INFORME DE VALORACIÓN SISTEMA DE ESTUDIOS DE POSGRADO

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1 OMISIÓN UNIVERSITARIA DE SELEIÓN Y ELIMINAIÓN DE DOUMENTOS (USED) INFORME DE VALORAIÓN SISTEMA DE ESTUDIOS DE POSGRADO I. ANTEEDENTES En el año 2003, el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría y el Sistema de Estudios de Posgrado convinieron el traslado en carácter de custodia de toda la documentación gestionada por el SEP desde 1975 al edificio que hoy alberga al AUROL, con el compromiso de que el SEP apoyaría con horas asistente al Archivo para confeccionar la tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos, de manera que en el mediano plazo se formalizara la transferencia de los documentos con valor institucional y se aprobara la eliminación de aquellos que ya hubiesen perdido todo valor para el Decanato. En oficio AU de 2 de junio de 2006 suscrito por la M.Sc. Rita Porrras se envía la Tabla de Plazos al SEP, elaborada por la Unidad de Identificación y Valoración para su validación. En oficio SEP de 17 de agosto de 2006 el entonces Decano, Dr. Jorge Murillo Medrano remite, para el trámite correspondiente, dicho instrumento debidamente avalado. En oficio AU de 13 de agosto de 2006, Leonora órdoba eleva dicho instrumento a esta omisión para estudio y aprobación correspondientes. En sesión 116, artículo 3 de 25 de enero de 2007 esta omisión aprueba la tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos del Sistema de Estudios de Posgrado. Finalmente, en sesión 5282, artículo 5, celebrada por el onsejo Universitario el pasado 2 de setiembre de 2008 se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de osta Rica, el cual en su artículo 13 inciso e) faculta a la USED para aprobar las tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos en la Institución en última instancia, sin necesidad de enviarlas a la omisión Nacional para el trámite de aprobación. Página 1 de 26

2 II. VALORAIÓN Las series valoradas son: No. s documentales Valor onsejo del SEP 1 Actas del onsejo del SEP Permanente ientífico-ultural 2 Expedientes de Actas del onsejo del SEP Permanente ientífico-ultural omisión de redenciales 3 Expedientes de Sesiones de la omisión de redenciales Jefatura Administrativa 4 Informes de requisitos para perfiles del edificio administrativo D Unidad Administrativo Financiero Permanente Permanente 5 Acciones de personal, (formularios P6 y P8) Eliminar 6 artas recibidas Permanente 7 onsecutivo Permanente 8 orrespondencia con Programas de Posgrado Eliminar (miscelánea) 9 Estudios para la asignación de becas Eliminar 10 Formularios P14 (Régimen Becario) Eliminar 11 Solicitudes de apoyo presupuestario Eliminar Unidad de Asuntos Estudiantiles 12 Actas de exámenes de candidatura Permanente 13 Actas de presentación de trabajos finales de investigación aplicada. Permanente ientífico-ultural 14 Actas de examen de grado o defensa de tesis. Permanente ientífico-ultural 15 Actas de juramentados Permanente 16 Actas de notas Eliminar 17 artas de trámite Eliminar 18 onsecutivo Permanente 19 onstancias Eliminar 20 Expediente de Solicitud de Graduación de Honor Eliminar 21 Fórmula de Autorización de Matrícula (Sistema Permanente Desconcentrado de Matrícula SDM--02) 22 Fórmula de Reingreso en el recinto y en la Eliminar arrera, (Formulario I-4) 23 Formulario de exclusiones e inclusiones Eliminar 24 Formulario de Financiamiento omplementario Permanente 25 Formulario de Reporte de Horarios, SH2 Eliminar 26 Formulario para Asignación de Siglas Permanente Página 2 de 26

