PROGRAMA DE REINDUSTRIALIZACIÓN GUÍA DE JUSTIFICACIÓN. INSTRUCCIONES PARA LA JUSTIFICACIÓN DE AYUDAS DEL PROGRAMA DE REINDUSTRIALIZACIÓN

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1 PROGRAMA DE REINDUSTRIALIZACIÓN GUÍA DE JUSTIFICACIÓN. INSTRUCCIONES PARA LA JUSTIFICACIÓN DE AYUDAS DEL PROGRAMA DE REINDUSTRIALIZACIÓN Versión 5.2. junio de 2013 APLICA A EXPEDIENTES CONCEDIDOS EN 2012 Página 1 de 41

2 CONTROL DE EDICIONES 1 Nº Edición Fecha entrada vigor REV /07/2010 REV /01/2011 REV /01/2012 REV /12/2012 REV /06/2013 Motivo Presentación telemática a través de la página Web de documentación justificativa. Adecuación de la Guía a la presentación de expedientes de 2010 (firma electrónica). Cumplimiento del requisito de información sobre condiciones de expedientes cofinanciados por FEDER. Desarrollo y ampliación de información sobre requisitos exigibles a expedientes cofinanciados por FEDER. Normalización en la inclusión de nuevos documentos del seguimiento ejecutivo Adecuación de la Guía a la nueva Orden de Bases (Orden IET/818/2012, de 18 de abril) Adecuación de la justificación a nueva redacción artículo 31.3 de la Ley General de Subvenciones. Actualización de la referencia legal a la regulación de las obligaciones de facturación 1 Se realiza control de ediciones desde la revisión 3.1. Página 2 de 41

3 ÍNDICE ÍNDICE CUESTIONES GENERALES FECHAS Y PLAZOS DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR COMO CUENTA JUSTIFICATIVA DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN DE LA CUENTA JUSTIFICATIVA JUSTIFICACIÓN DE LA INVERSIÓN JUSTIFICACIÓN DE LOS PAGOS JUSTIFICACIÓN DE AYUDAS PÚBLICAS CONCEDIDAS INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD PROYECTOS COFINANCIADOS POR FEDER DATOS DE CONTACTO Página 3 de 41

4 1. CUESTIONES GENERALES 1.1. Conceptos 1. La Cuenta Justificativa se compone del conjunto de documentos justificativos de la ejecución del proyecto y condiciones establecidas en la Resolución de la Concesión. Debe presentarse siguiendo las instrucciones y formularios indicados en la presente Guía de Justificación, según indica la Orden de Bases. 2. Se entiende por presupuesto a justificar el Presupuesto Financiable según la Resolución de Concesión de la ayuda o Resoluciones de Modificación posteriores. Este Presupuesto Financiable se compone de todas o algunas de las siguientes Partidas: Infraestructuras industriales Terrenos Edificación y sus Instalaciones Urbanización y Canalizaciones Aparatos y Equipos de Producción Ingeniería de Proyecto de Producción Materiales y Suministros Personal de la Entidad Colaboraciones Externas Alquileres o Leasing Otros Gastos Iniciativas Industriales Terrenos Edificación y sus Instalaciones Urbanización y Canalizaciones Aparatos y Equipos de Producción Ingeniería de Proyecto de Producción 3. Se entiende por Inversiones/Gastos Comprometidos el conjunto de inversiones/gastos correspondientes a las partidas incluidas en el Presupuesto Financiable. 4. Se entiende por Inversiones/Gastos Acreditados el conjunto de inversiones/gastos que el beneficiario consigna en la fichas de control de costes, y en la solicitud de verificación técnicoeconómica. Solamente se deben presentar las fichas y justificantes de gasto y pago correspondientes a las partidas incluidas en dicho Presupuesto Financiable. Cada partida del Presupuesto Financiable es independiente y no se aplicará compensación de gastos de unas partidas con otras. Página 4 de 41

5 Tan solo se podrán sustituir elementos del presupuesto financiable por otros dentro de la misma partida con funcionalidad equivalente. En la Memoria Técnico-Económica Justificativa deberá explicarse el motivo de dicha sustitución. No serán considerados como elementos financiables las inversiones y/o gastos expresamente descontados del apartado f) Observaciones al presupuesto financiable: del Anexo I de la Resolución de Concesión de Ayuda, así como otros no contemplados en la solicitud presentada a evaluación de ayuda (cuestionario y memoria), salvo que se autoricen en una Resolución de Modificación de Concesión de ayuda posterior. 5. Se entiende por Inversiones/Gastos Aceptados el conjunto de inversiones/gastos que son aceptados para justificación. Las diferencias entre inversiones/gastos acreditados y aceptados pueden deberse a una de las razones siguientes: 1. En la fase de análisis económico: conceptos no financiables, facturas no presentadas, facturas fuera de plazo, pagos no presentados, pagos fuera de plazo y otros. 2. En la fase de análisis técnico: inversiones no presentes físicamente, inversiones no operativas, inversiones no relacionadas con la documentación, documentación no conforme, nueva documentación aportada no aceptada. 6. Se entiende por Inversiones/Gastos Válidos el conjunto de inversiones/gastos que justifican económica o técnicamente el presupuesto financiable. La cuantía máxima por partida, es la correspondiente de dicho presupuesto financiable. 7. Se entiende por Inversiones/Gastos Certificados el conjunto de inversiones/gastos que finalmente justifican económica y técnicamente el presupuesto financiable. La cuantía máxima por partida, es la correspondiente de dicho presupuesto financiable. 8. Se entiende por Empleo Comprometido el empleo a crear según la Resolución de Concesión de la ayuda. 9. Se entiende por Empleo Acreditado el empleo del que el beneficiario presenta documentación justificativa. 10. Se entiende por Empleo Certificado el empleo que finalmente se justifica tras examen de la documentación acreditativa presentada. Página 5 de 41

