INSTRUCTIVO MEDIOS MAGNÉTICOS

Transcripción

1 2012 INSTRUCTIVO MEDIOS MAGNÉTICOS GERENTE PROYECTO FINEA Carlos Alberto Ochoa Valencia Grupo de Coordinadores Proyecto FINEA Ana María Londoño Gómez Álvaro Arroyabe Uribe José Julián Giraldo Franco León Ángel Salas Guisao Gilberto López Marín

2 TABLA DE CONTENIDO 1. Presentación 4 2. Justificación 5 3. De las obligaciones Obligación de la presentación de la información exógena Sujetos de retención Presentación 6 4. De los Requisitos Actualización del RUT Verificación de la firma digital Requisitos para la firma digital ante la DIAN 7 5. Verificación de las herramientas Requisitos del sistema para la presentación de los medios magnéticos 8 6. Recomendaciones Aclaración 9 2

3 7. procedimiento para el diligenciamiento del formato Observaciones Presentación de la información a la DIAN Fechas de vencimientos de la información Exógena

4 1. PRESENTACION El presente instructivo tiene la finalidad de impartir la orientaciones necesarias para la presentación de la información exógena correspondiente al calendario 2012 por consiguiente la Mesa Integral de Servicios FINEA, con fundamento en la normatividad y disposiciones vigentes que rigen los Fondos de Servicios Educativos para Colombia, ha diseñado una bitácora para la elaboración de la información en medios magnéticos como herramienta. De todas maneras el equipo técnico y profesional de la Mesa Integral de Servicios FINEA prestara la asesoría y acompañamiento a través de sus herramientas de comunicación como son: Herramientas virtuales comunicaciones@finea.co Y las líneas de atención al público Dentro del área metropolitana Resto del Departamento:

5 2. JUSTIFICACION De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 631 del Estatuto Tributario, la Resolución DIAN de del 31 de octubre de 2011, y la resolución , los cuales establecen que información deben presentar los Fondos de servicios Educativos Anualmente a la Dirección de Impuestos nacionales y sus respectivas fechas de vencimientos, se presenta este instructivo con el fin de que los responsables de la Administración de dichos fondos cuenten con una guía que les permita presentar la información solicitada por las normas mencionadas y así el Estado Colombiano pueda efectuar los estudios y cruces de información necesarios para el debido control de los tributos, tributos que a fin de cuentas son retornados a los FSE mediante las transferencias de recursos públicos. 5

6 3. DE LAS OBLIGACIONES 3.1). Obligación de la presentación de información exógena: Según el literal d) del artículo 1 de la resolución DIAN del 31 de octubre de 2011, establece que todas la Entidades de derecho público que hubieren practicado retenciones en la fuente durante el año gravable 2011 deberán presentar información exógena de acuerdo al artículo 631 del estatuto tributario. 3.2). Sujetos de retención: El estatuto tributario en su artículo 368 establece claramente que las entidades de derecho público son agentes de retención. 3.3). Presentación: El literal d) del artículo 2 de la resolución DIAN de octubre 31 de 2011, establece la obligatoriedad de presentar la información solicitada en los literales b) y e) del artículo 631 del estatuto tributario, así: b). Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada una de las personas o entidades a quienes se les practicó retención en la fuente, con indicación del concepto, valor del pago o abono sujeto a retención, y valor retenido. e). Apellidos y nombres o razón social y NIT de cada uno de los beneficiarios de pagos o abonos, que constituyan costo, deducción o den derecho a impuesto descontable, incluida la compra de activos fijos o movibles, en los casos en los cuales el valor acumulado del pago o abono en el respectivo año gravable sea superior diecinueve millones cien mil pesos ($ ); con indicación del concepto, retención en la fuente practicada e impuesto descontable. 4. DE LOS REQUISITOS Para poder cumplir con la obligación de presentar la información en medios magnéticos se debe verificar ciertos requisitos como: 4.1). Actualización del RUT: Los Rectores y Directores Rurales que hayan sido nombrados y/o trasladados o que por primera vez deban presentar información electrónica tienen la obligación de actualizar el Rut. 6

