Plataforma de Expedientes Digitales

Transcripción

1 Plataforma de Expedientes Digitales Al igual que las empresas necesitan responder de manera rápida y eficiente a sus clientes, las Administraciones Públicas tienen que ofrecer un correcto servicio a la ciudadanía en general, basado en la inmediatez y agilidad de los múltiples procesos y gestiones que todos tenemos que realizar en nuestra vida cotidiana. Para ello, son necesarios unos sistemas de información flexibles y eficaces que permitan una mayor agilidad a la hora de gestionar asuntos como permisos, licencias, trámites o expedientes Un problema inicial El Ayuntamiento de Palma de Mallorca, conjuntamente con T-Systems, está implantando una nueva Plataforma de Expedientes Digitales desarrollada en tecnología SAP. Actualmente, el Ayuntamiento de Palma de Mallorca se encuentra inmerso en un Plan de Modernización de sus sistemas informáticos, que puso en marcha hace aproximadamente diez años, con el objetivo de mejorar y por ofrecer servicios de mayor calidad a empresarios y ciudadanos. Esto se consigue invirtiendo en procesos que permitan una administración más ágil y eficiente, y que facilite el trabajo a los empleados públicos, personal que hace posible el correcto funcionamiento diario de los servicios dirigidos al conjunto de la sociedad. Hasta que el Ayuntamiento comenzó a poner en marcha su plan de modernización, contaba con unas infraestructuras tecnológicas antiguas y unos sistemas de información que no permiten afrontar con garantías los retos de futuro que una ciudad Smart requiere. Mainframe Notificaciones No hay indicadores No multidepartamental No integrado con UDC Expedientes Ilustración 1 - Situación original El sistema existente hasta el momento no permite la gestión de indicadores en tiempo real, y ya se sabe que lo que no se mide no se puede mejorar. Además presentaba un hándicap a la hora de permitir a los distintos departamentos compartir la información y trabajar sobre el mismo expediente.

2 El Ayuntamiento de Palma ha desarrollado recientemente su Unidad de Datos Corporativos, que permite evitar la duplicidad de los datos y asegura la identidad única digital. Los sistemas antiguos no permitían esta nueva integración. Una solución innovadora La solución implantada por T-Systems no se basa en la implantación típica de una solución SAP, sino en el desarrollo de una plataforma transversal que permite interactuar con diferentes entornos y tecnologías presentando de forma agrupada la información y la gestión de los expedientes. Dentro del Plan de Modernización, Palma ha apostado por SAP, especialmente ha sido el área de Gestión de Expedientes, gracias a la solución SAP Folder Management, la que ha experimentado una fuerte evolución en cuanto a la gestión de trámites y expedientes en general, lo que ha supuesto una gran mejora y reforma en cuanto a la manera de funcionar el Ayuntamiento de Palma en el plano tecnológico. Esto repercute tanto en la forma de trabajar por parte de los empleados públicos como en el servicio que reciben los ciudadanos. Gracias a esta implantación de SAP, los trámites administrativos en los que interviene este ayuntamiento han pasado de retrasarse unas semanas a realizarse en tan sólo unos días, algunos de forma inmediata. SAP Folders Management, que hasta hace poco conocíamos como SAP Records Management, es un módulo específico para la gestión de expedientes. Entre otros avances, ha permitido al Ayuntamiento palmesano reducir la cantidad de papel utilizado, al poder digitalizar todos los documentos, incorporando los archivos al sistema e integrándolo de manera sencilla y ordenada en el repositorio de contenidos. Esta solución permite un acceso centralizado a toda información incluida en un expediente desde un único escritorio, en el momento que se desee y desde el departamento que se requiera. Facilitando el reducir los tiempos en el envío de documentación y en el coste de almacenamiento de ficheros, dando lugar a una administración y gestión de expedientes más ordenada, eficaz y eficiente. Uno de los puntos fuertes de SAP Folders Management y del desarrollo realizado por T- Systems es que se integra a la perfección con otras aplicaciones y, como plataforma tecnológica transversal, es capaz de recopilar la información de todos los sistemas informáticos que utiliza el Ayuntamiento. Esto ha permitido interconectar distintos departamentos, recabando información procedente de diferentes áreas para conectarlas entre sí.

3 Transversal Portal seguro Dispositivos móviles Movilidad: Tiempo real Gestion documental integrada SAP Notificaciones Usuarios UDC: Dato único Indicadores: Cuadros de mando Expedientes UDC Gestión Documental Mainframe Ilustración 2 - Situación actual Es de destacar las siguientes características del nuevo modelo integrado: Transversal. Es una plataforma transversal a todo el Ayuntamiento. Ello permite que la información sea accesible para todos los departamentos involucrados, facilitando la transparencia y evitando nichos de información. Cada usuario en función de su departamento y permisos puede cumplimentar ciertos campos y realizar ciertas funciones determinadas por el responsable de seguridad. De esta manera el sistema asegura que se va cumplimentando la información necesaria para avanzar de trámite. Movilidad. Gestión en tiempo real. Al estar gestionado todo en una plataforma multidispositivo se puede acceder a la información, no sólo desde el puesto de trabajo tradicional, sino también desde puestos de trabajo Smart. Aquellos trabajadores, como la Policía Local, que por las características intrínsecas de su trabajo no están en una oficina, pueden acceder desde ordenadores portátiles y tabletas a la información en cualquier momento y en cualquier lugar. Todo ello mediante una conexión segura VPN que se encarga de encriptar las comunicaciones para evitar pérdida de información confidencial. Gestión documental integrada. Dentro de esta plataforma integradora se anexa a cada expediente toda la documentación generada, bien directamente en digital o aquella que aún deba ser generada en papel, se escanea y se sube al expediente para que todo los usuarios con acceso pueda consultar toda la documentación disponible. UDC. Dato único. La solución desarrollada por T-Systems no genera nuevos datos de terceros o direcciones, sino que se integra con los sistemas ya definidos por el Ayuntamiento de Palma en su Unidad de Datos Corporativos. Así, los funcionarios que utilizan este sistema en realidad están consultando la base de datos corporativa municipal y seleccionando información ya existente, evitando la generación de duplicados y de esta manera creando unos expedientes más eficientes.

