Procedimiento para la Solicitud y Comprobación de Gastos de Viaje y Viáticos

Transcripción

1 Página: 1 de 1 Hoja de Control de Emisión y Revisiones. N de Revisión Páginas Afectadas Motivo del Cambio Aplica a partir de: 0 Todas Generación de documento 01-Noviembre Todas Se incluyo el nuevo logotipo de la organización. 18-Abril Todas Mejora del documento 16-Marzo-2012

2 N" Control: Procedimiento para la Solicitud y O CONI? CONTRATISTAS, S.A DE c.v Y Viáticos Fecha: Mar.J2 Página: 1 de 12 PROCEDIMIENTO PARA LA SOLICITUD Y COMPROBACiÓN DE GASTOS DE VIAJE Y VIÁTICOS. RE\1l2 \\~ /' x /' "y /1,)(....> ). \. /' } ~<,..,J..) &'»: )..-,V. ~ v/ II I REV.1 F.J.V.8. J.G.S.S.L J.G.S.S.L,.A.G I 11/ REV.O F.J.V.8. J.G.S.S.L J.G.S.S.L ' GAG.r Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Aprobado por: I

3 Página: 2 de 12 Contenido 1.0 PROPÓSITO ALCANCE REFERENCIAS RESPONSABILIDADES DEFINICIONES PROCEDIMIENTO REGISTROS Y FORMATOS DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS ANEXOS... 10

4 Página: 3 de PROPÓSITO Establecer las directrices para la correcta solicitud y comprobación de gastos de viaje del personal para el desarrollo de las actividades de los comisionados a los diversos proyectos y destinos autorizados, así como los viáticos entregados de forma quincenal al personal foráneo en obra. 2.0 ALCANCE Este procedimiento aplica a las personas que viajan a las obras o comisiones designadas por la dirección a cargo, asimismo al personal foráneo en obra con viáticos. 3.0 REFERENCIAS Manual de Calidad de CONIP Contratistas. Norma ISO-9001: RESPONSABILIDADES La Dirección General es responsable de la aprobación de este procedimiento así como de otorgar todas las facilidades y medios para su cumplimiento y mejora. El Director de Administración y Finanzas es responsable de la aplicación directa de este procedimiento; también es responsable de proveer los recursos necesarios para el cumplimiento del mismo. Tiene la responsabilidad de actualizarlo conforme se requiera. El personal Directivo, Gerencial y operativo comisionados, serán responsables de entregar los comprobantes correspondientes posterior a su comisión de la manera y forma descritas en este documento. El personal foráneo en obra será responsable de entregar los comprobantes correspondientes a sus viáticos de la manera y forma descritas en este documento al administrador de obra para su envío a oficina central. 5.0 DEFINICIONES Comisión.- Actividad encomendada al personal de CONIP Contratistas designado ejecutada fuera del lugar de adscripción o fuera de la oficina central hacia los diferentes lugares de un proyecto según se requiera. Gastos de Viaje.- Son todos aquellos gastos de alimentación, hospedaje y transportación originados por el personal asignado a comisiones administrativas o movilizaciones temporales. Viaje sencillo.- Se refiere al viaje que aplica a un solo sentido, ya sea ida o vuelta pero no ambos. Viaje redondo.- Dígase del viaje que comprende la ida y regreso del lugar de la comisión. Viáticos.- Asignación económica destinada a cubrir los gastos de alimentación.

