PROCESO DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROPIOS DEL CENTRO

Transcripción

1 PROCESO DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS PROPIOS DEL Elaborado por: Comisión Calidad l Centro Revisado por: Vicerrectorado Calidad y Formación Continua Aprobado por: Junta Fecha Fecha: 9 noviembre, 2009 Fecha: 19 noviembre, 2009 Firma Firma Firma Página 1 14

2 ÍNDICE 1.- OBJETO ALCANCE NORMATIVA DEFINICIONES DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO UNIDADES IMPLICADAS DOCUMENTOS DIAGRAMA SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN ARCHIVO HISTÓRICO DE CAMBIOS ANEXOS...14 Página 2 14

3 1.- OBJETO Este proceso tiene por objeto finir las actividas realizadas por la a través su Equipo Decanal o las Comisiones y personas signadas en cada caso para: Definir las necesidas recursos materiales y los objetivos los servicios propios para contribuir a la calidad l proceso enseñanza-aprendizaje las enseñanzas impartidas en el Centro Planificar la adquisición recursos y las actuaciones los servicios en función l presupuesto y la prioridad Gestionar los recursos materiales y las prestaciones los servicios Mejorar continuamente la gestión los recursos materiales y las prestaciones los servicios para adaptarse permanentemente a las nuevas necesidas y expectativas Informar los resultados la gestión los recursos materiales y los servicios a los órganos que corresponda y a los distintos grupos interés 2.- ALCANCE Este proceso se aplica a todas las actividas que la realiza para terminar las necesidas, planificar la adquisición, actualización, gestión y verificación la acuación los recursos materiales l Centro, así como a todas las actividas realizadas para terminar los objetivos, planificar, actualizar, gestionar y verificar la acuación las actuaciones los servicios prestados por el Centro. 3.- NORMATIVA 3.1. Normativa Estatal Ley Orgánica Universidas 6/2001, 21 diciembre. Ley Orgánica 4/2007, 12 abril, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, 21 diciembre, Universidas R.D. 1393/2007, 29 octubre, por el que se establece la ornación las enseñanzas universitarias oficiales Directrices garantías calidad la ANECA. Legislación aplicable en materia contratación-adquisición productos y servicios por los organismos públicos Normativa la Universidad Extremadura Estatutos (Decreto 65/ mayo, por el que se aprueban los Estatutos la Universidad Extremadura) Normativas y Reglamentos ya establecidos en los Centros y Generales la Universidad Extremadura para establecer necesidas, planificar consecución, gestionar las adquisiciones y las existencias y seguir los resultados los recursos materiales y servicios universitarios prestados en los Centros Normativa ejecución presupuestaria la Universidad Extremadura. Página 3 14

