Manual Laboratorios para transmisión de ficheros Lince de facturación

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1 Manual Laboratorios para transmisión de ficheros Lince de facturación Página 1 de 17

2 ÍNDICE ÍNDICE INTRODUCCIÓN... 3 USO DE CLAVES VERIFICACIÓN DEL ASEGURADO ACCESO A LA APLICACIÓN LINCE OPERACIÓN DE VERIFICACIÓN TRANSFERENCIA DE FICHERO DE FACTURACIÓN ACCESO A LA APLICACIÓN DE TRANSFERENCIA DE FICHERO ENVÍO DE FICHERO DE LABORATORIO CONTROL DE ENVÍO Y REGISTRO DE ACTOS RECHAZADOS ACCESO A LA APLICACIÓN DE TRANSFERENCIA DE FICHERO RESUMEN Y DETALLE DE ACTOS RECHAZADOS CORRECCIÓN DE REGISTROS DE ACTOS REGISTRO DE ACTOS SIN VERIFICACIÓN PREVIA ANEXO I. ESTRUCTURA FICHERO LABORATORIO Página 2 de 17

3 1. INTRODUCCIÓN DESCRIPCIÓN DEL PROCESO El presente documento explica los pasos a seguir para facturar los actos de análisis. El proceso consta de dos pasos: 1º.- Verificación de asegurado: se realiza en los puntos de extracción de muestras. 2º.- Comunicación a Asisa de los actos de analítica a realizar al asegurado: se realiza desde la Central del Laboratorio o desde el punto que este designe. El procedimiento puede resumirse en cuatro pasos: PRIMERO.- Verificación del asegurado: Desde el punto de extracción se accederá a la Aplicación Lince para proceder a la verificación del asegurado a través de la opción Verificar asegurado Laboratorios. La operación de verificación tiene como finalidad proceder a la identificación del asegurado en la compañía, así como identificar al profesional prescriptor, la fecha de la prescripción y al profesional realizador en el punto de extracción. Si en el punto de extracción no se dispone de acceso al Terminal Lince, la verificación del asegurado se puede hacer telefónicamente a través del Servicio de Registro de Operaciones de Asías (IVR), contactando con el número de teléfono SEGUNDO.- Elaboración del fichero: El laboratorio procederá a la grabación de los actos realizados al asegurado, completando un fichero que contenga los campos indicados por Asisa. TERCERO.- Transmisión de ficheros: Una vez completado el fichero se transmitirá a Asisa a través de la dirección de Internet bien conectando con la dirección o utilizando el acceso directo a la misma disponible en el Terminal Lince del proveedor. CUARTO.- Comunicación al laboratorio del resultado de la transmisión del fichero enviado a Asisa: El proveedor recibirá la siguiente información sobre el fichero transmitido a Asisa: - 1º Confirmación de que la transmisión se ha recibido en Asisa correctamente. - 2º Información sobre el contenido del fichero transmitido. El laboratorio podrá consultar los ficheros remitidos desde Asisa con el resultado del proceso, y podrá corregir aquellos actos que hayan causado alguna incidencia, en los casos en los que proceda. Una vez realizadas las correcciones pertinentes, el laboratorio podrá transmitir un nuevo fichero a Asisa con los actos corregidos, del que recibirá las comunicaciones correspondientes. USO DE CLAVES CLAVES NECESARIAS: El profesional recibirá las claves para acceder a cada una de las aplicaciones necesarias para realizar la facturación por envío de fichero: -Para Verificaciones de Asegurados.- La clave a utilizar será la clave de acceso al Terminal Lince, formada por un código de usuario y una contraseña. Página 3 de 17

4 Accederá a la pantalla de inicio de la aplicación (Terminal Lince) conectando con la dirección de Internet - Para la transmisión de ficheros.- La clave a utilizar será la clave de acceso a la aplicación denominada Lince Ficheros Laboratorios. formada por un código de usuario y una contraseña. Cada una de esas claves son de uso exclusivo para sus aplicaciones Lince: registro de operaciones y transmisión de ficheros, excluyendo cualquier otro uso. CAMBIO DE CLAVES: o o En la primera conexión a la Aplicación con el usuario y contraseña (password) facilitado por Asisa, se le solicitará el cambio de esta segunda por una nueva. En el caso de ocurrir cualquier otra incidencia con las claves (bloqueos, desactivaciones, olvidos ), éstas deberán ser solventadas a través de nuestro servicio de soporte al usuario y cuyos datos de contacto facilitamos en el apartado siguiente. CONTACTO DE SOPORTE AL USUARIO: El profesional tiene a su disposición un servicio de soporte: En el teléfono En la dirección de correo electrónico: soportets@asisa.es Servicio 24 horas x 7dias Página 4 de 17

