PA02-PROCESO PARA LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES

Transcripción

1 PA02-PROCESO PARA LA GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES Resumen de Revisiones Edición Fecha Motivo de la modificación 00 15/04/2008 Creación de procedimiento 01 15/04/2008 Actualización Procedimiento 02 07/09/2011 Actualización Procedimiento Elaboración: Subdirector de Calidad Revisión: Director Aprobación: Junta de Centro Fecha: Fecha: Fecha: 07/09/2011 Edición 03-07/09/2011 Página 1 de 7

2 ÍNDICE 1. Objeto 2. Alcance 3. Referencias/Normativa 4. Definiciones 5. Desarrollo del Proceso 6. Seguimiento y Medición 7. Archivo 8. Responsabilidades 9. Rendición de cuentas 10. Flujograma Edición 02-07/09/2011 Página 2 de 9

3 1. Objeto Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades realizadas por la ETSIE a través de su Equipo de Dirección y/o de las Comisiones y personas designadas en cada caso para: Definir las necesidades de recursos materiales para contribuir a la calidad del proceso de enseñanza-aprendizaje de las enseñanzas impartidas en la Escuela. Planificar la adquisición de recursos en función del presupuesto y de la prioridad. Gestionar los recursos materiales. Mejorar continuamente la gestión de los recursos materiales para adaptarse permanentemente a las nuevas necesidades y expectativas. Informar de los resultados de la gestión de los recursos materiales a los órganos que corresponda y a los distintos grupos de interés. 2. Alcance Este procedimiento aplica a todas las actividades que la ETSIE realiza para determinar las necesidades, planificar la adquisición, actualización, gestión y verificación de la adecuación de los recursos materiales de la Escuela. Aplica por tanto a todas las personas que, individualmente por su cargo o actividad, o formando parte de las Comisiones u Órganos de gobierno del Centro, realizan las actividades descritas. 3. Referencia/Normativa Ley Orgánica de Universidades (LOU). Ley Andaluza de Universidades (LAU). RD 1393/2007 de 29 de octubre. Orden ECI/3855/2007 de 27 de diciembre. Edición 02-07/09/2011 Página 3 de 9

4 Criterios y directrices para la Garantía de Calidad en el EEES, promovidos por ENQA. Programas AUDIT y VERIFICA (ANECA) y FIDES (ACSUG) para el Diseño y la Verificación del SGIC de los Centros y sus enseñanzas. 4. Definición Recursos materiales: las instalaciones (aulas, salas de estudio, aulas de informática, laboratorios docentes, salas de reunión, despachos de tutorías) y equipamiento, material científico, técnico, asistencial, en las que se desarrolla el proceso de enseñanzaaprendizaje. Indicador: medida cuantitativa que puede usarse como guía para controlar y valorar la calidad de las diferentes actividades. Es decir, la forma particular (normalmente numérica) en la que se mide o evalúa cada uno de los criterios. 5. Desarrollo del Proceso 5.1. Generalidades La correcta gestión de los recursos materiales del centro se convierte en una necesidad que incide directamente en la calidad del mismo. El momento actual exige a la Universidad una eficiente y eficaz gestión de los recursos materiales reduciendo costes innecesarios y alcanzando un alto índice de éxito y satisfacción en los servicios con los que se relacionan. Tanto a nivel de Universidad como de los propios Centros, se disponen de una serie de mecanismos para obtener información sobre el diseño, dotación, mantenimiento y gestión de los recursos materiales, destacando entre otros; el Plan de Mantenimiento de la Universidad de Sevilla elaborado por el Vicerrectorado de Infraestructura y aprobado en Claustro, los acuerdos del Equipo de Gobierno, las Juntas Edición 02-07/09/2011 Página 4 de 9

5 de Centro, informes de los Subdirectores o Vicedecanos de Infraestructuras resultantes de encuestas. Esta información se obtiene con una periodicidad anual. Son numerosos los recursos materiales cuya gestión dependen directamente del propio centro. En este caso, es preciso homogeneizar los procedimientos, estableciendo acciones o rutas institucionalizadas para optimizar los resultados. La gestión de aquellos recursos materiales de los centros cuya gestión no depende exclusivamente de estos, exige igualmente establecer claramente los procedimientos que lleven a un adecuado control de los mismos, evitando procesos burocráticos inútiles y agilizando la obtención de los resultados deseados Obtención de la información La subdirección de Infraestructuras de la ETSIE, según necesidades ante situaciones de cambio y elabora un informe de los recursos materiales del centro así como el grado de satisfacción, quejas y incidencias abiertas relacionadas con los mismos, elaborando finalmente propuestas para subsanar debilidades detectas. El informe y las propuestas se remitirán a la CGCT para su análisis, modificación y ratificación Difusión Los cambios o acciones de mejora adoptadas serán difundidos por el Equipo de Dirección de la ETSIE que coordinará junto con la Comisión de Garantía de Calidad del Título su efectiva realización. Los procedimientos que se emplean para canalizar las distintas vías de participación de los grupos de interés en la gestión de los recursos materiales son a través de la firma de convenios con los grupos de interés más importantes. La Subdirección de Infraestructura, con una periodicidad anual, será la responsable de llevar a cabo la medición de la satisfacción con los recursos materiales, que servirá para rendir cuentas sobre la adecuación de los mismos para el aprendizaje de los estudiantes y de su nivel de uso. Edición 02-07/09/2011 Página 5 de 9