3 No. s documentales Valor 27 Formulario para la solicitud de onstancias Eliminar 28 Fórmulas de modificación de expediente Permanente académico 29 Listas definitivas de clases Eliminar 30 Nóminas de Graduandos Eliminar 31 Solicitudes de apertura de cursos por programa Permanente Unidad de omunicación y Vinculación 32 Boletines informativos Eliminar 33 Expediente del proyecto del atálogo de la Permanente oferta académica del SEP 34 Informes de proyectos Permanente 35 Memorandos Eliminar 36 Planes Anuales de trabajo Permanente 37 Publicaciones gráficas (afiches, desplegables. etc.) Permanente Unidad de Gestión, Evaluación y Seguimiento 38 Expedientes de Actas de reuniones de la unidad 39 Expedientes de Autoevaluación y Acreditación de Programas de Posgrado 40 Expedientes de creación o modificación de Programas de Posgrado Permanente Permanente Permanente ientífico-ultural Adicionalmente se agregan algunas series documentales comunes a toda la Universidad que ya han sido valoradas por esta omisión, y que se recomienda al SEP su aplicación: s es Expedientes de activos fijos Expedientes de fondo de trabajo y caja chica Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto - FUNDEVI Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto - OAF Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto OAF- Vínculo Externo Expedientes de personal administrativo (fracción) Formularios de pago de órdenes por servicios Formularios de solicitudes de servicios administrativos Informes de vacaciones Informes de fin de gestión s Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Permanente Eliminar Eliminar Eliminar Eliminar Página 3 de 26

4 III. RESOLUIÓN onsiderando que: 1. El Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios en su artículo 13 establece que son funciones de la omisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos: c) Evaluar y declarar la administrativa-legal y el valor científico cultural de los documentos de la Universidad de osta Rica. e) Aprobar las tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos en la Institución. 2. Las normas internas de trabajo de la USED establecen que una vez valorados, la eliminación de los documentos será supervisada de forma razonable por el Archivo Universitario y el papel debe ser reciclado conforme a las disposiciones institucionales de protección del ambiente y los recursos naturales. En todos los casos se levantará un acta que firmarán conjuntamente el superior de la oficina y la persona responsable del Archivo Universitario. 3. El procedimiento para eliminar documentos en la Universidad de osta Rica establece que las eliminaciones deben solicitarse al Archivo Universitario mediante oficio firmado por el superior jerárquico de la instancia solicitante y acompañado de su respectivo inventario. 4. El resultado del análisis que hace esta omisión sobre la tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos del Sistema de Estudios de Posgrado se encuentra debidamente registrado en sus minutas, las cuales pueden ser consultadas en el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría. Se resuelve: 1. Aprobar la tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos del Sistema de Estudios de Posgrado, como sigue: Página 4 de 26

5 TABLA DE PLAZOS DE ONSERVAIÓN Y ELIMINAIÓN DE DOUMENTOS Unidad: Sistema de Estudios de Posgrado onfeccionada por: Leonora órdoba Roldán Ana Lucila Jaén Delgado onsejo del SEP Fecha: Enero, 2007 No 1 Actas del onsejo del SEP 2 Expedientes de Actas del onsejo del SEP uáles otras oficinas tienen original / copia? O Ninguna Registro por escrito de lo sucedido, tratado o acordado en las sesiones del onsejo de Sistema de Estudios de Posgrado O y Ninguna Agenda Excusas ontrol de entrega de la agenda Acta Resoluciones Documentos de trabajo artas enviadas artas recibidas Dictámenes de reconocimiento y equiparaciones 1 Modificaciones de plan de estudio Aprobación de Becas de estudiantes Nombramientos ad-honorem 10 años Permanente onserva un registro electrónico en Word desde el año * Está en proyecto completar la de la base de datos. No 10 años Permanente Sí (base de datos en Winisis desde mediados del 2003 a la fecha)* 1 Desde el 2001 y hasta el 2004 este proceso fue llevado por el onsejo del SEP ya que la Exdecana consideraba que estos acuerdos debían ser tomados por este órgano; a partir del 2005 el nuevo Decano crea una omisión de redenciales como el Reglamento lo estipula y en ésta se llevan los dictámenes. De 1975 al 2000 no se lleva un control de donde quedaban los Dictámenes de reconocimiento y equiparación Página 5 de 26

6 TABLA DE PLAZOS DE ONSERVAIÓN Y ELIMINAIÓN DE DOUMENTOS Unidad: Sistema de Estudios de Posgrado onfeccionada por: Leonora órdoba Roldán Ana Lucila Jaén Delgado omisión de redenciales Fecha: Enero, 2007 No 3 Expedientes de Actas de la omisión de redenciales O y uáles otras oficinas tienen original / copia? ORI (Resolución) Acta Resoluciones omunicados Documentos de trabajo No 30 años Permanente Se conserva un registro electrónico en Word desde el año 2005 Página 6 de 26