5 2. VERIFICACIÓN DEL ASEGURADO La verificación del asegurado se podrá realizar de dos formas: a) utilizando la aplicación Lince, a la que se tendrá acceso a través de la dirección de Internet b) Telefónicamente a través del Servicio de Registro de Operaciones de ASISA (TFN ) con la operación específica de verificación del asegurado ACCESO A LA APLICACIÓN LINCE Para poder acceder a la Aplicación Lince, se tendrá que introducir en la pantalla de acceso el usuario y la contraseña (password) facilitada por Asisa. La pantalla de acceso a la aplicación es la siguiente: Una vez realizado el acceso a la aplicación, en el icono ayuda, podrá descargase el manual de usuario para solventar cualquier consulta relativa al uso de la aplicación. El usuario tiene a su disposición un servicio de soporte a través del teléfono , que está a su disposición 24 horas X 7 días a la semana, o a través de la dirección de correo electrónico soportets@asisa.es Página 5 de 17

6 2.2. OPERACIÓN DE VERIFICACIÓN Una vez que se ha accedido a la Aplicación Lince, los pasos para realizar la verificación son: 1.- Seleccionar del menú principal, el profesional, del icono de Profesionales, y la especialidad. 2.- Seleccionar, del icono Profesionales del menú principal, el profesional correspondiente y la especialidad de análisis. 3.- Seleccionar, del icono Operaciones del menú principal, la opción Verificar Asegurado Laboratorio. En la imagen se muestra la pantalla con el desplegable de los distintos tipos de operación. La operación de verificación tiene como finalidad proceder a la identificación del asegurado, que se realizará pasando la tarjeta del mismo por el lector de tarjetas o, excepcionalmente, introduciendo de forma manual en la aplicación el número de colectivo, póliza y beneficiario, así como identificar al profesional prescriptor, fecha de la prescripción y profesional realizador. Página 6 de 17

7 Si alguno de los actos prescritos requiere la autorización de Asisa, debe aportarse el número de autorización en el campo correspondiente en la operación de verificación. Si un acto de analítica requiere autorización, el número de autorización se ha de aportar en la operación de verificación del asegurado. En el caso de que la operación de verificación del asegurado en los que un acto de analítica requiere autorización y se realizase a través del IVR el número de operación debe ser facilitado por el operador. Una vez realizado el pase de tarjeta por el lector de tarjetas o introducidos manualmente los datos identificativos del asegurado, la aplicación localizará y devolverá dichos datos validados. Deberá cumplimentar los campos de: - Profesional prescriptor. - Fecha de prescripción. Página 7 de 17

8 La fecha de la prescripción puede introducirse manualmente en la aplicación, o bien seleccionarla del calendario disponible junto al campo de la fecha. Se debe pulsar el botón de Aceptar para ir avanzando por las pantallas y finalizar correctamente la verificación del asegurado. El resultado de la verificación se muestra en la pantalla de la aplicación: El profesional deberá tener constancia del número de operación facilitado por la aplicación de la operación de verificación de asegurado realizada, dato que es necesario para la posterior elaboración del fichero de transmisión de actos. Al pulsar el icono Imprimir Comprobante, el profesional tiene la posibilidad de obtener impreso un comprobante de la operación de verificación que refleja, entre otros datos, el número de la operación. Página 8 de 17

9 3. TRANSFERENCIA DE FICHERO DE FACTURACIÓN Una vez obtenido el número de operación de la verificación del asegurado, el profesional elaborará un fichero con el diseño facilitado por Asisa (Ver anexo I) para la transmisión de los actos realizados. El formato del fichero debe ser del tipo.fcv Para la transmisión del fichero dispone de un plazo máximo de 40 días naturales a contar desde la fecha de la verificación del asegurado. En este plazo de 40 días también se incluyen las posibles correcciones que haga el profesional sobre los actos incluidos en el fichero. La transmisión del fichero de facturación del laboratorio se realiza a través de Internet, en la dirección: que permite tanto el envío como la recepción de ficheros. En pantalla del Terminal Lince, el profesional dispondrá de un acceso directo a esta dirección. Página 9 de 17

10 3.1. ACCESO A LA APLICACIÓN DE TRANSFERENCIA DE FICHERO Al pulsar sobre esta opción de menú, se enlaza con la web de transferencia de ficheros en ventana nueva. La pantalla de acceso a la aplicación de transferencia de ficheros es la siguiente y dará acceso a la aplicación de transmisión de los actos registrados es: Página 10 de 17

11 3.2. ENVÍO DE FICHERO DE LABORATORIO El envío de ficheros a Asisa se realiza desde la página de intercambio de ficheros. La página de intercambio de ficheros está dividida en tres partes: La primera parte es donde se selecciona el fichero local que se quiere enviar a Asisa. La segunda parte contiene el listado de los ficheros que Asisa ha dejado disponible a ese usuario para su descarga. Página 11 de 17

