CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Y RECHAZO DE MUESTRAS

Transcripción

1 CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Y RECHAZO DE MUESTRAS Muestras de clientes oficiales. Solicitud de análisis (SRM-F-001), siendo opcional que exhiba la información de las páginas 2, 3 y 4 ya que es de carácter informativo. Oficio de solicitud de análisis en su caso. Nota: Si la cantidad de muestras declaradas en el Oficio y las muestras recibidas no son las mismas, será descrito en el Oficio de la Jurisdicción correspondiente el número real de muestras que se recibieron. Contenedor de muestra identificado que permita rastreabilidad contra solicitud de análisis. En caso de que los clientes oficiales presenten solicitudes de análisis (SRM-F-001) con revisión no vigente, se debe colocar en el Oficio que acompaña a la(s) solicitud(es) ó bien en el mismo formato el sello que describe la leyenda Se coteja la información del SRM-F-001, Rev-- con el formato vigente, los cambios observados no afectan la rastreabilidad de las muestras, el jefe de Departamento ó Jefe de Sección ó suplente del jefe de sección debe autorizar este formato para la aceptación de las muestras siempre y cuando exhiba los datos incluidos en la revisión vigente. Describir en el SRM-F-001 en el Análisis solicitado: Microbiológico y/o Fisicoquímico; el nombre del proyecto al que pertenece la muestra o muestras en cuestión, ya acordados con la Dirección de Protección contra Riesgos Sanitarios a fin de definir las determinaciones y/o analito, o la clave del método que le apliquen. En el caso de solicitudes que no contengan la firma de quien entrega la muestra, ésta podrá sustituirse por el oficio de solicitud y/o cédula de intoxicación. Para análisis microbiológico los recipientes (frasco de vidrio, bolsa o envase de plástico) deben estar estériles, aunque también se pueden recibir en bolsas de plástico nuevas, colocando la muestra en doble bolsa, la bolsa interna que contenga la muestra debe estar bien cerrada para evitar el derrame y asegurar ésta con la bolsa externa mediante un nudo. Esta condición es responsabilidad del cliente quien la asegura y describe en observaciones del SRM-F-001. Para el análisis de clembuterol en orina emplear frasco de plástico limpio, y para suero presentar la muestra en tubo de plástico, transportados bajo las condiciones de conservación establecidas en la tabla 1. Para la recepción de muestras involucradas en alguna contingencia, no hay restricción en la cantidad de muestra informando al cliente las determinaciones factibles a su solicitud y a la cantidad entregada. Adjuntar a la solicitud SRM-F-001, la cédula de información del brote, intoxicación ó nota informativa que mencione el ó los microorganismos patógeno(s) a analizar. Para los criterios de aceptación relacionados con la cantidad mínima de muestra y condiciones de conservación, consultar la tabla 1. En cuanto al peso éste será confirmado durante la recepción de muestras, indicando en la solicitud de análisis correspondiente dicha confirmación mediante antefirma cuando se cumpla con lo establecido, si no hay cumplimiento se deberá registrar en el apartado de observaciones del SRM-F-001. En caso de que se tenga duda en el volumen de muestra ó las características de la muestra no sean aptas para el consumo humano, éste se confirmará en el área analítica con el objeto de asegurar la integridad y conservación de la misma, y en caso de no cumplir se rechazará. Considerar las condiciones de almacenamiento y preservación según el tipo de analito establecido en la tabla 2 para análisis fisicoquímicos, dicha información se tiene ubicada en la ventanilla de recepción. En caso de contingencia se considerarán para el análisis, las pruebas factibles de acuerdo a lo indicado en esta tabla. Página 1 de 7

