PROCEDIMIENTO PARA VIÁTICOS

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA VIÁTICOS

2 OBJETIVO Dar a conocer las políticas y los procedimientos para el llenado de solicitud, trámite, autorización y comprobación de los viáticos y gastos de la comisión, para que el personal de la Auditoría Superior del Estado de Coahuila cumpla con las comisiones asignadas fuera de las Instalaciones de la ASEC. ALCANCE Este procedimiento aplica a todas aquellas áreas de la Auditoría Superior del Estado de Coahuila (ASEC) que requieran de la capacitación de su personal respecto al procedimiento de viáticos. Procedimiento para viáticos 1

3 POLÍTICAS El personal activo en la ASEC tiene derecho a que se le proporcionen viáticos y gastos de viaje para desempeñar una comisión o representación oficial. El pago de Viáticos y gastos de viaje deberá sujetarse a las políticas y tarifas establecidas por el departamento de administración que se encuentran plasmadas en el Sistema de Viáticos, los directivos de cada Unidad de la ASEC son responsables de que el personal a su cargo cumpla con los lineamientos con estricto apego, observancia y aplicación. La Unidad Administrativa se sujetará a las disposiciones de racionalidad y disciplina presupuestal. Será responsabilidad del personal activo de la ASEC, el uso adecuado de los recursos financieros autorizados para viáticos y gastos de viaje para desempeñar con honradez y transparencia las comisiones oficiales. El Titular de cada Unidad de la ASEC está facultado para comisionar al personal a su cargo. El empleado de la ASEC para tramitar su solicitud de viáticos, tendrá un horario de lunes a viernes de 9:00 a 14:00 horas, su trámite debe ser de 2 días como mínimo antes de la comisión para tramita el depósito de dicha solicitud. Las unidades de la ASEC tienen asignados los gastos de viáticos con respecto al grado de responsabilidad del personal activo comisionado, para lo cual deberán apegarse a la siguiente clasificación de puestos en la aplicación de tarifas. TARIFAS NIVELES DE APLICACIÓN 3 AUDITORES ESPECIALES Y TITULARES 2 DIRECTORES Y SUBDIRECTORES 1 AUDITORES Y AUXILIARES Procedimiento para viáticos 2

4 POLÍTICAS Por ningun motivo podrán otorgarse viáticos como una forma de complementar el sueldo del personal. El Auditor Especial de Planeación e información y el Director Administrativo son los facultados para actualizar e informar sobre las tarifas de viáticos para diversas zonas económicas nacionales. Cuando el Empleado de la ASEC foráneo concluya su comisión, se tendrá un periodo de 5 días Naturales para entregar la comprobación de dicha comisión; en caso de no entregar en el periodo señalado se enviará al Director de su Departamento el aviso de descuento por Nómina por el monto total de la Solicitud. Las facturas anexas a la comprobación deberán ser impresas en formato PDF con los datos fiscales de la Auditoría Superior del Estado de Coahuila y firmadas por el Empleado. Los archivos XML y PDF, referentes a su comprobación, deberán ser enviados al correo fiscales@asecoahuila.gob.mx. Cuando se autoriza la comprobación si se cuenta con un saldo a reintegrar, éste lo deberá de pagar o depositar de inmediato; en caso contrario se mandará un aviso al Director del su departamento, para el trámite de descuento por Nómina. En caso de tener saldos pendientes por solicitud o reintegros, no procederán nuevos trámites de solicitudes hasta finiquitar adeudos. Cuando la Comisión sea fuera del estado de Coahuila, se deberá anexar a la solicitud la invitación, orden del día, correo electrónico o cualquier documento que justifique la salida. Procedimiento para viáticos 3