4 4.- DEFINICIONES Recursos materiales: las instalaciones (aulas, salas estudio, aulas informática, laboratorios docentes,, salas reunión, puestos lectura en biblioteca, spachos tutorías, boga) en las que se sarrolla el proceso enseñanza-aprendizaje, así como el equipamiento, material científico, técnico y cultural necesario para este proceso. Servicios propios l Centro: servicios cuya prestación es una competencia directa l Centro, entre ellos incluiríamos Conserjería, Secretaría, Reprografía DESCRIPCIÓN / DESARROLLO DEL PROCESO (ver Flujograma) 5.1. Proceso gestión los recursos materiales: El proceso gestión los recursos materiales es una competencia l Equipo Dirección l Centro. Estos recursos materiales estarían comprendidos por las instalaciones (aulas, salas estudio, aulas informática, laboratorios docentes, salas reunión, spachos tutorías) en las que se sarrolla el proceso enseñanzaaprendizaje, así como el equipamiento, material científico, técnico, asistencial y cultural necesario para este proceso. El Decano, o persona en quien legue, asume la labor intificación necesidas estos recursos. Esta tarea la realizará, ntro l entorno normativo y conforme a las políticas y objetivos l Centro, teniendo en cuenta el informe resultados l curso anterior (PRMSC_D004) y las propuestas mejora indicadas en el mismo; la memoria económica anual la Junta Centro (PRMSC_D007), así como la información relativa a los recursos materiales procente los distintos sectores la Comunidad Universitaria. Esta tarea se realizará en el último trimestre cada año. Si la propuesta para cubrir las necesidas tectadas, o parte la misma, no pue ser asumida por el Centro, se solicitará por el Equipo Dirección al Vicerrectorado Planificación Económica. En caso que no sea aceptada, se informará en Junta Centro y se archivará dicha solicitud. En los casos en que el Centro pueda asumir la propuesta las necesidas tectadas y en aquellos otros en que no sea así pero la solicitud al órgano competente haya sido aceptada, corresponrá al Equipo Dirección finir las actuaciones sobre los recursos materiales, contando con la información l Administrador y los correspondientes Informes la Unidad Técnica Obras y Mantenimiento y l Servicio Gestión Económica (PRMSC_D006), Contratación y Patrimonio (PRMSC_D005). Igualmente le corresponrá establecer los criterios selección proveedores, acuerdo con la normativa contratación existente (PRMSC_D009). Siempre contando con la información l Administrador y con los datos técnicos los proveedores, y conforme a la normativa sobre contratación y ejecución presupuestaria, el Equipo Dirección realizará la planificación, dotación y puesta en explotación los recursos materiales, siendo el Equipo Decanal quien se ocupe l mantenimiento y gestión incincias. A través buzones sugerencias, hojas reclamaciones u otros métodos (PRMSC_D002 y PRMSC_D003), se obtendrá información relacionada con los recursos materiales todos los sectores la Comunidad Universitaria. El Decano valorará la suficiencia y fiabilidad estos datos para por procer, junto con la Comisión Calidad, al Página 4 14

5 análisis los resultados. Este análisis se sintetizará en un informe resultados (PRMSC_D004) que contendrá también una serie propuestas mejora relacionadas con el proceso gestión los recursos materiales. En esta misma fase se realizará el seguimiento l proceso y se emitirá, si se estima conveniente, la propuesta revisión l mismo. A continuación, el Equipo Dirección verificará si los recursos son acuados. En caso contrario revisará en lo necesario la planificación actuaciones sobre los mismos. El proceso concluye con la rendición cuentas en Junta Centro (PRMSC_D001), don se batirá la posible revisión la política y actuaciones sobre recursos materiales. Las conclusiones se reflejarán en la Memoria Económica Anual la Junta Centro (PRMSC_D007), que junto con el Informe Resultados la Comisión Calidad (PRMSC_D004), constituirán el punto partida este proceso en el curso siguiente. En la Junta Centro se realizará la evaluación l proceso y se batirá la propuesta revisión l mismo, que en caso aprobarse se aplicará en el proceso l curso siguiente. Para la gestión los diferentes recursos materiales l Centro se elaboraran las correspondientes normativas utilización y gestión, que serán aprobadas en Junta Centro y publicadas en la página web l centro (PRMSC_D010) Proceso gestión los servicios propios l Centro: El proceso gestión los servicios propios [Conserjería, Secretaría, Reprografía (ver anexo)] es una competencia l Equipo Dirección l Centro, que será quien realice la labor finición los objetivos los mismos. Esta tarea la realizará, ntro l entorno normativo y conforme a las políticas y objetivos l Centro, teniendo en cuenta la memoria económica anual la Junta Centro. En el primer trimestre cada año se elaborará o actualizará un documento que recoja estos objetivos (PRMSC_D008). El Equipo Dirección y el Administrador Centro realizarán la finición actuaciones los servicios prestados por el Centro, que serán planificadas por el Equipo Dirección. Se elaborará un documento que recoja esta planificación, y será el canato quien se encargará la difusión interna y externa las actividas y los objetivos los servicios (PRMSC_D008). El Administrador y los responsables los Servicios ejecutarán las actuaciones planificadas, acuerdo con los protocolos necesarios para la prestación los servicios, que quedan concretados en las normativas funcionamiento y uso dichos servicios. Dichas normativas serán aprobadas en Junta Centro y publicadas en la página web l centro (PRMSC_D010). A través buzones sugerencias, hojas reclamaciones u otros métodos (PRMSC_D002 y PRMSC_D003), se obtendrá información relacionada con el funcionamiento los servicios todos los sectores la Comunidad Universitaria. El Equipo Dirección valorará la suficiencia y fiabilidad estos datos para por procer, junto con la Comisión Calidad, al análisis los resultados. Este análisis se sintetizará en un informe resultados que contendrá también una serie propuestas mejora relacionadas con el proceso gestión estos servicios. En esta misma fase se realizará el seguimiento l proceso y se emitirá, si se estima conveniente, la propuesta revisión l mismo. El Equipo Dirección verificará si los servicios son acuados. En caso contrario revisará en lo necesario la planificación actuaciones sobre los mismos. Página 5 14

