INFORME DE VALORACIÓN UNIDADES ACADÉMICAS DE INVESTIGACIÓN

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1 OMISIÓN UNIVERSITARIA DE SELEIÓN Y ELIMINAIÓN DE DOUMENTOS (USED) INFORME DE VALORAIÓN UNIDADES AADÉMIAS DE INVESTIGAIÓN I. ANTEEDENTES En oficio AU de 13 de diciembre de 2007 suscrito por la M.Sc. Rita Porras, se eleva para estudio, dictamen y aprobación de esta omisión la tabla general de plazos de conservación de documentos de unidades académicas de investigación. En sesión 136, artículo 2 de 17 de abril de 2008, la USED conoce y analiza la propuesta de tabla general para unidades académicas de investigación elaborada por el AUROL y acuerda someter el instrumento a un proceso de validación con un grupo de jefes administrativos y encargados de servicios administrativos de diferentes centros e institutos. La validación se realizó bajo la modalidad de taller facilitado por el AUROL y la USED conjuntamente. Posteriormente, en sesión 140, artículo 5 de 8 de agosto de 2008, la USED acuerda dar por concluido el análisis de dicho instrumento. Finalmente, en sesión 5282, artículo 5, celebrada por el onsejo Universitario el pasado 2 de setiembre de 2008 se aprueba el Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de osta Rica, el cual en su artículo 13 inciso e) faculta a la USED para aprobar las tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos en la Institución en última instancia, sin necesidad de enviarlas a la omisión Nacional para el trámite de aprobación. II. VALORAIÓN Las series valoradas son:. Documentos Sustantivos s es s Valor 1 Actas de onsejo Asesor Permanente ientífico - cultural 2 Actas de onsejo ientífico Permanente ientífico - cultural 3 atálogos Permanente 4 onvenios 5 Expediente de proyectos de acción social 6 Expedientes de actividades académicas y de investigación 7 Expedientes de programas y proyectos de Página 1 de 21

2 10 Expedientes de sesiones de onsejo ientífico Permanente 11 Literatura gris Permanente 12 Memorias de actividades académicas y de Permanente investigación 13 Minutas de reuniones de investigadores* Permanente 14 Propuestas de investigación 15 Publicaciones gráficas (afiches, desplegables, etc) 16 Publicaciones periódicas y monografías Permanente 17 Reportes de ensayos de laboratorio Documentos del Sistema de Gestión de alidad 18 orrespondencia del sistema de gestión de calidad 19 Documentos externos del sistema de gestión de calidad (DE) 20 Manual de calidad, procedimientos e instructivos del sistema de gestión 21 Registros del sistema de gestión de calidad Documentos Facilitativos 22 artas enviadas (consecutivo) Permanente 23 artas recibidas Permanente 24 Expedientes de cargas académicas 25 Expedientes de contratación 26 Formularios P14 (Régimen Becario) 27 Informes anuales de labores Permanente. s es s Valor investigación 8 Expedientes de reuniones de investigadores Permanente 9 Expedientes de sesiones de onsejo Asesor Permanente ientíficocultural ientíficocultural Adicionalmente se agregan algunas series documentales comunes a toda la Universidad que ya han sido valoradas por esta omisión, y que se recomienda a las unidades académicas de investigación su aplicación: s es Expedientes de activos fijos Expedientes de fondo de trabajo y caja chica Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto - FUNDEVI Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto - OAF Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto OAF- Vínculo Externo s Página 2 de 21

3 s es Expedientes de personal administrativo (fracción) Formularios de pago de órdenes por servicios Formularios de solicitudes de servicios administrativos Informes de vacaciones Informes de fin de gestión s Permanente III. RESOLUIÓN onsiderando que: 1. El Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios en su artículo 13 establece que son funciones de la omisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos: c) Evaluar y declarar la - y el valor científico cultural de los documentos de la Universidad de osta Rica. e) Aprobar las tablas de plazos de conservación y eliminación de documentos en la Institución. 2. Las normas internas de trabajo de la USED establecen que una vez valorados, la eliminación de los documentos será supervisada de forma razonable por el Archivo Universitario y el papel debe ser reciclado conforme a las disposiciones institucionales de protección del ambiente y los recursos naturales. En todos los casos se levantará un acta que firmarán conjuntamente el superior de la oficina y la persona responsable del Archivo Universitario. 3. El procedimiento para documentos en la Universidad de osta Rica establece que las eliminaciones deben solicitarse al Archivo Universitario mediante oficio firmado por el superior jerárquico de la instancia solicitante y acompañado de su respectivo inventario. 4. El resultado del análisis que hace esta omisión sobre la tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos de las unidades académicas de investigación se encuentra debidamente registrado en sus minutas, las cuales pueden ser consultadas en el Archivo Universitario Rafael Obregón Loría. Se resuelve: 1. Aprobar la tabla de plazos de conservación y eliminación de documentos de Unidades Académicas de Investigación, como sigue: Página 3 de 21