6 1.2. Incumplimientos El incumplimiento de los requisitos establecidos en la orden de bases y demás normas aplicables, así como las condiciones que, en su caso, se establezcan en la correspondiente resolución de concesión, dará lugar, parcial o totalmente, previo el oportuno expediente de incumplimiento, a la cancelación de la misma y a la obligación de reintegrar las ayudas y los intereses de demora correspondientes, conforme a lo dispuesto en el Título II, Capítulo I de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones. 1) La demora en la presentación de la documentación justificativa supondrá el reintegro parcial o total de la ayuda por la aplicación de los siguientes criterios: a) La presentación fuera de plazo y antes de la publicación del Requerimiento de Presentación de Cuenta Justificativa, dará lugar al reintegro del 5% de la ayuda concedida. b) La presentación posterior a la fecha de publicación del Requerimiento de Presentación de Justificación Acreditativa, y antes del plazo de 15 días que da dicho requerimiento, dará lugar al reintegro del 10% de la ayuda concedida. c) La no presentación o presentación posterior al plazo de 15 días que da el Requerimiento de Presentación de Justificación Acreditativa, dará lugar al reintegro del 100% de la ayuda concedida. 2) La falta de acreditación de la inversión comprometida supondrá: a) El reintegro parcial de la ayuda proporcionalmente a la inversión no acreditada siempre que se hayan alcanzado los objetivos para los que se concedió la ayuda. b) El reintegro total de la ayuda cuando la falta de inversión acreditada no permita certificar que se han alcanzado los objetivos para los que se concedió la ayuda. 3) La acreditación de inversión no financiable no se considerará válida. 4) La justificación insuficiente de la inversión acreditada no se considerará válida. Esta justificación insuficiente puede deberse a: facturas y/o pagos no presentados, falta de trazabilidad entre factura y pago, inversiones que no cumplen las condiciones normativas (bienes de segunda mano, operaciones vinculadas, etc), inversiones no presentes físicamente o no operativas, etc. 5) La acreditación de inversión realizada o pagada fuera de plazo (Apartado 2 de la presente Guía) no se considerará válida parcial o totalmente según el siguiente criterio acumulativo: a) Factura o pago con retraso inferior a 1 mes: se aplicará un descuento del 10% del valor imputado en dicha factura o pago. b) Factura o pago con retraso superior a 1 mes: se aplicará un descuento adicional acumulativo del 10% por cada semana de retraso. 6) La falta de cumplimiento en la creación de empleo comprometido (sólo para iniciativas industriales) supondrá la revocación parcial o total de la ayuda. La cuantía a descontar será calculada por el órgano competente en función de la nota obtenida en la fase de evaluación por el criterio efectos sobre el empleo en la zona, y el grado de incumplimiento de la condición de la creación de empleo valorado tanto en términos relativos como absolutos. Página 6 de 41

7 1.3. Concurrencia de Ayudas Públicas 1. Para las infraestructuras industriales se admite la concurrencia de las ayudas en REINDUS con otras ayudas públicas mientras no supere el coste de la actividad subvencionada. 2. Para las iniciativas industriales, se admite la concurrencia de las ayudas en REINDUS con otras ayudas públicas (que sean compatibles con el Programa) siempre que respete los siguientes topes: a) el beneficiario deberá satisfacer, como mínimo, la financiación del 25 % del presupuesto financiable, bien mediante sus propios recursos o bien mediante financiación externa, exenta de cualquier tipo de ayuda pública. b) La intensidad de ayuda equivalente (Subvención Bruta Equivalente indicada en el Anexo I de la Resolución de Concesión) no deberá superar los límites máximos establecidos en el mapa de ayudas de finalidad regional de España aprobado por la Comisión Europea: (con las excepciones establecidas en los puntos 3 y 4 del apartado noveno de la Orden de Bases). c) En el caso de proyectos cofinanciados por FEDER se estará sujeto adicionalmente a lo establecido en el Apartado 9 de la presente Guía de Justificación. 1.4 Procedimiento de Seguimiento Ejecutivo Se denomina Seguimiento Ejecutivo al conjunto de acciones por las cuales se comprueba el cumplimiento de requisitos establecidos en la orden de bases y demás normas aplicables, así como las condiciones que se establezcan en la Resolución de Concesión. En el diagrama adjunto se sintetiza el proceso que se explica en las siguientes líneas: Página 7 de 41

8 REVISIÓN PRELIMINAR DOCUMENTACIÓN COMPLETA? NO SI REQUERIMIENTO DE SUBSANACIÓN DE CUENTA JUSTIFICATIVA ANÁLISIS ECONÓMICO 10 DÍAS HÁBILES PARA ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN PENDIENTE INVERSIÓN VÁLIDA ECONÓMICAMENTE = INVERSIÓN FINANCIABLE? SI NO INFORME ECONÓMICO PROVISIONAL INFORME ECONÓMICO DEFINITIVO 10 DÍAS HÁBILES PARA ENVÍO DE ALEGACIONES COMPROBACIÓN DE INVERSIONES ANÁLISIS TÉCNICO INVERSIÓN VÁLIDA TÉCNICA Y ECONÓMICAMENTE = INVERSIÓN FINANCIABLE? NO SI INFORME TÉCNICO PROVISIONAL INFORME TÉCNICO DEFINITIVO 10 DÍAS HÁBILES PARA ENVÍO DE ALEGACIONES CERTIFICACIÓN ACREDITATIVA Con carácter previo, se identificarán aquellos expedientes en los que no ha sido remitida la documentación justificativa en plazo requiriendo a los beneficiarios para su presentación. Finalizado el plazo de presentación de solicitudes y en cumplimiento del R.D. 887/2006, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley General de subvenciones, se notificará a través del registro electrónico del MINETUR ( o bien el Requerimiento de Presentación de la Cuenta Justificativa. Los documentos que no se lean en diez días a partir del siguiente a su notificación, caducarán y ya no podrán ser leídos. Se considerarán como notificaciones rechazadas a efectos de la continuación del procedimiento administrativo. Consulte la Guía de Procedimiento para ver cómo acceder a esta publicación. Página 8 de 41