5 DESCRIPCIÓN DE RECUADROS: N Empleado Muestra el Nombre del Empleado Departamento Folio Estatus Origen Destino Tipo Fecha de Inicio Fecha Fin Viaje Redondo Generar Comisión Eliminar Comisión Observación Área de despliegue de Comisión. Kilómetros Total Solicitud Tarifa Concepto Agregar a Todas las comisiones Generar Concepto Eliminar Concepto Área de despliegue de conceptos Observación Nuevo Guardar Imprimir Cerrar. S.P. Muestra solicitud de Pago SIIF, al momento de Autorizar Emisión. Procedimiento para viáticos 4

6 REQUISITOS DE SOLICITUD DE VIÁTICOS Al llenar el Formato de Solicitud de Viáticos, deberá tener lo siguiente: Nombre del Empleado: Quien expide la solicitud. Número del Empleado: Quien expide la solicitud Departamento: Al que pertenece. Observaciones: En este renglón se debe especificar el motivo de su salida, ya sea curso, visita, evento, etc. Ejemplo: Notificación de responsabilidades Administrativas a los Municipios de Sabinas y San Juan de Sabinas. Folio: El sistema de Viáticos le asigna un número de folio y es consecutivo. Emitida: Lo agrega el Sistema cuando se está elaborando la solicitud. Autorizada: Control interno del departamento administrativo. Periodo: Las fechas en que se estará ocupando el viático. Comisión: Es el lugar de la comisión y la fecha de Inicio y término de Comisión. Personal de ASEC que tenga salida por algún evento, curso, visita, y requiere de viáticos favor de tramitar lo siguiente: Los conceptos: Son los viáticos que ocupará para su salida, considerando el tabulador de cada concepto establecido por la ASEC. Tipo de Tarifa: Usted asigna la tarifa que le corresponde de acuerdo a los niveles de aplicación. Precio: Cantidad que tiene asignado para cada concepto, ya establecidas por el sistema, no puede hacerse ninguna modificación, salvo el concepto de hospedaje. Días: Usted asigna el día o días que requiera de su concepto. Importe Total: Esta cantidad aparece como total de cada concepto. Total Comisión: es la cantidad que se le asigna por el viaje. Pero pueden ser varias comisiones, quiere decir, en la misma solicitud varias salidas. Total Solicitud: Es la Cantidad total de su comisión. Procedimiento para viáticos 5

7 CREACIÓN DE SOLICITUD EN EL SISTEMA DE VIÁTICOS. Paso 1 1)Usuario: corresponde al usuario registrado en la aplicación. 2)Contraseña: este campo es la clave de autenticación del usuario. Después de ingresar los datos en la pantalla de autenticación, el usuario presiona el botón CONECTAR para entrar a la aplicación. Barra de menú Área de despliegue de pantalla Paso 2 Procesos.- dar clic Viáticos: dar clic Solicitud de Viáticos: Clic Consulta/Nueva: Clic Barra de estados Procedimiento para viáticos 6

8 Paso 3 1) En esta pantalla aparece el Número del Empleado, Nombre y Departamento al que pertenece. 2) Usted se posiciona en esta celda para asignar Origen (Recuerde que siempre será el lugar en que Usted se encuentre). Destino: Es el lugar final a donde va Usted a realizar la comisión. Paso 4 1) Fecha: de Inicio en Comisión 2 )Fecha: Término de Comisión Procedimiento para viáticos 7

9 Paso 5 1) Tipo: El tipo de Comisión. Ejemplo: Capacitación, Auditoría, etc. Usted Asigna cuál es su Comisión. Paso 6 1) Obs: Es importante llenar la descripción de la Comisión lo más específico posible. 2) Viaje Redondo: Seleccionar para que su comisión se considere la ida y regreso de su viaje. 3) Generar Comisión: Cuando usted ya realizó todos los pasos anteriores, le da un clic a este botón. Procedimiento para viáticos 8

10 Paso 7 Aparece la comisión que Usted asignó. Tarifa: Se muestra la que usted tiene asignada. Paso 8 Concepto: Asignar lo que Usted solicite Genera Concepto: dar un clic cuando ya esta seleccionado el concepto. Procedimiento para viáticos 9

