DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA GERENCIA

Transcripción

1 MEMORANDO DFOE-0037 PARA: Gerentes de Área DE: Licda. Amelia Jiménez R. GERENTE DE DIVISIÓN ASUNTO: Lineamientos Generales para el Seguimiento de la Ejecución y Reprogramación de los Planes Anuales Operativos de la DFOE. FECHA: 23 de marzo del Adjunto encontrarán los Lineamientos Generales para el seguimiento de la ejecución y reformulación de los Planes Anuales Operativos de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, los cuales rigen a partir de su comunicación. Tales lineamientos deberán ser comunicados al personal a su cargo con el propósito de que sean aplicados a cabalidad. Ce: copiador.

2 -2- Lineamientos para el seguimiento de la ejecución y reformulación de los Planes Anuales Operativos de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 Propósito de estos lineamientos Establecer mecanismos que permitan que la ejecución y reformulación de los Planes Anuales Operativos (PAOs) de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa se realice bajo criterios sistemáticos y uniformes, con el fin de promover el cumplimiento de los planes anuales operativos y de los objetivos de mediano plazo, la gestión orientada hacia los resultados, el aprendizaje colectivo y asegurar la toma de decisiones con base en la información oportuna y actualizada. 1.2 Ámbito de aplicación Estos lineamientos son de carácter obligatorio para las Áreas que integran la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa. 1.3 Conceptos Seguimiento de la ejecución del plan: es la función operativa de acompañamiento a la ejecución de las actividades programadas en el PAO para verificar su grado de avance, identificar variaciones, generar información oportuna y adoptar las medidas que correspondan con el fin de asegurar el cumplimiento efectivo de lo programado. Reformulación o Reprogramación del PAO: son las variaciones aprobadas que afectan el PAO y que surgen como producto de nuevos requerimientos, cambios en las prioridades a nivel gerencial, nuevos riesgos considerados relevantes o cambios en los supuestos analizados y discutidos en la fase de planificación operativa divisional que dieron origen a la Cartera de Proyectos aprobada.

3 -3-2. LINEAMIENTOS SOBRE EL SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DEL PAO 2.1 Rol de los participantes en el proceso Gerencia de División: a. Velar porque el PAO vigente de la División se ejecute de acuerdo con lo programado y promover el cumplimiento del plan de mediano plazo. b. Solicitar a los Gerentes de Área los ajustes que considere pertinentes para el cumplimiento de los objetivos divisionales e institucionales. c. Aprobar o improbar las variaciones al PAO vigente de las Áreas de Fiscalización y de la Secretaría Técnica, correspondientes a: i. Proyectos considerados como Compromisos de Gerencia de la DFOE, ii. Proyectos definidos como Compromisos de Desempeño, así como cualquier otro proyecto seleccionado por esa gerencia. iii. Eliminaciones, inclusiones o sustituciones y cambios en los objetivos de los proyectos. iv. Proyectos que afecten a compromisos de gerencia o desempeño. d. Apoyar la ejecución de proyectos considerados prioritarios, mediante la rotación del recurso humano de la División entre las diferentes Áreas, conforme las necesidades divisionales. e. Monitorear por medio del Equipo de Apoyo, la debida actualización del SIGI y del MTD, para efectos de los requerimientos de información que deben brindarse a las diferentes instancias de la institución y para su proceso de rendición de cuentas. f. Dar seguimiento al PAO en ejecución, por medio del Equipo de Apoyo, con el propósito de tomar las medidas correctivas para el desarrollo de dicho plan y el cumplimiento del Plan de Mediano Plazo.