4 TABLA DE PLAZOS DE ONSERVAIÓN Y ELIMINAIÓN DE DOUMENTOS Unidad: Unidades Académicas de Investigación onfeccionada por: Leonora órdoba Roldán Ana Lucila Jaén Delgado Fecha: Julio, Actas de onsejo Asesor* 2 Actas de onsejo ientífico* O y ** Ninguna onsecutivo de actas debidamente ordenadas, firmadas y selladas. O Ninguna onsecutivo de actas debidamente ordenadas, firmadas y selladas. 3 atálogos Impreso Listados ordenados alfabética o jerárquicamente de productos académicos (catálogos de investigaciones 10 años Permanente *Es importante y necesario conformar debidamente expedientes de las sesiones del onsejo Asesor. ** todas las copias que existan excepto la del expediente de la sesión respectiva. 10 años Permanente *Es importante y necesario conformar debidamente expedientes de las sesiones del onsejo Asesor. todas las copias que existan excepto la del expediente de la sesión respectiva. atálogos de productos académicos 10 años Permanente Página 4 de 21

5 realizadas, publicaciones, colecciones) y de servicios (ensayos, análisis y pruebas de laboratorio) elaborados por las unidades académicas de investigación. atálogos de productos académicos atálogos de servicios 10 años Permanente 5 años 4 onvenios Original en: Rectoría opia en: OAIE, Institución contraparte Texto del convenio. Antecedentes* 5 años después de concluido el convenio Esta serie documental es equivalente a la serie onvenio contenida en la tabla de plazos de la Rectoría número de orden 12 y se conserva permanentemente. *Los documentos relacionados con la gestión de los convenios (antecedentes), deben conformarse en un expediente formando un asunto completo. 5 Expediente de Original en: VAS Formulación de Sí. OAF: 10 años* *Expedientes de Página 5 de 21

6 proyectos de acción social 6 Expedientes de actividades académicas y de investigación* opia en: Instancias universitarias y extrauniversitaria Original en: VI opia en: Instancias universitarias y Proyecto. arta UAI solicitado inscripción. arta de la VAS con la aprobación del proyecto y el presupuesto asignado. artas de recordatorio de entrega de informes. Solicitudes de ampliación de de proyectos. Solicitud de prórroga del proyecto. Aprobación de prórroga o ampliación por parte de la VI (Informes parciales). Informes anuales. artas de de cargas académicas. Transferencias y movimientos presupuestarios. arta de la VAS remitiendo certificados. Formulación de la actividad. Ponencias. onferencias. Sistema de Formulación de Proyectos Institucionales FUNDEVI: Sistema ENLAE 10 años proyectos de acción social realizados antes de 1984 se conservan permanentemente y pueden ser transferidos al AUROL atendiendo los procedimientos él establecidos. Los expedientes de proyectos de acción social realizadas a partir de 1985 cuyo original administra la VAS serán transferidos al AUROL 5 años después de concluido el proyecto. *Se refiere a jornadas de investigación, seminarios, Página 6 de 21

7 7 Expedientes de programas y proyectos de investigación extrauniversitarias Original en: VI opia en: Instancias universitarias y extrauniversitarias Afiches y otros materiales de difusión. orrespondencia. Invitaciones. Programas. Informes administrativos de la actividad. Listas de Asistencia. Formulación de Proyecto. Evaluaciones de las propuestas de investigación. arta UAI solicitado inscripción. arta de la VI con aprobación del proyecto de investigación. Formulación del proyecto de investigación con código. artas de recordatorio de entrega de informes. arta del investigador remitiendo Informes finales o parciales a la omisión ientífica. Acta o arta de la omisión ientífica con acuerdo de Sí. OAF: Sistema de Formulación de Proyectos Institucionales FUNDEVI: Sistema ENLAE 10 años después de concluido el proyecto** congresos, semicongresos, simposios, etc. de ámbito nacional e internacional. *Los expedientes contienen además los siguientes documentos de referencia: Guía para evaluar proyectos, Guía para presentar solicitudes de ampliación de de proyectos, mismos que pueden obviarse. ** Expedientes de proyectos de investigación realizados antes de 1975 se conservan permanentemente y pueden ser transferidos al AUROL atendiendo los procedimientos por él establecidos. Los Página 7 de 21

