INFORME DE VALORACIÓN CENTRO DE EVALUACIÓN ACADÉMICA

Transcripción

1 COMISIÓN UNIVERSITARIA DE SELECCIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS (CUSED) INFORME DE VALORACIÓN CENTRO DE EVALUACIÓN ACADÉMICA I. ANTECEDENTES En oficio CEA de 31 de julio de 2003 suscrito por Licda. Marianella Aguilar, entonces directora del Centro de Evaluación Académica, remite al Archivo Universitario una tabla de plazos confeccionada en 1999, la cual había sido enviada al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, CISED 1 en oficio CEA de 12 de julio de 1999, para el estudio correspondiente. En oficio CEA de 2 de marzo de 2005 suscrito por la Máster Eleonora Badilla Saxe, actual Directora del CEA, solicita el apoyo del Archivo Universitario para acogerse a lo que estipula la circular CISED de 31 de mayo de En sesión 130, artículo 3 de 14 de febrero de 2008 esta Comisión aprueba la tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos del Centro de Evaluación Académica. Finalmente, en sesión 5282, artículo 5, celebrada por el Consejo Universitario el pasado 2 de setiembre de 2008 se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica, el cual en su artículo 13 inciso e) faculta a la CUSED para aprobar las tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos en la Institución en última instancia, sin necesidad de enviarlas a la Comisión Nacional para el trámite de aprobación. 1 Actualmente denominado Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos, CUSED. Página 1 de 23

2 II. VALORACIÓN Las series valoradas son:. s es s Valor Dirección 1 Cartas enviadas Permanente 2 Cartas recibidas Permanente 3 Circulares Eliminar 4 Informes anuales de labores Permanente 5 Informes de fin de gestión Eliminar Consejo Asesor 6 Expedientes de Actas de Consejo Asesor Permanente Científicocultural Servicios Administrativos 7 Expedientes de activos fijos Eliminar 8 Expediente de formulación y ejecución de presupuesto Eliminar OAF 9 Expedientes de personal docente y administrativo Permanente (fracción) 10 Formularios de pago de órdenes por servicios Eliminar 11 Formularios de solicitudes de servicios administrativos Eliminar Departamento de Investigación y Evaluación Académica 12 Estudios sobre temas universitarios y educativos Permanente 13 Expedientes de asesoría de procesos de autoevaluación, Eliminar acreditación y reacreditación 14 Expedientes de diseño curricular Eliminar 15 Expedientes de modelo taxonómico Permanente Científicocultural 16 Expedientes de proyectos de docencia, investigación y acción social. Eliminar Sección Técnica de Evaluación Académica 17 Cuestionarios de autoevaluación del desempeño docente Eliminar 18 Cuestionarios de evaluación del desempeño docente: Eliminar Informe del decano o director 19 Cuestionarios de evaluación del desempeño docente: Eliminar Informe del estudiante 20 Expedientes de evaluaciones docente-curso Eliminar 21 Formularios de horario lectivo Eliminar 22 Informes de valoración de la actividad docente Eliminar 23 Listas de desglose por factores del desempeño docente Eliminar 24 Listas de profesores por evaluar Eliminar Página 2 de 23

3 . s es s Valor 25 Memorandos Eliminar Sección Técnica de Régimen Académico 26 Cartas enviadas Permanente 27 Cartas recibidas Eliminar 28 Expedientes académicos docentes Permanente 29 Expedientes de sesiones de la Comisión de Régimen Académico Sección de Cargas Académicas Permanente Científicocultural 30 Cartas recibidas Permanente 31 Estudios de cargas académicas por áreas Permanente 32 Informes de participación de docentes en proyectos de Eliminar investigación y acción social 33 Planes de trabajo de personal docente Permanente III. RESOLUCIÓN Considerando que: 1. El Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios en su artículo 13 establece que son funciones de la Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos: c) Evaluar y declarar la administrativa-legal y el valor científico cultural de los documentos de la Universidad de Costa Rica. e) Aprobar las tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos en la Institución. 2. Las normas internas de trabajo de la CUSED establecen que una vez valorados, la eliminación de los documentos será supervisada de forma razonable por el Archivo Universitario y el papel debe ser reciclado conforme a las disposiciones institucionales de protección del ambiente y los recursos naturales. En todos los casos se levantará un acta que firmarán conjuntamente el superior de la oficina y la persona responsable del Archivo Universitario. 3. El procedimiento para documentos en la Universidad de Costa Rica establece que las eliminaciones deben solicitarse al Archivo Universitario mediante oficio firmado por el superior jerárquico de la instancia solicitante y acompañado de su respectivo inventario. Página 3 de 23

