ENAMI EP GERENCIA GENERAL - CONTROL INTERNO

Transcripción

1 INFORME DASE ANTECEDENTES 1.- Con Oficio Nro DASE de 16 de noviembre de 2015, la Contraloría General del Estado remitió a la ENAMI EP el Informe Nro. DASE , referente a la Auditoría a los Estados Financieros por el año Control Interno, el 17 de noviembre de 2015, ubicó en el Intranet de la Empresa, en "Biblioteca", en "Informes de Auditoría Aprobados por la Contraloría General del Estado", el texto completo del Informe Nro. DASE y del Informe Tributario, para conocimiento del personal de la Empresa; y, análisis y cumplimiento de sus recomendaciones por parte de los servidores responsables de la aplicación de las mismas. 3.- Control Interno elaboró el Memorando Nro. ENAMI-ENAMI MEM de 18 de noviembre de 2015, el mismo que fue suscrito por el Gerente General emitiendo directrices y disposiciones al personal responsable del cumplimiento de las correspondientes recomendaciones de este Informe de Auditoría. 4.- El Directorio de la ENAMI EP, en sesión efectuada el 10 de diciembre de 2015, avocó conocimiento del Informe Nro. DASE , correspondiente a la auditoría de los Estados Financieros de la ENAMI EP, por el año 2012; y, dispuso el cumplimiento a las recomendaciones contenidas en dicho Informe, como consta en la RESOLUCIÓN DIR-ENAMIEP (Acta Nro. 46). Página 1

2 INFORME DASE Al Gerente General Dispondrá al, que en coordinación con el Contador General y el Jefe de Tecnología, evaluar y ajustar las necesidades de la Empresa a un nuevo sistema, que permita el registro contable adecuado de las transacciones conforme a las normas contables vigentes, y genere los mayores y reportes auxiliares de cada una de las cuentas que conforman los estados financieros de la Empresa. Adicionalmente, diseñarán un sistema de información gerencial, que proporcione herramientas de análisis y que facilite la toma de decisiones, así como, les permita evaluar el resultado de la gestión de la administración. Supervisor de Contabilidad Responsable de TIC's cumplimiento de esta recomendación y que en el plazo de 30 días se informen resultados a la Gerencia General, con copia a la Gerencia Con Memorando ENAMI-GFI MEM de , el Gerente Financiero dispone al Supervisor de Contabilidad que hasta el 15 de diciembre de 2015 le informe sobre el cumplimiento de esta recomendación; además, que permanentemente le informe las acciones sobre el cumplimiento de esta 2 AI En coordinación, con el Contador General y con los responsables del área financiera y contable, programarán la solicitud de confirmación de los principales saldos de las cuentas de contratistas y proveedores, las que serán motivo de análisis y conciliación con los registros contables, emitiendo el pertinente informe que será puesto en conocimiento del nivel competente para la correspondiente toma de decisiones y para efectuar los ajustes contables que correspondan, lo que permitirá monitorear permanentemente partidas conciliatorias que requieran ajustes o investigación adicional. cumplimiento de esta recomendación y que en el plazo de 30 días se informen resultados a la Gerencia General, con copia a la Gerencia Con Memorando ENAMI-GFI MEM de , el Gerente Financiero dispone al Supervisor de Contabilidad, Supervisor de Tesorería y Supervisor de Presupusto que hasta el 15 de diciembre de 2015 le informen sobre el cumplimiento de esta recomendación; además, que continuamente le informen las acciones sobre el cumplimiento de esta Financiero comunica al Gerente General que, adicional a los reportes emitidos por el Sistema de Administracion Financiera e-sigef CUR de pagos confirmados, en el año 2016 se está solicitando mediante cartas de confirmación de saldos a los proveedores y/o contratistas. 100 Página 2