8 8 Expedientes de reuniones de investigadores aprobación de informes. Solicitudes de ampliación de de proyectos. Solicitud de prorroga del proyecto. Aprobación de prórroga o ampliación por parte de la VI. Informes parciales. Informes anuales. artas de de cargas académicas. Formulaciones presupuestarias. Transferencias presupuestarias. Facturas. Autorización de firmas en Proyectos con FUNDEVI. Fichas de del investigador. Reportes de ensayos.* O Ninguna onvocatorias. Agendas. Listas de Asistencia. orrespondencia. Documentos de trabajo. Minutas 10 años Permanente expedientes de investigaciones realizadas a partir de 1976 cuyo original administra la VI serán transferidos al AUROL 5 años después de concluido el proyecto. Página 8 de 21

9 9 Expedientes de sesiones de onsejo Asesor Justificación de ausencias. O Ninguna onvocatorias. Agendas. Listas de Asistencia. orrespondencia. Documentos de trabajo. Actas. Justificación de ausencias. 10 años Permanente 10 Expedientes de sesiones de onsejo ientífico O Ninguna onvocatorias. Agendas. Listas de Asistencia. orrespondencia. Documentos de trabajo. Actas. Justificación de ausencias. 11 Literatura gris O Original en: Investigadores y coinvestigadores Producción textual de autoría de investigadores, coinvestigadores, directores, estudiantes, pasantes presentada en actividades académicas y de investigación que por diferentes razones no se publica, o bien propuestas de investigación que contienen buenos planteamiento pero que no son 10 años Permanente Permanente** ** Se recomienda a las UAI recoger, sistematizar y automatizar esta con el propósito de conservar el patrimonio intelectual institucional, con miras a la creación en el futuro de un repositorio documental Página 9 de 21

10 12 Memorias de actividades académicas y de investigación 13 Minutas de reuniones de investigadores* 14 Propuestas de investigación Impresos Instancias universitarias y extrauniversitarias aprobadas por el comité científico O Ninguna onsecutivo de actas debidamente ordenadas, firmadas y selladas. opia en: Investigador Propuestas de investigación que no son aprobados por el omité ientífico de la UAI. Permanente 10 años Permanente *Algunas unidades académicas de investigación realizan asambleas o reuniones de investigadores, pese a que ni el Estatuto Orgánico ni el Reglamento General de entros e Institutos prevé la existencia de esta figura es importante conservar y organizar debidamente los expedientes de este tipo de reuniones. 3 años* *Aquellas propuestas cuyo planteamiento es de calidad pueden conservarse como literatura gris, o bien puede devolverse al proponente mediante oficio en el que se indique el acuerdo del comité científico Página 10 de 21

11 15 Publicaciones gráficas (afiches, desplegables, etc) Impreso Original en: Instancias universitarias y extrauniversitarias Documentos de gran formato que se utilizan para difundir y promocionar actividades académicas y de investigación. 5 años Permanente, sujeto a expurgo en el AUROL de rechazar la propuesta. 16 Publicaciones periódicas y monografías 17 Reportes de ensayos de laboratorio Impreso Original en: SIBDI Original en: Personas físicas y jurídicas interesadas Medio que tiene el investigador para probar un resultado. de análisis que se le realizan a determinados elementos. Permanente Los ejemplares que se remiten al SIBDI son de conservación permanente y se catalogan en el sistema OPA. Sí* 5 años** * La automatización depende del tipo de sistema de con que cuente la UAI para realizar sus ensayos. ** El plazo mínimo de conservación será de 5 años, sin embargo cada UAI puede aumentarlo de acuerdo con el impacto de los ensayos y sus propias necesidades; no obstante, cada vez que se deseen deben solicitarlo al AUROL. Página 11 de 21

12 18 orrespondencia del sistema de gestión de calidad 19 Documentos externos del sistema de gestión de calidad (DE) O y Ninguna artas enviadas y recibidas relacionadas con el proceso de certificación o acreditación O Ninguna DE-Referencia: rmas, Reglamentos, Manuales 4 años mínimo ada versión se elimina una vez entre en la nueva versión DE- Registros: informes de evaluación Permanente, forma parte del histórico de la UAI DE- Registros: certificados del EA Permanente, forma parte del histórico de la UAI DE- Registros: certificados de calibración Se eliminan el equipo se vuelve obsoleto n Página 12 de 21

13 20 Manual de calidad, procedimientos e instructivos del sistema de gestión O Ninguna 4 años después de ser declarados obsoletos * Se debe transferir al AUROL para su conservación permanentela versión 1 obsoleta del Manual de alidad de cada uno de los sistemas de gestión existentes en la UR. 21 Registros del sistema de gestión de calidad O Ninguna Reportes de resultados 5 años mínimo Registros de gestión: auditorías, revisiones por la dirección 10 años mínimo Registros técnicos 4 años mínimo Página 13 de 21