4 Secretaria Técnica a. Verificar el cumplimiento de los objetivos del Plan de Mediano Plazo a partir del seguimiento efectuado por el Equipo de Apoyo de la Gerencia de División. b. Retroalimentar a la Gerencia de División sobre la calidad del proceso de ejecución y el impacto que los ajustes al PAO han ocasionado al cumplimiento del Plan de Mediano Plazo Áreas de fiscalización: a. Mantener los controles necesarios para la ejecución eficiente y oportuna de los proyectos y procesos programados, con el fin de detectar de manera oportuna aquellos factores que podrían afectar el cumplimiento de los objetivos propuestos y así tomar las acciones que aseguren su cumplimiento. b. Tomar las medidas que aseguren el registro oportuno de los datos por parte de los colaboradores en el Módulo de Toma de Decisiones (horas, porcentaje de avance, observaciones). c. Dar seguimiento oportuno a los estudios de segundo piso programados, que serán abordados con la colaboración de las Auditorías Internas. d. Establecer los mecanismos que permitan la coordinación entre los equipos de la misma Área, o de otras Áreas, que desarrollen estudios relacionados con una misma entidad o temática. e. Suministrar a la Gerencia de División por medio del Equipo de Apoyo la información que se requiera para conocer con precisión el nivel de ejecución de los proyectos programados. f. Remitir a la Gerencia de División para su autorización, las reprogramaciones sobre proyectos definidos como compromisos de gerencia, compromisos desempeño y otros proyectos de relevancia seleccionados por esa gerencia. g. Realizar el registro de las reformulaciones con sus correspondientes justificaciones en el SIGI, una vez que se cuente con la autorización de la Gerencia de División, o la Gerencia de Área, según corresponda.

5 Aspectos relacionados con el avance de los PAO Divisionales Registro de la información: El Sistema de Gestión Institucional (SIGI) y Módulo de Toma de Decisiones (MTD) serán las fuentes primarias para el seguimiento de los planes anuales operativos, por lo tanto, estos sistemas deberán ser actualizados periódicamente de manera que al final de cada mes reflejen el porcentaje de avance real de los proyectos, las horas dedicadas, las fechas estimadas de inicio y finalización vigentes, así como las justificaciones de las reformulaciones hechas en ese periodo. El Equipo de Apoyo de la Gerencia podrá solicitar información cuantitativa adicional a la obtenida de las fuentes primarias para complementar los informes de seguimiento de la ejecución del PAO correspondiente. Es responsabilidad de cada funcionario registrar en forma periódica y adecuada las horas efectivas dedicadas a cada proceso asignado. Se recuerda que las horas por registrar por día deben corresponder al total de horas reales laboradas Informes de seguimiento de la ejecución del PAO El seguimiento a la ejecución del PAO se materializa por medio de la elaboración de los informes mensuales de seguimiento e informes de avance semestral, cuya estructura y contenido serán establecidos por la Gerencia de División. Para el seguimiento respectivo se tomarán en cuenta los siguientes aspectos: a. El primer día hábil de cada mes el Equipo de Apoyo generará el reporte de avance del PAO, a partir de la información registrada en los sistemas de información correspondiente a cada proyecto o proceso. b. El reporte de avance será remitido por parte del Equipo de Apoyo a cada Gerente de Área, con copia al enlace de planificación del área, con el fin de que se proceda a revisar la información y se incorporen las observaciones que se estimen pertinentes. El Gerente de Área tendrá como máximo dos días hábiles para remitir a dicho Equipo el reporte con las respectivas observaciones.

6 -6- c. Una vez recibidos los reportes validados por las Gerencias de Área, el Equipo de Apoyo preparará un informe cuantitativo sobre los resultados del período. Asimismo, dicho Equipo preparará, cada seis meses, un informe cualitativo que integre y analice la información del período. Ambos informes -mensual y semestral- serán remitidos a la Secretaría Técnica, a las gerencias de área y a la Gerencia de División para la atención de lo señalado en el punto 2.1 Roles de los participantes Criterios por considerar para el establecimiento del porcentaje de avance de los proyectos: Para el establecimiento del porcentaje de avance de los proyectos de fiscalización posterior en el MTD, las áreas de fiscalización deberán considerar los siguientes criterios: Etapas Grado de avance Individual Acumulado Planificación 40% 40% Examen 35% 75% Comunicación de resultados: Envío del borrador del 15% 90% informe a la administración Remisión del informe final 10% 100% La fecha consignada en el PAO, será la fecha máxima para la emisión del informe final del proyecto. Estos parámetros serán considerados para el avance en los proyectos de fiscalización posterior tipo auditoría, sin perjuicio de que esos porcentajes puedan servir de referencia para medir el grado de avance de otro tipo proyectos. Como se observa, las etapas por considerar están relacionadas con el grado de avance de los proyectos, y no únicamente en relación directa con el número de horas invertidas.