7 TABLA DE PLAZOS DE ONSERVAIÓN Y ELIMINAIÓN DE DOUMENTOS Unidad: Sistema de Estudios de Posgrado onfeccionada por: Leonora órdoba Roldán Ana Lucila Jaén Delgado Jefatura Administrativa Fecha: Enero, 2007 No 4 Informes de requisitos para perfiles del edificio administrativo D O uáles otras oficinas tienen original / copia? OPLAU Planificación proyectada a 4 años, tomando en cuanta el personal administrativo, docente, y estudiantes y otros recursos con que cuentan; además, incluye la distribución del espacio que tendría el edificio. Este informe se elaboró con el fin de conseguir el financiamiento para la construcción del edificio administrativo D. No 30 años Permanente onserva un registro electrónico en Word. Página 7 de 26

8 TABLA DE PLAZOS DE ONSERVAIÓN Y ELIMINAIÓN DE DOUMENTOS Unidad: Sistema de Estudios de Posgrado onfeccionada por: Leonora órdoba Roldán Ana Lucila Jaén Delgado Unidad Administrativo Financiero Fecha: Enero, 2007 No 5 Acciones de personal, (formularios P6 y P8) uáles otras oficinas tienen original / copia? Oficina de Recursos Humanos OAF, Interesado, programa de posgrado 6 artas recibidas O y Original y copia en: Unidades Académicas y Administrativas 7 onsecutivo Original y copia en: Unidades Académicas y Administrativas Formulario normalizado de la Oficina de Recursos Humanos para realizar todos los trámites de nombramientos, derechos laborales, incapacidades, cambio de categoría, permisos, cese de funciones, despido, etc. Incluye: identificación personal, nombre completo, número de plaza, Unidad de Trabajo, Puesto administrativo o docente, periodo laboral, firmas, etc. Oficios recibidos de unidades académicas, oficinas administrativas, Vicerrectorías y Rectoría (excepto de los Programas de Posgrado) en el ejercicio de las funciones propias del SEP Oficios que produce el decano (a) en el ejercicio sus funciones Sí, base de datos en Access Sí (base de datos en Access desde 2001) 5 años Se puede eliminar cuando administrativalegal 10 años Permanente, sujeto a expurgo No 10 años Permanente, sujeto a expurgo Estas acciones de personal corresponden a los profesores invitados que no tienen expediente en el SEP y se archivan por ciclo lectivo y por programa. Página 8 de 26

9 No 8 orrespondencia con Programas de Posgrado (miscelánea) 9 Estudios para la asignación de becas O uáles otras oficinas tienen original / copia? Original y copia en: Unidades académicas y administrativas Interesado, Programa de Posgrado y la OAF artas recibidas y enviadas en el ejercicio de las funciones del SEP con los Programas de Posgrado, con los siguientes asuntos Informes de labores de las omisiones de los Posgrados Documentación referente a Simposios y otras actividades académicas. Listas de clases Formulario de apertura de cursos de Posgrado Actas o minutas de las omisiones de Posgrado formulario de solicitudes de presentación de exámenes de candidatura Se utiliza el fondo 082 para ayudar a los estudiantes en: 1. Obtener beca de estudios: La omisión del Programa de Posgrado solicita al SEP que se le de apoyo financiero a los estudiantes que ellos no pudieron becar orrespondencia 2. Para asistir a actividades académicas: Solicitud del estudiante Invitación a la actividad. Acuerdo de la omisión del Programa de posgrado al que pertenece el estudiante. Aval del tutor del estudiante Presupuesto provisional de la actividad Tema de relevancia social o académica orrespondencia 3. Para adquisición de reactivos: Solicitud del estudiante Proformas de reactivos Acuerdo de la omisión del No 5 años Se puede eliminar cuando administrativalegal Sí (base de datos en Access desde 2004) 5 años Se puede eliminar cuando administrativalegal Página 9 de 26

10 No 10 Formularios P14 (Régimen Becario) 11 Solicitudes de apoyo presupuestario O y uáles otras oficinas tienen original / copia? Original y copia en: OASE Original y copia en: Posgrados Programa de posgrado al que pertenece el estudiante. Aval del tutor del estudiante orrespondencia Designación de horas estudiante y horas asistente y opción a beca de estímulo. Apoyo financiero que les brinda el SEP a los Programas de Posgrado con financiamiento complementario para la adquisición de equipo construcción, materiales, viajes. heque otización opia de la solicitud Sí, SIRH 5 años Se puede eliminar cuando administrativa legal Sí, Base de datos en Access desde el años Se puede eliminar cuando administrativalegal Página 10 de 26

11 TABLA DE PLAZOS DE ONSERVAIÓN Y ELIMINAIÓN DE DOUMENTOS Unidad: Sistema de Estudios de Posgrado onfeccionada por: Leonora órdoba Roldán Ana Lucila Jaén Delgado Unidad de Asuntos Estudiantiles Fecha: Enero, 2007 No 12 Actas de exámenes de candidatura 13 Actas de presentación de trabajos finales de investigación aplicada. O O uáles otras oficinas tienen original / copia? Programas de Posgrado Programas de Posgrado Registro que evidencia la aprobación o no de su candidatura (calificación) Registro que evidencia si los estudiantes aprueban o reprueba la investigación aplicada. ontiene un área para el registro de las personas que asisten, para las firmas y para las observaciones. (Recomendado la publicación, modificación u otra observación) Sí, (Access de 1985 a la fecha) 30 años Permanente No 5 años Permanente A partir del 2007 se incentiva a los programas de posgrado para que sus estudiantes hagan la presentación pública de sus trabajos finales de graduación y se incorpora a un representante del SEP en la presentación, antes de esta fecha el proceso no era tan formal y los programas de posgrado no siempre hacían la comunicación oficial o no remitían al SEP el Acta de presentación de trabajos finales de investigación aplicada. Página 11 de 26

12 No 14 Actas de examen de grado o defensa de tesis. O uáles otras oficinas tienen original / copia? Programas de posgrado 15 Actas de juramentados ORI 16 Actas de notas Oficina de Registro e Información Posgrado Registro que evidencia si el estudiante aprueba o reprueba el examen de grado y si se otorga o no la mención honorífica Formulario normalizado del SEP, para consignar los nombres de las personas que se van a graduar. Incluye: ciclo y año, fecha, los estudiantes juramentados, código del Título, Título, número de identificación, número de inscripción y estado de juramentación y firma del estudiante Registro en el que se reportan los promedios finales obtenidos por los estudiantes en los cursos matriculados en un semestre. Se trata de un formulario normalizado desde 1987 cuado se implanta el SIE. Entre 1941 y 1987 este tipo documental sufre varias modificaciones. No 5 años Permanente Sí, (Access desde 1977 a la fecha) 30 años Permanente 10 años * Se puede eliminar cuando caduque su administrativalegal. Sujeta a verificación de la existencia del original en la ORI. Solamente incluye a las Maestrías académicas. A partir del año 2005 el SEP desconcentró en los programas de posgrados las actas de notas. Los originales están en la ORI y son de conservación permanentemente. * ada Programa deberá corroborar con la ORI la exactitud de las calificaciones entre las actas y el SAE antes de Página 12 de 26

13 No uáles otras oficinas tienen original / copia? 17 artas de trámite O y Programa de Posgrado, SIBDI, Biblioteca de Occidente, Biblioteca Nacional, estudiantes onsecutivo Originial y copia en: Unidades Académica s y Administrati vas onstancias Interesado artas enviadas y recibidas en relación con trámites de: Rotación académica Envío de trabajos finales de graduación* Separación definitiva de estudiantes del programa de posgrado Traslado de carrera Atención de estudiantes ondiciones de prueba Oficios que genera la Unidad de Asuntos Estudiantiles en el ejercicio propio de sus funciones. onstancias emitidas por el SEP, a los estudiantes sobre: Notas de ciclo anterior Reconocimiento y equiparación de estudios de posgrado, Estudiante, para efectos de biblioteca, migración, aduanas, Oficina de Atención Socioeconómica onclusión de plan de estudios Presentación de examen de grado, candidatura e idioma Sí (Base de datos Sistema de Información de Sistema de Estudios de Posgrado SISEP, desde 2006 a la fecha) 3 años Se puede eliminar cuando caduque su administrativa-lega. No 10 años Permanente, sujeto a expurgo No 1 semestre Se puede eliminar cuando caduque su administrativa-legal 20 Expediente de Solicitud del Estudiante No 1 año Se puede eliminar eliminar dichos registros. *Los trabajos finales de graduación se envían mediante oficio al Programa de Posgrado respectivo por falta de espacio físico para albergar una biblioteca especializada. Las cartas de envío se conservarán durante 10 años para que el SEP pueda reclamarlas una vez que cuente con su biblioteca. Página 13 de 26

14 No 21 Solicitud de Graduación de Honor Fórmula de Autorización de Matrícula (Sistema Desconcentrado de Matrícula SDM--02) 22 Fórmula de Reingreso en el recinto y en la arrera, (Formulario I-4) Formulario de exclusiones e inclusiones Formulario de Financiamiento O O uáles otras oficinas tienen original / copia? Oficina de Registro e Información Posgrado e Interesado Oficina de Registro e Información Posgrados e interesados Posgrados OAF Formulario normalizado de la ORI omprobante de entrega de documentos artas enviadas Formulario normalizado para que los estudiantes realicen la matrícula Formulario normalizado de solicitud de reingreso al recinto y a la carrera. Incluye: Nombre completo, carné, recinto en el que se encuentra, trámite que desea realizar, ciclo de ingreso por primera vez, firmas y sellos para su validez. Formulario normalizado del SEP para que los estudiantes de Posgrado soliciten inclusión o exclusión en los cursos que se imparten. Formulario establecido por el SEP, para que la OAF Sí (base de datos del SIE desde 1996 a la fecha) Sí (Base de datos SIE y SAE; desde 1975 a la fecha) Sí (Base de datos SIE y SAE; desde 1994 a la fecha) cuando caduque su administrativa-legal 10 años después del último trámite Permanente 2 años Se puede eliminar cuando caduque su administrativa-legal 3 años Se puede eliminar cuando caduque su administrativa-legal No 20 años Permanente En caso de que el estudiante desee retirar un curso, utiliza el Formulario de Renuncia a las materias asignadas o en lista de espera en la matrícula ordinaria., SDM-- 03*, el cual queda adjunto a la fórmula de Autorización de Matrícula del estudiante. Original en ORI se valorará Página 14 de 26

15 No omplementario 25 Formulario de Reporte de Horarios, SH2 26 Formulario para Asignación de Siglas 27 Formulario para la solicitud de onstancias uáles otras oficinas tienen original / copia? Oficina de Registro e Información trámite la ayuda económica a los estudiantes de Posgrados con Financiamiento omplementario. La Maestría debe completar la a partir de los datos de los estudiantes que matriculan en el SEP, este proceso se realiza por ciclo lectivo, e incluye la siguiente : Nombre del Programa, Sede, urso especial, iclo lectivo, Nombre del estudiante, arné, rédito, omo paga (nacional o extranjero), % de beca, alendario general de cobro del ciclo. Formulario normalizado de la Oficina de Registro e Información para reportar horarios. O Ninguna Formulario para consignar la sigla, número de créditos y período de los cursos que imparten los Programas de Posgrados O Interesado (comproban te de entrega) Formulario Interno para la solicitud de constancias de notas de ciclo anterior, reconocimiento y equiparación de estudios de posgrado, para efectos de Sí (Base de datos SIE y SAE; desde 1996 a la fecha) Sí (Base de datos SIE y SAE; desde 1975 a la fecha) 1 año Se puede eliminar cuando caduque su administrativa-legal Permanente A partir del año 2004 se dejó de utilizar el formulario y esta tarea se realiza directamente en las bases de datos y se imprimen las actualizaciones No 1 semestre Se puede eliminar cuando caduque su administrativa-legal Página 15 de 26

