INSTRUMENTO DE FIRMA ELECTRÓNICA (IFE) Puntos a verificar antes de iniciar el acompañamiento

Transcripción

1 INSTRUMENTO DE FIRMA ELECTRÓNICA (IFE) Puntos a verificar antes de iniciar el acompañamiento 1. Que el NIT este dentro del cronograma establecido en la resolución 070 del 3 de noviembre de Vinculación de terceros. Calidad: Represente Legal, Revisor Fiscal y Contador. 3. El último dígito del NIT sin tener en cuenta el dígito de verificación 4. Responsabilidad 13 Gran Contribuyente en la casilla 53 del RUT, de acuerdo al cronograma establecido en la resolución 070 del 3 de noviembre de Que tenga Mecanismo Digital Vigente (EPF) y que recuerde la contraseña. Preguntas Frecuentes 1. No me aparece la opción en atención inmediata Migre su Certificado Digital a Firma Electrónica Qué debo hacer? Respuesta: El Agente debe verificar que el usuario este ingresando a nombre propio del obligado a firma electrónica en primera instancia, posteriormente validar que se encuentre vinculado a la organización por la opción del tablero de control Registro Único Tributario Consultar Vinculación a Organizaciones como representante legal, contador o revisor fiscal (no socios, ni miembros de junta directiva) y que la persona Natural tenga la Responsabilidad 22 en la casilla 53 del RUT si corresponde. Tener en cuenta que si es obligado a llevar deberes formales de Gran Contribuyente, la organización tenga la responsabilidad 13 en la casilla 53 del RUT.

2 Si es persona Natural que no está vinculado a Grandes Contribuyentes o Personas Jurídicas y está obligada a nombre propio, verificar si la responsabilidad que lo hace tener firma electrónica. Muy importante que la organización se encuentre dentro de las fechas estipuladas por la resolución 070 del 3 de noviembre de 2016, artículo 9, esto último aplica también para aquellas personas que no llevan deberes formales de Gran Contribuyente o Personas Jurídicas y que estén obligadas a nombre propio. Si cumple con todas las validaciones y persiste escalar a PST, informado NIT de la empresa y NIT Representante Legal, Contador y/o Revisor Fiscal, anexando pantallazo de vinculación con la organización e inconveniente. 2. Se me va a vencer el mecanismo de firma digital, estoy dentro de las fechas de auto renovación pero ya no me aparece en la página de la DIAN por Servicios en línea la opción Descarga Mecanismo Digital y por Autogestión en Renovación del Mecanismo Digital cuando le doy clic me queda en blanco la pantalla. Respuesta: En este caso se le debe indicar al ciudadano que debe verificar ingresado a nombre propio en Mis actividades opción Atención Inmediata botón Migre su Certificado Digital a Firma Electrónica ya que el sistema a pesar de que el contribuyente no esté dentro de las fechas del cronograma del Artículo 9 (Transitorio hasta el 30 de Junio de 2017) de la Resolución 70 del 3 de noviembre de 2016, le arrojara la opción para poder hacer el trámite de forma virtual. Solo aplica para contribuyentes que tienen alguna obligación próxima y la opción Migre su Certificado Digital a Firma Electrónica no aparece, escalar a PST informado NIT de la empresa y NIT Representante Legal, Contador y/o Revisor Fiscal, anexando pantallazo de vinculación con la organización e inconveniente. De lo contrario acogerse a las fechas de esta resolución.

3 3. Perdí mi firma digital (EPF) y/o olvide la contraseña de la misma, Es posible migrar a firma electrónica a través de la página de la DIAN? Respuesta: No es posible migrar de mecanismo digital EPF a firma electrónica a través de los servicios en línea de la DIAN. El contribuyente debe acercarse a un punto de contacto para que realice la migración de forma asistida. a. Para las ciudades que cuentan con el servicio de agendamiento, solicitar su cita para el trámite Inscripción o Actualización RUT Persona Natural y/o Mecanismo Digital (Emisión y Renovación) a través del enlace asignación de citas dispuesto en el portal: y Línea única de Agendamiento para la ciudad de Medellín Nacional con costo ó 057(1) b. Para aquellas ciudades donde no se dispone de agendamiento, le corresponderá dirigirse al punto de atención. 4. No tengo acceso al correo electrónico que está registrado en la casilla 42 del RUT del obligado. Respuesta: Sede ingresar por la opción de Usuarios Registrados, seleccionar a nombre propio, digitar el número del documento de identidad y la contraseña e iniciar sesión y realizar la actualización del correo electrónico en la casilla 42 del RUT. Dado el caso, de que no recuerde la contraseña para iniciar sesión y para acceder al correo electrónico debe dirigirse a un punto de contacto para que un funcionario realice la actualización, teniendo en cuenta el servicio de agendamiento. 5. Qué marca de agua debe tener el formulario 10036? Respuesta: PRESENTADO

