GUIA-NOTA INFORMATIVA ALTA/MODIFICACIÓN TERCEROS PERSONAS JURÍDICAS

Transcripción

1 GUIA-NOTA INFORMATIVA ALTA/MODIFICACIÓN TERCEROS PERSONAS JURÍDICAS

2 Les informamos de las modificaciones que se han llevado a cabo en las pantallas al dar de alta o modificar un acreedor en todas las Sociedades. Se ha introducido una nueva pantalla al objeto de poder grabar o incorporar los datos de una persona de contacto, si fuera necesario, para las Personas Jurídicas. El sistema permite recoger los datos,de la persona de contacto o apoderado, que solicita el alta o la modificación de los datos maestro del acreedor, para la persona Jurídica que se está creando. En la Operativa de crear acreedor en todas las sociedades, los usuarios, al entrar por la transacción prevista en el sistema, Crear Acreedor todas las sociedades seguirán grabando los mismos datos, y con los mismos criterios que hasta ahora, pero a partir de las modificaciones implementadas, observarán las pantallas con algunos campos suprimidos y otros grisados o no modificables. Además, en la grabación de los datos bancarios, el orden de la grabación de los mismos es diferente, y una vez grabados, aparecerá una nueva pantalla para la grabación de los datos de la persona de contacto. A continuación, mostraremos el proceso de alta o creación de un acreedor en todas las sociedades y de cualquier grupo de cuentas. OPERATIVA ALTA ACREEDOR TODAS LAS SOCIEDADES Se accederá a la transacción haciendo doble clic sobre ella: Antes de crear un tercero, el usuario deberá comprobar por criterios como NIF o nombre, si el acreedor está dado de alta en el Sistema. Para ello se pulsa en el botón de la pantalla de inicio : A continuación, se abre la pantalla de búsqueda, se completan los datos y se pulsa el icono Verificar, mostrándose la relación de terceros que cumplen los criterios seleccionados: Editado: Equipo de Gestión del Cambio 2 / 12

3 Importante!: Existe también una validación al finalizar el alta, que impide que se puedan duplicar dos terceros en el sistema. Una vez se ha comprobado que el tercero no existe, se accederá a la transacción, completando en la pantalla de inicio: Acreedor Crear: Acceso, los datos obligatorios, que son, el Grupo de Cuentas y de la sección Modelo, el Acreedor a utilizar como modelo según el grupo de cuentas que estemos creando. Tanto el Grupo de Cuentas, como el Acreedor modelo, deberán corresponderse con la siguiente tabla: CÓDIGOS (SEFCAN) DE ACREEDORES A TOMAR COMO MODELOS GRUPO DE CUENTAS CÓDIGO ACREEDOR PERSONAS FÍSICAS: K001 1 PERSONAS JURÍDICAS: K EXTRANJEROS CON NIE : K EXTRANJEROS SIN NIE: K JUZGADOS: K ORGANISMOS AUTÓNOMOS: K EMPRESAS PÚBLICAS CAC: K FUNDACIONES CAC: K OTROS ENTES PÚBLICOS CAC: K CABILDOS INSULARES: K AYUNTAMIENTOS CANARIOS: K OTROS AYUNTAMIENTOS: K OTRAS ADMINISTRA. PÚBLICAS: K CENTROS EDUCATIVOS CONCERTADOS: K Editado: Equipo de Gestión del Cambio 3 / 12

4 A continuación, se pulsará el icono Verificar. El sistema, mostrará la siguiente pantalla, donde deberá cumplimentar todos los campos obligatorios indicados por el mismo. - Nombre - Calle - Número - Código Postal/Población - País - Región Importante!: Todos los datos deberán ser introducidos en letra mayúscula, debiendo grabar, en el caso de personas físicas, primero los apellidos y luego el nombre. Una vez completados todos los campos necesarios, se pulsará el botón Intro del ordenador o el botón Pantalla siguiente. Se accederá a la siguiente pantalla, donde se deberán cumplimentar los campos obligatorios, situados en la sección Información Fiscal : -Número de Identificación 1: se grabará el NIF -Número de Identificación Fiscal Comunitario: siempre se deberá poner el país al que pertenece la dirección del tercero (en el ejemplo ES, España) delante del N.I.F. Editado: Equipo de Gestión del Cambio 4 / 12

