Preguntas y Respuestas

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1 Preguntas y Respuestas Publicación 566 El Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. Bancóldex y sus filiales, la Fiduciaria Colombiana de Comercio Exterior S.A. - Fiducóldex y Leasing Bancóldex S.A. (Compañía de Financiamiento) está interesado en suscribir un contrato de servicio de guarda, custodia y transporte de medios de información como son: cintas magnéticas, diskettes, microfilmes, microfichas, planos, discos (ópticos, magnéticos y de estado sólido) y equipos portátiles. 1. Es posible modificar el cuadro de Precios? Los costos se deben detallar de acuerdo a la tabla de rangos presentada en el capítulo IV, en el numeral Cuál es el volumen de cintas y/o Cartuchos que se recibirán en custodia? Aproximadamente 300 medios. 3. Cuál es el volumen de discos ópticos que se recibirán en custodia? Aproximadamente 120 discos. 4. Cuál es el volumen de equipos portátiles se recibirán en custodia? 16 equipos portátiles 5. Por favor especificar en qué unidad de conservación se encuentran actualmente los medios magnéticos Por favor aclarar esta pregunta. 6. La custodia se realizara por medio magnético suelto o en contenedor? La custodia diaria (Lunes Viernes) se realizará por medio magnético suelto, para las recolecciones semanales (Sábados) se enviará contenedor con los medios a custodiar. Este tipo de custodia puede variar de acuerdo a las necesidades del negocio. 7. Si la custodia se realiza en contenedor por favor especificar las dimensiones de : Cintas y/o cartuchos Cinta estándar tipo LTO2 Cinta Imation 3590 Discos Ópticos 12 cm de diámetro Equipos portátiles Si la custodia se realiza por medio magnético suelto, es necesario suministrar cajas para empacar los medios magnéticos o se reciben en empaque que garantice la seguridad de los mismos para el transporte Inicial. Cada medio magnético se entrega en una caja para evitar su deterioro. 9. Si la custodia de medios se realiza en contenedor, es posible modificar el cuadro de precios? Pueden incluir en el cuadro de costos la custodia por contenedor, e indicar mediante nota anexa al cuadro de costos.

2 10. Los medios magnéticos y planos se reciben con base de datos? Si 11. Si los medios magnéticos y planos no se reciben con base de datos los campos a capturar se encuentran en la parte externa del medio? 12. Cuáles y cuantos campos se van a capturar? 6 campos (Código, Aplicación, Descripción, Fecha Salvado, Copia) 13. si los medios magnéticos y planos se reciben con base de datos, Se requiere captura de campos adicionales? Los indicados anteriormente 14. Cuál es el volumen de planos que se recibirán en custodia? Aproximadamente 100 planos. Esta cifra puede variar dependiendo de las necesidades del negocio. 15. Por favor especificar cuál es el tamaño de los planos y en que unidad de conservación se encuentran actualmente A0 840 * 1188 mm (1 m2) A1 594 * 840 (0.5 m 2) 16. Es necesario suministrar tubos para el empaque y custodia de planos No es necesario, los planos se entregaran en una carpeta adecuada para su custodia. 17. Si no se establecen los volúmenes a recibir, seria indeterminada la cuantía del contrato a suscribir, por tanto cuál sería el valor que debe tenerse en cuenta para la elaboración de póliza de garantía? Este tipo de detalles se determinaran al momento de suscribir el contrato con la compañía seleccionada por Bancoldex para ofrecer este servicio. 18. Por favor aclarar el contenido de la propuesta económica versus el cuadro de costos ya que se solicitan valores totales de la propuesta pero no se tiene volúmenes para establecer dichos costos.no es claro si en el cuadro de precios se debe suministrar por rangos (como aparece en el cuadro de costos),o si Bancoldex suministra los volúmenes para así establecer el valor total de la propuesta(como aparece en el archivo propuesta económica) Se deben suministrar los costos a partir del cuadro de rangos mencionado en el capítulo IV numeral De ser posible, solicitamos se haga entrega, con la respuesta a las aclaraciones de la minuta del contrato a suscribir para la ejecución del objeto de la presente invitación, de no ser posible se entregue a los proponentes el clausulado básico que lo conformaría El clausulado se construirá en base a las especificaciones técnicas dispuestas en la publicación en mención. Y los términos jurídicos que el Banco estime convenientes. 20. Que cantidad de medios magnéticos se manejan como históricos? Actualmente el Banco cuenta con aproximadamente 87 medios catalogados como históricos en las instalaciones de custodia.

