0.- Contenido e Índice

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1 MANUAL DE USO PLANILLA EXISTENCIAS EN BIBLIOTECA 0.- Contenido e Índice I.- Introducción p. 2 II.- Descripción de la Planilla p. 2 III.- Ingreso de Registros p. 3 IV.- Resumen p. 4 V.- Estadísticas p. 4 Como una forma de contribuir en la mejora de la gestión diaria de los establecimientos educacionales de Chile, el Área de gestión Escolar de la Fundación Chile pone a disposición de los equipos de gestión, a través del Portal una serie de herramientas de uso frecuente, de gran utilidad, y de muy fácil administración. Para el logro de esta iniciativa hemos contado con el valioso aporte de Colegium.com ( a quien agradecemos su colaboración y reconocemos su valiosa experiencia en el ámbito educacional y particularmente en la creación de esta herramienta. Elaborado por Felipe Fernández para Colegium S.A. 1

2 I.- Introducción Esta planilla de Existencias de Biblioteca le permitirá manejar y llevar un registro de las existencias de su biblioteca, obtener resúmenes y estadísticas y llevar registros independientes para distintos tipos de media (CD, libros, videos, etc.) II- Descripción de la Planilla Esta planilla está compuesta por tres hojas, cada una representada por una pestaña que aparece en la esquina inferior izquierda de la planilla *. Ítems Resumen Estadísticas En esta hoja se ingresa la información de registro para cada nuevo ítem que ingresa a la biblioteca. En esta hoja se obtiene un resumen general de los ítems registrados En esta hoja se obtienen estadísticas de ítems clasificados según el tipo de media * Nótese que es posible que las pestañas no alcancen a aparecer todas al mismo tiempo, por lo que debe utilizar las flechas que aparecen en el extremo inferior izquierdo para moverse entre ellas 2

3 III.- Ingreso de Registros Lo primero que deberá hacer es ingresar cada registro en la hoja Ítems. Si tiene ítems para los que posee más de una copia, estos se ingresan como un solo registro, indicando la cantidad de copias disponibles en el campo correspondiente. Los campos de información que debe llenar para cada registro son los siguientes: Clasificación Media Regla Título Autor Edición Editor Costo Unitario Copias Clasificación o código del registro. Tipo de media del registro (Libro, Revista, CD, VHS, etc.) Regla de préstamo del ítem. Se ingresa un código que hará referencia al tipo de préstamo del ítem (Reserva, Colección General, etc.) En esta columna se ingresa el título del ítem registrado. En esta columna se ingresa el nombre completo del autor o autores del ítem. Se recomienda utilizar el formato APELLIDOS, Nombres para autores únicos, y agregar et Al. (et Alia, y otros) para autores múltiples. Edición del ítem registrado. Editor o editorial del ítem registrado. Valor de referencia del ítem. Cantidad de copias registradas para cada ítem. Esto es muy importante para luego llevar la circulación de los ítems. Una vez que ya ingrese la información correspondiente de todas sus existencias, solamente tendrá que preocuparse de registrar cada nuevo ítem que llega a la biblioteca. De esta manera usted mantendrá su registro al día y le será muy útil para obtener información y estadísticas. 3

4 IV.- Resumen En la hoja Resumen usted encontrará un resumen general de la información ingresada en la hoja Ítems. Cantidad de Volúmenes Valorización Biblioteca Costo Promedio por ítem Indica la cantidad de volúmenes o copias de Ítems en la Biblioteca. No confundir con el total de ítems ingresados. Indica el valor invertido en las existencias de la biblioteca. Indica el costo promedio por cada ítem de la biblioteca. V.- Estadísticas En esta hoja, creada utilizando tablas dinámicas, usted podrá hacer consultas y listados utilizando 3 criterios de selección: Media, Autor y Título. 4

5 a) Hacer una selección por tipo de Media Haga un clic en la flecha que aparece en la celda situada a la derecha del campo Media. Se desplegará un menú que contiene todos los tipos de media que cuentan con registros ingresados en la planilla. Seleccione el que desea y presione el botón Aceptar. A continuación se desplegará la lista de todos los ítems que corresponden a dicho media. Si quiere ver todos los tipos de media, repita la operación pero esta vez seleccione la opción (Todas). b) Hacer una selección por Autor. Haga un clic en la flecha que aparece en el extremo derecho de la casilla Autor. En el menú que se despliega, primero desmarque la opción (Mostrar Todo) para que no quede ningún registro seleccionado. Luego marque el autor que desea consultar y presione el botón Aceptar. A continuación se desplegará una lista con todos los ítems registrados para ese autor. Si desea desplegar todos los registros, repita la operación seleccionando la opción (Mostrar Todo). 5

6 c) Hacer una selección por Título Se hace de la misma manera que en el punto b) pero se hace clic en la flecha que esta en el extremo derecho de la casilla Título. Estos tres criterios se pueden utilizar combinados para realizar consultas más complejas. 6