4 4. El resultado del análisis que hace esta Comisión sobre la tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos del Centro de Evaluación Académica se encuentra debidamente registrado en sus minutas, las cuales pueden ser consultadas en el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría. Se resuelve: 1. Aprobar la tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos del Centro de Evaluación Académica, como sigue: Página 4 de 23

5 TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Unidad: Centro de Evaluación Académica Confeccionada por: Leonora Córdoba Roldán Ana Lucila Jaén Delgado Dirección Fecha: Enero, Cartas enviadas C Original y copia en: Académicas y Administrativas 2 Cartas recibidas O y C Original y Copia en Académicas y Administrativas 3 Circulares C Original en: Académicas y Administrativas 4 Informes anuales de labores 5 Informes de fin de gestión Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias del CEA Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias del CEA En relación con trámites de: Plazos de envío de documentación para procesos de evaluación. Explicación de procedimientos Actividades propias del CEA que afectan la atención del público Cualquier otro trámite que se considere pertinente del CEA. C Original en: VD Síntesis de las acciones realizadas por el Centro de Evaluación Académica a lo largo del año. C Original en: VD Copia en: OCU Conjunto de formularios normalizados que reúnen sobre: presupuesto proyectos de investigación, acción 10 años Permanente 5 años Permanente, sujeto a expurgo 5 años Se puede 10 años Permanente 10 años Se puede administrativa- De 1977 a 1997 se encuentran en el AUROL Página 5 de 23

6 social y docencia permisos cargas académicas designaciones de horas estudiante y horas asistente informe de acciones de personal informes de departamentos, secciones, cursos y comisiones modificaciones de planes de estudio modificaciones de cursos, fondo de trabajo; activos fijos; acta de traspaso legal Página 6 de 23

7 TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Unidad: Centro de Evaluación Académica Confeccionada por: Leonora Córdoba Roldán Ana Lucila Jaén Delgado Consejo Asesor Fecha: Enero, Expedientes de Actas de Consejo Asesor O Ninguna Agenda Acta Documentos de trabajo 10 años Permanente Se conservan en carpetas. Página 7 de 23

8 TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Unidad: Centro de Evaluación Académica Confeccionada por: Leonora Córdoba Roldán Ana Lucila Jaén Delgado Servicios Administrativos Fecha: Enero, Expediente de formulación y ejecución de presupuesto OAF 8 Expedientes de activos fijos 9 Expedientes de personal docente y administrativo (fracción) O y C C O Original en: OAF, OPLAU Copia en: OAF Original en: OAF, OSG Original y Copia en: ORH, Formulación del Presupuesto Correspondencia Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto Modificaciones internas Reintegros de caja chica Listados de fotocopias hechas Solicitud y Fondo de Trabajo Estados de cuenta Proyecto de Presupuesto Solicitudes de bienes y servicios Actas de desecho Actas de inactivos Copia del documento de donación (traslado) de activo Actas de recibido de activos Inventarios Correspondencia Hoja de Vida Incapacidades Permisos de estudio Correspondencia Si, Sistema de Capturación para la Formulación del plan presupuesto (solo la formulación) Sistema de Inventarios de Activos Fijos (SIAF) en la Unidad de Activos Fijos de la OAF 5 años Se puede 10 años Se puede 5 años después del cese de funciones Permanente Página 8 de 23

9 10 Formularios de pago de órdenes por servicios C Académicas y Administrativas VD, VI, Rectoría OAICE, Junta de Relaciones Laborales Original en: Prestador del servicio Copia en: OAF, FUNDEVI Declaraciones juradas Evaluaciones académica Reportes de investigación Actualizaciones de salario Acciones de personal (formularios P6 y P8) Documento de Actualizaciones de salario, formulario P25) Cambio de Datos Anualidades y escalafón (formulario P7) Solicitud de Personal (formulario P3) Control de Vacaciones (formulario P5) Informes de Trabajo Extraordinario (formulario P15) minas de candidatos Reportes de vacaciones Fórmula de Personal Interino (VD-PI) Contrato Dedicación Exclusiva Contrato de Adjudicación de Beca Solicitudes de permiso con o sin goce de salario Formulario normalizado de los programas de posgrado para el pago de servicios profesionales. 5 años Se puede Página 9 de 23