7 4.2). Verificación de la firma digital : Los Rectores y Directores Rurales con Fondos de Servicios a cargo, y los docentes de los Centros Educativos Rurales que manejaron recursos y efectuaron retenciones en la fuente al momento de hacer pagos durante la vigencia 2011, deben dirigirse a la DIAN para realizar el registro de FIRMA DIGITAL. (en caso de que esta diligencia no se haya realizado), Si el responsable fue trasladado, hará el trámite a nombre del establecimiento en el cual estuvo en ejercicio. Una vez obtenida dicha firma o mecanismo digital, se deberá presentar la información en el formato 1001 (esto debido a que el formato 1002 fue suprimido y la información sobre retenciones quedaron incorporadas en el formato 1001), de acuerdo con los vencimientos de entrega que inicia el 27 de febrero y termina el 16 de marzo, y aparecen más adelante en este documento. 4.3).Registro de la firma digital ante la DIAN a). Acto administrativo de Creación del establecimiento: Ordenanza, Decreto o Resolución que dio el reconocimiento oficial de creación al establecimiento educativo con las modificaciones que haya sufrido en el tiempo hasta la fecha. b). Nombramiento del Responsable del Fondo: Acto administrativo de nombramiento que da el poder y representación al Rector, Director que ejecutó los recursos. c). Fotocopia de la cédula ampliada. d). RUT del establecimiento educativo. e). Correo electrónico f). RUT del Rector o del Director Rural a cargo del respectivo Fondo de Servicios Educativos. g). Presentación de la Cédula original. : En cualquier trámite que deba adelantarse a título personal ante autoridad alguna, debe estar presente el documento de identidad original. 7

8 5. DE LA VERIFICACION DE LAS HERRAMIENTAS Una vez registrada la firma digital ante la DIAN, deben adelantarse los siguientes pasos para diligenciar el formato 1001, de acuerdo con los requisitos, procedimientos e información que debe incluirse y teniendo en cuenta que no deben omitirse pasos para que se culmine la operación de manera exitosa. Nota: Se puede consultar las cartillas y los videos instructivos publicados en el portal de la DIAN para capacitación. 5.1). Requisitos del sistema para la presentación de los medios magnéticos: para el diligenciamiento virtual a través de la página de la DIAN de la información exógena cada responsable debe tener un equipo de cómputo con las siguientes características: Hardware: Memoria RAM de 512 MB (recomendada 1024 MB o superior), Procesador 2 Ghz o superior (recomendado doble núcleo). Resolución del monitor: Configuración mínima: 800 x 600 (recomendada 1024 x 768). Sistema Operativo: Windows XP SP3, Windows Vista SP2 o Windows 7 SP1. Navegadores: Internet Explorer versiones(7,8 y 9), es Español (Colombia)[es-co] Firefox Versiones(3.5, 3.6, 4.0, 5.0, 6.0, 7.0 y 8.0), configuración del lenguaje para Firefox es Español/Colombia [es-co], Chrome versiones (11 o superior), Chrome es español (Latinoamérica). Para todos los navegadores se debe dejar como primera opción de lenguaje. Configurados con ventanas emergentes permitidas al dominio dian.gov.co Software Adicional: Acrobat Reader 8.0 ó Superior, Flash 9.0 o superior y se recomienda máquina virtual JAVA última versión. 8

9 6. RECOMENDACIONES: 1. Para evitar errores o procesos adicionales de administración de la máquina virtual Java, es necesario agregar un parámetro a la configuración del applet, para lo cual se deben realizar los siguientes pasos: Menú Inicio / Configuración / Panel de control / Java / Pestaña Java / Ver (Configuración de tiempo de ejecución de Java Applet) / En la casilla Parámetros del entorno, colocar el valor. 2. Tener el computador con las actualizaciones del sistema operativo al día (Windows update). 3. Impresora: Para imprimir los formularios se recomienda una impresora láser con resolución mínima de 600 x 600 dpi, de ninguna manera se debe utilizar una impresora de matriz de puntos. 4. Conectividad: Las personas naturales deben contar con una conexión de banda ancha con un mínimo de 2000 Kbps. Las personas jurídicas deben disponer de una conexión dedicada a Internet, con un ISP que forme parte del NAP Colombia ( el promedio de utilización del canal no debe sobrepasar el 70% de su capacidad. 9