3 INFORME DASE AI 3. Planificará y dispondrá constataciones físicas de activos fijos y existencias de consumo de la Empresa, a fin de mantener un control de los mismos y dar de baja los que se encuentran obsoletos o en desuso. Con Memorando ENAMI-GFI MEM de , el Gerente Financiero dispone al Supervisor de Contabilidad que hasta el 15 de diciembre de cumplimiento de esta recomendación y que en el plazo de 30 días se 2015 le informe sobre el cumplimiento de esta recomendación; además, que informen resultados a la Gerencia General, con copia a la Gerencia permanentemente le informe las acciones sobre el cumplimiento de esta Financiero comunica al Gerente General que bajo las atribuciones y competencias de la Gerencia Financiera sea solicitado a la Gerencia Administrativa la coordinacion de la constatacion fisica de activos fijos y bodega.sin embargo de aquello, la Gerencia Financiera ha realizado el seguimiento a esta recomendación, tal como lo muestran las siguientes comunicaciones: Con Memorando Nro. ENAMI- GFI MEM de 28 de julio de 2015, el Subrogante dispuso a los Supervisores de las unidades de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto, el cumplimiento de forma inmediata y obligatoria a las recomendaciones del Informe de Auditoría Financiera de la Empresa Nacional Minera ENAMI EP de los años y solicitó al Supervisor de la Unidad de Contabilidad informar sobre las acciones correctivas implementadas a las recomendaciones antes referidas. La Gerencia Financiera según Memorando ENAMI-GFI MEM de fecha 04 de marzo del 2015, remite a la Gerencia Administrativa el Informe emitido por la Unidad de Contabilidad del Inventario General de Bienes de larga duración al 31 de diciembre del 2014.Con fecha 17 de agosto del 2015, mediante Memorando ENAMI-GFI , la Gerencia Financiera informó a la Gerencia Administrativa sobre las observaciones a la revisión y análisis del Informe Inventario General de Bienes de Larga Duración del Ejercicio Fiscal Con Memorando Nro. ENAMI-CON MEM el 25 de agosto del 2015 el Supervisor de Contabilidad remite al las Página 3

4 INFORME DASE agosto del 2015 el Supervisor de Contabilidad remite al las acciones realizadas para el cumplimiento de la Con fecha 26 agosto del 2015, la Gerencia Financiera informa a la Gerencia General mediante Memorando ENAMI-GFI MEM sobre el cumplimiento de las disposiciones del señor Gerente General para la aplicación de las recomendaciones del Informe DASE de la auditoría financiera de los años Con fecha 09 de noviembre del 2015, mediante Memorando ENAMI-GFI MEM la Gerencia Financiera, nombra al Supervisor de Contabilidad como Delegado del para Coordinar la realización de la toma física de activos físicos, bodegas y herramientas. Con Memorando Nro. ENAMI-CON MEM del 10 de noviembre del 2015, el Supervisor de Contabilidad solicitó a la Gerencia Administrativa el avance de la toma física del inventario general de bienes del ejercicio fiscal Con Memorando Nro. ENAMI-GAD MEM de 19 de noviembre de 2015, la Gerencia Administrativa remite el avance y estado del Inventario Físico de Bienes del año AI lnstruirá a los responsables del registro y control de la cuenta de disponibilidades, analizar y depurar las partidas conciliatorias incluidas en las conciliaciones bancarias, y de ser detectadas partidas sin registro o no correspondidas sean analizadas para determinar su veracidad, propiedad y legalidad; y de ser el caso, sean contabilizadas previa autorización correspondiente Con Memorando ENAMI-GFI MEM de , el Gerente cumplimiento de esta recomendación y que en el plazo de 30 días se Financiero dispone al Supervisor de Contabilidad y al Supervisor de Tesorería que informen resultados a la Gerencia General, con copia a la Gerencia hasta el 15 de diciembre de 2015 le informen sobre el cumplimiento de esta Financiero comunica al Gerente General que desde el año 2013 los servidores designados para elaborar las conciliaciones bancarias han analizado y depurado las partidas conciliatorias, para que los valores no conciliados sean regularizados en la contabilidad, actualmente se sigue con la misma gestión. 100 Página 4