6 A través del Equipo de Dirección y la Junta de Centro se le dará difusión a esta información, haciéndose pública a través de la página Web y la memoria final de curso. 6. Seguimiento y Medición En la revisión al menos anual del Sistema de Garantía de Calidad, Comisión de Garantía de Calidad del Título, realizará la revisión de la gestión de recursos, concluyendo sobre su adecuación y/o sobre el plan de acciones de mejora para el período siguiente. Así mismo, para la medición y análisis de los resultados se tendrán en cuenta los siguientes indicadores: I1PA02. Nº de puestos de ordenador por estudiante. I2PA02. Puestos disponibles en sala de estudios. I3 PA02. Nº de puestos de biblioteca I4 PA 02 Grado de satisfacción por parte de los grupos de interés en cuanto a los recursos materiales existentes en el Centro 7. Archivo Los documentos generados en este procedimiento serán archivados por la Administradora. Una copia de determinados documentos (registros o evidencias) será guardada por la subdirección de infraestructuras. Edición 02-07/09/2011 Página 6 de 9

7 Identificación del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservación Ficha de Solicitud con justificación. Ficha para el mantenimiento y gestión de recursos. Informe de gestión. Encuesta de satisfacción de los usuarios Documental/ Informático Documental/ Informático Documental/ Informático Administradora/ Subdirección de Infraestructura Administradora/ Subdirección de Infraestructura Administradora/ Subdirección de Infraestructura 6 años 6 años 6 años 8. Responsabilidades Equipo de dirección Definición de actuaciones y criterios de selección Planificar la adquisión Subdirección de Infraestructura: Identificar las necesidades asociadas a recursos Definir los criterios para la gestión y explotación de recursos Mantenimiento y gestión de incidencias, e informe de gestión de los recursos Administrador del Centro: Revisión, recepción e inventario (si procede) Puesta en explotación de los recursos. Comisión de Garantía de Calidad del Título: Análisis de los resultados de explotación de los recursos materiales, revisión, modificación y mejora de los recursos 9. Rendición de cuentas Para cumplir con la rendición de cuentas sobre los recursos materiales, se elaborará por parte de la Dirección de Centro una memoria que se publicará en la página Web de la Edición 02-07/09/2011 Página 7 de 9

8 ETSIE, de carácter anual. Edición 02-07/09/2011 Página 8 de 9

9 10. Flujograma INICIO Política y Objetivos de Calidad Políticas medioambientales Políticas de prevención de riesgos Acciones de mejora planificadas Identificación de necesidades asociadas a recursos materiales Subdirección de Infraestructuras Lo asume el Centro? NO Solicitud al órgano competente Equipo de Dirección Ficha de solicitud con justificación SÍ Definición de actuaciones y criterios de selección Equipo de Dirección SÍ La solicitud es aceptada? NO Comunicación en Junta de Centro Dirección del Centro Planificar la adquisición Archivo Equipo de Dirección Recepción, revisión e inventariado, si procede Administrador del Centro Puesta en explotación de los recursos Administrador del Centro Ficha para el mantenimiento y gestión de recursos Fuentes de información: Encuestas de satisfacción de usuarios Análisis de sugerencias y reclamaciones Análisis de indicadores Incidencias detectadas por los diferentes grupos de interés Mantenimiento, incidencias y otra información de recursos materiales e informe de gestión de los mismos Subdirección de Infraestructuras Informe de gestión PE-02 Proceso de medición, análisis y mejora Análisis de los resultados de la explotación de los recursos materiales. Revisión, modificación y mejoras de los recursos Comisión de Garantía de Calidad del Título Documento que recoja las conclusiones sobre recursos materiales PC-12 Proceso de información pública Rendición de cuentas a las partes implicadas Dirección FIN Edición 02-07/09/2011 Página 9 de 9