Unidad Formativa UF0323:

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1 Unidad Formativa UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información TEMA 1: Diseño, organización y archivo de las presentaciones TEMA 2: Introducción y conceptos generales TEMA 3: Acciones con diapositivas TEMA 4: Trabajo con objetos TEMA 5: Documentación de la presentación TEMA 6: Diseños o Estilos de Presentación TEMA 7: Impresión de diapositivas en diferentes soportes TEMA 8: Presentación de diapositivas teniendo en cuenta lugar e infraestructura OBJETIVOS: Establecer el diseño de las presentaciones teniendo en cuenta las características de la empresa y su organización. Utilizar las funciones de las aplicaciones de presentaciones gráficas presentando documentación e información en diferentes soportes, e integrando objetos de distinta naturaleza.

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3 tema 1 La imagen corporativa de una empresa. Diseño de las presentaciones Evaluación de los resultados. Organización y archivo de las presentaciones. Entrega del trabajo realizado Un programa de presentación (o programa de presentaciones ) es una aplicación informática cuyo objetivo es la presentación de ideas por medio de un ordenador, normalmente insertando textos e imágenes en una serie de pantallas presentadas secuencialmente una tras otra ( diapositivas ). OBJETIVOS: Explicar la importancia de la presentación de un documento para la imagen que transmite la entidad, consiguiendo que la información se presente de forma clara y persuasiva, a partir de distintas presentaciones de carácter profesional de organizaciones tipo Precisamente la idea de presentar la información mediante diapositivas se deriva de la manera histórica en que se realizaban las presentaciones de ideas en las empresas: mediante un proyector de diapositivas, sean diapositivas de película fotográfica (llamadas también filminas ), o bien transparencias mediante un proyector de transparencias (retroproyector) o un proyector de opacos. Hoy en día estos dispositivos están obsoletos y se recurre a la visualización de la presentación directamente en un monitor de ordenador, o bien mediante un periférico denominado proyector de vídeo o cañón proyector, que proyecta una señal de video sobre una pantalla de proyección, consiguiendo imágenes de gran calidad (similares a las que podemos visualizar en el monitor de un ordenador) en formatos muy grandes, existiendo pantallas de varios metros cuadrados de superficie. Aunque en principio los textos y las imágenes a presentar eran estáticas, hoy en día los programas de presentación permiten insertar animaciones de textos e imágenes, así como la inserción de pequeñas películas de video, e incluso pasajes de audio. Sin embargo, el objetivo de un programa de presentación no es la realización y edición de películas (tarea para

4 Como curiosidad, el programa PowerPoint iba a llamarse originalmente Presenter (en inglés Presentador ), pero problemas de copyright impidieron que tomaran ese nombre. Uno de los desarrolladores iba a tomar un avión cuando vio escrito en grandes letras en el suelo de la pista el mensaje Power Point (en inglés Punto de Energía para repostaje, pero por un juego de palabras también Punto Poderoso ). El nombre encajaba perfectamente con el entorno de las presentaciones, donde se exponen importantes puntos de información, y fue el elegido para el programa. Por ello, PowerPoint se escribe normalmente con las dos letras P en mayúsculas, ya que originalmente se trataba de dos palabras. la que existen en el mercado programas específicos) sino precisamente la presentación de diapositivas, ya que esta presentación va ligada a la figura del orador o expositor, que es el que lleva el peso de la presentación. Todas las ideas expuestas hasta ahora se refieren a presentaciones presenciales, típicamente reuniones comerciales en una sala de una empresa, o conferencias ante un auditorio más grande. Sin embargo, existen otros modos no presenciales de utilizar las presentaciones. Hoy en día se usan las presentaciones también como herramienta de marketing, elaborando y distribuyendo la presentación (generalmente por medios online) para que sea el potencial cliente el que la ejecute; en este caso, al no existir la figura física del orador, la presentación deberá ser completa, pero siempre siendo clara y breve, de otro modo su utilidad como herramienta de marketing será muy baja. La facilidad de manejo de la presentación, (el usuario simplemente tiene que avanzar por ella) así como la calidad de su presentación gráfica, hacen que se utilicen las presentaciones incluso en campañas publicitarias a gran escala, distribuyendo las mismas a través de Internet. También es frecuente hoy en día que se usen las presentaciones en ámbitos de enseñanza, como cabría esperar dado que, después de todo, las clases presenciales no son otra cosa que presentaciones de ideas. Las presentaciones suelen incluir las ideas principales de la exposición así como imágenes y gráficos didácticos. Es habitual, incluso, que los profesores distribuyan copias de la presentación entre los alumnos para facilitarles la tarea de tomar apuntes de las clases. En cuanto a la enseñanza online, las presentaciones también han demostrado su utilidad, especialmente en cursos de reciclaje o perfeccionamiento. El manejo de la aplicación informática para realizar presentaciones es muy sencillo, ya que el usuario simplemente edita la presentación (de una forma muy similar a un procesador de textos) y ejecuta la presentación en pantalla, sin tener que conocer detalles de la construcción del proyector. Entre los programas de presentación más populares en el mercado tenemos Apple Keynote, Beamer (basado en LaTeX, muy adecuado para presentaciones con muchas fórmulas matemáticas), Corel Presentations, Director de Adobe (basado en Flash, más profesional), KOffice KPresenter, Microsoft PowerPoint, OpenOffice.org Impress, y muchos otros, de todos los cuales existen diversas versiones. En el presente manual trataremos el más popular de todos ellos en entornos de oficina: MICROSOFT POWERPOINT 2003, integrado en el paquete ofimático Microsoft Office 2003, sobre Microsoft Windows XP. Otras versiones y programas tienen un manejo análogo. Tema 1 / pg. 16 Diseño, organización y archivo de las presentaciones