5 INFORME DASE AI Dispondrá que el Jefe de Adquisiciones que en coordinación con el Contador General, realicen la conciliación de la diferencia del listado de existencias de consumo con el propósito de realizar un proceso de conciliación de los registros contables, que permita identificar, analizar y ajustar oportunamente las diferencias, de manera que la información financiera sea confiable. cumplimiento de esta recomendación y que en el plazo de 30 días se Con Memorando ENAMI-GFI MEM de , el Gerente informen resultados a la Gerencia General, con copia a la Gerencia Financiero dispone al Supervisor de Contabilidad que hasta el 15 de diciembre de 2015 le informe sobre el cumplimiento de esta recomendación; además, que permanentemente le informe las acciones sobre el cumplimiento de esta Financiero comunica al Gerente General que se procede a realizar los ajustes y reclasificaciones contables y administrativas. 6 AI Gerente General Dispondrá al, realizar el análisis del rubro aportes para futuras capitalizaciones para reclasificarlo a las cuentas contables correspondientes, con el fin de valuar correctamente las cuentas de activos y de resultados acumulados, de manera que se refleje los valores correctos en los Estados Financieros. Con Memorando ENAMI-GFI MEM de , el Gerente Financiero dispone al Supervisor de Contabilidad que hasta el 15 de diciembre de cumplimiento de esta recomendación y que en el plazo de 30 días se 2015 le informe sobre el cumplimiento de esta recomendación; además, que informen resultados a la Gerencia General, con copia a la Gerencia permanentemente le informe las acciones sobre el cumplimiento de esta Financiero comunica al Gerente General que con Memorando Nro. ENAMI-CON MEM el 25 de agosto del 2015 el Supervisor de Contabilidad remite al las acciones realizadas para el cumplimiento de la Con fecha 26 agosto del 2015, la Gerencia Financiera informa a la Gerencia General mediante Memorando ENAMI-GFI MEM sobre el cumplimiento de las disposiciones del señor Gerente General para la aplicación de las recomendaciones del Informe DASE de la auditoría financiera de los años Mediante Memorando ENAMI-GFI MEM de fecha 26 de agosto del 2015, la Gerencia Financiera dispone al Supervisor de la Unidad de Contabilidad el cumplimiento de las recomendaciones 10, 18, 20, 24 y 25 del Informe de Auditoría Financiera de los años Con Memorando Nro. ENAMI-CON MEM el 17 de septiembre del 2015 el Supervisor de Contabilidad remite al las acciones realizadas para el cumplimiento de la recomendaciones 10, 18, 20, 24 y 25 del Informe de Auditoría Financiera de los años El mediante Oficio Nro. ENAMI-GFI-0065-OFC de 21 de octubre de 2015, expuso a la Subsecretaría del Ministerio de Finanzas, el caso sobre el registro presupuestario y contable de la transferencia de recursos realizado a la Gran Nacional Minera Mariscal Sucre, solicitando a este organismo, se realice la parametrización de los registros contables correspondientes, que permitan dar cumplimiento a la recomendación de auditoría. En contestación al Oficio Nro. ENAMI-GFI-0065-OFC, el Ministerio de Finanzas emitió el Oficio Nro MINFIN SCG O del 27 de noviembre del Página 5

6 INFORME DASE Finanzas emitió el Oficio Nro. MINFIN-SCG O del 27 de noviembre del 2015, informa sobre el análisis efectuado concluyendo que no procede realizar la parametrización de ningún registro contable para afectar un período de contabilización que ya ha finalizado. Página 6

7 INFORME DASE AI Gerente General Dispondrá al conjuntamente con el Contador General, analizar el tratamiento contable para las inversiones en proyectos mineros, y reclasificarlo a las cuentas respectivas con el fin de valuar correctamente las cuentas de activos y de resultados, de manera que se refleje los valores correctos en los Estados Financieros. Supervisor de Contabilidad Con Memorando ENAMI-GFI MEM de , el dispone al Supervisor de Contabilidad que hasta el 15 de diciembre de 2015 le informe sobre el cumplimiento de esta recomendación; además, que permanentemente le informe las acciones sobre el cumplimiento de esta cumplimiento de esta recomendación y que en el plazo de 30 días se Con Memorando Nro. ENAMI-GFI de 20 de abril de 2016, el informen resultados a la Gerencia General, con copia a la Gerencia comunica al Gerente General que: "En esta recomendación es importante mencionar lo constante en los informes de las auditorías financieras realizadas a los estados financieros de los años 2010, 2011 y 2012, en el que la auditora concluye como parte de sus observaciones, lo siguiente: CONCLUSIÓN INFORME AUDITORIA FINANCIERA AÑOS 2010 Y 2011 Al 31 de diciembre de 2010 y 2011, los Gerentes Financieros y Contador General de la Empresa que actuaron en el período sujeto a examen, no contabilizaron la transferencia desde la cuenta de activo Inversiones en Proyectos y Programas de Ejecución, a la cuenta de resultados Gastos de Gestión en Inversiones Públicas, inobservando la Normativa del Sistema de Administración Financiera, en el numeral Reconocimiento de Gastos de Gestión, situación que permitió el sobrevaluar el activo y el resultado del ejercicio CONCLUSIÓN INFORME AUDITORIA FINANCIERA AÑO 2012 Al 31 de diciembre de 2012, el y Contador General de la Empresa que actuaron en el período sujeto a examen, no contabilizaron la transferencia desde la cuenta de activo Inversiones en Proyectos y Programas de Ejecución, a la cuenta de resultados Gastos de Gestión en Inversiones Públicas, inobservando la Normativa del Sistema de Administración Financiera, en el numeral Reconocimiento de Gastos de Gestión, situación que permitió el sobrevaluar el activo y el resultado del ejercicio Por lo que de acuerdo a las recomendaciones de los informes de auditoría financiera antes indicados, el tratamiento contable que se dio para las inversiones en proyectos mineros durante los años 2010 al 2013 fue en base a la aplicación de la Norma de Contabilidad Gubernamental Inversiones en Proyectos y Programas, párrafo primero, donde dichos costos se afectaban al gasto. Mediante memorando Nro. ENAMI-CON MEM de 02 de septiembre de 2014, se presentó el Informe de novedades del mes de agosto de 2014, entre los puntos tratados se encuentra Revisión del estado de Resultados para taller de empresas públicas, en el cual se da a conocer el tratamiento contable y su aplicación para el año 2014 de la cuenta contable (-) Aplicación de Gastos de Gestión que se encuentra en el Estado de Situación Financiera e-sigef que tiene su contra cuenta deudora 631 Gastos en Inversiones Públicas en el Estado de Resultados. A partir del año 2014 en aplicación de la Norma de Contabilidad Gubernamental Inversiones en Proyectos y Programas, párrafo segundo, y en base a la recomendación de los Informes de Auditoria Financiera 1 ( ) y 5 (2012) sobre la adopción de las NIIFs, se aplicó la Norma Internacional de Información Financiera NIIFs 6 de Exploración y Evaluación de Recursos Mineros, en donde las inversiones en Página 7