12 La tercera parte contiene un listado histórico de los ficheros, donde el usuario puede consultar los ficheros transferidos a Asisa y los ficheros de respuesta de Asisa sobre los mismos. El plazo de este histórico es de 3 meses. En la primera parte de la pantalla de intercambio de fichero, pulsando el botón examinar, se abrirá una ventana de exploración local para seleccionar el fichero a enviar. Una vez seleccionado el fichero, hay que pulsar sobre el botón Abrir y a continuación sobre Enviar. Es entonces cuando el fichero se transmite a Asisa. Si la transmisión se ha realizado correctamente, aparecerá en la pantalla de la aplicación el mensaje TRANSFERENCIA TERMINADA CORRECTAMENTE. Al pulsar sobre el link de Pulse aquí para continuar se vuelve a la página de intercambio de ficheros en la que se podrá observar en la parte del listado de históricos que ya figura incluida en dicha sección esta última transacción. Página 12 de 17

13 4. CONTROL DE ENVÍO Y REGISTRO DE ACTOS RECHAZADOS El laboratorio recibirá respuesta sobre el contenido de los ficheros remitidos a Asisa. Para visualizar esta información (resultado de de las validaciones de los actos contenidos en los ficheros transmitidos) debe acceder a la Aplicación de Transferencia de Ficheros. En la parte tercera de la pantalla, podrá seleccionar el correspondiente fichero de respuesta remitido por Asisa. El laboratorio recibirá los siguientes ficheros de respuesta: - Fichero acumulado: donde se mostrará la información sobre el total de actos enviados a Asisa en el fichero correspondiente total de actos aprobados y total de actos rechazados. - En el caso de que se hayan producido incidencias con alguno de los actos enviados (actos rechazados), recibirá, además del fichero anterior, un segundo fichero (previo aviso alerta por correo electrónico) que mostrará exclusivamente los actos que hayan generado incidencia y la descripción de la misma. Dentro del plazo establecido para la transferencia de ficheros, el laboratorio podrá realizar la corrección de los actos rechazados y remitir los a Asisa en un nuevo fichero. Este nuevo fichero actos rechazados, que han sido corregidos por el laboratorio, sólo debe incluir los actos rechazados, y no el total de actos del fichero original ACCESO A LA APLICACIÓN DE TRANSFERENCIA DE FICHERO La pantalla de acceso es la siguiente: 4.2. RESUMEN Y DETALLE DE ACTOS RECHAZADOS El laboratorio podrá consultar el fichero procesado en la parte central de la pantalla en el apartado de ficheros a recoger : Página 13 de 17

14 Se debe colocar el cursor sobre el nombre del fichero y pulsar el botón derecho del ratón. Se mostrará un menú en el que deberá seleccionar Guardar destino como eligiendo la ubicación local donde se desea guardar el fichero. Página 14 de 17

15 Una vez guardado el fichero, pulsando F5 aparecerá el fichero en la parte de Histórico de ficheros con la fecha en la que se descargó: 4.3. CORRECCIÓN DE REGISTROS DE ACTOS La corrección de registros de actos se realizará en el mismo formato de envío por fichero, incluyendo únicamente los registros de los actos rechazados. El plazo para remitir la corrección no debe superar los 40 días desde la fecha en que se realizó la verificación. Se generará un nuevo fichero para su transmisión. Página 15 de 17

16 5. REGISTRO DE ACTOS SIN VERIFICACIÓN PREVIA El profesional puede también registrar operaciones de la especialidad de analítica, en tiempo real y sin envío de fichero, a través de la opción de registro de operación del Terminal Lince, siempre que se registren un máximo de 10 actos. La operativa de este registro de actos, lo encontrará detalladamente explicado en el manual de usuario de la Aplicación Lince que podrá consultar y/o descargarlo desde el icono de Ayuda de la Aplicación. Página 16 de 17

17 6. ANEXO I. ESTRUCTURA FICHERO LABORATORIO. Cabecera Tipo de Registro (3) Compañía (3) Cod. Profesional (15) Cód. Terminal (6) Fecha Generación Fichero (8) Hora Generación Fichero (4) Indicador Fichero de Pruebas (3) = X Fichero CFT S S Detalle Tipo de Registro (3) Nº Operación Original (9) Hora Operación Original (4) Cód. Especialidad (3) Código de Acto Médico (5) Espacios (16) Control de carro (2) DFT DFT DFT DFT DFT Pie Tipo de Registro (3) Espacios (37) Control de carro (2) PFT PFT Página 17 de 17