6 El proceso concluye con la rendición cuentas en Junta Centro (PRMSC_D001), don se batirá la posible revisión la política y actuaciones sobre la prestación los servicios. Las conclusiones se reflejarán en la Memoria Económica Anual la Junta Centro (PRMSC_D007), documento que constituirá el punto partida este proceso en el curso siguiente. En la Junta Centro se realizará la evaluación l proceso y se batirá la propuesta revisión l mismo, que en caso aprobarse se aplicará en el proceso l curso siguiente. 6.- UNIDADES IMPLICADAS Unidad/Órgano Puesto/Responsable Descripción tareas Equipo Dirección l Centro Definición actuaciones sobre los recursos materiales y criterios selección proveedores; planificación, dotación y puesta en explotación los recursos materiales; valoración los datos y análisis los resultados sobre la prestación los servicios; verificación la acuación los recursos materiales. Definición los objetivos, finición y planificación actuaciones los servicios. Verificación la acuación las prestaciones los servicios. Equipo Dirección l Centro Decano Intificación necesidas, mantenimiento y gestión incincias recursos materiales; valoración los datos y análisis los resultados sobre los recursos materiales. Difusión interna y externa las actividas y objetivos los servicios. Secretaría l Centro Administrador l Centro Definición y ejecución las actuaciones sobre los servicios. Participación en la Comisión Calidad Resolución la solicitud dotación Vicerrectorado Planificación Vicerrector recursos materiales que no asume el Económica Centro Unidad Técnica Obras y Mantenimiento Servicio Gestión Económica, Contratación y Patrimonio Comisión Calidad l Centro (pendiente constitución) Junta Centro Servicios propios l Centro Director Jefe Servicio Director/Responsable cada Servicio Definición actuaciones sobre los recursos materiales y criterios selección proveedores Definición actuaciones sobre los recursos materiales y criterios selección proveedores Análisis los resultados sobre recursos materiales y servicios Revisión la política y actuaciones sobre recursos materiales y servicios. Ejecución las actuaciones sobre los servicios Página 6 14

7 Unidad Técnica Evaluación y Calidad Un miembro esta Unidad Participación en la Comisión Calidad 7.- DOCUMENTOS PRMSC_D001 Actas Junta Centro: don quedarían reflejadas cuestiones como la negación la solicitud dotación recursos o la revisión la política y actuaciones sobre los recursos. PRMSC_D002 Ficha Incincias: don se recogen las incincias relacionadas con los recursos materiales y los servicios. PRMSC_D003 Hoja Reclamaciones: reclamaciones sobre los recursos materiales o el funcionamiento los servicios. PRMSC_D004 Informe Resultados y Propuestas Mejora: emitido por la Comisión Calidad en la fase Análisis Resultados. PRMSC_D005 Informe l Servicio Gestión Económica, Contratación y Patrimonio: necesario para la finición actuaciones sobre los recursos materiales y criterios selección proveedores. PRMSC_D006 Informe la Unidad Técnica Obras y Mantenimiento: necesario para la finición actuaciones sobre los recursos materiales y criterios selección proveedores. PRMSC_D007 Memoria Económica Anual la Junta Centro: emitida por la Junta Centro al final cada anualidad l proceso. PRMSC_D008 Objetivos los Servicios: documento que recoja los objetivos los Servicios l Centro. PRMSC_D009 Normativa Contratación: normas contratación vigentes según los importes a contratar. PRMSC_D010 Normativas Prestación los Servicios: normativas funcionamiento los Servicios Propios l Centro. 8.- DIAGRAMAS Página 7 14