11 Paso 9 Aparece lo que Usted Solicito, Automáticamente el Sistema le considera los días de Comisión; es importante señalar que en Hospedaje Usted le cambia los días. Por Ejemplo: 4 días de Comisión y las noches de hospedaje serán únicamente 3, los que agregará en el sistema. Generar Concepto: Agregar otros conceptos que requiere en su comisión y realizar los mismo pasos. Guardar: Cuando termine su comisión para cierre de la Solicitud. Paso 10 Se manda a Imprimir aparece así en la Pantalla y Nombre del solicitante Dirección a la que pertenece Recibí transferencia electrónica por la cantidad Total de solicitud Autorización de director Vo.Bo. Subdirector de administración Recaudar firmas y tramitar su solicitud Procedimiento para viáticos 10

12 AL FINALIZAR SU CAPTURA DE LA SOLICITUD EN EL SISTEMA EL SIGUIENTE PASO ES: En cuanto el Total de la Comisión, sumar el destino que se tiene, si son varios destinos suma cada uno de ellos, al final aparece el total de la solicitud, que será el monto que se depositará. Aparece un resumen de cada concepto que Usted asigne. Cuando se tenga la solicitud capturada procederá a firmas, a continuación se describe quienes firmarán para su autorización. Solicitante: Firmará usted y debajo de la leyenda Recibí transferencia electrónica por la cantidad Autorización de Director. Firmará el director de su área. Vo.Bo. Firma del Subdirector de Administración. Procedimiento para viáticos 11

13 SIGUIENTE PASO ES: Terminada la Solicitud con los requisitos, se entrega a la persona encargada de viáticos, quien revisará que todos los requisitos estén completos y entregará dicha solicitud a la persona encargada de realizar la transferencia de viáticos. Nota Importante: Cuando entregue la Solicitud a la encargada de viáticos y si se tiene alguna observación que no cumple con los requisitos, se le regresa para su respectivo cambio. Cuando se cancela la comisión y se haya realizado la solicitud de viáticos, favor de entregar la copia del folio y plasmar el motivo de dicha cancelación y entregar a la encargada de viáticos para la Cancelación en el sistema de Viáticos. Procedimiento para viáticos 12

14 EJEMPLO DE SOLICITUD ELABORADA: Procedimiento para viáticos 13

15 COMPROBACIÓN: Una vez concluida la comisión, tiene 5 días para entregar su comprobación, la cual deberá contener lo siguiente: Especificaciones de la Comprobación 1-Capturar en el Sistema de Viáticos con el mismo Folio de la Solicitud que comprobará, en cada concepto deberá especificar el número de Factura que está comprobando y la fecha de factura con su importe total. 2-Alimento: a) Sólo se recibirán facturas CFDI, si se entregan facturas expedidas en papel diferente a la hoja de máquina, se debe entregar pegada en hoja en blanco y con copia por motivos de que el papel que se expide se deteriora y borra la información. b) En el concepto de fecha se captura la Fecha de emisión de la factura y la fecha de consumo. 3-Propinas: a) Sólo se considera un 10% del Monto total de la Factura a la que le corresponde la Propina. b) Cuando no se integre la propina dentro de la factura de alimentación, usted utilizará el vale (comprobante de gastos) con sus datos y especificando que es proveedor genérico por propinas, en cuanto al sistema de viáticos usted asignará el # de factura del restaurant al que le corresponde la propina y proveedor será proveedor genérico y su importe, el vale deberá estar firmado por usted y el director de su área. c) Se desglosa por cada factura el 10% de Propinas. Procedimiento para viáticos 14

16 4-Taxis: Si se tiene un recibo expedido por el Operador de la Unidad, asignar el número de Folio o Recibo en el Sistema de Viáticos y Proveedor y agregar Proveedor Genérico. Si no cuenta con recibo ni factura o ningún otro comprobante, deberá llenar un vale (Comprobante de gastos), con sus datos y desglose del gasto. Ejemplo Proveedor Genérico de un día y se tuvo otra salida Proveedor Genérico 70.00, quiere decir uno por día y así lo captura en el Sistema de Viáticos desglosado por día, el vale deberá estar firmado por usted y el director de su área. 5-Peaje: Se entregará el Comprobante de Peaje pegados en una hoja en blanco, con sus respectiva copia. Factura En el Sistema de Viáticos, capturar Número de Folio, Fecha del comprobante y total con el proveedor del Peaje. 6-Autobús: Anexar Factura CFDI. En el Sistema Capturar, Fecha, Número de Factura e Importe. Procedimiento para viáticos 15