4 Indicadores. Cuadros de Mando. La nueva estructura de información desarrollada e implantada por T-Systems y aprovechando la potencia de una plataforma como SAP, permite obtener indicadores claros de gestión y medición del servicio. De esta manera, aquellos usuarios con los permisos necesarios, pueden acceder al módulo de elaboración de informes, cuadros de mando e indicadores. En ellos pueden consultar, siempre en tiempo real, la situación de sus expedientes y la evolución que han sufrido. Este hecho es capital, ya que permite obtener información real y actualizada soportando así que las decisiones que se tomen se basen en hecho y en datos actualizados. Un ejemplo real Dentro de la política del Ayuntamiento de Palma para convertir la ciudad en una Smart Destination se encontraba la necesidad de dinamizar los servicios ofrecidos a turistar y cruceristas que llegan a la ciudad en cualquier momento del año y cualquier día de la semana. La nueva regulación de terrazas para los bares y restaurantes era una gran oportunidad de facilitar al empresario la consecución de las licencias necesarias en el menor tiempo posible. Dinamizando un sector y facilitando las aperturas al mismo tiempo que se evitarían el fraude y las aperturas sin las correspondendientes licencias. Así pues, se decidió utilizar la nueva Plataforma Digital de Expedientes para desarrollar esta aplicación y alcanzar los objetivos contemplados en la propia ordenanza. La plataforma permite que distintos departamentos, como la Policía Local o Gobierno Interior, trabajen con los mismos expedientes. Las ventajas de este sistema son evidentes: mayor eficacia, se trabaja sobre un único expediente, mayor eficiencia, se trabaja una única vez sobre el expediente y trazabilidad de todo el expediente desde la solicitud inicial hasta la posible denuncia por incumplimiento de la normativa. El hecho de que la plataforma trabaje integrada con la unidad de datos corporativos permite la geolocalización de las indicencias y expedientes en la cartografía municipal, permitiendo además una mejor gestión del territorio. Se ha diseñado un acceso seguro web para que la Policía pueda acceder desde sus ordenadores portátiles a la información de la base de datos y así poder consultar en cualquier momento y lugar la información necesaria. También se ha habilitado una aplicación de consulta para tabletas. De esta manera se ha dotado a la Patrulla Verde de la Policía Local de tabletas para poder consultar en la calle si un bar o restaurante dispone de la solicitud de licencia. Esta flexibilidad que otorga la movilización de las aplicaciones proporciona muchas mejoras a los agentes, puesto que actualmente pueden consultar los datos reales delante del empresario y mostrarle la situación de su expediente, ya que las tabletas acceden a la base de datos única mediante procedimientos seguros.

5 Además la plataforma permite consultar el histórico completo de un expediente, solicitudes anteriores, sanciones, inspecciones, etc. Proporcionando a los agentes una herramienta de trabajo que hasta hace poco tiempo era impensable. Se debe tener en cuenta que con esta herramienta se solicita la documentación únicamente a aquellos empresarios que ya se sabe que no cumplen con la normativa o que exceden las medidas solicitadas en la licencia, evitando el fraude que se podía producir en estas solicitudes. Esta información también permite al funcionario que atiende al público proporcionar dicha información al empresario o ciudadano que realice una consulta, mostrando, por ejemplo, las fotografías de la denuncia que por incumplimiento de la normativa o por ausencia de licencia se tomaron para iniciar el expediente sancionador. Toda esta información se encuentra vinculada digitalmente en el propio expediente y, tanto la Policía, como los funcionarios de Gobierno Interior, pueden consultarlo. No debemos olvidar que esta nueva plataforma desarrollada por T-Systems permite definir cuadros de mando e informes en tiempo real, obteniendo información diaria o al minuto si se quiere, de los expedientes, licencias, sanciones, etc que se están llevando a cabo. Cabe mencionar dos indicadores que muestran claramente las mejoras que la Plataforma ha traído consigo: El tiempo medio de obtención de una licencia se ha reducido de unos 70 días, lo que era incompatible con la flexibilidad que el Consistorio quería proporcionar a los empresarios, a apenas 14 días, obteniendo la mayoría en 7 días. El incremento de la recaudación por tasas se ha incrementado un 200% en un año de operación. Este incremento se debe a que ahora las inspecciones son 100% efectivas y a que el seguimiento del proceso es 100% eficiente, pudiendo realizar la traza de todo el expediente en tiempo real. En definitiva una plataforma transversal e integradora que permite mejorar los procesos del Ayuntamiento y permitir a los ciudadanos percibir una mejora en sus gestiones municipales, todo ello utilizando las últimas tecnologías y movilizando las aplicaciones para poder trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar.