PROCESO DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROPIOS DEL CENTRO

Transcripción

1 PROCESO DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROPIOS DEL Elaborado por: María José Benito Bernáldez Responsable del Sistema de Garantía de Calidad Revisado por: Comisión de Garantía de Calidad de Centro Aprobado por: Junta de Escuela Fecha 13 de Enero de 2016 Fecha 05 de Febrero de 2016 Fecha 10 de Febrero 2016 Firma Firma Firma: Teresa Bartolomé García Secretaria Académica Página 1 de 11

2 ÍNDICE 1.- OBJETO ALCANCE NORMATIVA DEFINICIONES DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO UNIDADES IMPLICADAS DIAGRAMAS ARCHIVO HISTÓRICO DE CAMBIOS Página 2 de 11

3 1.- OBJETO Este proceso tiene por objeto definir las actividades realizadas por el Centro a través de su Equipo Directivo y/o de las Comisiones y personas designadas en cada caso para: Definir las necesidades de recursos materiales y los objetivos de los servicios propios para contribuir a la calidad del proceso de enseñanza-aprendizaje de las enseñanzas impartidas en el Centro Planificar la adquisición de recursos y las actuaciones de los servicios en función del presupuesto y de la prioridad Gestionar los recursos materiales y las prestaciones de los servicios Informar de los resultados de la gestión de los recursos materiales y los servicios a los órganos que corresponda y a los distintos grupos de interés Mejorar continuamente la gestión de los recursos materiales y las prestaciones de los servicios para adaptarse permanentemente a las nuevas necesidades y expectativas 2.- ALCANCE Este proceso se aplica a todas las actividades que el Centro realiza para determinar las necesidades, planificar la adquisición, actualización, gestión y verificación de la adecuación de los recursos materiales del Centro, así como a todas las actividades realizadas para determinar los objetivos, planificar, actualizar, gestionar y verificar la adecuación de las actuaciones de los servicios prestados por el Centro. 3.- NORMATIVA 3.1. Normativa Estatal Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades (BOE 24/12/2001) y Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril que la modifica (BOE 13/04/2007).Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades R.D. 1393/2007, de 29 de octubre, por el que se establece la ordenación de las enseñanzas universitarias oficiales Directrices de garantías de calidad de la ANECA Normativa de la Universidad de Extremadura Estatutos (Decreto 65/2003 de 8 de mayo, por el que se aprueban los Estatutos de la Universidad de Extremadura) Normativas y Reglamentos ya establecidos en los Centros y Generales de la Universidad de Extremadura para establecer necesidades, planificar consecución, gestionar las adquisiciones y las existencias y seguir los resultados de los recursos materiales y servicios universitarios prestados en los Centros Legislación aplicable en materia de contratación-adquisición de productos y servicios por los organismos públicos. Normativa de ejecución presupuestaria de la Universidad de Extremadura. Página 3 de 11