8 Página 8 14

9 Página 9 14

10 Página 10 14

11 Página 11 14

12 9.- SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN El seguimiento los resultados l proceso está integrado en el mismo, ya que está prevista una recogida información entre los usuarios los recursos materiales y los servicios l Centro. El análisis estos resultados, que se realizará cada curso académico, está previsto en el proceso en la fase que se produce la intervención la Comisión Calidad. En esta misma fase se realiza el seguimiento proceso y pue emitirse, si se estima oportuno, una propuesta revisión l mismo. La Evaluación l proceso está incluida en la fase final l mismo, momento en que la Junta Centro cidirá la aprobación o no la citada propuesta revisión. Como apoyo al seguimiento y evaluación l proceso se tendrá en cuenta la evolución los siguientes Indicadores evaluación: - Puestos en aulas: Nº alumnos matriculados / Nº puestos uso simultáneo al día en las aulas mobiliario. - Puestos en laboratorios: Nº alumnos matriculados en titulaciones que exijan el uso laboratorios / Nº puestos en los laboratorios uso simultáneo - Puestos ornadores: Nº total alumnos matriculados / Nº total puestos en la sala ornadores - Puestos en salas lectura: Nº total alumnos matriculados / Nº total puestos en salas lectura - Espacios Seminarios o Tutorías: Nº espacios Seminarios o Tutorías / Horas totales docencia mediante Seminarios - Gastos mantenimiento y conservación sobre el total gastos corrientes: (Gastos mantenimiento y conservación / Total gastos corrientes) x Gastos inversión sobre el total gastos corrientes: (Gastos inversión / Total gastos corrientes) x Incincias: Nº total incincias constatadas - Reclamaciones: Nº total reclamaciones presentadas Amás los indicadores mencionados, se utilizarán en la fase análisis resultados estos dos documentos apoyo al seguimiento: Página 12 14

13 10.- ARCHIVO Intificación l registro Soporte archivo Responsable custodia Tiempo conservación Ficha solicitud recursos materiales al Vicerrectorado Planificación Económica la Uex Aceptación/Denegación la solicitud recursos materiales Fichas recogida incincias sobre recursos materiales Informe resultados sobre recursos materiales Propuesta revisión l proceso gestión los recursos materiales Documento que recoge los objetivos los servicios propios l Centro Documento que recoge la planificación las actuaciones los servicios Ficha recogida incincias sobre las prestaciones los servicios Propuesta revisión l proceso gestión los servicios propios l Centro Memoria Económica Anual la Junta Centro Papel o informático Secretario la Infinidamente Papel o informático Secretario la Infinidamente Papel o informático Vicecano responsable Hasta la elaboración l Informe resultados sobre recursos materiales Papel o informático Secretario la 5 años Papel o informático Secretario la 5 años Papel o informático Secretario la 5 años Papel o informático Secretario la 5 años Papel o informático Decano Hasta la elaboración l informe resultados sobre los servicios Papel o informático Secretario la 5 años Papel o informático Secretario la Infinidamente Página 13 14

14 11.- HISTÓRICO DE CAMBIOS EDICIÓN FECHA MODIFICACIONES REALIZADAS 1ª Edición 15/02/2008 ANEXOS Página 14 14