9 Una vez presentada la documentación justificativa se realiza el seguimiento ejecutivo, que consta de las siguientes fases: 1. Fase de Revisión Preliminar. Se efectúa un análisis de la justificación presentada buscando deficiencias documentales. En caso de detectarse, se requiere del interesado la subsanación. 2. Fase de Análisis Económico. Auditoría de los conceptos económicos de gasto y pago, comprobando que no se superan los límites de ayuda establecidos en la orden de bases y normas de la U.E., la creación de empleo en caso de que se incluya tal condición en la Resolución de Concesión, así como el resto de condiciones económicas de dicha Resolución. Como consecuencia de este análisis, se pueden plantear dos supuestos: a. La inversión válida económicamente es igual a la inversión financiable. En este caso, se realiza un Informe Económico Definitivo y se pasa a la siguiente fase. b. La inversión válida económicamente es inferior a la financiable. Se realiza informe Económico Provisional y se comunica al interesado, abriendo un trámite de audiencia para que presente alegaciones. Posteriormente, se analiza la documentación o las consideraciones presentadas en dicho trámite de audiencia, y se realiza el Informe Económico Definitivo que da por concluida esta fase. Los documentos Requerimiento de Subsanación de Cuenta Justificativa, Informe Económico Provisional e Informe Económico Definitivo se comunican a través de Registro Electrónico del MINETUR ( o bien Consulte la Guía de Procedimiento para ver cómo acceder a esta comunicación. 3. Fase de Análisis Técnico. Auditoría del cumplimiento de los fines técnicos para los que se concedió la ayuda. Consta de dos subfases: a. Visita de Comprobación de Inversiones. Se realiza una comprobación material in situ de la actuación realizada, verificando la concordancia entre la documentación presentada y la realidad física de las instalaciones, materiales, equipos o activos que han sido objeto de subvención. La visita concluye con la firma por ambas partes de un documento en el que se indique el resultado de dicha comprobación, se describan las incidencias que se hubieran detectado, y se recojan las observaciones tanto del inspector como del beneficiario. b. Informe Técnico. Tras la visita, se realiza un dictamen del cumplimiento de los fines técnicoeconómicos, en el que se sintetizan los resultados del Informe Económico Definitivo y la Visita de Comprobación de Inversiones, y se concluye sobre: i. El cumplimiento de los fines para los que fue otorgada la ayuda. En caso negativo, se elabora una propuesta de revocación total de la ayuda. ii. Cumplimiento técnico de los conceptos de inversión. Puede proponerse el descuento de algunos conceptos de inversión en base al análisis contenido en el Informe Económico y a la Visita de Comprobación, por no adecuación a las condiciones técnicas comprometidas. Página 9 de 41

10 En este caso, se comunicará esta circunstancia al beneficiario mediante un Informe Técnico Provisional, otorgándole audiencia para la presentación de alegaciones. Cuando la documentación justificativa presentada sea claramente insuficiente para el cumplimiento de los objetivos técnicos, podrá realizarse directamente un Informe Técnico Provisional (sin necesidad de Informe Económico Previo), dando el oportuno trámite de audiencia para la presentación de las alegaciones. El Informe Técnico Provisional se comunica a través de Registro Electrónico del MINETUR ( o bien Consulte la Guía de Procedimiento para ver cómo acceder a esta comunicación. El procedimiento de Seguimiento Ejecutivo finaliza con la emisión de una Certificación Acreditativa de la Ejecución del Proyecto, documento en el que se acredita: El cumplimiento (o incumplimiento en su caso) del fin para el que se concedió la ayuda. La ayuda que, en su caso, debe reintegrarse por incumplimiento parcial o total de las condiciones anteriormente comprobadas. La ayuda a certificar. La Certificación Acreditativa de la Ejecución del Proyecto se comunica a través de Registro Electrónico del MINETUR ( o bien Consulte la Guía de Procedimiento para ver cómo acceder a esta comunicación. 2. FECHAS Y PLAZOS 2.1. Plazo para la realización o ejecución del proyecto Se refiere al plazo de que dispone el beneficiario para realizar el gasto correspondiente a las diferentes partidas incluidas en el Presupuesto Financiable detalladas en la Resolución de Concesión. Este gasto se concreta mediante la fecha de las facturas correspondientes a los diferentes conceptos del presupuesto financiable, que debe encontrarse dentro del plazo de realización o ejecución establecido en el párrafo anterior. En el siguiente cuadro se resumen las fechas tope Plazo para el pago Se refiere a la fecha de los documentos de pago (pagos en firme) que se incluyan como justificantes de las diferentes partidas del presupuesto financiable. En el siguiente cuadro se resumen las fechas tope. Página 10 de 41

11 2.3. Plazo para la creación de empleo La condición de creación de empleo solo se requiere en las iniciativas industriales. Dicha creación de empleo debe estar asociada al proyecto y centro de trabajo para el que se presentó la solicitud. El plazo máximo para realizar la creación de empleo será hasta la fecha de justificación. En el siguiente cuadro se resumen las fechas tope Plazo de presentación de cuenta justificativa Se entiende por plazo de justificación o plazo de presentación de cuenta justificativa el comprendido entre la fecha en la que acaba el proyecto del ejercicio presupuestario en el que se concede la ayuda y el 31 de mayo del año siguiente inclusive si no existe prórroga, y hasta el 1 de octubre del año siguiente cuando se conceda prórroga. En el siguiente cuadro se resumen las fechas tope Prórrogas El beneficiario podrá solicitar motivadamente la ampliación del periodo de ejecución, siempre que dicho cambio no afecte a los objetivos perseguidos con la ayuda, incluidos los de finalidad regional, a sus aspectos fundamentales, ni dañe derechos de terceros. Esta solicitud de prórroga debe ser autorizada expresamente, lo que se hará cuando se presente documentación suficiente para garantizar que dicha ampliación conlleva la consecución de un cumplimiento total o de un aumento significativo del grado de cumplimiento de la actuación subvencionada. Una vez concedida una primera prórroga, el nuevo plazo es improrrogable. Las prórrogas deberán solicitarse siguiendo las instrucciones de la Guía de Procedimiento disponible en la página Web del Programa. MUY IMPORTANTE: Prórrogas anualidad 2012 Por Resolución de 14 de diciembre de 2012 de la SGIPYME se ha ampliado de oficio el plazo de ejecución y justificación de inversiones y gastos para los proyectos presentados a la anualidad TODOS los proyectos de dicha anualidad disponen de prórroga en los plazos. En el cuadro siguiente se resumen los plazos anteriores: Fecha tope ejecución de la inversión Fecha tope pago Fecha tope creación de empleo Fecha tope justificación Sin prórroga Con prórroga 31 de diciembre del año de concesión 30 de junio del año posterior a la concesión 31 de marzo del año posterior a la concesión 31 de mayo del año posterior a la concesión 31 de mayo del año posterior a la concesión 1 de octubre del año posterior a la concesión 1 de octubre del año posterior a la concesión 1 de octubre del año posterior a la concesión Página 11 de 41