14 22 artas enviadas (consecutivo) Original y opia en: Instancias universitarias y extrauniversitarias 23 artas recibidas O y Original y opia en: Instancias universitarias y extrauniversitarias Oficios que producen las autoridades de las unidades académicas de investigación en el ejercicio de sus funciones. Oficios recibidos en el ejercicio de las funciones propias de unidades académicas de investigación. Sí* 10 años Permanente, sujeta a expurgo Sí* 10 años Permanente, sujeta a expurgo *Algunas unidades académicas de investigación tienen sistemas de registro y control de correspondencia *Algunas unidades académicas de investigación tienen sistemas de registro y control de correspondencia. 24 Expedientes de cargas académicas 25 Expedientes de contratación Original en: EA opia en: Expediente de funcionarios docentes Planes de trabajo. orrespondencia. Reportes de cargas académicas. O Ninguna ontrataciones directas (crédito y contado). ontrataciones directas de servicio. Licitaciones. Requisiciones Solicitudes de bienes y servicios Vales por contratación de bienes y servicios. Vales Sí, Sistema de argas Académicas (2002) 10 años 2 años* Archivo entral OSUM: De acuerdo con su tabla de plazos Se sugiere la inclusión de documentos de cargas académicas en expediente de personal docente en división aparte. * De acuerdo con el procedimiento, después de los dos años las UAI deben remitir estos expedientes a la UAI de Suministros. Página 14 de 21

15 26 Formularios P14 (Régimen Becario) 27 Informes anuales de labores O y Original en: OASE opia en: estudiantes Original y copia en: Vicerrectorías y Rectoría presupuestarios. Designación de horas estudiante y horas asistente y opción a beca de estímulo. Síntesis de las acciones realizadas por las direcciones de las unidades académicas de investigación, al término de un año de labores. Sí 10 años 10 años Permanente Página 15 de 21

16 Lista de siglas en orden alfabético SIGLAS NOMBRE OMPLETO AUROL Archivo Universitario Rafael Obregón Loría EA entro de Evaluación Académica USED omisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos EA Ente ostarricense de Acreditación FUNDEVI Fundación de la Universitaria de osta Rica para la Investigación O Original O y Original y copia Original o opia OAF Oficina de Administración Financiera OAIE Oficina de Asuntos Internacionales y ooperación Externa OASE Oficina de Becas y Atención Socioeconómica OPA Acceso al atálogo Público en Línea (por sus siglas en inglés) OPLAU Oficina de Planificación Universitaria ORH Oficina de Recursos Humanos OSG Oficina de Servicios Generales OSUM Oficina de Suministros PROOA Programa de ooperación para la Acreditación SIBDI Sistema de Bibliotecas Documentación e Información UAI Unidades Académicas de Investigación VAS Vicerrectoría de Acción Social VI Vicerrectoría de Investigación Página 16 de 21

17 TABLA DE PLAZOS DE ONSERVAIÓN Y ELIMINAIÓN DE DOUMENTOS SERIES DOUMENTALES OMUNES A TODA LA UNIVERSIDAD Expedientes de activos fijos Expedientes de fondo de trabajo y caja chica Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto FUNDEVI. Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto - OAF O y O y Original en: OAF, OSG Original en: OAF, FUNDEVI opia en: OSUM Original en: OPLAU, VAS, VI, FUNDEVI opia en: SEP, FUNDEVI, VAS, VI Original en: OAF, OPLAU, VAS, VI opia en: OAF, SEP, VAS, VI Actas de desecho Actas de inactivos opia del documento de donación (traslado) de activo Actas de recibido de activos Inventarios orrespondencia opias de facturas y comprobantes de gasto Reporte de saldos por partidas Vales provisionales o adelantos de dinero olillas de cheques de reintegro Arqueos onciliaciones bancarias Estados de cuenta Recibos de dinero opia de documento de donación (traslado) de activos orrespondencia Estados de cuenta Formulación del Presupuesto Modificaciones internas Proyecto de Presupuesto Reintegros de caja chica Solicitudes de bienes y servicios Transferencia internacional Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto orrespondencia Estados de cuenta Formulación del Presupuesto Modificaciones internas Proyecto de Presupuesto Reintegros de caja chica Sistema de Inventarios de Activos Fijos (SIAF) en la Unidad de Activos Fijos de 10 años la OAF 5 años Si, Sistema ENLAE de FUNDEVI Si, Sistema de apturación para la Formulación del plan presupuesto 5 años 5 años Página 17 de 21

