RESOLUCIÓN No. EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO CONSIDERANDO:

Transcripción

1 288? 17 OCT 2013 RESOLUCIÓN No. CONTRALORÍA C E N TR A L «L IS T A D O EL CONTRALOR GENERAL DEL ESTADO CONSIDERANDO: I. Que, como resultado del estudio del informe del exam en especial DR1DPG , efectuado por la Delegación Provincial en Galápagos, de la Contraloría General del Estado, a los Subgrupos Disponibilidades e Inversiones en Bienes de Larga Duración del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Isabela, provincia de Galápagos, por el período comprendido entre el 1 de agosto de 2009 y el 31 de mayo de 2010; y, Cuentas por Cobrar, Inversiones Permanentes, Cuentas por Pagar, Empréstitos, Inversiones en Proyectos y Programas, y Remuneraciones, por el periodo comprendido entre el 1 de mayo de 2007 y el 31 de mayo de 2010; se predeterminó responsabilidad administrativa culposa en contra de la señora Rosa Isabel Jaramillo Gil, por cuanto en el ejercicio de sus funciones y en su período de actuación como Contadora General, Incurrió en las siguientes deficiencias administrativas: 1. No dispuso que una persona independiente de las funciones de registro contable realice las conciliaciones bancadas y de la cuenta de ahorros de la entidad, el Gobierno Municipal de Isabela mantiene aperturadas 4 cuentas corrientes y 1 cuenta de ahorros, a saber; Banco Central, cuentas corrientes: "T" N ; cuenta 65% N , y cuenta 35% N ; Banco Nacional de Fomento cuenta corriente N ; y, de ahorros N en la Cooperativa de Ahorro y Crédito de la Cámara de Comercio de Quito, sucursal Isabela, durante el periodo exam inado elaboraron las conciliaciones bancadas de las cuentas corrientes que la entidad mantiene en el Banco Central hasta el 31 de agosto de 2009, no así la conciliación de los depósitos, retiros y transferencias desde estas cuentas a la cuenta corriente del Banco Nacional de Fomento, situación que permanece desactualizada desde la fecha indicada, lo que no ha permitido que la entidad cuente con saldos disponibles para la toma de decisiones y la administración pueda adquirir los bienes y servicios que requiere para una mejor marcha institucional, inobservando las Normas de Control Interno Conciliaciones bancadas, vigente hasta el 13 de diciembre de 2009, y la actual Conciliaciones bancadas. 2. No llevó un control adecuado del archivo de comprobantes de egresos, hecho que provocó que no se pueda contar con un archivo que permita la ubicación pronta y eficaz, ya que los mismos no se encontraban en forma cronológica y secuencial en los folders respectivos, inobservó la Norma Técnica de Contabilidad Mantenimiento de docum entos y registros, las Normas de Control Interno Documentación de respaldo y su archivo, vigente hasta el 13 de diciembre de 2009 y las actuales Documentación de respaldo y su archivo, y Formularios y documentos. 3. No mantuvo un adecuado control y permitió que en los estados financieros no se hayan registrado las acciones del Banco del Estado; la Gerente del Banco del Estado sucursal Guayaquil, mediante oficio GSRG de 13 de septiembre de 2010 nos proporcionó un detalle de las acciones que el Gobierno Municipal de Isabela en calidad de accionista tiene en esa entidad bancaria, las Dirección de Responsabilidades Teléfono: ( ).Fax: Oficina Matriz: Av. Juan Montalvo E4-37 y Av. 6 de Diciembre. Quito-Ecuador