12 3. DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR COMO CUENTA JUSTIFICATIVA DE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 1. Solicitud de Verificación Técnico Económica Documento generado automáticamente al cumplimentar todos los campos, obtenido a través de la aplicación informática de justificación disponible al entrar en el registro electrónico: Deberá utilizar el botón "Presentar Documentación" y eligiendo a continuación el trámite "Solicitud de Verificación Técnico-Económica" y la anualidad que corresponda. El envío deberá realizarse con firma electrónica a través del Registro Electrónico del MINISTERIO. El resguardo obtenido telemáticamente deberá guardarse y dará constancia de la presentación, no teniendo que presentar papel o escrito alguno por Registro. El primer envío con firma electrónica debe realizarlo el representante legalmente acreditado ante el MINETUR (en la fase de solicitud en principio, o en las siguientes fases si lo ha comunicado con posterioridad). Si el firmante no figura como representante del proyecto, en el momento de realizar dicho primer envío deberá adjunta escaneados los poderes que le acreditan o, si los hubiese presentado anteriormente, indicar el código de expediente en el que consta su capacidad de representación. Los siguientes envíos tienen carácter de subsanaciones, por lo que no se requerirá esta condición. 2. Memoria Técnico Económica Justificativa Su finalidad es explicar de forma detallada y clara la situación final del proyecto respecto a la situación inicial recogida en la Memoria y Cuestionario de la solicitud de ayuda. Deberá presentarse en todo caso en el envío telemático. La Memoria Técnico Económica Justificativa deberá incluir de forma concreta y detallada información sobre el grado de cumplimiento, desviaciones y sus causas, relativas a los siguientes puntos: 2.1. Objeto y finalidad de proyecto o actuación. Síntesis del proyecto realizado (resumen objetivo). Se deberá indicar cómo se encuadra el proyecto realizado según los siguientes criterios: Página 12 de 41

13 Tipo de inversión Nuevo. Implantación de nuevo centro productivo en nuevo emplazamiento, nuevo proceso productivo, nuevo producto (siempre que incorpore un nuevo proceso productivo), etc. Ampliación. Ampliación de la capacidad productiva, mediante instalación o no de nuevas líneas de producción; compra de maquinaria; ampliación de la nave industrial; etc. Traslado. Cambio de localización, manteniendo los parámetros básicos de diseño productivo existentes hasta el momento. En todo caso, deberá consignar en la Memoria la venta de los activos relativos a la antigua localización, y se recuerda que el órgano gestor podrá exigir un informe realizado por una empresa auditora externa. Modernización. Mejoras en edificación, y sus instalaciones, sustitución de maquinaria y equipos por otros de tecnología más avanzada. Puede incluir objetivos de mejora del proceso productivo, adaptación a legislaciones de seguridad, calidad, medioambiente, etc. Autonomía. Se deberá indicar si el proyecto es autónomo o está integrado en otro mayor. En el último caso, explique a grandes rasgos en qué consiste la actuación global. Ejercicios presupuestarios implicados. Indicar si el proyecto presentado es anual, o plurianual. En el último caso, explique qué parte del proyecto se ha ejecutado, actividades anteriores, y tareas a realizar con posterioridad Resultados obtenidos. Rellenar este apartado es condición indispensable para poder certificar el cumplimiento técnico de los fines para los que se concedió la ayuda Resultados obtenidos sobre inversión Porcentaje de inversión ejecutada frente a la comprometida, desglosada por partidas. Según el tipo de inversión indicado en el punto 4.1., indicar los logros empresariales, según cifras y datos objetivos. Sin ánimo de ser exhaustivos se muestran algunos ejemplos: Nuevo. Introducción en un mercado (diversificación empresarial), mejora de cuota de mercado como consecuencia del nuevo establecimiento, etc. Ampliación. Mejora de cuota de mercado; parámetros de productividad y/o competitividad, etc. Traslado. Mejora de parámetros de productividad y/o competitividad, etc. Modernización. Adecuación a la legislación; implantación de tecnología avanzada en sector maduro (indicando la tecnología a la que sustituye), etc Resultados obtenidos sobre empleo (SOLO PARA PROYECTOS DEL ÁREA DE INICIATIVAS INDUSTRIALES) Se recuerda que se debe imputar el empleo generado en el mismo establecimiento y asociado al proyecto objeto de la ayuda. Se deberá indicar para el nivel de empleo medio anterior a la actuación (asociado al proyecto), así como el nivel de empleo posterior a la actuación: Página 13 de 41

14 Número de puestos de trabajo equivalente obtenido según la Ficha de Creacion de Empleo V2 SIN prorroga.xls ó Ficha de Creacion de Empleo V2 CON prorroga.xls en formato *.xls Aspectos más relevantes de dicho empleo: número de contratos indefinidos frente a contratos por tiempo fijo, eventualidad, temporalidad, etc. En caso de que se quiera diferenciar entre la evolución de empleo general de la empresa, y la asociada al proyecto, deberán cumplirse los siguientes requisitos: El proyecto presentado a REINDUS está claramente diferenciado del resto de la actividad general de la empresa. Las inversiones imputadas en el proyecto SÓLO se refieren a esa actividad, quedando claramente diferenciadas del resto de la empresa Resultados y efectos sobre la zona. (SOLO PARA PROYECTOS DEL ÁREA DE INFRAESTRUCTURA) Indique, utilizando datos y cifras objetivas los resultados que genera la actuación en la zona. Algunos ejemplos: Empresas instaladas en la infraestructura realizada, número de empleados de cada una y facturación; sector de actividad. Empresas de nueva creación generadas como consecuencia del proyecto, número de empleados y sector de actividad. Empresas participantes en el estudio (área de infraestructura de servicios), número de empleados, facturación y sector de actividad. Empleo indirecto generado como consecuencia del proyecto. 2.3 Descripción de los trabajos realizados Detallar la programación de las tareas ejecutadas en el proyecto, con indicación de tiempos, costes y desviaciones surgidas respecto de lo consignado en la Memoria y Cuestionario de la solicitud de ayuda Descripción detallada y comprensiva de los conceptos acreditados Explicación desglosada por partidas de los conceptos imputados en las fichas de control de costes presentadas. Indicar su relación con: Concepto imputado en la Memoria y Cuestionario de la solicitud de ayuda. Objetivo y finalidad del proyecto o actuación Tarea específica de la programación establecida en el punto de descripción de los trabajos realizados (punto 2.3 anterior). En el caso de imputar costes en la partida de Personal de la Entidad, se deberá rellenar además, el siguiente cuadro para cada participante del proyecto: Página 14 de 41