5 Página: 4 de PROCEDIMIENTO En los viajes de comisión se realizan trabajos o actividades de carácter temporal, que por necesidad del proyecto o del centro de adscripción del personal de la organización, deban desempeñarse en un lugar distinto al centro de trabajo asignado. Dentro de los viajes de comisión son considerados como gastos de viaje, los siguientes conceptos: 1. Boletos de avión 2. Transportación Terrestre -combustible, casetas, (reembolsable al costo) 3. Hospedaje. 4. Alimentación (desayuno-comida-cena por día). 5. Recibos de transportación local y/o gastos conexos. 6. Renta de vehículo. Los gastos por despensas, bebidas alcohólicas, libros, revistas y similares, no se consideran como gastos reembolsables 6.1 Transportación. La transportación al lugar de la comisión podrá ser vía terrestre o aérea dependiendo del destino, de la naturaleza de la comisión o del nivel jerárquico del personal comisionado. La transportación terrestre aplicara cuando el destino de la comisión se encuentre a menos de 300 kilómetros del centro de trabajo asignado, a menos de 4 (cuatro) horas de viaje y cuando no existan vuelos o ruta comercial por avión hacia el lugar de la comisión Transportación terrestre Autobús Si la transportación es por tierra y por autobús el costo del boleto del viaje, ya sea sencillo o redondo, deberá ser solicitado dentro de la solicitud de gastos de viaje; es decir, deberá ser incluido en la cantidad por la cual se solicite el cheque para la comisión. Para lo anterior y previo a la elaboración de la solitud del cheque, la persona comisionada deberá haber consultado a través de internet, directamente en la taquilla o por cualquier otro medio posible, el costo del boleto al destino de la comisión Transportación terrestre Renta de vehículo Si la transportación por tierra es con renta de vehículo, la tarifa deberá ser para autos compactos, semi-compactos o acordes a la cantidad de pasajeros a transportar; la tarifa deberá incluir el o los seguros correspondientes. Este concepto será facturado como tarifa por día de asignación y será necesario presentar comprobantes fiscales. Esta tarifa no debe incluir los gastos de combustible y casetas. La renta de vehículo deberá estar aprobada por el Director del área a la cual pertenece la persona comisionada así como del Director de Operaciones.

6 Página: 5 de Transportación terrestre Vehículo particular Para el caso en que se autorice el uso del vehículo particular de la persona comisionada, se le entregará una cantidad máxima para gasolina y casetas, cuando estas apliquen. La cantidad máxima a ser entregada será de acuerdo a la siguiente Tabla 1. Distancia Kilómetros Km Gasolina Pesos Mexicanos - $ Casetas (cuando aplique)* Pesos Mexicanos - $ De 0 a 100 km $ $ De 101 a 200 km $ $ De 201 a 300 km $ $ Tabla 1: Montos máximos para gasolina y casetas en viajes terrestres * La cantidad podrá variar dependiendo del número de casetas y el costo de cada una. Los montos para gasolina y casetas establecidos previamente en la tabla 1 de este documento, deberán ser comprobados sin excepción alguna, por la persona comisionada con los tickets de casetas y facturas de gasolina correspondientes Transportación aérea Cuando la transportación al lugar de la comisión sea por avión se debe utilizar el formato CC- 015-R1 Solicitud de Boleto de Avión. En oficinas centrales, este formato deberá ser elaborado y firmado por la persona que solicita el o los boletos y deberá tener la firma de aprobación del Director del área correspondiente. Una vez que el formato este debidamente requisitado y firmado, se debe entregar a la persona de Tesorería mínimo con 5 (cinco) días hábiles de anticipación a la fecha del viaje. Para todo el personal de obra que tenga la prestación del viaje a su casa cada determinado tiempo y este se realice por avión, deberán tramitar y entregar este formato mínimo con 7 (siete) días hábiles a la fecha programada de su viaje. El trámite lo deberán hacer a través del encargado de Recursos Humanos del proyecto en oficinas centrales o del Gerente/Coordinador del proyecto; quienes a su vez, lo entregarán a la persona de Tesorería en oficinas centrales para su trámite correspondiente, cumpliendo con los tiempos establecidos anteriormente. Este formato deberá llevar, sin errores, el o los nombres de las personas que viajaran para evitar problemas con la aerolínea al momento de solicitar los pases de abordaje. 6.2 Solicitud de Gastos de Viaje. La solicitud de gastos de viaje se realizará con el formato CC-015-R2 Solicitud de Cheque donde se establecerá la cantidad necesaria para cubrir todos los conceptos mencionados anteriormente al inicio del punto 6.0 de este documento.