5 editorialcep } Antes de entrar en el manejo de PowerPoint propiamente dicho, en el presente apartado vamos a desarrollar algunas ideas sobre el diseño de presentaciones y su importancia en el mundo de la empresa. 1. LA IMAGEN CORPORATIVA DE UNA EMPRESA La imagen corporativa, o identidad corporativa, de una empresa, asociación, institución, administración pública o cualquier otra entidad, puede definirse como la manera en que esa entidad transmite ante terceras personas quién es, qué hace y cómo lo hace. Incluye desde el diseño y uso de un logotipo (elemento gráfico que identifica la entidad o el producto) hasta la implantación de unas normas de estilo esencialmente gráficas, que deberán utilizarse tanto en las comunicaciones exteriores e interiores como en el diseño de los productos de la entidad, incluso en la decoración y los uniformes del personal. Un logotipo (abreviado logo ) suele constar de un mensaje corto, pocas palabras, frecuentemente siglas o abreviaturas, que representan la empresa; suelen incluir algún tipo de imagen o diseño gráfico (llamándose entonces isologotipos ), y en ocasiones prescinden de palabras o textos, bastando la imagen para identificar la empresa (se denominan entonces isotipos ). El concepto de logotipo en realidad puede ser muy amplio, ya que en ocasiones puede ser un logotipo sonoro (una melodía característica), un lema publicitario o eslogan, o incluso la utilización recurrente de un color característico o un tipo de letra determinado (podrían considerarse las banderas, escudos e himnos medievales como los primeros logotipos). En general, suelen ir asociados al concepto marca asociado a un producto o gama de productos fácilmente reconocibles por los posibles clientes, más que a la identidad corporativa de toda la empresa. Dada la complejidad técnica de todos estos conceptos, a los efectos del presente manual nos ceñiremos a la necesidad de mantener la imagen corporativa de la empresa en las presentaciones que realicemos con PowerPoint. Una búsqueda por Internet nos podrá aportar mucha más información sobre el tema. En todo caso, en entornos profesionales conviene siempre buscar información y asesoramiento dentro de la propia empresa; en muchas existe un manual de imagen corporativa con instrucciones específicas al respecto, y no es raro que existan plantillas de documentos y presentaciones ya preparados de acuerdo con la imagen corporativa de la empresa. 1.1 Importancia La imagen corporativa es la carta de presentación de la empresa. No sólo sirve para que los posibles clientes nos conozcan y nos diferencian del resto, sino que transmiten además el estilo y los valores de la organización: se trata de una empresa moderna o clásica, seria o informal, que apuesta por las nuevas tecnologías o que permanece anclada en el pasado. La importancia de la imagen corporativa es tan grande, que en muchas ocasiones un cambio de estrategia en la empresa implica un cambio en la imagen de la misma, apostando por logotipos más modernos, cambios en los colores o diseños más elegantes. La imagen corporativa es una inversión a largo plazo, ya que una vez establecida una imagen en el mercado será difícil y costoso cambiarla; de ahí la importancia de acertar con una buena imagen desde el primer momento. UF0323 / Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información pg. 17