5 Una vez completados todos los campos necesarios, se pulsará el botón Intro del ordenador o el botón Pantalla siguiente. Se accederá a la siguiente pantalla, donde se deberán cumplimentar los datos bancarios: NOTA: En esta pestaña de pagos, se deberá introducir, obligatoriamente, al menos una cuenta bancaria y que ahora son todos los campos obligatorios (salvo el de Titular de l ), debiéndose grabar los datos por el siguiente orden: 1º) País, Clave de banco y los 20 dígitos de la cuenta. En el campo Titular de la cuenta se deberá introducir el nombre del tercero. 2º) El campo TpBC (Tipo de Banco Interlocutor) es el código identificativo de la cuenta corriente del tercero (ordinal bancario del antiguo sistema PICCAC), de cuatro dígitos. Debiendo empezar por el 0001, puesto que será la primera cuenta que tenga el tercero. 3º) La fecha valido desde será la fecha del día y en la de valido hasta se deberá indicar 31/12/ º) El campo de Referencia es obligatorio, y en éste se indicará, por tanto, bien el nombre de los distintos subterceros, si fuera el caso del que estamos dando de alta, o bien el nombre de la entidad financiera de la cuenta corriente. 5º) Se deberá generar, siempre, y en último lugar el IBAN de la cuenta, pulsando o activando la opción IBAN (colocada al lado del campo CC-Código de control), para que el Sistema genere el IBAN que corresponde a la cuenta que estamos dando de alta, el cuál habrá que confirmar con el icono Verificar. Editado: Equipo de Gestión del Cambio 5 / 12

6 Una vez completados todos los campos necesarios, se pulsará el botón Intro del ordenador o el botón Pantalla siguiente. Se accederá a la nueva pantalla que se ha introducido, que permite grabar o incorporar los datos de la persona de contacto para el caso de las Personas Jurídicas. Esta pantalla, al ser opcional, para el caso de alta de las Personas Físicas, no deberá ser cumplimentada. Por lo tanto, se dejará en blanco y se pasará a la siguiente pantalla. Sin embargo, para el caso de alta de Persona Jurídica, o de cualquier otra entidad, perteneciente a los grupos de cuentas distintos a una persona física (Organismos Autónomos, Empresas Públicas, Fundaciones, Otros Entes Públicos, Cabildos, Ayuntamientos, Otras Administraciones Públicas y Centros Concertados), o bien, para el caso de Personas Físicas que actúen ante la Administración a través de un representante (extranjeros), esta pantalla sí ha de ser cumplimentada. A continuación se indica como se deberá cumplimentar la misma: Editado: Equipo de Gestión del Cambio 6 / 12

7 -En el campo Nombre de pila se grabará el NOMBRE de la persona de contacto, y en el campo Nombre, los APELLIDOS, añadiendo detrás, entre paréntesis, la palabra APODERADO ó AMINISTRADOR ó REPRESENTANTE, según el caso, y la fecha del poder: Ej: (ADMINISTRADOR ). -Para seguir grabando los datos de la persona de contacto: teléfonos, dirección, Dep (departamento), etc debemos pulsar DOBLE CLICK y el sistema nos muestra la siguiente pantalla: Editado: Equipo de Gestión del Cambio 7 / 12

8 En esta pantalla todos los datos son opcionales, por tanto, no es necesario que se cumplimenten en su totalidad. Sólo se deberán grabar los datos disponibles relevantes que figuren en el modelo de Alta de Terceros, o bien en el documento de representación (nº protocolo, fecha, domicilio, teléfono y correo electrónico del representante/apoderado o administrador). Se ha de tener en cuenta que los datos o campos, Departamento, Función y PoderGral, se cumplimentan eligiendo las opciones según tablas o definiciones ya parametrizadas en el sistema, debiendo elegirse, al pulsar el botón que aparece en estos campos, la que se considere más adecuada, según el caso. Los datos (fecha, nº protocolo, etc ) relativos al poder de representación se podrán recoger en el campo Comentarios. Editado: Equipo de Gestión del Cambio 8 / 12

