DISCON LTDA. RINCON DE LOS NOGALES II

Transcripción

1 DISCON LTDA. RINCON DE LOS NOGALES II Chía. PARTE II COMO FUNCIONA LA EMPRESA?

2 1. INTRODUCCION En esta Segunda Parte del Informe consideramos los procesos de la Administración como, un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un determinado fin. Este término tiene significados diferentes según la rama de la ciencia o la técnica en que se utilice. Analizando la Empresa constructora encontramos varios procesos que se tienen cuenta para el buen desarrollo de la obra. Empezaremos con el propietario de la constructora, la forma de adquisición del predio, diseños y demás. A través de este informe conoceremos algunos de los procesos que en esta obra se llevan a cabo, los múltiples oficios dirigidos por la dirección de obra, el sistema constructivo, algunos detalles constructivos de vital importancia que hay que tener en cuenta a la hora de administrar una construcción, también tener en cuenta la participación de los recursos materiales y el talento humano de la misma. 2

3 2. OBJETIVO GENERAL Hacer la investigación detallada de una Empresa, en este caso DISCON LTDA, quien nos abre las puertas para conocer su parte organizacional. Técnicas y procesos Administrativos y constructivos para la solución de problemas en el campo de la edificación arquitectónica. 2.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS Crear una conciencia de investigación en el campo de la Administración. Conocer más acerca de los procesos y del manejo de la Empresa, en este caso empresa Constructora DISCON. Capacitarnos en las habilidades que nos permitan formular alternativas y soluciones técnicas y administrativas, apropiadas y llevadas al medio en el cual nos vamos a desempeñar en el futuro cono Administradores y Constructores Arquitectónicos. 3

4 TABLA DE CONTENIDO PAG 1. INTRODUCCION 2 2. OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECIFICOS 3 3. RELACIONES CONTRACTUALES LA SOCIEDAD LIMITADA COMO SE CREO LA SOCIEDAD DISCÓN LIMITADA TIPOS DE CONTRATO ADQUISICIÓN DEL PREDIO OBTENCIÓN DE LOS DISEÑOS PROYECTO RINCON DE LOS NOGALES II PROCESO PARA OBTENCIÓN DE LICENCIA RINCON DE LOS NOGALES II ESCENARIOS ESCENARIO ADMINISTRATIVOS ESCENARIO OPERATIVO Y DE PRODUCCIÓN ESCENARIO DE MERCADEO ESTRATEGIAS Y MÉTODOS UTILIZADOS PARA SATISFACER AL CLIENTE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 22 CONCLUSIONES 25 4

5 ORIGEN DE DISCON LTDA 4. RELACIONES CONTRACTUALES DISCON LIMITADA NIT: Empresa constructora: DISCON LTDA Gerente: Ing. Ovidio Díaz 3.1 LA SOCIEDAD LIMITADA: La Sociedad Limitada es la forma jurídica más común elegida por los emprendedores para llevar a la práctica su proyecto de negocio. ( de 2 a 25 miembros, su responsabilidad económica va hasta el monto especificado en la constitución de la compañía). 3.2 COMO SE CREO LA SOCIEDAD DISCÓN LIMITADA Para crear esta Sociedad se siguieron los siguientes pasos: Se verifico el nombre o razón social. Presentaron el formulario diligenciado en las ventanillas de Cámara de Comercio Una vez aprobado el nombre paso a hacer lo siguiente: Se elaboró la minuta con el siguiente contenido básico: Los datos de los socios constituyentes: nombres completos, cédulas, nacionalidad, estado civil y domicilio. Para DISCÓN quedo de la siguiente manera: 1. OVIDIO DIAZ 45 % (Gerente de Proyecto) 2. CECILIA RUEDA 55 % (Representante legal) El domicilio de la sociedad y de las sucursales que se establezcan. 5