2 acciones y valores no fueron contabilizados ni registrados en la información financiera del ejercicio económico de 2009, lo que subestimó los estados financieros en ,00 USD, contraviniendo el artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, e inobservado la Norma Técnica de Contabilidad G ubernam ental (NTCG) Períodos de contabilización. 4. No implemento un registro y control adecuado para la administración y control de los bienes de larga duración (activos fijos), durante el periodo de análisis, el Guardalmacén utilizó el sistema informático KOHINOR, el cual fue cambiado y se migró la información al sistema informático contable SIG-AME, de la documentación que respaldan las Inversiones en Bienes de Larga Duración, se observó que a pesar de mantener un sistema informático, los saldos de las cuentas de mayor de los estados financieros frente al detalle entregado por el Guardalmacén, al 31 de diciembre de 2009 registran saldos diferentes, situación presentada por la falta de control, conciliación y adecuado manejo en los registros de los bienes de la entidad, lo que ocasionó que la información financiera presentada no sea confiable ni relevante, contraviniendo lo previsto en los artículos 9 de la LOCGE y 12 de su Reglamento de aplicación; e inobservado las Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental (NTCG) Ajustes económicos y Aspectos generales; las Normas de Control Interno Conciliación de los saldos de cuentas, Sistema de registro, Constatación física de existencias y bienes de larga duración, vigentes hasta el 13 de diciembre de 2009 y las actuales Sistema de registro, Análisis y confirmación de saldos, y Constatación física de existencias y bienes de larga duración. Por lo expuesto, incumplió los deberes previstos en el artículo 77, numeral 3 letras a), b) y d) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, e Incurrió en las causales establecidas en los numerales 3, 5, 6 y 7 del artículo 45 de la citada Ley II. Que por estos motivos, el 14 de septiembre de 2012, se predeterminó la responsabilidad administrativa culposa N 0026-DR1-DPG en contra de la señora Rosa Isabel Jaram illo Gil, a quien se le notificó en persona el 4 de octubre de 2012, dándole a conocer el fundam ento de la responsabilidad administrativa y concediéndole el plazo improrrogable de 30 días, para que ejerza su derecho de defensa, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 56, letra a) del Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. III. Que dentro del plazo legal, la señora Rosa Isabel Jaramillo G il, dio contestación a la responsabilidad administrativa predeterminada en su contra, mediante escrito, ingresado a la Contraloría General con Control de Com unicaciones N de 29 de octubre de 2012, en el cual manifiesta: Punto uno.- Respecto a que no dispuso a una persona independiente de las funciones de registro contable para que realice las conciliaciones bancadas:...m i período de gestión se inició el 01 de noviembre de 2009, como Contadora sin capacidad de tom ar decisiones, pues mis actividades se encontraban controladas p or la Licenciada Lucía Pérez Pérez, Directora Financiera, y era ella la que disponía todas las actividades de las unidades que conformaban la Dirección, entre ellas la Unidad Contable, es p or ese motivo que quien debía disponer que un servidor "independiente de las funciones de registro contable" realice las conciliaciones era la Licenciada Lucía Pérez Pérez, Directora Financiera. Cabe inform ar además, que entre diciembre de 2009 y abril de 2010, nos encontrábam os en un período de transición de 2