15 APELLIDOS NOMBRE (Datos de la persona) Y CURRÍCULUM Puesto dentro de la empresa Tareas realizadas dentro del proyecto según punto 3, con indicación de horas dedicadas. En el caso de imputar costes en la partida de Colaboraciones Externas, indique además: Procedimiento seguido para la elección de la empresa subcontratada (sobre todo en caso de regir el derecho administrativo) Análisis de desviaciones de la actuación Explicación cualitativa de las causas globales que motivan la desviación respecto de lo imputado en la Memoria presentada a evaluación. Justificación de la funcionalidad equivalente de los nuevos conceptos, respecto de lo imputado en la Memoria presentada a evaluación. Explicación cualitativa y cuantitativa por partidas de las desviaciones Análisis del efecto incentivador (SOLO PARA PROYECTO DE GRAN EMPRESA SEGÚN LA DEFINICIÓN DE LA U.E.) Según lo establecido en el artículo 8 del Reglamento (CE) Nº 800/2008 de la Comisión cuando el beneficiario de las ayudas sea una gran empresa, se debe justificar expresamente el efecto incentivador de dicha ayuda. Será obligatorio rellenar el siguiente cuadro: Criterio e indicador Sin ayuda Con ayuda Variación (2) (1) (1) (2) Aumento sustancial del tamaño del proyecto o actividad gracias a la ayuda (especificar indicador) Aumento sustancial del ámbito de aplicación del proyecto o actividad gracias a la ayuda (especificar indicador) Aumento sustancial del importe total invertido por el beneficiario en el proyecto o actividad gracias a la ayuda (gasto destinado en miles de euros) Aumento sustancial del ritmo de ejecución del proyecto o actividad gracias a la ayuda (tiempo de ejecución en meses) Página 15 de 41

16 Solo es necesario incluir el análisis de aquellos aspectos que hayan sido influidos por la concesión de ayuda (siendo obligatorio incluir al menos uno). En los dos primeros criterios, los indicadores pueden elegirse libremente entre los comúnmente aceptados como representativos. Asimismo, deberá incluirse una breve descripción cualitativa de los diferentes indicadores cuantitativos seleccionados y reflejados para justificar el efecto incentivador. 3.Fichas Normalizadas de Justificación de Gastos Financiables Se trata de un Libro Excel con varias hojas de cálculo cuyo nombre es Fichas de Control de Costes Expedientes V2.xls, cada una correspondiente a las posibles partidas del presupuesto (desde F.1 hasta F.10). Este archivo que puede descargarse del canal de justificación de la página Web de REINDUS. Deberán introducirse ordenadamente por documento cada uno de los gastos (facturas) realizados con inclusión de todos los campos correspondientes a cada fila. Página 16 de 41

17 MINISTERIO DE INDUSTRIA, 4. Documentos justificativos de gasto y pago (facturas y pagos) Se presentarán imágenes escaneadas de los documentos justificativos tanto del gasto (facturas) como del pago (según indicaciones del Apartado 6 de la presente guía), en formato *.pdf. Para la denominación y estructuración se seguirán las siguientes indicaciones: Cada línea consignada en las fichas de control de costes supondrá 2 o más páginas de un documento único, incluyendo primero la justificación de gasto o inversión (factura) y después su correspondiente pago. En caso de tener que presentar 3 ofertas, certificado de tasador independiente, escrituras o inscripción registral también se incluirán en este documento. Los documentos se estructurarán en archivos en formato *.pdf, que podrán incluir una o varias líneas de las fichas normalizadas de justificación de gastos financiables, pero respetando las siguientes restricciones: No separar en diferentes documentos inversiones y pagos para una misma línea. No juntar en un mismo archivo líneas que correspondan a diferentes partidas (diferentes hojas de cálculo del libro Excel de fichas normalizadas de justificación de gastos financiables). Cada archivo no debe ocupar más de 5 MB. Cada archivo tendrá una identificación con la siguiente estructura: NÚMERO DE FICHA_ NÚMERO/S DE DOCUMENTO/S. pdf, donde: NÚMERO DE FICHA: se refiere al número de hoja del archivo Fichas de Control de Costes Expedientes V2.xls, y que coincide con cada una de las partidas financiables de la actuación. NÚMERO DE DOCUMENTO: se refiere al número/s que se reseña en la primera columna de cada ficha del archivo Fichas de Control de Costes Expedientes V2.xls. En caso de incluir varias líneas, proceder como se indica en el EJEMPLO 2. EJEMPLO 1: Cómo se denominaría el documento acreditativo de la factura y el pago correspondiente a la compra de una máquina fresadora? Al tratarse de una inversión en aparatos y equipos, el NÚMERO DE FICHA asociado es F4. Suponiendo que fuese la primera justificación dentro de esa partida el NÚMERO DE DOCUMENTO sería el 001. Por tanto el nombre del archivo será: F4_001.pdf EJEMPLO 2: Cómo se denominaría el archivo que incluyese las siguientes 7 líneas? Página 17 de 41

