RESUMEN ANALÍTICO EN EDUCACIÓN - RAE - FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PREGRADO EN INGENIERÍA BOGOTÁ D.C.

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1 FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PREGRADO EN INGENIERÍA BOGOTÁ D.C. LICENCIA CREATIVE COMMONS: atribución 2.5 Colombia (CC BY 2.5) AÑO DE ELABORACIÓN: 2016 TÍTULO: Propuesta para la creación de una oficina de gestión de proyectos (PMO) en Open Market Ltda. AUTOR: Rojas López, Paula Lizeth. DIRECTOR/ASESOR: Rozo Rojas, Ivanhoe. MODALIDAD: Práctica empresarial. PÁGINAS: 94 TABLAS: 12 GRAFICOS: 15 FIGURAS: 11 ANEXOS: 2 CONTENIDO: 1. GENERALIDADES 2. GENERALIDADES DE OPEN MARKET LTDA 3. EVALUACIÓN DEL NIVEL DE MADUREZ EN GESTIÓN DE PROYECTOS 4. ESTUDIO ADMINISTRATIVO DE LA PMO 5. PRESUPUESTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA PMO 6. CONCLUSIONES 7. RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFIA ANEXOS DESCRIPCIÓN: El presente trabajo propone la creación de una oficina de proyectos (PMO) en Open Market Ltda, con el fin de garantizar visibilidad en la alta gerencia sobre estado de cada proyecto desarrollado en la organización y de esta forma 1

2 generar un apoyo eficiente en el logro de los objetivos estratégicos organizacionales, para ello se requiere la aplicación de las mejores prácticas en gestión de proyectos, mayor control sobre los mismos, uso de herramientas de apoyo y definición de roles y responsabilidades para cada integrante que participa en la planeación y ejecución del proyecto. METODOLOGÍA: Selección del modelo para medir madurez en gestión de proyectos. Búsqueda de información en metodologías para la creación de una PMO y trabajos similares que aplicaron algún modelo, comparar la información encontrada y establecer los criterios para la selección del modelo más adecuado a la situación actual de la organización. Construcción del modelo. con base a la información obtenida y analizando los criterios anteriores de evaluación del nivel de madurez en los diferentes modelos, generar un modelo que se adapte a la situación de la empresa. Implementación del modelo. Aplicación del modelo a los responsables en ejecutar proyectos en la organización de cada área, Análisis de resultados con el fin de determinar el nivel de madurez en Open Market y la PMO que más se ajusta a las respuestas obtenidas. Estudio Administrativo. Proponer una ubicación de la PMO dentro del organigrama empresarial que unifique las áreas que ejecutan proyectos y el organigrama propio de la PMO. Identificación del personal que hará parte de la PMO y establecer roles y responsabilidades. Costo de Implementación. Identificar los costos y gastos de implementación de la PMO y compararlos con los costos actuales. PALABRAS CLAVE: MADUREZ, GESTIÓN, CENTRALIZACIÓN, CALIDAD, COSTOS, TIEMPO, COMUNICACIONES, ADQUISICIONES, HERRAMIENTAS, CONTROL, OBJETIVOS, ESTÁNDARES, MODELOS, PROYECTOS, INDICADORES, COMPETENCIAS, ADMINISTRACIÓN, BUENAS PRÁCTICAS, RIESGO. CONCLUSIONES: De acuerdo con la información obtenida de la encuesta aplicada al personal involucrado directamente con proyectos en la empresa se concluye lo siguiente: 2

3 El nivel de madurez en gestión de la empresa es Medio y de acuerdo a esta información se considera que el tipo de PMO más adecuado a la empresa es Torre de Control. La gestión del riesgo es el rasgo que menos se estandariza a la hora de planear los proyectos. En la organización no hay priorización de proyectos de forma estándar, según el alcance del proyecto se define la priorización del mismo. Debido a que en la organización solo se controla factores como el tiempo y costo, hace que a la hora de ejecutar un proyecto se generen sobre costos y reproceso en las actividades. Implementar la PMO ayudará a que los proyectos se cumplan dentro del tiempo y presupuesto estimado. Ubicar la PMO en el segundo nivel del organigrama empresarial beneficia en el apoyo que se le da a la gerencia general en el logro de los objetivos estratégicos empresariales y adicionalmente tendrá mayor comunicación con las áreas de la empresa que a su vez apoyaran la gestión de la PMO. La PMO requiere de la implementación de herramientas y uso de las mejores prácticas en gestión de proyectos. Darle el mismo nivel de importancia a todas las áreas de conocimiento proporcionará a que los proyectos sean exitosos, se manejen los recursos de forma eficiente, se controlen los riesgos y los objetivos del proyecto se cumplan dentro del plazo establecido. Con la implementación de la PMO los costos y gastos se reducen, debido a que los sobrecostos proporcionados por no controlar los proyectos disminuirán. La capacitación anual a los involucrados de los proyectos ayudará a que todos manejen el mismo nivel de información y desarrollen las capacidades necesarias a la hora de gestionar proyectos. No administrar, recopilar y almacenar las lecciones aprendidas en los proyectos conlleva a que se retome los mismos errores en todos los proyectos ejecutados. Los roles y responsabilidades bien definidos ayudan a que las personas no sientan confusión de sus labores ni se involucren en actividades no correspondientes a su actividad inicial. Un proyecto para ser exitoso requiere de políticas bien definidas, metodologías estandarizadas, buena planificación, personal capacitado e indicadores de control en cada área del conocimiento. 3

