INSTRUCCIÓN DE TRABAJO OPERACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LABORATORIO NETLAB - INS

Transcripción

1 Página de 0 ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO CON: CNSP TM Julia I. Espinoza Soto CNSP Md. Maria Luz Miraval Toledo CNSP TM. Ada Valverde Rojas CNSP TM. Mery Vargas Lira CNSP TA Karina Gil Navarro OGITT Md. Javier Vargas Herrera RD DG-CNSP/INS FECHA: Ingreso al sistema de información de laboratorio Netlab INS. Ingresar a la página web del Instituto Nacional de Salud colocando la siguiente dirección electrónica ( Hacer click sobre la opción localizada en el extremo derecho de la ventana principal resultados de laboratorio.. Aparecerá una ventana en donde se debe digitar el usuario y la contraseña de usuario (Anexo A.) Generación de código de barras - Codificación. Ingresar a la opción codificar muestra () (extremo izquierdo de la ventana principal).. Se visualizará la ventana CODIFICACIÓN DE MUESTRA (), completar los datos solicitados de la siguiente manera: - En la opción cantidad de etiquetas () digitar el número de etiquetas según tipo de muestra recibida (suero, cepa, otros). - En la opción número de copias (4) digitar el número de etiquetas necesarias para identificar la ficha clínica epidemiológica y las alícuotas de la muestra..4 Hacer click en la opción Imprimir (5), seleccionar la impresora y enviar a imprimir las etiquetas. Nota: De requerirse mas copias de etiquetas ingresar a la opción imprimir etiquetas adicionales (extremo izquierdo de la ventana principal), aparecerá la ventana REIMPRESIÓN DE ETIQUETAS, digitar o leer con el escáner el código de la muestra y digitar el número de copias. Para imprimir repetir el paso.4. y 4 5

2 Página de 0 Recepción de muestras en el sistema de información - Digitación. Ingresar a la opción recibir muestra () (extremo izquierdo de la ventana principal).. Se visualizará la ventana DATOS DE LA MUESTRA (), ingresar los datos solicitados con la información proporcionada por el Área de codificación y verificación de muestras de ROM.. Hacer click sobre la opción guardar ()..4 En caso que la muestra haya sido calificada como no conforme (PRT- CNSP-00 Recepción de muestras en la etapa de pre-análisis), se visualizará la ventana para el envío de mensajes de no conformidad en donde se debe ingresar lo siguiente: datos de la no conformidad de la muestra (4), datos del establecimiento de origen (5) y de envío de la muestra (6) y guardar la información ingresada (7)

3 Página de 0 Nota : Ante el registro de una no conformidad el sistema generará en forma automática un mensaje de correo electrónico que será remitido a los establecimientos de origen de la muestra, de envío de la muestra y al médico remitente. Nota : Los mensajes de correo electrónico serán enviados cuando en el registro del sistema de información Netlab falten o estén incompletos alguno de los siguientes datos: apellidos paterno o materno, nombres, fecha de nacimiento, sexo, fecha de obtención de la muestra. 4 Registro de muestras en el sistema de información - Digitación 4. Ingresar a la opción registrar muestra () (extremo izquierdo de la ventana principal). Nota: El sistema antes de registrar a un paciente como nuevo, verificará si éste, ya está registrado en la base de datos, y sólo en el caso en que no se encuentre, procederá a registrarlo como nuevo. 4. Ingresar el código de la muestra y el tipo de paciente (). 4. Ingresar los datos de la prueba, del paciente, de la muestra y demás datos solicitados por el sistema con los datos del documento de referencia o ficha clínica del paciente (). Nota : Para ingresar los datos en el campo datos de la muestra ingresar los documentos de referencia (PRT-CNSP-00 Recepción de muestras en la etapa de pre-análisis) iniciando en el número consignando todas las letras, no considerar los puntos, guiones, barra inclinada u otro carácter. Ejemplo: Si tenemos como documento de referencia al Oficio Nº CTAR-Loreto/0.6, debe ingresarse como 44007CTARLORETO06.