4 6. En punto de contacto realicé el proceso de emisión de la firma electrónica y me entregaron el Formulario Ahora qué debo hacer? Respuesta: Se debe ingresar por la opción de Usuarios Registrados, seleccionar a nombre propio, digitar el número del documento de identidad y la contraseña e iniciar sesión y en Mis Actividades ingresar a la opción Comunicados, verificar que se tenga un correo llamado Configurar preguntas para recuperación de la contraseña de la Identidad Electrónica de esta forma podrá acceder al link y responder las preguntas las 5 preguntas solicitadas y seguir el proceso establecido en la cartilla para Habilitar el Instrumento de Firma Electrónica (IFE). Otra alternativa es ingresar al correo electrónico registrado en el RUT, ubicar el mensaje a nombre de la DIAN Configurar preguntas para recuperación de la contraseña de la Identidad Electrónica ingresar a ese link, luego seleccionar a nombre propio, digitar el número del documento de identidad y la contraseña e iniciar sesión configurar las 5 preguntas solicitadas y seguir el proceso establecido en la cartilla para Habilitar el Instrumento de Firma Electrónica (IFE). 7. Ingreso al correo de Configurar de Preguntas para recuperación de la contraseña de la Identidad Electrónica doy clic al enlace, ingreso a nombre propio y me aparece un mensaje que la tarea ya fue ejecutada Respuesta: Si es una emisión se debe verificar en primera instancia que en el punto de contacto se haya hecho o no el proceso de configuración de las preguntas. Si fue así debe tener en su correo electrónico registrado en el RUT o en Comunicados un mensaje que se llama Habilitación del Instrumento de Firma Electrónica, si aparece hacer el proceso de Habilitación del Instrumento de Firma Electrónica.

5 Si no se hizo la configuración de preguntas en el punto y tampoco tiene el correo de Habilitación del Instrumento de Firma Electrónica debe hacer el proceso nuevamente por emisión, acercándose al punto de contacto, teniendo en cuenta el servicio de agendamiento. Si es una renovación debe tener en su correo electrónico registrado en el RUT o en Comunicados un mensaje que se llama Habilitación del Instrumento de Firma electrónica, si no es así y no ha configurado las preguntas debe verificar que en la pantalla de Renovar Instrumento de firma Electrónica en el cuadro naranja de Estado de la Solicitud esté un botón que indique reiniciar proceso, el cual le permitirá iniciar la renovación desde el inicio, si no aparece este botón se solicitara al usuario intentar volver por la misma opción Renovar Instrumento de firma Electrónica dar clic en guardar, luego formalizar y proceder a firmar, luego de ello si no envía los dos correos nuevamente, se debe escalar a PST informado NIT de la empresa y NIT Representante Legal, Contador y/o Revisor Fiscal, anexando pantallazo de vinculación con la organización e inconveniente. De lo contrario acogerse a las fechas de esta resolución. Ver cuadro de validación error Configurando las preguntas respondí con espacios entre palabras, Si olvido mi clave al momento de hacer la autenticación con preguntas debo responder con las palabras unidas? Respuesta: Se debe tener presente que, para efectos de las respuestas, el servicio verifica mayúsculas, minúsculas, tildes y todo carácter alfanumérico que usted informe. El sistema tomara ese espacio como un carácter de validación. 9. Estoy en el proceso de Habilitación del Instrumento de Firma Electrónica, ya oprimí clic en la opción Enviar los códigos de autorización a mi correo y me llegó el correo Envío código para la Habilitación del Instrumento de Firma electrónica coloque el código de autorización pero no me habilita la opción siguiente.

6 Respuesta: Se debe tener en cuenta que el sistema solo le habilitara la opción siguiente cuando se hayan ingresado los Código para la habilitación del Instrumento de Firma Electrónica, tal y como llegan al correo (14 caracteres), por lo tanto si tiene algún espacio en blanco o falta algún dígito se debe corregir. 10. Puedo colocar la contraseña anterior? Respuesta: Lo puede hacer siempre y cuando cumpla las características de la contraseña: Longitud mínima de 8 caracteres, Un carácter en mayúscula, Un carácter en minúscula, Un número, Un carácter especial (@ / & % $ *, etc.) No tener nombre, apellidos o cédula del suscriptor Verificación de la contraseña exitosa A medida que se vaya digitando la contraseña y esta vaya cumpliendo lo solicitado, el sistema va marcando las casillas con un visto bueno, cuando cumpla todo se habilitará el botón Finalizar en color verde. 11. Ya me apareció el mensaje de Habilitación Exitosa pero no me ha llegado el archivo para poder firmar. Respuesta: Tenga en cuenta que ya no usará un archivo EPF para firmar, de ahora en adelante usted utilizará un Instrumento de Firma Electrónica (IFE) el cual para poder firmar sus obligaciones y operaciones ante la DIAN, generando un Código Electrónico (CE) que llegará al correo electrónico registrado en el RUT y a la bandeja de Comunicados que en encuentra en Mis Actividades al momento de iniciar sesión.