2 La recepción se realizará de Lunes a Viernes en horario 8:00 a 16:30 horas, excepto cuando se autorice fecha extraordinaria previamente solicitada (por contingencia, programa operativo, reprogramación, brote, etc.)*. Sin embargo si se requiere que la muestra que ingrese se procese el día de su entrega, deberá entregarse de lunes a jueves antes de las 14:00 h y el viernes antes de las 11:00 h. Respetar el número máximo de muestras de acuerdo a la capacidad analítica AS-C-003. * En caso de que la llegada de Clientes Oficiales sea después de las 16:30 horas, las muestras deberán entregarlas a vigilancia, quienes las colocarán en el cuarto frío del LESP, excepto los hisopos de Spira para Vibrio cholerae ya que estos se requiere que su conservación sea a temperatura ambiente y al día siguiente les será notificado al personal de Recepción de muestras para que se realice dicho proceso. Cabe aclarar que las muestras recibidas en ventanilla de Recepción después de las 15:00 se recepcionarán al día siguiente para su análisis correspondiente. Nota: El Calendario o programa de muestras oficiales y Programa oficial de requerimientos analíticos es enviado en forma anual, mensual, o previamente, vía correo electrónico, mensajería o a través de reuniones por la Dirección de Protección contra Riesgos Sanitarios Muestras de clientes particulares. Entregar solicitud de análisis requisitada Describir en el SRM-F-001 en análisis solicitado: Microbiológico y/o Fisicoquímico, el número (ver reverso del SRM-F-001) del listado que corresponde a la determinación y/o analito, o la clave del método según requerimientos analíticos oficiales o de acuerdo a la Normativa vigente que le aplique y que sea de interés del cliente. Cumplir con la cantidad mínima de muestra (cantidad que requiere el laboratorio para realizar los análisis de acuerdo a los métodos establecidos y considerando que se deja muestra suficiente para confirmar el resultado del análisis en caso de requerirse) así como con las condiciones de conservación especificadas en la Tabla 1 y Tabla 2. El horario de recepción de muestras es de lunes a viernes de 8:00 a 15:00 h. 6.2 Criterios de rechazo Documentación (petición por correo electrónico, solicitud de análisis vigente ó cotejada, etiqueta) incompleta. Discordancia de datos. Los datos de la etiqueta no correspondan con los de la solicitud o el tipo de producto. Exceder las 48* horas en el tiempo transcurrido desde la recolección y el inicio del análisis, en el caso de alimentos perecederos. Nota (*): Con la finalidad de no exceder este tiempo y cubrir el proceso de recepción y preparación de la muestra, se recomienda entregar la muestra en un tiempo aproximado máximo de 40 horas. Muestras de agua a granel (agua purificada**, agua de uso y consumo humano y agua de fuente natural) que rebasen las 24 horas entre el tiempo transcurrido de la toma de muestra y el inicio del análisis microbiológico, aunque para algunos parámetros fisicoquímicos como: color, nitratos y nitritos puede extenderse a 48 horas e incluso días, para mayor especificidad referirse a la Tabla 2. Página 2 de 7

3 Muestras con características no aptas para el consumo humano (este criterio se extenderá al área analítica, notificando a Recepción de muestras para su rechazo). Muestra derramada o recipiente dañado. **Una vez abierta la tapa o cuando la muestra sea a granel, el período máximo entre la toma de muestra y el inicio del análisis debe ser de no más de 6 horas a temperatura ambiente. De no ser así se mantendrá la muestra refrigerada no rebasando las 24 horas para su análisis. Dada la importancia de las muestras oficiales en el aspecto jurídico-administrativo, toda muestra que no presente el volumen o cantidad requerida para las determinaciones aplicables, podrá ser recepcionada e ingresada siempre y cuando sea factible de realizar alguna o algunas determinaciones, para tal caso se solicita la autorización por parte del cliente oficial confirmando que determinaciones requieren que se realicen de acuerdo al tipo de muestra entregada por vía telefónica o por correo electrónico quedando plasmada en la SRM-F-001 y además en el formato ASC-F-005 (Atención a clientes) cuando se trate de llamada telefónica, en caso de no recibir respuesta antes de que concluya el tiempo máximo para el inicio del análisis se considerará como aceptada dicha autorización y por lo tanto el área analítica realizará las determinaciones factibles de acuerdo al peso y tipo de