4 FUENTES: ASSAFF, Raúl, El cuerpo de conocimientos de la gestión de proyectos {En linea}. 10/08/2016{Consulta} Disponible en:<url: > BERSTEIN, S. Project Management Journal, Project Offices in practice: CALDERON, José. Propuesta para la creación de una oficina de gestion de proyectos (PMO) en Fonade. Bogotá: Universidad EAN. Facultad de postgrados. Investigación p CAMACHO, Diana, CAICEDO, Carolina y GONZÁLES, Germán. Diseño de una oficina de gestión de proyectos (Project Management Office- PMO) para la vicepresidencia de ingeniería de HMV Ingenieria Ltda: Escuela Colombiana de Ingeniería Julio Garavito. Unidad de proyectos. Especialización en desarrollo y gerencia integral de proyectos, CASTAÑEDA, Ismael, Universidad Distrital, Gestión de las Comunicaciones del Proyecto.{En línea}. 10/10/2016 {consulta} Disponible en: <URL: _11_28_Comunica/ch10_2011_1i_Comunica_v01.pdf > GUEVARA, Dagoberto y Díaz, Rubén. Maestría en Gestión de Informática y Telecomunicaciones. Santiago de Cali. 2011, p 121 Trabajo de Grado Modelo para Implementar Oficina de Gerencia de Proyectos en Áreas de TI. Universidad ICESI. Facultad de Ingeniería. HILL, Gerard. The Complete Project Management Office HandBook. Auerbach Publications: HILL, Gerard. The Complete Project Management Office HandBook. Auerbach Publications: Citado por: sabogal, Javier y Castillo, Mayer en grado de madurez den la gestion de proyectos de las empresas constructoras de Bogotá, D.C KERZNER, Harold. Strategic planning management office handbook. New York: John Wiley & Sons, Inc. LÁZARO, David. LAVERDE, Johana y GUACHETA Karen. Evaluación de madurez en gestión de proyectos en las organizaciones. Aplicación en empresa del sector de servicios de Bogotá. Bogotá:Universidad escuela de administración de negocios. Facultad de postgrados. Especialización de gerencia de proyectos, p. LÓPEZ, S. (2011). Montaje de oficinas de gestión de proyectos PMO. Bogotá: Escuela Colombiana de ingeniería. 4

5 MARTÍNEZ, Jorge. Especialización En Gerencia de Tecnología. Bogotá p 155. Trabajo de Grado Propuesta para la Creación de la Oficina de Proyectos con Enfoque PMI en la Universidad del Bosque. Universidad EAN, Facultad de Posgrados. MORGAN, Franklin Which PMO model is the best fit for you?{en linea} Disponible en: <URL: > Citado por: Amaya Efrain en Diseño de la oficina de proyectos (pmo) para el oleoducto central S.A NÚÑEZ, Alfonzo. Por qué fracasan los proyectos? {En Línea} {Consulta}. Disponible en: <URL > OPEN MARKET, Cartera de proyectos en Open Market. En: El pionero, Bogotá. 2015, p24. OPEN MARKET, Información de la compañía {En Linea}. Bogotá. Open Market {consulta} Disponible en: <URL > PECK, W., & CASEY, W. (s.f.). Choosing the right PMO Setup {En linea} Disponible en: <URL: file:///c:/users/amd%20phenom%20x4/downloads/choosing+the+right+pmo+s etup.pdf > PMI, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK). 5 Ed. EE. UU: GlobalStandard,2013. PMI, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK). 3 Ed. EE. UU: GlobalStandard,2004. Citado por: Guerrero, Rosa En Propuesta de un plan estratégico para la creación de una PMO en la empresa de sistemas IQ, S.A PMI, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK). 5 Ed. EE. UU: GlobalStandard,2013: p4 PMI, Project Management Institute {En Línea}. 01/08/2016 {Consulta} Disponible en: <URL > PMI. OPM3: Modelo de madurez organizacional de proyectos, programas y portafolios de PMI para organizaciones de alto rendimiendo. Vinculado la estrategia a la ejecución con OPM3[En línea]. PMI America Latina: BUCHTIK, Liliana[26 octubre 2016]. Disponible en: <URL: %20LA%20Congresses%20v2.pdf > REYES, Fernando. MARTINEZ Luis y GUTIERREZ, Yuber. Cultura organizacional en la gestión de proyectos de la empresa constructora Construroble S.A.S de la 5

6 ciudad de Bogotá. Bogotá: Universidad Católica de Colombia. Facultad de Ingenierías. Especialización en gerencia de obras, p. SABOGAL,Javier y CASTILLO, Mayer. Grado de madurez en la gestión de proyectos de las empresas constructoras de Bogotá, D. C. Bogotá: Universidad Católica de Colombia. Facultad de Ingenierías. Especialización en gerencia de obras, p. UCI, Universidad para la cooperación internacional {En linea}. 2016{consulta} Disponible en : <URL: 01/UNIDADES%20DE%20APRENDIZAJE/UNIDAD_4/lectura4.pdf > UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, Biblioteca. Fuentes de información {En línea}. 10/08/2016 {consulta} Disponible en: <URL : VANEGAS, Efraín. Magister en Administración de Empresas. Bogotá. 2013, p 77. Trabajo de Grado Diseño de la Oficina de Proyectos (PMO) para el Oleoducto Central S.A. Universidad EAFIT, Escuela de Administración. VANEGAS, Efraín. Magister en Administración de Empresas. Bogotá. 2013, p 77. Trabajo de Grado Diseño de la Oficina de Proyectos (PMO) para el Oleoducto Central S.A. Universidad EAFIT, Escuela de Administración. WINTER, M., SMITH, C., MORRIS, P. y CICMIL, S. (2006). Directions for future research in project management: The main findings of a UK government-funded research network. International Journal of Project Management, (24), LISTA DE ANEXOS: Anexo A. Encuesta de medición de madurez en gestión de proyectos. Anexo B. Análisis de resultados parte II de la encuesta 6