, Bicentenario de la Independencia y Centenario de la Revolución, en la Ciudad de México

Transcripción

1 Acta de la Séptima Sesión Ordinaria del H. Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Vivienda del Distrito Federal, celebrada el martes veinticinco de Agosto de dos mil nueve, en la Sala de Usos Múltiples del edificio sede del INVI, ubicado en Avenida Morelos número ciento cuatro, mezzanine, colonia Juárez, delegación Cuauhtémoc, en México, Distrito Federal. Con la presencia del C.P. Salvador Pérez Briones, Presidente de este Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, la Lic. Esperanza Pita Larrañaga, Secretaria Técnica; como Vocales; la Lic. Bertha Delgadillo Dávila, Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección General; Arq. Estela Florencio Juárez, Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección Ejecutiva de Operación; C. Joaquín Alberto Gómez Maldonado, Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección de Mejoramiento de Vivienda; C. David Celis Quintana, Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección de Integración y Seguimiento a la Demanda; la Lic. Brenda Georgina Hernández Osorio, Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección Ejecutiva de Finanzas y Administración; C. Patricia Cruz Calderón, Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección de Administración y Servicios; C. Hugo Enrique Maya Patiño, Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección Ejecutiva de Cierre de Fondos y Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección de Integración Documental; la C. Margarita Barrón Montiel, Responsable del Archivo en trámite de la Coordinación de Planeación, Información y Evaluación; el Lic. Jesús Ortega Fernández, Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección de Asistencia Técnica, de la Subdirección de Proyectos Técnicos y de la Jefatura de Unidad Departamental de Proyectos; la C. Julieta Martínez Méndez, Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección de Finanzas; la Lic. Gonzala Cobreros Beltrán, Responsable del Archivo en Trámite de la Jefatura de Unidad Departamental de Tesorería; la Lic. Jovita Catalina Suárez Huesca, Departamental de Recuperación de Crédito; la C. Elizabeth Colmenares Gómez, responsable del Archivo en Trámite de la Jefatura de Unidad Departamental de Control de Presupuesto; el C. Jorge David Bernal Chávez, Departamental de Contabilidad; y el C. Ricardo Chávez Gómez, Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección de Vivienda en Conjunto; como Invitados Permanentes; el Lic. Alfredo Pizarro Trujano, Asesor Financiero; la C. Griselda Martínez Vázquez, Asesor Jurídico; el L.I. Mauricio Burán Dupuy Peña, Asesor de Informática y el C. Enrique Venegas Arellano, Suplente y Representante de la Contraloría Interna La Lic. Esperanza Pita Larrañaga, Secretaria Técnica, confirmó la existencia de quórum El C.P. Salvador Pérez Briones, Presidente del COTECIAD, dio lectura al Orden del día y declaró instalada la Séptima Sesión Ordinaria del H. Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Vivienda del Distrito Federal, a las once horas con quince minutos del martes 25 de Agosto de dos mil nueve Esperanza Pita Larrañaga, dio lectura al primer punto a tratar previamente enviado a cada uno de los integrantes del COTECIAD INVI de 6

2 Se presenta para conocimiento el Segundo Informe del Programa Institucional de Desarrollo Archivístico 2009 del Instituto de Vivienda del Distrito Federal, en este se presentan los Avances en materia de Capacitación, Digitalización y Organización de los distintos acervos documentales del Instituto, preguntó si alguien tenía algún comentario El C. Enrique Venegas Arellano, comentó respecto de la digitalización, que se reportan 109 expedientes, de los cuales, 93 presentan faltantes y recomienda que se tome como punto de acuerdo, nombrar área (s) responsables, así como fechas compromiso para integrar los documentos al expediente y llevar a cabo la digitalización La Lic. Esperanza Pita, señaló que el proceso de digitalización se concibió como un programa piloto, explicó que las áreas son responsables de efectuar este proceso; en este caso el área que está gestionando los asuntos de expropiación, es decir la Dirección Jurídica. Refirió que en la carpeta de la sesión se presenta el informe del estado que guardan los expedientes pero que no es responsabilidad de la Dirección de Administración la conformación de los mismos, lo es de las área que generan la información, y en ese sentido, lo único que la Unidad Coordinadora de Archivos puede hacer, es exhortar al área a que se realice esa tarea en forma óptima y brindar el apoyo en caso de que se le requiera El C. Enrique Venegas Arellano solicitó que se enviara el informe que se presenta en la carpeta al área de competencia y que el exhorto que se realice, sea formal por parte de la presidencia del COTECIAD El Lic. Jesús Ortega Fernández, comentó que faltan documentos como el plano topográfico, declaratoria de entidad pública, medidas y colindancias en su caso alineamiento y número oficial, certificado de zonificación, certificado de libertad de gravamen y dictamen de inhabitabilidad son documentos base para llevar a cabo digitalización y para la expropiación del inmueble La Lic. Esperanza Pita solicitó a la Dirección Jurídica que revisara el informe y procediera con lo conducente para la integración de los expedientes La C. Griselda Martínez Vázquez, señaló que de la integración de los documentos faltantes de los expedientes de expropiación, la Dirección Jurídica se responsabiliza a partir del año 2008, fecha en que se le designa dicha actividad El Lic. Alfredo Pizarro Trujano, mencionó la importancia que tiene la gaceta en donde se publican las expropiaciones y de la coordinación que debe existir. Refirió que es importante tratar de conformar y rescatar documentos para el óptimo desempeño en el Área de la Unidad Coordinación de archivos La Lic. Esperanza Pita, comentó respecto de las cajas de Ficapro y Fividesu que se ubican en el sótano de Morelos # 98, que éstas se entregarían mediante acta circunstanciada en la que se señalaría el tipo de documentación que contiene cada volumen, esto se realizará con presencia de la Contraloría Interna, en acto programado para el jueves 27 de agosto del presente año. Posteriormente preguntó si alguien tenía comentarios u observaciones qué agregar; al no haberlos dio lectura al de 6