3 21. Que cantidad de medios magnéticos se incrementan mensualmente? El Banco no tiene usualmente incrementos mensuales en la cantidad de medios a almacenar con el proveedor de custodia, sin embargo debe existir la posibilidad de poder incrementar en cualquier momento la cantidad de medios custodiados. 22. Cantidad de medios magnéticos en rotación en el mes? La rotación mensual es de 110 medios. 23. Cantidad de servicios de transportes normales se realizan en el transporte programado en el mes? En el mes se realizan 24 transportes normales (Lunes Sábado) 24. Cantidad de servicios de transporte Extraordinarios se realizan en el mes? En el mes se pueden llegar a realizar hasta 4 servicios extraordinarios, esta cifra puede variar y ser nula en algunos meses. 25. Cantidad de servicios de transporte Emergencias se realizan en el mes? En el mes se puede llegar a realizar hasta 1 servicio de emergencia, esta cifra puede variar de acuerdo a la necesidad y ser nula en algunos meses. En el último año no se ha requerido peor el proveedor debe tener la disponibilidad completa de atender dicho alcance en cualquier momento de la vigencia del contrato. 26. Cantidad de rotación de medios magnéticos por cada uno de los tipos de transporte anteriormente mencionados? Para los servicios de transporte extraordinarios no existe una cifra exacta de medios en rotación, para los servicios de emergencia se maneja un (1) contenedor con los medios necesarios para cubrir el evento. 27. Requieren consultar vía web de los inventarios de medios magnéticos? Con el servicio actual no se cuenta con esa posibilidad, pero sería un valor agregado del servicio a contratar. 28. Los medios magnéticos actuales (históricos) cuentan con código de barras? Sí, todos los medios se encuentran etiquetados con un código de barras. 29. Los códigos de barras para etiquetar los medios magnéticos se generan bajo la base de datos del banco? O es un número generado por el contratista de almacenamiento? Si, teniendo en cuenta los siguientes campos (Código, Aplicación, Descripción, Fecha Salvado, Copia) 30. Solicito respetuosamente se aplace la entrega de la presente oferta, en por lo menos tres (3) días hábiles, luego de ser respondidas las presentes inquietudes.

4 El Banco no considera procedente el aplazamiento para el cierre de esta publicación. 31. Solicito, se aclare, porque medio serán difundidas las respuestas a las presentes inquietudes. Se responden a través de correo electrónico y la consolidación se publica en el sitio web. 32. Solicito por favor, se aclare por qué en algunos apartes del documento se habla de manejo de contenedores, pero en la tabla de precios se solicita los valores unitarios de acuerdo a los rangos de que presenta el documento. Es importante esta precisión, ya que no se menciona ni el tamaño ni la capacidad de los contenedores. El contenedor solo es utilizado para la custodia semanal, de portátiles y medios necesarios para el DRP, por favor incluyan el precio por contenedor en el cuadro de costos mencionado en el capítulo IV numeral Solicito por favor a cada una de las Entidades, especificar las cantidades y tipologías de medios magnéticos que se van a custodiar, y si esos volúmenes son fijos o variables mientras la vigencia del contrato, con el ánimo de aplicar tarifas coherentes con economías de escala, para lograr un mayor beneficio tarifario para cada una de las Entidades. Cintas y/o cartuchos Cinta estándar tipo LTO2 LTO4 Cinta Imation 3590 Discos Ópticos 12 cm de diámetro Equipos portátiles 14 Actualmente contamos con las siguientes cantidades: Aproximadamente 300 Cintas Aproximadamente 120 discos Aproximadamente 16 equipos portátiles 34. En el caso de Bancoldex, nosotros presentamos propuesta para un proceso de custodia de archivo físico, hace un par de meses. Debemos presentar nuevamente el mismo documento? Este proceso es independiente a la custodia del archivo físico, deben generar una nueva propuesta. 35. Solicitamos por favor, se aclare lo relacionado con la calificación técnica, ya que no encontramos claridad en los criterios. Es importante que se abran, y que se especifiquen rangos o elementos objetivos, no de simple interpretación o mera liberalidad del evaluador, específicamente en los aspectos 1 y 2, ya que el 3 si es un tema de cumplimiento o no de unos estándares técnicos reglamentados por el Archivo General de la Nación (AGN). Bancoldex no considera brindar mayor información adicional a la publicada.

5 36. Con relación a lo anterior, me podrían aclarar por favor si cada Empresa va a realizar una evaluación independiente de los anteriores criterios? De ser así, se van a sumar las de las tres y eso da un puntaje final? Claridad por favor en cuanto a la evaluación. La evaluación de los criterios es independiente por cada entidad, como se menciona en el capítulo I numeral Se habla de la custodia de equipos portátiles; es importante que las entidades suministren las medidas, características y peso de los mismos, para poder estimar el valor de su custodia, entendiendo que se refieren a custodia de equipos portátiles de computo PC. Los portátiles son equipos de Se menciona que el contrato se haría por 60 meses, podrían aclarar por favor los mecanismos que ustedes tienen para negociar los incrementos anuales o suministrar una minuta del contrato para hacer una evaluación jurídica del mismo. Los incrementos anuales no deben superar el IPC. 39. Podrían por favor informar, las condiciones que establecen o solicitan las tres entidades, en caso de perdidas parciales o totales de los medios en custodia, ya que las pólizas que tenemos las diferentes empresas prestadoras de este servicio en el mercado, tienen coberturas específicas y limitadas, por eso es importante conocer las expectativas de ustedes frente a este punto, para no tener inconvenientes al momento de suscribir el o los contratos y tener que salir a buscar una póliza que se ajuste, pero que al momento de la propuesta, NO haya sido costeada. Las pólizas estarán sujetas al valor total del contrato de servicios. 40. Con relación al numeral quisiera que por favor aclararan el alcance de su solicitud, ya que las empresas del gremio, NO suelen tener una bóveda en paralelo, por si acaso ocurre alguna contingencia, salvo la prestación del servicio con otros niveles muy diferentes, desde otras ciudades del país como Barranquilla, Medellín o Cali. Bancoldex requiere que en caso de falla estructural en el sitio de custodia, el proveedor cuente con una estrategia para mantener protegidos los medios.