GASTOS POR CUENTA DE LA EMPRESA. Revisada por: Vianey Rodríguez. Aprobación cliente: Victoria Durán HRBP Alcatel-Lucent México

Transcripción

1 HRBP 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos generales y específicos de gastos locales y de viaje, bajo las cuales se debe llevar a cabo la solicitud del anticipo, autorización, comprobación y pago, en los términos establecidos en la presente política, por necesidades y como consecuencia natural de las funciones que desempeñan. 2. ALCANCE Para todo el Personal de Workcenter que por sus actividades lo requieran y que se encuentren asignados a la cuenta de. 3. CLIENTE Recursos Humanos Finanzas Finanzas Workcenter 4. LINEAMIENTOS GENERALES a) Se autorizarán anticipos sólo en caso que sea necesario efectuar un pago previo en donde se desconozca la cantidad exacta de viajes, hospedaje, alimentos, transporte, etc. b) Las autorizaciones por parte del Manager y Director será a través del formato solicitud de anticipo que se encuentra en el sistema SAG (Sistema de Administración de gastos). c) Los anticipos que se otorguen, deberán comprobarse en un periodo máximo de 30 días posteriores a la aplicación del anticipo, bajo los términos establecidos en la política. d) Los anticipos no comprobados oportunamente, serán descontados vía nómina o de cualquier otro pago que forme parte de la remuneración o finiquito del empleado. e) Los comprobantes deberán de cubrir los siguientes requisitos de acuerdo al CFF (Código Fiscal de la Federación) Art.29 Párrafo 1o y 29-A: Contener impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes de quien los expida. Contener impreso el número de folio. Lugar y fecha de expedición. Estar elaborados a tinta o a máquina. Clave del registro federal de contribuyentes de la persona a favor de quien expida Cantidad y clase de mercancías o descripción del servicio que amparen - 1 -

2 HRBP Valor unitario consignado en número e importe total consignado en número o letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, desglosado por tasa de impuesto, en su caso. Fecha de impresión y datos de identificación del impresor autorizado. En caso de facturación electrónica enviar el archivo con terminación TXT y PDF al carreo de gastos.alu@rhnet.com.mx. f) Para la comprobación de gastos por cuenta del empleado, deben ingresar al sistema SAG e imprimir el formato correspondiente reporte de gastos, el cual debe contener las autorizaciones del Manager y Director. g) El empleado debe de proporcionar el RFC de para la solicitud de comprobantes fiscales. No deberá solicitar facturas a nombre del cliente Alcatel- Lucent S.A. de C.V., cualquier documento facturado a su nombre no será recibido. h) Cuando el empleado efectué depósitos por diferencias en comprobación de cuentas personales debe hacerlo a la cuenta BANCOMER CTA A NOMBRE DE WORK CENTER HUMAN RESOURCES SA DE CV y deberá incluir la ficha de depósito adjunto al formato de devoluciones que está disponible en el sistema SAG. i) Cualquier empleado que se le compruebe que ha alterado o falsificado algún documento con los que justifique un gasto realizado, se le rescindirá automáticamente el contrato de trabajo, reservándose la empresa el derecho de asumir otras acciones de carácter legal. 5. LINEAMIENTOS ESPECÍFICOS La comprobación de gastos deberá presentarse al Analista de Gastos para su revisión a través del formato establecido dentro de los 30 días siguientes a la aplicación del anticipo, en caso de no realizar dicha comprobación se descontara vía nómina de acuerdo a la política establecida. ($1, pesos como máximo por quincena hasta liquidar el adeudo y el acceso a anticipos estará bloqueado) Se detectará a los empleados que estén desvirtuando el objeto de esta política, es decir aquellos empleados que no comprueben el importe completo del anticipo y no realicen la devolución, o bien no comprueben el anticipo, y esperen a que se realice el descuento vía nómina, se reportarán a Recursos Humanos ALU, a su Jefe y Director de área, para que en conjunto con se determine su intención, y cuando esta sea por motivos personales, o bien que el empleado lo considere como un préstamo, estará faltando a la presente política por lo que causará rescisión del contrato automáticamente. En caso de no comprobar, los accesos a la herramienta quedaran bloqueados para solicitar otro anticipo, por lo que no podrá solicitar ningún anticipo mientras tenga comprobaciones pendientes de acuerdo al punto anterior El objetivo de los anticipos es únicamente por necesidad y como consecuencia natural de las funciones que desempeñan y estrictamente laboral