10 6.1) Aclaración: La DIAN ha firmado convenios con varias empresas del sector de Telecomunicaciones, con el propósito de establecer Extranets y ofrecer mejores opciones de conexión a sus servicios; las empresas con las cuales se tiene convenio son: ETB, FLYCOM, GLOBAL CROSSING, PEOPLE ON LINE y TELMEX. 7. PROCEDIMIENTO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO 1001 Ingreso a Submenú donde están los prevalidadores para descargar Al dar Clic en Descarga prevalidadores, se despliegan todos los prevalidadores generados hasta el momento 10

11 Clic en Información Tributaria 2011, hace referencia al prevalidador correspondientes que debe ser descargado él en computador para diligenciar el formato

12 Se procede a la descarga de la herramienta 12

13 Clic en Ejecutar para iniciar la descarga del software indicado. 13

14 Clic en siguiente: para continuar ejecución del software. 14

15 Cuando aparece la opción examinar: se debe elegir una carpeta de fácil acceso en el equipo de cómputo, preferiblemente en el escritorio. Clic en siguiente: una vez seleccionada la carpeta. 15

16 Clic en instalar: para dejar ubicado el software en el ambiente mas accesible. 16

17 Clic en siguiente: para continuar con el proceso. 17

18 Clic en modificar: para que el software defina las características de la instalación. Clic en siguiente: para continuar con la operación. 18

19 Espere que el sistema defina la ruta y archivos conexos a la instalación. 19

20 Clic en finalizar: para terminar el proceso de instalación. 20

21 Ubicación del prevalidador: indica el archivo donde queda instalado el programa del prevalidaciòn. 21

22 En pantalla aparecen las recomendaciones en el uso de la herramienta, incluido el archivo del prevalidador que contiene el icono Excel. Al hacer clic en este icono se abre la posibilidad de dar inicio al proceso. 22

23 Aparece la siguiente pantalla y Se le da clic a siguiente 23

24 En pantalla aparecen las opciones a seleccionar para diligenciamiento: se debe seleccionar el formato y dar clic en el botón ir al formato

25 Aparece en pantalla el formulario 1001 con las respectivas columnas que deben diligenciarse: cuando se posiciona en cada una de las celdas el programa expide un mensaje explicando las condiciones de la información. Formato 1001: se deben registrar la totalidad de los pagos realizados en el 2011, por concepto pagos o abonos en cuenta así como la respectiva retención practicadas según el concepto a que corresponda. 25

26 Ejemplo 1 : Supongamos que le compramos $ pesos en papelería ala papeleria el parque, la cual tiene un iva de 16% por valor de $ , una retención en la fuente del 3.5 % por valor de $ y una retención de iva por valor de $ Ejemplo 2 : Supongamos que le pagamos servicios a una persona por pintarnos la escuela por valor de $ con una retención por servicios del 6% que equivalen a $ Columna Concepto: Esta casilla es de diligenciamiento obligatorio donde deben registrarse los diferentes tipos de pagos efectuados, de manera total o parcial. Dando doble clic en la casilla ella le despliega el listado de los conceptos para escoger el que se necesite 26

27 Una vez posicionado en el campo se debe seleccionar desde el despliegue la opción correspondiente al bien o servicio adquirido y vinculado al código que lo identifica. 1. Salarios, prestaciones sociales y demás pagos laborales: El valor acumulado efectivamente pagado al trabajador, en el concepto Viáticos: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador, en el concepto Gastos de representación: El valor acumulado efectivamente pagado que no constituye ingreso para el trabajador, en el concepto Pensiones: El valor acumulado efectivamente pagado, en el concepto Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto Arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto Intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto Compra de activos movibles: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto Compra de activos fijos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto Los pagos efectuados en el año gravable 2011 por concepto de aportes parafiscales al SENA, a las Cajas de Compensación Familiar y al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, en el concepto Los pagos efectuados en el año gravable 2011 por concepto de aportes parafiscales a las empresas promotoras de salud EPS y los aportes al Sistema de Riesgos Profesionales, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto Los pagos efectuados en el año gravable 2011 por concepto de aportes obligatorios para pensiones efectuados al ISS y a los Fondos de Pensiones, incluidos los aportes del trabajador, en el concepto Las donaciones en dinero efectuadas durante el año gravable 2011, a las entidades señaladas en los artículos 125, 125-4, y del Estatuto Tributario y la establecida en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003, y demás que determine la ley,en el concepto Las donaciones en activos diferentes a dinero efectuadas durante el año gravable 2011 a las entidades señaladas en los artículos 125, 125-4, y del Estatuto Tributario y la establecida en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003, y demás que determine la ley,en el concepto El valor de los impuestos efectivamente pagados durante el año gravable 2011 solicitados como deducción, en el concepto El valor de los aportes, tasas y contribuciones efectivamente pagados durante el año gravable 2011, solicitados como deducción, en el concepto