16 No 28 Fórmulas de modificación de expediente académico 29 Listas definitivas de clases 30 Nóminas de Graduandos 31 Solicitudes de apertura de cursos por O uáles otras oficinas tienen original / copia? Oficina de Registro e Información Oficina de Registro e Información profesores y Posgrados Oficina de Registro e Información Oficina de Registro e Información, Posgrados Programa biblioteca, migración, aduanas, Oficina de Atención Socioeconómica, conclusión de plan de estudios y presentación de examen de grado, candidatura e idioma Formulario normalizado de la Oficina de Registro e Información para realizar modificaciones de notas de los estudiantes en forma grupal, (todos los estudiantes de un mismo curso) e individual. Listas de estudiantes matriculados en los cursos que se imparten por semestre Formulario normalizado de la Oficina de Registro e Información. Incluye los números de carné, números de identificación, nombres completos en orden alfabético y fecha de conclusión del plan de estudios de las personas que han cumplido con todos los requisitos tanto académicos como administrativos para graduarse De acuerdo con el Formulario normalizado: No Permanente A partir del año 2005 el SEP desconcentró en los Programas de Posgrados las actas y las modificaciones de notas Sí (Base de datos SIE y SAE; desde 1987 a la fecha) 2 años Se puede eliminar cuando caduque su administrativa-legal No 2 años Se puede eliminar cuando caduque su administrativa-legal No 30 años Permanente Se espera que en un futuro los Página 16 de 26

17 No programa uáles otras oficinas tienen original / copia? de Posgrado formato para la apertura de cursos nuevos se adjunta los requisitos necesarios para la apertura de cada curso. Los Programas de Posgrado solicitan la apertura de cursos nuevos ante el SEP, ya que éste es el encargado de tramitar la apertura del nuevo curso ante la ORI Programas de Posgrado realicen este trámite Página 17 de 26

18 TABLA DE PLAZOS DE ONSERVAIÓN Y ELIMINAIÓN DE DOUMENTOS Unidad: Sistema de Estudios de Posgrado onfeccionada por: Leonora órdoba Roldán Ana Lucila Jaén Delgado Unidad de omunicación y Vinculación Fecha: Enero, 2007 No Boletines informativos Expediente del proyecto del atálogo de la oferta académica del SEP Informes de proyectos Impreso uáles otras oficinas tienen original / copia? Unidades Académicas, Administrativas y Estudiantes. Su función es informar sobre asuntos académicos como: conferencias, tesis por presentar los estudiantes, asuntos de beca (estudios de cooperación) y asuntos administrativosfinancieros como costos por pagar en la matrícula, fechas de ingreso, entre otras noticias no regulares. O y Ninguna orrespondencia Fotografías (formato tradicional y digital) Autorización para utilizar la imagen Textos por utilizar en el atálogo Decanatura Jefatura Administrativa Síntesis de las acciones realizadas por la Unidad de Vinculación y Divulgación durante el desarrollo de los proyectos que genera No 1 año Se puede eliminar cuando administrativalegal Se conserva un ejemplar electrónico en Adobe Ilustrador, del 2005, anterior al 2003 al 2004 se conservaba en Publisher. Además del boletín impreso, también se envía por correo electrónico y se puede acceder en el sitio Web del SEP, No 30 años Permanente Este proyecto finalizará con un catálogo, el cual contendrá a cerca de los Programas de Posgrados y será utilizado para difundirlos en el ámbito nacional e internacional. A partir de la del atálogo se espera confeccionar dobladillos de cada posgrado No 30 años Permanente onservan una copia electrónica en Word desde marzo del 2005 Página 18 de 26

19 No 35 uáles otras oficinas tienen original / copia? Memorandos Original y copia en: Posgrados, Unidades del SEP 36 Planes anuales de trabajo Decanatura Jefatura Administrativa esta Unidad Solicitud o envió de cotidiana necesaria para el trámite de asuntos de la unidad. Objetivos, justificaciones y actividades de los proyectos por realizar en el transcurso del año en curso No 5 años Se puede eliminar cuando administrativalegal No 30 años Permanente 37 Publicaciones gráficas (afiches, desplegables. Etc.) O Programas de Posgrados Medio masivo del quehacer y la oferta académica del SEP y de los Programas de Posgrados. No 30 años Permanente onservan una copia electrónica en el programa QUARKXPRESS Página 19 de 26