6 El negocio de la sociedad (objeto social), enunciando en forma clara y completa las actividades principales. El capital social pagado por cada socio. Se debe expresar como se administrará la sociedad, las facultades de los administradores, las asambleas y juntas de los socios, según lo establecido legalmente para cada tipo de sociedad (para mayor información vea el código de comercio). Se estableció de común acuerdo los días y la forma de convocar y constituir la asamblea o junta de socios ya sea de manera ordinaria o extraordinaria, y la forma como se decidirá en un determinado asunto. Las fechas en que se deben hacer los balances generales y como se distribuirán las utilidades, así como también la reserva legal. La duración de la empresa y sus causales para disolverla, y la forma de liquidarla. Se Nombró el representante legal de la sociedad con su domicilio, sus facultades y obligaciones. Modelo de minuta de una sociedad limitada: En la ciudad de Medellín, departamento de Antioquia, República de Colombia, a primero de julio de mil novecientos noventa y ocho, el señor Juan Martínez Robledo y Oscar Rueda Osorio, mayores de edad, con domicilio en Medellín, identificados con las cédulas de ciudadanía números..., obrando en nombre propio, manifestaron que constituirán una sociedad de responsabilidad limitada la cual se regirá por las normas establecidas en el código de comercio y en especial por los siguientes estatutos: Artículo 1: Nombre o razón social: la sociedad se denominará XY Limitada. 6

7 Artículo 2: Domicilio: el domicilio principal será en la ciudad de Medellín, Departamento de Antioquia, República de Colombia, sin embargo la sociedad puede establecer sucursales, en otras ciudades del país como en el exterior. Artículo 3: Objeto social: la compañía tiene por objeto social: diseño, producción y comercialización de productos y servicios de publicidad gráfica y compra y venta de materias primas. En el desarrollo y cumplimiento de tal objeto puede hacer en su propio nombre o por cuenta de terceros o con participación de ellos, toda clase de operaciones comercial, sobre bienes muebles o inmuebles y construir cualquier clase de gravamen, celebrar contratos con personas naturales o jurídicas, efectuar operaciones de préstamos, cambio, descuento, cuentas corrientes, dar o recibir garantías y endosar, adquirir y negociar títulos valores. Artículo 4: Duración de la sociedad: se fija en 10 años, contados desde la fecha de otorgamiento de la escritura. La junta de socios podrá mediante reforma, prolongar dicho término o disolver extraordinariamente la sociedad, antes de que dicho término expire. Artículo 5: el capital de la sociedad es la suma de $ Artículo 6: cuotas: El capital social se divide en diez cuotas o acciones de un valor nominal de un millón de pesos, capital y cuotas que se encuentran pagadas en su totalidad de la siguiente forma: El socio Juan Martínez Robledo, suscribe el ochenta por ciento en ocho cuotas de valor nominal y paga en efectivo el valor de $ El socio Oscar Rueda Osorio suscribe el veinte por ciento y paga en efectivo el valor de $ así los aportes han sido pagados íntegramente a la sociedad. Artículo 7: Responsabilidades: la responsabilidad de cada uno de los socios se limita al monto de sus aportes. Artículo 8: Aumento del capital: el capital de los socios puede ser aumentando por nuevos aportes de los socios, por la admisión de nuevos socios o por la acumulación que se hicieron de utilidades por determinación de común acuerdo de los socios. 7