7 Página: 6 de 12 El archivo electrónico de este formato contiene dos páginas; de las cuales una se entrega a la Dirección de Administración y Finanzas y la segunda la conserva como Acuse de Recibo la persona que elabora y entrega dicho formato. La cantidad del cheque solicitado deberá estar de acuerdo al lugar de la comisión y a la duración de esta; para lo anterior, se utilizará el Anexo 1 de este procedimiento que contiene la relación de los conceptos comprendidos dentro de los gastos de viajes así como las cantidades de dinero destinadas para cada uno de ellos. Esta tabla (Anexo 1) se deberá actualizar conforme se vayan terminando o iniciando los proyectos de la organización, cada vez que se obtenga un convenio con algún hotel en el sitio de las obras o según se vayan realizando modificaciones en los conceptos y sus cantidades. Es responsabilidad de la Dirección de Administración y Finanzas mantener actualizada esta tabla según se vaya requiriendo. El hospedaje deberá realizarse en los hoteles con los cuales CONIP Contratistas tenga convenios para tarifas reducidas o bien, en cualquier hotel siempre y cuando sean equiparables al criterio establecido por categoría de hotel de acuerdo al nivel jerárquico del personal comisionado (Anexo 1). La solicitud de cheque deberá entregarse a la Dirección de Administración y Finanzas, al igual que el boleto de avión, con 5 (cinco) días hábiles como mínimo a la fecha del viaje. Esta solicitud deberá estar debidamente requisitada y firmada por las siguientes personas: 1. Persona que solicita el cheque 2. Persona que revisa la solicitud (Jefe inmediato de quien lo solicita) 3. Persona que autoriza la solicitud (Director del área correspondiente) La solicitud lleva una cuarta firma como Visto Bueno (VoBo) de la Dirección de Administración y Finanzas, una vez comprobado que la solicitud de cheque y las cantidades corresponden a las establecidas en este procedimiento y con el Anexo 1 del mismo. Es necesario aclarar que previo a la elaboración de este procedimiento y sus formatos, existía en la organización un formato de solicitud de cheque el cual se mando elaborar con una imprenta en blocks de 100 formatos cada uno; debido a cantidad que se tiene todavía de estos blocks y buscando evitar que esos formatos se desperdicien representando un gasto perdido para la organización, se autoriza utilizar este formato siempre y cuando se cumpla con los siguientes lineamientos: 1. El uso de estos formatos será hasta que se terminen los blocks de imprenta. 2. No se permiten estos formatos impresos o digitalizados a computadora. 3. Las cantidades de dinero solicitadas deberán cumplir con las establecidas en el Anexo 1 de este procedimiento. Por lo anterior, y solo por tiempo limitado, se tendrán dos formatos para la solicitud de cheque; el derivado de este procedimiento (formato CC-015-R2) y el formato de imprenta. Para evitar saldos a favor de la persona comisionada, los gastos de viaje deberán estar listos por lo menos 1 (uno) día hábil antes de la fecha del viaje, independientemente si es con cheque o por medio de deposito o transferencia bancaria. Si la forma de pago es con cheque se deberá procurar que éste se entregue a tiempo para que la persona comisionada pueda cobrarlo en la sucursal bancaria más cercana del banco emisor del cheque.

8 Página: 7 de 12 En caso de requerir gastos de representación como pueden ser las comidas con el cliente, se deberá hacer la observación en la solicitud de cheque así como la cantidad que se solicita para dicho concepto. La cantidad para gastos de representación deberá ser fijada de común acuerdo entre el Director del área correspondiente y el Director de Operaciones. La comprobación de los gastos de viaje, ya sea por comisión o movilización temporal, se realizará como se indica en el punto 6.4 de este procedimiento. 6.3 Viáticos Los viáticos como su definición lo indica, es una cantidad económica que se le asigna al personal foráneo asignado a una obra en específico como parte de su sueldo y esta destinada a cubrir gastos específicos durante su estadía en dicho lugar del proyecto; estos gastos son comúnmente de alimentación y hospedaje. Al personal foráneo que tenga como adscripción de trabajo las oficinas centrales de la organización o alguna de las localidades de obra donde la empresa preste servicio a su cliente, si en un momento dado es comisionado a viajar por requerimiento de alguno de los proyectos que se manejan, únicamente se les cubrirán los gastos de transportación y hospedaje, de acuerdo a las tarifas establecidas en el Anexo 1 de este procedimiento. Esta cantidad es establecida de común acuerdo al momento de la contratación entre el personal y el área de Recursos Humanos. De igual manera que los gastos de viaje, los viáticos deben ser comprobados de manera mensual o bien, según el periodo de tiempo que se establezca para el personal de cada proyecto. Esta actividad es responsabilidad del personal de obra que recibe viáticos como complemento de su sueldo y se realizará como se indica en el punto 6.4 de este procedimiento Una vez que la persona comisionada o movilizada ha regresado a su lugar de asignación, dispone de 5 (cinco) días hábiles, posteriores a la conclusión de su viaje, para realizar la comprobación de los gastos que le fueron entregados. Para esta actividad se deberá utilizar el formato CC-015-R3 Reporte de Gastos de Viaje el cual deberá estar completamente requisitado con los datos ahí solicitados y deberá ir acompañado de todas las facturas y notas originales que comprueben los gastos. De preferencia los comprobantes deberán estar ordenados por fecha de emisión (cronológicamente) y sin alteraciones. La persona comisionada tiene la responsabilidad de revisar y verificar que todas las facturas y notas que le fueron entregadas durante su viaje cumplan con los requisitos fiscales establecidos (ver punto 6.5 de este documento) como es; el cálculo de impuestos correctamente, el importe del comprobante con letra y número, que estos comprobantes estén