3 ACUERDO COTECIAD INVI 7ª. ORD 035 EL H. COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL INSTITUTO DE VIVIENDA DEL DISTRITO FEDERAL, TOMA CONOCIMIENTO DEL SEGUNDO INFORME DEL PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESRROLLO ARCHIVÍSTICO La Lic. Esperanza Pita Larrañaga, da lectura al siguiente punto, donde se somete a consideración y aprobación del pleno del H. Comité Técnico de Administración de Documentos, la baja de documentos que carecen de valores primarios y secundarios del Archivo Trámite de la Jefatura de Unidad Departamental de Sistemas e Informática, de acuerdo con los inventarios que se presentan. Acto seguido explica el procedimiento para solicitar la baja de los documentos, que consiste en solicitar de manera formal mediante oficio el análisis de los inventarios a la Unidad Coordinadora de Archivos, y después de realizar una valoración conjunta con el área de competencia, determina si es procedente o no presentar el caso ante el pleno del COTECIAD para su valoración final, y en su caso, aprobación. Preguntó si alguien tenía comentario u observación, al no haberlos, procedió con la lectura del ACUERDO COTECIAD INVI 7ª. ORD 036 EL H. COMITÉ TÉCNICO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS, CON BASE EN LOS ARTÍCULOS 32, 33 Y 34 DE LA LEY DE ARCHIVOS DEL DISTRITO FEDERAL, AUTORIZA LA BAJA DOCUMENTAL DE LOS EXPEDIENTES RELACIONADOS EN ESTA PRESENTACIÓN, TODA VEZ QUE CARECEN DE VALORES PRIMARIOS: ADMINISTRATIVOS, LEGALES O FISCALES, O VALORES SECUNDARIOS O HISTÓRICOS: EVIDENCIALES, TESTIMONIALES O INFORMATIVOS La Lic. Esperanza Pita Larrañaga, dio lectura al último punto del orden del día, relativo a la presentación de las actualizaciones y cambios del Catálogo Sigilográfico del Instituto de Vivienda del Distrito Federal, preguntó si alguien tenía algún comentario, al no haberlo, procedió a la lectura del ACUERDO COTECIAD INVI 7ª. ORD 037 EL H. COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL INSTITUTO DE VIVIENDA DEL DISTRITO FEDERAL, TOMA CONOCIMIENTO DE LAS MODIFICACIONES AL CATÁLOGO SIGILOGRÁFICO DEL INSTITUTO DE VIVIENDA DEL DISTRITO FEDERAL Al agotarse los asuntos de que se compone el orden del día de la Séptima Sesión Ordinaria del COTECIAD INVI, D.F.; enterados los que participan de su contenido y alcances, no habiendo más que hacer constar el C.P. Salvador Pérez Briones agradeció a los presentes su asistencia y declaró finalizada la Séptima Sesión Ordinaria del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Vivienda del Distrito Federal, siendo las once horas con cuarenta y cinco minutos del día de su fecha de inicio, firmando de constancia los que en ella participaron de 6

4 Presidente C.P. Salvador Pérez Briones, Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Instituto de Vivienda del Distrito Federal. Lic. Esperanza Pita Larrañaga Secretaria Técnica. Vocales: Lic. Bertha Delgadillo Dávila Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección General. Arq. Estela Florencio Juárez Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección Ejecutiva de Operación. C. Margarita Barrón Montiel Responsable del Archivo en trámite de la Coordinación de Planeación, Información y Evaluación. C. Joaquín Alberto Gómez Maldonado Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección de Mejoramiento de Vivienda. C. David Celis Quintana Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección de Integración y Seguimiento a la Demanda. 4 de 6

5 Lic. Brenda Georgina Hernández Osorio Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección Ejecutiva de Finanzas y Administración. C. Patricia Cruz Calderón Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección de Administración y Servicios. C. Hugo Enrique Maya Patiño Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección Ejecutiva de Cierre de Fondos y Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección de Integración Documental. C. Julieta Martínez Méndez Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección de Finanzas. Lic. Jesús Ortega Fernández Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección de Asistencia Técnica, de la Subdirección de Proyectos Técnicos y de la Jefatura de Unidad Departamental de Proyectos. C. Elizabeth Colmenares Gómez Departamental de Control de Presupuesto. C. Ricardo Chávez Gómez Responsable del Archivo en Trámite de la Dirección de Vivienda en Conjunto. C. Jorge David Bernal Chávez Departamental de Contabilidad. C. Gonzala Cobreros Beltrán Departamental de Tesorería. 5 de 6

6 Lic. Jovita Catalina Suárez Huesca Departamental de Recuperación de Crédito. Invitados Permanentes: Lic. Alfredo Pizarro Trujano Asesor Financiero. L.I. Mauricio Burán Dupuy Peña Asesor de Informática. C. Griselda Martínez Vázquez Asesor Jurídico. C. Enrique Venegas Arellano Representante de la Contraloría Interna Suplente. 6 de 6