20 TABLA DE PLAZOS DE ONSERVAIÓN Y ELIMINAIÓN DE DOUMENTOS Unidad: Sistema de Estudios de Posgrado onfeccionada por: Leonora órdoba Roldán Ana Lucila Jaén Delgado Unidad de Gestión, Evaluación y Seguimiento Fecha: Enero, 2007 No Expedientes de actas de reuniones de la unidad Expedientes de Autoevaluación y Acreditación de Programas de Posgrado Expedientes de creación o modificación de Programas de Posgrado O O y O y uáles otras oficinas tienen original / copia? Miembros de la Unidad Programa de Posgrado, SUA SUA, Programa de posgrado, Evaluadores Original y copia en: Programas de Posgrados, ONARE Acta Documentos de trabajo onvocatoria Agenda Borradores de informes de Autoevaluaciones Informe final de autoevaluación. Agenda las actividades por realizar durante los 3 día de evaluación del posgrado Dictámenes de acreditación del SUA orrespondencia Propuesta de apertura de posgrado Modificaciones Dictámenes de ONARE Evaluaciones quinquenales orrespondencia. No 10 años Permanente onserva un registro electrónico en Word No 30 años Permanente No 30 años Permanente onservan un registro electrónico en Word desde el año 2000 y hasta el presente Página 20 de 26

21 Lista de siglas en orden alfabético SIGLAS AUROL ONARE SUA O O y OAF OAIE OASE OPLAU ORH ORI SAE SEP SIBDI SIE VD VI NOMBRE OMPLETO Archivo Universitario Rafael Obregón Loría opia onsejo Nacional de Rectores onsejo Superior Universitario entroamericano Original Original y copia Oficina de Administración Financiera Oficina de Asuntos Internacionales y ooperación Externa Oficina de Becas y Atención Socioeconómica Oficina de Planificación Universitaria Oficina de Recursos Humanos Oficina de Registro e Información Sistema de Aplicaciones Estudiantiles Sistema de Estudios de Posgrado Sistema de Bibliotecas Documentación e Información Sistema de Información Estudiantil Vicerrectoría de Docencia Vicerrectoría de Investigación Página 21 de 26

22 TABLA DE PLAZOS DE ONSERVAIÓN Y ELIMINAIÓN DE DOUMENTOS SERIES DOUMENTALES OMUNES A TODA LA UNIVERSIDAD uáles otras oficinas tienen original / copia? Expedientes de activos fijos Expedientes de fondo de trabajo y caja chica Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto FUNDEVI. Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto - OAF O y O y OAF, OSG OAF, FUNDEVI OSUM OPLAU, VAS, VI, FUNDEVI SEP, FUNDEVI, VAS, VI OAF, OPLAU, VAS, VI OAF, SEP, VAS, VI Actas de desecho Actas de inactivos opia del documento de donación (traslado) de activo Actas de recibido de activos Inventarios orrespondencia opias de facturas y comprobantes de gasto Reporte de saldos por partidas Vales provisionales o adelantos de dinero olillas de cheques de reintegro Arqueos onciliaciones bancarias Estados de cuenta Recibos de dinero opia de documento de donación (traslado) de activos orrespondencia Estados de cuenta Formulación del Presupuesto Modificaciones internas Proyecto de Presupuesto Reintegros de caja chica Solicitudes de bienes y servicios Transferencia internacional Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto orrespondencia Estados de cuenta Formulación del Presupuesto Modificaciones internas Proyecto de Presupuesto Reintegros de caja chica Solicitud y Fondo de Trabajo Sistema de Inventarios de Activos Fijos (SIAF) en la Unidad de Activos Fijos de 10 años Se puede eliminar cuando administrativa legal la OAF No 5 años Se puede eliminar cuando administrativa legal Si, Sistema ENLAE de FUNDEVI Si, Sistema de apturación para la Formulación del plan presupuesto (solo la 5 años Se puede eliminar cuando administrativalegal 5 años Se puede eliminar cuando administrativalegal Página 22 de 26