3 HRBP No se aceptaran comprobaciones que no sean derivadas de un gasto de viaje, por lo que la compra de herramientas, equipo, artículos papelería etc., deberán tramitarse por medio del proceso de proveedores y política de compras del cliente, en caso de recibir comprobaciones con estos conceptos no las recibirá aun cuando el Director de área lo autorice. Los días 5 y 15 de cada mes se efectuarán cortes de cuentas personales, si el saldo es a favor del empleado se realizará deposito a través de transferencia electrónica a su cuenta de nómina los días 15, 30 y 31 respectivamente; si el saldo es a favor de WORK CENTER HUMAN RESOURCES SA DE CV el descuento se realizara vía nómina. GASTOS LOCALES REGULARES: 1) REUNIONES DE NEGOCIOS (COMIDAS) Estos gastos se limitarán a aquellos estrictamente necesarios para el desarrollo de sus labores. Cuando dos o más empleados participen en dichos gastos, únicamente podrá presentar la comprobación respectiva uno de los empleados que participen en esta reunión, anotando al reverso del comprobante fiscal los nombres de los comensales. Límite máximo de gastos diarios en alimentos locales (Importe en pesos). USUARIO EMPLEADO QUE REQUIERA TRASLADARSE POR INDICACIÓN DEL CLIENTE ALIMENTOS $ MÁS IVA 2) GASTOS DE TRANSPORTE 2.1 KILOMETRAJE La Empresa reembolsará al empleado, una cuota de kilometraje cuando utilice su automóvil en asuntos relacionados con el cliente, con la previa autorización de su jefe inmediato, Contralor del Área y Finanzas de. Se establece la cuota de pago de kilometraje equivalente al valor de $3.00 por cada kilómetro Esta política NO cubrirá el gasto de transporte incurrido por el empleado que utilice algún vehículo utilitario del cliente, así como el gasto de transporte incurrido por el empleado de su domicilio a su lugar de trabajo y viceversa

4 HRBP Los recorridos dentro de la Ciudad de, quedan sujetos a la aprobación del área de Finanzas de acuerdo a la siguiente tabla: Viaje Redondo Inicio Destino Km. Km. Alcatel - Lucent Cuautitlán Maxcom Alcatel - Lucent Cuautitlán Verónica Alcatel - Lucent Cuautitlán Plaza Carso Alcatel - Lucent Cuautitlán Querétaro Alcatel - Lucent Cuautitlán Iusacell Alcatel - Lucent Cuautitlán Televisa Sta. fe Alcatel - Lucent Cuautitlán Nextel Tlanepantla Alcatel - Lucent Cuautitlán Bestel Alcatel - Lucent Cuautitlán Telefónica Todos los vehículos que se utilicen para estos fines, deberán estar asegurados. Para efectos de comprobación de kilometraje deberán entregar el formato bitácora de kilometraje que se encuentra en el sistema SAG, debidamente autorizado 2.2 TAXIS Solo se pagarán siempre y cuando tenga los requisitos fiscales requeridos, preferentemente usar taxis de sitio para cumplir con este lineamiento. 2.3 CASETAS Para que estos gastos puedan ser reembolsados, se requiere de la presentación de los comprobantes respectivos de cada gasto. Esta política no cubrirá el gasto de transporte incurrido por el empleado de su domicilio a su lugar de trabajo y viceversa

5 2.4 GASOLINA HRBP Este concepto solo aplica en el caso de los vehículos de servicio asignado por el. El pago por este concepto deberá realizarse a través de la tarjeta de nómina del empleado. La comprobación será aceptada por con la factura correspondiente y el ticket de la compra que expide la terminal del establecimiento, sin ninguna excepción. 3) OTROS GASTOS Se refiere a los gastos no especificados en los puntos anteriores y que sean efectuados en nombre de la Empresa y debidamente autorizados. GASTOS DE VIAJE Los Gastos de Viaje efectuados por cuenta del incluyen los siguientes: Avión Transporte Hospedaje 1) VIAJES NACIONALES: Las solicitudes de boletos de avión, así como las reservaciones de hotel en viajes nacionales, deberán realizarse por medio de correo electrónico dirigido al analista de viajes adjuntando el AV correspondiente debidamente llenado y autorizado. El medio a utilizarse en viajes nacionales, será el más adecuado en función de las circunstancias e importancia del asunto a tratar, siguiendo las siguientes prioridades: A) Autobuses B) Trenes C) Aviones (de líneas comerciales autorizadas en CLASE ECONOMICA UNICAMENTE) D) Automóviles 2) VIAJES AL EXTRANJERO: Las solicitudes de boletos de avión, así como las reservaciones de hotel en viajes al extranjero, también deberán realizarse por el proceso antes mencionado solo que con 15 días naturales de anticipación. Los viajes al extranjero efectuados por avión, deberán ser con la tarifa más económica disponible a la fecha, por lo que es obligación del empleado planear y solicitar la reservación con tiempo