4 Página 4 de 0 5 Tratamiento del mensaje de no conformidad 5. Los establecimientos de origen de la muestra y de envío de la muestra que reciban mensaje de no conformidad de la muestra remitida, a través de un correo electrónico, volverán a enviar por correo postal o por correo electrónico, la información solicitada o una nueva muestra, según sea el caso, indicando como referencia el número del código de barras que se le asignó originalmente a dicha muestra. El plazo establecido para esto no debe exceder los dos meses desde que la no conformidad fue notificada. 5. El administrador del sistema de información de laboratorios - Netlab entrega al Coordinador del Área de ROM, los mensajes de correo electrónico de levantamiento de las no conformidades. 5. En el sistema de información de laboratorio Netlab INS, ingresar a la opción levantar no conformidad () (extremo izquierdo de la ventana principal), aparecerá el campo MUESTRAS PENDIENTES DE VERIFICACION () Ingresar el código de la muestra () y seleccionar mediante un check a la muestra retenida (4) y hacer un click sobre la opción guardar para continuar el proceso de recepción y registro de las muestras (pasos y 4). Nota: En caso de que la no conformidad corresponda a la ausencia de datos en la ficha, ingresar al sistema a la opción editar muestra y proceder a completar los datos faltantes. 6 Registro de resultados 6. Ingresar a la opción ingresar resultado () (extremo izquierdo de la ventana principal). 6. Aparecerá una ventana con el campo INGRESAR RESULTADO (), ingresar el código de la muestra e ingresar.

5 Página 5 de 0 6. Verificar los datos de la muestra, digitar la fecha de laboratorio () y registrar el resultado de la prueba en el campo VARIABLES DE RESULTADO (4). Nota : En caso de que los instrumentos de laboratorio cuenten con interfaces de comunicación de resultados hacia el software del sistema de información, los resultados se cargarán en el sistema de manera automática. En tales circunstancias, las personas a cargo del registro de resultados, de requerirlo, ingresarán al sistema a las opciones criobox y placa y configurarán al sistema para recibir los resultados automáticos. 6.4 En el campo DATOS DE RESULTADO, seleccionar la opción conforme (5) o no conforme (6), según corresponda. 6.5 Hacer un click sobre la opción ingresar (7), para registrar el resultado, en el caso de haber seleccionado conforme o para enviar el mensaje de no conformidad. Nota : En caso de seleccionar conforme (5), luego de hacer click sobre la opción guardar, el resultado estará disponible para ser verificado. Nota : En el caso de seleccionar no conforme (6), el resultado no estará disponible para su verificación. Nota : Los casos de no conformidad en este nivel puede deberse a cuando por ejemplo la muestra no ha sido procesada y no exista un resultado para registrar, en este caso registrar el motivo de la no conformidad. Esta acción generará en forma automática un mensaje de correo electrónico que será remitido a los establecimientos de origen de la muestra y de envío de la muestra y al médico remitente

6 Página 6 de 0 7 Verificación de resultados. 7. Ingresar a la opción verificar resultado () (extremo izquierdo de la ventana principal). 7. Visualizar una ventana con un listado de las muestras que tienen resultados registrados pendientes de verificación. 7. Ingresar en cada una de ellas, observar el detalle de los datos registrados, incluido el resultado y decidir entre las opciones conforme y no conforme. 7.4 En el caso de seleccionar conforme (), el resultado estará disponible para su consulta a través de la página Web y para imprimirse. 7.5 En el caso de seleccionar no conforme (), el resultado no estará disponible para su consulta a través de la página Web, ni para imprimirse, hasta que se resuelva la observación que dio lugar al estado no conforme. 8 Edición de resultados Utilizar esta opción en caso el responsable de verificar los resultados haya seleccionado la opción no conforme. Para ello proceder como sigue: 8. En el sistema de información de laboratorio Netlab INS, ingresar a la opción editar resultado (extremo izquierdo de la ventana principal). 8. Actualizar la información acerca de los resultados. 8. El resultado nuevamente estará listo para ser verificado. 9 Consulta e impresión de resultados 9. Ingresar a la opción mostrar resultado () (extremo izquierdo de la ventana principal). Nota: Las personas con acceso a generar reportes, pueden hacerlo ingresando a la opción reportes (extremo izquierdo de la ventana principal), en donde pueden obtener reportes consolidados de resultados, previamente configurados.