10 11 Formularios de solicitudes de servicios administrativos C Original en: La oficina administrativa que tramita el servicio Mantenimiento de planta física y construcción. Reparación de maquinaria y equipo. Materiales. Publicaciones. Transportes. Control de kilometraje de vehículos. 5 años para mantenimiento de planta física y construcción 2 años para reparación de maquinaria y equipo, materiales, publicaciones, transportes, control de kilometraje de vehículos Se puede Página 10 de 23

11 TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Unidad: Centro de Evaluación Académica Confeccionada por: Leonora Córdoba Roldán Ana Lucila Jaén Delgado Departamento de Investigación y Evaluación Académico, DIEA Fecha: Enero, Estudios sobre temas universitarios y educativos 13 Expedientes de asesoría de procesos de autoevaluación, acreditación y reacreditación 14 Expedientes de diseño curricular C O y C C Original en: Unidad académica involucrada Copia en: VD Original y copia en: académicas, VD, Rectoría, SINAES Original en: VD Copia en: Académicas Estudios de universidades estatales Factibilidad de creación de carreras Cursos y grupos no ponderables Demandas de carreras Ferias científicas Cualquier otro estudio que se le solicite o necesite para la ejecución de sus funciones. Carta de solicitud de asesoría Correspondencia Informe pr de autoevaluación Informe definitivo Curriculo de pares externos Planes de mejoramiento Copia firmada y sellada de resolución de la VD sobre: modificación, creación, eliminación y descongelamiento, de planes de estudio. Informe de diseño curricular Estructura de curso Correspondencia 10 años Permanente 10 años Se puede 4 años después de perder la del diseño curricular Se puede Cabe destacar que los tres son procesos independientes aunque si siguen ese orden. Se conservan en la biblioteca del CEA Se conserva una copia electrónica del informe desde 2000 hasta la fecha. Esta serie documental es Página 11 de 23

12 15 Expedientes de modelo taxonómico 16 Expedientes de proyectos de docencia, investigación y acción social. C O y C Original en VD Original en: Vicerrectoría respectiva Copia en: FUNDEVI, OPLAU, académicas Correspondencia Clasificación y ubicación de las unidades en la institución. Datos estadísticos Estructura propuesta de reorganización Informes Anexos Inscripción del proyecto ante la Vicerrectoría correspondiente Visto bueno de la vicerrectoría Correspondencia Currícula de investigadores responsables del proyecto Acciones de personal Informe Final Solicitudes de inscripción de proyectos de investigación no aprobados Expedientes de proyectos de investigación Permanente Biblioteca del CEA 10 años después de concluidos Se puede 2 años Se puede 2 años * Se puede equivalente a la serie Expediente de resoluciones contenida en la tabla de plazos de la VD número de orden 07 y se conserva permanentemente Al existir solamente dos estudios de modelos taxonómicos se conserva permanentemente en la biblioteca del CEA para su consulta * En caso de que el investigador desee reactivar el proyecto puede solicitar la Página 12 de 23

13 inconclusos documentación a la Vicerrectoría correspondiente Página 13 de 23

14 TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Unidad: Centro de Evaluación Académica Confeccionada por: Leonora Córdoba Roldán Ana Lucila Jaén Delgado Sección Técnica de Evaluación Académica Fecha: Enero, Cuestionarios de autoevaluación del desempeño docente 18 Cuestionarios de evaluación del desempeño docente: Informe del decano o director 19 Cuestionarios de evaluación del desempeño docente: Informe del estudiante 20 Expedientes de evaluaciones docentecurso oficinas tienen original / O Ninguna Cuestionario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica cumplimentado por el personal docentes sobre su propio desempeño. O Ninguna Cuestionario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica cumplimentados por los superiores jerárquicos del personal docente sobre su desempeño O Ninguna Cuestionario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica cumplimentado por el estudiantado sobre el desempeño docente C Original en: Académicas interesadas. Copia en VD Carta de entendimiento original Correspondencia, original y copia Informe de resultados de evaluación docente (copia a VD, original se envía a la unidad académica junto con los Cuestionarios de Sí (Teleform desde el 2002 a la fecha) Sí (Teleform, desde 2002 a la fecha la procesada de los cuestionarios) Un ciclo lectivo después de la tabulación de los datos Un ciclo lectivo después de la tabulación de los datos Un ciclo lectivo después de la tabulación de los datos Se puede Se puede Se puede 5 años Se puede Cuando el o la docente solicita la evaluación para ascender en Régimen Académico los cuestionarios se conservan en la STEA Una vez que se archiva la correspondencia en el expediente la boleta de control Página 14 de 23