18 Nº DOC NUM. FACTURA Descripción del gasto Proveedor C.I.F. Proveedor Fecha Emisión Factura Fecha Pago Importe Total Factura (CON IVA) Importe Acreditado Factura (SIN IVA) Instalación auxiliar control viscosidad AAA XXXXXXXX 20/01/20XX 11/02/20XX , , XX/001 Horno de templado BBB XXXXXXXX 15/01/20XX 23/04/20XX , , Instalación de canteado CCC XXXXXXXX 31/01/20XX 20/05/20XX 1.454, , Cámaras salinas DDD XXXXXXXX 11/02/20XX 23/02/20XX , , X0052 Instalación pastillas cerámicas EEE XXXXXXXX 03/03/20XX 05/03/20XX , , X0058 Racks de transporte FFF XXXXXXXX 19/02/20XX 02/06/20XX , , /XX Instalación auxiliar quemador cov s GGG XXXXXXXX 25/02/20XX 25/06/20XX , ,00 Al tratarse de una inversión en aparatos y equipos, el NÚMERO DE FICHA asociado es F4. Al incluir los documentos 001 a 007, el nombre del archivo será: F4_ pdf IMPORTANTE: Documentos adicionales a presentar junto con las facturas y pagos: De acuerdo al artículo 31.4 y 30.5 de la Ley 38/2003, General de Subvenciones, para la justificación de bienes inmuebles, se deberá aportar escritura de compraventa inscrita en el registro correspondiente (se acredita mediante copia simple en el Registro de la Propiedad) y certificado de tasador independiente (acreditado e inscrito en el correspondiente registro oficial). Para garantizar el cumplimiento de lo establecido en el artículo 7 del Reglamento (CE) Nº 800/2008 de Exención por Categorías, así como lo establecido en la Orden EHA/524/2008, por el que se aprueban las normas sobre los gastos subvencionables de los programas operativos del Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER), cuando la justificación de bienes subvencionables se realice con bienes de segunda mano, se tendrá que presentar certificado de tasador independiente (acreditado e inscrito en el correspondiente registro oficial). En caso de que existan vinculaciones que no se hayan declarado anteriormente (durante la fase de concesión / tramitación), se deberán presentar dos presupuestos alternativos para la adquisición de los aparatos y equipos de producción/terrenos/obras en edificios efectuadas, ó certificado de tasador independiente debidamente acreditado e inscrito en el correspondiente registro oficial, que demuestre que la obra/compra/ adquisición de aparatos ó equipos/contratación se ha realizado de acuerdo con las condiciones normales de mercado en la fecha en que se ha ejecutado la obra o comprado el bien/terreno/equipo. Página 18 de 41

19 5. Declaración de Ayudas y Resoluciones de Concesión Para las ayudas concedidas para el mismo proyecto o parte del mismo, deberá utilizar el documento Declaracion de Ayudas Expedientes V5_5.pdf que puede descargarse del canal de justificación de la página Web de REINDUS. Debe presentar una copia firmada electrónicamente de este documento. Para ello, deberá rellenarlo y firmarlo electrónicamente por todos los representantes mediante la aplicación ecofirma. La aplicación ecofirma se encuentra disponible en la página Web del Ministerio de Industria, Energía y Turismo: Además deberá escanear las Resoluciones de Concesión de dichas ayudas concurrentes. 6. Ficha de Creación de Empleo En el caso en el que exista la condición de Creación de Empleo según Resolución de Concesión de la ayuda se completará el archivo Excel Ficha de Creacion de Empleo V2 SIN prórroga.xls, o alternativamente Ficha de Creacion de Empleo V2 CON prórroga.xls, que pueden descargarse del canal de justificación de la página Web de REINDUS. Para la anualidad 2012, y debido a la prórroga concedida de oficio por Resolución de 14 de diciembre de 2012, se utilizará siempre el archivo Ficha de Creacion de Empleo V2 CON prórroga.xls. Dichos archivos son Libros Excel con 4 hojas de cálculo. Para completarlo, se seguirán las siguientes indicaciones: Todos los datos se referirán al centro de trabajo donde se realiza el proyecto (o en su defecto que comparta idéntico código de cuenta de cotización). Tipo de contrato: se refiere al código de contrato coincidente con el reflejado en el TC2 del mes correspondiente. Horas trabajadas: suma de todas las horas mensuales trabajadas por el conjunto de trabajadores con el mismo tipo de contrato. Se obtendría sumando todas las horas de la casilla D/H cotizadas del TC2 mensual para un mismo contrato. Jornada anual según Convenio: jornada laboral anual expresada en número de horas por año y persona según Convenio Colectivo correspondiente al beneficiario. Caso de que, por la naturaleza jurídica del beneficiario no exista convenio específico propio, se aportará el Convenio o Normativa Sectorial de aplicación. Aplicándose en caso de no presentarse o no indicarse en el Página 19 de 41

20 Convenio expresamente, un número de horas como jornada laboral anual aproximada. Tenga presente que el TC2 indica los días cotizados, mientras que la Ficha de Creación de Empleo se expresa en días trabajados. Para realizar la conversión tenga en cuenta las siguientes reglas: 1. Si en el TC2 la columna viene expresada en días utilice la siguiente fórmula: Nº horas trabajadas Nº días cotizados mes (TC2) Jornada anual (horas) en Convenio Si en el TC2 la columna viene expresada en horas utilice la siguiente fórmula: Nº horas trabajadas Nº horas cotizadas mes (TC2) Jornada anual (horas) en Convenio NOTA: Si el año es bisiesto sustituir 365 por 366 en las fórmulas anteriores. EJEMPLO 3: Cuál sería el número de horas trabajadas por el trabajador GAPEJ en el TC2 de la figura adjunta? Según Convenio Colectivo, la jornada laboral es de horas. Página 20 de 41

21 En el TC2 indica la que el trabajador ha cotizado 19 días. Aplicando la fórmula de la regla 1: 19 Nº horas trabajadas horas 365 NOTA: No olvidar que en la Ficha de Creación de Empleo, se muestra el acumulado de todos los trabajadores con igual tipo de contrato. En este caso el 401, por lo que se sumará al número de horas de los trabajadores CABLA y ALFEJ. 7. Comprobantes de Creación de Empleo En el caso en el que exista la condición de Creación de Empleo según Resolución de Concesión de la ayuda, se presentarán: Imágenes escaneadas de los modelos TC1 y TC2 referidos al centro de trabajo donde se realiza el proyecto (o en su defecto que comparta idéntico código de cuenta de cotización), en formato *.pdf, de los meses anterior al de presentación de la solicitud y mes anterior al que se presenta la justificación 2. El conjunto TC1 y TC2 se hará en el mismo documento, y la denominación se indicará el mes y año correspondiente. Ejemplo: TC_Junio20XX.pdf y TC_Abril20XX.pdf. Imágenes escaneadas del Convenio Colectivo correspondiente al beneficiario, en caso de disponer de él, con la denominación: ConvenioColectivo.pdf. 2 En la visita de comprobación de inversiones, se comprobará la coincidencia de los TC2 no presentados, de acuerdo con los trabajadores declarados en el documento de Ficha de Creación de Empleo. Página 21 de 41