8 Artículo 9: Cesión de cuotas: las cuotas correspondientes al interés social de cada uno de los socios no están representadas por títulos, ni son negociables en el mercado, pero sí pueden cederse. La cesión implicará una reforma estatutaria y la correspondiente escritura será otorgada por el representante legal, el cedente y el cesionario. Artículo 10: Administración: la administración de la sociedad corresponde por derecho a los socios, pero estos convienen en delegarla en un gerente, con facultades para representar la sociedad. Esta delegación no impide que la administración y representación de la sociedad, así como el uso de la razón social se someta al gerente, cuando los estatutos así lo exijan, según la voluntad de los socios. Requiere para su validez el consentimiento de todos los socios, la ejecución o ejercicio de los siguientes actos o funciones: 1. Disponer de una parte de las utilidades líquidas con destino a ensanchamiento de la empresa o de cualquier otro objeto distinto de la distribución de utilidades. Artículo 11: Reuniones: la junta de socios se reunirá ordinariamente una vez por año, el primer día de Marzo a las 10:00 de la mañana en las oficinas del domicilio de la compañía. Artículo 12: Votos: en todas las reuniones de la junta de socios, cada socio tendrá tantos votos como cuotas tenga en la compañía. Las decisiones se tomaran por número plural de socios que represente la mayoría absoluta de las cuotas en que se halla dividido el capital de la sociedad, salvo que de acuerdo con estos estatutos se requiera unanimidad. Artículo 13: La sociedad tendrá un gerente y un subgerente que lo reemplazará en sus faltas absolutas o temporales. Ambos elegidos por la junta de socios para períodos de un año, pero podrán ser reelegidos indefinidamente y removidos a voluntad de los socios en cualquier tiempo. Le corresponde al gerente en forma especial la administración y representación de la sociedad, así como el uso de la razón social con las limitaciones contempladas en estos estatutos. En particular tendrá las siguientes funciones (enumere todas aquellas que considere pertinente)... 8

9 Artículo 14: Inventarios y Balances: mensualmente se hará un Balance de prueba de la sociedad. Cada año a 31 de Diciembre se cortarán las cuentas, se hará un inventario y se formará el Balance de la junta de socios. Artículo 15: Reserva Legal: aprobado el Balance y demás documentos, de las utilidades líquidas que resulten, se destinará un 10% de reserva legal... Articulo 16: La sociedad se disolverá por: 1. La expedición del plazo señalado para su duración. 2. La pérdida de un 50% del capital aportado. 3. Por acuerdo unánime de los socios. 4. Cuando el número de socios exceda de veinticinco. 5. Por demás causales señaladas en la ley. Artículo 17: Liquidación: disuelta la sociedad se procederá a su liquidación por el gerente salvo que la junta de socios resuelva designar uno o más liquidadores con sus respectivos suplentes, cuyos nombramientos deberán registrarse en la Cámara de Comercio del domicilio de la ciudad. De esta manera se debe detallar toda la información referente a la sociedad con da uno de los aspectos mencionados en el contenido básico. Nota: Los artículos de los estatutos, deben ser normas de carácter permanente y general, deben constituir reglas estables que No requieran de ajustes. En cuanto al diseño de los estatutos puede redactarse todos los artículos que le convengan a la organización, pero teniendo presente no establecer artículos para los estatutos que se conviertan en un limitante para el desarrollo de la empresa en lo relativo a operaciones comerciales o administrativas Se llevó el documento a la Notaría de Chía 9

10 Se transcribió la minuta conformando así la Escritura Pública, firmada por el notario con los sellos respectivos y adicionalmente por los socios con la cédula y sus huellas Realizaron el pago del impuesto de registro sobre la escritura: Adquirieron el formulario de matrícula mercantil: Adquirieron en la Cámara de Comercio el formulario de Matrícula Mercantil Sociedades Comerciales, posteriormente lo presentaron en la ventanilla de la Cámara de Comercio con los siguientes documentos: Se hizo registro de libros de comercio ante Cámara y Comercio: Están compuestos por los libros de contabilidad, libros de actas, libros de registro de aportes, comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones. Libro auxiliar: se lleva para registrar detalladamente en orden cronológico las cuentas principales, totalizando débitos, créditos y saldo que pasa al final de cada período al libro diario y al libro mayor, este libro no requiere ser registrado en la Cámara de Comercio. Libro caja diario: en este libro se pasan las operaciones contables en orden cronológico, en forma individual o por resúmenes que no excedan de un mes. Libro mayor: en este libro se pasan las operaciones por cuentas utilizando el sistema de partida doble; permitiendo establecer el resumen mensual de todas las operaciones para cada cuenta. Libro inventario y balance: se debe hacer un inventario y un balance general al iniciar sus actividades y por lo menos una vez cada año para conocer en forma clara y completa la situación del patrimonio. 10