28 19. Redención de inversiones en lo que corresponde al reembolso del capital, en el concepto Los demás costos y deducciones, en el concepto Compra de activos fijos sobre los cuales solicitó deducción según el parágrafo, del artículo del Estatuto Tributario: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta, en el concepto Este valor no debe incluirse en el concepto El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por servicios técnicos, en el concepto Este valor no debe incluirse en el concepto El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por asistencia técnica, en el concepto El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por marcas, en el concepto El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por patentes, en el concepto El valor acumulado de los pagos o abonos en cuenta al exterior por regalías, en el concepto El valor acumulado de la devolución de pagos o abonos en cuenta y retenciones correspondientes a operaciones de años anteriores debe reportarse en el concepto Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Compras: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Honorarios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Comisiones: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por Servicios: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por arrendamientos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por intereses y rendimientos financieros: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto Cargos diferidos y/o gastos pagados por anticipado por otros conceptos: El valor acumulado pagado o abonado en cuenta se debe reportar en el concepto El monto de las amortizaciones realizadas durante el año se debe reportar en el concepto 5019, excepto el valor del concepto El monto de las amortizaciones realizadas durante el año relativo a los Cargos diferidos por el impuesto al patrimonio, en el concepto Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Compras pagadas o abonadas en cuenta, en el concepto Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Honorarios pagados o abonados en cuenta, en el concepto Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Comisiones pagados o abonados en cuenta, en el concepto Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Servicios pagados o abonados en cuenta, en el concepto Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Arrendamientos pagadas o 28

29 abonadas en cuenta, en el concepto Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por Intereses y Rendimientos financieros pagados o abonados en cuenta, en el concepto Inversiones en control y mejoramiento del medio ambiente por otros conceptos pagados o abonados en cuenta, en el concepto El valor de las participaciones o dividendos pagados o abonados en cuenta en calidad de exigibles durante el año 2011, en el concepto El pago por loterías, rifas, apuestas y similares, en el concepto Retención sobre ingresos de tarjetas débito y crédito, en el concepto Enajenación de activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras entidades autorizadas, en el concepto El pago o abono en cuenta realizado a cada uno de los cooperados, del valor del fondo de protección de aportes creado con el remanente, en el concepto TIPO DE DOCUMENTO: Corresponde a la identificación de la persona natural o jurídica y según la selección debe incluirse el código 13 si es cédula de ciudadanía y 31 si es Numero de Identificación Tributaria NIT. 29

30 NUMERO DE IDENTIFICACION DEL INFORMADO: Se debe digitar el número del documento del informado, excluyendo el digito de verificación. El programa alerta sobre el código especial que se debe asignar para las personas o entidades extranjeras con las que se realizaron transacciones. Columna DV: Debe escribirse el digito de verificación del NIT, para las personas jurídicas, si el RUT se tramito con la cédula de ciudadanía de una persona natural no debe registrarse el dígito de verificación. El registro de este digito solo aplica para personas jurídicas. 30

31 En las columnas siguientes se debe continuar con el diligenciamiento, así: PRIMER APELLIDO/SEGUNDO APELLIDO/PRIMER NOMBRE/OTROS NOMBRES: Este procedimiento solo aplica para personas naturales. 31

32 RAZON SOCIAL DEL INFORMADO: Esta casilla alfanumérica solo aplica para empresas o las personas jurídicas que las posean. 32

33 DIRECCION: En esta casilla alfanumérica debe registrase el domicilio del informado tal y como aparece en el RUT. Esta información no aplica para proveedores con domicilio en el exterior. 33

34 Ubicación geográfica: En las casillas siguientes se debe registrar la ubicación territorial del informado de acuerdo a los códigos predeterminados, así: CODIGO DEPARTAMENTO: Para Antioquia es 05 CODIGO MUNICIPIO: escoger el que corresponda según clasificación DANE. PAIS DE RESIDENCIA: Para Colombia está asignado código 169. Dando doble Clic en cada una de estas casillas el sistema le despliega el listado de cada uno para escoger. 34