6 La imagen corporativa ha de ser: - Distintiva: diferente de otras empresas del mismo sector del mercado. No debe llevar a confusión y debe ser fácil de recordar. - Atractiva: agradable a la vista. - Creíble y de confianza: la imagen que damos debe ser coherente con la que queremos dar, pero en todo caso debe dar la imagen de ser una opción atractiva para el posible cliente. - De fácil aplicación: una imagen muy complicada o demasiado cara no tiene sentido. Por otro lado, las reglas de estilo de la imagen corporativa de la empresa no deben ser excesivamente rígidas, ya que supondrían un lastre para los trabajadores. - Respetada por todos los miembros de la organización: es fundamental que todos los empleados cumplan con las normas de la imagen corporativa de la empresa, especialmente en comunicaciones con el exterior; en caso contrario, su implantación arbitraria no tiene ningún sentido. 1.2 Respeto por las normas de estilo de la organización La imagen corporativa de la empresa incluye el uso de: - Logotipo: el logotipo de la empresa o de sus distintas marcas deberá desarrollarse en distintas versiones para los diferentes usos; por ejemplo, puede diseñarse una versión simplificada para la impresión en facturas y notas internas, o una versión en blanco y negro para imprimir. Si el logotipo es una imagen compleja, la impresión a pequeño tamaño o en impresoras de baja calidad puede dar lugar a logotipos borrosos o ilegibles. - Colores o paletas de colores (gamas de colores): aunque parte del trabajo impreso de la empresa se haga en "blanco y negro", la utilización de una paleta de colores atractiva mejora la imagen de la misma. Además, numerosos estudios indican que la elección de una gama de colores determinada puede dar una imagen de la empresa totalmente distinta (por ejemplo, colores cálidos como rojo o naranja demuestran ambición y energía, pero colores fríos como azul o verde dan una imagen de tranquilidad y confianza). - Tipos de letra: es frecuente utilizar alguno de los tipos de letra estándar en el mercado, pero deben elegirse aquellos más legibles o más consecuentes con el estilo que se quiere imprimir a la empresa. - Organización visual de los elementos: algo tan simple como mantener la misma alineación en los títulos, los mismos porcentajes en la distribución de los documentos, o los mismos márgenes en los documentos impresos, dan una imagen de coherencia muy importante para la empresa. - Papelería: además del tipo de letra y el color del mismo, la impresión de los documentos en un determinado tipo de papel puede mejorar Tema 1 / pg. 18 Diseño, organización y archivo de las presentaciones

7 editorialcep } sustancialmente la presentación de los mismos. Algunas empresas utilizan tamaños no estándar de papel, colores distintos, etc., para usos comerciales. Entre los distintos elementos de papelería a considerar están: hojas con membrete para escritos, sobres con membrete, facturas y albaranes, carátulas de fax, tarjetas de presentación, notas interiores, carpetas corporativas, empaquetado de productos, bolsas, material promocional (bolígrafos, llaveros ), etc. Aunque no se trata de un elemento de papelería, los uniformes (en caso de haberlos) del personal de la empresa también deberán respetar los mismos principios, especialmente en cuanto al color. - Decoración: tanto en locales abiertos al público, como en oficinas de cara a posibles visitantes, siempre es interesante elegir colores acorde con la imagen corporativa de la empresa. Los rótulos exteriores, evidentemente, deberán cumplir con la imagen corporativa, pero también los rótulos interiores, rótulos de despachos, etc. La rotulación de los distintos espacios dentro de la empresa, así como los indicadores de dirección dentro de la misma, suele denominarse "señalética". Entre los elementos de decoración deberán incluirse los logotipos de la empresa. Este estilo de decoración también incrementa la motivación de los empleados, que se sienten parte de la empresa. 2. DISEÑO DE LAS PRESENTACIONES Las reglas básicas de la imagen corporativa nos dictan cómo debemos presentar la información en cuanto a colores, tipos de letra, logotipos, etc. Independientemente de ello, la presentación de las ideas deberá centrarse precisamente en la claridad de esa exposición, a fin de que la audiencia del mensaje capte las ideas transmitidas, generalmente con el objetivo adicional de convencer a la audiencia (por ejemplo, de comprar nuestro producto). 2.1 Claridad en la información El principal problema de las presentaciones poco claras es, precisamente, que cargan mucha información en la presentación, cuando el artífice fundamental de la presentación es el orador (la persona que presenta las ideas utilizando la presentación como apoyo). En efecto, es el orador el que determina el ritmo de la exposición, el momento en que debe cambiarse de una diapositiva a otra, y si conviene en algunos puntos volver hacia atrás o saltarse algunas diapositivas. El texto contenido en las diapositivas será un resumen o un esquema de las ideas expuestas por el orador, que aportará la mayor cantidad de información. Las animaciones pueden ser un apoyo para el orador, pero nunca deben distraer a la audiencia de la exposición de las ideas. Hay que tener en cuenta que utilizar una pantalla en una exposición hará que la audiencia automáticamente mire la pantalla; eso puede ser bueno ya que: - En la presentación aparecen todas las ideas, de modo que al propio orador le sirve de guión para la exposición. Además, se puede retroceder para volver a leer ideas previas o para examinar imágenes o gráficos. UF0323 / Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información pg. 19