9 Página: 8 de 12 vigentes así como verificar que los datos fiscales (RFC) de CONIP Contratistas estén correctos. Todo comprobante que no cumpla con los requisitos establecidos en este procedimiento (punto 6.5) no será aceptado para la comprobación de los gastos de viaje. Este formato deberá estar firmado por las siguientes personas: 1. La persona comisionada (quien elabora el formato) 2. El jefe inmediato de la persona comisionada (quien revisa el formato) 3. El Director del área correspondiente (quien autoriza el formato) Una vez que el formato se encuentre con todas sus firmas, deberá ser entregado a la Dirección de Administración y Finanzas o a la persona que ésta dirección designe para realizar esta actividad de recepción y control de la comprobación de los gastos de viaje. En ningún caso se aceptaran saldos a favor por comisiones realizadas, excepto cuando por razones justificadas se prolongue su estadía; lo anterior previa autorización de su jefe inmediato y visto bueno de la Dirección de Administración y Finanzas En caso de incumplimiento en la comprobación de los gastos del comisionado dentro del plazo establecido, se procederá al descuento correspondiente vía nomina. No se aceptara la comprobación de gastos con fechas distintas a las del periodo de la comisión Comprobación de Viáticos Para la comprobación de los viáticos, el personal en obra deberá reunir las facturas y notas necesarias que amparen la cantidad que se les entrega de manera mensual. Al igual que una persona comisionada, el personal en obra que tenga asignada una cantidad de su sueldo por viáticos, tiene la responsabilidad de revisar y verificar que todas las facturas y notas que le fueron entregadas durante su viaje cumplan con los requisitos fiscales establecidos (ver punto 6.5 de este documento) como es; el cálculo de impuestos correctamente, el importe del comprobante con letra y número, que estos comprobantes estén vigentes así como verificar que los datos fiscales (RFC) de CONIP Contratistas estén correctos. La comprobación de los viáticos se realizara dentro de los 10 (diez) días hábiles siguientes al ultimo día del mes a comprobar; es decir, para comprobar junio del 2010 se tiene hasta el 14 de julio del mismo año para comprobarlo o según sean los días hábiles establecidos anteriormente. Para esta comprobación, el personal de obra deberá utilizar el formato CC-015-R4 Comprobación de Viáticos del personal de Obra en el cual relacionarán todas las facturas, notas y comprobantes correspondientes al mes o meses a comprobar. Se recomienda que este formato se llene en computadora debido a que en caso de necesitar más de un formato para la comprobación el archivo ya viene preparado para imprimir el número de página con el total de páginas. De no ser así, y el formato se llene a mano, se deberá garantizar la correcta numeración de cada página así como del total de ellas.