muestra, notificándole a la sección de recepción de muestras. En estos casos el informe de resultados de la o las muestras involucradas saldrá bajo concesión. Si el Cliente Particular no cumple con los criterios señalados se le notifica el rechazo de la muestra, si éste insiste en que se realice el análisis aún cuando no cumpla con el criterio de aceptación, y en caso de que se le puedan realizar algunas determinaciones se le debe notificar al Cliente indicándole que la muestra ingresará con permiso de desviación, y registrando en el apartado de observaciones del SRM-F- 001, el cliente debe autorizar y firmar de enterado de tal desviación en la parte de Nombre y Firma de quien entregó la muestra en SRM-F-001. Cuando la muestra llegue por otra vía diferente a la entrega directa en ventanilla la autorización del aspecto que no esté cumpliéndose podrá ser vía correo electrónico ó telefónica, en caso de no recibir respuesta antes de que concluya el tiempo máximo para el inicio del análisis se considerará como aceptada dicha autorización. En ambas situaciones se le debe enterar además que el Informe de resultados de la muestra mencionada saldrá bajo concesión. En el caso de muestras particulares que lleguen por mensajería y que no cumplan con los criterios de aceptación se llena la notificación interna de rechazo SRM-F-004, entregándola al auxiliar administrativo mismo que generará un memorándum para informar de tal incumplimiento al responsable del Módulo de Servicio al Cliente, para que éste a su vez le notifique al cliente o usuario del rechazo de la muestra, si éste insiste en que se realice el análisis aún cuando no cumpla con los criterios de aceptación, se recepcionará dicha muestra para el análisis requerido, indicándole que la muestra ingresará con permiso de desviación y que el Informe de resultados de la muestra mencionada saldrá bajo concesión registrando en él la observación de tal desviación. Página 3 de 7

4 En el caso de Clientes Oficiales la notificación de rechazo involucra las siguientes actividades: a) El personal de Recepción de muestras debe entregar el SRM-F-004 Notificación interna de rechazo requisitado al Auxiliar Administrativo, quien deberá realizar el oficio de rechazo correspondiente. b) Una vez firmado dicho oficio el Auxiliar Administrativo lo enviará por valija y correo electrónico a las autoridades correspondientes. c) Este proceso no debe exceder las 24 horas hábiles. d) Registrar envío de oficio por valija en la bitácora No 4. El motivo de este rechazo, queda registrado en observaciones del SRM-F-001, Bitácora Nº1, base de datos BD RMAS XXXX y SRM-F-004. Tabla 1. Cantidad mínima de muestra condiciones de conservación y tiempo de entrega Análisis Microbiológicos Producto No de la determinación de acuerdo a listado de SRM-F-001 pág. 2 Cantidad Temperatura Tiempo máximo entre la recolección y el inicio del análisis (Horas) Estándar de servicio de acuerdo a la determinación al listado descrito en reverso del SRM-F-001) Alimentos perecederos: a) Carne: cruda, molida, b) Cárnicos procesados salchichas, chorizo, longaniza. c) Leche y productos pasteurizados, crema, quesos frescos sin pasteurizar** y quesos madurados. d) Salsas crudas o Salsas cocidas. e) Ensaladas verdes o de frutas. a) 3,5, 7 y 14 b) 9,5 y 7 c) 3, 5, 7, 6* 8 y 31** d) 9,5,3 y 7, 31** e) 9,5, 7 y 31** f) 3,5,6 7 y 31** g) 3,5,7, 9 y 31** h) 5,6,7y 9 i) 5,6,7,9 y g o 250 ml para muestra a granel o la cantidad equivalente si se presenta en envase comercial. Para huevo: 2 piezas 2-8 ºC. 48 h. Nota: Se recomienda entregar en ventanilla de recepción cuando más a las 40hrs. Fecha de caducidad para productos envasados Para productos congelados* considerar (3 a 8 meses ó hasta la fecha de caducidad en caso de indicarla) 6 días (1,2, 3 y 14) 6 días (9 fecales) 8 días (9 E.coli) 8 días (4,5,6,7,8, y 12) ll).10 días 8 días (31**) l). 12 días (5) f) Alimentos preparados cocidos y combinados**. g) Postres y chocolate**: No lácteo y Lácteo. h) Productos del mar cocidos (con ingredientes crudos) j) 1 y 9 k) 1,9,5 y 6 l) 5 ll) Brucella. ll). 400 g. Ambiente si es alimento envasado i) Productos del mar crudos, Cocteles mariscos crudos, y ceviche de pescado. *En situación de emergencia. ** Enterotoxina Estafilocóccica 100 g j) Agua preparadas ácidas Congelación para productos congelados. k)aguas preparadas neutras l) Huevo fresco, congelado, refrigerado yema o clara) Página 4 de 7