22 8. Comprobantes de Gastos de Personal En el caso en el que el Presupuesto Financiable cuente con la partida Personal de la Entidad (ficha F.7. de las Fichas de Control de Costes), se presentará para cada persona que participe en el proyecto, imágenes escaneadas de los documentos justificativos en formato *.pdf de los modelos TC2, 190 y Convenio Colectivo, durante el periodo en que se realiza la inversión y acorde a lo establecido en el apartado cuarto del presente manual. Para la denominación se seguirán las siguientes indicaciones: La denominación de cada TC2 se hará indicando el mes y año correspondiente. Ejemplo: TC2_Enero08.pdf La denominación del modelo 190 se hará indicando el año correspondiente. Ejemplo: 190_08.pdf La denominación del convenio colectivo será: ConvenioColectivo.pdf 9. Informe Económico de Empresa Auditora Inscrita en el ROAC Cuando el número de documentos de inversión (facturas) supere las 150 unidades, se requerirá un Informe, realizado por un auditor o empresa auditora externa inscrita en el Registro Oficial de Auditores de Cuentas (ROAC), indicándose el número de inscripción en el ROAC y la fecha de emisión del Informe. Para la realización del informe, el auditor deberá hacer mención expresa que ha tenido en cuenta la siguiente normativa: Orden IET/818/2012, de 18 de abril, por la que se establecen las bases reguladoras de la concesión de ayudas para actuaciones de reindustrialización. Condiciones establecidas en la Resolución de Concesión de ayuda o Resolución de modificación de ayudas posteriores en su caso. Orden EHA/1434/2007, de 17 de mayo, por la que se aprueba la actuación de los auditores de cuentas en la realización de los trabajos de revisión de cuentas justificativas de subvenciones, en el ámbito del sector público estatal, previstos en el artículo 74 del Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, aprobado mediante Real Decreto 887/2006, de 21 de julio. Guía de Justificación. Dicho informe deberá incluir un análisis detallado punto por punto del cumplimiento de las condiciones establecidas en la Resolución de Concesión de la ayuda (y en su caso las modificaciones de resolución), en lo relativo a las inversiones y gastos (facturas) y acreditaciones de pago sobre la documentación Página 22 de 41

23 presentada en la Cuenta Justificativa al MINETUR, de acuerdo con el presente Manual de Instrucciones de Justificación, y teniendo en cuenta el desglose de partidas financiables indicado en la Resolución de Concesión. En el Informe presentado por el auditor se hará mención expresa a que Las comprobaciones se han efectuado sobre el 100% de las facturas y pagos en firme aportados para justificar la inversión efectuada y que figuran en la Ficha de Control de Coste, sellada por el auditor a efectos de identificación, la cual se acompañará como Anexo I al Informe. Se ha comprobado la existencia de bienes de segunda mano y su adecuación a la normativa (explicada en la presente Guía). Se ha comprobado la existencia de operaciones vinculadas y se adecuación a la normativa (explicada en la presente Guía). Se han incorporado como adjuntos a la propia auditoría aquellos documentos justificativos de gasto y pago no presentados por el beneficiario en la Cuenta Justificativa al MINETUR. Para cada una de las partidas del presupuesto financiable, se deberán reseñar aquellos gastos que no son aceptados, según las condiciones que establece la normativa y el presente Manual, indicando la razón de no aceptación que puede ser: conceptos no financiables facturas no presentadas facturas fuera de plazo pagos no presentados pagos fuera de plazo otros (vinculaciones no aceptadas, bienes de segunda mano sin justificación suficiente, falta de trazabilidad entre factura y pago, etc). Se deberá rellenar un cuadro como el siguiente para las inversiones no aceptadas: Partida financiable Nº doc. Importe Causa de no aceptación El Informe concluirá con el siguiente cuadro resumen: Página 23 de 41

24 Partida Financiable Acreditado Aceptado Válido Terrenos Edificación y sus Instalaciones Urbanización y Canalizaciones Aparatos y Equipos de Producción Ingeniería de Proyectos de Producción Materiales y Suministros Personal de la Entidad Colaboraciones Externas Alquileres o Leasing Otros Gastos TOTAL La columna financiable reflejará las cantidades por partidas que aparecen en la Resolución de Concesión de la ayuda (o en su caso, en la modificación de resolución). La columna acreditado, reflejará las cantidades por partida que el beneficiario consigna en la fichas de control de costes que se toma como base para el informe. La columna aceptado reflejará las cantidades por partida que el auditor considera que cumplen todos los requisitos para su aceptación. La columna válido reflejará por partida la cantidad aceptada, no pudiendo superar en ningún caso la cuantía del presupuesto financiable de dicha partida. Asimismo, se hará constar que la entidad beneficiaria dispone de los documentos originales acreditativos del 100% de las inversiones/gastos justificados y de su pago. IMPORTANTE: La presentación de Informe de Auditoría no exime de la presentación del resto de documentos que componen la cuenta justificativa. La presentación de Informe de Auditoría no implica la aceptación total de cantidades validadas. Dicha aceptación corresponde al Centro Gestor, el cual realizará un muestreo sobre el resultado de auditoría. 10. Certificado de la AEAT (o foral) de exención de IVA Con carácter general los costes debidos al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) no constituyen un concepto financiable, salvo en la parte no recuperable de dicho impuesto. Para justificar este extremo se deberá presentar copia escaneada del Certificado de la Agencia Tributaria (o foral) de exención de IVA. En caso de prorrata se aportará el modelo 390 ó 392. No será aceptable la auto-certificación de exención. Lo dicho para el IVA será aplicable en su totalidad para el Impuesto General Indirecto Canario (IGIC). Página 24 de 41