8 INFORME DASE proyectos mineros se registran como parte del activo, tal como demuestran los Estados Financieros del año 2014.Adicionalmente, la Gerencia Financiera ha realizado el seguimiento a esta recomendación, tal como lo muestran las siguientes comunicaciones:con fecha 04 de febrero del 2015, la Gerencia Financiera emite el Oficio ENAMI-GFI OFC dirigido a la Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental del Ministerio de Finanzas sobre la aplicación de la Norma de Información Financiera NIIF 6 Exploración y Evaluación de Recursos Mineros, Reconocimiento de Desembolsos de Grupo Presupuestario 7 Inversión como parte del activo y no su reconocimiento en el Estado de Resultados Con Memorando Nro. ENAMI-GFI MEM de 28 de julio de 2015, el Subrogante dispuso a los Supervisores de las unidades de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto, el cumplimiento de forma inmediata y obligatoria a las recomendaciones del Informe de Auditoría Financiera de la Empresa Nacional Minera ENAMI EP de los años y solicitó al Supervisor de la Unidad de Contabilidad informar sobre las acciones correctivas implementadas a las recomendaciones antes referidas. Página 8

9 INFORME DASE Al Gerente General Dispondrá que el, realice el análisis del rubro para reclasificarlo a las cuentas contables correspondientes con el fin de valuar correctamente las cuentas de activos y de resultados, de manera que se refleje los valores correctos en los Estados Financieros. cumplimiento de esta recomendación y que en el plazo de 30 días se Con Memorando ENAMI-GFI MEM de , el Gerente informen resultados a la Gerencia General, con copia a la Gerencia Financiero dispone al Supervisor de Contabilidad que hasta el 15 de diciembre de 2015 le informe sobre el cumplimiento de esta recomendación; además, que permanentemente le informe las acciones sobre el cumplimiento de esta Financiero comunica que: Con Memorando Nro. ENAMI-GFI MEM de 28 de julio de 2015, el Subrogante dispuso a los Supervisores de las unidades de Contabilidad, Tesorería y Presupuesto, el cumplimiento de forma inmediata y obligatoria a las recomendaciones del Informe de Auditoría Financiera de la Empresa Nacional Minera ENAMI EP de los años y solicitó al Supervisor de la Unidad de Contabilidad informar sobre las acciones correctivas implementadas a las recomendaciones antes referidas. Con Memorando Nro. ENAMI-CON MEM el 25 de agosto del 2015 el Supervisor de Contabilidad remite al las acciones realizadas para el cumplimiento de la Mediante Memorando ENAMI-GFI MEM de fecha 26 de agosto del 2015, la Gerencia Financiera dispone al Supervisor de la Unidad de Contabilidad el cumplimiento de las recomendaciones 10, 18, 20, 24 y 25 del Informe de Auditoría Financiera de los años Con fecha 26 agosto del 2015, la Gerencia Financiera informa a la Gerencia General mediante Memorando ENAMI-GFI MEM sobre el cumplimiento de las disposiciones del señor Gerente General para la aplicación de las recomendaciones del Informe DASE de la auditoría financiera Página 9