4 4.- DEFINICIONES Recursos materiales: las instalaciones (aulas, salas de estudio, aulas de informática, laboratorios, plantas piloto, invernadero, campos de prácticas, nave agrícola, salas de juntas, salón de actos, salón de grados, puestos de lectura en biblioteca, despachos de tutorías) en las que se desarrolla el proceso de enseñanzaaprendizaje, así como el equipamiento, material científico, técnico y asistencial necesario para este proceso. Servicios propios del Centro: servicios cuya prestación es una competencia directa del Centro, entre ellos incluiríamos, Secretaría, Biblioteca, Conserjería, Reprografía y Cafetería. 5.- DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO 5.1. Proceso de gestión de los recursos materiales: El proceso de gestión de los recursos materiales es una competencia del Equipo de Dirección del Centro. Estos recursos materiales estarían comprendidos por las instalaciones (aulas, salas de estudio, aulas de informática, laboratorios, plantas piloto, invernadero, campos de prácticas, nave agrícola, salas de juntas, salón de actos, salón de grados, puestos de lectura en biblioteca, despachos de tutorías) en las que se desarrolla el proceso de enseñanzaaprendizaje, así como el equipamiento, material científico, técnico y asistencial necesario para este proceso. El Director delega en uno de los miembros de su equipo, el Subdirector responsable de estos temas, la labor de identificación de necesidades de estos recursos. Esta tarea la realizará, dentro del entorno normativo y conforme a las políticas y objetivos del Centro, de acuerdo con el informe anual de resultados P/SO005_EIA D001 del curso anterior y las propuestas de mejora indicadas en el mismo; así como la información relativa a los recursos materiales procedente de los distintos sectores de la Comunidad Universitaria. Si la propuesta para cubrir las necesidades detectadas, o parte de las mismas, no pudiera ser asumida por el Centro, se solicitará apoyo al Vicerrectorado correspondiente. En caso de que no sea aceptada, se archivará dicha solicitud. En los casos en que el Centro pueda asumir la propuesta de las necesidades detectadas y en aquellos otros en que no sea así pero la solicitud al órgano competente haya sido aceptada, corresponderá al Equipo de Dirección definir las actuaciones sobre los recursos materiales, contando con la información del Administrador, de la Unidad Técnica de Obras y Mantenimiento y del Servicio de Gestión Económica, Contratación y Patrimonio, en los casos en que así lo estipulen las Normas Anuales de Ejecución Presupuestaria. Siempre contando con la información del Administrador y con los datos técnicos de los proveedores, y conforme a la normativa sobre contratación y ejecución presupuestaria, el Equipo de Dirección realizará la planificación, dotación y puesta en explotación de los recursos materiales, elaborando o teniendo en cuenta las normativas de utilización de los distintos recursos materiales del Centro, siendo el Subdirector responsable quien se ocupe del mantenimiento y gestión de incidencias. A través de encuestas de satisfacción de los usuarios, buzones de sugerencias, hojas de reclamaciones u otros métodos, se obtendrá información relacionada con los recursos materiales de todos los sectores de la Comunidad Universitaria. El Subdirector responsable valorará la suficiencia y fiabilidad de estos datos para poder proceder al análisis de los resultados. Este análisis se sintetizará en un informe anual de resultados P/SO005_EIA D001 que contendrá también una serie de propuestas de mejora relacionadas con el proceso de gestión de los recursos Página 4 de 11

5 materiales. En esta misma fase se realizará el seguimiento del proceso y se emitirá, si se estima conveniente, la propuesta de revisión del mismo. El Equipo de Dirección verificará si los recursos son adecuados. En caso contrario revisará en lo necesario la planificación de actuaciones sobre los mismos. El proceso concluye con la presentación a la Junta de Centro, del informe anual de los recursos materiales del Centro P/SO005_EIA D Proceso de gestión de los servicios propios del Centro: El proceso de gestión y difusión de los servicios propios, Secretaría, Biblioteca, Conserjería, Reprografía y Cafetería, es una competencia del Equipo de Dirección del Centro, que será quien realice la labor de definición de los objetivos de los mismos. Esta tarea la realizará dentro del entorno normativo y conforme a las políticas y objetivos del Centro. El Administrador y los responsables de los Servicios ejecutarán las actuaciones, de acuerdo con los protocolos necesarios para la prestación de los servicios. A través de encuestas de satisfacción de los usuarios, buzones de sugerencias, hojas de reclamaciones u otros métodos, se obtendrá información relacionada con el funcionamiento de los servicios de todos los sectores de la Comunidad Universitaria. El Equipo de Dirección valorará la suficiencia y fiabilidad de estos datos para poder proceder al análisis de los resultados. Este análisis se sintetizará en un informe anual de resultados P/SO005_EIA D001 que contendrá también una serie de propuestas de mejora relacionadas con el proceso de gestión de estos servicios. En esta misma fase se realizará el seguimiento del proceso y se emitirá, si se estima conveniente, la propuesta de revisión del mismo. El Equipo de Dirección verificará si los servicios son adecuados. En caso contrario revisará en lo necesario la planificación de actuaciones sobre los mismos. El proceso concluye con la rendición de cuentas a la Junta de Centro y la presentación del informe anual de los servicios propios del Centro P/SO005_EIA D001. Por otro lado, la Comisión Ambiental de la EIA creada para velar por los aspectos relacionados con el medio ambiente de la EIA también realiza y presenta en Junta de centro un informe anual (P/SO005_EIA_D005) de las actuaciones realizadas dentro del marco de este Proceso. 6.- UNIDADES IMPLICADAS Unidad/Órgano Puesto/Responsable Descripción de tareas Equipo de Dirección del Centro Definición de actuaciones sobre los recursos materiales y criterios de selección de proveedores; planificación, dotación y puesta en explotación de los recursos materiales; valoración de los datos y análisis de los resultados sobre la prestación de los servicios; verificación de la adecuación de los recursos materiales. Definición de los objetivos, definición y Página 5 de 11