18 Expedientes de formulación y ejecución de presupuesto OAF - Vínculo externo: empresas auxiliares, cursos especiales y fondos restringidos Expedientes de personal administrativo (fracción) Formularios de pago de órdenes por servicios O y O Original y copia en: OAF, Vicerrectorías, FUNDEVI O y en: ORH Unidades Académicas y Administrativas VD VI Rectoría OAI RA Junta de Relaciones Laborales Original en: Prestador del servicio Solicitud y Fondo de Trabajo Solicitudes de bienes y servicios Trasferencias de dinero entre partidas de presupuesto orrespondencia Estados de uenta Facturas Proyecto del presupuesto Recibos de dinero. Hoja de Vida Incapacidades Permisos de estudio orrespondencia Declaraciones juradas Evaluaciones académica Reportes de investigación Actualizaciones de salario Acciones de personal (formularios P6 y P8) Documento de Actualizaciones de salario, formulario P25) ambio de Datos Anualidades y escalafón (formulario P7) Solicitud de Personal (formulario P3) ontrol de Vacaciones (formulario P5) Informes de Trabajo Extraordinario (formulario P15) minas de candidatos Reportes de vacaciones Fórmula de Personal Interino (VD- PI) ontrato Dedicación Exclusiva ontrato de Adjudicación de Beca Solicitudes de permiso con o sin goce de salario Formulario normalizado para el pago de servicios profesionales. (solo la formulación) 10 años después de finalizado el vínculo 5 años después del cese de funciones administrativo Permanente 5 años Página 18 de 21

19 opia en: OAF, FUNDEVI Formularios de solicitudes de servicios administrativos Original en: La oficina que tramita el servicio Mantenimiento de planta física y construcción. Reparación de maquinaria y equipo. Materiales. Publicaciones. Transportes. ontrol de kilometraje de vehículos. Informes de vacaciones O y Original en: ORH Detalle de los días de vacaciones disfrutadas por los funcionarios en un periodo de tiempo determinado; contiene el nombre completo del funcionario, fecha de disfrute y saldo de vacaciones. Informes de fin de gestión O Original en: SEP, OU onjunto de formularios normalizados que reúnen sobre: Presupuesto Proyectos de investigación, acción social y docencia Permisos argas académicas Designaciones de horas estudiante y horas asistente Informe de acciones de personal informes de departamentos, secciones, cursos y comisiones Modificaciones de planes de estudio Modificaciones de cursos Fondo de trabajo Activos fijos Acta de traspaso 5 años para mantenimiento de planta física y construcción 2 años para reparación de maquinaria y equipo, materiales, publicaciones, transportes, control de kilometraje de vehículos 5 años administrativo 10 años Página 19 de 21

20 2. Solicitar a las unidades académicas de investigación que: a) Actúen en concordancia con los artículos 16 y 17 del Reglamento del Sistema de Archivos de la Universidad de osta Rica que a la letra dicen: Artículo 16 Responsabilidades de las unidades académicas y s en materia de archivística Las personas que dirigen las unidades académicas, las unidades académicas de investigación y las unidades s son responsables de la aplicación de las políticas, directrices y procedimientos relativos a la materia de archivística, emitidas en el marco del Sistema de Archivos de la Universidad de osta Rica. Asimismo, designará a la persona responsable de atender el archivo de la unidad y lo comunicará al AUROL. Además, la dirección deberá velar por el cumplimiento de las condiciones físicas y ambientales adecuadas para asegurar la conservación de los documentos. Artículo 17. Funciones de las personas encargadas de los archivos de la Universidad de osta Rica: a) Acatar y velar por el cumplimiento de las directrices y procedimientos emitidos en el ámbito del Sistema. b) Recibir, identificar, organizar, describir, seleccionar, administrar, conservar, facilitar y los documentos producidos o recibidos en la unidad, de acuerdo con lo establecido por el AUROL y la USED. c) Apoyar y participar en las actividades que contribuyan con la capacitación de los usuarios de la archivística. d) Transferir y los documentos en coordinación con la persona que dirige la unidad académica o, y de acuerdo con lo establecido en las tablas de plazos de conservación, aprobadas por la USED. e) Atender y resolver las consultas archivísticas procedentes de la comunidad universitaria, nacional e internacional. f) Participar en las actividades archivísticas que se realicen en la Universidad de osta Rica. g) umplir con las funciones específicas, de acuerdo con el tipo de archivo en el ámbito de las políticas y directrices institucionales, en materia de archivística. Página 20 de 21

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