10 INFORME DASE Al Gerente General Dispondrá al, realizar el análisis y tratamiento contable de la recuperabilidad del lmpuesto al Valor Agregado - IVA para realizar los registros que sean necesarios con el fin de reflejar los valores correctos en los Estados Financieros. Con Memorando ENAMI-GFI MEM de , el Gerente cumplimiento de esta recomendación y que en el plazo de 30 días se Financiero dispone al Supervisor de Contabilidad que hasta el 15 de diciembre de informen resultados a la Gerencia General, con copia a la Gerencia 2015 le informe sobre el cumplimiento de esta recomendación; además, que permanentemente le informe las acciones sobre el cumplimiento de esta Financiero comunica que: En el año 2014, la Unidad de Contabilidad mediante un analisis de recuperabilidad y normativa vugente determino la provision de la cuenta incobrable del 12 del valor del IVA, en lo que corresponde a los valores de recuperabilidad de los años 2010 y enero a julio ddel 2011 se realizo la recuadacion de los valores.al finalizar el ejercicio económico la Cuenta contable Deudores Financieros no recuperables fue registrado en su totalidad la provisión de cuentas incobrables en el Estado de Resultados. Dando de baja esta cuenta en el Estado de Situación Financiera AI Gerente General Dispondrá al, implementar procedimientos de control interno que permitan a la Empresa verificar la exactitud de la información incluida en las declaraciones de impuestos previa la presentación de las mismas al Servicio de Rentas lnternas - SRI. Con Memorando ENAMI-GFI MEM de , el Gerente Financiero dispone al Supervisor de Contabilidad que hasta el 15 de diciembre de cumplimiento de esta recomendación y que en el plazo de 30 días se 2015 le informe sobre el cumplimiento de esta recomendación; además, que informen resultados a la Gerencia General, con copia a la Gerencia permanentemente le informe las acciones sobre el cumplimiento de esta Financiero comunica que: Se elaboro el procedimiento de control y conciliacion de comprobantes de venta y retencion con los registros contables AI Analizará el tratamiento tributario, de las ventas de oro realizadas por ENAMI EP al Banco Central del Ecuador, incluida en las declaraciones de lmpuesto al Valor Agregado- IVA, a fin de determinar las partidas que requieren ser ajustadas y proceder a la presentación de las respectivas declaraciones sustitutivas. cumplimiento de esta recomendación y que en el plazo de 30 días se Con Memorando ENAMI-GFI MEM de , el Gerente informen resultados a la Gerencia General, con copia a la Gerencia Financiero dispone al Supervisor de Contabilidad que hasta el 15 de diciembre de 2015 le informe sobre el cumplimiento de esta recomendación; además, que permanentemente le informe las acciones sobre el cumplimiento de esta Financiero comunica que: Se solicitó al SRI la autorizacion para la realizacion de las declaraciones sustitutivas. Página 10

11 INFORME DASE AI Jefe del Departamento de Tecnología de la Información cumplimiento de esta recomendación y que en el plazo de 30 días se informen resultados a la Gerencia General, con copia a la Gerencia Definirá e implementará políticas o procedimientos de seguridad de la información que cubra al menos los siguientes aspectos: 12 - Soporte y mantenimiento de las funciones de Ia Empresa - Proteger Ia integridad y reputación de Ia Empresa - Prevenir el uso de los sistemas de información de Ia Empresa para actos maliciosos - Cumplir con estatutos internos y estatales - Definir formalmente los parámetros de integridad, confidencialidad y disponibilidad de Ia información de Ia Empresa - Definición de roles y responsabilidades de los usuarios con acceso a los recursos de información. - Restringir los accesos a los recursos de información, entre otros aspectos que la Empresa considere relevantes Responsable de TIC's Página 11

12 INFORME DASE Al Jefe del departamento de Tecnologías de la Información Las políticas deberán considerar los siguientes elementos: cumplimiento de esta recomendación y que en el plazo de 30 días se informen resultados a la Gerencia General, con copia a la Gerencia 13 - Alcance de las políticas, incluyendo sistemas y personal sobre la cual aplica. - Objetivos de la política y descripción clara de los elementos involucrados en su definición. - Responsabilidades por cada uno de los servicios y recursos informáticos aplicado a todos los niveles de la organización. - Requerimientos mínimos para configuración de la seguridad de las diferentes plataformas que abarca el alcance de la política. - Definición de violaciones y sanciones por no cumplir con las políticas. - Responsabilidades de los usuarios con respecto a la información a la que tiene acceso. - Procedimientos para la actualización de los procedimientos, estándares y normas de la seguridad de la información. Responsable de TIC's Para lo cual obtendrá la aprobación de la alta Gerencia, formalizará y difundirá las políticas y procedimientos que se encuentran documentadas a todos los interesados. Página 12