6 Equipo de Dirección del Centro Secretaría del Centro Vicerrectorado de Planificación Económica Unidad Técnica de Obras y Mantenimiento Servicio de Gestión Económica, Contratación y Patrimonio Junta de Centro Servicios propios del Centro Subdirector responsable Administrador del Centro Vicerrector Director Jefe de Servicio Director/Responsable de cada Servicio planificación de actuaciones de los servicios. Verificación de la adecuación de las prestaciones de los servicios. Identificación de necesidades, mantenimiento y gestión de incidencias de recursos materiales; valoración de los datos y análisis de los resultados sobre los recursos materiales. Difusión interna y externa de las actividades y objetivos de los servicios. Definición y ejecución de las actuaciones sobre los servicios. Resolución de la solicitud de dotación de recursos materiales que no asume el Centro Definición de actuaciones sobre los recursos materiales y criterios de selección de proveedores Definición de actuaciones sobre los recursos materiales y criterios de selección de proveedores Rendición de cuentas sobre política y actuaciones en recursos materiales y servicios. Ejecución de las actuaciones sobre los servicios 7.- DOCUMENTOS Actas de Junta de Centro: donde quedarían reflejadas la presentación de los informes anuales sobre recursos materiales y sobre servicios propios del Centro. P/SO005_EIA D001 Informe anual. Dónde quedaría constancia del proceso de gestión de los recursos materiales y servicios propios del Centro. P/SO005_EIA D002 Reservas de aulas y salas de ordenadores: Se realizan a través del Subdirector de Ordenación Académica. Las necesidades permanentes (docencia y/o prácticas) que se extienden durante todo el cuatrimestre se reflejan directamente en los calendarios de ocupación de aulas, que se publican en la página web de la Escuela y que están permanentemente actualizados en el apartado de Distribución de cursos por aulas. Las reservas puntuales, tanto de aulas como de aulas de informática se realizan por medio de correos electrónicos que los profesores envían al Subdirector de Ordenación Académica y que, tras las correspondientes comprobaciones, se incorporan a los calendarios de ocupación de aulas de informática (ver link anterior) y al Calendario de ocupación puntual de espacios del Centro (localizado en Portería del Edificio Alfonso XIII, para facilitar la apertura y cierre de dichas instalaciones). P/SO005_EIA D003 Las reservas de Invernadero, Laboratorios y Plantas Piloto se realizan siguiendo un proceso análogo al de las aulas. El Subdirector de Ordenación Académica distribuye las necesidades permanentes y recoge las solicitudes puntuales por medio de s de los profesores interesados. Debido a que no hay solapes entre las distintas unidades académicas para el uso de estas instalaciones, no ha sido necesario generar calendarios de ocupación similares a los que se usan para las aulas y salas de informática. Página 6 de 11

7 P/SO005_EIA D004 Las reservas del Salón de Actos y Sala de Juntas, al ser puntuales, siguen el mismo procedimiento que en el caso de las reservas puntuales de aulas: solicitud por al Subdirector de Ordenación Académica, que tras su autorización se reflejan en el Calendario de ocupación puntual de espacios del Centro (localizado en Portería del Edificio Alfonso XIII. P/SO005_EIA D005 Informe anual de la Comisión ambiental de la EIA Página 7 de 11

8 8.- DIAGRAMAS 8.1. Proceso de gestión de los recursos materiales: Página 8 de 11