15 21 Formularios de horario lectivo 22 Informes de valoración de la actividad docente 23 Listas de desglose por factores del desempeño docente 24 Listas de profesores por evaluar oficinas tienen original / evaluación del desempeño docente informe del estudiante) Hoja de control de grupos O Ninguna Formulario normalizado de la Sección Técnica de Evaluación Académica para conocer el horario de los y las docentes para la aplicación del Cuestionario del desempeño docente- C Impreso Original en Comisión de Régimen Académico Copia: Profesor Original y copia en: académicas y Académicas de Investigación Informe del estudiante. Oficios enviados a la Comisión de Régimen Académico en el ejercicio de las funciones de la Sección de Evaluación Académica y de acuerdo al artículo 47 del Reglamento de Régimen Académico. Consigna la calificación obtenida por el o la docente en el ciclo lectivo. Desglose de la calificación obtenida por el docente en didáctica, respeto a los estudiantes, domino y aplicación del tema, cumplimiento de reglamentos, aspectos de evaluación. Se conserva por docente y por curso O Ninguna Lista de profesores por evaluar que les envía la Sección Técnica de Régimen Académico. Un ciclo lectivo posterior a la aplicación del cuestionario Se puede 5 años Se puede Sí (Teleform, desde el 2002 a la fecha) 1 año Se puede 1 año Se puede Página 15 de 23

16 oficinas tienen original / 25 Memorandos C Original y copia en: Académicas, académicas de investigación mbre del profesor, unidad a la que pertenece, nota obtenida de los estudiantes, nota del superior jerárquico, nota de autoevaluación, porcentaje total obtenido. tas que produce la Sección Técnica de Evaluación Académica en la que se solicita faltante para iniciar o continuar el proceso de evaluación. 1 año Se puede Página 16 de 23

17 TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Unidad: Centro de Evaluación Académica Confeccionada por: Leonora Córdoba Roldán Ana Lucila Jaén Delgado Sección Técnica de Régimen Académico Fecha: Enero, Cartas enviadas C Original y copia en: académicas, académicas de investigación, administrativas 27 Cartas recibidas O y C Original y Copia en académicas, académicas de investigación, 28 Expedientes académicos docentes O y C administrativas Original en: Docente Oficios enviados en el ejercicio de las funciones propias de Régimen Académica Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de Sección Técnica de Régimen Académico Fotografía Constancia de nombramiento (original) Currículo Carta de solicitud de ascenso en régimen Solicitud de documentos Certificación de idiomas (original) Títulos (copia) Comunicados de retiros de certificación 10 años Permanente 10 años Se puede Sí, (SIR, Sistema Integrado de Régimen desde 1990) 5 años después del cese de funciones Permanente Página 17 de 23

18 29 Expedientes de actas de la Comisión de Régimen Académico Pruebas documentales Carta de la Comisión de Libros de Texto Guía para la presentación de obra didáctica a la Comisión de Régimen Académico (Formulario) Guía para la presentación de obra artística Certificación de grado de participación (Formulario) Permiso con y sin goce de salario Resoluciones de aumentos de jornada (copia) Licencia sabática (copia) Comprobante de recibo de documentos Registro de calificación de la labor docente otorgado por la VI y la VAS Informe respecto a la evaluación académica Recurso de adición, apelación y respuesta de la Comisión de Régimen Académico y del Consejo Universitario Correspondencia O Ninguna Agenda Acta Documentos de trabajo 30 años Permanente Página 18 de 23