25 11. Declaración la no vinculación entre proveedor y beneficiario Para dar cumplimiento a lo establecido en el art d) de la Ley 38/2003 General de Subvenciones y el artículo 68 del Real Decreto 887/2006, Reglamento de desarrollo de la citada Ley, se presentará documento firmado electrónicamente (mediante la aplicación EcoFirma) por el representante autorizado de la empresa en el que se declara la existencia o no de operaciones realizadas con terceros en la que pueda existir personas o entidades vinculadas con el beneficiario. Se deberá utilizar el modelo normalizado incluido en el archivo Declaracion de no vinculacion entre proveedor y beneficiario V1_5.pdf que puede descargarse del canal de justificación de la página Web de REINDUS. La aplicación ecofirma se encuentra disponible en la página Web del Ministerio de Industria, Energía y Turismo: Se recuerda que las operaciones vinculadas deben ser autorizadas expresamente. Por tanto, en caso de que existan vinculaciones que no se hayan declarado anteriormente (durante la fase de concesión / tramitación), se deberá presentar: a) Solicitud para poder efectuar operaciones con empresas vinculadas, que viene integrado en la propia declaración anterior. b) Dos presupuestos alternativos para la adquisición de los aparatos y equipos de producción/terrenos/obras en edificios efectuadas, ó certificado de tasador independiente debidamente acreditado e inscrito en el correspondiente registro oficial, que demuestre que la obra/compra/ adquisición de aparatos ó equipos/contratación se ha realizado de acuerdo con las condiciones normales de mercado en la fecha en que se ha ejecutado la obra o comprado el bien/terreno/equipo, que se adjuntará en el correspondiente documento justificativo de gasto y pago. El centro gestor podrá realizar averiguaciones sobre la veracidad de la declaración, y tomar las decisiones correspondientes, comunicándolo en todo caso al beneficiario para que alegue lo que considere oportuno. 12. Declaración de adquisición de bienes de segunda mano Se solicita conforme al capítulo II artículo 7 del Reglamento (CE) Nº 800/2008 de la Comisión de 6 de agosto de 2008 en lo referente a acumulación de ayudas públicas, y la Orden EHA/524/2008, por el que se aprueban las normas sobre los gastos subvencionables de los programas operativos del Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER). Se debe presentar documento firmado electrónicamente (mediante la aplicación EcoFirma) por el Página 25 de 41

26 representante autorizado de la empresa beneficiaria de la ayuda, en la que declara si los bienes adquiridos en el proyecto son o no de segunda mano. Se utilizará modelo normalizado incluido en el archivo Declaracion de adquisicion bienes de segunda mano V1_5.pdf que puede descargarse del canal de justificación de la página Web de REINDUS. La aplicación ecofirma se encuentra disponible en la página Web del Ministerio de Industria, Energía y Turismo: En caso de incluir bienes de segunda mano, en el documento correspondiente de justificación de gasto y pago, se deberá incluir: a) Declaración del vendedor firmada y escaneada sobre el origen de los bienes y sobre que los mismos no han sido objeto de ninguna subvención nacional o comunitaria. b) Certificado de tasador independiente en el que se especifique que el precio no es superior al valor de mercado en la fecha de adquisición y que es inferior al coste de bienes nuevos similares. El centro gestor podrá realizar averiguaciones sobre la veracidad de la declaración, y tomar las decisiones correspondientes, comunicándolo en todo caso al beneficiario para que alegue lo que considere oportuno. 13. Otra documentación El centro gestor podrá solicitar otra documentación adicional para la valoración del expediente. En concreto, se puede requerir: Una tasación independiente del valor de mercado de cualquier activo fijo incluido en las partidas financiables. Documentación adicional que garantice que las inversiones están operativas y afectas a la actuación comprometida. Documentación adicional que certifique la creación de empleo. 4. PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN DE LA CUENTA JUSTIFICATIVA De acuerdo con lo establecido en la normativa aplicable a la concesión de las ayudas y durante el plazo de presentación de cuenta justificativa, deberá presentarse la documentación con los formatos indicados en el Apartado 3 anterior. Página 26 de 41

27 La cuenta justificativa debe presentarse únicamente a través de la vía telemática con firma electrónica. SOBRE LA FIRMA ELECTRÓNICA Como la solicitud inicial para expedientes de 2012 fue presentada con firma electrónica, debería disponer de ella para la presentación de la cuenta justificativa. De todos modos, en la siguiente dirección de la Sede Electrónica del MINISTERIO dispone de toda la información, prestadores de servicios, utilidades de comprobación, etc.: Recuerde que el primer envío con firma electrónica debe realizarlo el representante legalmente acreditado ante el MINETUR (en la fase de solicitud en principio, o en las siguientes fases si lo ha comunicado con posterioridad). Si el firmante no figura como representante del proyecto, en el momento de realizar dicho primer envío deberá adjunta escaneados los poderes que le acreditan o, si los hubiese presentado anteriormente, indicar el código de expediente en el que consta su capacidad de representación. Los siguientes envíos tienen carácter de subsanaciones, por lo que no se requerirá esta condición. SOBRE EL ENVÍO DE DOCUMENTOS El tamaño máximo de archivos admitidos en el envío es de 5 MB. Se recomienda seguir las siguientes indicaciones: Es suficiente escanear con una resolución de 200x200 puntos por pulgada. Si ocupa más de esta resolución el archivo pesará más y tardará más en adjuntarlo. Salvo casos singulares, la mayor parte de los documentos (facturas, TC2, justificantes de gasto ) son perfectamente legibles si se escanean con escala de grises con 256 tonos. No hay necesidad de hacerlo en color. Deben usarse formatos de imagen con compresión (TIFF, PNG ) y, en caso de que al escanear se convierta directamente a PDF, asegurarse de que la configuración del escáner no genera ficheros demasiado grandes. Una página de tamaño UNE A4 con los justificantes de gasto habituales puede ocupar de 30 a 50 KB, pero no debería ocupar más de 100 KB. El envío se realizará accediendo al registro electrónico ( y desde allí podrá aportar la documentación requerida, utilizando el botón "Presentar Documentación" y eligiendo a continuación el trámite "Solicitud de Verificación Técnico-Económica" y la anualidad que corresponda: Página 27 de 41