17 GENERAR LA COMPROBACIÓN Realizar o consultar una Comprobación de Gastos Para realizar una comprobación de gastos se deberá entrar en el menú (Ctrl+C): Aparece la pantalla de Comprobación de Gastos, donde los datos de la solicitud de viáticos aparecen automáticamente ingresando el número de folio o bien realizando la búsqueda del mismo. Procedimiento para viáticos 16

18 GENERAR LA COMPROBACIÓN DE GASTOS 1) Paso 1 1) Folio: dar click en el recuardo Campo Inhabilitado solo en Alimentación. Versión de Viáticos Paso 2 1) Folio: Aparecerá la solicitud pendiente en Comprobar, seleccionar la que se va a comprobar. Procedimiento para viáticos 17

19 Paso 3 R.FC.: Usted se posiciona en el recuadro de Buscar el Proveedor de la Factura. En caso de no estar en el sistema, Entregar una copia de Factura o mandarla a la dirección de administracion@asecoahuila.gob.mx Para que lo den de alta. N Factura: En la Factura se captura el Folio de Factura. Día: Le da una clic en la pestaña de la Fecha para asignar el día en que fue el consumo y/o se utilizó el concepto. Fecha de Factura: la que se tiene en la factura; se comprende que la fecha de la factura puede variar en la del consumo. Área de despliegue de Comisión: En ésta aparecerá la o las Comisiones que Usted realizó en la Solicitud: Se posiciona en la comisión que se va a comprobar. Área de despliegue de Detalle. Aparecerá la factura capturada. Procedimiento para viáticos 18

20 Paso 4 Subtotal: Campo inhabilitado. Automáticamente el sistema agrega el Subtotal una vez capturado lo siguiente. Propina: Sólo se agrega en caso de consumo de alimento pero cuando en la factura está especificado. I.V.A: Usted agrega el I.V.A. de la factura. O. Imp.: Se posiciona en el recuadro de, dar click. Este campo se utiliza cuando en el hospedaje tiene el Impuesto ISH (Impuesto Sobre Hospedaje) se despliega una pantalla para captura, le agrega la cantidad que tiene en la Factura, dar Enter y Guardar. Total: agregar el Total de la Factura. Guardar Factura: dar un click cuando ya esté generada. Paso 5 En cada factura que Usted Comprobará serán los mismos pasos. Procedimiento para viáticos 19

21 DESCRIPCIÓN DE CADA RECUADRO Folio Nombre. Departamento. Estatus. Área de despliegue de Comisiones: Área de despliegue de detalle. RFC. No. Factura Fecha. Día. Fecha de Factura Subtotal Propina IVA Impuestos Total: Sin comprobante. Guardar Factura. Eliminar Factura. Área de despliegue de detalle de Comprobación Nuevo. Imprimir. Cerrar. Procedimiento para viáticos 20

22 LAS FACTURAS DEBEN ESTAR LLENADAS CON LOS DATOS FISCALES DE LA AUDITORÍA Razón Social: AUDITORÍA SUPERIOR DEL ESTADO DE COAHUILA Clave de Reg. Fed. de Contribuyente: ASE980630J73 Dirección: Blvd. Los Fundadores 7269 Col. Ampliación Mirasierra, Saltillo, Coahuila Código Postal: Tel. (844) Envío de Facturas Comprobantes Fiscales (PDF) y (XLM) fiscales@asecoahuila.gob.mx Procedimiento para viáticos 21