19 TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS Unidad: Centro de Evaluación Académica Confeccionada por: Leonora Córdoba Roldán Ana Lucila Jaén Delgado Sección Técnica de Cargas Académicas Fecha: Enero, Cartas recibidas O y C Copia en: Académicas y Académicas de Investigación 31 Estudios de cargas académicas por áreas Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de la Sección de Cargas Académicas. O Ninguna Resumen de la UA Cuadro presupuesto docente Cuadro de plazas docentes en propiedad e interinas utilizadas Cuadro de resultados de la carga académica según nombramiento Distribución de carga académica según la actividad en últimos 4 ciclos Reporte de la carga de los profesores en investigación Reporte de los trabajos finales de graduación Reporte carga académica de profesores en acción social Reporte de cargos docentes dividido en: Cargos directivos, coor- 10 años Permanente, sujeto a expurgo Sí, (Sistema de asignación) 5 años Permanente Página 19 de 23

20 32 Informes de participación de docentes en proyectos de investigación y acción social 33 Planes de trabajo de personal docente O O Copia en: VI, VAS Copia en: Docente dinadores, Comisiones internas, Comisiones institucionales, otros cargos. Correspondencia Oficios en que se informa la participación de docentes en proyectos de investigación y de acción social. Número de proyecto mbre del proyecto Profesores participantes Carga académica asignada a cada docente Fecha de emisión Unidad académica o unidad académica de investigación, según VD Indicadores generales Datos personales del docente Jornada según nombramiento Estructura del o los cursos de grado y posgrado, sigla, nombre, número del grupo, modalidad (individual o en grupo), número de alumnos, horas docencia directas Carga docente administrativa y otros cargos Sí (Sistema de asignación de cargas académicas) Un semestre después de concluida la participación del docente en el proyecto Se puede 5 años Permanente Página 20 de 23

21 Lista de siglas en orden alfabético SIGLAS AUROL C CEA CONARE CSUCA FUNDEVI O O y C OAF OAICE OCU OPLAU ORH OSG SINAES STEA VAS VD VI NOMBRE COMPLETO Archivo Universitario Rafael Obregón Loría Copia Centro de Evaluación Académica Consejo Nacional de Rectores Consejo Superior Universitario Centroamericano Fundación de la Universidad de Costa Rica para la Investigación Original Original y copia Oficina de Administración Financiera Oficina de Asuntos Internacionales y Cooperación Externa Oficina de Contraloría Universitaria Oficina de Planificación Universitaria Oficina de Recursos Humanos Oficina de Servicios Generales Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior Sección Técnica de Evaluación Académica Vicerrectoría de Acción Social Vicerrectoría de Docencia Vicerrectoría de Investigación Página 21 de 23

22 2. Solicitar al Centro de Evaluación Académica que: a) Actúe en concordancia con los artículos 16 y 17 del Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica que a la letra dicen: Artículo 16 Responsabilidades de las unidades académicas y administrativas en materia de archivística Las personas que dirigen las unidades académicas, las unidades académicas de investigación y las unidades administrativas son responsables de la aplicación de las políticas, directrices y procedimientos relativos a la materia de archivística, emitidas en el marco del Sistema de Archivos de la Universidad de Costa Rica. Asimismo, designará a la persona responsable de atender el archivo de la unidad y lo comunicará al AUROL. Además, la dirección deberá velar por el cumplimiento de las condiciones físicas y ambientales adecuadas para asegurar la conservación de los documentos. Artículo 17. Funciones de las personas encargadas de los archivos de la Universidad de Costa Rica: a) Acatar y velar por el cumplimiento de las directrices y procedimientos emitidos en el ámbito del Sistema. b) Recibir, identificar, organizar, describir, seleccionar, administrar, conservar, facilitar y los documentos producidos o recibidos en la unidad, de acuerdo con lo establecido por el AUROL y la CUSED. c) Apoyar y participar en las actividades que contribuyan con la capacitación de los usuarios de la archivística. d) Transferir y los documentos en coordinación con la persona que dirige la unidad académica o administrativa, y de acuerdo con lo establecido en las tablas de plazos de conservación, aprobadas por la CUSED. e) Atender y resolver las consultas archivísticas procedentes de la comunidad universitaria, nacional e internacional. f) Participar en las actividades archivísticas que se realicen en la Universidad de Costa Rica. g) Cumplir con las funciones específicas, de acuerdo con el tipo de archivo en el ámbito de las políticas y directrices institucionales, en materia de archivística. Página 22 de 23

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