6 HRBP 3) HOSPEDAJE En viajes nacionales, la reservación de hoteles se deberá solicitar a través de correo electrónico dirigido al analista de viajes proporcionando el AV debidamente llenado y autorizado; cabe mencionar que deberán indicar el hotel de su preferencia y cualquier cambio al ejecutivo les estará informando de las opciones. En los casos de viajes nacionales, en los cuales no exista convenio con los hoteles, el solicitante podrá elaborar su solicitud de anticipo por concepto de hospedaje, sin que rebase el monto autorizado de acuerdo a la tabla de límites de gastos de viaje. Todas las reservaciones de hoteles nacionales e internacionales, deben ser canalizadas a través del Analista de Viajes de. Si la tarifa de hotel dentro de la República Mexicana, es superior al monto autorizado en la presente política, aun previamente negociado por la Agencia de Viajes; el solicitante deberá obtener nuevamente la autorización del Director del Área por el monto excedente. El usuario en lugar del pago en efectivo presentará a su llegada el cupón de hotel prepagado proporcionado por la Agencia de Viajes (AMEX), quien realizará el cobro, tanto del boleto de avión, como del hospedaje a través de la Tarjeta Corporativa American Express, asignada por el área de Finanzas de 4) ALIMENTOS El límite máximo establecido para gastos por concepto de alimentos en viajes nacionales y extranjeros es: Límite máximo de gastos diarios en viajes nacionales (Importe en pesos) Usuario HOSPEDAJE ALIMENTOS EMPLEADO QUE REQUIERA VIAJAR POR INDICACIÓN DEL CLIENTE $1,200 MÁS IVA $ MAS IVA - 6 -

7 HRBP Límite máximo de gastos diarios en viajes al extranjero (Importe en U. S. dólares) USUARIO HOSPEDAJE ALIMENTOS EMPLEADO QUE REQUIERA VIAJAR POR INDICACIÓN DEL CLIENTE $170 USD MAS IMPUESTOS $120 USD MAS IMPUESTO 6) RENTA DE AUTO Cuando se requiera de la reservación de rentar un automóvil, la solicitud del mismo deberá estar incluida en la del boleto de avión y debidamente autorizada por el director del área del. Cabe mencionar que el usuario deberá contar con tarjeta de crédito personal y el pago se realizara en efectivo o con cargo a su tarjeta de nómina siempre y cuando este personalizada. 7) DIFERENCIAS EN CAMBIOS Son las diferencias derivadas en las fluctuaciones de la paridad cambiaría por la divisa en la que se efectuaron el anticipo y los gastos de viaje. (Tomando la paridad que se utilizó en el momento de entregar el anticipo). No se pagaran comisiones por retiro del cajero. 8) OTROS GASTOS DE VIAJE: 8.1) VISAS Y PASAPORTE Los gastos por expedición de visas y pasaporte para viajes de negocios en representación de la empresa serán reembolsados. 8.2) SEGUROS DE VIAJE Al momento de adquirir los boletos de avión con tarjeta American Express se otorga un seguro para el viajero. Cuando se viaje en grupo, cada empleado deberá cubrir sus gastos. Cuando un viaje de negocios se combine con un viaje personal, la empresa reembolsará al empleado exclusivamente los gastos correspondientes al viaje de negocios únicamente

8 HRBP ANEXO 1 Comprobación de Gastos Locales - 8 -

9 HRBP ANEXO 2 Solicitud Anticipo de viaje - 9 -

10 HRBP ANEXO 3 Solicitud de Anticipo Local

11 HRBP ANEXO 4 Devolución Local

12 HRBP ANEXO 5 Reporte de Gastos de Viaje