5 ll). Quesos artesanales y leche bronca (o sin tratamiento térmico Nota: La muestra (ll) será transferida al Depto. de Diagnóstico Epidemiológico para su análisis. a) Pescados frescos refrigerado o congelado: b) Moluscos cefalópodos frescos, refrigerados y congelados: Pulpo, caracol o calamar crudo. c) Moluscos bivalvos crudos frescos, refrigerados y congelados: Ostiones***, almejas y mejillones. d) Crustáceos frescos: Jaibas, camarón, langostino. 5,6,7,9 y 12 c) 45, 46 y 47 *** a) 250g b) 350g c) 100 piezas en concha de 12 cm de diámetro ó 650 g en pulpa. *** Biotoxinas marinas: 250g de pulpa de ostión ó 30 piezas de aproximadamente 12 cm de diámetro. d) 3 piezas grandes para jaibas ó 3 pares de mano para cangrejos ó lo equivalente a 250g de pulpa de jaiba o cangrejo. 2-8 C Ambiente para el caso de Moluscos bivalvos en concha que no excedan las 12 horas, después de este tiempo Preservar de (4ºC a 8ºC), y si 48 h. Nota: Se recomienda entregar en ventanilla de recepción cuando más a las 40 hrs. Para productos congelados* considerar el tiempo de almacenamiento (3 a 8 meses ó hasta la fecha de caducidad en caso de indicarla) 3 días (45, 46 y 47) 6 días (9 fecales) 8 días (9 E.coli) 8 días (5,6,7 y 12) En el caso de ostiones para biotoxinas marinas no exceder las 24 hrs. Congelación para productos congelados Producto No de la determinación o analito según el tipo de muestra Cantidad Temperatura Tiempo máximo entre la recolección y el inicio del análisis (Horas) Estándar de servicio de acuerdo a la determinación ó analito Agua para uso y consumo humano, agua de fuente natural (laguna, río, arroyo, manantial) agua de pozo artesanal y agua de pozo del sistema. 1,2,3, 9 y/o ml 4-10 C 24 h 3 días (11) 6 días (1,2,3, y 9) Agua blanca Hisopo de spira 4 Hisopo de Spira empleado en el arrastre del agua muestreada y la cantidad suficiente muestreada para llevar a 1 lt el contenedor de APÁ Hisopo de Spira. Temperatura ambiente 24 h ± 3 Nota: Utilizar agua peptonada que no exceda los 3 meses a partir de su fecha de preparación indicada en el envase. 8 días Productos envasados a) bebidas no alcohólicas, agua purificada embotellada y hielo en presentación comercial. 1,2,3 y 9 a) El número de unidades comerciales necesarias para cubrir la determinación del Microorganismo que se desee investigar. a) Ambiente, a menos que el producto declare la temperatura de almacenamiento y congelación para: Hielo. a) Fecha de caducidad 6 días b) Agua purificada o hielo a granel b) 250 ml ó 250g b) 4-10 C y en el caso del hielo congelación. b) 24 h Página 5 de 7

6 ml 1-5 C (10) 24 h 2 días Agua de mar ml cuantificación de Fitoplancton Temperatura ambiente (Fan s) 48 h 3 días Muestras fijadas (Fan s) Análisis Fisicoquímicos Alimentos perecederos: Productos cárnicos, pescados y mariscos a granel 32 1 Kg (Metales) Refrigeración (2 a 8 C) o congelación según la presentación. Para productos congelados* considerar el tiempo de almacenamiento (3 a 8 meses ó hasta la fecha de caducidad en caso de indicarla). 12 días Leche pasteurizada ml si es a granel ó el número de unidades comerciales equivalentes a la cantidad de muestra estipulada para el analito a investigar Refrigeración (2 a 8 C ) si se presenta a granel Ambiente si es envasada El señalado para alimentos perecederos ó como máximo hasta la fecha de caducidad en caso de que sea envasada 8 días a) Tejido para análisis de Clenbuterol (Hígado crudo y músculo crudo). b) Orina c) Suero 28 a) 250g como mínimo b) 5 ml como mínimo, máximo 20ml c) 5 ml como mínimo Refrigeración (2 a 8 C) ó congelación.si no se analiza de inmediato. Congelar si no se analiza de inmediato (-20 C) 3 meses 10 días Productos envasados Alimentos, bebidas no alcohólicas, agua purificada embotellada y hielo en presentación comercial. 