35 PAGO O ABONO EN CUENTA DEDUCIBLES: Se debe registra el valor total pagado antes del IVA y ajustado miles. PAGO O ABONO EN CUENTA QUE NO CONSTITUYAN COSTO O DEDUCCION: En este caso no aplica para los establecimientos educativos estatales. 35

36 IVA MAYOR VALOR DEL COSTO O GASTO DEDUCUBLE: Se debe registra el valor pagado por IVA y ajustado miles. IVA MAYOR VALOR DEL COSTO O GASTO NO DEDUCUBLE : En este caso no aplica para los establecimientos educativos estatales. 36

37 RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA A TITULO DE RENTA: total de retenciones practicadas en el año gravable 2011 a titulo de renta. por todo concepto RETENCION EN LA FUENTE ASUMIDAS A TITULO DE RENTA : : En este caso no aplica para los establecimientos educativos estatales 37

38 RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA A TITULO DE IVA REGIMEN COMUN: total de retenciones practicadas en el año gravable 2011 a titulo de IVA a las personas del régimen común RETENCION EN LA FUENTE ASUMIDAS DE IVA AL REGIMEN SIMPLIFICADO : : En este caso no aplica para los establecimientos educativos estatales RETENCION EN LA FUENTE PRACTICADA DE IVA A NO DOMICILIADOS: En este caso no aplica para los establecimientos educativos estatales 38

39 GERENACION DEL ARCHIVO XML: a partir de la Información registrada se genera un archivo que aparece en el prevalidador con los datos que se incluyeron para su verificación. Observación: Antes de generar el archivo XML debe revisar que toda la información este completa y que no incluyan líneas o caracteres adicionales. 39

40 Generar XML: Luego de tener toda la información en el prevalidador, muestra los datos básicos que identifican el archivo asignándole un nombre. Luego se debe dar clic en generar XML para iniciar el proceso de creación de archivos en la respectiva carpeta o directorio. 40

41 Ruta de almacenamiento: Después de generar el archivo XML se debe dar clic en aceptar para cerrar el prevalidador ubicándolo en la siguiente ruta: C: /prevalidador/salida. 41

42 Archivo XML en formato 1001: El sistema permite visualizar la ruta de almacenamiento y el nombre del archivo dispuesto para ser subido a la página DIAN. 8. Observaciones: El sistema en caso de presentar inconsistencia le comunicara la existencia de estas y le da la opción de imprimir dichas inconsistencia para corregirlas y nuevamente generar el archivo XML. 42

43 9. Presentación de la información a la DIAN Ingresar nuevamente al portal de la DIAN Clic en servicios informáticos electrónicos: una vez generados los archivos. 43

44 En el ambiente de iniciar sesión: deben registrase el NIT de la institución La C.C. del Rector y la respectiva contraseña 44

45 Luego se escoge en el menú presentación de la información por envió Procedimiento exitoso: el procedimiento termina exitosamente siguiendo las orientaciones de la pagina. 45

46 10. LAS FECHAS DE VENCIMIENTO PARA LA ENTREGA DE LOS FORMATOS 1001 SON LAS SIGUIENTES: ÚLTIMOS DÍGITOS FECHA 26 a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a de Abril de de Abril de de Abril de de Abril de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de de Mayo de 2012 Sitios de presentación en las sedes de las Direcciones Seccionales y Puntos de Contacto de la DIAN, de lunes a viernes desde las 7:00 a.m. hasta las 7:00 p.m. En Medellín: 46

47 La Alpujarra Carrera. 52 No Edificio La Alpujarra 057(4) Sede Campestre Carrera 43 A No. 16 A Sur 28, Edificio DHL Danzas Air Ocean 057(4) Sede Antigua Aduana Carrera 46 No (4) LA DIAN OFRECEN ASESORÍA Y APOYO, EN LA SIGUIENTE FORMA: DIAN: Ingrese al portal donde encontrará, entre otros, el Video mecanismo Digital el cual lo guiará paso a paso para dicho fin. La firma digital es en realidad un código con una contraseña, con la cual se identifica el usuario ante la DIAN. 47