7 12. Al momento en que se va a firmar el documento genero el borrador, doy clic en el botón firma y me abre el cuadro, allí oprimo en generar código electrónico, me voy a comunicados o a mi correo electrónico, llega el mensaje de forma correcta y aparece un código de seis dígitos el cual copio sin el punto y vuelvo abrir el cuadro de firmas, pego el código, colocó la contraseña, se da clic en firma y me registra un mensaje de error el código ya fue consumido error código OTP. Respuesta: El contribuyente debe generar un nuevo código para que llegue al correo registrado en el RUT, pero tenga muy en cuenta que cuando usted abre la ventana de firma y pide generar un código no la puede cerrar ya que en esta debe pegar el código. 13. Cuánto dura el Código Electrónico (CE) que solicito para firmar mis documentos? Respuesta: La vigencia del Código Electrónico (CE) es de dos horas, esto mismo lo indica el correo que llega contribuyente, donde está la hora y fecha exacta de vigencia. 14. Cada vez que vaya a firmar un documento me llegará un correo con un nuevo código? Respuesta: Al momento de firmar un documento, debe Generar el código electrónico el cual es enviado al correo@ informado en el RUT, igualmente se puede consultar en la bandeja de Comunicados que se ubica en Mis Actividades. Se sugiere siempre que vaya a firmar, tener abiertas dos pestañas, una con el correo y la otra con el documento o la operación a firmar. 15. Posteriormente a la Emisión del Instrumento de Firma Electrónica en punto de contacto no termine el proceso de habilitación del Instrumento de Firma Electrónica.

8 Respuesta: Tenga en cuenta que conforme con el Parágrafo en el numeral 1 del artículo 4 de la Resolución 070 de 2016 Si el usuario no finaliza la autogestión de habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) del proceso de emisión dentro de los veinte días calendario siguientes a la solicitud, el sistema solicitará reiniciar el proceso de emisión. 16. Luego de iniciar la Renovación del Instrumento de Firma Electrónica no termine el proceso de habilitación del Instrumento de Firma Electrónica. Respuesta: Tenga en cuenta que conforme con el Parágrafo en el numeral 2 del artículo 4 de la Resolución 070 de 2016 Si el suscriptor no finaliza el proceso de renovación por autogestión de habilitación del Instrumento de Firma Electrónica dentro de los veinte días calendario siguientes a la solicitud, el sistema solicitará reiniciar el proceso de renovación. 17. Se comenzó el proceso de migración al nuevo Instrumento de Firma Electrónica pero no se terminó el proceso de habilitación del Instrumento de Firma Electrónica. Respuesta: Tenga en cuenta que conforme con en el último párrafo del artículo 5 de la Resolución 070 de 2016 nos indica que Si el usuario no finaliza el proceso de renovación por migración mediante autogestión de habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) dentro de los veinte días calendario siguientes a la solicitud, el sistema solicitará iniciar el proceso de emisión. 18. Desde cuándo puedo extender la vigencia de mi firma electrónica? Respuesta: Conforme con el artículo 4 numeral 2.1 de la Resolución 070 de 2016 podrá Extender la vigencia del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para continuar firmando ante la DIAN; esta renovación se hace por proximidad de la fecha de vencimiento del período de validez del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).

9 19. La anterior empresa por la que llevaba obligaciones formales está utilizando mi IFE inadecuadamente deseo eliminar esa firma electrónica y crear una nueva. Respuesta: Puede realizar un proceso de renovación conforme con el artículo 4 numeral 2.2 de la Resolución 070 de 2016 el cual nos da como causal de renovación Cuando el suscriptor considere que se ha vulnerado la seguridad de su Instrumento de Firma Electrónica (IFE). 20. Para revocar mi IFE cómo puedo hacer? Respuesta: Tener en cuenta el numeral 3 del artículo 4 de la Resolución 070 de 2016 donde nos aclara Para la revocación a solicitud de parte, el suscriptor informará la causa de la misma presencialmente para su trámite ante el área de Asistencia al Cliente o quien haga sus veces en las Direcciones Seccionales de la DIAN. Se debe tener en cuenta las siguientes causales Por el cambio de identidad del suscriptor. Por muerte del suscriptor. Por no encontrarse dentro de los obligados de conformidad con la normatividad vigente, sin que sea eximente de las obligaciones que tenga frente a la DIAN. 21. Qué vigencia tiene el IFE? La vigencia es de tres (3) años, contados a partir de que se culmine el procedimiento de emisión o renovación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE). 22. En una declaración el representante legal firma con (IFE) y el contador con (EPF) genera algún error?

10 Respuesta: No se genera ningún error, cada uno puede utilizar la firma con la que cuente (Mecanismo Digital o Firma Electrónica).