11 Libro de accionistas: en el se escriben las acciones, anotando el título, el número y la fecha de inscripción, al igual que los cambios de propietario. Libro de actas: los libros de actas pueden ser de dos clases: libros de actas de asamblea de socios y libro de acta de junta directiva. El primero lo deben llevar todas las sociedades, el segundo solo en las que posean junta directiva Se inscribieron ante la DIAN: Allí obtuvieron el número de identificación tributaria (NIT), el cual es necesario para identificarse en el desarrollo de las actividades comerciales. Para este número de identificación, el cual es expedido en una tarjeta. El registro de Impuestos sobre las ventas (IVA), se puede hacer en el momento de realizar la solicitud del NIT. Los responsables del régimen simplificado no tienen obligación de declarar el IVA, los responsables del régimen común deben hacerlo bimestralmente en las fechas que indique el calendario tributario, el cual puede adquirir directamente en la DIAN Se hizo afiliación a la aseguradora de riesgos profesionales (arp), Seguridad Social y Fondo de Pensiones y Cesantías, Aportes Parafiscales (Subsidio familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) y SENA) OVIDIO DIAZ PERSONAL ADMINISTRATIVO PERSONAL OPERATIVO PERSONAL DE MERCADEO 11

12 3.3 TIPOS DE CONTRATO 12

13 3.4 ADQUISICIÓN DEL PREDIO Vereda La Balsa, Municipio de Chía Cundinamarca PRIMER PREDIO 9800 M2 SEGUNDO PREDIO M2 Los predios para los que se diseño el proyecto Rincón de los Nogales II fueron compraventa realizada por la constructora DISCON, con las mismas características de negocio de la primera Etapa. El lote de la vereda la balsa fue primeramente de 9800 m2, en este se diseñaron primeramente 24 viviendas. Al ver que el predio vecino estaba en venta, la constructora compró el segundo lote de m2. Para así completar un diseño urbano para 82 viviendas. 13

14 3.5 OBTENCIÓN DE LOS DISEÑOS PROYECTO RINCON DE LOS NOGALES II Los diseños son el resultado del primer proyecto, Rincón de los Nogales I, pero en una versión mejorada en cuanto su aspecto físico. (Fachadas, espacios, zonas verdes en el urbanismo, acabados, etc.) Arquitecto Diseñador: CAMILO CANTOR Su vinculación con DISCON LTDA, es por Prestación de servicios. Foto 15: PRODUCTO TERMINADO FACHADA PRINCIPAL NOTA: investigación. El resultado de los Diseños lo observamos en la Parte I de esta 14

15 3.6 PROCESO PARA OBTENCIÓN DE LICENCIA RINCON DE LOS NOGALES II Alcaldía municipal. Dirección Carrera 11 #11 29 Barrio Chía Teléfono En qué consiste el trámite: Consiste en expedir el permiso para intervenir un predio mediante construcciones. Cuáles fueron los pasos para realizar el trámite? Resultado del tramite: Licencia de Construcción, Original que se debe reclamar en la oficina planeación Municipal de Chía. de Plazo de la respuesta: 60 días máximo 15

16 Vigencia de la Licencia: 24 meses prorrogables a 36 meses y para urbanizaciones hasta 48 meses Normatividad: PBOT CHÍA Foto 1: LICENCIA DE CONSTRUCCIÓN Indispensable para el buen desarrollo de la obra dentro del marco legal 16

17 4.1 ESCENARIO ADMINISTRATIVOS 4. ESCENARIOS Foto 1: OFICINA Oficina en Chía Administración: Los miembros administrativos participan en actividades compuestas de ciertas subactividades que constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y control. 17