7 3. LINEAMIENTOS RELACIONADOS CON LOS AJUSTES AL PAO Aspectos por considerar en la reprogramación de los PAO Divisionales. a) Los cambios que se realicen al PAO aprobado por la Contralora General, cada mes de diciembre, serán considerados como reformulaciones, y se deben realizar en el módulo del SIGI creado para estos fines. b) Se deberá elaborar y remitir a la Gerencia de División, para su aprobación, el formulario de reprogramación que se adjunta a estos lineamientos en los casos de proyectos que corresponden a: compromisos con la Gerencia de División, compromisos de desempeño, así como cualquier otro proyecto seleccionado por esa gerencia. c) Asimismo se deberá elaborar y remitir a la Gerencia de División, para su aprobación, el formulario de reprogramación de cualquier proyecto de fiscalización que modifique su objetivo, sea eliminado o corresponde a un estudio nuevo. d) Las solicitudes de reprogramación de los proyectos citados en el punto b) y c) anteriores proceden en casos excepcionales y por razones calificadas, y deberán ser expuestas y conocidas por la Gerencia de División, previo al envío formal del formulario. e) La Gerencia de División atenderá las solicitudes de reformulación que se presenten, y podrá solicitar los ajustes que considere necesarios, o rechazar la solicitud con las indicaciones del caso. f) Los enlaces de planificación procederán a realizar la incorporación de los ajustes al proyecto en el SIGI después de recibir el correo de aprobación a la reformulación presentada. g) Las reprogramaciones mencionadas en el punto b) y c) de este aparte se considerarán de alto impacto. El resto de las reprogramaciones serán consideradas de impacto medio o bajo. Esta clasificación tiene el fin de facilitar el control y establecer parámetros para su posterior análisis y evaluación.

8 -8- En estos últimos casos dichas reprogramaciones se registrarán en el SIGI, indicando las justificaciones correspondientes, y solo requerirán de la aprobación de la Gerencia de Área. Estas reprogramaciones rigen a partir del registro. h) Los ajustes al PAO no deben afectar la cantidad de estudios por realizar en instituciones de riesgo alto y muy alto (cobertura institucional), por lo que las áreas deberán tomar las medidas pertinentes para que en el caso de reprogramaciones donde sea necesario desplazar estudios programados en este tipo de instituciones, sean sustituidos por estudios que se realicen en ese mismo tipo de instituciones, salvo que ya se haya alcanzado previamente la cobertura institucional prevista, estos cambios deberán estar debidamente autorizados por la Gerencia de División. i) Adicionalmente se deben considerar los siguientes aspectos: 1. Se permitirá un máximo de dos reprogramaciones de fechas por estudio, no se incluye en esta contabilización inicios o término anticipado siempre y cuando se mantenga el resto de condiciones. Para la contabilización respectiva el Equipo de Apoyo emitirá cada semestre el registro de reprogramaciones correspondiente. 2. Tampoco se contabilizarán dentro de las evaluaciones de desempeño las reprogramaciones originadas en solicitudes de estudios nuevos por parte del Despacho Contralor, o de la Gerencia de División, o bien, producto de factores muy calificados, previa aprobación de dicha Gerencia. 3. Las reprogramaciones deberán presentarse o registrarse al menos 15 días hábiles antes de la fecha de inicio o de finalización del proyecto, originalmente propuesta en el PAO. Lo anterior, salvo en el caso de estudios nuevos, cuyas reprogramaciones se deberán enviar en una fecha previa a su inicio 4. Las solicitudes que se refieran a cambios o ajustes de los elementos de la auditoría tales como el objetivo y el alcance del proyecto, que surgen durante la ejecución de la actividad de planificación de la auditoría, deberán ser presentadas al finalizar esta etapa de planificación y antes de continuar con la siguiente etapa. Este proceso debe cumplir además con lo que dispone sobre el particular el Procedimiento de auditoría.