10 Página: 9 de 12 Una vez que el personal de obra tenga todas las facturas, notas y comprobantes debidamente relacionados en el formato mencionado, este formato (o los que se hayan utilizado) deberán imprimirse para ser firmados por el empleado correspondiente. Toda la documentación de comprobación (formatos CC-015-R4, facturas, notas y comprobantes) deberá estar engrapada por mes y colocada en sobres cerrados para evitar que se pierdan durante su manipulación. Dentro de un sobre pueden colocarse uno o varios meses a comprobar o bien las comprobaciones de uno o varios empleados según el tamaño de este o de los paquetes mensuales. Los sobres con la documentación de comprobación se deberán enviar, vía paquetería (DHL, estafeta, UPS, etc.) a las oficinas centrales de la organización en atención a la persona encargada de recursos humanos del proyecto o encargada del control y comprobación de viáticos del personal de obra. El envío de la documentación se deberá realizar de manera mensual o bien, según la frecuencia establecida para el personal de cada proyecto; lo anterior, dependiendo del volumen a enviar, del costo por paquete o las ventajas que pudiera haber en envíos mayores. En caso de incumplimiento en la comprobación de los viáticos dentro del plazo establecido, se procederá al descuento correspondiente vía nomina. No se aceptara la comprobación de gastos con fechas distintas a las del periodo de comprobación. 6.5 Requisitos fiscales Se deberá cumplir con lo establecido en el Código Fiscal de la Federación y con lo indicado a continuación: Toda la documentación que compruebe los gastos nacionales deberá reunir los siguientes requisitos de quien los expide: a) Contener impreso el nombre, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes de quien lo expida. b) Contener impreso el número de folio. c) Lugar y fecha de expedición. d) Descripción del servicio que amparen. e) Valor unitario consignado en número e importe total en número y letra, así como el monto de los impuestos que en los términos de las disposiciones fiscales deban trasladarse. f) La cédula del registro federal de contribuyentes reproducida en el comprobante. g) La leyenda "La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales. h) Los datos de identificación del impresor y fecha de publicación en el Diario Oficial de la Federación de la autorización. Fecha de impresión y vigencia del comprobante. i) Para los efectos de los Regímenes Intermedio de las Personas Físicas con Actividades Empresariales y de los Pequeños Contribuyentes, cuando utilicen máquinas registradoras de comprobación fiscal podrán expedir como comprobantes simplificados las copias de los registros de Auditoria, los que se consideran como deducibles. Los Pequeños Contribuyentes, podrán también entregar a sus clientes copias de las notas de venta las que deberán contener los siguientes requisitos del Artículo 29-A del Código Fiscal de la Federación, impreso el nombre, denominación o razón social, domicilio fiscal y registro

11 Página: 10 de 12 federal de contribuyentes de quien lo expide, impreso el numero de folio, lugar y fecha de expedición y el importe total de la operación con numero y letra; pero en este caso no será deducible. 7.0 REGISTROS Y FORMATOS Titulo Formato de Solicitud de Boleto de Avión Formato de Solicitud de Cheque Formato de Formato de Comprobación de Viáticos del personal de obra Formato CC-015-R1 CC-015-R2 CC-015-R3 CC-015-R4 8.0 DIAGRAMAS Y FLUJOGRAMAS Los Diagramas de flujo de las páginas siguientes representan de manera gráfica la secuencia del proceso para la solicitud y comprobación de gastos de viaje y comprobación de viáticos contenidos es este documento. 9.0 ANEXOS Anexo 1 Anexo 2 Anexo 3 Anexo 4 Anexo 5 Tarifas Máximas para Gastos de Viaje Formato de Solicitud de Boleto de Avión Formato de Solicitud de Cheque Formato de Formato de Comprobación de Viáticos del personal de obra

12 Página: 11 de 12 Diagrama de Flujo para la Comprobación de Viáticos del personal asignado a obra. INICIO Regresa formato para efectuar correcciones Es necesario realizar un viaje de comisión. Elaboración y solicitud de cheque y boleto de avión (cuando aplique). Entrega de los formatos a la Dirección de Administración y Finanzas o a Tesorería según sea el caso. CC-015-R1 Formato Solitud de Boleto de Avión CC-015-R2 Formato Solicitud de Cheque No Los formatos cumplen con todos los requisitos? Si Trámite y entrega del cheque y boletos al comisionado necesarios para su viaje. Realización de viaje de comisión Comprobación de gastos de viaje de comisión CC-015-R3 Formato Comprobación de Gastos de Viaje Entrega de la comprobación de gastos de viaje a la Dirección de Administración y Finanzas FIN

13 Página: 12 de 12 Diagrama de Flujo para la Solicitud y INICIO Personal en obra asignado con viáticos. Recolección de los comprobantes necesarios que amparen la cantidad de viáticos depositada. No Se tienen todos los comprobantes y cumplen con los requisitos establecidos? Si Elaboración el formato para comprobación de viáticos del personal de obra. CC-015-R4 Formato Comprobación de Viáticos del Personal de Obra Impresión y firma del formato CC-015-R4 Engrapar los formatos utilizados junto con todas las facturas y comprobantes del mes a comprobar. Colocar en sobre cerrado los paquetes de comprobación. Envío de los documentos por paquetería a la persona responsable en las oficinas centrales. FIN