18 ORGANIGRAMA GENERAL: Del cual desprendemos algunas actividades: DISCON LTDA Nit: Departamento de CONTROL Departamento de PROYECTOS Departamento de VENTAS Arq. Diseñadores Ing. Calculistas Ing. Obra Interventoria Topografía CONTRATISTAS: Estructura Mampostería Plomeros Eléctricos Pañetes Acabados Carpintería Cubiertas De este escenario podemos distinguir cada una de las actividades a realizar por cada departamento dentro de la Constructora y dentro de la ejecución el Proyecto Rincón de los Nogales 18

19 En este escenario encontramos al personal vinculado con la empresa. Contratos a término indefinido: Gerente, secretaria, arquitectos. Almacenistas. Contratos por prestación de servicios: Ingenieros y Arquitectos interventores, revisor fiscal, contador. Contrato de obra: Contratistas. 19

20 4.2 ESCENARIO OPERATIVO Y DE PRODUCCIÓN CONTRATISTAS: Estructura Mampostería Plomeros Eléctricos Pañetes Acabados Carpintería Cubiertas Contratos de obra: En este escenario encontramos personal contratado de la siguiente manera: Ejemplo: DISCON en representación legal la señora CECILIA RUEDA contrata a el señor XXXX para ejecutar las labores de XXXX, de (CANTIDAD DE CASAS) POR VALOR DE $$$$. El cual son cancelados por cortes catorcenales. Se le hace una retención en la fuente y a su vez el 10% del valor del contrato de AMORTIZA. 20

21 4.3 ESCENARIO DE MERCADEO El personal de ventas se encarga de convencer al cliente, pero quien en realidad cierra el negocio es la gerencia. El tipo de contrato utilizado para los vendedores es a término fijo, con prestaciones sociales, pero a su vez por cada venta realizada ganan una comisión que no se cuenta dentro de las liquidaciones. Se paga como un adicional en el mes que el cliente cierra el negocio con la gerencia. 21

22 5. ESTRATEGIAS Y MÉTODOS UTILIZADOS PARA SATISFACER AL CLIENTE La constructora no trabaja con FIDUCIARIAS (Créditos directos o el cliente, maneja sus propios créditos). Publicidad en periódicos, revista metro cuadrado, e internet. Conocidos o referidos de otros proyectos. Visita a casa modelo Análisis de espacios que se adecuen a las necesidades del propietario, sin alterar las fachadas. Participa el propietario y el arquitecto de la obra. 30 % para inicio de compraventa 70% Negociación directa con la constructora 6. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (Actividad que depende del tiempo de entrega de la casa) Se contrata el personal necesario para el inicio de la misma. Se lleva a cabo el inicio de obra Compra de materiales Actividades de programa de obra 22

23 LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos. Pronosticar. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño. Anticipar los posibles problemas futuros. Modificar los planes a la luz de los resultados del control. LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias. Subdividir el trabajo en unidades operativas (Depto.) Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.) Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. Aclarar los requisitos del puesto. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón.. Proporcionar facilidades personales y otros recursos. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control. LA EJECUCIÓN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. Motivar a los miembros. Comunicar con efectividad. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. 23

24 Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control. EL CONTROL de las actividades para que se conformen con los planes. Comparar los resultados con los planes generales. Evaluar los resultados. Idear los medios efectivos para medir las operaciones. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. Ajustar el control a la luz de los resultados del control. 24

25 CONCLUSIONES A manera personal fue de gran enriquecimiento la visita de obra DISCON LTDA en su obra RINCON DE LOS NOGALES II, pues no en todas las obras se maneja de la misma manera, por esta razón pude ampliar mis conocimientos en el manejo administrativo y organizacional de la Empresa. Pude evaluar las actividades que en la obra de RINCÓN DE LOS NOGALES II se lleva a cabo para ponerla en práctica durante el ejercicio profesional. El hecho de mezclarnos con la obra nos capacita para formular alternativas y soluciones técnicas para la correcta ejecución de una obra. 25