9 -9- j) Con el fin de documentar la trazabilidad 1 de los proyectos programados en los PAOs divisionales es necesario cumplir los siguientes aspectos: 1. Al finalizar la Fase de Planificación Operativa Divisional se debe elaborar un perfil para cada uno de los proyectos donde se exponga la conceptualización y formulación del proyecto a ejecutar. 2. Cada perfil debe definir con precisión los objetivos y el alcance del proyecto, asimismo debe establecer los criterios de evaluación en forma general cuando así corresponda. En el caso de las auditorías operativas esta información debe precisarse de acuerdo con las vertientes de eficacia, eficiencia y economía que serán evaluadas. 3. Las Gerencias de Área, junto con el equipo de asistentes técnicos, serán los responsables de elaborar los perfiles de los proyectos, en coordinación con el personal encargado de los equipos de trabajo. 4. Todos los perfiles deberán ser depositados en versión PDF en la carpeta electrónica correspondiente a cada área de fiscalización, en la dirección electrónica que comunique el Equipo de Planificación de la División. 5. Compete a los enlaces de planificación subir a la carpeta electrónica los perfiles aprobados por el nivel gerencial. 3.2 Consideraciones ante condiciones no contempladas en la programación inicial Cuando el objetivo inicial de un proyecto no sea la determinación de responsabilidades, pero sin embargo durante su ejecución surgen situaciones que conlleven a un estudio de este tipo, se deberá realizar una reprogramación para incluir un estudio nuevo con el propósito de atender la investigación de hechos irregulares. 3.3 Sobre las Justificaciones de las reprogramaciones Se deben incluir en la casilla de observación del SIGI las causas que respalden la modificación del proyecto y el efecto en el PAO. Algunos aspectos que se deben tomar en consideración son: i. En el caso de que la modificación a un proyecto ocasione una variación mayor a 300 horas se deberá indicar de dónde se van a tomar, o bien, para qué se van a utilizar esas horas, según sea el caso. 1 Trazabilidad: Posibilidad de identificar el origen y las diferentes etapas de un proceso. Reflejo documental de estas etapas.

10 -10- ii. No se puede justificar la modificación de un estudio, por el disfrute de vacaciones de algunos de los miembros del equipo, incluyendo el coordinador, ya que la programación de las vacaciones debe ser considerada en la planificación del estudio (excepto que las vacaciones obedezcan a situaciones especiales muy calificadas). 4. Lineamientos relacionados con la coordinación y ejecución de los proyectos. 4.1 Coordinación en la elaboración de perfiles de proyecto Cada proyecto de fiscalización debe mantener y mostrar durante toda su ejecución la congruencia con los objetivos que le dieron origen, dada la estructura y estrategia de fiscalización que se vayan definiendo durante la fase de planificación operativa detallada de la División, y según se establezca en los Lineamientos de formulación correspondientes a cada periodo. Con el fin de garantizar el cumplimiento de la norma anterior es necesario que a nivel divisional se dé una adecuada coordinación y seguimiento, entre las áreas de fiscalización. 4.2 Sobre el Comité de Auditoría La Gerencia de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa nombrará Comités de Auditoría como instancias asesoras al equipo de trabajo de las auditorías clasificadas con categoría A en el nivel de aseguramiento de la Calidad Los proyectos que contarán con la participación del Comité de Auditoría (auditorias tipo A) serán seleccionados por las Gerencias de Área en coordinación con la Gerencia de División, y deberán ser registrados como compromisos de desempeño de las áreas de fiscalización Los perfiles de los proyectos de auditoría seleccionados deberán anotar la participación del Comité de Auditoría, detallando el nombre de los miembros participantes Las funciones y mecanismos de operación del Comité de Auditoría se establecerán en el Procedimiento de Auditoría y en cualquier otra normativa que se disponga sobre el particular.

11 Sobre normas complementarias y específicas. La Gerencia de División y el Área de Secretaría Técnica podrán emitir, adicionalmente a estos lineamientos generales, normas específicas sobre el seguimiento y control de la ejecución de los proyectos de fiscalización aprobados en el PAO Divisional. Así como directrices particulares para la efectiva ejecución de los proyectos que cumplen un objetivo divisional común (trasversales). Todo de conformidad con la estrategia de fiscalización que se haya definido en el proceso de formulación del PAO Divisional. Dichas normas deberán ser comunicadas en forma oportuna en el período de ejecución correspondiente. 5. DEROGATORIA. Estos lineamientos derogan los emitidos en el oficio DFOE-069 del 8 de abril del RIGEN ESTOS LINEAMIENTOS. Estos Lineamientos rigen a partir del 23 de marzo de TRANSITORIO ÚNICO Las reprogramaciones que se emitieron antes de esa fecha se regirán por los lineamientos emitidos mediante oficio DFOE-069 del 8 de abril del 2011.