PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO

Transcripción

1 I. OBJETIVO: Proporcionar a los gerentes del programa los procedimientos que se deben seguir para obtener servicios de procesamiento de información, que mejorarán el desempeño de los estudiantes y/o el sistema. II. III. IV. POLÍTICA: Los programas computacionales que contienen información estudiantil deben limitarse a la mínima cantidad de archivos que se debe archivar para todos los estudiantes, como lo estipula el estado. Esta información se conoce como información de Categoría I. A menos que sea específicamente autorizado por la Junta de Educación, la información de Categoría I puede archivarse en computadora y debe limitarse a ser información estadística personal, información de asistencia y matriculación, información de exámenes estandarizados e información del desempeño en materias. (Política de la Junta 5125) ANTECEDENTES: En un sistema escolar tan grande como las Escuelas Públicas del Condado de Prince George, hay ocasiones en las que distinta información debe ser fusionada y/o sintetizada. También, hay solicitudes para preparar informes de estudiantes, empleados y/o programas. Estos procedimientos proporcionan un método uniforme para solicitar servicios de procesamiento de información que no se proveen en la actualidad. PROCEDIMIENTOS: A. El solicitante determina que: 1. El resultado que se solicitó no existe actualmente; 2. El programa solicitado y el resultado es congruente con la política de la Junta de Educación; 3. Este trabajo no se puede hacer "a mano" en menos tiempo o con menos manipulación- p.ej., el programa es una solución rentable; 4. El programa se puede usar más de una vez; 5. La información generada tendrá un alto nivel de uso; 6. La información generada será aplicable a todas las escuelas o programas similares al del solicitante; 7. Los resultados del programa claramente mejorarán el desempeño del estudiante y/o sistema; y 1

2 8. El efecto de no desarrollar el programa será perjudicial para algún aspecto del programa de instrucción y/o la capacidad del sistema escolar. B. El solicitante entrega un correo electrónico a través de su supervisor al Presidente de la Oficina de Solicitudes Estudiantiles. El presidente de la Oficina de Solicitudes Estudiantiles aprueba o rechaza la solicitud y entrega este resultado al solicitante. El solicitante puede apelar cualquier decisión con el jefe de información. C. Un miembro del Comité Directivo del Procesamiento de Información revisa los materiales entregados para su conformidad con la política de la Junta de Educación y un grado razonable de completitud. D. La solicitud es revisada por el Comité Directivo del Procesamiento de Información. La solicitud es revisada y evaluada bajo los criterios señalados en la sección IV.A. E. El presidente del Comité Directivo del Procesamiento de Información notificará al solicitante por escrito que la solicitud ha sido: 1. Autorizada y será implementada, o 2. Necesita ser modificada, o 3. Denegada. F. Los resultados generados por el programa solicitado no pueden ser usados para beneficio personal. Los usuarios del resultado son responsables de mantener la integridad de la información y, si es adecuado, la confidencialidad de la misma. G. Los solicitantes de los servicios de procesamiento de información son responsables de comprar materiales especiales que puedan ser necesarios para llevar acabo una solicitud. Los costos que el Comité Directivo del Procesamiento de Información considere que son excesivos serán la responsabilidad del solicitante y/o supervisor y el gerente del programa. V. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y POLÍTICAS Procedimiento Administrativo 5125, Archivos Escolares Individuales del Estudiante; Política de la Junta 5125, Archivos Estudiantiles; y Política de la Junta, Consentimiento informado: Recolección de Información Estudiantil. 2

3 VI. VII. ARCHIVO Y ACTUALIZACIÓN DE ESTOS PROCEDIMIENTOS: La Oficina de Solicitudes Estudiantiles es responsable de revisar y actualizar estos procedimientos. ANULACIONES Y SUSTITUCIONES: Este Procedimiento Administrativo cancela y sustituye al Procedimiento Administrativo, fechado el 22 de septiembre de VIII. FECHA DE ENTRADA EN VIGOR:. Aprobado por: Howard A. Burnett Director ejecutivo interino Distribución: Listas 1, 2, 3, 4, 5, 6, 10 y 11 3

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