7 Página 7 de 0 9. Aparecerá la ventana con los campos CONSULTAR RESULTADO e IMPRESIÓN. 9. Si se tienen los datos exactos de la muestra (AP PATERNO, AP MATERNO, NOMBRES, ENFERMEDAD) ingresarlas y hacer un click en la opción buscar. 9.4 Aparecerá una lista con la relación de todos los análisis realizados para los datos ingresados. 9.5 Para la impresión de resultados hay tres botones localizados en la parte superior del listado antes mencionado: seleccionar todo, imprimir e imprimir cargo. a) Si se desea imprimir todo el contenido del listado, colocar un click sobre la opción seleccionar todo (), automáticamente se seleccionará el listado. b) Si se desea imprimir sólo una opción del listado colocar un click sobre el espacio en blanco ubicado al costado izquierdo de la opción elegida (), en la columna imprimir. c) Seguidamente, hacer un click sobre la opción Imprimir (4), se abrirá un documento en formato PDF, el cual se puede imprimir. d) Para imprimir el cargo, hacer un click sobre la opción Imprimir cargo (5) se abrirá un documento en formato PDF, el cual se puede imprimir. 0 Claves de acceso al sistema de formación de laboratorios - Netlab Las claves de acceso o passwords se gestionan conforme lo establece el PRA-CNSP-05 Protección de los sistemas de información. Nota: todos los usuarios, tendrán activada la opción cambiar de password, de esta manera se asegurará la completa confidencialidad en el uso de sus derechos de acceso al software que soporta el sistema de información. 4 5

8 Página 8 de 0 ANEXOS ANEXO A. (una página): FOR-00 PRA-CNSP-05 Solicitud de acceso al SIL ANEXO B (una página): Flujograma del proceso

9 Página 9 de 0 SOLICITANTE CORREO ELECTRÓNICO CARGO FUNCIONAL UNIDAD ORGANICA FORMULARIO SOLICITUD DE ACCESO AL SIL DNI FOR-00 PRA- CNSP-05 Registro Nº Solicito usuario y clave de acceso al SIL del CNSP, para acceso a: (marcar con x ) Opción codificar muestra Opción recibir muestra Opción registrar muestra / paciente Opción levantar no conformidad Opción reportes Al recibirla me comprometo a: Opción editar muestra Opción editar resultado Opción verificar resultado Opción mostrar resultado Opción cambiar password a) No divulgar información confidencial a personas no autorizadas. b) No permitir ni facilitar el uso de SIL del CNSP a personas no autorizadas. c) No utilizar SIL del CNSP para otras actividades que no estén directamente relacionadas con las funciones asignadas en el Manual de Organización y Funciones de la unidad orgánica en donde presto servicios. d) Proteger cuidadosamente la contraseña que me han asignado y a evitar que sea vista por otros en forma inadvertida. e) Reportar inmediatamente a mi jefe inmediato cualquier incidencia que pueda comprometer la seguridad de SIL del CNSP. Firma del solicitante Responsable de la Unidad organica Cargo funcional Fecha.../../. Firma y Sello

10 Página 0 de 0 ROM Inicio Evaluación de la Conformidad Empaque y Muestra PRT-CNSP-00 Genera código de barras Opción codificar muestra Se resguardan hasta levantamiento de la NC PRT-CNSP-00 No Digitación Registro de la información de la ficha y de la evaluación de ROM Opción registrar muestra Muestra y ficha OK Si Laboratorio Procesa la muestra Ingresa resultados al NETLAB Opción Ingresar resultado Verificación del proceso ROM Digitación Laboratorio Coord. de laboratorio No Coordinador de laboratorio Verifica resultados en el NETLAB Opción verificar resultado conforme/no conforme OK Si Liberación de resultado Pagina web E Impresión A A : PRT-CNSP-00 Verificación y emisión de resultados