23 EJEMPLO: FORMATO DE COMPROBACIÓN DE GASTOS AUTORIZADA. Procedimiento para viáticos 22

24 Terminada la comisión, si existe una cantidad a reintegrar, ésta deberá ser entregada a la encargada de viáticos y ella llenará el formato de ingreso, especificando el monto a reintegrar, folio o folios que se tiene pendientes, se realiza pago en Efectivo si es personal Interno ASEC o bien transferencia Electrónica, se quedará con la hoja blanca original de su comprobación de pago para externos, se enviará en los paquetes de nómina cuando se les envíe. En el momento de realizar su pago pendiente, la encargada de viáticos reintegrará en el sistema el monto total pendiente de su folio y depositará los reintegros en las cuentas bancarias de la Auditoría. Procedimiento para viáticos 23

25 COMENTARIOS FINALES SOLICITUDES COMPROBACIONES 1.- No se aceptan Solicitudes fuera de horarios. 2.- Las firmas de las Solicitudes serán firmadas por el solicitante, NO se aceptan firmadas por su jefe inmediato por Ausencia, sólo en excepción del personal foráneo se firmarán por Ausencia de su Jefe inmediato. 3.- No se entregan solicitudes después del término de la Comisión sin haber hecho el trámite en su debido tiempo. 4.- La solicitudes deberán contener todas las firmas que se solicitan para el trámite, de lo contario no se aceptarán. 1.- Si se cuenta con reintegro entregar inmediatamente que se autorice la comprobación. NO DEBE SER DESCONTADO EN NÓMINA, no es el proceso de viáticos. 2.- Una vez entregada la comprobación si se omitió capturar una factura que anexan en la comprobación físicamente no se les considerará. 3.- El monto que se captura en la Factura será el total, en caso de que se exceda de lo asignado en el tabulador, el sistema automáticamente considera el establecido. 4.- Respetar la fecha de entrega de Comprobación de lo contrario, no procederán solicitudes posteriores. 5.- Cuando no se entregue en Efectivo el Reintegro, se puede depositar a la Cuenta de la Auditoría, es muy importante que se deposite la cantidad exacta con centavos, y agregar quien deposita para identificar. 6.- Las facturas deberán ser firmadas por el solicitante. 7.- Si la comprobación tiene un detalle se regresa para el cambio, ésto será anotado en la bitácora de viáticos para ser publicado en el PBR (Presupuesto Basado en Resultados), ya que se genera más tiempo para la entrega. 8.- En caso de que se tramitó una solicitud y se le depositó, y no sale a comisión, se regresa el dinero de inmediato, sólo en el sistema considera un concepto y le agrega en cantidad total 0, tramita firmas y entrega a la responsable de viáticos. Procedimiento para viáticos 24

26 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO INICIO Responsable de viáticos valida en el sistema de viáticos al reintegro. Responsable de generar una póliza de diario en el sistema del SIIF. Usuario captura la comisión en el Sistema de Viáticos La solicitud debe ser llenada por el solicitante, la persona que autoriza y la subdirección de adquisiciones. Responsable de viáticos expide un recibo por la diferencia de la solicitud de la comprobación. FIN El usuario entrega la solicitud firmada al responsable de viáticos. El responsable de viáticos autoriza en sistema la solicitud y se enviará la póliza contable. El solicitante en caso de no haber gastado el monto total de la solicitud, reintegra la diferencia. El Responsable de viáticos entrega la solicitud de viáticos a la Dirección Administrativa para que realice los respectivos depósitos.. Responsable de viáticos verifica la solicitud en el sistema de viáticos, lo comprobado. Al término de la comisión el usuario, captura en el sistema de viáticos la comprobación de la solicitud. Sí Autoriza El usuario cuenta con dos días, para la entrega de su comprobación. La solictud debe ir firmada por el director administrativo y la subdirectora de viáticos. Comprobación correcta No La comprobación se regresa al usuario para que la verifique nuevamente. El usuario entrega a responsable de viáticos, la comprobación para su revisión. Procedimiento para viáticos 25