16,17,18,19,20, 23, 25, 29, 32 El número de unidades comerciales equivalentes a la cantidad de muestra estipulada para el analito a investigar. Ambiente Congelación: Hielo Fecha de caducidad 6 días 10 días (29) 12 días (32) a) Harinas en presentación comercial a) 33 (hierro y zinc) a y b) 1kg a y b) Ambiente a y b) Fecha de caducidad 12 días (33) b) Sal en presentación comercial b) 21 y 25 c) 44 c) 100 g c) Refrigeración(2 a 8 C) c) 48 horas 8 días (21,25) (44) c) Harina de maíz, masa, y tortilla Grasas y Aceites comestibles 34 El número de unidades comerciales equivalentes a la cantidad de muestra estipulada para el analito a investigar. Ambiente Fecha de caducidad Si es a granel: 250 ml 8 días Agua purificada o hielo a granel Agua de red o del sistema de abastecimiento Agua de laguna u otra fuente natural 16,17,18,19,20, 22, 23,24, 25, 26, 27, 29, 30 36, 37, 38, 39, L cuando se analicen hasta 10 analitos de rutina ó el volumen necesario por analito que sea solicitado (consultar Tabla 2) 4L Hidrocarburos 2L Metales 4-10 C Congelación: Hielo 24 h (24) No Exceder 6 horas 5 días 10 días Otros productos: Loza vidriada a y 42 (plomo y cadmio) a a) 6 piezas de igual tamaño, forma, color y decorado. Ambiente No definido 12 días Página 6 de 7

7 Juguetes b 43 (plomo) b b) El número de piezas según la cantidad de colores presentes en el juguete. Nota: Para muestras internas, muestras ínter comparación, muestras control, muestras provenientes de brote o intoxicación éstas cantidades y condiciones pueden no aplicar. Tabla 2. ALMACENAMIENTO Y TIEMPO DE PRESERVACIÓN DE ANALITOS EN MUESTRAS DE AGUA PARA ANÁLISIS FISICOQUÍMICO DETERMINACIÓN TIPO DE ENVASE TAMAÑO MÍNIMO DE MUESTRA (ml) CONDICIONES DE PRESERVACIÓN TIEMPO MÁXIMO DE ALMACENAMIENTO Acidez P, V(B) 100 Refrigeración, 4-10 C 14 días Alcalinidad total P, V 300 Refrigeración, 4-10 C 14 días Boro P (PTFE) ó cuarzo. 10 Refrigeración, 4-10 C 28 días a ph < 2 Cloro residual P, V 50 Analizar inmediatamente. Se podrá realizar la determinación hasta 24 h después, preservada en refrigeración 4-10 C en la oscuridad *, en frasco con tapa y contratapa. Analizar inmediatamente. Se podrá realizar la determinación hasta 24 h después, preservada en refrigeración 4-10 C en la oscuridad *, en frasco con tapa y contratapa Cloruros P, V 400 Refrigeración 4-10 C 7 días (Método de Prueba) Color P, V 200 Refrigeración 4-10 C en la oscuridad * 48 horas Conductividad P, V 200 Refrigeración 4-10 C 28 días Dureza total P, V 200 Refrigeración 4-10 C en la oscuridad* 14 d a ph < 2(H2SO4 o HNO3) Flúor P 50 Refrigeración 4-10 C 28 días Hidrocarburos, grasas y aceites V (Con interior de la tapa del envase recubierta con teflón) 4000 Agregar HCl ó H2SO4 a ph 2. Refrigeración 0-6 ºC 28 días Metales P(A) Nitratos P, V 200 Nitritos P, V 200 Para metales disueltos filtrar inmediatamente. Agregar HNO3 a ph 2. Analizar tan pronto como sea posible ó Refrigeración 4-10 C en la oscuridad*. Analizar tan pronto como sea posible ó Refrigeración 4-10 C en la oscuridad*. 180 d. Excepto para el mercurio que es máximo 28 d 48 horas 48 horas ph P, V 300 Analizar inmediatamente. No exceder 6 horas desde la recolección de la muestra hasta su análisis. Salinidad V 200 Analizar inmediatamente Silice P(PTFE) ó cuarzo 200 Refrigeración 4-10 C 28 días Sólidos totales disueltos P, V 500 Refrigeración 4-10 C en la oscuridad* 7 días Sulfatos P, V 400 Refrigeración 4-10 C 28 días Turbiedad P, V 200 Refrigeración 4-10 C en la oscuridad* 24 horas Abreviaturas: P = Plástico; V = Vidrio; V (B): Vidrio borosilicato; (A) = Recipiente previamente enjuagado con HNO3 1:1; (S) = Recipiente previamente enjuagado con solvente. * Cuando la indicación para las condiciones de preservación es en la oscuridad, proteger en lo posible a la muestra de la incidencia de luz natural o artificial sobre ella. Contener la muestra en recipientes opacos, o bien forrados con papel celofán o aluminio Sí las muestras cumplen con los requisitos de aceptación o de rechazo continuar con los lineamientos establecidos en el procedimiento de recepción de muestras SRM-P-001. Nota: Para muestras internas, muestras íntercomparación, estos volúmenes no aplican. Fuente: SRM C 001/Rev. 19 CRITERIOS DE ACEPTACIÓN Y RECHAZO Página 7 de 7