9 8.2. Proceso de gestión de los servicios propios del centro INICIO Definición del órgano, unidades y/o grupos de interés involucrados en la gestión de los servicios Equipo de Dirección Definición de los objetivos de los servicios Equipo de Dirección Marcos de referencia: -Políticas y objetivos de calidad del Centro. -Políticas medioambientales, de sostenibilidad, de prevención de riesgos. Estatutos de la UEx -Reglamentos de los Servicios Definición de actuaciones de los servicios prestados por el Centro Equipo de Dirección / Administrador Planificación de las actuaciones de los servicios Equipo de Dirección Evidencia: Actas de Junta de Centro P/SO005_EIA D001 Informe Anual P/SO005_EIA D002 Reservas de aulas y salas de ordenadores P/SO005_EIA D003 Las reservas de Invernadero, Laboratorios y Plantas Piloto P/SO005_EIA D004 Las reservas del Salón de Actos y Sala de Juntas P/SO005_EIA D005 Informe Anual de la Comisión ambiental Ejecución de las actuaciones planificadas Administrador/Subdirectores responsables/pas/ Comisión ambiental de la EIA FIN 9.- SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN El seguimiento de los resultados del proceso está integrado en el mismo, ya que está prevista una recogida de información entre los usuarios de los recursos materiales y los servicios del Centro que se reflejan en el informe anual P/SO005_EIA D001. El análisis de estos resultados, que se realizará cada curso académico, y se hará en base al informe anual P/SO005_EIA D001. En esta misma fase se realiza el seguimiento de proceso y puede emitirse, si se estima oportuno, una propuesta de revisión del mismo. En dicho informe se reflejarán los siguientes Indicadores de Seguimiento: Página 9 de 11

10 - Puestos en aulas: Nº de alumnos matriculados / Nº de puestos de uso simultáneo al día en las aulas de mobiliario. - Puestos en laboratorios: Nº de alumnos matriculados en titulaciones que exijan el uso de laboratorios / Nº de puestos en los laboratorios de uso simultáneo - Puestos en bibliotecas: Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en biblioteca - Puestos de ordenadores: Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en la sala de ordenadores - Puestos en salas de lectura: Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en salas de lectura - Puestos en plantas piloto: Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en plantas piloto - Puestos en invernaderos: Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en invernaderos - Puestos en nave agrícola: Nº total de alumnos matriculados / Nº total de puestos en nave agrícola - Gastos de mantenimiento y conservación sobre el total de gastos corrientes: (Gastos de mantenimiento y conservación / Total de gastos corrientes) x Gastos de inversión sobre el total de gastos corrientes: (Gastos de inversión / Total de gastos corrientes) x Incidencias: Nº total de incidencias constatadas - Reclamaciones: Nº total de reclamaciones presentadas Los responsables del informe anual P/SO005_EIA D001 son: el Director del Centro, el Subdirector de Infraestructuras, Subdirector de ordenación académica y el Administrador ARCHIVO Identificación del registro Soporte de archivo Responsable custodia Tiempo de conservación Actas de Junta de Centro Papel o informático Secretaria de Centro Indefinidamente P/SO005_EIA_D001 Informe Papel o informático Responsable de Calidad Indefinidamente Anual del Centro P/SO005_EIA_D002 Reservas Papel o informático Subdirector de Ordenación 2 años de aulas y salas de Académica ordenadores P/SO005_EIA_D003 Las reservas de Invernadero, Laboratorios y Plantas Piloto Papel o informático Subdirector de Ordenación Académica 2 años Página 10 de 11

11 P/SO005_EIA_D004 Las reservas del Salón de Actos y Sala de Juntas P/SO005_EIA_D005 Informe Anual de la Comisión ambiental Papel o informático Papel o informático Subdirector de Ordenación Académica Responsable de Calidad del Centro 2 años Indefinidamente 11.- HISTÓRICO DE CAMBIOS EDICIÓN FECHA MODIFICACIONES REALIZADAS 1ª Edición V_002 15/02/2013 1ª Edición V002 15/02/2013 La memoria económica no se presenta en Junta de Centro, está a disposición de los interesados a través del programa informático contable de la UEX y por tanto Gerencia y vicerrectorado correspondiente de la UEX 5,6,7,8,9,10 y 11 han sido sustituidos por los nuevos procedimientos: 2ª Actualización de normativas. Actualización de terminología. 3ª 2016 Eliminación de la gestión de Horarios que pasa al P/CL009_EIA Detalles sobre la Comisión ambiental Página 11 de 11