9 Una vez cumplimentados los campos citados, le damos al botón verde volver, y nos muestra la pantalla resumen de los datos de contacto: Editado: Equipo de Gestión del Cambio 9 / 12

10 El sistema nos permite incorporar o recoger tantas personas de contacto como queramos, con sus respectivos datos personales, para el caso de que exista más de un apoderado, administrador, etc. Asimismo, permite actualizar a las personas de contacto, si fuese el caso de solicitud de modificaciones de datos que se deban actualizar en el maestro de terceros de una entidad o Persona Jurídica (cambio de c/c, denominación de la Entidad, domicilio, etc ). De esta forma, añadiendo personas de contacto al sistema, se pueden recoger también los cambios que se produzcan en una entidad respecto a sus administradores, o apoderados, etc, y si los mismos son aportados a la Administración Pública, junto con las solicitudes de las modificaciones a realizar en el maestro del tercero (entidad o Persona Jurídica). Esto lo haríamos grabando en la siguiente línea los datos relativos a la otra persona de contacto, de la misma forma que hemos grabado la primera. Para el caso de actualizaciones, no se deberán borrar o suprimir los datos que ya figuren grabados, sino recoger en el campo de Comentarios y en el de Teléfono 1, la palabra SUSTITUIDO o ACTUALIZADO, y la fecha de actualización, a efectos de que aparezca en la pantalla resumen: Editado: Equipo de Gestión del Cambio 10 / 12

11 Una vez completados todos los campos necesarios, se pulsará el botón Intro del ordenador o el botón Pantalla siguiente A partir de este momento, el Sistema traerá de forma automática los datos de Sociedad los cuáles no deben ser modificados por el usuario. Una vez introducidos todos los datos generales, se pulsará el icono Guardar. El Sistema mostrará un mensaje indicando que el acreedor se ha creado para todas las sociedades y el número que identifica en el sistema al tercero creado, debiendo el usuario imprimir dicha pantalla, a efectos de dejar constancia en el expediente de la confirmación de que el tercero acreedor ha sido creado en el sistema. A través de la transacción Z53_FITR_FK02 Modificar Acreedor Centralizado, podemos incorporar los datos de la persona de contacto a cualquier acreedor que figure ya creado en el sistema, o bien actualizar las personas que ya figuran. Por tanto, en las nuevas altas/modificaciones que se graben a partir de ahora, deberemos recoger los datos (personales) de la persona de contacto que se recojan en la documentación aportada junto con el modelo Alta/Modificación, o que figuren en el propio modelo, respecto a los representantes o administradores que firman el mismo. Se accederá a la transacción haciendo doble clic sobre ella, y nos aparecerá ahora la misma pantalla que aparecía antes, donde figura la opción de la Persona de contacto, la cuál debemos marcar para poder incorporar los datos relativos a la misma: Editado: Equipo de Gestión del Cambio 11 / 12

12 Una vez hechas las modificaciones que procedan, después de la pantalla datos bancarios, o bien sí sólo se ha marcado la opción de Persona de contacto, el sistema nos muestra la pantalla de Persona de Contacto, que cumplimentaremos de la misma forma que cuando la estamos creando, tal y como se ha explicado anteriormente. Una vez modificados los datos generales e introducidos todos los datos de la persona de contacto, se pulsará el icono Guardar efectuado las modificaciones., y el sistema nos indicará que se han En cuanto a la transacción de FK03 - Visualización de Acreedor, a partir de ahora, a los usuarios que tengan acceso a la misma, el sistema ofrecerá esta pantalla resumen sobre los datos de la persona de contacto. Además, haciendo DOBLE CLICK en la línea de una de las personas de contacto, permitirá visualizar a dichos usuarios, los datos personales que se hayan grabados sobre dicha persona. Editado: Equipo de Gestión del Cambio 12 / 12