23 uáles otras oficinas tienen original / copia? Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto OAF - Vínculo externo: empresas auxiliares, cursos especiales y fondos restringidos Expedientes de personal administrativo (fracción) Formularios de pago de órdenes por servicios O y O Original y copia en: OAF, Vicerrectorías, FUNDEVI O y en: ORH Unidades Académicas y Administrativas VD VI Rectoría OAI RA Junta de Relaciones Laborales Prestador del servicio Solicitudes de bienes y servicios Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto orrespondencia Estados de uenta Facturas Proyecto del presupuesto Recibos de dinero. Hoja de Vida Incapacidades Permisos de estudio orrespondencia Declaraciones juradas Evaluaciones académica Reportes de investigación Actualizaciones de salario Acciones de personal (formularios P6 y P8) Documento de Actualizaciones de salario, formulario P25) ambio de Datos Anualidades y escalafón (formulario P7) Solicitud de Personal (formulario P3) ontrol de Vacaciones (formulario P5) Informes de Trabajo Extraordinario (formulario P15) Nominas de candidatos Reportes de vacaciones Fórmula de Personal Interino (VD- PI) ontrato Dedicación Exclusiva ontrato de Adjudicación de Beca Solicitudes de permiso con o sin goce de salario Formulario normalizado para el pago de servicios profesionales. formulación) No No 10 años después de finalizado el vínculo 5 años después del cese de funciones Se puede eliminar cuando administrativolegal Permanente No 5 años Se puede eliminar cuando Página 23 de 26

24 uáles otras oficinas tienen original / copia? OAF, FUNDEVI Formularios de solicitudes de servicios administrativos La oficina administrativa que tramita el servicio Mantenimiento de planta física y construcción. Reparación de maquinaria y equipo. Materiales. Publicaciones. Transportes. ontrol de kilometraje de vehículos. Informes de vacaciones O y ORH Detalle de los días de vacaciones disfrutadas por los funcionarios en un periodo de tiempo determinado; contiene el nombre completo del funcionario, fecha de disfrute y saldo de vacaciones. Informes de fin de gestión O SEP, OU onjunto de formularios normalizados que reúnen sobre: Presupuesto Proyectos de investigación, acción social y docencia Permisos argas académicas Designaciones de horas estudiante y horas asistente Informe de acciones de personal informes de departamentos, secciones, cursos y comisiones Modificaciones de planes de estudio Modificaciones de cursos Fondo de trabajo Activos fijos Acta de traspaso No 5 años para mantenimiento de planta física y construcción 2 años para reparación de maquinaria y equipo, materiales, publicaciones, transportes, control de kilometraje de vehículos administrativa legal Se puede eliminar cuando administrativa legal No 5 años Se puede eliminar cuando administrativolegal No 10 años Se puede eliminar cuando administrativalegal Página 24 de 26

25 2. Solicitar al Decanato del SEP que: a) Actúe en concordancia con los artículos 16 y 17 del Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de osta Rica que a la letra dicen: Artículo 16 Responsabilidades de las unidades académicas y administrativas en materia de archivística Las personas que dirigen las unidades académicas, las unidades académicas de investigación y las unidades administrativas son responsables de la aplicación de las políticas, directrices y procedimientos relativos a la materia de archivística, emitidas en el marco del Sistema de Archivos de la Universidad de osta Rica. Asimismo, designará a la persona responsable de atender el archivo de la unidad y lo comunicará al AUROL. Además, la dirección deberá velar por el cumplimiento de las condiciones físicas y ambientales adecuadas para asegurar la conservación de los documentos. Artículo 17. Funciones de las personas encargadas de los archivos de la Universidad de osta Rica: a) Acatar y velar por el cumplimiento de las directrices y procedimientos emitidos en el ámbito del Sistema. b) Recibir, identificar, organizar, describir, seleccionar, administrar, conservar, facilitar y eliminar los documentos producidos o recibidos en la unidad, de acuerdo con lo establecido por el AUROL y la USED. c) Apoyar y participar en las actividades que contribuyan con la capacitación de los usuarios de la archivística. d) Transferir y eliminar los documentos en coordinación con la persona que dirige la unidad académica o administrativa, y de acuerdo con lo establecido en las tablas de plazos de conservación, aprobadas por la USED. e) Atender y resolver las consultas archivísticas procedentes de la comunidad universitaria, nacional e internacional. f) Participar en las actividades archivísticas que se realicen en la Universidad de osta Rica. g) umplir con las funciones específicas, de acuerdo con el tipo de archivo en el ámbito de las políticas y directrices institucionales, en materia de archivística. Página 25 de 26

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