3 cambio del sistema informático contable del KOHINOR al SIG-AME adjunto la certificación que demuestra los aseverado (anexo 1), por lo que no es aplicable la observación que "amerita" la responsabilidad administrativa, pues el señor auditor no pudo verificar efectivamente la realización de las conciliaciones, porque recién en el mes de mayo de 2010 el sistema contable SIG-AME funcionó en un 75%... La administrada argumenta que no tiene la facultad para designar un servidor para que realice las conciliaciones bancadas; sin embargo, la desviación se refiere a que no se encontraron actualizadas las mismas a la fecha del examen; situación que no necesariamente debió encargársele al sistema sino que también constituye una actividad manual; y, mas aun, no consideró la información conciliada, como respaldo a los saldos de los disponibles en balances. Punto dos.- Sobre el control adecuado del archivo de comprobantes de egresos:...cuantos casos encontró el auditor de comprobantes de egreso sin el "control adecuado" y peor aun el efecto "que no se pueda contar con un archivo que permita la ubicación pronta y eficaz" al auditor le consta que fue entregados a tiempo todos los comprobantes para su análisis, en todo caso invoco la falta de aplicación de los artículos 76 de la Constitución de la República del Ecuador relacionada con el debido proceso y el 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, que trata de la comunicación de resultados, pues el auditor no me comunicó esta observación para proceder con m i defensa y presentar mis puntos de vista que deberían constar en el informe, así como en el oficio 0026 DR1-DPG... Al respecto cabe indicar que de fojas 10 a 13 del informe del examen especial DR1DPG , como producto de la desviación, el equipo de auditoría estableció varios desembolsos que no tuvieron el sustento documental necesario, con lo que se ratifica la desviación administrativa. Punto tres.- Referente al registro de a las acciones del Banco del Estado:...En el informe DR1DPG aprobado el 21 de diciembre de 2007, entre otros rubros se analizó Inversiones Permanentes del 1 de junio de 2005 al 30 de abril de 2007, en la página 18 del informe con el titulo "REGISTRO DE ACCIONES" el auditor revela la falta de registro de acciones de varias series del Banco del Estado, hecho que vuelve a observar cuatro años después según el informe DR1DPG aprobado el 23 de noviembre de 2011 en la página 15 con el titulo "Inversiones permanentes en acciones del Banco del Estado" adjunto (anexo 2) copias de la parte pertinente de los dos informes, en los que se comprueba que son las mismas acciones observadas en los dos informes. Cabe indicar que 9 de las emisiones de las acciones del Banco del Estado se encuentran en caducidad por haber transcurrido más de cinco años desde el periodo en que debió contabilizarse de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 71 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, pues esas transacciones debieron registrarse en esas fechas, de acuerdo con la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental Periodos de contabilización citada para la sanción. Finalmente, eran el Alcalde y Directora Financiera quienes realizaban los viajes a la ciudad de Guayaquil y quienes debían solicitar las acciones al Banco del Estado para que yo las registre... 3

4 Al respecto es importante aclarar que los informes financieros deben ser el fiel reflejo de las operaciones, no solo actuales sino también históricas; la administrada no demuestra documentalmente que hubo preocupación por requerir información sobre inversiones a las autoridades que señala en su alegación o del organismo emisor; y como responsable del registro, no obtuvo información de la fuente sobre las inversiones, que si fueron de su conocimiento, porque las mismas tienen sus efectos u operaciones conexas, como son reinversión y otros ingresos que recibe la entidad como créditos no rembolsables, aspectos que son tratados en el informe del examen especial. Punto cuatro.- En lo relacionado al registro y control adecuado para la adm inistración y control de los bienes de larga duración:...la fecha de inicio de m i gestión como Contadora fue el 01 de noviem bre de 2009, y como lo m encione anteriormente, el período de diciem bre 2009 a m ayo 2010, nos encontrábamos migrando la información del sistema contable KOHINOR al SIG-AM E adjunto certificado (anexo 3) y como usted conoce el sistema SIG-AME tiene parametrizado los registros y controles, p o r lo que llama la atención la afirmación que se hace de "no haber implementado un registro y control adecuado para la administración y control de bienes de larga duración" lo resaltado es mió, pregunto que es lo adecuado, es conveniente que la Contraloría General del Estado brinde el valor agregado explicando, como el sistema param etrizado con la normativa contable y que según información de la Asociación de Municipalidades del Ecuador, AME, fue producto de asesorías de funcionarios del Ministerio de Finanzas, puede implem entar más registros y controles "adecuados".- A l parecer el comentario no está bien enfocado, pues la raíz del problema no son los registros y control, sino la falta de cuidado p o r parte del Guardalmacén quien depende de la Dirección Administrativa, tanto es asi que la recom endación 12 del informe, indica que debe realizarse la constatación física para conciliar los saldos, que no guarda relación con el com entario.... La administrada, no hace referencia que con el objeto de respaldar los saldos de los activos, debió contar con información detallada y fidedigna, sin que haya realizado conciliaciones con la información de los responsables de la custodia de los activos fijos, con el objeto de detectar cualquier inconsistencia. Respecto a que no hubo comunicación permanente con el equipo auditor, se puede apreciar que en varios párrafos del informe del examen especial DR1DPG , se indica que fueron participados los servidores responsables, mediante varios oficios, en cumplimiento del artículo 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, con la finalidad de que den a conocer sus criterios, como por ejemplo, lo expuesto a fojas: 16,18, 20, 21, 23, 25, 27, 29 y 32 del referido documento. Que analizados tanto el informe del examen especial, el memorando de antecedentes, registrado en el archivo de la Dirección de Responsabilidades con el número DR1DPG , como la contestación y documentos remitidos por la adm inistrada, se concluye que: La señora Rosa Isabel Jaram illo Gil, en el ejercicio de sus funciones como Contadora General, incurrió en las desviaciones administrativas predeterminadas, puesto que de la revisión a los argum entos de hecho y de Derecho expuestos por la adm inistrada, confrontados con los fundam entos de 4

