las partes en el documento de conformación de dicha forma asociativa, prevista en el ordenamiento legal colombiano. Respuesta: El numeral 19 aplica para Joint Venture, consorcios, uniones temporales y otro tipo de asociaciones. Pregunta No. 19. El numeral 23.3 dispone que la propuesta original debe ir suscrita por la el proponente o por la persona debidamente autorizada para representarlo. Así mismo señala que autorización deberá ser comunicada mediante documento acreditativo de la autorización emitido por el máximo órgano social. Sobre el particular, solicitamos sea modificado la SdP en la medida que estatutariamente, puede existir la posibilidad que el órgano competente para emitir este tipo de autorizaciones, no corresponda al máximo órgano social. A título de ejemplo, en las sociedades anónimas, es permitido pactar en el contrato social, que el órgano competente sea la Junta Directiva de la sociedad, quien otorgue este tipo de autorizaciones, y no la Asamblea General de Accionistas quien es el máximo órgano social. Respuesta: La versión original de la Propuesta deberá estar firmada o rubricada por el Proponente o por persona(s) debidamente autorizada(s) para representarlo. En caso de una firma diferente a la del representante legal se debe presentar La autorización deberá ser comunicada mediante un documento acreditativo de la autorización emitido por la máxima autoridad de la empresa o un poder notarial que acompañe a la Propuesta. Pregunta No. 20. El numeral 26 de la HdD establece que se requiere presentar certificación expedida por el Secretario de la sociedad indicando los miembros de la Junta Directiva, solicitamos este requisito pueda ser acreditado aportando el Certificado de Existencia y Representación Legal de la sociedad, en el evento que dicho documento contenga la información relativa a miembros de Junta Directiva, toda vez que de conformidad con el ordenamiento legal colombiano, no existe una exigencia de tipo legal, para que las sociedades cuenten con Secretario de la Empresa, razón por la cual el documento contentivo de esa información, es el expedido por la Cámara de Comercio del domicilio principal de la sociedad. Respuesta: Es posible siempre y cuando esta información conste en el Certificado de Existencia y Representación Legal de la sociedad. Pregunta No. 21. Solicitamos se aclare qué se entiende por contratos de cobertura nacional, para efectos de obtener el puntaje adicional señalado en la ponderación de experiencia adicional de la firma. Respuesta: Ver respuesta a pregunta No. 5. Pregunta No. 22. En el numeral 12 equipos de trabajo mínimo requerido, solicitamos muy amablemente, que para los cargos Director de Proyecto y Director de Campo sea ampliada la formación Académica a Profesional Universitario en Área de Ingeniería. Respuesta: Ver Adenda No. 1. Pregunta No. 23. Experiencia mínima y adicional de la firma: Son excluyentes las certificaciones presentadas en la experiencia mínima, a las presentadas en la experiencia adicional? 4

5 Respuesta: Si son excluyentes. Los proyectos que se presenten para certificar experiencia adicional a la mínima requerida deben ser diferentes a los de la experiencia mínima. Pregunta No. 24. Para la experiencia adicional, solicitamos muy amablemente ampliar la experiencia en cuanto al área requerida en los contratos, teniendo en cuenta que la experiencia aplicada para el sector privado no es precisamente social o de salud, sin embargo cumplen con los requerimientos estipulados en la aplicación de encuestas. Adicionalmente solicitamos que para la acreditación de la experiencia adicional sea tenida en cuenta la suma de los contratos por un monto de $ y no el monto individual en cada una de las certificaciones. Respuesta: Se considera fundamental que la experiencia mínima y adicional se circunscriba a temas de salud u otras áreas sociales. Para los fines de este proceso no se aceptarán estudios de mercado, de opinión, catastrales, relacionados con la adquisición de predios para obras civiles o similares. Por lo tanto, se ratifica lo establecido en la SDP. Pregunta No. 25. Disminuir a el número de encuestas aplicadas en la experiencia solicitada como puntaje adicional. Respuesta: Los criterios de evaluación establecidos expresan un acuerdo interinstitucional, precedido de amplios análisis y deliberaciones con participación de evaluadores expertos en procesos licitatorios. Se ratifica el criterio establecido en cuanto al número de encuestas que se tomará en cuenta para evaluar la experiencia. Pregunta No. 26. En cuanto a la metodología para acreditar la experiencia adicional solicitamos muy amablemente tener en cuenta otros tipos de metodologías. Respuesta: No es posible la metodología debe ser en Estudios de cobertura nacional con muestras aleatorias de hogares y más de encuestas aplicadas en entrevistas cara-a-cara con contratos por valor superior a COL$ millones cada uno, en salud u otras áreas sociales. Agradecemos la atención a la presente, Bogotá D.C., 10 de mayo de