5 la predeterminación, procede ratificar las siguientes desviaciones administrativas: 1. No concilio los depósitos, retiros y transferencias de las diversas cuentas a la cuenta corriente del Banco Nacional de Fomento, situación que permanece desactualizada, lo que no ha permitido que la entidad cuente con saldos que efectivamente sean disponibles, inobservó las Normas de Control Interno Conciliaciones bancarias, vigente hasta el 13 de diciembre de 2009, y la actual Conciliaciones bancarias. 2. Mantuvo un archivo de comprobantes de egresos, sin conservar un orden cronológico y secuencial, inobservó la Norma Técnica de Contabilidad Mantenimiento de docum entos y registros, las Normas de Control Interno Docum entación de respaldo y su archivo, vigente hasta el 13 de diciembre de 2009 y las actuales Documentación de respaldo y su archivo, y Formularios y documentos. 3. No registró contablemente el valor de las acciones de la entidad en el Banco del Estado; que según la Gerente, sucursal Guayaquil, mediante oficio GSRG de 13 de septiembre de 2010, fue de ,00 USD; por lo que contravino el artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, e inobservó la Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental (NTCG) Períodos de contabilización. 4. No concilio los saldos de activos fijos de las cuentas de m ayor frente al detalle entregado por el Guardalmacén, al 31 de diciembre de 2009, por lo que difieren, lo que ocasionó que la información financiera presentada no sea confiable, contraviniendo lo previsto en los artículos 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 12 de su Reglamento de aplicación; e inobservó las Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental (NTCG) Ajustes económicos y Aspectos generales; las Normas de Control Interno Conciliación de los saldos de cuentas, Sistema de registro, Constatación física de existencias y bienes de larga duración, vigentes hasta el 13 de diciembre de 2009 y las actuales Sistema de registro, Análisis y confirmación de saldos, y Constatación física de existencias y bienes de larga duración. Por lo expuesto, la administrada incumplió los deberes previstos en el artículo 77, numeral 3 literales a), b) y d) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, e incurrió en las causales establecidas en los numerales 3, 5, 6 y 7 del artículo 45 de la citada Ley Por lo señalado, en ejercicio de las facultades que le confiere la Ley; RESUELVE: I. CONFIRMAR, la responsabilidad administrativa culposa N 0026-DR1-DPG de 14 de septiembre de 2012, consistente en una multa de USD, que corresponde a cuatro Salarios Básicos Unificados para el Trabajador en General de 292 USD, cada uno, en contra de la señora Rosa Isabel Jaramillo Gil, Contadora General del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del cantón Isabela, provincia de Galápagos. II. REMITIR, copia certificada de la presente resolución al señor Alcalde del G obierno Autónom o Descentralizado Municipal del cantón Isabela, provincia de 5

6 Notifíquese, Galápagos, a fin de que proceda de conformidad con lo previsto en los artículos 48 y 51, incisos primeros, de la Ley Orgánica de la Contrataría General del Estado, debiendo el funcionario competente informar a este Organismo de Control, respecto de la imposición de las sanciones descritas. Por el Contralor General del Estado, Dra. ^éfafíáatí^ ta? Directora de Responsabilidades 6